Manual - Ersättning till kommunalt förtroendevalda
Avser mandatperioden 2015 - 2018
KS14.666
Efter beslut om ”Bestämmelser om ersättning till kommunalt
förtroendevalda” i KF 2014-08-24, §169
2
Innehåll
1 Förtroendevaldas arvoden och ersättningar 4
1.1 Inledning ... 4
1.1.1 Praktisk information du behöver veta! ... 4
1.2 Fast arvoden... 5
1.3 Sammanträdesarvode ... 5
1.3.1 Vem attesterar för sammanträden? ... 5
1.4 Konferenser, informationsmöten, kurser, medborgardialoger eller liknande ... 5
1.4.1 Beslut om deltagande ... 6
1.4.2 Anmälan, bokning och beställning... 6
1.4.3 Vem attesterar för kurser, konferenser, medborgardialog etc? ... 6
1.5 Ersättning för ekonomiska förluster ... 6
1.6 Ersättning för förlorad arbetsinkomst ... 6
1.6.1 Viktigt - det här måste du göra ... 7
1.7 Ersättning för förlorad semesterförmån ... 8
1.7.1 Viktigt - det här måste du göra ... 8
1.8 Kostnadsersättningar vid resor, traktamenten och övrigt ... 8
1.8.1 Resepolicy för Lerums kommun ... 8
1.8.2 Resor och traktamente ... 8
1.9 Ersättning för barntillsynskostnader ... 9
1.10 Särskilda arvoden ... 9
1.11 Förtroendevald och anställd i kommunen ... 9
1.11.1 Viktigt - detta måste du göra ... 9
2 Bilagor, blanketter, beslut och länkar: 10
3
4
1 Förtroendevaldas arvoden och ersättningar
1.1 Inledning
För att det inte ska finnas ekonomiska hinder att engagera sig i den kommunala politiken har förtroendevalda, enligt kommunallagen, rätt till skälig ersättning för sina uppdrag.
Enligt lagen beslutar respektive kommun vad som är "skäligt" i detta sammanhang.
I Lerums kommun beslutar kommunfullmäktige inför varje ny mandatperiod om vad som ska gälla.
I denna manual får du som förtroendevald information om vad som gäller kring de ersättningar och arvoden som du ansöker om. Manualen behandlar de olika ersättningar som du kan ha rätt till i ditt uppdrag. Dessa är:
Fast arvode
Sammanträdesarvode
Ersättning för ekonomiska förluster som du som förtroendevalde drabbas av - förlorad arbetsinkomst
- förlorad semesterförmån - förlorad pensionsförmån
Kostnadsersättningar för
- resor utanför kommunen i samband med sammanträden eller förrättningar (till exempel kurser, konferenser, vigslar och begravningar). Du får alltså ingen ersättning för resor inom kommunen.
- traktamenten
- övrigt (exempelvis utlägg för barntillsyn)
Tänk på att du som förtroendevald själv är ansvarig för att de uppgifter du anger är korrekta. Är du osäker på hur du ska redovisa kontakta gärna sekreteraren i din instans.
1.1.1 Praktisk information du behöver veta!
För att arvode och ersättningar ska betalas in på ditt bankkonto behöver du anmäla uppgifter till Nordea bank. Blanketten du ska använda får du skickat till dig när du valts till ditt uppdrag av kommunfullmäktige. Om du inte anmält konto kommer din ersättning via Posten med utbetalningskort. Arvode och ersättningar betalas ut med en månads förskjutning, det vill säga månaden efter att du deltagit i ett möte eller förrättning förutsatt att du lämnat in korrekt ifylld blankett efter mötet eller förrättningen.
På www.lerum.se/arvode kan du hitta information om arvode och ersättningar, samt vilka blanketter och policys som hänvisas till i manualen.
Lerums kommun använder en extern utförare vad gäller utbetalning av lön. De gånger du uppmanas att ta kontakt med Löneservice, använd följande kontaktuppgifter:
5 CGI
Telefonnummer: 0456-477 53
Epostadressen: loneservice.lerum.se@cgi.com
1.2 Fast arvoden
Vissa uppdrag har kommunfullmäktige bestämt ger rätt till ett fast arvode på grund av dess omfattning eller ansvar. Fast arvode betalas ut för de uppdrag och med de belopp som framgår i dokumentet ”Fasta arvoden” på www.lerum.se/arvode. Arvodet är bestämt som ett årsarvode och betalas ut med en tolftedel per månad. När kommunfullmäktige har fattat beslut om att du har blivit vald till ett uppdrag som berättigar fast arvode sker utbetalning automatiskt månaden efter din tjänstgöring.
1.3 Sammanträdesarvode
För de möten du deltar i har du rätt till sammanträdesarvode, förutsatt att det förs protokoll eller mötesanteckningar under mötet. Arvodesbeloppet regleras årligen den 1 november och baserar sig på beslut om riksdagsledamöternas arvoden.
Sammanträdesarvode betalas ut för varje påbörjad halvtimme som du deltar. För att få arvodet krävs att du skriver på den närvarolista som sekreteraren lägger fram till sammanträdet. För första timman ersätts du med ett dubbelt timarvode eftersom sammanträden förutsätter inläsning av underlag till sammanträdet.
Görs ett längre uppehåll mellan mötena, minst två (2) timmar, betraktas det som två (2) eller flera möten och du får dubbel ersättning för respektive förrättning första
timmen.
Arvode utgår inte för tid då sammanträdet avbryts för lunch.
Sammanträdesarvode betalas även till ersättare som närvarar vid ett sammanträde, oavsett om de tjänstgör vid sammanträdet eller inte.
1.3.1 Vem attesterar för sammanträden?
Ordförande och ytterligare en förtroendevald attesterar närvarolistan för sammanträden och intygar därmed att uppgifterna är korrekta. Du som attesterar ska signera och förtydliga ditt namn för att det ska vara enkelt att se vem som attesterat.
1.4 Konferenser, informationsmöten, kurser, medborgardialoger eller liknande Under ditt uppdrag som förtroendevald är det möjligt att du deltar i konferenser, kurser, informationsmöten, studiebesök, medborgardialoger eller andra enskilda uppdrag. Dessa aktiviteter innebär sällan förberedelsetid och därför utbetalas inte dubbelt arvode första timman.
6
För att få utbetalat arvode krävs det att du skriver på närvarolistan som heter ”Enskilt uppdrag/utbildning” och som finns på www.lerum.se/arvode. Underlag eller program som styrker innehåll ska alltid bifogas.
Om aktiviteten är längre bort än 50 km har du rätt till ersättning för restid, traktamente och andra utlägg. För detta ska kvitton alltid bifogas som underlag för ersättning.
1.4.1 Beslut om deltagande
Förtroendevald som önskar delta i kurs eller konferens ska ha ett skriftligt godkännande av ordföranden, innan deltagande i kursen eller konferensen, i den instans där du har ditt uppdrag. Blanketten du ska fylla i heter ”Deltagande i kurs/konferens” och finns på www.lerum.se/arvoden. Beslutet kan också framgå av ett protokoll eller anteckning justerat av ordföranden i den aktuella instansen.
1.4.2 Anmälan, bokning och beställning
Du kan inte på egen hand anmäla dig till kurser, konferenser och liknande aktiviteter. Du kan själv inte heller boka resa eller hotell. Vänd dig till sekreteraren för respektive instans för att få hjälp med det.
1.4.3 Vem attesterar för kurser, konferenser, medborgardialog etc?
Ordförande i kommunfullmäktige, nämnd eller beredning attesterar ersättningsanspråk för ledamöter.
Kommunfullmäktiges ordförande attesterar kommunstyrelsens ordförandes och beredningarnas ordförandes ersättningsanspråk.
Kommunstyrelsens ordförande attesterar myndighetsnämnderas ersättningsanspråk.
1.5 Ersättning för ekonomiska förluster
Enligt kommunallagen har förtroendevalda rätt till skälig ersättning om de förlorar arbetsinkomst, semesterförmån eller pensionsförmån när de fullgör sina uppdrag. Enligt lagen beslutar respektive kommun vad som är ”skäligt” i detta sammanhang.
Ersättningarna betalas även till ersättare som är närvarande vid ett sammanträde, oavsett om de tjänstgör vid sammanträdet eller inte.
1.6 Ersättning för förlorad arbetsinkomst
Enligt kommunens arvodesbestämmelser ska ersättning för förlorad arbetsinkomst i första hand beräknas på den förtroendevaldes årsinkomst i förvärvsarbetet enligt intyg från arbetsgivaren. Beträffande förlorad arbetsinkomst har Lerums kommun beslutat att lägga sig på den nivå som ersättningarna i det allmänna försäkringssystemet har. Det innebär att det belopp som ersättning för förlorad arbetsinkomst beräknas på är maximerat till 7,5 prisbasbelopp.
7
Att tänka på är att ersättning inte utgår för tillfällen då du tillämpat flextid, semester, kompledighet, skiftarbete etc. Din begärda ersättning från Lerums kommun ska alltid överensstämma med tjänstledighetsavdrag från din arbetsgivare.
I de fall du kan påverka dina arbetstider uppmanas du att anpassa arbetstiderna till kallelser till sammanträden, (exempelvis en planering av listläggning, skiftarbete mm).
För timanställda ska det vid förfrågan kunna påvisas ett intyg om inbokade arbetstimmar som varit överenskomna med arbetsgivaren.
För egenföretagare är det svårt att beräkna det faktiska inkomstbortfallet. Det kan egentligen bara göras årsvis. Därför får det avgöras från fall till fall efter överläggningar mellan den förtroendevalde och arvodesberedningens presidium.
Du som är egenföretagare ska därför inkomma med en skriftlig begäran om att nivån för ersättning för förlorad arbetsinkomst ska fastställas. Till begäran ska du bifoga:
• F-skattsedel
• Inkomstdeklaration från föregående inkomstår
• En egen eller revisors beräkning av inkomsten för innevarande år
Skicka begäran med bilagor till ”Beredningen för arvode”, Lerums kommun, 443 80 Lerum.
Kommunfullmäktige har tidigare beslutat att införa kontroll av de förtroendevaldas ersättning för inkomstbortfall.
Kontrollen ska genomföras en gång per år och rutin finns hos personalenheten inom ramen för utbetalning av arvoden.
1.6.1 Viktigt - det här måste du göra
För att ersättningen ska bli korrekt är det viktigt att du så snart som möjligt lämnar uppgift om årsinkomst eller sjukpenninggrundande inkomst till personalenheten. Blanketten för det hittar du här. Ange om du arbetar heltid eller deltid och i så fall i vilken omfattning.
Du måste själv ange på närvarolistan hur många timmar du fått löneavdrag för. Ersättning för förlorad arbetsinkomst betalas också för tid du tagit ledigt från arbetet och för resor till och från sammanträdet.
Anmälan om krav på ersättning för förlorad arbetsinkomst skall göras på närvarolista inom fyra (4) månader efter det sammanträdet/sammanträden som avses. Anmälan om
ersättning ska på uppmaning kunna styrkas med utdrag ur respektive arbetsgivares lönesystem där de från ordinarie lön avdragna timmarna kan utläsas.
I de fall du kan påverka dina arbetstider uppmanas du att anpassa dessa till dina sammanträden, (exempelvis listläggning, skiftarbeten mm).
Observera
Om årsinkomst alternativt sjukpenninggrundande inkomst ändras måste du snarast meddela detta skriftligen till Löneservice.
Ny timersättning för förvärvsarbete utbetalas inte retroaktivt Löneservice utgår från den dag de nya uppgifterna lämnats in.
8
Observera! I de fall där anmälan om ersättning inte kan styrkas med ett korrekt underlag, är mottagaren skyldig att återbetala ersättningen till Lerums kommun.
Den senaste registrerade årsinkomstuppgiften ligger kvar som grund för ersättning för inkomstbortfall. Den förtroendevalde ansvarar själv att korrekta uppgifter årligen lämnas till Löneservice.
1.7 Ersättning för förlorad semesterförmån
I enstaka fall kan det inträffa att förtroendevald för att kunna fullgöra sitt uppdrag behöver ta ledigt från ordinarie arbete i sådan omfattning att antalet semesterdagar påverkas.
Kommunallagen tillförsäkrar den förtroendevalde skälig ersättning även för detta.
Enligt kommunens arvodesbestämmelser gäller att den förtroendevalde som förlorar semesterförmån ska lämna intyg till personalenheten, där arbetsgivaren anger hur stor semesterförmån som förlorats på grund av ledighet för förtroendeuppdraget. Det ska framgå av intyget vilket värde förlusten har i pengar. Den förtroendevalde får sedan detta belopp som ersättning för förlorad semesterförmån.
1.7.1 Viktigt - det här måste du göra
Du måste själv kontrollera hur mycket semesterförmån du förlorar och skriftligen anmäla detta till Löneservice för att ersättningen ska betalas ut.
1.8 Kostnadsersättningar vid resor, traktamenten och övrigt
1.8.1 Resepolicy för Lerums kommun
Resor i tjänsten ingår som en betydelsefull del av kommunens verksamhet och är ett viktigt medel för att upprätthålla kontakt med omvärlden. Kommunen är en stor arbetsgivare vilket innebär att ett avsevärt antal resor genomförs i tjänsten varje år.
Lerums kommun har som vision att bli Sveriges ledande miljökommun. Det är därför viktigt att miljöbelastningen av tjänsteresor blir så låg som möjligt. Kommunfullmäktige har fattat beslut om en resepolicy som omfattar alla medarbetare och förtroendevalda som genomför en resa i tjänsten.
1.8.2 Resor och traktamente
Du ersätts för resekostnader, traktamenten, logi och övriga kostnader i samband med förrättningar och sammanträden utanför Lerums kommun. Ersättningarna ska redovisas inom fyra (4) månader från avresedatum.
Till förtroendevalda med funktionsnedsättning betalas motsvarande ersättning till och från förrättning även inom Lerums kommun.
9 1.9 Ersättning för barntillsynskostnader
Till kostnadsersättningarna hör även ersättningen för barntillsynskostnader för barn som inte fyllt tolv år. Mot uppvisande av kvitto utbetalas en ersättning för detta på maximalt 250 kronor per sammanträde. För att erhålla ersättning ska kvittot attesteras av
ordföranden för aktuellt möte.
Ersättning utbetalas inte om någon som tillhör den förtroendevaldes hushåll passar barnet.
1.10 Särskilda arvoden
Förtroendevald med funktionsnedsättning
Ersättning utgår till förtroendevald med funktionsnedsättning för de särskilda kostnader som föranletts av uppdraget. Här ingår utgifter för resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning av handlingar och liknande.
Valnämnd
Ordföranden och ersättare för ordföranden i ett valdistrikt erhåller fast arvode det år ett val inträffar och endast den månad som valet infaller.
Valkansliet tillhandahåller dessa uppgifter till Löneservice.
1.11 Förtroendevald och anställd i kommunen
Anställda i kommunen kan också vara förtroendevalda i Lerums kommun.
1.11.1 Viktigt - detta måste du göra
Du som är både förtroendevald och anställd i kommunen måste begära tjänstledigt varje gång du ska delta i ett sammanträde.
10
2 Bilagor, blanketter, beslut och länkar:
De flesta av nedanstående bilagor, blanketter, policys och länkar finns tillgängliga på kommunens webbplats, www.lerum.se/arvode.
En del hittar du i den vänstra menyn medan andra ligger till höger som en länk till ett dokument.
Dokument och policys:
o Bestämmelser om Ersättning till kommunalt förtroendevalda o Beloppsbilaga för fasta arvoden (bilaga till bestämmelserna ovan) o Manual – Ersättning till kommunalt förtroendevalda
o Lerums kommuns resepolicy
Blanketter:
o Medgivande publicering av personuppgifter o Bankkonto, lön, anmälan
o Uppgifter om arbetsgivare och lön o Anmälan till kurs och konferens o Kurs/konferenser
o Enskilt uppdrag/utbildning - för förtroendevald
o Enskilt uppdrag/utbildning - avser flera förtroendevalda
o Enskilt uppdrag/utbildning - avser förtroendevalds uppdrag under en månad o Enskilt uppdrag/utbildning med reseräkning (gäller utanför kommunen)
Kontaktpersoner:
Har du frågor om
o arvoden, ersättningar med mera - vänd dig till sekreteraren för den instans du ingår i som hänvisar dig vidare.
o pension och avgångsersättning - kontakta personalenheten o försäkringar - kontakta personalenheten
Ring kommunens växel 0302-52 10 00 för rätt kontakt.
