Dnr 2016/0375 KS-10 Diariekod: 109
Kommunstyrelsen
Internkontroll, redovisning 2015 och plan 2016/2017 för nämnderna och kommunstyrelsen
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar följande:
1. Informationen i bilaga 1 och 2 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2016-06-22 avseende nämndernas internkontroll läggs till handlingarna.
2. Nämnderna ska i sin internkontroll 2017 utifrån risken ”Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flykting- verksamhet” genomföra kontrollen ”Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende flyktingverksamhet som kommunen har rätt till”.
3. Nämnderna ska i sin internkontroll 2017 utifrån risken ”Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter”
genomföra kontrollen ”Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter”.
4. Nämnderna ska i sin internkontroll 2017 utifrån risken
”Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen” genomföra
”Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd.”
Sammanfattning
Samtliga nämnder har rapporterat uppföljning avseende plan för intern- kontroll 2015 samt fattat beslut om en ny plan för internkontroll. Helhets- bedömningen är att arbetet fortlöper på ett godtagbart sätt och att nämnderna tar steg framåt när det gäller internkontrollprocessen.
I ärendet föreslås tillägg till nämndernas internkontroll 2017 i syfte att ge vissa riskområden ytterligare uppmärksamhet. Det gäller eftersökning av statsbidrag för flyktingverksamhet (liknande har socialnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i sina internkontrollplaner), utsatthet för risk för korruption och oegentligheter i verksamheten samt anmälan av delegationsbeslut avseende anställningar till nämnd.
Bakgrund
Av kommunallagen följer att nämnderna har ansvar för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde. Fullmäktige har senast 2016-06-20 beslutat om riktlinjer för intern kontroll i samband med revideringen av ekonomi- och verksamhetsstyrningsreglerna. Nämnderna ska varje år anta en plan för intern kontroll och rapportera resultatet av uppföljningen till kommunstyrelsen (sista datum för 2016 års rapportering var 2016-05-31).
Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas rapporteringar utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i det fall förbättringar behövs föreslå kontroller och/eller åtgärder.
Kommunledningskontorets beredning
Nämndernas rapportering
Samtliga nämnder har under maj 2016 rapporterat uppföljning avseende internkontroll 2015 samt fattat beslut om ny plan för internkontroll med relevanta risker med tillhörande kontroller/åtgärder. För Rösjöstyrelsen finns ingen uppföljning avseende internkontroll 2015, styrelsen upphörde 2015-12-31. Rösjöskolan ingår från och med 2016 i BUN:s ansvarsområde.
Nedan ges en kort sammanfattande bedömning av respektive nämnds rapportering följt av en summering av hanteringen av de s.k. kommun- övergripande riskerna 2015.
Kommunstyrelsen (KS)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kommunövergripande
risker/kontroller. Av de genomförda kontrollerna noterades endast mindre avvikelser. KS har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller fyra relevanta risker/kontroller.
Barn- och ungdomsnämnden (BUN)
Kontrollerna bedöms ha skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av kommunstyrelsen. Av totalt nio kontrollmoment återfinns mindre avvikelser avseende tre. En avvikelse bedöms som större; risken att kränkningar inte rapporteras till huvudmannen enligt rutin. Som åtgärd har en ny rapporte- ringsmodell utarbetats av BUK och lanserats under våren 2016. Mot- svarande risk har förts in i nämndens nya plan för internkontroll baserad på riskanalys och som innehåller totalt fyra relevanta risker/kontroller.
Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden (UAN)
Kontrollerna har i stort skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av kommunstyrelsen. En större avvikelse noterades; en inställd kontroll/
åtgärd i form av informationsinsats kring mutor och bestickning som istället sker under 2016. UAN har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller fem relevanta risker/kontroller.
Vård- och omsorgsnämnden (VON)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av kommunstyrelsen. Av de genomförda kontrollerna noterades endast en mindre avvikelse. VON har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller tre relevanta risker/kontroller med anknytning till rättssäkerhet.
Socialnämnden (SN)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av kommunstyrelsen. En större avvikelse konstateras i kontrollen av s.k.
Ludvika-moms på fakturor gällande boende (HVB-placeringar och olika stödboenden). Bristen har åtgärdats genom information till den
administrativa personalen om regelverket och om hur fakturorna ska hanteras. SN har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller sju relevanta risker/kontroller. SN har i den nya planen prioriterat att fortsatt bevaka och kontrollera Ludvika-momsen.
Kultur- och fritidsnämnden (KFN)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av kommunstyrelsen. Av de genomförda kontrollerna noterades i
uppföljningen endast någon mindre avvikelse. KFN har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller tre relevanta risker/kontroller.
Miljö- och byggnadsnämnden (MBN)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av
kommunstyrelsen. Endast någon enstaka avvikelse konstateras i nämndens uppföljning. MBN har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller sex relevanta risker/kontroller.
Trafik- och fastighetsnämnden (TFN)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av
kommunstyrelsen. Två större avvikelser noterades i uppföljningen. Brister framkom i fakturahanteringen för representation/kurser/konferenser vad gäller bifogande av program, syfte och deltagarförteckning. De aktuella fakturorna har åtgärdats och arbetsfördelningen har förändrats så att dessa brister inte ska uppstå igen. Den andra avvikelsen rörde myndighets- utövningen för lokala trafikföreskrifter; skyltning har inte fullt ut uppdaterats i enlighet med föreskrifterna vilket åtgärdas 2016.
TFN har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller fem relevanta risker/kontroller. Positivt är att TFN trots redan vidtagna åtgärder valt att prioritera bevakning av fakturahanteringen genom att föra in risken i den nya internkontrollplanen.
Överförmyndarnämnden (ÖFN)
Kontrollerna har skett enligt plan inklusive kontroller beslutade av
kommunstyrelsen. Endast mindre avvikelser konstateras. ÖFN har beslutat om en ny plan för internkontroll baserad på riskanalys som innehåller fyra relevanta risker/kontroller.
Kommunövergripande risker/kontroller 2015
Utöver nämndernas risker och kontroller 2015 baserad på egen riskanalys beslutade KS under våren 2015, i samband med internkontrollrapporte- ringen från nämnderna, om vissa kontrollmoment av kommunövergripande karaktär. Nedan sammanfattas nämndernas uppföljning av dessa.
• Att delegationsbeslut hanteras i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen: Mindre avvikelser noteras för fem nämnder. Brister har åtgärdats med bland annat revidering av delegationsordning, framtagande av nya rutiner, information och utbildning. BUN och UAN tar upp risken/kontrollen även i sina nya internkontrollplaner.
I och med att vissa avvikelser ändå funnits för flera nämnder föreslås att en avgränsad kontroll på området förs in i samtliga
internkontrollplaner 2017, se ”Bedömning – helhet” nedan.
• Kontrollera vid representation/kurs/konferensfakturor, att det finns deltagarförteckning, syfte och program till fakturorna: En nämnd, TFN, konstaterade en större avvikelse under en period avseende denna typ av fakturahantering, se TFN, ovan. Flera nämnder hade mindre avvikelser. Av uppföljningen framgår behov av vissa förtydliganden i de centrala rutinerna för fakturahantering avseende representation/kurser/konferenser, vilket har lyfts till ekonomiavdelningen, KLK. Det påpekas att det i vissa fall finns en osäkerhet vilka konton som ska användas, t.ex. om en lokal hyrs in för en utbildning eller en konsult/föreläsare anlitats i utbildnings- syfte, och ett par nämnder lyfter behov av kompletterande information/utbildning från KLK.
Därutöver hade KFN och SN att kontrollera följande:
• Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant och att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut: Endast en mindre avvikelse noteras av KFN.
BUN hade följande kontrollmoment, enligt beslut av KS.
• Kontroll att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut:
Sammanfattande analys
Bedömning – nämndernas uppföljning 2015
Av uppföljningen framgår som nämnt ovan behov av vissa förtydliganden i de centrala rutinerna för fakturahantering avseende representation/kurser/
konferenser. Inom KLK pågår ett projekt inom Redovisnings- och
finansenheten med att se över kontoplanen, bland annat i syfte att förbättra tydligheten i rutinerna.
KLK noterar att det i ett par fall kommenteras att det sker uppföljning/
kontroll på central nivå inom det ekonomiadministrativa området och avseende inköp/upphandling. KLK vill i detta sammanhang betona att de s.k. efterkontroller som genomförs av KLK:s ekonomiavdelning, t.ex.
avseende fakturor för representation m.m., och ekonomiavdelningens uppföljning av inköpsrutiner och avtalstrohet är att se som komplement till nämndens egen riskhantering. Dessa kontroller gör KLK inom ramen för sitt uppsiktsansvar, vilket kan sammanfalla i tid med nämndernas eget intern- kontrollarbete på området.
Bedömning – nämndernas nya planer för internkontroll
Det är positivt att nämnderna i sina nya internkontrollplaner inte valt att enbart prioritera risker med högst riskvärde (”röda risker”) utan gjort urvalet även utifrån andra bedömningsgrunder. Det kan t.ex. härröra från kontroller 2015 som visade på brister som åtgärdats men som nämnden fortfarande ser som ett riskområde och vill bevaka ytterligare ett år.
En högre grad av enhetlighet behövs i hur riskerna formuleras, i flera fall är det egentligen själva kontrollen som redovisas som risk. Det finns en medvetenhet om detta och att det finns utrymme för förbättringspotential, aspekten har diskuterats bland annat i nätverket för internkontroll. KLK bedömer att det kan läggas ett större fokus på det förebyggande perspektivet i riskhanteringen och att analys och dokumentation av själva orsakerna till risken kan utvecklas.
Vidare finns behov av fortsatt arbete för att bredda riskanalyserna så att de omfattar de väsentligaste processerna/viktigaste ansvarsområdena i
verksamheten. Detta kan t.ex. ske genom att nämnderna förbereder
riskanalyserna ytterligare genom att först se till att de väsentliga processerna är mer komplett listade och dokumenterade i de s.k. bruttolistorna (dvs.
själva utgångspunkterna för riskanalysen definieras tydligare). Det gäller såväl verksamhetsspecifika processer som mer generella, t.ex. faktura- hantering och inköp/upphandling.
I riskanalyserna kan förtydligas vilka risker som kan medföra förtroende- mässiga konsekvenser (se revisorernas granskning av kommunens beredskap gällande etik, korruption och oegentligheter, KS 2016-09-05), exempelvis genom en kategorisering av riskerna.
KLK kommer att i dialog med förvaltningarna se över t.ex. tillämpnings- anvisningar och mallar i ovanstående avseenden.
Bedömning – helhet
Helhetsbedömningen är att arbetet fortlöper på ett godtagbart sätt och att nämnderna tar steg framåt när det gäller arbetet med riskanalyser, även om
”riskmognaden” varierar. Framför allt bedöms enhetligheten och
systematiken i rapporteringen ha utvecklats i positiv riktning genom den modell med bland annat gemensamma mallar som används från och med 2015. Genom användandet av ett it-stöd för rapportering ges också underlag för dialog och erfarenhetsutbyte genom transparens i riskhanteringen.
Internkontrollprocessen är i nuläget inte i fas med ordinarie planering och uppföljning och behöver överlag integreras bättre med ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Olika steg tas för att justera detta. Dels har reglerna för internkontroll infogats i kommunens regler för ekonomi- och
verksamhetsstyrning (se KF 2016-06-20), då det också gjordes ett förtyd- ligande i reglerna att internkontrollplanen ska vara baserad på riskanalys.
Dels ser KLK över tidplanen för rapportering som stegvis kommer att justeras från och med verksamhetsplaneringen 2017 till och med uppföljningen av verksamhetsåret 2017.
KLK har möjlighet att föreslå kommunstyrelsen s.k. kommunövergripande risker och kontroller/åtgärder i det fall ett förbättringsbehov identifieras.
Det noteras att UAN och SN i sina planer tar upp risker/kontroller som rör eftersökning av statsbidrag som kommunen har rätt till. Regelverket och ansökningsförfarandet avseende ersättningar för flyktingmottagande är komplext och det är viktigt att alla nämnder som berörs av flykting- mottagandet säkerställer rutiner för att inga intäkter i form av ersättningar som nämnden har rätt till ska missas.
Revisorerna rekommenderar också i sin granskning från december 2015 av hanteringen av statliga ersättningar för flyktingmottagandet, att statsbidrag avseende flyktingverksamheten bör beaktas i underlagen till internkontroll- planerna.
KLK föreslår att kommunstyrelsen beslutar om ett tillägg till nämndernas internkontroll 2017 i syfte att rikta ytterligare uppmärksamhet på
riskområdet:
• Nämnderna ska i sin internkontroll 2017 utifrån risken ”Kommunen går miste om intäkter i form av ersättningar avseende flykting- verksamhet” genomföra kontrollen ”Säkerställa eftersökning av statsbidrag och andra ersättningar avseende flyktingverksamhet som kommunen har rätt till”.
Nämndernas rapportering berör på olika sätt risker kring korruption och oegentligheter, t.ex. jäv och rubbad opartiskhet och riskområden såsom
inom dessa områden liksom risker för oegentligheter, t.ex. försök till muta av tjänsteman eller annan påtryckning, är av strategisk betydelse för
allmänhetens förtroende för den kommunala verksamheten. KLK bedömer att det finns behov av att uppmärksamma området med en ny vinkling; I vilka typer av verksamheter är dessa riskområden extra aktuella? I vilken typ av tjänsteutövning finns det en större sannolikhet att bli utsatt för försök till otillbörlig påverkan?
Detta är också i linje med en av rekommendationerna i ovan nämnda granskning kring beredskap gällande oegentligheter etc.; att säkerställa att nämnderna i större utsträckning belyser frågor kring etik, korruption och oegentligheter i sina internkontrollplaner.
KLK föreslår därför att kommunstyrelsen beslutar om ett tillägg till
nämndernas internkontroll 2017 i syfte att rikta ytterligare uppmärksamhet på riskområdet och bidra till en samlad bild av vilka delar i verksamheten som kan vara extra utsatt. Det ger också ett underlag i KLK:s och
förvaltningarnas planering av information, utbildning och andra förebyggande insatser.
• Nämnderna ska i sin internkontroll 2017 utifrån risken ”Del av organisationen eller viss tjänsteutövning utsätts för oegentligheter”
genomföra kontrollen ”Identifiera del av organisationen eller typ av tjänsteutövning som kan vara särskilt utsatt för risk för korruption och oegentligheter”.
Flera nämnder hade mindre avvikelser 2015 när det gäller hantering av delegationsbeslut. Brister har åtgärdats genom bland annat nya rutiner, information och utbildning, se ”Kommunövergripande risker/kontroller 2015” ovan. BUN och UAN tar upp risken/kontrollen även i sina nya internkontrollplaner.
Det är väsentligt att delegationsbeslut hanteras enligt gällande rutiner då i vissa fall tiden för ett överklagande av delegationsbeslut är avhängig av att beslutet anmälts till nämnd, t.ex. anställningsbeslut. Uppföljande kontroller kring denna typ av delegationsbeslut föreslås 2017:
• Nämnderna ska i sin internkontroll 2017 utifrån risken
”Delegationsbeslut hanteras inte i enlighet med nämndernas delegationsordning samt reglerna i kommunallagen” genomföra
”Kontroll att delegationsbeslut avseende anställningar anmäls korrekt till nämnd.”
I övrigt föreslås kommunstyrelsen lägga nämndernas internkontroll- rapporteringar till handlingarna.
Katarina Kämpe Anders Nilfjord
Kommundirektör Ekonomichef
Bilagor
1. Nämndernas redovisning av intern kontroll 2015 2. Nämndernas plan för internkontroll 2016/2017
