Örebro kommun |2019-05-08| |Sov 183/2019|
orebro.se
Kvalitetsuppföljning
Vård- och omsorgsboende Trädgårdarna
Datum för uppföljning: 2019-05-08 Deltagare:
Trädgårdarna
Malin Duckert Ek, enhetschef Linda Carlsson, enhetschef Kristin Lundgren, enhetschef Daniel Segerdahl, sjuksköterska Atina Sanneryd, arbetsterapeut Mats Westergren, sjuksköterska Linda Rundberg, undersköterska Eva Ahlm, undersköterska Carina Berglund, undersköterska Enheten för uppföljning
Yuri Yanez, planerare Cecilia Hamp, planerare
Hanna Schwager, medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR)
Syfte och metod
Syftet med kvalitetsuppföljningen är att granska hur Vård- och omsorgsboende (Vobo) Trädgårdarna lever upp till Örebro kommuns kvalitetskriterier samt att ha en dialog kring detta. Kommunens uppföljningsgrupp möter representanter från boendet i enhetens lokaler på Trädgårdarna.
Inför kvalitetsuppföljningen har en självskattning och kompetensinventering skickats ut till enheten. I självskattning ska verksamheten redogöra för hur de gör för att leva upp till kraven. Självskattningen ligger sedan till grund för dialogen på plats.
Planerare och Medicinskt ansvariga (MAS, MAR) har tagit del av relevanta dokument och dokumentation inför uppföljningen:
• Vad tycker de äldre om äldreomsorgen 2017, 2018, vård och omsorgsboende
• Kompetensinventering
• Årsberättelse
• Enhetsplan
• Eventuella klagomål eller synpunkter på enheten
• Dokumentationsgranskning SoL, hälso- och sjukvårdsjournal,
verkställighetsjournal, genomförandeplaner, avvikelser samt vårdplaner
• Granskat tillgängligheten
Bakgrund
I utemiljön finns vackra atriumgårdar samt en vinterträdgård. I en härlig grannsämja så är trädgårdarna en arena för odling, festligheter och samvaro.
Verksamhetens princip är att bidra till en trygghetsskapande, meningsfull och identitetsstödjande vardag för sina hyresgäster som boende på Trädgårdarna kallas.
På Trädgårdarna arbetar ledning med ansvarskultur och har tillit till personalens egna förmågor, det finns ett stort utrymme för personlig utveckling.
Ansvarskultur innebär bland annat att man utgår från helhet, mål, riktlinjer och dialog istället för att låta sig styras av detaljer, brister, regler och disciplin.
Verksamheten arbetar med ständiga förbättringar som en del i kvalitetsarbetet.
På Trädgårdarna arbetar man med trygghetszoner framför skydds- och begränsningsåtgärder. Tillsammans med teknik möjliggör detta en ökad självständighet och trygghet vad gäller orientering i huset för hyresgästerna.
Restaurangen som finns i huset drivs inte av verksamheten på Trädgårdarna men är välbesök av såväl hyresgäster som anhöriga som kommer på besök.
Boende:
Öppnings år: hösten 2016 och våren 2018 Antal boende: 85 hyresgäster
Antal lägenheter: 81(fyra är parboendelägenheter) fördelade på 10 enheter. På nedre plan, Hedgatan 55 finns tre enheter för personer med demenssjukdom och därutöver 7 vårdboendeenheter.
Inriktning på boendet: Trädgårdarna har som mål att bli Sveriges bästa äldreboende inom 5 år.
Bemanning (enligt personal och kompetensinventeringslistan):
Trädgårdarna är bemannad med omvårdnadspersonal dygnet runt. Sammanlagt arbetar 101 personer på Trädgårdarna, varav sex personal i ledning, tio
sjuksköterskor, tre arbetsterapeuter samt 82 omvårdnadspersonal. Av ordinarie omvårdnadspersonal är 94% utbildade undersköterskor.
Socialstyrelsens nationell brukarundersökning 2018 - Andel positiva svar i % I tabellen redovisas resultat på ett urval av de frågor som används som
kvalitetsindikatorer i Örebro kommun. Övriga resultat beskrivs under respektive avsnitt nedan där det är relevant. Andelen svarande på Vobo Trädgårdarna var mellan 60-80 %.
2017 års resultat inom parantes
Fråga Trädgårdarna Örebro
kommun Riket Är nöjd med de aktiviteter som erbjuds F18 67% (75%) 62% 64%
Får bra bemötande från personalen F13 94% (100%) 92% 93%
Personalen tar hänsyn till åsikter och önskemål F14 87% (93%) 78% 79%
Maten smakar bra F8 97% (82%) 76% 74%
Känner sig trygg på boendet F16 100% (97%) 89% 88%
Är sammantaget nöjd med boendet F24 82% (93%) 84% 84%
Brukarundersökningen från 2017 och 2018 visar ett bra resultat jämfört med både Örebro kommun och riket i stort. Personerna som bor där tycker att personalen tar hänsyn till deras åsikter och önskemål, de får ett bra bemötande, känner sig trygga, de är nöjda med maten och de är sammantaget nöjda med boendet.
Trädgårdarna har en egen värdegrundskola. En utmaning är att säkerställa att även egna timvikarier blir bärare av Trädgårdarnas värdegrund. Trädgårdarna är en nystartad verksamhet som har formats i två etapper. Detta är en utmaning i sig. Andra utmaningar är att resurstilldelningsmodellen inte möjliggör jämlik vård- och omsorg eftersom resurser tilldelas utifrån antal lägenheter och inte behov, heltidsavtalen, låg arbetsterapeuttilldelning, att schemateknisk och
resurstilldelning påverkar förutsättningarna för teamarbetet och att tilldelning inte tar hänsyn till husets utformning (städ, solskydd, fönster, trädgård etc.)
Tidigare uppföljningar
Innan denna uppföljning ägde rum hade inga planerade eller grundliga kvalitetsuppföljningar från Enheten för uppföljning gjorts.
Den 12 oktober 2017 genomfördes en oanmäld kvalitetsuppföljning, vilket bestod av platsbesök med intervju av personal och observation. Det
konstaterades att såväl boende som personal verkade trivas bra. Dock saknades skriftliga/tydliga rutiner för systematik kring klagomålshantering. Den samlade bedömningen av besöket gav ett intryck av en välfungerande verksamhet och det fanns inget behov av kompletterande uppföljning.
Resultat av uppföljning 2019-05-08
Under rubrikerna nedan finns en sammanställning av resultatet från uppföljningen.
Aktiv och meningsfull tillvaro
Aktivitets- och funktionsbedömningar görs av arbetsterapeuten på alla som grund i anslutning till att den enskilde flyttar in på Trädgårdarna. Följs sedan upp
kontinuerligt om status ändrats. Aktivitetsutbud tas fram utifrån hyresgästernas önskemål och intressen och sker måndag-fredag. Det sker många olika
gruppaktiviteter och de mer individuella sker utifrån resurstilldelning vilket inte alltid stämmer med verksamhetens önskemål. För att bevara den enskildes självständighet är rehabiliterande arbetssätt implementerat i det dagliga omvårdnadsarbetet. Det läggs mycket vikt på att motivera varje hyresgäst att tillvarata sina egna förmågor. Till hjälp finns det rehabombud på varje enhet och besök av fysioterapeut görs en gång i veckan. Hyresgästerna inkluderas i
vardagsaktiviteter och uppmuntras till att vara med på det de klarar att göra själva såsom att hämta mat, skala potatis, duka bordet, bereda smörgås eller diska. Tack vare husets utformning har omvårdnadspersonal möjlighet att tillförsäkra
utevistelse i den direkta och indirekta närmiljön. Hyresgästerna använder två träningsslingor som finns i huset och de mest rörliga och pigga cyklar runt i huset. Trädgårdarnas atriumgårdar är utrustade med värmeslingor i
betongbeläggningen, vilket ger förutsättningar för utevistelse året runt.
Vinterträdgården är också ett uppskattat utrymme även vintertid då man får årstidsintryck. Det finns gott om funktionella gemensamma utrymmen i huset och de används i stor utsträckning. Däremot finns det fortfarande vissa utmaningar i husets lokaler som kräver åtgärder. Bland annat akustiken i vinterträdgården samt saknaden av hörslinga i gemensamma lokaler.
Ledningens uppfattning kring möjlighet att upprätthålla kontakt med släkt och vänner är att Trädgårdarna erbjuder goda förutsättningar för att besökare till hyresgäster lätt kan hälsa på. Det är lätt att få anhörigtagg för att ta sig fram i lokalerna. Förutom restaurangen som finns i huset och som oftast används som mötesplats för hyresgäster, släkt och vänner finns det alltid kaffe och fika
tillgängligt så att hyresgäster kan bjuda sina gäster om så önskas. Partners är också en självklar deltagare vid gemensamma aktiviteter. Verksamheten använder sig av strukturerade samtal i form av planering- och uppföljningssamtal där
omvårdnadspersonal tillsammans med hyresgästen utforskar sociala relationer och eventuellt behov av stöd från verksamheten.
Regelbunden kontakt har tagits med frivillig verksamhet, daglig verksamhet, kyrkan och studieförbund. Fler aktörer eftersöks regelbundet. Vid studiebesök har man som vana att erbjuda möjlighet att komma till Trädgårdarna som volontär.
Vår dokumentationsgranskning visar att hälften av de granskade journalerna saknar en fullständig och uppdaterad bedömning av funktions- och
aktivitetsförmåga. Med hjälp av ”Risk och konsekvensanalysen för bedömning av brister” bedöms dessa brister som begränsad och vård- och omsorgsboende Trädgårdarna åläggs med en åtgärdsplan.
Bemötande
Enhetscheferna upplever att de generellt har ett bra bemötande och att de tränar på ett aktivt lyssnande, ställa följdfrågor samt att observera. Grunden i
verksamhetens Individuell vård- och omsorgsplanering (IVOP-arbete) är att utgå från hyresgästernas integritet och självbestämmande samt den enskildes unika förutsättningar. Detta bekräftas i Socialstyrelsens brukarundersökningar för både 2017 och 2018 där resultatet har varit bättre jämfört med både Örebro kommun och riket i stort. Däremot saknas det ett skriftligt dokument om
bemötandepolicy.
Omvårdnadspersonalen arbetar inte aktivt med frågor om sexualitet men när dessa uppkommer på hyresgästers initiativ möts de med respekt och lyhördhet.
Enligt ledningen kommer all personal på Trädgårdarna att gå utbildning i mänskliga rättigheter under 2019–2020.
Kontinuitet
Vid inflytt får hyresgästen en kontaktperson som har ett särskilt uppdrag att planera för personens behov av hjälp och stöd tillsammans med den enskilde och närstående. Tillsammans med kontaktpersonen görs upp vilka insatser som hyresgästen önskar extra hög kontinuitet kring. Hyresgästen får byta kontaktpersonen om hen känner för det. I lärandesyfte brukar
omvårdnadspersonal fråga hyresgästen om anledningen till att hen vill göra det.
Det händer även att omvårdnadspersonal själv känner att kontakten med en viss hyresgäst inte riktigt fungerar. Detta brukar lösas med att prova med en annan kontaktperson. Omsättningen på tillsvidare anställd personal är låg. Man arbetar med rätt till heltid vilket innebär att personal i huset har bokningsbar tid och går in som korttidsvikarier. Målsättningen är att resterande vikarier från
Bemanningsenheten är återkommande per enhet. Hjälpinsatserna planeras enligt vad som är överenskommet i genomförandeplanen och den största
framgångsfaktorn till den höga kontinuiteten är det relationsorienterade arbetssättet som verksamheten använder sig av.
Delaktighet
Ledningen anser att ett detaljerat och grundligt välkomstsamtal med hyresgästen som syftar till att bl.a. få den enskilde att beskriva sitt behov av stöd och hjälp samt vilka önskemål hen har ger goda möjligheter för att hyresgästen aktivt ska delta efter bästa förmåga och utföra vardagliga aktiviteter. Hyresgästen erbjuds själv eller tillsammans med anhöriga att beskriva sin levnadsberättelse, sina önskemål och göra sina målformuleringar. Den största utmaningen gällande mål kopplat till genomförandeplan är att målsättningen i biståndsutredningen oftast är generella, abstrakta eller uppfylld redan vid inflytt.
Den genomförandeplanen som upprättas i samband med inflytt följs upp av kontaktpersonen var tredje månad. Verksamheten har som mål att bidra till en identitetsstödjande vardag för den enskilde, vilket innebär rätten att få vara sig själv, stärka jaget, känna sig bekräftad och behövd. För att hyresgästen ska få behålla sina vanor och rutiner arbetar omvårdnadspersonal med hög flexibilitet.
Ingen dag är den andra lik. Omvårdnadspersonalen är lyhörda för hyresgästernas önskemål när det gäller tider och rutiner. Hyresgästen erbjuds även att ta del av dokumentation som gäller honom/henne och informeras skriftligt om den möjligheten vid välkomstsamtalet.
Hyresgästerna har enligt ledningen fullt inflytande över sin lägenhet.
Gemensamma utrymmen på enheten är en kollektiv yta där man till viss del kan påverka miljön men alltid med respekt för sina grannar.
Socialstyrelsens brukarundersökning från 2018 visade 47 procent positiva svar, om man vet vart man ska lämna synpunkter eller klagomål på äldreboendet.
Enligt ledningen borde siffran vara högre eftersom verksamheten rutinmässigt vid inflytt både skriftligt och muntligt informerar den enskilde och närstående om att de kan vända sig muntligt eller skriftligt till kontaktpersonen, enhetschefen eller anonymt till Servicecenter alternativt på kommunens hemsida för att lämna klagomål/synpunkter.
Mat, måltid och nutrition
Varje enhet på Trädgårdarna har ett kostombud som har genomgått kostombudsutbildning. Kostombuden har möten 4 ggr/år i syfte att driva kvalitetsarbete gällande mat, måltid och nutrition.
På frågan i brukarundersökningen 2018 om ”Hur brukar maten smaka?” svarade 97 procent med positiva svar, vilket är en ökning med 15 procent sedan 2017 (82%).
Restaurangen som inte fanns från starten har varit ett lyft i verksamheten. Vid beställningar tas hänsyn till personliga önskemål om livsmedel. Just nu pågår ett samarbete med restaurangen för att med hjälp av färg och doft öka stimuli inför måltid, men även att maten ska levereras i uppläggningsfat istället för kantiner.
Målsituationen anpassas efter individens funktionsförmåga. Om det bedömts möjligt och lämpligt utifrån livsmedelshygien och smittskyddsförordningen bereds möjligheter för den enskilde att ta mat och äta själv.
Ledningen beskriver att sittkomforten fortfarande är ett problem för de kortare hyresgästerna. Det går nämligen inte att sänka bordet.
Arbetsterapeuten pratar med boende om måltidssituationen, men tiden räcker inte till för längre observationer. Tid för systematisk observation finns inte, däremot gör man det vid behov.
Riskbedömningar gällande undernäring görs av sjuksköterskor i Senior alert.
Åtgärder skrivs i vårdplanen som följs upp av och dokumenteras av
omvårdnadspersonalen. De är uppmärksamma på försämringar hos den enskilde och kontaktar direkt sjuksköterska eller tar upp det på en teamträff.
Sjuksköterskorna anser att Senior alerts riskbedömning riktas för att identifiera personer med risk för undernäring men på Trädgårdarna har man mött problem med övervikten istället.
Vid granskningen av dokumentationen av tio verkställighetsjournaler och genomförandeplaner finns det beskrivet hur den enskilde vill ha det under måltidssituationen. Måltider och mellanmål sprids jämnt över dygnet.
Omvårdnadmåltider genomförs utifrån den enskildes behov som utgår från genomförandeplanen.
Personlig omvårdnad och service
Utgångspunkten för verksamheten på Trädgårdarna är att tillvarata hyresgästernas resurser och förmågor. Av den anledningen är rehabombudens roll avgörande för verksamheten vars syfte är att utveckla ett aktivt rehabiliterande förhållningssätt och öka fokus på förebyggande arbete. Att varsamt handlag används och diskretion visas vid all kroppslig omvårdnad finns med i verksamhetens värdegrundskola, vilket är obligatoriskt för all personal. I genomförandeplaner berörs även skötsel av personens syn- och hörselhjälpmedel.
Omvårdnadspersonalen använd sig av särskilda signeringslistor för dem som får hjälp med rengöring och skötsel. En medarbetare som har gått fördjupad utbildning via audiologen, handleder och ger tips vid behov i hela huset.
Trädgårdarna erbjuder munhälsobedömning och omvårdnadspersonalen följer vid behov med till tandläkaren. Samarbetet med tandhygienisten, som
tillsammans med någon undersköterska från Trädgårdarna besöker hyresgästerna, beskrivs som gott. Efter inflytt brukar det bli många besök hos tandläkare för att munhälsan ofta är eftersatt sen tidigare. Den individuella dokumentationen för hur munvården ska genomföras sker med vårdplan efter munhälsobedömning Revised Oral Assessment Guide (ROAG) enligt Senior alert.
Enligt ledningen stimuleras alla hyresgäster att upprätthålla sin kontinens och toalettbesök ersätts inte av inkontinenshjälpmedel. Verksamheten använder sig av återkommande kvalitetssäkringar samt ett välfungerande ombudsuppdrag inom förebyggande arbete. Toalettbesök planeras in efter den enskildes behov och omvårdnadspersonalen har bra koll på det så att även de med inkontinensskydd ska gå på toaletten.
Vård i livets slut
Utföraren uppfyller samtliga krav inom området. Verksamheten har ett bra arbetssätt vid behov av vak då van och erfaren omvårdnadspersonal planeras in, vikarier får andra arbetsuppgifter.
Den enskildes skydd
Socialstyrelsens brukarundersökning 2018 visade 100 procent positiva svar, om hyresgästen känner sig trygg på boendet. Det är 11 procent högre än i hela Örebro kommun.
Med hjälp av hyresgästernas trygghetsskattning får omvårdnadspersonalen information om upplevelse av trygghet och känsla av sammanhang. Vid ett lågt resultat (<6) tar teamet reda på orsaken och arbetar för ökad trygghet hos hyresgästen.
Trädgårdarna följer Örebro kommuns och därmed Socialtjänstlagens samt
Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om avhjälpande av missförhållande samt det finns rutin som beskriver hur fel och brister tas emot, utreds, åtgärdas, sammanställs och analyseras. Om en händelse bedöms som allvarlig i riskanalysen på en avvikelse görs en Lex Sarah anmälan. Den årliga genomgången av Lex Sarah anmälningar sker på APT innan sommar.
Verksamheten följer Patiensäkerhetslagens föreskrifter. Om en händelse bedöms som allvarlig/risk för vårdskada kontaktas MAS/MAR omgående. Gällande att samla teamet och dokumentera och följa upp avvikelser enligt kommunens rutiner har ledningen på Trädgårdarna identifierat ett utvecklingsområde. Den lokala rutinen behöver uppdateras utifrån nya det arbetssättet, vilket än så länge bara är muntligt överenskommet.
390 avvikelser under perioden 20181002–20190507
Risk för fallskador förebyggs på både individuellt och på generell nivå. Senior alert och arbetsplatsbedömning på individnivå och i lokala arbetsmiljögruppens arbete med skyddsronder och i Rehabombudsgrupp på generell nivå. Liksom risk för trycksår uppmärksammas, förebyggs och behandlas via Senior alert.
Omvårdnadspersonalen är duktiga för att flagga upp nytillkomna behov av bedömningar.
Vår granskning visar att det saknas 3 riskbedömningar av 14 granskade journaler vilket är en brist enligt riktlinjer Avvikelser, klagomål och synpunkter.
Samtycke för skydds- och begränsningsåtgärder utifrån hälso- och sjukvård och samtyckte för informationsöverföring mellan vårdgivare saknas i flera journaler vilket också är en brist. Med hjälp av ”Risk och konsekvensanalysen för
Orsak Antal
HSL 179
Fall 59
Fall med skada 12
Läkemedel 73
Felaktigt utförd behandling 31
Utebliven behandling 36
bedömning av brister” bedöms avsaknaden av riskbedömningar som allvarlig samt avsaknaden av samtycke bedöms som begränsade och vård- och
omsorgsboende Trädgårdarna åläggs med en åtgärdsplan.
Gällande hygien har verksamheten på Trädgårdarna en välfungerande
egenkontroll för det. Det är planerat att ombudsgruppen skall få en fördjupad utbildning från kommunens hygiensköterska.
På Trädgårdarna används taggar och koder. Finns ett inre skalskydd. Alla avdelningar är låsta. Alla har taggar. Avläsaren sitter en bit före dörren och om någon går förbi utan att läsa taggen går ett larm och då kommer en personal.
Ytterdörren är öppen 8-16 då ledning och administrationen är bemannad.
Restaurangen har en separat ingång. Verksamheten följer larmstatistik och har dialog med arbetsgrupperna vid behov. Svarsfrekvens används även som en indikator för att bedöma och värdera vårdtyngd.
Hälso- och sjukvård
Läkemedelsgenomgångar saknas i många av de granskade journalerna vilket är en brist enligt "Rutin för läkemedelsgenomgång i samverkan mellan kommunerna och landstingen i Örebro län".
Många av sjuksköterskornas vårdplaner saknar dokumentation om uppföljning av hälso- och sjukvårdsinsatserna vilket är en brist enligt bland annat
patientdatalagen. Med hjälp av ”Risk och konsekvensanalysen för bedömning av brister” bedöms dessa två brister som allvarlig och vård- och omsorgsboende Trädgårdarna åläggs med en åtgärdsplan.
Omvårdnadsansvarig sjuksköterska och arbetsterapeut finns i huset och är tillgängliga för den enskildes behov, liksom sjukgymnast och läkare som kommer från vårdcentralen efter överenskommelse och/eller vid behov.
Anhörigstöd
Utföraren uppfyller samtliga krav inom området. Att stödja anhöriga är en del av verksamhetens kärnfråga. Anhöriga deltar i den utsträckning som hyresgästen önskar. Det finns ett anhörigombud per arbetslag och anhörigträffar sker en gång per år. Anhörigcentrums broschyr delas ut i samband med välkomstsamtalet.
Trädgårdarna har även skriftlig rutin för anhörigstöd.
Tillgänglighet och information
Utföraren uppfyller samtliga krav inom området. Det finns skriftlig information på kommunens hemsida om Trädgårdarna, kontaktuppgifter till ansvariga chefer, administrativ assistent, telefonnummer till alla avdelningar samt ett
telefonnummer att ringa till mellan kl.22.00 och 07.00. Boendet är välskyltat och all personal bär väl synliga namnskyltar.
Medarbetare och ledarskap
Verksamheten är bemannad dygnet runt med rätt kompetens och personalstyrka (94% har usk.utbildning) och därmed tillförsäkras en god vård och omsorg.
Personalomsättningen bevakas för att säkerställa kontinuitet för hyresgästen.
Verksamheten har även utbildat personal i förändringskunskap och arbetar efter en sk lärande kultur där reflektion och feedback spelar en central roll. Utföraren uppfyller samtliga krav inom området.
Dokumentation
Ledningen säkerställer att omvårdnadspersonal dokumenterar. Detta görs bl a genom dialog, antingen i det dagliga arbetet eller vid veckovisa teamträffar.
Omvårdnadspersonalen har genomgått utbildning i att dokumentera och påminner varandra om att dokumentera. Trots det är det stor variation i dokumentation mellan olika individer. Ibland behöver genomförandeplanen skrivas om när omvårdnadspersonal har lärt känna den enskilde.
Utföraren uppfyller inte ställda krav inom området.
I den sociala dokumentationen:
10 stycken genomförandeplaner och verkställighetsjournaler har granskats innan kvalitetsuppföljningen. En av dessa saknade helt genomförandeplan. Fem saknade yrkestiteln på kontaktpersonen som upprättade planen. En saknade uppgifter om hur hyresgästen ville bli bemött. Fyra saknade uppgifter om vem kommer att hjälpa enskilde med planerade aktiviteter. Sex av 10
verkställighetsjournaler saknade noteringar om uppföljd genomförandeplan. Tre saknade noteringar om påbörjad insats eller mottaget nytt uppdrag. En saknade kontinuerliga anteckningar gällande händelser av betydelse.
Enligt SOSFS 2014:5 (s) 9 § ska ”Åtgärder som vidtas vid handläggning av ett ärende eller vid genomförande eller uppföljning av en insats ska fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål dokumenteras i journalen”. Med hjälp av ”Risk och konsekvensanalysen för bedömning av brister” bedöms dessa brister i social dokumentation som begränsad och Trädgårdarna åläggs med en åtgärdsplan.
Huvudregel är att dokumentera så nära händelserna som möjligt. Att
genomförandet av en insats dokumenteras så nära den enskilde som möjligt är viktigt av flera olika skäl. Risken för att uppgifter glöms bort eller uppfattas felaktigt minskar om dokumentationen ses som en integrerad del av det dagliga arbetet. Det talar mot så kallad ”indirekt dokumentation” som är vanligt förekommande i verksamheter som svarar för service och omvårdnad till äldre och personer med funktionsnedsättning. Indirekt dokumentation innebär att vissa personalgrupper skriver arbetsanteckningar som i nästa led granskas av
arbetsledare eller någon annan som tilldelats uppgiften att sammanfatta och föra in relevanta uppgifter i journalen. Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten 2015 kompletterar Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2014:5) om dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS”.
Enligt Örebro kommuns riktlinje ”Avvikelser klagomål och synpunkter Utreda – Analysera – Förbättra Sov 567/2018” har all verksamhet som bedriver hälso- och sjukvård, socialtjänst och som är delaktiga i den enskildes vård, omsorg och stöd i Örebro kommun, en rapportskyldighet som innebär en skyldighet att rapportera klagomål och synpunkter. Vår granskning av socialdokumentation visar att trots egna rutiner samt att hyresgästernas synpunkter och klagomål utreds och åtgärdas omgående dokumenteras detta sällan i journalen och framkommer inte heller på något sätt information om det i genomförande planer, vilket är en brist. Med hjälp av ”Risk och konsekvensanalysen för bedömning av brister” bedöms denna brist som begränsad och Trädgårdarna åläggs med en åtgärdsplan.
I hälso- och sjukvårdsdokumentationen:
Hälften av de granskade journalerna saknar en fullständig och uppdaterad bedömning av funktions- och aktivitetsförmåga av arbetsterapeut vilket är en brist.
I journal förd av sjuksköterskorna kan man vid granskning se att det
dokumenteras om återkommande problem och insatser under sökorden för status då vårdplan borde ha upprättats för fortsatt dokumentation. Detta är en brist utifrån metodstöd Vårdplaner.
Ca hälften av alla vårdplaner som fördelats till omvårdnadspersonal skrivs med frastexter och andra hälften inte. Under frastexten "uppföljning" saknas instruktioner eller så är de otydliga kring vad som ska följas upp och när. I vårdplan utifrån risk enligt senior alert radas ofta åtgärderna upp i en lista och det framgår inte vem som ska göra vad, när, hur och vilken uppföljning som ska göras. Detta är en brist utifrån metodstöd Vårdplaner.
Dokumentation kring bakgrund och utredning av problemet saknas i flera av sjuksköterskornas vårdplaner vilket är en brist enligt bland annat
patientdatalagen. Med hjälp av ”Risk och konsekvensanalysen för bedömning av brister” bedöms ovannämnda brister som allvarlig och vård- och omsorgsboende Trädgårdarna åläggs med en åtgärdsplan.
Det finns dock goda exempel på bra vårdplaner om t.ex blåsdysfunktion där det tydligt framgår att läkare utrett problemet, sjuksköterskans bedömning är tydligt beskriven och båda blir ett bra underlag för de insatser som sedan sätts in. Även ett par nutrionsutredningar är fint beskrivna där resultatet legat till grund för de insatser som satts in.
Bedömning
Vård och omsorgsboende Trädgårdarna bedöms vara en fungerande verksamhet med en tydlig ledning och engagerad personal. Styrkorna är bl a de aktiviteter som anordnas samt att alla arbetar med identitetsstödjande metoden, som innebär att verksamheten utgår från hyresgästernas integritet och självbestämmande samt den enskildes unika förutsättningar. Allt detta har på kort tid gett resultat och har gjort att hyresgästerna känner sig trygga och trivs på Trädgårdarna samtidigt som omvårdnadspersonal trivs med att ha boendet till sin arbetsplats.
Bristerna som framkommer är avsaknad av ett systematiskt arbete kopplat till Föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) gällande avvikelse och dokumentation (klagomål/synpunkter och avvikelse inom hälso- och sjukvården).
Brister som kräver åtgärdsplan
För de brister som identifierats vid granskningen på vård- och omsorgsboende Trädgårdarna ska verksamheten upprätta en åtgärdsplan där det framgår vem som är ansvarig samt när bristen ska vara åtgärdad. Åtgärdsplanen ska redovisas för kommunen senast 2019-07-05 i bifogad åtgärdsmall. Punkterna kommer att följas upp när åtgärdsplan kommit in.
Verksamheten ansvarar för att bristerna och åtgärdsplanen presenteras i vård- och omsorgsnämnden i rimlig tid efter upprättad åtgärdsplan.
Inom nedanstående huvudområden har brister uppmärksammats. Den exakta bristen framgår i åtgärdsplanen.
• Aktiv och meningsfull tillvaro
• Den enskildes skydd
• Hälso- och sjukvård
• Dokumentation
