Fokus inköp – Att styra inköp för 300 miljoner

Examensarbete

Fokus inköp – Att styra inköp för 300 miljoner

på Tingsryds kommun

Författare:

Malin Eklund 890823 Corinne Sjöbäck 920122 Handledare:

Veronica Svensson-Ülgen Examinator:

Fredrik Karlsson Termin: VT15

Ämne: Ekonomistyrning och logistik

Nivå: Magister

Kurskod: 4FE005, 4FE12E

Förord

Denna uppsats är ett examensarbete för Civilekonomprogrammet med inriktning mot logistik och ekonomistyrning på Ekonomihögskolan vid Linnéuniversitetet. Uppsatsen omfattar 30 högskolepoäng och är skriven under våren 2015.

Vi vill rikta ett stort tack till samtliga personer som varit inblandade och bidragit till resultatet i vårt examensarbete. Först och främst riktas ett tack till Tingsryds kommun som genom ett fint samarbete ställt upp på intervjuer och gjorde uppsatsen möjlig. Vi vill också rikta ett stort tack till opponenter och examinator, Fredrik Karlsson, men även till Elin Funck, som alla ställt upp med värdefulla kommentarer, synpunkter och reflektioner under uppsatsens gång. Slutligen riktas ett särskilt stort tack till Veronica Svensson-Ülgen, som varit väldigt hjälpsam, engagerad och peppande vid varje handledning, det har varit guld värt!

Växjö, den 28 maj 2015

____________________ ____________________

Malin Eklund Corinne Sjöbäck

Sammanfattning

Examensarbete, 30 hp, Civilekonomprogrammet vid Linnéuniversitetet Fördjupning, Logistik 4FE005 och Controller 4FE12E

Titel: Fokus inköp – Att styra inköp för 300 miljoner på Tingsryds kommun Författare: Malin Eklund och Corinne Sjöbäck

Handledare: Veronica Svensson-Ülgen Examinator: Fredrik Karlsson

Nyckelord: Ekonomistyrning, modern verksamhetsstyrning, styrmodell, prestationsmätning, mål, strategi, prestationsmått, inköp, offentlig verksamhet, kommun, samordnad varudistribution

Bakgrund: Tingsryds kommun har under våren 2015 infört samordnad varudistribution som ett led i att effektivisera sina inköp. Projektet har medfört en ny målbild för kommunens inköp vilket gör att Tingsryds kommun är i behov av en ny styrning som ett komplement till deras nuvarande budgetstyrning där prestationsmätning ses som ett lämpligt komplement.

Problemdiskussion: Den offentliga verksamhetens mångfacetterade målbild, med både finansiella och icke-finansiella mål, gör att det finns svårigheter med att utveckla prestationsmått. Även avsaknaden av konkreta mål för vad ett bra inköp är bidrar till denna komplexitet.

Syfte: Studiens övergripande syfte är att utveckla en styrmodell för Tingsryds kommun i relation till projektet ”Samordnad varudistribution”. Mer specifikt innebär detta att studera Tingsryd kommuns inköp och identifiera prestationsvariabler för att kunna formulera prestationsmått.

Metod: Undersökningsdesignen i denna uppsats är en enfallsstudie, med en kvalitativ ansats.

Insamling av empiriskt material har gjorts genom intervjuer och dokument. Den teoretiska referensramen bygger på böcker och vetenskapliga artiklar.

Resultat: Den utvecklade styrmodellen för Tingsryd kommuns nya målbild har sammanfattats samt utvecklat konkreta mål för inköp i kommunen. Vidare har nya strategier utformats utifrån målbilden och således har tolv prestationsmått tagits fram.

Slutsats: Genom att tydliggöra målbilden i en kommun är det möjligt att utveckla prestationsmått för inköp. Svårigheten för en offentlig verksamhet är inte prestationsmätning i sig, utan den ultimata utmaningen för kommuner som befinner sig i en liknande kontext som Tingsryds kommun, är att sätta konkreta, pålitliga och begripliga mål.

Abstract

Degree of Master Thesis, 30 ECTS, Linnaeus University, Logistics 4FE005 and Controller 4FE12E

Title: Focus purchasing – To manage purchase for 300 million at the municipality of Tingsryd Authors: Malin Eklund och Corinne Sjöbäck

Tutor: Veronica Svensson-Ülgen Examiner: Fredrik Karlsson

Keywords: Modern management control, management control, performance measurement system, objective, strategy, performance measures, purchasing, public sector, municipality, coordinated goods distribution

Background: During the spring of year 2015 the municipality of Tingsryd has joined a project

which include coordinated goods distribution to all the municipality´s different areas to improve their purchasing performance. The new set of objectives that arose together with the project, requires a new type of control system and a complement to their existing budgetary control is performance measurement system

Problem discussion: The multifaceted objectives of the public sector, with both financial and non-

financial objectives, contribute to the difficulty in developing performance measures. The lack of a concrete goal for what a “good” purchase is contributes to this complexity.

Purpose: The overall aim with this thesis is to develop a management model for the municipality of

Tingsryd in relation to the project. More specifically, these include studying purchase and identify performance variables to formulate performance measures in the municipality of Tingsryd.

Method: The research method is a single case study with a qualitative approach. The collection of empirical data has been done through interviews and documents. The theoretical framework is based on books and scientific articles.

Results: The developed control model for the new purchasing situation in the municipality of Tingsryd has been summarized. Furthermore objectives and strategies have been developed for purchasing in the municipality based on the identified objectives and twelve performance measures have been developed.

Conclusion: By clarifying objectives in a municipality it is possible to develop performance

measures for purchasing. The development of performance measures is not the difficult part in the public sector, rather the ultimate challenge for municipalities in a similar context as the municipality of Tingsryd, is to set practical, reliable, and understandable objectives.

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 6

1.1 Introduktion ... 6

1.2 Bakgrund ... 6

1.3 Projektet ”Samordnad varudistribution”... 8

1.4 Problemdiskussion ... 10

1.5 Problemformulering ... 12

1.6 Syfte ... 12

2 Metod ... 13

2.1 Undersökningsdesign ... 13

2.2 Litteraturstudie ... 14

2.3 Datainsamling ... 14

2.3.1 Intervju ... 15

2.3.1.1 Val av respondenter ... 15

2.3.2 Skriftliga källor ... 16

2.4 Analys av data... 17

2.5 Forskningens kvalitet ... 18

2.5.1 Överförbarhet ... 18

2.5.2 Pålitlighet ... 18

2.5.3 Tillförlitlighet ... 18

2.5.4 Konfirmera ... 19

2.6 Forskningsetiska aspekter ... 19

2.7 Källkritik ... 20

3 Teoretisk referensram ... 21

3.1 Modern verksamhetsstyrning ... 21

3.2 Prestationsmätning ... 22

3.2.1 Mål ... 24

3.2.2 Strategi ... 24

3.2.3 Prestationsmått ... 25

3.2.4 Att utforma mål och mått ... 26

3.3 Inköp ... 28

3.3.1 Hållbart inköp ... 29

3.3.2 Att styra inköp ... 30

3.3.3 Prestationsmått för inköp ... 30

3.3.3.1 Pris och kostnad ... 31

3.3.3.2 Produkt och kvalitet ... 32

3.3.3.3 Logistik ... 32

3.3.3.4 Inköpsfunktion ... 32

3.4 Kommunal verksamhet ... 33

3.4.1 Så styrs en kommun ... 33

3.4.2 Lagen om offentlig upphandling ... 34

3.4.2.1 Tröskelvärde ... 35

3.4.2.2 Ramavtal ... 35

3.5 Analysmodell ... 37

4 Empiri ... 38

4.1 Projektet ”Samordnad varudistribution”... 38

4.1.1 E-inköpssystem ... 39

4.2 Fokus inköp ... 40

4.2.1 Mål ... 41

4.2.2 Strategi ... 41

4.2.3 Hållbart inköp ... 42

4.2.4 Lagen om offentlig upphandling ... 43

4.3 Tingsryd kommuns organisationsstruktur ... 44

4.3.1 Kommunens övergripande styrkort ... 45

4.3.2 Inköpsfunktionen på Tingsryds kommun ... 46

4.3.2.1 Ansvarsfördelning gällande inköp ... 46

4.3.2.2 Rollfördelning för inköp ... 48

5 Analys ... 50

5.1 Utveckling av styrmodell ... 50

5.2 Målbild för inköp i Tingsryds kommun ... 50

5.2.1 Övergripande mål i Tingsryds kommun ... 52

5.2.2 Lagen om offentlig upphandling ... 53

5.2.3 Utveckling av mål för inköp i Tingsryds kommun ... 54

5.2.3.1 Formulering av mål ... 55

5.2.3.2 Samband mellan övergripande mål och identifierade mål ... 56

5.2.3.3 Svårigheter med att kommunicera mål ... 57

5.3 Strategier för inköp i Tingsryds kommun... 58

5.3.1 Utveckling av strategier ... 58

5.4 Prestationsmått för inköp i Tingsryds kommun ... 61

5.4.1 Pris och kostnad ... 62

5.4.1.1 Mått utifrån målet ”100 procent avtalstrohet” ... 62

5.4.1.2 Mått utifrån målet ”reducera kostnader med XX procent” ... 62

5.4.2 Produkt och kvalitet ... 63

5.4.2.1 Mått utifrån målet ”sträva efter ett hållbart inköp” ... 63

5.4.2.2 Mått utifrån målet ”sträva efter ett hållbart inköp” ... 64

5.4.3 Logistik ... 64

5.4.3.1 Mått utifrån målet ”minska koldioxidutsläpp med XX procent” ... 65

5.4.3.2 Mått utifrån målet ”utvärdera leverantörer kontinuerligt” ... 65

5.4.4 Inköpsfunktion ... 66

5.4.4.1 Mått utifrån målet ”öka antalet anbud från mindre företag och lokala leverantörer i upphandlingsfasen” ... 66

5.4.4.2 Mått utifrån målet ”reducera kostnader med XX procent” ... 66

5.4.4.3 Mått utifrån målet ”öka antalet läns- och kommunövergripande upphandlingar” ... 67

5.4.4.4 Mått utifrån målet ”sträva efter ett hållbart inköp” ... 67

5.4.4.5 Mått utifrån målet ”följa Lagen om offentlig upphandling, både vid upphandling och inköp” . 68 5.4.5 Sammanställning av prestationsmått ... 69

5.4.5.1 Samband mellan prestationsmåtten ... 70

5.5 Prestationsmått på olika nivåer ... 72

6 Resultat ... 74

6.1. Vad betyder styrmodellen för Tingsryds kommun? ... 76

7 Slutsats ... 78

7.1 Kritik och egna reflektioner ... 80

7.1.1 Förslag till vidare forskning ... 80

Referenser ... 81

Bilagor ... 87

1 Inledning

Inledningskapitlet ämnar introducera det valda ämnet; styrning av inköp i kommunal verksamhet. Introduktionen beskriver kort Tingsryd kommuns situation vad det gäller inköp och varför det behövs en förändrad styrning. Därefter presenteras uppsatsens ämnesområden; ekonomistyrning, inköp och offentlig verksamhet. Vidare beskrivs Tingsryd kommuns projekt ”Samordnad varudistribution” som mynnar ut i en problemdiskussion, problemformulering och syfte.

1.1 Introduktion

Denna uppsats behandlar utvecklingen av en styrmodell för Tingsryd kommuns inköpsfunktion. Behovet av en mer utvecklad styrning för inköp i Tingsryds kommun har bland annat uppmärksammats i samband med att kommunen, tillsammans med övriga kommuner i Kronobergs län, valt att införa samordnad varudistribution under våren 2015 (Förstudie samordnad varudistribution). Förändringen innebär också att ett nytt e- inköpssystem implementerats, vilket innebär att mer information om inköp kan hämtas (Moen, 2013). Inköp i en kommunal verksamhet är intressant att behandla då inköpsområdet i sig är under stark utveckling samt att den kommunala verksamheten till sin natur är mångfacetterad och behöver beakta olika aspekter såsom politiska överväganden, lagar och regler, medborgarperspektivet och generella styr- och effektivitetsaspekter (Haglund et al., 2005; Lindvall, 2011; Modell & Grönlund, 2006).

Projektet ”Samordnad varudistribution” är i sig intressant att studera, då ett femtiotal av Sveriges 290 kommuner antingen utreder frågan eller har tagit beslut om att införa samordnad varudistribution (Moen, 2013).

1.2 Bakgrund

I grunden handlar ekonomi om hushållning med knappa resurser och därför är det väsentligt att en organisations resurser används på bästa möjliga sätt. Ekonomistyrning handlar om att planera och följa upp en organisations verksamhet för att försöka uppnå ett önskvärt beteende bland en organisations medlemmar genom ekonomisk information (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011). En grundregel inom ekonomistyrning är strävan efter att uppnå ökad effektivitet och produktivitet, att göra rätt saker, på rätt sätt (Lindvall, 2011). Andra centrala begrepp inom ekonomistyrning är påverkan, planering, uppföljning

och kontroll, vilka syftar till att stödja en organisations arbete mot att uppnå de målsättningar som finns (Almqvist et al., 2012; Axelsson et al., 2002). Påverkan, planering, uppföljning och kontroll är strategiska insatser som ska länkas samman med de operativa aktiviteterna (Almqvist et al., 2012). Att ekonomistyrningen kan operationaliseras innebär att olika styrverktyg, för att mäta, kan bidra till bättre ekonomiskt beslutsfattande (Mundy, 2010).

Enligt Østergren och Stensaker (2011) och Ekholm och Wallin (2000) anses budget vara ett av de mest använda styrverktygen i en organisations ekonomistyrning, dock har budget kritiserats som styrmedel då den ska uppfylla för många olikartade syften (Hope & Fraser, 2003; Lindvall, 2011). Den typiska och klassiska budgetstyrningen är finansiellt inriktad och tar mindre hänsyn till aspekter utöver finansiella mål (Lindvall, 2011). Att enbart använda finansiell ekonomisk information ses numer ofta som en begränsning, då styrningen tenderar att bli inriktad mot endast finansiella mål med risk för kortsiktighet (Almqvist et. al, 2012; Anthony & Govindarajan, 2007). Dock menar Lindvall (2011) och Young (2003) att det finns fördelar med budget som styrmedel, som fortfarande bör bevaras i kombination med andra styrmedel. Under de senaste åren har många nya tekniker uppkommit, som har ett starkt fokus på aktiviteter och processer i syfte att uppnå högre effektivitet och produktivitet (Axelsson et al., 2002; Simons, 2000). Ett lämpligt komplement till budgetstyrning är därför prestationsmätning som även fångar de icke- finansiella aspekterna i en organisation (Arnaboldi et al., 2015; Pohl & Förstl, 2011).

Prestationsmätning innebär att en organisation vill motivera och kontrollera de anställda i syfte att nå prestationer som är i enlighet med organisationens övergripande mål (Lohman et al., 2004; Merchant, 1998). Att mäta prestationer innebär att fastställa önskade mål och följa upp faktiskt utfall (Melnyk et al., 2014). Målet med att kontrollera prestationer är att uppnå en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet samt efterlevnad av lagar och riktlinjer (Haglund et al., 2005). En annan väsentlig del med prestationsmätning är att generera information för beslutsfattande. Det är viktigt för en organisation att förtydliga vilken typ av information som bör genereras och hur frekvent informationen ska följas upp (Simons, 2000).

Enligt Benton (2010) är naturligtvis ekonomi en av drivkrafterna bakom inköp, men också att ha en hög etisk standard. Ett begrepp som kommit bli vanligt i samband med inköp är

”Hållbart inköp” som innebär att sociala-, miljömässiga- och ekonomiska aspekter beaktas (Brammer & Walker, 2010). Den sociala aspekten påverkas av påtryckningar från samhället, medan den miljömässiga aspekten relateras till global uppvärmning. Då råmaterial har blivit en knapp resurs är detta något som ska beaktas inom den ekonomiska aspekten för ”Hållbart inköp” (van Weele, 2014). En annan anledning till varför inköp har aktualiserats är för att inköp börjat ses som en strategisk funktion som kan bidra med ökad effektivitet, i form av besparingar för hela organisationen, om strategin för inköp kan integreras med organisationens övergripande strategi (Carr och Smeltzer, 1997; Kron &

Wallgren, 2010). Därför menar Caniato et al. (2014) och van Weele (2014) att strategin för inköp inte kan separeras från den övergripande strategin, i syfte att vara konkurrenskraftiga, eller som i den offentliga verksamheten, reducera kostnader (Fergusson et al., 1996; Knutsson & Thomasson, 2013).

Den offentliga verksamheten i Sverige är en omfattande köpare av ett brett utbud av varor och tjänster. Av Sveriges BNP står inköp i den offentliga verksamheten för omkring 30 procent (Knutsson & Thomasson, 2013). År 2013 köpte enbart kommunerna i Sverige varor till ett värde av 820 miljarder kronor (Moen, 2013). Omfattningen av inköp i offentlig verksamhet blir stor då inköpen är utspridda i de olika verksamheterna som köper olika varor och tjänster. Dessutom sker vissa inköp på kommunövergripande nivå, medan andra inköp sker både centralt i kommunen och lokalt i de olika verksamheterna (Moen, 2013). Eftersom kommunen påverkas av kommunallagen och begreppet ekonomisk hushållning, vilket innebär att “finansiering av välfärd inte ska skjutas till kommande generationer”, är det väsentligt att styra inköp i offentlig verksamhet (skl.se). Den offentliga verksamheten kämpar även med devisen “mer med mindre” då de ekonomiska resurserna är begränsade i en offentlig verksamhet (Arnaboldi et al., 2015; Jääskelainen &

Laihonen, 2014).

1.3 Projektet ”Samordnad varudistribution”

Tingsryds kommun är en av kommunerna i Kronobergs län och ligger söder om Växjö. År 2014 hade Tingsryds kommun 12 156 invånare och kommunen köper årligen varor och tjänster för cirka 300 miljoner kronor (Förstudie samordnad varudistribution; tingsryd.se).

Totalt sett har kommunen 1800 leverantörer, varav 1400 av dem står för ett till fem inköp,

per år¹. Daniel Gustafsson, ekonomichef i Tingsryds kommun, berättar att inköp har aktualiserats då kommunen ser en potential i att frigöra både tid och pengar i inköp. Som ett led i att effektivisera inköp har Tingsryds kommun, tillsammans med övriga kommuner i Kronobergs län, deltagit i projektet ”samordnad varudistribution”. Växjö kommun har varit drivande i frågan om att införa samordnad varudistribution, då många upphandlingar sker på länsövergripande nivå. För att Tingsryds kommun ska kunna vara en del av Växjö kommuns upphandlingar var det nödvändigt att införa samordnad varudistribution med ett tillhörande e-inköpssystem. Vidare berättar Gustafsson att för mindre kommuner, som Tingsryds kommun, är samverkansprojekt av stor strategisk betydelse då en utveckling på dessa områden är svår och kostsam att genomföra på egen hand. Projektet ”Samordnad varudistribution” är enligt Gustafsson något som Tingsryds kommun inte hade kunnat genomföra ensamma.

Samordnad varudistribution innebär att kommunen använder sig av en distributionscentral, dit alla kommunens leverantörer levererar sina varor, för vidare leverans till varje beställande enhet i kommunen. Detta innebär att de flesta varor som levereras till enheterna fortsättningsvis levereras av en och samma lastbil (Moen, 2013). Innan samordnad varudistribution startade fick de 65 enheterna i Tingsryds kommun 512 leveranser fördelat på cirka två veckor. Dessa leveranser motsvarar 33 ton, varav 31 ton uppskattas vara möjligt att samlasta. Av dessa 31 ton som går att samlasta är 67 procent livsmedel och 33 procent övriga varor. Det som anses opassande att samlasta är varm mat och skrymmande varor av större vikt och volym (Förstudie samordnad varudistribution).

Motiven för Tingsryds kommun att gå med i projektet ”Samordnad varudistribution” var främst miljö, styrning, samverkan och att möjliggöra för fler mindre företag och lokala leverantörer att vara delaktiga i upphandlingarna. Kostnader och eventuella ekonomiska vinster för projektet är svårbedömda och därför sågs inte ekonomisk vinst som ett motiv till projektet.² Moen (2013) menar dock att ur ett kommunalekonomiskt perspektiv utgör ekonomi och kostnadsbesparingar ett lika stort incitament som miljöaspekter vid införandet av en samordnad varudistribution. Vidare menar Moen (2013) att med en samordnad varudistribution kan transportkostnaden och priset på produkten separeras från varandra.

1Helen Östman, upphandlare Tingsryds kommun 2015-04-08.

2Daniel Gustafsson, ekonomichef Tingsryds kommun 2015-04-08; Laila Jeppsson, kommunchef Tingsryds kommun 2015-05-06; Sara Runesson, inköpscontroller Tingsryds kommun 2015-04-08; Helen Östman, upphandlare Tingsryds kommun 2015-04-08

Således sjunker priset på produkten när transporten exkluderas. Förutom de motiv Tingsryds kommun har med samordnad varudistribution, nämner Moen (2013) tillgänglighet och trängselproblematik som ett motiv för kommuner att införa samordnad varudistribution. Detta motiv är inte aktuellt för Tingsryds kommun då kommunen är en landsbygdskommun.³

Genom projektet ”Samordnad varudistribution” menar Laila Jeppsson, kommunchef, att den stora vinsten för kommunen är att de ökar avtalstroheten i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU). Avtalstrohet innebär att beställarna köper produkter och tjänster genom de avtal kommunen upphandlat. LOU är det regelverk som styr hur offentlig verksamhet ska göra sina upphandlingar och således sina inköp (Sveman, 2008).

Jeppsson berättar att det har blivit allt viktigare för kommunen att inköpen sker enligt avtal då lagar och regler nyligen förändrats och leverantörerna har blivit mer medvetna, vilket kan leda till skadestånd för kommunen om avtal inte följs. Därmed menar Gustafsson att förtroendet för kommunen kan ta skada, men även politiken och offentlig verksamhet i stort, eftersom det faktiskt är ett krav att skattebetalarnas pengar ska användas på bästa möjliga sätt.

1.4 Problemdiskussion

Flera kommuner, även Tingsryds kommun, använder fortfarande den klassiska budgetstyrningen (Johansson & Siverbo, 2014)⁴. I Tingsryds kommun tilldelas varje verksamhet en budget som sätter ramarna för hur mycket pengar verksamheterna har och på så vis kan aldrig budgetstyrning exkluderas i kommunal verksamhet⁵. Enligt Pihlgren och Svensson (1994) har kvalitativa mål, icke-finansiella mål, fått en ökad betydelse i organisationer och därför är inte budgetstyrning tillräcklig i dagens snabbt föränderliga samhälle. Denna problematik finns i Tingsryds kommun då deras budgetstyrning för inköp dels inte beaktar de nya målen med samordnad varudistribution och dels är bristfällig då det finns en felfaktor i att följa upp inköpen på redovisade bokföringskonton då inköp ibland konteras fel^6,7.Budgetstyrning har också kritiserats för att vara inriktad mot fel mål, förlitar sig på redovisningsinformation i alltför hög utsträckning, överdokumentation och

3Sara Runesson, inköpscontroller Tingsryds kommun 2015-04-08 4Daniel Gustafsson, ekonomichef Tingsryds kommun 2015-04-08 5Daniel Gustafsson, ekonomichef Tingsryds kommun 2015-04-08 6Helen Östman, upphandlare Tingsryds kommun 2015-02-06 7Sara Runesson, inköpscontroller Tingsryds kommun 2015-02-06

kortsiktighet (Almqvist et al., 2012). För att en kommun bättre ska kunna hantera och styra en mångfacetterad inköps- och upphandlingssituation, med ibland motsägelsefulla krav och mål, kan det därför behövas en modern verksamhetsstyrning som kan fånga andra dimensioner av styrning. Svårigheten med den moderna verksamhetsstyrningen är att den måste anpassas efter varje organisations specifika behov, exempelvis Tingsryd kommuns situation i det här fallet, eller vilken annan situation en organisation står inför (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011; Samuelsson & Olve, 2008).

Då den offentliga verksamheten påverkas av politiskt inflytande, påtryckningar från samhället och professionell ledning kan styrning inte separeras från den politiska och ekonomiska miljön som råder, eftersom den offentliga verksamheten är en konsument, finansierad av skattemedel (Grönlund & Modell, 2006; Hvidman & Andersen, 2014; Linna et al., 2008; Samuelsson & Olve, 2008; Strannegård & Styhre, 2013). Eftersom den offentliga verksamheten påverkas av flera aktörer finns det ofta ingen tydlig målbild (Grönlund & Modell, 2006). Arnaboldi och Azzone (2010) menar att svårigheter med att definiera tydliga mål, bidrar till problematiken kring prestationsmätning i offentlig verksamhet. Att den offentliga verksamheten är en stor leverantör av tjänster, har skilda verksamheter och många användare bidrar också till problematiken i att använda prestationsmätning. Därför menar Arnaboldi et al. (2015) att prestationsmätning är den ultimata utmaningen för den offentliga verksamheten där tid och resurser är begränsade.

I offentlig verksamhet saknas ofta konkreta mål för vad ett effektivt inköp är, vilket Kron och Wallgren (2010) menar bidrar till att prestationsmätning för inköp är mindre utvecklad i offentlig verksamhet. Detta ses som förvånande med tanke på de stora summor för inköp som hanteras (Kron & Wallgren, 2010). Otydligheten kring mål för inköp i den offentliga verksamheten, gör att det är svårt att utforma tydliga mått för hur mål ska uppnås och vad som ska mätas (Melnyk et al., 2014; van Weele, 2014). Eftersom inköp är en stor del i offentlig verksamhet, är detta nödvändigt att styra (Canianto et al., 2014). Att styra inköp har även blivit viktigt då allmänhetens medvetenhet har ökat markant, framför allt i miljöfrågor och kring ansvarstagande runt samhällsfrågor, vilken behandlas i Corporate Social Responsibility (CSR). Detta ställer högre krav på att en organisation har insyn och kontroll över sina egna varuförsörjningskedjor (Moen, 2013). Då den offentliga verksamheten är en stor köpare av produkter och tjänster krävs en medvetenhet om ”hur”

deras inköp görs, och hur resurserna används (Moen, 2013).

Sammanfattningsvis visar ovanstående diskussion på att det finns en tydlig relevans i att studera prestationsmätning för inköp i offentlig verksamhet, och mer specifikt i Tingsryds kommun. Eftersom inköp har börjat få en mer strategisk roll i Tingsryds kommun, att allmänhetens medvetenhet har ökat och med tanke på att Moen (2013) menar att fler kommuner har samordnad varudistribution framför sig, behövs en utveckling av prestationsmått för inköp i den nya kontext som kommuner nu står inför. Tingsryds kommun har idag ingen styrmodell som beaktar den mångfacetterade målbild som samordnad varudistribution medfört, vilket innebär att kommunen behöver utveckla en ny styrning som går mot en modern verksamhetsstyrning. Caniato et al. (2014) menar att kombinationen prestationsmätning och inköp har uppmärksammats i litteraturen och det ger en mer tillförlitlig indikation på vad en inköpsfunktion ska fokusera på för att förbättra sin verksamhet. Dock menar Caniato et al. (2014) att prestationsmått för inköp kräver specifika kontexter, vilket tidigare inte har studerats i samma utsträckning som enbart prestationsmätning. Forslund (2011) menar även att det finns brister i mätningar av logistiska processer och därför sågs möjligheter att bidra teoretiskt, men också att lösa ett praktiskt problem för Tingsryds kommun. Med avstamp i denna diskussion ämnar denna uppsats bidra med kunskap om prestationsmätning för inköp i kommunal verksamhet.

1.5 Problemformulering

 Hur kan Tingsryds kommun styra sina inköp med hjälp av prestationsmått, utifrån den nya målbild som projektet ”Samordnad varudistribution” har medfört?

1.6 Syfte

Studiens övergripande syfte är att utveckla en styrmodell för Tingsryds kommun i relation till projektet ”Samordnad varudistribution”. Mer specifikt innebär detta att identifiera prestationsvariabler för att kunna formulera prestationsmått för inköp i Tingsryds kommun.

2 Metod

Detta kapitel beskriver uppsatsens undersökningsdesign, vilket är en enfallsstudie med fokus på modellutveckling. Vidare i kapitlet beskrivs det tillvägagångssätt som använts för att samla in både teoretiskt och empiriskt material till uppsatsen. Val av datainsamling och hur materialet ska bearbetas har diskuterats, så väl som uppsatsens litteraturstudie och kvalitetsmått. Slutligen har detta kapitel behandlat forskningsetiska aspekter och källkritik.

2.1 Undersökningsdesign

I denna uppsats föll valet av undersökningsdesign på enfallsstudie. Valet av en enfallsstudie baserades på att en fallstudie möjliggör en djupgående undersökning av Tingsryds kommun. En djupgående undersökning ansågs nödvändig för djupare kunskap och förståelse för projektet ”Samordnad varudistribution” och hur inköp fungerar i en kommun, då Bryman och Bell (2011) menar att en fallstudie kan ”fånga” den komplexitet och den specifika karaktär som den valda organisationen uppvisar (Bryman & Bell, 2011).

Fallstudie ses även som en ram för hur insamling och analys av data sker (Bryman & Bell, 2011). En fallstudie kan omfatta kvalitativa ansatser och kan med fördel genomföras då mycket och detaljerad data ska samlas in (Johannessen & Tufte, 2003). Kvalitativ forskning ämnar förklara egenskaperna hos någonting och därmed klargöra ett fenomens karaktär (Widerberg, 2002). Fenomenet i denna uppsats är projektet ”Samordnad varudistribution” i kommunal verksamhet. För att förklara egenskaperna i kommunens projekt kan det sammanfattningsvis konstateras att fallstudie som undersökningsdesign, med en kvalitativ ansats, lämpar sig väl för denna uppsats. En enfallsstudie anses även vara lämplig då en modern verksamhetsstyrning ska anpassas till varje organisations unika situation. Uppsatsen avser att utveckla en styrmodell, som är i linje med en moden verksamhetsstyrning, för att ta hänsyn till Tingsryd kommuns nya situation för inköp.

Syftet med uppsatsen är att ta fram en styrmodell för hur Tingsryds kommun ska styra sina inköp mot uppställda mål. Utifrån ett flertal intervjuer och olika dokument har målbilden för inköp i Tingsryds kommun identifierats vilket var det första steget i modellutvecklingen. De mål som framkommit under intervjuerna och genom dokumenten har varit otydliga och inte uttalade i Tingsryds kommun och detta har resulterat i nya mål och målformuleringar för kommun. Utifrån målformuleringarna har nya strategier

utformats för att uppnå de framtagna målen. Målen och strategierna har varit grunden för de prestationsmått som tagits fram i modellen.

2.2 Litteraturstudie

En litteraturstudie innebär en noggrann genomgång av böcker, artiklar och rapporter (Bryman & Bell, 2011). Informationen i litteraturen är sekundärdata som tagits fram för ett annat syfte än för den aktuella studien. Allt skrivit material ses som litteratur och fördelarna med en litteraturstudie är att mycket information finns tillgänglig (Björklund &

Paulsson, 2003). Vetenskapliga artiklar och böcker har lagt grunden för uppsatsen, vilka har kompletterats med internetkällor vid behov. De vanligaste sökorden som använts vid sökning efter vetenskapliga artiklar till uppsatsen, var; purchasing, public sector, performance measurements, performance management, performance measurement systems, purchasing performance measures och managment control system. Vid sökning efter litteratur har främst inköp, offentlig verksamhet, målstyrning, strategi och mätning använts. Sökorden har kombinerats med varandra för att optimera sökträffarna. Kriteriet för val av artiklar har baserats på att de var publicerade i en vetenskaplig tidskrift. Böcker till uppsatsen har valts ut baserat på det aktuella ämnet och hur etablerade forskarna och författarna är. Kriterierna har även varit samma för den litteratur som rekommenderats från handledare, examinator och opponenter.

2.3 Datainsamling

För att samla in primärdata till denna uppsats har främst intervjuer genomförts. Vid insamling av sekundärdata har formella skriftliga källor studerats. Vilka datainsamlingsmetoder som används beror enligt Yin (2007) på uppsatsens syfte. Då denna uppsats syfte är av en kvalitativ art har främst datainsamlingsmetoder använts som är i linje med kvalitativ forskning (Bryman & Bell, 2011). Datainsamlingen i denna uppsats har hämtats från personliga eller informella anteckningar, formella skriftliga källor och intervjuer. Då författarna har strävat efter att använda flera olika källor, har ändamålet varit att stärka kvaliteten i uppsatsen då olika datainsamlingsmetoder kan bekräfta samma sak.

Yin (2007) menar att användningen av flera olika datainsamlingsmetoder kallas triangulering och användas för att styrka trovärdigheten i en fallstudie. Beroende på hur respondenterna förmedlar information och hur den registreras och analyseras, avgör hur informationsrik studien blir (Johannesson & Tufte, 2003). Vid intervjuer har författarna, i

den mån det varit möjligt, spelat in intervjuerna för att säkerställa att ingen information går förlorad.

2.3.1 Intervju

I denna uppsats har semistrukturerade intervjuer utförts. En semistrukturerad intervju kännetecknas av att en intervjumall består av olika teman som ska behandlas under intervjun, med underfrågor och underpunkter som bidrar till fördjupning av ämnen.

Semistrukturerade intervjuer balanseras mellan flexibilitet och standardisering (Bryman &

Bell 2011; Johannessen & Tufte, 2003). Denna intervjuform valdes då författarna ville ha en struktur att utgå från för att inte missa ämnen som ansågs viktiga för uppsatsen. En annan anledning till valet av semistrukturerade intervjuer, var att kunna ställa följdfrågor utifrån respondentens svar.

2.3.1.1 Val av respondenter

I denna uppsats intervjuades initialt ekonomichef, Daniel Gustafsson och inköpscontroller, Sara Runesson, vilka kunde ge författarna en introduktion av projektet ”Samordnad varudistribution”, då Gustafsson och Runesson främst var de personer som var involverade i projektet i Tingsryds kommun. Gustafsson och Runesson intervjuades vid två, respektive tre tillfällen. Gustafsson valdes ut på ett strategiskt sätt då hans kunskap var relevant för information om styrning som helhet i kommunen samt om strategi, mål och mått.

Runesson valdes också ut strategiskt då hon är ansvarig för implementeringen av e- inköpssystemet och har bra insyn kring inköp i Tingsryds kommun. Gustafsson och Runesson intervjuades vid ett flertal tillfällen eftersom det främst var samarbetet mellan författarna och kommunen som diskuterades vid det första intervjutillfället och författarna fick endast en kort introduktion till projektet ”Samordnad varudistribution”. Runesson kom senare att bli kontaktperson för författarna och därför har Runesson intervjuats flera gånger. Gustafsson och Runesson har intervjuats flera gånger eftersom de ansetts mest insatta i projektet och då ytterligare frågor har uppstått under uppsatsens gång har det varit dessa personer som varit aktuella för ytterligare intervjuer. Vid intervjuer med både Gustafsson och Runesson har författarna blivit introducerade till ytterligare respondenter, vilket Bryman och Bell (2011) benämner vid snöbollsurval. Ett snöbollsurval innebär att respondenterna hänvisar vidare till ytterligare relevanta respondenter (Bryman & Bell, 2011; Johannessen & Tufte, 2003). Vid andra intervjutillfället med Runesson presenterades Helen Östman, upphandlare på Tingsryds kommun, eftersom Runesson ansåg att hon

kunde tillföra kunskap om inköp i Tingsryds kommun. Östman deltog även vid tredje intervjutillfället med Runesson då hon ansåg att Östman hade kunskaper att bidra med. Vid andra intervjun med Gustafsson föreslogs att intervjua en användare av e-inköpssystemet för att få en inblick i hur inköp upplevs på operationell nivå. Det är Runesson som har kontakt med användarna av e-inköpssystemet och föreslog Jonas Lennartsson, förstakock på Dackeskolan. Lennartsson föreslogs då han är en frekvent användare av e- inköpssystemet. Materialet från intervjuerna kom att bli uppsatsens primärdata och således det empiriska materialet. Intervjuerna genomfördes i Tingsryd på respektive respondents arbetsplats, vilket Bryman och Bell (2011) menar är fördelaktigt då respondenten kan känna sig mer bekväm med intervjusituationen. För att komplettera den insamlade datan gjordes en telefonintervju med Laila Jeppsson, kommunchef i Tingsryds kommun.

Jeppsson valdes ut strategiskt då hon ansågs vara den person som hade information om de oklarheter som fanns. En telefonintervju gjordes då Bryman och Bell (2011) menar att den är enkel att hantera. Detta sätt valdes också på grund av att intervjun endast bestod av ett fåtal frågor och därför ansågs det inte nödvändigt att besöka respondenten på plats.

Sammanfattning av uppsatsens respondenter och tillfällen ses i tabell 2:1.

Namn: Position: Datum: Plats:

Daniel Gustafsson Ekonomichef 2014-10 2015-04-08

Kommunhuset i Tingsryd Sara Runesson Inköpscontroller 2014-10

2015-02-06 2015-04-08

Kommunhuset i Tingsryd Helen Östman Upphandlare 2015-02-06

2015-04-08

Kommunhuset i Tingsryd Jonas Lennartsson Förstakock på

Dackeskolan

2015-04-22 Dackeskolans kök i Tingsryd Laila Jeppsson Kommunchef 2015-05-06 Telefonintervju

Tabell 2:1, sammanfattning av uppsatsens respondenter.

2.3.2 Skriftliga källor

I denna uppsats har dokument gällande Tingsryd kommuns inköp och upphandling studerats. Enligt Patel och Davidsson (2011) och Yin (2007) kan datainsamling genom skriftliga källor bestå av flera olika typer av dokument, så som administrativa dokument eller officiella handlingar. Dokument kännetecknas av skriftlig information och kan vara behjälplig för att besvara frågeställningar kring faktiska förhållanden (Patel & Davidsson, 2011). Dokumenten som studerats i denna uppsats är en förstudie av samordnad

varudistribution, inköps- och upphandlingspolicy, riktlinjer för inköp och upphandling i Tingsryds kommun, samt en handlingsplan som kallas “Fokus inköp”. Dessa dokument tillhandahölls i samband med intervjuerna med Gustafsson och Runesson.

2.4 Analys av data

Intervjuerna i denna uppsats har spelats in och sedan transkriberats i syfte att underlätta för författarna vid hantering och vidare analys av data. Johannessen och Tufte (2003) menar att första steget i analys av data ska hjälpa till att skapa en överblick och ett helhetsintryck av det material som sedan ska analyseras. För denna uppsats har intervjuutskrifterna givit ett bra och övergripande underlag för att analysera datan vidare. Utifrån uppsatsens teori har huvudteman identifierats. De identifierade huvudteman har sedan varit utgångspunkten för vidare analys av data, då Johannessen och Tufte (2003) poängterar att detta första steg i analysen inte ska fokusera på detaljer. Detta gjorde att författarna identifierade huvudteman; samordnad varudistribution, styrning av en kommun, övergripande mål och riktlinjer, samt inköp. Efter att de viktigaste delarna i intervjuutskrifterna identifierats har materialet sedan studerats igen på ett systematiskt sätt, genom att markera viktiga begrepp som mål, strategi och styrkort för inköp i marginalen, vilket benämns kodning enligt Bryman och Bell (2011) och Johannessen och Tufte (2003). Detta steg hjälpte till att uppmärksamma och organisera viktiga stycken i datamaterialet för vidare analys utifrån uppsatsens frågeställning. Eftersom nio intervjuer har genomförts har dessa moment underlättat hanteringen av data då författarna enklare har kunnat navigera efter specifika koder och teman i intervjuutskrifterna. De kodade texterna har sedan plockats ut för att återigen reducera datamaterialet och skapa kategorier för huvudteman. Johannessen och Tufte (2003) menar att dessa kategorier ska sammanfattas för att säkerställa att det finns en överensstämmelse mellan det sammanfattade materialet och det ursprungliga materialet, vilket författarna har säkerställt genom att jämföra de olika materialen. Uppsatsens data i form av dokument har analyserats på samma vis som intervjuutskrifterna och identifierade huvudteman var inköp och upphandling, och viktiga begrepp som strategi, ansvarsfördelning, mål och mått har kodats. Genom att analysera data utifrån dessa steg har författarnas tolkningar enklare kunnat dokumenteras.

2.5 Forskningens kvalitet

Bryman och Bell (2011) nämner trovärdighet som ett användbart kvalitetsmått inom kvalitativ forskning. Vidare kan begreppet trovärdighet delas in i fyra delkriterier, vilka är;

överförbarhet, pålitlighet, tillförlitlighet och möjlighet att konfirmera (Bryman & Bell, 2011).

2.5.1 Överförbarhet

Genom att uppsatsens resultat kan vara användbart för andra ändamål utöver denna uppsats har kvalitetsmåttet överförbarhet uppnåtts. Överförbarhet innebär enligt Johannessen och Tufte (2003) hur väl tolkningar och förklaringar som utvecklas inom ett projekt kan vara av nytta även i andra projekt. Då denna uppsats har utvecklat en styrmodell för inköp i en kommun är intentionen att offentlig verksamhet som befinner sig i samma kontext ska ha användning av denna modell. Uppsatsens tillvägagångssätt har dokumenterats väl för att kunna genomföra en liknande studie igen och i bilaga 1-4 finns använda intervjuguider presenterade och i bilaga 5-8 finns använda dokument bifogade. Enligt Bailey (1996) är just dokumentationen av detaljer viktigt för att läsaren ska kunna se överförbarheten till andra sammanhang. Det är även läsarens erfarenhet, medvetenhet och kunskap som avgör graden av överförbarhet (Bailey, 1996).

2.5.2 Pålitlighet

Uppsatsen har uppfyllt kvalitetsmåttet pålitlighet med hjälp av opponenter, handledare och examinator, genom granskning vid ett flertal tillfällen under uppsatsens gång. Detta överensstämmer med Bryman och Bell (2011) som menar att uppsatsen ska granskas av andra personer än författarna vilket ökar pålitligheten. Att uppsatsen granskats av opponenter, handledare och examinator har inneburit att författarna fått ett granskande synsätt till uppsatsen samt tydliggjort och motiverat oklara stycken och viktiga metodval för uppsatsen.

2.5.3 Tillförlitlighet

Respondentvalidering har tillämpas i denna uppsats för att stärka tillförlitligheten. Genom att låta respondenterna ta del av uppsatsens material har eventuella tolkningsfel undvikts.

Att respondenterna har fått ta del av materialet stärker tillförlitligheten. Att låta respondenterna vara delaktiga och kontrollera materialet under uppsatsen gång menar

Bryman och Bell (2011) hjälper till att beskriva den sociala verkligheten vilket tillförlitlighet ämnar beskriva.

2.5.4 Konfirmera

Det är svårt att få en fullständig objektivitet i forskning då det är svårt att inte påverkas av värderingar och personliga åsikter (Bryman & Bell, 2011). Intentionen i denna uppsats har varit att inte påverka respondenterna och deras svar och således inte uppsatsens resultat som helhet. Författarna har inte heller lagt personliga värderingar eller åsikter i de dokument som studerats.

2.6 Forskningsetiska aspekter

Johannessen och Tufte (2003) menar att forskning och annan verksamhet i samhället påverkar andra människor. Etik handlar om förhållandet mellan människor och hur de behandlar varandra. Etik bestäms av regler, principer och riktlinjer för att beskriva om en handling är felaktig eller riktig (Johannessen & Tufte, 2003). Etiska regler inkluderar frivillighet, integritet, konfidentialitet och anonymitet (Bryman & Bell, 2011). Fyra vetenskapliga principer har tagits fram av det svenska vetenskapsrådet och dessa är;

informationskrav, samtyckeskrav, konfidentialitetskrav och nyttjandekrav.

Informationskravet handlar om att forskaren ska informera om uppsatsen syfte och övriga detaljer (Johannessen & Tufte, 2003). Vid intervjutillfällena har respondenterna blivit informerade om uppsatsens syfte och hur deras information skulle användas.

Respondenternas frivilliga deltagande och rättigheter styrs av samtyckeskravet, medan konfidentialitetskravet beaktar respondenternas anonymitet (Johannessen & Tufte, 2003).

Respondenterna har tillfrågats i förväg för att kunna ta ställning till deras deltagande och de har informerats om att deras delaktighet är frivillig. Vidare har konfidentialitetskravet beaktats då respondenterna har erbjudits möjlighet till att vara anonyma i uppsatsen.

Innebörden i den sista principen, nyttjandekravet, är att insamlat material endast får användas inom forskningen (Johannessen & Tufte, 2003). Det insamlade materialet till uppsatsen har för avsikt att enbart användas till uppsatsens ändamål. Även riktlinjen falska förespeglingar är enligt Bryman och Bell (2011) viktig att ta hänsyn till vid forskning för att deltagande respondenter inte ska få falsk och missledande information. Författarna har inte medvetet gett falsk eller vilseledande information till de delaktiga i uppsatsen.

2.7 Källkritik

För att forskare ska kunna bedöma fakta och upplevelser på ett trovärdigt sätt, är det viktigt att tillämpa ett kritiskt förhållningssätt (Patel & Davidson, 2011). Som forskare är det relevant att undersöka när, var, varför och av vem ett dokument har uppkommit (Patel &

Davidson, 2011). Vid insamling och utformandet av teorigrunden har främst kurslitteratur och vetenskapliga artiklar studerats. Då majoriteten av vetenskapliga artiklar och till viss del kurslitteraturen varit författad på engelska bör läsaren ha i åtanke att vissa tolknings- och översättningsfel kan ha uppstått. Intentionen har varit att främst använda aktuell litteratur, men i de fall äldre litteratur har använts har författarna haft det i beaktning för att utesluta inaktuell teori. I den utsträckning det har varit möjligt har originalkällan använts för att stärka tillförlitligheten.

3 Teoretisk referensram

Teorikapitlet presenterar uppsatsens teoretiska referensram utifrån vald frågeställning.

Inledningsvis kommer en kort beskrivning av modern verksamhetsstyrning för att därefter beskriva prestationsmätning, mål, strategi och lämpliga prestationsmått. Vidare beskrivs hur mål och mått kan utformas genom olika principer. Nästa del i teorin behandlar inköp, olika sätt att styra inköp och prestationsmått för inköp. Därefter beskrivs den kommunala verksamheten, hur den styrs samt Lagen om offentlig upphandling. Slutligen utmynnar teorin i en analysmodell som är grunden för den empiriska undersökningen.

3.1 Modern verksamhetsstyrning

Kärnan i modern verksamhetsstyrning lägger inte bara vikt på vad och varför en organisations resurser används, utan även hur de har använts och ska användas. Grunden i styrning av en organisation handlar om att uppnå effektivitet och produktivitet. Effektivitet handlar om att göra rätt saker, vilket ofta är relaterat till att en organisation gör det som uppskattas av dess användare. Utifrån vad en organisation har bestämt sig för att göra, måste saker göras rätt, vilket benämns som produktivitet (Lindvall, 2011).

Då det finns faktorer som påverkar organisationen ur ett icke-finansiellt perspektiv, blir det problem med den traditionella ekonomistyrningen som inte kan ta hänsyn till faktorer som inte är finansiella. Därför går den traditionella ekonomistyrningen mot ett nytt sätt att mäta, samordna och styra en organisation, modern verksamhetsstyrning (Lindvall, 2011). Enligt Axelsson et al. (2002) har den moderna verksamhetsstyrningen ett mer processorienterat tänk, vilket innebär att organisationer har ett starkt fokus på aktiviteter eller processer och därmed blir synen på en verksamhet mer horisontell (Axelsson et al., 2002). En processorienterad verksamhetsstyrning fäster stor vikt vid mätningar i en organisations verksamhet och har ambitionen att bättre mäta och formulera mål för organisationen i syfte att skapa värde. En fungerande styrmodell antas vara en modell som understöder en organisations strategi och utformas med anpassning till organisationsstrukturen. Varje styrmodell definieras och anpassas till den aktuella organisationens behov då varje organisation är unik (Lindvall, 2011; Samuelsson & Olve, 2008). I en styrmodell behöver en organisation tydliggöra på vilken nivå i organisationen styrmodellen ska utvecklas och användas. Styrmodellen kan gälla hela organisationen, en funktion eller den enskilda

medarbetaren. Vilken ambition organisationen har med sin styrning påverkar även utvecklingen av en organisations styrmodell.

Den moderna verksamhetsstyrningen vill hjälpa en organisation att särskilja väsentlig information från mindre väsentlig och att balansera kortsiktiga och långsiktiga behov då fokus är på både historiska och framtida händelser (Axelsson et al., 2002; Lindvall, 2011).

Den moderna verksamhetsstyrningen beaktar både finansiell och icke-finansiell information (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011). Hur informationen samlas in, hur den används och hur den analyseras, skiljer sig från den traditionella ekonomistyrningen. I den moderna verksamhetsstyrningen hämtas information främst genom medarbetaren.

Informationen används i syfte att vara proaktiv och den analyseras ur ett målorienterat perspektiv (Lindvall, 2011). Enligt Axelsson et al. (2002) har vissa tekniker i modern verksamhetsstyrning starkt fokus på att förbättra information, medan andra tekniker mer fokuserar på kontroll (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011).

3.2 Prestationsmätning

Prestationsmätning syftar till att påverka de anställda att arbeta i samma riktning, med utgångspunkt från en organisations mål och strategi (Chenhall & Langfield-Smith, 2007;

Michelin & Mari, 2013). Genom prestationsmätning kan en organisation motivera och kontrollera de anställda med intentionen att uppnå bättre prestationer (Lohman et al., 2004;

Merchant, 1998). I figur 3:1 visas en sammanställning av de aktiviteter som är mest förekommande i prestationsmätning (Anthony och Govindarajan, 2007; Borst et al., 2014;

Cousins et al., 2008; Forslund, 2011; Hvidman & Andersen, 2013; Melnyk et al., 2014;

Roth 2009). För att kunna mäta prestationer genom mått, måste en organisation utgå från sina övergripande mål (Roth, 2009). Strategin är en viktig del för att beskriva i vilken riktning en organisation ska gå för att uppnå sina övergripande mål (Borst et al., 2014;

Hvidman & Andersen, 2013). Melnyk et al. (2014) menar att utifrån strategin ska ett antal mått väljas. Utifrån valda mått ska en organisation förverkliga sina mål och strategier (Borst et al., 2014). Genom att styra med hjälp av mått kommuniceras strategin till resten av en organisation genom att informera om vad som mäts, ska mätas och behöver mätas.

Mätning ger svar på var och vart organisationen är på väg (Ljungberg & Larsson, 2012). Slutligen måste mätningen följas upp och analyseras mot planerat utfall (Hvidman

& Andersen, 2013). Betoningen i en styrmodell ligger på prestationsmått, som utvecklats utifrån mål och strategi (Lindvall, 2011).

Figur 3:1 Aktiviteter i prestationsmätning baserat på (Anthony och Govindarajan, 2007; Borst et al., 2014;

Cousins et al., 2008; Forslund, 2011; Hvidman & Andersen, 2013; Melnyk et al., 2014; Roth 2009).

En viktig komponent i användningen av prestationsmätning är att generera information.

Information är väsentlig för att ledningen ska kunna anpassa mått utifrån en organisations strategi och för att ta beslut om hur styrningen ska utformas. Hur framgångsrikt prestationsmätning fungerar i en organisation, påverkas av ledningens incitament och kapacitet att använda den information som genereras, samt hur tydliga målen är.

Prestationsmätning blir resultatlöst om ledningen inte kan använda den information som genereras (Hvidman & Andersen, 2013). Bourne et al. (2002) menar att det som skiljer framgångsrika organisationer från mindre framgångsrika organisationer, vad gäller prestationsmätning, är att ledningen måste ha ett tydligt syfte med framtagna mål och mått, att arbetssättet är strukturerat och att organisationen har en bra kultur. Ledningen bör även visa på ett engagerat ledarskap för att individerna ska känna sig motiverade.

En annan aspekt som Forslund (2011) nämner är viktig vid prestationsmätning och styrning är att integrera mätning mellan två olika parter för att eliminera skillnaderna mellan deras mätsystem. För att lyckas med denna integration bör de båda parterna sätta mål och mått gemensamt då Forslund (2011) menar att integration är en kritisk framgångsfaktor för att uppnå bättre prestationer. En högre nivå av integration mellan de olika parterna resulterar i en högre prestationspotential (Forslund & Jonsson, 2007).

Anlaysera Mäta Mått Strategi

Mål

3.2.1 Mål

Enligt Bakka et al. (2006) har stora organisationer svårt att formulera och enas om gemensamma mål. Anthony och Govindarajan (2007) menar att uppsatta mål kan ses som ledningens mål, vilka sedan ska kommuniceras i organisationen. Ledningen i en organisation sätter de övergripande målen, vilka sedan ska omvandlas för att passa respektive verksamhet i syfte att skapa tydlighet och motivera de anställda (Lohman et al., 2004; Merchant, 1998). Almqvist (2006) menar att ledningens mål inte bör vara för detaljerade utan av mer övergripande och strategisk karaktär. Därför menar Merchant (1998) att det är viktigt att organisationen utformar specifika mål för varje dimension som avses att mäta, i syfte att skapa en bild för de anställda om vad som är viktigt i organisationen. Enligt Pihlgren och Svensson (1994) kan en ledning formulera mål av både kvantitativ och kvalitativ karaktär. Därför är det inte bara finansiella mål som styr en organisation då kvalitativa mål har fått en ökad plats i organisationer (Pihlgren &

Svensson, 1994). En organisation kan använda mål för att påverka de anställdas beteende på två sätt; motivera de anställda till bättre prestationer och säkerställa att individ och ledning arbetar i enlighet med organisationens strategi och övergripande prioriteringar (Merchant, 1998; Poister & Streib, 1995). En viktig del i måluppfyllnad handlar om att jämföra faktiska prestationer med förutbestämda mål, vilket indikerar på bra och mindre bra prestationer (Merchant, 1998). Genom att olika dimensioner och mål tydliggörs och synliggörs, kan områden med problem identifieras vilket gör att organisationen vet vilka områden som behöver förbättras (Ljungberg & Larsson, 2012).

3.2.2 Strategi

En strategi beskriver i vilken riktning en organisation planerar att gå för att uppnå sina mål.

Det är ledningen som beslutar om organisationens övergripande strategi och arbetar, tillsammans med de anställda i organisationen, för att målen ska uppnås (Melnyk et al., 2014). Strategi är en nyckelfaktor för styrning av organisationer enligt Chenhall och Langfield-Smith (2007). En strategi påverkar omfattningen av en organisations aktiviteter och bör tydligt beskriva vilka aktiviteter organisationen ska utföra eller inte. Strategi handlar om att styra aktiviteter med strategiska resurser och förmågor och beskriver det ansvar en organisation har gentemot sin omgivning (Cousins et al., 2008). En organisation utvecklar sin strategi utifrån sin kärnkompetens och de möjligheter organisationen har (Anthony & Govindarajan, 2007).

Strategin i en organisation måste återspeglas i organisationens olika processer. Därför kan strategin delas upp på två nivåer, dels i en strategi för hela organisationen och dels strategier för olika enheter inom organisationen för att sedan brytas ned till kritiska framgångsfaktorer (Anthony & Govindarajan, 2007; Ljungberg & Larsson, 2012). Inköp kan exempelvis ses som en strategisk funktion och för att inköp ska bidra till en organisations framgång, är det viktigt att strategin för inköp härleds från organisationens övergripande strategi. Inköp är av en stödjande karaktär och innebär att inköp ska stötta de övergripande strategiska mål som finns i en organisation. Detta uppnås genom att koordinera inköpsfunktionens strategi och aktiviteter med organisationens övergripande strategi (Cousins et al., 2008).

3.2.3 Prestationsmått

Prestationsmått är mått, som används för att kvantifiera prestationer av en handling, i syfte att styra och utvärdera prestationer för både kollektivet och individer i en organisation (Melnyk et al., 2014). Tidigare har prestationsmått varit ”för” fokuserade på finansiell mätning, vilket har visat sig vara mindre framgångsrikt då mycket fokus snarare legat på att minska kostnader än att förbättra prestationer (Chenhall & Langfield-Smith, 2007;

Lohman et al. 2004). Merchant (1998) menar att det finns en svaghet i sambandet mellan finansiell mätning och operationella prestationer. Ledningen definierar ofta de primära målen i finansiella termer, vilka sedan kommuniceras nedåt i en organisation. För att dessa mål ska vara användbara i hela organisationen behöver de översättas till icke-finansiella mått till respektive enhet (Merchant, 1998). Måtten som tas fram ska täcka flera dimensioner och skapa en mix av strategiska mått, utfall och drivande faktorer, finansiella och icke-finansiella, samt interna och externa mått (Borst et al., 2014; Michelin & Mari, 2013). Ett annat syfte med prestationsmätning är att skifta fokus från input, regler och rutiner till output, utfall och prestationer (Hvidman & Andersen, 2013). Utöver prestationsmåttens olika karaktärer menar Kaplan och Norton (1996) att det ska finns orsak-verkan-samband mellan de olika prestationsmåtten. Vidare menar Kaplan och Norton (1996) att en organisations nytta av prestationsmåtten ökar när kedjan mellan måtten hänger samman och visar hur de påverkar uppfyllandet av en organisations mål och strategier. Anthony och Govindarajan (2007) menar att en organisation kan få bättre förståelse för hur ett område inom organisation kan bidra till finansiell lönsamhet om det finns ett tydligt samband mellan prestationsmåtten. I de fall en organisation inte kan se

samband mellan sina prestationsmått menar Anthony och Govindarajan (2007) att de anställda har svårt att se länken mellan prestationsmått och strategi.

Prestationsmått kan skapa klarhet om vad en organisation och dess anställda kan förvänta sig av varandra (Borst et al., 2014; Michelin & Mari, 2013). Vid rätt utformade mått ges underlag för uppföljning och i sin tur, till bättre beslutsfattande då avvikelser mellan förväntat och faktiskt resultat kan identifieras (Chenhall & Langfield-Smith, 2007).

Välstrukturerade och välbalanserade mått ska stödja och uppmuntra prestationer i de områden som organisationen har identifierat som viktiga för framgång. Dock kan mindre välstrukturerade och välbalanserade mått uppmana till fel mål och på så vis belöna fel prestationer och aktiviteter (Cousins et al., 2008). En annan anledning till varför prestationsmått inte fungerar är att måtten är utformade på fel sätt. Dels kan måtten vara dåligt formulerade, med komplexa ord och därmed svåra att förstå och dels kan det finnas en konflikt mellan övergripande mål och respektive aktivitets mått (Cousins et al. 2008;

Jakobsson Lund, 2014; Jääskeläinen & Laihonen, 2014). Även ett för stort antal mått gör att prestationsmått inte fungerar optimalt då det blir svårt att prioritera de viktigaste måtten (Bourne et al. 2002). Neely och Bourne (2000) och Melnyk et al. (2014) menar att prestationsmått ska vara begränsade i antal. Petri och Olve (2014) föreslår 15–20 mått som ett lämpligt antal, då de ska täcka en organisations olika perspektiv. Vidare menar Micheli och Mari (2013) att en anledning till att prestationsmått inte fungerar som önskat, är att organisationer inte reflekterar kring måtten och därmed antar att de är oproblematiska.

3.2.4 Att utforma mål och mått

För att framkalla ”rätt” beteende hos de anställda menar Merchant (1998) att måtten bör vara precisa och detaljerade, objektiva, tidsbestämda och förståeliga, vilket Micheli &

Mari (2013) menar att organisationer tar för givet. Precisa och detaljerade mått är viktigt för att förmedla den information som organisationen vill generera med sin mätning. Om måtten inte är precisa och detaljerade riskerar ledningen att bli missförstådda under arbetets gång och de anställda har svårt att förstå skillnaden mellan olika mått om de är på en ”för” övergripande nivå. Objektiva mått innebär att måtten ska vara fria från fördomar.

För att lyckas med objektiva mått bör de antingen mätas av anställda som inte har en beroendeställning i organisationen, eller verifieras av en revisor. Tidsbestämda mått ses som ett kvalitetsmått, dels för att de anställda motiveras när de har tidsspecifika mål att uppnå och dels för att kortsiktiga mål pressar de anställda att prestera sitt bästa. Kortsiktiga

mål gör att de anställda måste vara noggranna och kreativa. För det andra bidrar tidsbestämda mål till att de anställda tvingas vidta korrigerande åtgärder på en gång för att lyckas uppnå sina mål. Det finns ytterligare två aspekter till varför måtten måste vara förståeliga. Eftersom de anställda kontrolleras genom att uppnå vissa mål måste de förstå varför de ska uppnå just det målet och således förstå varför de kontrolleras. De anställda måste också förstå hur deras prestation kan påverka resultatet som helhet. I de flesta situationer är inte förståelse en begränsande faktor utan när de anställda förstår vad måtten representerar, kommer de arbeta för att påverka resultatet (Merchant, 1998).

Enarsson (2002) menar att mål och mått ska vara konkreta, pålitliga och lätta att förstå.

Jakobsson Lund (2014) och Mattsson (2011) beskriver SMART- och SMARTER- principerna som två liknande principer för att utforma konkreta mått som inte bara beskriver ett mål, utan även beaktar andra aspekter. SMART-principen illustreras i figur 3:2 enligt Jakobsson Lund (2014) och SMARTER-principen ses i figur 3:3, enligt Mattsson (2011).

Figur 3:2. SMART-principen (Jakobsson Lund, 2014) Figur 3:3. SMARTER-principen (Mattsson, 2011)

SMART-principen har kritiserats av Jakobsson Lund (2014) för att vara given. Att mål och mått ska vara realistiska och tidsbestämda anses självklart för att målen ska vara uppnåbara. Organisationer utvecklas inte om de endast sätter mål och mått som de vet att de kommer klara av (Jakobsson Lund, 2014). Därför menar Jakobsson Lund (2014) att organisationer istället ska utforma modiga och utmanande mål. Vidare menar Jakobsson

•Specifika

S

•Mätbara

M

•Accepterade

A

•Realistiska

R

•Tidsbestämda

T

•Specifika

S

•Mätbara

M

•Accepterade

A

•Relevanta

R

•Tidsbestämd

T

•Emotionellt entusiasmera

E

•Realistiska

R