Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Uppföljning av kommunens bolag 2017
Ekonomichef Anders Nilfjord Kommunjurist Ingegärd Bornelind Budget- och redovisningschef Inga-Lill Fritsch
Innehållsförteckning
Tillämpade förkortningar ... 2
1. Bakgrund ... 3
1.1 Kommunallagens regler om bolagsstyrning ... 3
2. Rutin för kommunens uppföljning av bolagen ... 3
2.1. Inledning ... 3
2.2. Politisk uppföljning ... 4
2.2.1. Ägardialoger ... 4
2.2.2. Årsstämma ... 5
2.2.3. Extra bolagsstämma ... 5
2.2.4. Aktieutdelning ... 5
2.2.5. Ekonomisk uppföljning av bolagen ... 6
2.2.6 Uppföljning av bolagens verksamhet i övrigt ... 6
2.2.7 Information till fullmäktige ... 7
2.3 Tjänstemannauppföljning ... 7
2.3.1 Löpande allmän uppföljning ... 7
2.3.2. Löpande kontakter med bolagens verkställande direktörer ... 7
2.3.3 Löpande kontakter med bolagens ekonomichefer ... 7
2.3.4 Särskild ekonomisk analys ... 8
Tillämpade förkortningar
SH AB Sollentunahem
SOLOM AB SOLOM
SEOM Sollentuna Energi och Miljö AB
KF Kommunfullmäktige
KS Kommunstyrelsen
KSAU Kommunstyrelsens arbetsutskott
KSO Kommunstyrelsens ordförande
KD Kommundirektören
KLK Kommunledningskontoret
1. Bakgrund
1.1 Kommunallagens regler om bolagsstyrning
KS ska enligt 6 kap. 1 § andra stycket kommunallagen ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunägda företag.
KS ska enligt 1a § i årliga beslut för varje bolag pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de
kommunala befogenheterna.
2. Rutin för kommunens uppföljning av bolagen
2.1. Inledning
Kommunen har tre helägda bolag
• AB Sollentunahem
• AB SOLOM
• Sollentuna Energi och Miljö AB
Nedan redovisas hur kommunen ska fullgöra sitt uppföljningsansvar enligt kommunallagen.
Kommunens uppföljning av bolagen bör ske dels på den politiska nivån och dels på tjänstemannanivån.
Politisk uppföljning
Den politiska uppföljningen av bolagen sker främst genom
• Ägardialoger
• Årsstämmor/Extra bolagsstämmor
• Ekonomisk uppföljning
• Uppföljning av bolagens verksamhet i övrigt
Tjänstemannauppföljning
Tjänstemannauppföljningen via kommunledningskontoret sker främst genom
• Löpande allmän uppföljning
• Löpande kontakter med bolagens verkställande direktörer
• Löpande kontakter med bolagens ekonomichefer
• Särskild ekonomisk analys
2.2. Politisk uppföljning
2.2.1. Ägardialoger
Ägardialog med respektive bolag sker tre gånger årligen, två gång på våren och en gång på hösten.
Datum för ägardialoger 2016
Bolag Dialog med Datum
Alla tre bolagen KS 27 mars *)
SOLOM KSAU 2 maj
SH KSAU 15 maj
SE KSAU 12 juni
Alla tre bolagen KS 6 november
*) i samband med bolagens årsstämmor Agenda
Bolagen ska till respektive ägardialog få en agenda med frågor och eventuella ärenden som kommunen vill informera bolaget om.
Frågorna ska besvaras muntligt eller såväl muntligt som skriftligt enligt vad som anges i agendan.
KSO fastställer agendan efter förslag från KLK. Inom KLK svarar ekonomiavdelningen i samråd med kommunjuristen för framtagande av förslag till agenda. Förslaget ska lämnas till KSO i god tid före det att kallelse med agenda ska skickas till bolagen.
Kallelsen ska delges bolagen minst tre veckor före dialogmötet.
Kansli- och arkivenheten ansvarar för att kallelse skickas till bolagen.
Stående punkter på agendan:
- Bolagets ekonomiska utveckling - Bolagets verksamhetsutveckling - Uppföljning av ägardirektiv
- Bolagens planering och arbete mot kommunens fokusområden
Vid ägardialogerna under maj/juni månad, som uppgår till minst 60 minuter, ska bolagen redovisa en fördjupad analys av sin verksamhet enligt agendan.
Vid ägardialogerna under november månad ska bolagen redovisa om bolagets verksamhet är förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförs inom ramen för de kommunala befogenheterna.
2.2.2. Årsstämma
Datum för årsstämmor 2017
Årsstämmor för alla tre bolagen hålls den 27 mars, direkt efter KS sammanträde samma dag.
Kallelse till årsstämma
Respektive bolagsstyrelse kallar kommunens ombud till årsstämma.
KS utser i december årligen kommunens ombud vid
årsstämmor/bolagsstämmor. Normalt väljs KSO till ombud. Ombudet har rätt att sätta annan i sitt ställe.
Kansli- och arkivenheten ansvarar för att ärende om val av ombud till stämmor tas fram årligen.
KLK ska i god tid före årsstämman samråda med bolagen om vilka ärenden som ska behandlas på stämman. Ekonomiavdelningen ansvarar i samråd med kommunjuristen för att detta sker.
Direktiv till ombudet
Inför respektive årsstämma lämnar KS direktiv till ombudet där det framgår hur ombudet ska rösta i de ärenden som ska behandlas vid stämman.
KS beslutar om direktiv den 27 mars, efter beredning i KSAU den 20 mars.
KLK tar fram förslag till direktiv för ombudet genom ett tjänsteutlåtande som lämnas till KD senast den 9 mars. Ekonomiavdelningen ansvarar för att ärendet till KS tas fram.
2.2.3. Extra bolagsstämma
Vid behov kan fullmäktige besluta om ändring eller tillägg av bolagens bolagsordningar eller ägardirektiv.
En revidering av bolagsordning eller ägardirektiv ska fastställas på stämma i bolaget för att vara gällande. Detta görs vid ordinarie årsstämma eller vid en extra bolagsstämma.
Respektive bolagsstyrelse kallar kommunens ombud till extra bolagsstämma vid behov.
Kommunjuristen ansvarar i samråd med ekonomiavdelningen för att bolagen delges information om behov av extra bolagsstämma.
2.2.4. Aktieutdelning
Sollentuna kommun fastställer varje år, i samband med beslut om
nästkommande års budget, den aktieutdelning som de helägda kommunala bolagen ska betala till ägaren (kommunen). Utdelningen baseras på bolagets resultat året före det år den ska utbetalas.
Inför beslut på årsstämman stäms utdelningen av mot aktiebolagslagen och lagen om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag.
Datum för ärenden om aktieutdelning
Ärende Datum
Förslag till utdelning från bolagen KS 27 mars 2017 Beslut om utdelning – i samband med
beslut om budget 2018
KF 14 juni 2017
Beslut om utdelning – tas på respektive årsstämma
Mars/April 2018
2.2.5. Ekonomisk uppföljning av bolagen
KS erhåller fyra gånger årligen nedanstående ekonomiska rapporter från respektive bolag.
1. Budget och investeringsram 2. Tertialrapport per 30 april 3. Tertialrapport per 31 augusti 4. Årsredovisning
Datum för ekonomisk uppföljning 2017
Uppföljning Datum
Budget och investeringsplan för 2017 – avseende bolagen
KS 30 januari (meddelande)
Årsredovisning för 2016 – i samband med årsredovisningen för
kommunkoncernen
KF 6 april
Ekonomisk tertialrapport 2017 per 30 april – egen rapport för bolagen
KS 7 juni (meddelande)
Ekonomisk tertialrapport 2017 per 31 augusti – i samband med delårs- rapport för kommunkoncernen
KF 19 oktober
Ekonomiavdelningen ansvarar för den ekonomiska rapporteringen.
2.2.6 Uppföljning av bolagens verksamhet i övrigt
Enligt 6 kap. 1a § kommunallagen ska KS i årliga beslut för varje bolag pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Datum för uppföljning 2016
Uppföljning Datum
Prövning enligt 6 kap. 1a § kommunallagen
KS 27 mars
KF 6 april (meddelande i samband med årsredovisningen)
Ekonomiavdelningen ansvarar för uppföljningen i samråd med kommunjuristen.
2.2.7 Information till fullmäktige
Av ägardirektiven framgår att kommunfullmäktige årligen ska informeras om bolagens verksamhet. Normalt sker detta på hösten.
Informationen ska vara cirka 15 minuter per bolag och redovisa, utöver en översikt av bolagets verksamhet, aktuella händelser samt tertialrapport per 31 augusti
Datum för information 2017
Bolag Datum
SH KF 14 september
SE KF 14 september
SOLOM KF 14 september
Kansli- och arkivenheten ansvarar för att bolagen meddelas tidpunkt.
2.3 Tjänstemannauppföljning
2.3.1 Löpande allmän uppföljning
KLK ska löpande följa bolagens utveckling och styrelsernas arbete.
I detta ligger att löpande dokumentera iakttagelser av styrelsens arbete, kraven i ägardirektiven och omvärldsfaktorer.
Inom KLK ansvarar ekonomiavdelningen för detta arbete.
2.3.2. Löpande kontakter med bolagens verkställande direktörer
KD träffar bolagens verkställande direktörer löpande under året för att stämma av gemensamma frågor.
Träffarna sker minst fyra gånger per år.
2.3.3 Löpande kontakter med bolagens ekonomichefer
Ekonomichefen träffar bolagens ekonomichefer löpande under året för att stämma av gemensamma frågor.
Träffarna sker minst fyra gånger per år.
2.3.4 Särskild ekonomisk analys
Utöver uppföljningarna enligt punkt 2.3.1-2.3.3 ska KLK ta initiativ till att särskilda analyser görs av respektive bolags ekonomi och verksamhet.
Sådana analyser ska göras minst en gång under varje mandatperiod.
