TSN kallelse 2017-03-16

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin Nämndsekreterare 0156-522 50

emma.svedin@trosa.se

Kallelse

Datum

2017-03-10

Tid och plats: Torsdagen den 16 mars 2017

Kl. 15.00 Sammanträdesrummet, Trosa kommunhus

Gruppmöte: Majoriteten har gruppmöte kl. 14.30 i sammanträdesrummet

Oppositionen har gruppmöte kl. 14.30 i sammanträdesrummet högst upp i ”Gula huset”

Kallelse till Teknik- och servicenämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordningen

2. Bokslut 2016 för teknik- och servicenämnden TSN 2017/23 3. Redovisning av utförd internkontroll 2016 TSN 2016/9

4. Internkontrollplan 2017 TSN 2017/24

5. Avgift för upplåtelse av allmän platsmark TSN 2017/26 6. Höjning av felparkeringsavgift inom Trosa kommun TSN 2017/27 7. Lokala trafikföreskrifter i Trosa kommun TSN 2017/28 8. Yttrande över revisionsrapport – Granskning av kommunens

upphandlingsverksamhet

TSN 2017/29

9. Redovisning av delegationsbeslut TSN 2016/1

10. Anmälningsärenden TSN 2016/2

11. Övriga frågor

(Inga handlingar)

Arne Karlsson Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Teknik- och servicenämnden

Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-03

Diarienummer

TSN 2017/23

Bokslut 2016 för teknik- och servicenämnden

Förslag till beslut

Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut för de skattefinansierade verksamheterna avseende år 2016.

Teknik- och servicenämnden godkänner förslag till bokslut för de avgiftsfinansierade verksamheterna avseende år 2016.

Sammanfattning

Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett negativt resultat på ca 1 000 tkr. Underskottet inom tekniska enheten är i linje med prognostiserat resultat och primärt hänförligt till kostnader för verksamhetsfastigheter.

Sammantaget redovisar den avgiftsfinansierade verksamheten en budget i balans.

Ett stort antal investeringar och aktiviteter har genomförts under året.

Måluppfyllelsen är i huvudsak god och har framför allt förbättrats jämfört föregående år även om det fortfarande finns möjlighet till förbättring och utveckling.

Ärendet

Den skattefinansierade verksamheten redovisar ett negativt resultat ca 1 000 tkr.

Underskottet inom tekniska enheten är i linje med prognostiserat resultat.

Per verksamhetsområde återfinns såväl under- som överskott, nämnden lämnar ett

positivt resultat om 150 tkr, fastighet ett underskott på ca 1 800 tkr varav för- och

skolfastigheter står för ca 1 500 tkr av underskottet. Försäljningen av delar av

fastigheterna på Industrigatan innebär ett underskott om ca 600 tkr jämfört

budget. Sammantaget är det tydligt att gällande intern- och extern hyresmodeller

måste ses över inför budget 2018. Kostnaderna för gator, parker och lekplatser

understeg budget med ca 200 tkr och kostnader redovisade under tekniska chefen

översteg budget med ca 150 tkr. AME redovisar ett positivt resultat om ca 100 tkr,

städenheten uppvisar ett litet överskott om ca 100 tkr och måltid gör ett överskott

om ca 400 tkr.

(4)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Teknik- och servicenämnden 2017-03-03

Sammantaget redovisar den avgiftsfinansierade verksamheten en budget i balans.

VA-verksamheten var budgeterat att lämna ett överskott om ca 2 200 tkr för att återställa tidigare underskott. Målet nåddes så när som på 330 tkr vilket därmed är det samma som verksamheten resultat år 2016. Renhållningsverksamheten går med ett överskott om ca 350 tkr.

Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är att fagerängs förskola färdigställdes, byggnation av etapp två på skärgårdens förskola påbörjades, en ny offentlig toalett har färdigställts i hamnen, flytt av paviljong till Vitalisskolan, vi har upphandlat byggentreprenörer genom nya ramavtal, en hundrastgård uppfördes i Trosa, belysning utmed GC-väg

Stensundsvägen färdigställdes, GC-nätet har kompletterats, byggnation av laddstolpar för elbilar i Trosa, vi har ökat arbetet med uppföljning av arbetsplatsträningen och dialogen med deltagarna, nya öppettider för

verksamheten på Korslöt, en ny enhet har bildats - driftenheten, måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun är reviderad, projektet Östersjövänlig mat har påbörjats, egenkontrollprogram framtaget och i drift för städenheten, nämnden har fattat beslut om teknisk lösning för Tofsö, arbete med överföringsledningen, en ny VA-policy har antagits, byggnation av ny lakvattenledning på Korslöt är genomförd, etapp 1 för sluttäckning av Korslöt är genomförd och arbetet med ansökning samt beräkningar för etapp 2 har påbörjats. Ansökan till etapp 3 för sluttäckning är inskickad.

Framtiden kommer bland annat att handla om införandet av ett nytt

fastighetssystem för bl.a. felanmälan, översyn av gällande intern hyresmodell, genomförande av flera omfattande projekt i Vagnhärad, arbetet med komplettering av GC-vägar enligt analysen fortsätter, ytskiktsrenoverar samt bygger om entrén på Tomtaklints förskola och Kyrkskolan, vi påbörjar renovering av såväl utemiljön som inre miljön på Folkets hus, fortsatt och intensifierat arbete för att utbilda

fler i att bli arbetsplatser som står öppna för de som står utanför arbetsmarknaden fortsatt fokus på kompetensutveckling inom ledarskap, bemötande och service, utredning av kapacitet i kök och restauranger utifrån växande befolkning, renovering av vattentornen, fortsatt utveckling av återvinningscentralen på Korslöt, översyn och revidering av renhållningsordning och avfallsplan för ny renhållningsupphandling och framtagande av dagvattenpolicy och VA-plan.

Cecilia Högberg Produktionschef

Bilagor

Teknik- och servicenämndens bokslut 2016.

Beslut till

Kommunfullmäktige

(5)

Teknik och servicenämnden/Skattefinansierad verksamhet

Ordförande: Arne Karlsson (KD)

Produktionschef: Cecilia Högberg

Totalt, tkr Budget Utfall Avvikelse Utfall Förändring

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 81 393 84 090 2 697 93 141 -9,72%

Verksamhetens kostnader -107 952 -111 655 -3 703 -130 388 -14,37%

Personal -26 309 -27 753 -1 444 -26 133

Kapitalkostnader -33 221 -32 107 1 114 -49 329

Övriga kostnader -48 422 -51 794 -3 372 -54 927

Nettoresultat -26 559 -27 565 -1 006 -37 248 -25,99%

Verksamhetsområde

 Gator och vägar

 Park

 Kommunfastigheter

 Inköp och försäkringar

 Kommunens skogar

 Kost och städverksamhet

 AME (Arbetsmarknadsenheten)

Tekniska kontoret är ett beställarkontor och i stort sett all verksamhet sker genom driftentreprenader.

Tillfälliga arbeten och investeringar sker som regel genom upphandlingar för respektive tillfälle. Kost- och städverksamheten drivs i egen regi. AME drivs i egen regi och har liksom övriga verksamheter inom TSN:s verksamhetsområde en rad servicetjänster till andra enheter.

Ekonomisk analys

I delårsbokslutet prognostiserades den

skattefinansierade verksamheten ett underskott om ca 1 400 tkr vilket stämmer förhållandevis väl överens med utfallet som blev ett underskott om 1 000 tkr.

Nämnden har använt del av sin buffert till att täcka kostnader för en vattenskada, trots detta lämnar nämnden ett positivt resultat om 150 tkr. Avsatta medel under produktionschefen är i linje med upparbetade kostnader.

Kommunens fastigheter visar ett underskott på ca 1 800 tkr varav för- och skolfastigheter står för ca 1 500 tkr av underskottet. Försäljningen av delar av fastigheterna på Industrigatan innebär ett underskott om ca 600 tkr jämfört budget. Sammantaget är det tydligt att gällande intern- och extern hyresmodeller måste ses över inför budget 2018.

Kostnaderna för gator, parker och lekplatser understeg budget med ca 200 tkr och kostnader redovisade under tekniska chefen översteg budget med ca 150 tkr.

AME redovisar ett positivt resultat om ca 100 tkr.

Överskottet kan främst hänföras till ökade intäkter från bl.a. arbetsförmedlingen. Ferieanställningar visar ett underskott om ca 200 tkr.

Städenheten uppvisar ett litet överskott om ca 100 tkr, tackvare högre intäkter.

Måltid gör ett överskott mot budget på om ca 400 tkr. Överskottet beror på större interna intäkter än beräknat samt ett större bidrag från AMV än beräknat.

Årets viktigaste händelser

 Fagerängs förskola färdigställdes

 Byggnation av etapp två på skärgårdens förskola påbörjades.

 En ny offentlig toalett har färdigställts i hamnen

 Renovering av hyresgästanpassning har

genomförts på Muttrarna på industrigatan. Detta innebär att en tidigare tomma lokal hyrts ut.

 Flytt av paviljong från Fagerhult till Vitalisskolan genomfördes.

 Vi upphandlade ramavtal med byggentreprenörer.

 Exploateringen Byggvägen färdigställdes.

 Exploateringen Hökeberga projekterades.

 En hundrastgård uppfördes i Trosa.

 Belysning utmed GC-väg Stensundsvägen färdigställdes.

 Vi har genomfört byggnation för laddstolpar för elbilar i Trosa på tre platser, delvis genom medfinansiering.

(6)

 Samarbetet med arbetsförmedlingen har utvecklats ytterligare och anställningen av en arbetsvägledare har fallit väl ut.

 Vi har ökat arbetet med uppföljning av arbetsplatsträningen och dialogen med

deltagarna för vikten av deras engagemang i att söka arbete att gå vidare till efter genomförd arbetsträning.

 Nya öppettider och nytt schema har genomförts för verksamheten på Korslöt.

Ny enhet; Driftenheten där Måltid, Städ och Fastighetsservice ingår from 1 nov 2016. Ny ledningsgrupp som leds av Driftchef bildas med gruppchef Städ, gruppchef Fastighetsservice, Kökschef Tomtaklint, Kökschef Häradsgården

 Måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun är reviderad och har antagits i TSN under hösten. Beslut i KS mars 2017

 Utbildning – projekt Östersjövänlig mat – Hållbara måltider i Trosa kommun påbörjat för 15 deltagare från olika delar i Trosa kommun.

Projektet pågår under 1 år.

 Nytt schemaläggningsprogram framtaget. Med detta kan vi bättre följa upp antalet timmar som läggs ned i samband med storstäd, golvvård m.m. Vi jobbar kontinuerligt på att schemalägga så effektivt som möjligt.

 Egenkontrollprogram framtaget och i drift för städenheten, för arbetsledare och personal.

 Fokus på bemötande och service fortsätter.

Under våren har vi genomfört en serviceutbildning med all personal där vi arbetade med hur vi bemöter våra kunder, vikten av att ha goda kundrelationer, hur vi bemöter varandra inom gruppen

Framtid

 Vi inför ett nytt fastighetssystem för bl.a.

felanmälan. Vi ser över gränsdragningslistor mellan berörda parter. Vi utvecklar och ser över gällande intern hyresmodell.

 Vi genomför flera omfattande projekt i Vagnhärad, skolgården på Hedeby/Fornby, vi förbättrar trafiksäkerhet och gatumiljö på centrumvägen, vi kompletterar befintlig lekplats mitt emot Safiren och anlägger ett utegym.

 Arbetet med komplettering av GC-vägar enligt analysen fortsätter, medfinansiering finns för flera av projekten.

 Vi ytskiktsrenoverar samt bygger om entrén på Tomtaklints förskola och Kyrkskolan

 Vi påbörjar renovering av såväl utemiljön som inre miljön på Folkets hus.

 Fortsatt och intensifierat arbete för att utbilda fler i att bli arbetsplatser som står öppna för de som står utanför arbetsmarknaden och som av olika skäl är i behov av arbetsträning eller daglig verksamhet.

 Vi ser över möjligheterna att utöka verksamheten för daglig verksamhet.

 Den nya driftenheten möjliggör många

spännande samarbeten mellan Måltid, Städ och Fastighetsservice som kan leda till ökad effektivitet, bl.a. genom felanmälan och åtgärd av enklare fel samt samordnad administration.

Vi tror även att det kommer att bli positivt för våra kunder att ha dessa funktioner samlat i samma organisation.

 Fortsatt fokus på kompetensutveckling inom ledarskap, bemötande, service och professionell matlagning.

 Vi vill utreda möjlighet till 2 rätterssystem i samarbete med Vård och omsorg.

 Utredning kring kapacitet i kök och restauranger utifrån att Trosa växer och flera lokaler är utnyttjade till max idag

 Interna avtal ska upprättas för att tydliggöra avseende kvalitet och åtagande inom alla områden.

 Förbättra/utveckla information och dialog (extern och intern) gentemot kund och personal.

 För att undvika belastningsskador så ska vi utbilda ett antal ”arbetsteknikombud” inom städ, som skall fungera som samordnare för metoder och arbetsteknik för sina kollegor.

Personal

Personal Budget Utfall Utfall

2016 2016 2015

Personalkostnader, tkr 26 309 27 753 26 133 Personalkostn /total

kostnad 24% 25% 20%

(7)

Verksamhetsmått

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2016 2015 2014

Teknisk förvaltning

Fastighetsareor 76 232 76 981 76 313

varav inhyrda 12 678

Underhåll av fastigheter

kr/m2 171 146 201

Elenergiförbrukning

fastighet Mwh 5 976 4 860 3 625

Enerig per kwh/m2 78,4 63,1 47,5

Gator antal kvm 738 720 732 722 696 630 Park antal kvm 602 000 570 825 513 100 Elenergiförbrukning, gata

Mwh 1 111 1 104 480

Enerig per kwh/m2 1,50 1,51 0,69

Drift o underhåll av gator

kr/m2 18,5 17,7 17,2

Drift o underhåll av park

kr/m2 3,3 3,9 3,8

Skadegörelse totalt

fastighet och gata/park 186 496 324

Kost

Måltidskostnad/elev och år 5 056 5 103 5 015

Andel ätande i år 7-9 (%) 85 90 90

Måltidskostnad/särskilt

boende och år 39 594 40 056 40 001

Städ

Städkostnad kr/kvm och år 198 196 194

Arbetsmarknadsåtgärder

Antal personer/månad med:

Särskilt anställningsstöd 2 3 3

Lönebidrag/Trygghetsanstäl

lning 12

12 11

Offentligt skyddat arbete 2 5 5

Praktik med

försörjningsstöd 4

6 1

Ungdomsgarantin 0 0 0

Kommunalt

Ungdomsprogram 0

0 0

Feriearbete för ungdomar 84 80 84

Övriga från FK, AF, Frivård 13 19 24

LSS 18 13 9

Socialpsykiatrin 9 11 12

Investeringsuppföljning

Enligt bilaga.

Hållbar utveckling

Vid samtliga upphandlingar som genomförs, ställs krav på att leverantörer och entreprenörer har ett miljöledningssystem, certifierat eller ett eget redovisat system. Alla entreprenader skall redovisa ett egenkontrollprogram.

Förbättrat tekniskt underhåll av fastighetsbeståndet och gatubelysningsanläggningen kommer att medföra lägre förbrukningar.

AME är en verksamhet som på ett utmärkt sätt bidrar till en hållbar utveckling ur ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv.

Inom Städ arbetar vi med att hålla förbrukningen av medel så låg som möjligt genom att använda moderna torra/fuktiga städmetoder.

Kostenheten jobbar målinriktat utifrån Måltidspolicyn Hållbara måltider i Trosa kommun.

Utbildningen Östersjövänlig mat- Hållbara måltider i Trosa kommun kommer att pågå under 1 års tid och där kommer vi att utforska och undersöka vad vi behöver göra i Trosa för att bli ännu bättre inom området.

(8)

Teknik och servicenämnden/Avgiftsfinansierad verksamhet

Ordförande: Arne Karlsson (KD)

Produktionschef: Cecilia Högberg

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 33 178 39 706 6 528 36 316 9,33%

Verksamhetens kostnader -30 942 -37 445 -6 503 -37 147 0,80%

Personal -1 785 -1 694 91 -1 809

Kapitalkostnader -4 945 -5 696 -751 -5 406

Nettoresultat 2 236 2 260 24 -831 -372,12%

Verksamhetsområde

 Vatten och avlopp (VA)

 Renhållning

 Återvinningscentral (ÅVC)

Ekonomisk analys

Sammantaget redovisar den avgiftsfinansierade verksamheten en budget i balans. VA-

verksamheten var budgeterat att lämna ett överskott om ca 2 200 tkr för att återställa tidigare underskott. Målet nåddes så när som på 330 tkr vilket därmed är det samma som verksamheten resultat år 2016. Renhållningsverksamheten går med ett överskott om ca 350 tkr.

Årets viktigaste händelser

VA-verksamhet

 Nämnden har fattat beslut om teknisk lösning för Tofsö.

 Nya taxor har införts för VA kollektivet samt för renhållningen.

 Arbete med överföringsledningen avslutas under våren 2017. I samband med

överföringsledningen byts även styrsystemet på verket i Vagnhärd.

 En ny VA-policy har antagits.

Renhållningsverksamhet

 Nya och utökade öppettider har införts på Korslöt.

 Byggnation av ny lakvattenledning på Korslöt är genomförd. Justering och tätning av lakvattendam har genomförts.

 Etapp 1 för sluttäckning av Korslöt är genomförd och arbetet med ansökning samt beräkningar för etapp 2 har påbörjats.

Ansökan till etapp 3 för sluttäckning är inskickad.

 Ansökan för utveckling och flytt av

återvinningsstationen vid Källvik har lämnats in.

Framtid

 Antagande av nytt vattenskyddsområde för Sörtuna vattentäkt.

 Renovering av vattentornen i Vagnhärad och Trosa.

 Fortsatt utveckling av återvinningscentralen på Korslöt.

 Fortsatt arbete med sluttäckning av deponi.

 Översyn och revidering av renhållningsordning och avfallsplan för Trosa kommun.

 Genomförande av ny renhållningsupphandling avseende insamling och behandling.

 Framtagande av dagvattenpolicy och VA-plan.

Avstämning mot mål

 För år 2016 ska antalet översvämningar i fastigheter vara mindre än 3

Reslutat: Målet är uppnått. (1 år 2016 år 2015, 3 stycken,)

 För år 2016 ska antalet vattenläckor vara mindre än 5

Resultat: Målet är inte uppnått. (15 st. år 2016, år 2015, 7 stycken)

 72 % av VA- abonnenterna ska vara nöjda 2016

Resultat: Målet är uppnått (72,2 %)

 Mängden brännbart avfall ska minska med 15 kg/invånare 2016 mot föregående år.

Resultat: Målet har inte uppnått (199 kg/inv år 2016 jmft. 169 kg/inv år 2015)

 70 % av renhållningsabonnenterna ska vara nöjda 2016

Resultat: Mätning saknas

(9)

Verksamhetsmått

Verksamhetsmått Redov Redov Redov

2016 2015 2014

Renhållning

Hushållssopor kg/invånare 223 226 220

Hushållssopor kr/inv 527 522 629

Slam/latrin kr/inv 174 173 173

VA-verksamhet

Producerad vattenmängd

(tm3) 954 886 993

Försåld vattenmängd

(tm3) 671 616 513

Ospecificerad förbrukning

(%) 29,7 43,8 46,6

Vattenläckor, antal 15 7 15

Avloppsstopp, antal 13 20 24

Personal

Personal Budget Utfall Utfall

2016 2016 2015

Personalkostnader, tkr 1 785 1 694 1 809 Personalkostn/total

kostnad 6% 5% 5%

Investeringsuppföljning

Enligt bilaga.

Hållbar utveckling

VA- och renhållningsverksamhet är miljöfarliga verksamheter som kräver tillståndsplikt för att få bedrivas. Då verksamheterna bedrivs med upphandlade entreprenörer är det viktigt att rätt krav ställs på utförda tjänster och att dessa regelbundet följs upp. Detta sker en gång i månaden i driftentreprenadmöten där

verksamheterna redovisas och störningar med åtgärder rapporteras. Egenkontroller enligt upprättade egenkontrollprogram skall redovisas.

Insamlingssystemet för farligt avfall är ett led i att utveckla omhändertagandet på ett miljöriktigt sätt.

Systemet ökar även hushållens benägenhet att sortera miljöfarligt avfall.

VA-anslutning av omvandlingsområden medför även att miljöbelastningen minskar då många fastigheter med enskilda avlopp med uttjänt funktion kan anslutas till reningsverk.

Vid framtida genomförande av

renhållningsupphandling så kommer stor vikt i upphandlingen att läggas på utformning av miljösystem.

(10)

Tekniska kontoret/Skattefinansierad verksamhet

Teknisk chef: Azam Forsberg

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 51 642 51 296 -346 61 715 -16,88%

Verksamhetens kostnader -71 543 -72 940 -1 397 -94 102 -22,49%

Personal -1 907 -1 538 369 -1 879

Kapitalkostnader -32 918 -31 826 1 092 -49 038

Nettoresultat -19 901 -21 644 -1 743 -32 387 -33,17%

Verksamhetsområde

 Gator och gång-/cykelvägar

 Parker, grönområden och lekplatser

 Kommunfastigheter

 Kommunens skogar

 Kommunförsäkringar

 Jakt

 Trafikföreskrifter



Torgplatser och upplåtelser

Tekniska kontoret är ett beställarkontor och i stort sett all verksamhet genomförs via

driftentreprenader. Tillfälliga arbeten och investeringar sker genom upphandlingar vid respektive tillfälle.

Ekonomisk analys

Verksamheterna redovisar ett underskott om ca 1 700 tkr, som är lite bättre än prognosen från delårsrapporten. Underskottet beror främst på några händelser.

Kommunens fastigheter visar ett underskott på ca 1 800 tkr varav för- och skolfastigheter står för ca 1 500 tkr av underskottet. Därutöver har vakanser på Trosa vårdcentral medfört ett underskott om ca 300 tkr. Försäljningen av delar av fastigheterna på Industrigatan innebär ett underskott om ca 600 tkr jämfört budget. Under gemsamma kostnader redovisas ett överskott om ca 400 tkr.

Sammantaget är det tydligt att gällande intern- och extern hyresmodeller måste ses över inför budget 2018. Kontoret har fått uppdraget och arbetet kommer genomföras under våren 2017.

Kostnaderna för gator, parker och lekplatser understeg budget med ca 200 tkr och kostnader redovisade under tekniska chefen översteg budget med ca 150 tkr.

Årets viktigaste händelser

 Fortsatt muddring av Tureholmviken.

 Fagerängs förskola färdigställdes

 Byggnation av etapp två på skärgårdens förskola påbörjades.

 En ny offentlig toalett har färdigställts i hamnen

 Ytskiktsrenovering och takrenovering på vårdcentralen pågår.

 Renovering av hyresgästanpassning har genomförts på Muttrarna på industrigatan.

Detta innebär att en tidigare tomma lokal hyrts ut.

 Projektering av skolgårdsrenovering vid Hedeby/Fornby genomförs tillsammans med skolan.

 Flytt av paviljong från Fagerhult till Vitalisskolan genomfördes.

 Vi upphandlade ramavtal med byggentreprenörer.

 Projektet med paviljong vid Skärlagsskolan har påbörjats.

 Exploateringen Byggvägen färdigställdes.

 Exploateringen Hökeberga projekterades.

 En hundrastgård uppfördes i Trosa.

 Parkeringsplatser och GC-väg vid Lånestahallen färdigställdes.

 Belysning utmed GC-väg Stensundsvägen färdigställdes.

 Vi har genomfört byggnation för laddstolpar för elbilar i Trosa på tre platser, delvis genom medfinansiering.

(11)

Framtiden

 Vi förstärker vår fastighetsorganisation genom omorganisation. En ny driftenhet bestående av fastighetsservice (vaktmästeriet) anlitas i större utsträckning.

 Vi inför ett nytt fastighetssystem för bl.a.

felanmälan. Vi ser över gränsdragningslistor mellan berörda parter. Vi utvecklar och ser över gällande intern hyresmodell.

 Vi genomför flera omfattande projekt i Vagnhärad, skolgården på Hedeby/Fornby, vi förbättrar trafiksäkerhet och gatumiljö på centrumvägen, vi kompletterar befintlig lekplats mitt emot Safiren och anlägger ett utegym.

 Arbetet med komplettering av GC-vägar enligt analysen fortsätter, medfinansiering finns för flera av projekten.

 Vi projekterar och badplatsen på Borgmästarholmen.

 Vi ytskiktsrenoverar samt bygger om entrén på Tomtaklints förskola

 Vi ytskiktsrenoverar Kyrkskolan

 Vi påbörjar renovering av såväl utemiljön som inre miljön på Folkets hus.

 GC- väg till ridskolan och Viksnäskorset planeras för genomförande 2017.

Avstämning mot mål

 Under 2016 är 70 % av medborgarna nöjda med drift och underhåll av kommunens gatunät.

Resultat: Målet har inte uppnåtts. (år 2016 61 %, år 2015, 70 %)

 Kostnaden för gatubelysning ska 2016 minska med 3 % per m² jämfört med 2015.

Resultat: Målet har uppnåtts.

 Under 2016 ska 78 % av medborgarna uppleva att kommunens parker och torg är välskötta.

Resultat: Målet har uppnåtts (82 %)

 Kostnaden för skadegörelse ska minska med 10 % jämfört med föregående år.

Resultat: Målet har uppnåtts. (År 2015 var kostnaden 496 tkr och 2016 blev kostnaden 185 tkr)

 2 skolor/förskolor ska trafiksäkras och upplysas under 2016.

Resultat: Målet har uppnåtts.

 2016 ska 95 % av medarbetarna uppleva ett högt medarbetarengagemang.

Resultat: Enhetens mål har inte uppnåtts men nämndens mål har nåddes. (2016 80 %, 2015 94 %)

Hållbar utveckling

Vid samtliga upphandlingar som genomförs, ställs krav på att leverantörer och entreprenörer har ett miljöledningssystem, certifierat eller ett eget redovisat system. Alla entreprenader skall redovisa ett egenkontrollprogram.

Fordon och maskiner skall uppfylla kommunens miljökrav. Detta gäller även för de av

entreprenören anlitade underentreprenörerna.

Förbättrat tekniskt underhåll av fastighets- beståndet och gatubelysningsanläggningen kommer att medföra lägre förbrukningar.

(12)

Städ

Enhetschef: Kerstin Tibbling

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 6 928 7 053 125 6 963 1,29%

Verksamhetens kostnader -6 928 -6 976 -48 -6 901 1,08%

Personal -5 748 -6 199 -451 -5 956

Kapitalkostnader -65 -59 6 -76

Övriga kostnader -1 115 -718 397 -869

Nettoresultat 0 77 77 62 24,65%

Verksamhetsområde

 Städning av kommunens lokaler merparten av förskolornas lokaler.

Ekonomisk analys

Städenheten uppvisar ett litet överskott om 77 tkr.

Överskottet beror på högre intäkter än budgeterat och kostnader som inte ökat i motsvarande grad.

Årets viktigaste händelser

 Ny enhet: Driftenheten där Måltid, Städ och Fastighetsservice ingår from 1 nov 2016.

Ny ledningsgrupp som leds av Driftchef bildas med gruppchef Städ, gruppchef

Fastighetsservice, Kökschef Tomtaklint, Kökschef Häradsgården

 Nytt schemaläggningsprogram framtaget. Med detta kan vi bättre följa upp antalet timmar som läggs ned i samband med storstäd, golvvård m.m. Vi jobbar kontinuerligt på att schemalägga så effektivt som möjligt.

 Nya städhandboken är klar.

 För att minska städuppdragen sommartid så har vi testat att utföra storstäd, golvvård och fönstertvätt utspritt över året på vissa enheter med gott resultat.

 Egenkontrollprogram framtaget och i drift för städenheten, för arbetsledare och personal.

 Fokus på bemötande och service fortsätter.

Under våren har vi genomfört en serviceutbildning med all personal där vi arbetade med hur vi bemöter våra kunder, vikten av att ha goda kundrelationer, hur vi bemöter varandra inom gruppen

Framtiden

 Den nya organisationen möjliggör många spännande samarbeten mellan Måltid, Städ och Fastighetsservice som kan leda till ökad effektivitet, bl.a. genom felanmälan och åtgärd av enklare fel samt samordnad administration.

 Arbetet för professionell städning och

materialvård med ett proffsigt kundbemötande fortsätter.

 Interna avtal ska upprättas för att tydliggöra avseende kvalitet och åtagande inom alla områden.

 För att undvika belastningsskador så ska vi utbilda ett antal ”arbetsteknikombud” inom städ, som skall fungera som samordnare för metoder och arbetsteknik för sina kollegor.

Avstämning mot mål

Medarbetarengagemang

 År 2016 ska 95 % av medarbetarna uppleva ett högt medarbetarengagemang, d.v.s. svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang) Resultat: 2016 94 %, 2015 94 %.

Målet är ej uppnått

Dock uppnås nämndens mål på 80 % med råge.

Nöjdhet beställare

 År 2016 ska 90 % av de interna kunderna vara nöjda med städningen och 95 % av de interna kunderna vara nöjda med servicen.

Resultat: 2016 86 % resp. 88 %, 2015 84 % resp. 85 %

Målet ej uppnått

Hållbar utveckling

Inom Städ arbetar vi med att hålla förbrukningen av kemiska medel så låg som möjligt genom att använda moderna torra/fuktiga städmetoder.

Genom installation av tvättmaskin med doserings- utrustning har vi minskat mängden genom att få exakt den mängd vi önskar.

Vi har under året införskaffat ”diamantrondeller”

som används på våra kombiskurmaskiner både vid dagligstäd och vid golvvård. Detta är en städmetod som innebär att man enbart använder vatten och inga kemiska medel. Vi har genomfört studiebesök

(13)

i Enköping där denna metod används. I och med att diamantrondeller används reduceras behovet av förimpregnerade moppar. Vi och våra kunder är väldigt nöjda med resultatet.

Vi har införskaffat ytterligare en kombiskurmaskin under året för att kunna städa ännu fler enheter med maskin. Det förbättrar städresultat betydligt och är mer ergonomiskt för personalen.

Ångrengöringsmaskiner används mer och mer.

Denna metod kräver minimalt med kemikalier och det är dessutom en allergivänlig, miljövänlig och ekonomisk rengöringsmetod.

Hållbar utveckling innefattar även hur vi tänker kring personalen i våra verksamheter, hur vi skapar goda förutsättningar för att må bra, utvecklas och bidra till arbetsplatsens och Trosa kommuns utveckling.

(14)

Måltid

Enhetschef: Kerstin Tibbling

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 16 969 17 862 893 17 371 2,82%

Verksamhetens kostnader -17 477 -17 966 -489 -17 297 3,87%

Personal -8 873 -9 018 -145 -8 466

Kapitalkostnader -198 -167 31 -187

Övriga kostnader -8 406 -8 781 -375 -8 644

Nettoresultat -508 -104 404 75 -238,86%

Verksamhetsområde

 Tillagning och servering av skolmåltider samt leverans av förskolemåltider.

 Tillagning, leverans och viss servering av måltider till särskilt boende

 Leverans av matlådor till hemtjänst.

Ekonomisk analys

Måltid gör ett överskott mot budget på om ca 400 tkr. Överskottet beror på större interna intäkter än beräknat samt ett större bidrag från AMV än beräknat. Därutöver blev en beräknad driftkostnad för lokalförbättringar omförd/ bedömd som en investering vilket påverkade resultatet jämfört tidigare prognos.

Årets viktigaste händelser

 Ny enhet; Driftenheten där Måltid, Städ och Fastighetsservice ingår from 1 nov 2016.

 Måltidspolicy Hållbara måltider i Trosa kommun är reviderad och har antagits i TSN under hösten. Beslut i KS mars 2017

 Utbildning – projekt Östersjövänlig mat – Hållbara måltider i Trosa kommun påbörjat för 15 deltagare från olika delar i Trosa kommun.

Projektet pågår under 1 år.

 Vi har kunnat köpa lokalt producerad mat genom nya livsmedelsavtalet t.ex. korv, nötkött, potatis, köttfärs, vitkål.

 Genomför önskefredagar inom skolan och surströmmingsskivor, pubkvällar m.m. för seniorer i samarbete med äldreomsorgen.

 Kom till semifinal (1 av 10) med Häradsgården kök i Arla Guldko.

 Vi firade skolans goda resultat genom korvgrillning med lokalt producerad korv.

 Genomförda utbildningar/workshops/

- UGL utbildning för arbetsledare.

- AIVO kostdatasystem

- Viltmat och vegetariskt – workshop genom Stolt Mat

- Studiebesök Stockholms sjukhem med kostombud äldreomsorg

- Föreläsning med Mickael Bäckman – vinnare årets skolkock White guide Junior Sörmland är from 2016 medlem i Måltid Sverige som i samverkan mellan regioner/kommuner arbetar kring frågor som rör kompetensförsörjning samt forskning och innovation kring offentliga måltider.

Framtiden

 Den nya organisationen möjliggör många spännande samarbeten mellan Måltid, Städ och Fastighetsservice som kan leda till ökad effektivitet, bl.a. genom felanmälan och åtgärd av enklare fel samt samordnad administration.

 Fortsätta utveckla vårt arbetssätt utifrån Hållbara måltider i Trosa kommun.

 Fortsatt fokus på kompetensutveckling inom ledarskap, bemötande, service och

professionell matlagning.

 Vi vill utreda möjlighet till 2 rätterssystem i samarbete med Vård och omsorg.

 Utredning kring kapacitet i kök och

restauranger utifrån att Trosa växer och flera lokaler är utnyttjade till max idag.

Avstämning mot mål

Medarbetarengagemang

 År 2016 ska 95 % av medarbetarna svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang)

(2016 97 %, 2015 98 %, 2014 81 %) Målet uppnått

Nöjdhet beställare

 År 2016 ska 87 % av interna beställare svara 4-5 på en 5 gradig skala i vår enkät.

(2016 89 %, 2015 90 %, 2014 89 %) Målet uppnått

(15)

Nöjdhet matgäster

 År 2016 ska 80 % av skolans elever år f-6 svara 4-5 på en 5 gradig skala i vår enkät gällande service och utbud i skolrestaurangen.

(2016 75 %, 2015 73 %, 2014 70%) Målet ej uppnått

 År 2016 ska 80 % av skolans elever år 7-9, svara 4-5 på en 5 gradig skala i vår enkät gällande service och utbud i skolrestaurangen.

(2016 80%, 2015 70 %, 2014 67 %) Målet uppnått

 År 2016 ska 90 % av äldreomsorgens matgäster (boenden, restauranger och matdistribution) svara 4-5 på en 5 gradig skala i våra enkäter.

(2016 82 %, 2015 83 %, 2014 86 %) Målet ej uppnått

Andel ekologiskt/närproducerat

 År 2018 ska andelen ekologiska/

närproducerade livsmedel vara 60 % (mätt i kr)

(2016 50,2 %, 2015 40,05 %, 2014 41,23 %, 2013 37,74 %)

Andel eko/närprod. 2016 är 50%

Matsvinn

 År 2016 ska matsvinnet ha minskat med 10 % jämfört med 2015.

Svinn kan mätas på flera olika sätt. Vi har valt att mäta tallrikssvinn och kantinsvinn. Mätning utförs utvalda veckor vt/ht. Svårigheter att tolka siffror dock, då det växlar mycket mellan olika rätter. Ju mer populär mat desto mer svinn!

Tallrikssvinnet har minskat med ca 10 % mellan 2013 och 2015. Kantinsvinnet har minskat med ca 10 %.

Matsvinnet har minskat ca 10 % från 2015 till 2016.

Reflektion; man behöver ständigt arbeta med frågan för att upprätthålla effekten.

Målet är uppnått

Hållbar utveckling

Måltid jobbar målinriktat utifrån Måltidspolicyn Hållbara måltider i Trosa kommun.

Utbildningen Östersjövänlig mat- Hållbara måltider i Trosa kommun kommer att pågå under 1 års tid fram till sep 2017 och där kommer vi att utforska och undersöka vad vi behöver göra i Trosa för att bli ännu bättre inom området.

Livsmedelsupphandling är ett av de områden vi har jobbat hårt med för att styra kvalitet och ställa krav på de produkter som vi använder dagligdags.

Livsmedelsavtalet innehåller idag produkter som har hög kvalitet bl.a. utifrån djurskydd och andra hållbarhetsfrågor.

Matsvinn är en stor belastning för miljö och ekonomi. Vi fortsätter att jobba med frågan.

Hållbar utveckling innefattar även hur vi tänker kring personalen i våra verksamheter, hur vi skapar goda förutsättningar för att må bra, utvecklas och bidra till arbetsplatsens och Trosa kommuns utveckling.

(16)

AME och daglig verksamhet

Enhetschef: Cristina Forssander

2016 2016 mot budget 2015 15/16

Verksamhetens intäkter 5 854 7 879 2 025 7 091 11,12%

Verksamhetens kostnader -10 315 -12 249 -1 934 -11 063 10,72%

Personal -8 753 -10 009 -1 256 -8 872

Kapitalkostnader -40 -56 -16 -28

Övriga kostnader -1 522 -2 185 -663 -2 163

Nettoresultat -4 461 -4 370 91 -3 972 10,02%

Verksamhetsområde

 Daglig verksamhet

 Meningsfull sysselsättning

 Arbetsmarknadspolitiska åtgärder

 Ferieanställningar

 Kartläggning 3 steg till arbete

 Drift av produktions enheter:

ÅVC Återvinningscentral AVB Återvinningsbutiken

T.o.m. 1 november

 Båttvätten

 Vaktmästeri

 Intern postverksamhet

Ekonomisk analys

Verksamheten redovisar per sista december ett positivt resultat om 91 tkr. Överskottet kan främst hänföras till ökade intäkter från bl.a.

arbetsförmedlingen. Ferieanställningar visar ett underskott om ca 200 tkr.

Årets viktigaste händelser

 Under året har vi återlämnat ansvaret för båttvätten till ekoenheten som tecknat avtal med en extern part.

 139 personer sökte Ferieanställning. 84 ungdomar fick en anställning, 35 stycken tackade nej.

 Samarbetet med arbetsförmedlingen har utvecklats ytterligare och anställningen av en arbetsvägledare har fallit väl ut.

 Vi har ökat arbetet med uppföljning av arbetsplatsträningen och dialogen med deltagarna för vikten av deras engagemang i att söka arbete att gå vidare till efter genomförd arbetsträning.

 Nya öppettider och nytt schema har genomförts för verksamheten på Korslöt.

 Vi har drivit arbete med DUA, delegationen för unga till arbetet och överlämnat stafettpinnen till skolkontoret.

 Vi har infört ett nytt system för hantering av sommarjobbare och i somras kunde vi erbjuda ca 80 ungdomar sommarjobb.

 Inspektionen för vård och omsorg IVO gjorde tillsyn i den dagliga verksamheten under hösten. Beslutet från IVO blev att avluta ärendet utan åtgärder.

Arbetsmarknadsläget i Trosa

Totalt 140 (108) personer inskrivna på AF, varav 18 (14) i åldern -24 år, vilket innebär ca 2,1 % (1,6 %) öppen arbetslöshet i kommunen.

Totalt 242 (215) personer inskrivna på AF, varav 44 (52) i åldern -24 år, öppet arbetslösa och sökande i program med aktivitetsstöd vilket innebär ca 3,6 % total arbetslöshet i kommunen (ca 7,1 % -24 år)

Framtiden

 Vi utvecklar organisationen då arbetsmarknadsenhetens vaktmästeri knoppats av från enheten för att ingå i TSN nya driftenhet.

 Fortsatt och intensifierat arbete för att utbilda fler i att bli arbetsplatser som står öppna för de som står utanför arbetsmarknaden och som av olika skäl är i behov av arbetsträning eller daglig verksamhet.

 Vi ser över möjligheterna att utöka verksamheten för daglig verksamhet.

(17)

Avstämning mot mål

År 2016 ska 95 % av medarbetarna svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang)

Resultat: 98 % av medarbetarna svarar 4-5 , målet är uppnått

År 2016 är 85% av återvinningscentralen besökare är nöjda med bemötande och service

Resultat: 90% svarade bra eller mycket bra.

År 2016 vann ÅVC personalen

Trosa kommuns miljöpris. Målet är uppnått.

ÅR 2016 är 75% av återvinningsbutikens besökare är nöjda med bemötande och service

Resultat: 95% svarade bra eller mycket bra, målet är uppnått.

ÅR 2016 är 70% av vaktmästeriets interna kunder är nöjda med bemötande och service

Resultat: Kompletteras senare

År 2016 ska 80 % av deltagarna i AMEs

verksamheter svara 4-5 på en 5 gradig skala i HME enkäten (Hållbart Medarbetar Engagemang) Resultat: 93 % av medarbetarna svarar 4-5 , målet är uppnått

Hållbar utveckling

AME är en verksamhet som på ett utmärkt sätt bidrar till en hållbar utveckling ur ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv. I verksamheten ges ca 50 människor meningsfull

sysselsättning/arbete samtidigt som vi bidrar till hushållningen med naturresurser i samhället.

Delverksamheten Korslöts Återvinningscentral hjälper kommuninvånaren att sortera rätt. Efter ett målmedvetet arbete där bra bemötandet har varit ett mål vilket resulterade i att verksamheten vann Trosa kommuns miljöpris. Återvinningsbutiken bidrar till att ge gamla saker nytt liv i nya hem och sysselsättning.

Tre steg till arbete, Kartläggning, praktik och arbete är ett bra verktyg att träna personer att komma ut på den reguljära arbetsmarknaden.

(18)

Måluppföljning Teknik- och servicenämnden

Skattefinansierad verksamhet

Mål Målprecisering

Upp-

fyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar

1.

Trosa kommuns medborgare är trygga och säkra att vistas utomhus under kvällar och nätter

Trosa ska tillhöra de 20 bästa kommuner som SCB jämför Trosa med

8,1

SCB:s medborgar- undersökning var annat år, senaste mätningen år 2015

Snittbetyg 8,1 i en 10-gradig skala att jämföra med snittet 6,5 för 133 kommuner som deltog

2. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns gator och vägar

24

Plats 24 jmf med plats 20 år 2013.

Betyget har ökat från 58 2013 till 59 2015

3.

Det planerade underhållet av kommunens materiella tillgångar ska överstiga det akuta underhållet inklusive skadegörelse

Minst 70% ska vara

planerat underhåll 93% Uppföljning av

bokförda

kostnader 82 % 2015

4.

Medarbetarna i Teknik- och servicenämndens

verksamheter upplever ett högt medarbetar-

engagemang

80% ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget

94%

Årlig enkät till kommunens medarbetare med frågor som tagits fram av SKL och RKA

En fantastiskt bra siffra

5. Måltiderna är ekologiskt hållbara

60 % av

livsmedelsinköpen i kommunen ska vara ekologiskt och/eller närproducerat till 2018

50% Uppföljning av livsmedelsinköpen 40 % 2015

6 Deltagarna i AME:s

k h t l tt

80 % ska svara 4-5

i en femgradig skala 93% E kät En fantastiskt bra

6. verksamheter upplever ett högt engagemang

i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget

93% Egen enkät En fantastiskt bra siffra

Avgiftsfinansierad verksamhet

1. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns vatten och avlopp

115

Plats 115 jmf med plats 113 2013

2. Medborgarna är nöjda med Trosa kommuns renhållning och sophämtning

3

Plats 3 jmf med plats 8 2013

Några kommentarer skattekollektivet

Mål 1

Mål 2

Mål 3

Några kommentarer avgiftskollektivet

Mål 1 Mål 2

Trosas medborgare ger vatten och avlopp ett något lägre betyg 2015 än 2013. Betygsindex 72 år 2015 jämfört med 74 år 2013. Medelbetyget för alla kommuner var 78 år 2015. Mäts nästa gång år 2017

Trosas medborgare är nöjda med kommunens renhållning och sophämtning. Snittbetyget för alla kommuner är 65 och Trosas betyg har ökat från 71 år 2013 till 73 år 2015. Mäts nästa gång år 2017

Hela trygghetsmåttet i MU innehåller tre frågor. Det totala trygghetsmåttet placerar Trosa på plats 6 av 133 kommuner. På delfrågan "…hur tryggt och säker kan du vistas utomhus på kvällar och nätter?" är snittbetyget 8,1 på en 10-gradig skala där 10 är det högsta betyget. Snittet för alla kommuner är 6,5 med lägsta betyg 4,3 och högsta 8,6. Med fullständig säkerhet kan vi säga att Trosa tillhör "topp 20". Kvinnors trygghet har minskat från 8,0 år 2013 till 7,8 år 2015. För männen har det ökat från 8,3 år 2013 till 8,4 år 2015. Mäts nästa gång år 2017 Det totala betyget, 59, vilket är något bättre än 58 år 2013, men i jämförelse med de andra kommunerna kommer Trosa på en något sämre placering. Mäts nästa gång år 2017

Redovisningsreglerna har förändrats inför 2016 varför nyckeltalet inte blir fullt ut jämförbart med tidigare år. Den påvisade positiva förändringen är dock relevant.

(19)

Investeringsredovisning per 2016-12-31 TkrTeknik- och Servicenämnden

Enhet/Projekt Ack utfall t.o.m.

2016-12-31 Utfall 2016

jan-dec Kommentarer

41200 VA 2 454 2 454

Inför 2016 hade inte medel avsatts enligt nya redovisningsprinciper enligt K3. Medel finns fr.o.m 2017 avsatta.

42001 Inventarier tekn kontoret * 0 0

42237 Pumpstation Högbergsgatan 0 0

Budget har genom beslut utökats med 500 tkr från år 2017 då projektet kommer att genomföras.

42246 Ny vattentäkt 14 345 1 507 I slutskedet, endast finjustering kvar.

42251 Renovering Vhd vattentorn 574 0

Budget har genom beslut utökats till totalt 5,5 mnkr och kommer i huvudsak att genomföras under 2017.

42252 Pumpstn Gunnarstensgatan 114 0

Budget har genom beslut utökats till totalt 1,2 mnkr och kommer i huvudsak att genomföras under 2017.

42255 Biblioteksvägen vattenledning 181 0 Avslutat.

42257 Skärlagsgatan dagvattenmagasin 196 0 Genomförs 2017.

42263 Ny huvudvattenledning Sörtuna 13 854 0 I slutskedet, endast finjustering kvar.

42265 Överföringsledning Trosa-VGH 16 680 14 162 Projektet fortlöper enligt plan och beräknas färdigställas under våren 2017.

42272 Ny centrifug Trosa ARV 1 426 1 426

Kostnadsutvecklingen för i detta fall framför allt stål ökat vilket gjort inköpet av centrifugen dyrare än väntat.

42273 Tofsö 367 367 Projektet kommer genomföras under 2017 och 2018.

42274 Översvämningsutredn Smäckbrog 583 583 Delvis klart, fortsätter under 2017 med åtgärder på återkommande drabbad fastighet.

45503 Avfallshantering, återvinnings 0 0 Ansökan om flytt pågår.

Tot summa avgiftsfinansierad vsh 128 199 24 134

41300 Gator och vägar 1 626 1 626

Överförning i samband med K3 från drift till investering borde fördelats på annat sätt mellan gata och park, detta justeras inför 2017.

41400 Parker 0 0

Överförning i samband med K3 från drift till investering borde fördelats på annat sätt mellan gata och park, detta justeras inför 2017.

41600 Fastighet (endast budget) 2 814 2 814

41616 Vagnhärads vårdcentral 208 208

41623 Gula kommunhuset 178 178

41636 Björkbacken fsk 610 610

41638 Kyrkskolan 356 356

41651 Tomtahills fsk 250 250

41657 Tomtaklintskolan 311 311

41658 Trosa vårdcenral 14 14

41665 Vita kommunhuset 207 207

41676 Vitalisskolan 107 107

41756 Industrigatan 369 369

41769 Sockenstugan 205 205

43141 Trafiksäkerhetsåtgärder * 294 -233 Bidrag och kostnader följer inte samma redovisningsperioder.

43147 Belysningsproj. Armaturer * 318 318 Enligt plan.

43169 Trafiksäkerhet utanför Safiren 30 30 Projektet genomförs under 2017.

43170 Laddstolpar för elbilar 59 134 Överstiger budget innevarande år för att möta bidraget.

43171 GC-vägar 2016-2018 1 002 1 002 Fortsätter 2017 och 2018.

43172 Belysning säkerhet* 260 260 Årligt återkommande.

43173 GC-väg Lånesta-Hagarna 336 336 Finjusteringar återstår.

43174 Parkering Lånestahallen 329 329 Finjusteringar återstår.

44373 Lekplatser * 0 0 Genomförs 2017.

44389 Utveckling parker grönmiljö * 338 338 Kompletteringar i befintlig miljö, bl.a. vid hamnplan med nya soffor. Fortsätter 2017.

44397 Investeringsreserv Fastigheter * 1 872 1 872

44417 Trosaån rekreationsområde 21 0

44418 Utemiljö förskolor/skolor * 123 123Genomförs i samråd med önskemål från Humanistiska nämnden. Årligt återkommande.

44427 Fageräng belysn/persutrym 0 0

Projektet redovisas i sin helhet under 44439. Vilket ger överskott här och underskott på 44439.

44428 Nytt tak Trosa Vårdcentral 829 829 Pågår och färdigställs under 2017.

44430 Köp Verktyget 4 3 010 0

44431 Plugin-lösningar 0 0

Budgetmedel kommer delvis användas för att flytta paviljongen från Fagerhult till Vitalisskolan, kostnaderna redovisas under projekt 44451.

44432 Skärgårdens förskola 4 572 4 572

Projektet pågår och har utökats med 500 tkr för åtgärder i utemiljö. Slutbesiktning planeras till vecka 8.

44434 Uppr Lånesta gård 174 0 Avslutat.

44435 Rep/underhåll Industrigatan 6 338 3 411

44436 Muddring Tureholmsviken 4 255 -540 Muddring genomför enligt muddringsplan.

44439 Rivning/tillbygg Fagerängs fsk 9 029 8 019 Projektet pågår enligt plan och beräknas färdigställas kring höstlovet.

44443 Renovering Trosa VC 2 148 2 148 Projektet pågår enligt plan i samverkan med Landstinget.

44444 Utbyggnad Balticbryggan 0 0 Medlen och budget har efter beslut av KS omfördelats till andra projekt.

44445 Spontning Trosa Hamn 1 609 1 020 Etappen är färdigställd.

44446 Ny offentlig toalett hamnen 1 146 1 146

Byggnation färdigställdes innan sommaren, några återstående kostnader för anpassning av utemiljön återstår.

44447 Skolgården Hedeby/Fornby 622 622 Genomförs under 2017.

44448 Ytrenovering Kyrkskolan 127 127 Genomförs under 2017.

44449 Pensionärernas hus utegym 480 480 Invigning återstår, medfinansiering skall in.

44450 Omläggn tak Industrig 8 o 8 A 21 21 Projektet genomförs under 2017.

(20)

Investeringsredovisning per 2016-12-31 TkrTeknik- och Servicenämnden

Enhet/Projekt Ack utfall t.o.m.

2016-12-31 Utfall 2016

jan-dec Kommentarer

44451 Fagerhult flytt 2 avd paviljong 3 216 3 216

Flytt av paviljong från Fagerhult till vitalisskolan, beräknas bli klart under våren 2017.

Budgetmedel kommer tas från projekt 44431 Plug in.

44452 Solceller Trosa Vårdcentral 1 1

44453 Solceller Skärgårdens förskola 2 2

44454 Hyresgästanp Trobo Industrigat 2 264 2 264 Hyresgästanpassningen är klar och överskottet har använts till projekt 44435.

44455 Folkets hus köp/underhåll 1 600 1 600 Renovering påbörjas 2017.

44456 Paviljong skärlagsskolan 2 099 2 099 Projektet genomförs 2017 där budgeten också finns avsatt.

Tot summa skattefinansierad vsh 52 963 39 987

TOTAL Teknisk vsh 181 163 64 121

49560 Städutrustning * 46 46

49561 Köksutrustning * 39 39

Total Kost och Städ 85 85

* Projekt som avslutas varje år men är återkommande varje år.

(21)

(22)

Teknik- och servicenämnden

Kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret Cecilia Högberg

Produktionschef 0156-520 66

cecilia.hogberg@trosa.se

Tjänsteskrivelse

Datum

2017-03-05

Diarienummer

TSN 2016/9

Redovisning av utförd internkontroll 2016

Förslag till beslut

Teknik- och servicenämnden godkänner redovisningen av 2016 års utförda internkontroll.

Ärendet

Internkontrollplanen antogs av teknik- och servicenämnden 2016-03-17. Kontroll av 40 rutiner/ moment har genomförts och 5 redovisas med anmärkning. Två punkter rör underhåll inom tekniska enheten där vi kan se att nedlagda kostnader för åtgärder på fastigheter överskrider budget. Arbete för att komma till rätta med underhållsplaner samt budget för det samma pågår inom projektet för framtagande av ny hyresmodell. Vidare återfinns två brister i uppföljningen av kundnöjdhet som kanske delvis kan förklaras med brister i system för felanmälan. Under 2017 pågår ett arbete för att systematisera felanmälan, uppföljning och återkoppling av fel.

Rutinen för kontanthantering inom kostenheten fungerar ej tillfredställande. En ny rutin tas fram i samarbete med ekonomi.

En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2016 TSN”.

Cecilia Högberg Produktionschef

Bilagor

Resultat av genomförd internkontroll enligt plan 2016 TSN

Beslut till

Kommunstyrelsen

(23)

1

K:\Nämnder\TSN\TSN 2017\Tjänsteskrivelser\2017-03-16\Redovisning uförd internkontroll 2016\Resultat av genomförd internkontroll enligt plan TSN 2016

Resultat genomförd internkontroll enligt plan

Nämnd/förvaltning: Teknik och service För tidsperiod: 2016-01-01 - 2016-12-31 Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.

Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.

Rapportering ska göras till KFN, KS och revision 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.

Rutinnummer/rutin Riskvärde Kontrollmoment Metod Urval Kontrollresultat och

övriga noteringar

Uppföljning Ansvarig Rapport

(max 25) (Vad?) (Hur?) (När?) (Vem?) till

Tekniska enheten Uppdraget

Felaktig projektering ²⁰ Störning i byggprocess. Granskning projekt. inga Proj.möte. Teknisk chef Prod chef

Dåligt akut underhåll ¹⁰ Driftfel, haverier Uppföljning beställningar budget överskreds pga

nödvädiga åtgärder Då, bokslut Teknisk chef Prod chef

Entreprenörsbrist

25 Ej genomf proj., best. Nya upph., beställningar Fick avbryta upphandling

pga för få anbud inom ram.

Gjorde om, då ok. Även generellt få anbud

Då, bokslut Teknisk chef Prod chef

Tjänstemottagare

Missnöjda kunder ⁹ Är kunderna/ kommunivånarna nöjda Enkät se bokslut Bokslut Teknisk chef Prod chef

Åtgärder dröjer ¹⁵ Hur lång tid tar det mellan felanmälan

och åtgärd Kontroll felanmälan systemet för felanmälan

behöver utvecklas Bokslut Teknisk chef Prod chef Stöld/skadegörelse

Skadegörelse på fastigheter ⁹ Skadegörelse på våra fastigheter Kontrollera nedlagda kostnader kostnaderna har minskat Bokslut Teknisk chef Prod chef Upphandling

Avtal saknas

8 Inventera vilka ev. avtal som saknas Årligen check av inköp och avtal städigt pågående, flera områden ha rupphandlats under året

1 gång/år Teknisk chef Prod chef

Avtal följs inte ¹⁵ Beställning i förhållande till avtal Stämma av fakturor mot avtal i huvudsak Vid attest av

fakturor Teknisk chef Prod chef Personal

Sårbarhet vid semester 8 Bemanning Samordna semester ok Maj Teknisk chef Prod chef

Mutor och jäv

Personalen har kännedom om vägledning för anställda

16 Kunskap finns om vägledning och

riktliner för mutor och jäv Ta upp på APT Vid tveksamhet kontaktar

vi personalkontoret 1 gång/år Teknisk chef Prod chef

Mutor 10 Felaktig tilldelning. Utvärdering av anbud. Genomfört enligt LOU Vid tilldelning Teknisk chef Prod chef

Ekonomi

Inte tillräckligt med monetära mede ¹⁰ Underhållsbrister Uppf. behov, brister budget överskreds pga

nödvädiga åtgärder Då, bokslut Teknisk chef Prod chef