Bokföringens grunder. Sida 1 av 13 Uppdaterad:

Bokföringens grunder

Den här skriften är framtagen för dig som inte är utbildad inom ekonomi men som i ditt arbete ändå behöver ha lite grundläggande kunskaper.

Bokföring är ett system för att ordna och behandla ekonomiska händelser.

Bokföringen utgörs av bland annat verifikationer, löpande bokföring samt årsredovisning.

Historia

Bokföring har funnits så länge människan har gjort affärer. Den som gör affärer måste ha ordning och reda på siffrorna.

Själva bokföringen sker med så kallad dubbel bokföring vilken växte fram under tidig medeltid i Italien. Systemet är konstruerat för att vara självkontrollerande – du ska alltid bokföra ett lika stort belopp i debet som i kredit, fördelat på ett eller flera baskonton.

Regelverk

Organisationens redovisning styrs av en rad lagar, förordningar, föreskrifter och rekommendationer. Syftet är att ge riktlinjer så att organisationen vet hur det ska agera i olika redovisningsfrågor. Genom lagstiftningen skyddas företag, organisationer, kunder, leverantörer,

anställda och andra intressenter. Lagar stiftas av riksdagen. Förordningar utfärdas av regeringen på riksdagens uppdrag. Föreskrifter utfärdas av den myndighet som regeringen bestämmer. Rekommendationer angående redovisning tas fram av olika organisationer med uppgift att verka för god redovisningssed, tydlig redovisning med mera.

Exempel på några lagar är bokföringslagen (BFL 1999:1078), årsredovisningslagen (ÅRL 1995:1554), inkomstskattelagen (IL), inkassolagen, lagen om revisorer, mervärdeskattelagen och semesterlagen.

Bokföringens begrepp

Dagligen utförs ekonomiska handlingar. Det kan vara inköp av konsulttjänster, försäljning

av varor, utbetalning av löner eller amortering på ett lån. Sådana ekonomiska transaktioner som berör omvärlden kallas affärshändelser. Dessa leder till ekonomiska konsekvenser som i sin tur leder till att organisationens ekonomiska ställning i förhållande till omvärlden förändras. Händelserna medför således förändringar av organisationens inkomster, utgifter, skulder eller tillgångar.

Debet är den vänstra av kontots två konteringskolumner. När en summa noteras där säger man att kontot debiteras.

Kredit (med betoning på e, förväxla inte med kredit – betoning på i) är den högra konteringskolumnen. När en summa noteras där säger man att kontot krediteras.

Kontering betyder en systematisering av intäkter, kostnader, tillgångar och skulder. Att kontera innebär att välja relevanta konton (baskonto, ansvar, program etc) för en ekonomisk transaktion. Konton används för att få ett ordnat system i bokföringen.

Efter varje månads slut görs en avstämning av samtliga balanskonton. Att ett konto är avstämt innebär att saldot överensstämmer med det verkliga förhållandet. Det innebär exempelvis att saldot på bankkontot den 31 oktober ska överensstämma med det bokförda värdet på baskontot för banken den dagen. En avstämd huvudbok utgör underlaget för månadsrapporter, periodbokslut och årsredovisningen.

I huvudboken visas de bokförda affärshändelserna i systematisk ordning efter händelsernas art, dvs konto för konto, i den ordning som återfinns i kontoplanen.

Huvudbokföring innebär att man lägger upp redovisningen systematiskt, så att man får en översikt över organisationens ställning och resultat. I praktiken innebär detta att bokföring görs på de olika kontona i BAS-kontoplan. På så sätt kan man följa verksamhetens utveckling löpande. I ett ekonomi-/ affärssystem görs grund- och huvudbokföringen samtidigt.

I grundboken bokförs alla affärshändelser i tidsföljd. De affärshändelser som handlar om kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbetsdag. För övriga affärshändelser gäller att de ska bokföras så snart det kan ske.

Grundbokföring innebär att alla affärshändelser ska bokföras på ett sådant sätt att de kan presenteras i den ordning som de har registrerats. Kontanta in- och utbetalningar måste bokföras senast påföljande arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Huvudprincipen är att grundbokföringen ska göras undan för undan i anslutning till affärshändelserna för att skapa en löpande överblick över hur verksamheten går.

Till skillnad från den externa redovisningen, som vänder sig till olika intressenter utanför organisationen, är den interna redovisningen endast avsedd för internt bruk. Vid internredovisning används kontoklass 9. Konteringarnas debetsumma och kreditsumma i klass 9 måste vara lika stora. Den externa redovisningen påverkas inte.

Inkomster uppstår genom försäljning av varor eller tjänster. En inkomst kan vara en kontant inbetalning. Om du skickar en faktura till kunden räknas det också som inkomst.

Intäkter är ofta detsamma som inkomster. Ibland kan de dock skilja sig åt. En leverans av en vara ska t ex räknas som en intäkt även om du inte hunnit skicka en faktura till kunden.

Inbetalning innebär att kunden för över pengar till säljaren och detta sker vid en eller flera bestämda tidpunkter. Betalning påverkar inte inkomsten eftersom den uppstår oberoende av om någon betalning erläggs.

Utgifter är alla kontanta utbetalningar för t ex löner, hyra eller inköp av varor och maskiner.

Inköp på kredit är också en utgift. Utgifter kan definieras som värdet av anskaffade resurser.

Kostnader kan definieras som värdet av förbrukade resurser, t ex anskaffningsvärdet för de varor du sålt. Kostnader kan också sägas vara periodiserade utgifter. Kostnader påverkar resultatet.

Utbetalning är när likvida medel lämnar organisationen vid en viss tidpunkt. Utbetalningar påverkar likviditeten, det vill säga organisationens betalningsförmåga och tillgång till likvida medel, inte organisationens kostnader.

Kundreskontran visar försäljning, fordringar och inbetalningar per kund och kundkategori.

Kundreskontran är ett sidoordnat system till redovisningssystemet.

Leverantörsreskontran visar leverantörsskulder med aktuella förfallodagar sorterade per leverantör. Leverantörsreskontran är ett sidoordnat system till redovisningssystemet.

Med periodisering menas att omvandla inkomster och utgifter till intäkter och kostnader. Det vill säga att fördela inkomster och utgifter på den period till vilken de hör. Många gånger måste du betala i förskott för tjänster som du utnyttjar successivt. Exempel på detta är leasing och försäkringspremier. För att du ska få ett rättvisande resultat, ska den här typen av poster beräknas och beaktas. Förskottsbetalda utgifter måste, till den del de inte utnyttjats eller förbrukats, tas upp som en tillgång. På motsvarande sätt ska du beräkna din kostnad, och därmed din skuld, för t ex telefon, el och vatten som du ännu inte fått någon faktura på.

Det är först när du har kompletterat din bokföring med nödvändiga periodiseringar, som du har ett riktigt tillförlitligt resultat för perioden. Intäkter kan man tillgodoräkna sig redan när de är intjänade, även om de ännu inte har fakturerats. För kostnader som redan har betalats men som avser en kommande period uppstår en fordran på nästa period. Man måste periodisera intäkter som redan tjänats in och kostnader som har betalats i förväg så att de hamnar på rätt period. Sådana upplupna intäkter och förutbetalda kostnader kallas också interimsfordringar. På samma sätt kallas förutbetalda intäkter och upplupna kostnader för interimsskulder.

För att beräkna resultatet för en viss period, t ex ett år eller en månad, drar du kostnaderna från intäkterna för perioden. Resultatbudgeten görs alltså upp före periodens början. Den jämförs sedan vid periodens slut med resultaträkningen som du får från bokföringen.

Allt som organisationen äger i form av pengar, varor, kundfordringar och inventarier mm benämns tillgångar. Tillgångar delas upp i Anläggningstillgångar och Omsättningstillgångar.

Anläggningstillgångar är avsedda att stadigvarande brukas eller innehas i verksamheten.

Övriga tillgångar är omsättningstillgångar dvs tillgångar som snabbt kan omsättas till kontanta medel. Anläggningstillgångar delas in i tre grupper: immateriella, materiella och finansiella. Dessa grupper delas i sin tur in i poster t ex inventarier och värdepapper.

Omsättningstillgångar delas in i fyra grupper: Varulager mm, Kortfristiga fordringar, Kortfristiga placeringar samt Kassa och bank. Dessa grupper delas i sin tur in i poster t ex kundfordringar, förutbetalda kostnader, kassa och bank.

Avskrivningar görs på anläggningstillgångar, alltså sådana tillgångar som används eller innehas på mer permanent basis såsom inventarier, fastigheter och fordon, genom att anskaffningskostnaden fördelas över flera redovisningsperioder med hänsyn till tillgångens ekonomiska livslängd. För varje avskrivning minskar värdet på tillgången och blir till slut noll.

Detta innebär dock inte att det inte finns något värde i tillgången i verkligheten, men bokföringsmässigt är tillgången uttjänad.

Eget kapital består till en början av det kapital som ägaren har satt in vid organisationens start. Kapitalet förändras och blir större om verksamheten går med vinst, och mindre om verksamheten går med förlust. Man kan säga att det egna kapitalet är skillnaden mellan tillgångar och skulder. Om verksamheten ska fungera i framtiden, måste organisationen ha ett tillräckligt stort eget kapital.

Skulder är lån från exempelvis en bank, obetalda fakturor från leverantörer, men också kostnader du haft i verksamheten och som du ännu inte fått faktura på. Skulderna delas in i Långfristiga skulder och Kortfristiga skulder. Dessutom förekommer Avsättningar.

Långfristiga skulder är sådana skulder som inte ska betalas under det närmast följande räkenskapsåret. Kortfristiga skulder är skulder som ska betalas inom ett år, ett exempel är leverantörsskulder. Avsättningar är förpliktelser som hör till räkenskapsåret och som på balansdagen är säkra eller sannolika till sin förekomst men ovissa till belopp eller den tidpunkt då de ska infrias. Ett exempel på en avsättning är förmånsbestämd ålderspension.

Resultatrapporten eller Resultaträkningen är en sammanställning av intäkter och kostnader för en specifik tid. Vanligtvis en månad, ett tertial (4 månader) eller ett år. För att saldon i en resultatrapport ska bli verkligt intressanta är det bra att ha något att jämföra med.

Det vanligaste är att man jämför med budget och med samma period föregående år. Det är därför lämpligt att resultatrapporten har samma uppställning som resultatbudgeten. Syftet med rapporten är att visa vinst eller förlust.

Det finns två alternativ att ställa upp resultaträkningen:

 Kostnadsindelad resultaträkning som följer BAS-kontoplanens kontoindelning

 Funktionsindelad resultaträkning med företagets funktioner som grund

Balansrapporten eller Balansräkningen är ett sammandrag över alla tillgångar, eget kapital, avsättningar och skulder som organisationen har vid en bestämd tidpunkt, exempelvis den 31 december. Summan av alla tillgångar ska vara lika med summan av avsättningar, skulder och eget kapital. Balansräkningen ingår som en del i det officiella årsbokslutet eller årsredovisningen. Det officiella årsbokslutet måste uppfylla en rad formella krav. I årsredovisningslagen framgår vad balansräkningen ska innehålla samt hur den ska presenteras. För varje post eller delpost i balansräkningen ska beloppet av motsvarande post för det närmast föregående räkenskapsåret anges.

Kassaflödesanalys mäter hur kassan har förändrats under en period. Denna analys skiljer sig från resultatet eftersom man här redovisar in- och utbetalningar istället för intäkter och kostnader. Kan jämföras med en plånbok – när kommer pengar in, när används de och till vad?

Bokslut består av en sammanställning av balansräkningen och resultaträkningen för en viss period exempelvis månad, tertial (4 månader) eller år.

Alla som är bokföringsskyldiga ska avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut eller en årsredovisning. Ett årsbokslut är enklare att göra än en årsredovisning. Hur den löpande bokföringen avslutas regleras i bokföringslagen och årsredovisningslagen. I årsbokslutet ingår balans- och resultaträkning samt noter. Årsredovisningen innehåller även en förvaltningsberättelse som beskriver den verksamheten som bedrivits under räkenskapsåret.

För större organisationer ska dessutom en kassaflödesanalys ingå.

Räkenskapsår kallas den period som organisationens verksamhet mäts och redovisas inom, det vill säga perioden mellan två årsbokslut. Samtliga intäkter och kostnader, det vill säga periodiserade inkomster och utgifter, under räkenskapsåret summeras till årets resultat. Den ekonomiska ställningen, samtliga tillgångar, eget kapital och skulder, mäts på räkenskapsårets sista dag – balansdagen. För de flesta organisationer sammanställs räkenskapsårets alla affärshändelser till ett årsbokslut eller en årsredovisning.

I årsbokslutet och årsredovisningen avslutas räkenskapsårets bokföring mot resultat- och balansräkningen. De enskilda kontona summeras till större poster varför noter och tilläggsupplysningar ska skrivas för att ge kompletterande information.

Likviditet betyder betalningsförmåga. När vi beräknar resultatet spelar in- och utbetalningar ingen roll men för att organisationen ska kunna bedriva sin verksamhet krävs likvida medel eller möjlighet till finansiering varför det är viktigt att bevaka likviditeten.

Med god redovisningssed menas att bokföringen sköts i enlighet med de lagar som finns på området och enligt vedertagen praxis i branschen. Både bokföringslagen och årsredovisningslagen innehåller bestämmelser om att god redovisningssed ska följas. Det finns dock inga exakta regler utan lagarna anger istället allmänna principer för organisationers redovisning. Eftersom det inte finns några exakta regler får tolkningar och praxis stor betydelse för vad som utgör god redovisningssed. Det är Bokföringsnämnden som ansvarar för utvecklingen av god redovisningssed. Andra normgivande organ är Rådet för finansiell rapportering, FAR och Finansinspektionen. Dessa ger, precis som

Bokföringsnämnden, ut publikationer med allmänna råd och rekommendationer i redovisningsfrågor.

Revision innebär en i efterhand utförd oberoende granskning av redovisning och förvaltning.

Revisorernas huvuduppgift är att kontrollera redovisningens tillförlitlighet och kvalitet.

Förvaltningsrevisionen inriktas på granskning av exempelvis styrelseprotokoll, budget, periodbokslut och delårsrapporter. Revisorerna ska även bedöma organisationen och olika administrativa rutiner. I granskningen ingår också att kontrollera om organisationen har tillfredställande system för planering och kontroll. Vid redovisningsrevisonen granskas räkenskaper, årsbokslut och årsredovisning. En bedömning görs bland annat av hur väl formella krav uppfylls. Revisorerna granskar kritiskt organisationens redovisning för att se att den är korrekt.

Nyckeltal är benämningen på vissa definierade begrepp som tas fram genom att olika tal ställs i relation till varandra. Resultatet blir kvoter eller andra jämförelsetal. Dessa relativa tal kan lättare jämföras mellan perioder och organisationer, än absoluta tal.

Attest

Det görs kontinuerligt en mängd inköp. Att attestera innebär att godkänna de utgifter som inköpen för med sig. Den attestberättigade eller attestanten ansvarar för inköp inom det egna ansvarsområdet. Ansvaret innebär bland annat kontroll av att en beställning har levererats enligt specifikation och överenskomna villkor.

Godkännandet bestyrks genom att attestanten skriver sin namnteckning. Detta måste ske på varaktigt sätt med bläckpenna på fakturan eller bokföringsunderlaget. Alternativt sker attesten elektroniskt via ekonomi-/ affärssystemet.

Mottagningsattest

- Kontrollera att vara eller tjänst verkligen har levererats. Det existerar bluffakturor!

- Kontrollera att antal, pris, rabatter mm stämmer överens med inköpsorder, offert eller avtal.

- Kontrollera att erforderliga fakturaunderlag har bifogats. Om de inte finns bifogade med fakturan så inhämta dessa hos exempelvis leverantören och sänd in till ekonomienheten.

- Kontera med baskonto, kostnadsställe, verksamhet, ansvarig, och i förekommande fall även objekt och projekt.

- Skriv namnteckningen i rutan för mottagningsattest på fakturan eller bokföringsunderlaget alternativt attestera elektroniskt via ekonomi-/ affärssystemet.

- Lämna fakturan eller bokföringsunderlaget vidare till beslutsattestanten Beslutsattest

Beslutsattestanten (enligt gällande delegationsordning)

- Kontrollera att kostnaden ligger inom ramen för budget, maximalt belopp per inköp etc.

- Kontrollera att beställaren har delegation eller fått tillstånd att utföra beställningen eller inköpet.

- Kontrollera att konteringen är korrekt – åtminstone kostnadsställe, verksamhet, ansvarig, objekt och projekt.

- Skriv namnteckningen (inte bara signatur) i rutan för beslutsattest på fakturan eller bokföringsunderlaget alternativt attestera elektroniskt via ekonomi-/ affärssystemet.

- Lämna fakturan eller bokföringsunderlaget vidare till ekonomienheten Utanordningsattest

Utanordningsattest (enligt gällande delegationsordning). Denna attesträtt bör ekonomichef och/eller någon annan företrädare för företagets ekonomienhet inneha.

- Kontrollera att beslutsattest finns

- Kontrollera att tillräckligt med pengar finns på organisationens konto - Utföra utbetalningen

Verifikationer

Affärshändelser är allt som påverkar ekonomin i verksamheten - en förändring av en tillgång eller skuld eller en åtgärd som orsakar en kostnad eller ger en intäkt. Du gör t ex en utbetalning från bankkontot, betalar hyran för den lokal där verksamheten bedrivs, betalar lön, köper material eller säljer en vara. Samtliga affärshändelser ska dokumenteras. De uppgifter som visar sådana händelser i verksamheten kallas verifikationer. Det måste finnas en verifikation för varje affärshändelse, de utgör underlag för bokföringen. Verifikationer kan vara kvitton, fakturor, utbetalningsbesked, inbetalningsavier mm. Det kan vara pappersdokument men det kan också vara elektroniska uppgifter, t ex erhållna via e-post.

Alla verifikationer ska enligt lag innehålla följande uppgifter:

- Datum – när den sammanställdes - Datum – när affärshändelsen inträffade

- Kort beskrivning av vad affärshändelsen avser

- Hela beloppet med en specificering av momsbeloppet - Motparten – med vem eller vilket företag som

affärstransaktionen gjorts upp

- Eventuell hänvisning till underlag som du av praktiska skäl förvarar separat, t ex hyresavtal och andra avtal eller handlingar

Alla uppgifter ska vara skrivna på ett ”varaktigt” sätt, är det inte det måste verifikationen kopieras så uppgifterna förblir synliga så länge arkiveringskrav finns (vanligtvis sju år).

Skriva verifikation själv?

Ibland händer det att du inte automatiskt får ett underlag, t ex vid mindre inköp eller parkeringsavgifter. Då ska du begära en verifikation, ett ”skrivet” kvitto, om det är möjligt. I annat fall skrivet du en verifikation själv med alla uppgifter som en verifikation ska ha. Du använder en särskild blankett, bokföringsorder. Verifikationen måste beslutsattesteras av behörig person.

När måste en transaktion vara bokförd?

Enligt bokföringslagen ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag. Övrig bokföring ska göras löpande så snart det kan ske. Registrering av samtliga verifikationer måste vara utförd senast vid utgången av nästkommande månad såvida organisationen inte har andra interna regler.

Leverantörsfakturor

Det finns vissa formella krav på en faktura. När man tar emot leverantörsfakturor ska man kontrollera att dessa uppfylls. Bland annat måste leverantörsfakturan vara utställd på rätt juridisk person och organisationens namn måste stå som adressat.

Obligatoriska uppgifter på fakturan Samtliga fakturor:

 Fakturanummer, ordernummer eller referens

 Fakturadatum och/eventuellt leveransdatum

 Kunden – som fakturan är utställd till – ska vara rätt juridisk person

 Specifikation av försäljningen:

o vara och eventuell varubeteckning, antal och styckpris

o tjänst, antal timmar och timpris eller fast pris, eventuella utlägg för kundens räkning o eventuell hänvisning till annat underlag såsom följesedel med detaljerade uppgifter

 Korrekt moms

 Korrekt slutsumma

 Leverantörens fullständiga namn (så kallade firma), momsregistreringsnummer och organisationsnummer

 Betalningsmottagarens namn och adress om detta inte är samma som leverantören, till exempel ett factoringbolag. Bank- och plusgiro eller bankkontonummer klart angivet

 Leverantörens postadress och telefonnummer (fax, e-postadress)

 Uppgifter om innehav av F-skattsedel, ”Godkänd för F-skatt”

 Betalningsvillkor såsom antal dagar och förfallodatum

Faktureringsavgift

En organisation har ingen skyldighet att betala faktureringsavgift, administrationsavgift eller dylikt om man inte har slutit avtal om detta med leverantören. Har man en gång accepterat sådana uppgifter anses man ha ingått ett avtal. En god regel är att alltid stryka administrationsavgifterna. Momsbeloppet har man däremot ingen rätt att ändra.

F-skatt

Särskilt viktigt är det att det framgår om leverantören för sålda tjänster har F-skattsedel, annars kan den betalande organisationen betraktas som huvudarbetsgivare och bli betalningsskyldig för skatt och arbetsgivaravgifter.

Kundfakturor

Säljarens kundfaktura är densamma som köparens leverantörsfaktura. Följaktligen gäller samma krav.

Fakturering bör göras så snart som möjligt men absolut senast direkt efter leveransen av vara eller tjänst.

Baskonton/kontoplan

För att få ett ordnat system i bokföringen används olika baskonton. Samma slags affärshändelser samlas på ett ställe – ett baskonto. Varje baskonto har ett nummer och ett namn. Dessa finns sammanställda i en BAS-kontoplan (benämns oftast bara kontoplan).

Kontoplanen har en siffermässig koppling till uppställningsformerna för årsbokslutets respektive årsredovisningens balans- och resultaträkningar.

Oavsett hur omfattande en kontoplan är så inordnas samtliga konton i fyra olika kontoslag:

tillgångar, eget kapital och skulder, intäkter samt kostnader.

Hur de olika kontoslagen används kan sammanfattas på följande sätt:

Inom kontoslagen finns totalt nio kontoklasser. Kontoklasserna utgör den huvudsakliga indelningen och styr också reglerna för kontering

Kontoslag Ökar Minskar Redovisas i

Tillgångar Debet Kredit Balansräkningen

Eget kapital och skulder Kredit Debet Balansräkningen

Intäkter Kredit Debet Resultaträkningen

Kostnader Debet Kredit Resultaträkningen

Kontoklass Innehåll

Balanskonton

Klass 1 Tillgångar Anläggningstillgångar, lager, fordringar, likvida medel

Klass 2 Eget kapital, avsättningar & skulder Eget kapital, obeskattade reserver, avsättningar, långfristiga skulder Resultatkonton

Klass 3 Rörelsens intäkter Huvudintäkter, fakturerade kostnader, Aktiverat arbete, övriga rörelseintäkter Klass 4 Material & varukostnader Material, underentreprenörer, förändringar

i laget & pågående arbete

Klass 5 Övriga externa kostnader Lokaler, energi, reparationer, förbruknings- inventarier, transporter, resor, PR

Klass 6 Övriga externa kostnader Kontorsmaterial, tele, försäkringar, förvaltning, extern arbetskraft Klass 7 Personalkostnader & avskrivningar Löner, pensioner, sociala avgifter,

ned- & avskrivningar

Klass 8 Finansiella intäkter & kostnader Resultat från värdepapper, räntor, skatt Konton för intern redovisning

Klass 9 Intern redovisning Interna fördelningar

Samtliga kontoklasser är sedan indelade i tvåsiffriga kontogrupper. En kontogrupp består av likartade konton och har en sammanfattande benämning som anger kontogruppens innehåll.

På så sätt skapas överskådlighet och en logisk indelning.

Baskontoplanen har i de flesta fall fyrsiffriga kontonummer. Systematiken i numreringen är uppbyggd på en indelning i kontoklasser, kontogrupper, konton och underkonton. För att användare ska kunna bokföra på ett likartat sätt, är kontona noga definierade. I synnerhet är detta viktigt vid olika typer av nyckeltalsberäkningar. Om man bokför likartade poster på olika sätt, minskar exempelvis värdet av olika jämförelser.

Kodplan/flerdimensionell redovisning

Baskontot är grunden i redovisningen och tillgodoser de externa kraven. För att få en redovisning som speglar verksamheten mer noggrant och som ger möjlighet till en uppföljning av verksamheternas olika delar, behövs fler koddelar, så kallad flerdimensionell redovisning. Denna redovisning kan innehålla:

- Organisatorisk enhet som kostnadsställe, avdelning, enhet, ansvar eller resultatenhet - Funktioner såsom produktion, verksamhet eller administration

- Produkter och tjänster - Projekt

- Anläggningar eller objekt

- Aktiviteter såsom miljöåtgärder, produktutveckling eller marknadsföring

I kodsträngen kodas konteringsinformationen till redovisningssystemet. För att kunna registrera informationen i flera dimensioner måste kodsträngen anpassas efter varje organisations koddelar. Varje kod har ett antal positioner som måste vara ifyllda. Det fullständiga baskontot har alltid fyra positioner. Övriga koders antal positioner anpassas till den information man vill lägga in och hur många positioner som behövs för att få vettiga koder.

Det räcker inte att ha en vettig kodsträng. Det gäller att samla in rätt information också. På varje underlag måste koden för respektive del fyllas i.

Principer för kontonumrering

5 5 4 5 4 1

5 4 1 1

Skillnaden mellan konto och underkonto är bara att den fjärde siffran anger ytterligare en grad av specificering.

Kontogrupp 54 – Förbrukningsinventarier & förbrukningsmaterial Kontoklass 5 - Kostnader

Konto 541 – Förbrukningsinventarier

Underkonto 5411 – Inköp dator, skärm, datatillbehör

Ekonomi-/ affärssystem

Ekonomisystem är en äldre benämning på IT-stöd för grundläggande ekonomihantering såsom huvudbok, kund- och leverantörsreskontra och utgör stöd för budget- och prognos samt rapportering. Dagens "ekonomisystem" benämns ofta affärssystem och har bredare lösningar i form av integrerade lönesystem, anläggningsregister, e-handelssystem mm.

Dagens webbteknik har öppnat ytterligare möjligheter att använda ett ekonomisystem.

Arkivering

Arkivering av räkenskapsinformation kan göras i pappersform eller i elektronisk format. En regel är att bevara materialet i den form det hade när det kom till organisationen. Huvuddelen av räkenskapsinformationen ska enligt bokföringslagen bevaras inom landet i sju år.

Underlag till bokföringen, redovisningens rapporter samt information som behövs för att tyda redovisningen kallas för räkenskapsinformation. Exempel på sådant är:

- Verifikationer samt verifikationsunderlag såsom handlingar, avtal eller följesedlar.

- Grundbokföring - Huvudbokföring

- Sidoordnad bokföring; kundreskontra, leverantörsreskontra, lönesystem etc - Kontoplan och kodplan för varje räkenskapsår

- Systemdokumentation och behandlingshistorik - Årsbokslut eller årsredovisning

- Noter till årsbokslut eller årsredovisning - Bilagor till balansräkning

- Avtal och andra handlingar

- Övrig dokumentation som är viktig för att kunna tolka redovisningen såsom attestinstruktioner, organisationsschema med mm