Justerandes sign Utdragsbestyrkande (6)Läsplattor Ordföranden informerar att samtliga styrelseledamöter ska ha läsplatta

(1)

C MBP S

Tommy Västerteg Henry Sandahl

Göran Andersson S Ann-Christine Asp

Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare M Rolf Skarin

MBP Lennart Svensson FP Börje Frisk

S Tony Ragnarsson Tjänstemän

Magnus Hjelmgren, Vd Tomas Persson, ekonom

Utses att justera Göran Andersson Justeringens plats och tid Kommunhuset, Kinna

Underskrifter Sekreterare Paragrafer 59 - 74

Tomas Persson Ordförande

Ann Iberius-Orrvik Justerande

Göran Andersson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Marks Fastighets AB

Sammanträdesdatum 2015-06-08 Datum för anslags

uppsättande Datum för anslags

nedtagande Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret Underskrift

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

(2)

Fastställande av dagordning § 59 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut § 60

Skrivelser/meddelanden § 61

Läsplattor § 62

Genomgång av hemsidan § 63

Internkontroll § 64

Majrapport § 65

Budgetunderlag 2016-2019 § 66

Fastigheten Rydal 2:11 § 67

Fastigheten Assberg 5:23 § 68

Fastigheten Lockö 1:37 § 69

Fastigheten Hajom 12:4 § 70

Fastigheten Kråkebacka 4:1 § 71

Fastigheten Assberg 1:82 § 72

Övriga frågor § 73

Nästa sammanträde § 74

(3)

Fastställande av dagordning

Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs.

________

(4)

Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut

Sammanträdesprotokollet från styrelsemötet den 6 maj 2015 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se.

Beslut

Protokollet läggs till handlingarna.

______

(5)

Skrivelser/meddelande a) Hyresfordringar

För en hyresgäst har Kronofogden meddelat utslag där hyresgästen är förpliktigad att inbetala 25 502 kr inkl ränta och kostnader. Någon inbetalning har ännu inte gjorts.

Eftersom ärendet har stannat av ges ekonom i uppdrag att kontakta Kronofogden för att undersöka hur ärendet kan drivas vidare.

I övrigt finns inga hyresfordringar.

_______

(6)

Läsplattor

Ordföranden informerar att samtliga styrelseledamöter ska ha läsplatta. Det är 4-5 styrelseledamöter som saknar.

Beslut

Vd får i uppdrag att beställa läsplattor hos IT-enheten till de i styrelsen som saknar.

_______

(7)

Genomgång av hemsidan

Vd redovisar bolagets hemsida med tonvikt på de olika fastigheterna. De lediga lokalerna annonseras i Markbladet.

Ordföranden uppmanar övriga ledamöter att höra av sig till Vd eller ordföranden om åsikter kring hemsidan och eventuella förbättringar.

_______

(8)

Internkontroll

Ordföranden lyfter frågan om internkontroll i bolaget.

Under 2014 informerades om arbetet i Marks kommun och i kommunens bolag gällande internkontroll. Lekmannarevisor skriver i sin granskningsrapport att den interna

kontrollen behöver utvecklas.

Vd har varit i kontakt med kvalitetsutvecklare Sara Davidsson på kommunledningskontoret och kommer att ge mer information vid nästa möte. Marks Fastighets AB har i sin administration samma rutiner som Marks kommun. Därutöver ska ett arbete inledas utifrån en mall för internkontroll, med syfte att göra en risk- och sårbarhetsanalys.

Mallen delas ut till styrelsen och ska diskuteras vid nästa styrelsemöte.

Beslut

Vid nästa styrelsemöte diskuteras mallen för internkontroll, med syfte att göra en risk- och sårbarhetsanalys.

________

(9)

Majrapport

Vd och ekonom redovisar månadsrapport per 2015-05-31.

Resultatet för perioden är 583 tkr. Projektredovisningen i Rydal respektive Hyssna är ännu inte redovisad som investering/underhåll pga att arbetet med att implementera redovisningsregelverket K3 ännu inte är klart.

Ordföranden ställer fråga om underhållsplanen och ger Vd i uppdrag att redovisa en uppdaterad underhållsplan vid nästa styrelsemöte.

Beslut

Månadsrapport per 2015-05-31 läggs till handlingarna. Vd får i uppdrag att uppdatera underhållsplanen till nästa styrelsemöte.

_______

(10)

Budgetunderlag 2016-2019

Budgetunderlag för perioden 2016-2019 har skickats med kallelsen.

Reviderat budgetunderlag som inkluderar bokslutsdispositioner delas ut under mötet.

I rapporten som görs i Stratsys informerar Vd att texten under ”Påverkan på

verksamheten” på sid 4 ska ändras till ”… att Rydalsfastigheten fortsättningsvis kommer att gå med ett underskott på ca 200 tkr om året”. Formuleringen i följande mening

”kommer troligtvis också” ändras till ”kan”.

Beslut

Budgetunderlag 2016-2019 godkänns med följande ändringar:

I rapporten som görs i Stratsys ändras texten under ”Påverkan på verksamheten” på sid 4 till ”… att Rydalsfastigheten fortsättningsvis kommer att gå med ett underskott på ca 200 tkr om året”. Formuleringen i följande mening ”kommer troligtvis också” ändras till

”kan”.

_______

(11)

Fastigheten Rydal 2:11

Vd rapporterar att en offert för marknadsvärdering av Rydalsfastigheten har lämnats från NAI Svefa, som är en ledande fastighetskonsult. Uppgivet pris är 19 tkr plus moms och resekostnader. Vd föreslår att marknadsvärderingen genomförs.

SP har gjort utredning i Rydalsfastigheten och avlämnat rapport. Vd redovisar resultatet av rapporten. Fastigheten är i huvudsak i bra skick. Det finns mindre åtgärder som kan behöva genomföras.

Tommy Västerteg ställer fråga om förekomst av radon har kontrollerats. Vd kan inte se i rapporten att det har blivit genomfört och tänker kontakta SP i ärendet.

Ordföranden föreslår att den nya styrelsen har ett möte i Rydal för att på plats studera fastigheten och även utomhusmiljön. Förslaget är onsdagen den 9 september, klockan 12.00 - 16.00. En kallelse skickas som vanligt.

Tony Ragnarsson ställer fråga om skisser över Rydalsfastigheten. Vd mejlar ut skisser till styrelsens ledamöter.

Beslut

Förslaget att genomföra en marknadsvärdering av fastigheten godkänns av styrelsen.

Vd kontaktar SP i frågan om mätning av radon i fastigheten.

Styrelsen har ett möte i Rydal den 9 september, klockan 12.00 – 16.00, i syfte att studera fastigheten samt utomhusmiljön.

Vd mejlar ut skisser över Rydalsfastigheten till styrelsens ledamöter.

________

(12)

Fastigheten Assberg 5:23 Vd har inget att rapportera.

________

(13)

Fastigheten Lockö 1:37

Vd rapporterar att en offert för marknadsvärdering av Locköfastigheten har lämnats från NAI Svefa, som är en ledande fastighetskonsult. Uppgivet pris är 14 tkr plus moms och resekostnader. Vd föreslår att marknadsvärderingen genomförs.

Ett mindre hyreskontrakt har sagts upp per 2015-07-31.

Beslut

Förslaget att genomföra en marknadsvärdering av fastigheten godkänns av styrelsen.

________

(14)

Fastigheten Hajom 12:4

Vd rapporterar att Hafa Bathroom Group AB bygger en visningslokal för att presentera sina produkter.

Den outhyrda delen av fastigheten, ca 500 m2, ska annonseras ut, om inte Malwa är intresserad av den.

_______

(15)

Fastigheten Kråkebacka 4:1 Vd har inget att rapportera.

________

(16)

Fastigheten Assberg 1:82 Vd har ingen ny information.

_______

(17)

Övriga frågor

Ann-Christine Asp lyfter frågan om information från styrelsemöten i Spinnerskan i Mark AB, där presidier från respektive dotterbolag deltar. Vice ordförande Göran Andersson föreslår att presidiet i Marks Fastighets AB lämnar information till övriga styrelsen vid efterföljande möte. Därutöver publiceras protokollen från Spinnerskan i Mark AB på mark.se.

Ordföranden lyfter fråga om utbyggnad av fibernät inom projekt Marknet och anslutning till fastigheter inom Marks Fastighets AB. Vd ser över situationen till nästa styrelsemöte.

Ordföranden informerar om avtalet gällande Vd:s arvode utöver lön. Årets förhandling är avslutad och innebär en höjning från 5 500 kr till 6 500 kr i månaden, retroaktivt från och med 2015-01-01.

_______

(18)

Nästa ordinarie sammanträde

Nästa ordinarie sammanträde är måndag den 14 september 2015. Pga utbildning i Spinnerskan-koncernen startar mötet klockan 17.00.

Dessförinnan genomförs ett möte i Rydal den 9 september, klockan 12.00 – 16.00.

Kallelse skickas separat.

________