KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 26 PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED BUS-NÄMNDEN

(1)

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS 2 26 Nämnden för

barn, ungdom och skola 2013-03-27

PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED BUS-NÄMNDEN

Plats och tid: Asarumssalen, Rådhuset, klockan 13.15-17.10

Deltagare: (markerade med x, i ledamots ställe tjänstgörande ersättare med xx)

Ledamöter Ersättare

x Tobias Folkesson, ordf (S) §19-24 Ingvar Andersson (S) x Britt Jämstorp, 1v.ordf (KD) Jan Jonsson (S) x Carin Erlandsson, 2 v ordf (M) xx Elisabeth Dahl (M) §23-32 x Bengt-Olof Björck (S) xx Karolina Sandgren (S)

x Liz Wennerberg (MP) Niklas Berntsson (MP)

Torgny Lindqvist (S) xx Sten Wijkander (S)

x Pirkko Karppi (M) §19-21 x Nicole Sundin (M) §19-22 Anneli Bengtsson (S) xx Qristina Ribohn (S) §25-32

Karin Lange (SD) Niclas Petersson (SD)

x Kristin Lundberg (FP) Vakant (FP)

x Ankie Larsson Boklund (C) xx Gertrud Ivarsson (C)

Personalföreträdare Personalföreträdare, ersättare x Jessica Vedin TCO §19-24 Michael Filipsen TCO

x Carin Sjöberg SACO §19-24 Tjänstemän

x Ewa Kristensson, förvaltningschef §19- 24

x Madelaine Forsberg, sekreterare x Patrik Håkansson, verksamhetschef

§19-24

x Ulf Olsson, fastighetschef §19-20 x Marie Hemming, utvecklingssamord-

nare §19-21

x Mikael Johnsson, ekonom §24-26

Tid för justering: 2013-04-04 kl 16.00

Vid sammanträdet behandlade ärenden: §§ 19-32

Justeringsledamöter Sekreterare

Tobias Folkeson Pirkko Karppi Madelaine Forsberg Ordförande §19-24 §19-21

Britt Jämstorp Kristin Lundberg

Ordförande §25-32 §22-32

______

Justering av protokollet har tillkännagivits på kommunens anslagstavla i Rådhuset 2013-04-05

Madelaine Forsberg, sekreterare

(2)

Innehållsförteckning Paragraf Ärende

§ 19 Godkännande av dagordning

§ 20 Presentation av ABC – Asarums bildningscenter

§ 21 Systematiskt kvalitetsarbete

§ 22 Budget 2014 - verksamhetsläge

§ 23 Organisation och investeringsplan

§ 24 Karriärtjänster

§ 25 Intern kontroll – slutrapport 2012

§ 26 Ekonomisk uppföljning per den 28 februari

§ 27 Fast bordsplacering

§ 28 Skol-HLR i grundskolan

§ 29 Information

§ 30 Anmälan av delegationsbeslut

§ 31 Meddelanden

§ 32 Beslutsattestanter och ersättare

(3)

§ 19

Godkännande av dagordning BUS-nämndens beslut

att godkänna dagordningen med nedanstående ändringar.

Sammanfattning

Dagordningen har skickats till ledamöterna tillsammans med kallelsen.

Extra ärende:

 Budget 2014

 Beslutsattestanter och ersättare

Ärendet ”Information om verksamhetsläget” tas i samband med ”Budget 2014”.

Följande ärende utgår och lyfts vid BUS-nämndens sammanträde 2013-05-23:

 Systematiskt arbetsmiljöarbete/personaluppföljning

(4)

§ 20 2007.46

Presentation av ABC – Asarums bildningscenter BUS-nämndens beslut

att ta informationen till protokollet.

Sammanfattning

Fastighetschef Ulf Olsson ger en nulägesrapport av byggprojektet Asarums bildningscenter. Byggnationen sker i tre etapper. Etapp ett – parkering,

bussangöring, ledningsarbeten – var klar redan i höstas. Etapp två – huvudbygg- nader – skall vara klart januari 2014 och tas i bruk höstterminen 2014. Etapp tre – idrottshall – skall vara klar att tas i bruk vårterminen 2015. Slutbesiktning sker december 2014. Planering av innanmätet i byggnaderna pågår och förändringar görs vid behov. Projektet fortlöper enligt tidsplanen och ryms inom budgeterade medel.

Tidigare information om byggprojektet finns att hämta i First Class.

(5)

§ 21 2013.169

Systematiskt kvalitetsarbete BUS-nämndens beslut

att upphäva nämndens beslut BUS §53, 2012-09-13, Strategi för bättre resultat och

Sammanfattning

Utvecklingssamordnare Marie Hemming informerar om utbildningsförvalt- ningens systematiska kvalitetsarbete som hon arbetar med tillsammans med utvecklingssamordnare Matthias Holmesson. Skollagens krav på systematiskt kvalitetsarbete innebär att huvudmän, förskole- och skolenheter systematiskt och kontinuerligt ska följa upp verksamheten och analysera resultaten i förhål- lande till de nationella målen och till vetenskap och beprövad erfarenhet. Hös- ten 2012 bildades en strategisk kvalitetsgrupp med representanter från förvalt- ning, förskola, grundskola, särskola, gymnasium samt övriga verksamheter inom utbildningsförvaltningen. Gruppen utarbetar ett kvalitetssystem med in- spiration från det som gjorts hittills samt befintliga kvalitetssystem. En kvali- tetspärm håller på att tas fram som ska fungera som ett stöd för respektive verksamhet.

Det nya kvalitetsarbetet har större fokus på processer kopplade till resultat, vilket betyder ökade krav på uppföljning. I det nya kvalitetsarbetet ska t ex delak- tigheten och engagemanget på alla nivåer i organisationen vara större. Rollför- delningen ska vara tydligare och det ska finnas en gemensam uppföljning som är verksamhetsövergripande och på sikt kommunövergripande. Egen gransk- ning och förbättring ska vara i fokus.

Enligt förslag från chefsgruppen bör dialogmöten anordnas med representanter från nämnderna och verksamheterna tillsammans med förvaltningschefen gäl- lande kvalitetsarbetet. Detta förslag kommer att lyftas vid nämndens samman- träde 2013-05-23.

Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att tidigare beslut om strategi för bättre resultat är inaktuellt i och med detta nya arbetssätt.

Beslutsunderlag

 BUS-nämndens arbetsutskott, 2013-03-13, BUS au §12

(6)

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL BUS AU 2 Nämnden för

§ 12

Systematiskt kvalitetsarbete

Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet.

Sammanfattning

Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att utvecklingssamordnarna Marie Hemming och Matthias Holmesson har gjort en presentation för chefsgruppen om arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet.

Vid det tillfället kom ett förslag att dialogmöten ska anordnas med representanter från nämnderna och verksamheterna tillsammans med förvaltningschefen gällande kvalitetsarbetet. Avstämning ska i så fall göras en gång/år utifrån material som Marie och Matthias har tagit fram.

(7)

§ 22 2013.77

Budget 2014 - verksamhetsläge BUS-nämndens beslut

att ge förvaltningen i uppdrag att bjuda in till ett temamöte kring barn och ung- domar i behov av särskilt stöd, gärna tillsammans med övriga berörda nämnder i kommunen och

att ställa sig bakom förvaltningens förslag inför budgetberedning 2014.

Sammanfattning

Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om behov av medel för att kunna leva upp till skollagens krav utifrån nuvarande organisation och volymökning av verksamheten. Inlämning av budgetmaterial till ekonomikontoret, investeringar samt verksamhetsförändringar ska enligt ny modell ske senast 2013-04-04 och vara skriftligt politiskt förankrat.

Förskolans personal är hårt belastad och har svårt att nå upp till styrdokumentens krav på en trygg lärandemiljö. Arbetstidsmodellen är ett bra verktyg för att hantera korttidsfrånvaro, men fungerar inte med den nuvarande resurstilldelningen.

Det handlar även om förutsättningar att möta vårdnadshavares önskemål om öp- pettider och arbetssökandes rätt att lämna sina barn 30 timmar. Barnantalet fort- sätter att öka inom förskola/fritidshem.

Inom grundskolan finns planer på att starta upp en särskild undervisningsgrupp för en liten grupp elever med problem i samarbete med fritidsgårdsenheten och omsorgsförvaltningen. Barn i behov av särskilt stöd ökar, likaså antal elever med annat modersmål.

Sammantaget kan konstateras att resursläget inom förskola, grundskola samt fritidshem kommer att vara mycket ansträngt under 2013 och 2014.

Bedömning av resurser inför budgetberedning 2014:

 Psykolog 1,5 tjänst 1 017 tkr *

 Kurator 1 tjänst 474 tkr *

 Specialpedagog 1 tjänst 528 tkr *

 Förskolan 11 tjänster 4 767 tkr

 Fritidshem 6 tjänster 2 604 tkr

 Grundskolan 6 tjänster 2 850 tkr

 Modermål, studiehandledning, SvA 1 455 tkr

 Fritidsgårdar - sommarlovskul och Kofsa 175 tkr

Summa: 13 870 tkr

*Exklusive statsbidrag halva lönekostnaden

(8)

forts.

§ 22

Beslutsunderlag

 Budgetberedning 2013, tjänsteskrivelse från förvaltningschef Ewa Kris- tensson och verksamhetschef Patrik Håkansson, 2013-03-25

Yrkanden

Britt Jämstorp (KD) yrkar att förvaltningen får i uppdrag att bjuda in till ett te- mamöte kring barn och ungdomar i behov av särskilt stöd, gärna tillsammans med övriga berörda nämnder i kommunen.

Kristin Lundberg (FP) med instämmande av Tobias Folkesson, (S), Carin Er- landsson (M), Bengt-Olof Björck (S) och Gertrud Ivarsson (C) yrkar att nämn- den ställer sig bakom förvaltningens förslag inför budgetberedning 2014.

Sten Wijkander (S) med instämmande av Britt Jämstorp (KD) yrkar att nämnden tar informationen till protokollet.

Propositioner

Ordförande Tobias Folkesson (S) ställer proposition mellan Kristin Lundbergs yrkande att ställa sig bakom förvaltningens förslag och Sten Wijkanders yrkande att ta informationen till protokollet och finner att nämnden beslutar enligt Kris- tins förslag.

Protokollet ska skickas till Ekonom Mikael Johnsson

Ekonomikontoret

(9)

§ 15

Information om verksamhetsläget

Sammanfattning

Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om läget i verksamheten. Efter att Patrik haft medarbetarsamtal med förskolechefer och rektorer är han oroad över den ansträngda situationen.

Förskolans personal är hårt belastad, och har svårt att nå upp till sina ambitioner när det gäller t ex att arbeta efter de styrdokument som finns. Arbetstidsmodellen är ett bra verktyg som är bra i grunden, men fungerar inte med den nuvarande resurstilldelningen.

Inom grundskolan finns det planer på att starta upp en särskild undervisningsgrupp för en liten grupp elever med problem. Detta skulle ske i samarbete med omsorgsförvaltningen och fritidsgårdsenheten.

Det har kommit in väldigt många ansökningar gällande barn i behov av särskilt stöd – fler än föregående år.

(10)

2013‐03‐25

Karlshamns kommun • Utbildningsförvaltningen

Rådhuset ∙ 374 81 Karlshamn ∙ Tel +46 454‐813 00 ∙ Fax +46 454‐813 20 E‐post: utbildning@utb.karlshamn.se ∙ Hemsida: http://www.karlshamn.se

Till

BUS‐nämnden

Budgetberedning 2014

Elevhälsan

Resultaten visar att god hälsa leder till ökat välbefinnande och därmed bättre förutsättningar för lärande. Men de visar också att lärande i sig, att gå ut skolan med godkända betyg, leder till minskad ohälsa, krimina‐

litet och utanförskap.

Nytt i skollagen är att en samlad elevhälsa införts. Eleverna ska ha till‐

gång till medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedago‐

giska kompetenser. Elevhälsan kan bidra till att skapa miljöer som främjar elevernas lärande, utveckling och hälsa. I lagen anges att elev‐

hälsan ska stödja elevernas utveckling mot utbildningens mål.

För att kunna leva upp till skollagens krav på en samlad elevhälsa i alla årskurser är bedömningen att vi måste förstärka med följande tjänster Psykolog, 1,5 tjänst, 1 017 tkr

Skolpsykologen ger stöd, råd och vägledning till elever och föräldrar.

Förskolans och skolans personal får handledning och konsultation.

Skolpsykologen arbetar också med att utreda enskilda elevers svårig‐

heter i skolan för att få bättre kunskap om hur barnet kan få stöd i sitt lärande och sin utveckling. För närvarande ca 5o ärenden i kö mot ti‐

digare 15‐20 ärenden i kö.

Kurator: 1 tjänst, 474 tkr

Skolkuratorn stödjer eleverna och deras familjer i problemsituationer genom samtal, rådgivning och kristjänst, samt genom att ordna olika stödåtgärder. Skolkuratorns arbetsuppgifter handlar om att hjälpa elever med t.ex. konflikthantering, relationer samt sociala och käns‐

lomässiga problem.

Specialpedagog: 1 tjänst, 528 tkr

En övergripande tjänst kopplad till Resurscenter med inriktning på läs och skriv‐ samt matematikutredningar.

(11)

2

Till ovanstående tjänster finns ett statsbidrag kopplat vilket, om det beviljas, ger halva lönekostnaden.

Förskolan

11 tjänster, 4 767 tkr

För att nå upp till styrdokumentens krav på en trygg och lärande mil‐

jö.

För att personal inom förskolan ska ha en rimlig arbetssituation med möjlighet till planeringstid.

För att kunna hålla de öppettider som föräldrar har behov av.

För att kunna fortsätta med att ge möjlighet till arbetssökande att lämna sina barn 30 timmar.

För att kunna bibehålla den så kallade arbetstidsmodellen som hante‐

rar korttidsfrånvaro.

15 mars 2012 15 mars 2013

Kommunal fsk 1311 1386 +75

Dagbarnvårdare 0068 0063 ‐5

Enskild fsk 0110 0118 +8

Total: 1489 1567 +78

(kommunal regi +70) Barn per medarbetare 05,4 06,1

15 oktober 2012 15 oktober 2013

(som finns i kö)

Kommunal fsk 1216 1301 +85

Dagbarnvårdare 0057 0058 +1

Enskild fsk 0199 0108 +9

Total: 1372 1467 +95

(kommunal regi +86) Barn per medarbetare 05,3 05,5

Enligt prognoserna för demografin över Karlshamns kommun fortsät‐

ter barnantalet i åldrarna 1‐5 att öka fram till år 2015.

(12)

3

Statsbidrag för dygnet runt förskola kommer att sökas för 2013 och 2014.

Fritidshemmet 6 tjänster, 2 604 tkr

För stora barngrupper i förhållande till personal, vilket även skolin‐

spektionen lyfter fram. Skolinspektionens besök pekar dessutom på att barn i behov av särskilt stöd inte får det stöd de är i behov av på fritidshemmet.

15 mars 2012 15 mars 2013

Kommunal regi 1074 1146 +72

Enskild regi 0088 0129 +41

Total: 1162 1275 +113

De senaste fem åren har barnantalet inom fritidshemsverksamheten gått från 889 inskrivna barn 2009 till 1146 inskrivna barn 2013, en ökning med 257 barn, gäller kommunal regi. Detta utan resursför‐

stärkning.

Grundskolan 6 tjänster, 2 850 tkr

Barn i behov av särskilt stöd ökar från att tidigare legat på ca 160 barn till 181 inklusive friskolorna. Varav cirka 30 elever bedöms ha så stora behov att de behöver en person knuten till sig. Start av kommunöver‐

gripande särskild undervisningsgrupp för elever i behov av särskilt stöd.

Modersmål, studiehandledning, svenska som andra språk

3 tjänster, 1 455 tkr

Antal elever med annat modersmål ökar, redan nu underpresterar vi mot bakgrund av skollagens krav.

Övrigt angående förskola, grundskola och fritidshem

Alla utökningar inom förskola, grundskola och fritidshem höjer indi‐

rekt bidragen till de fristående verksamheterna utan krav på åtgärder från deras sida.

(13)

4

Sammantaget kan konstateras att resursläget inom förskola, grund‐

skola samt fritidshem kommer att vara mycket ansträngt 2013 och 2014.

Summa: 13 695 tkr

Fritidsgårdar

Sommarlovskul, 125 tkr

Dagläger för barn i årskurs 1 – 3 med inriktning på idrott och frilufts‐

liv. För att bedriva ett dagläger under 3 till 4 veckor utan avgifter för barnen, behövs det en budget på 125 tkr. Kostnaderna är fördelade på 75 tkr för personalkostnader, samt 50 tkr för verksamhetskostnader.

Kofsa, 50 tkr

Under 3 år har fritidsgårdsenheten genom bidrag från Länsstyrelsen utvecklat Kofsa till en friluftsbas som kan användas av alla verksamhe‐

ter i kommunen.

Kofsa kan användas i undervisningssyfte, friluftsdagar, lägerverksam‐

het, äventyrspedagogik mm.

Projekttiden avslutas 2013.

För underhåll och komplettering av material behövs en budget på 50 tkr.

Summa: 175 tkr

UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

Ewa Kristensson Patrik Håkansson

Förvaltningschef Verksamhetschef

(14)

§ 23 2013.186

Organisation och investeringsplan BUS-nämndens beslut

att ge förvaltningen i uppdrag att planera och starta upp en dialog med elever, vårdnadshavare, personal, medborgare och politiker angående organisation i om- råde 2 och 3.

Sammanfattning

Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om den pågående organisations- översyn som förvaltningen tidigare har fått i uppdrag att göra och som är kopplad till investeringsplanen.

Förvaltningen har gått igenom möjliga lösningar för att skapa en så bra organisation och resursanvändning som möjligt i område 1 (Karlshamn, Hällaryd, Åryd), område 2 (Asarum) och område 3 (Mörrum, Svängsta, Ringamåla) från och med läsåret 2014/2015.

Beslutsunderlag

 BUS-nämndens arbetsutskott BUS, 2013-03-13, BUS au §14 Yrkanden

Britt Jämstorp (KD) yrkar att förvaltningen ges i uppdrag att planera och starta upp en dialog med elever, vårdnadshavare, personal, medborgare och politiker angående organisation. Bengt-Olof Björck (S) med instämmande av Tobias Fol- kesson (S) yrkar tillägg till Britt Jämstorps förslag att en dialog startas upp i om- råde 2 och 3.

Elisabeth Dahl (M) med instämmande av Carin Erlandsson (M) yrkar att förvalt- ningen ges i uppdrag att planera och starta upp en dialog med elever, vårdnad- shavare, personal, medborgare och politiker angående organisation i samtliga områden (1-3).

Propositioner

Ordförande Tobias Folkesson (S) konstaterar att det finns tre förslag.

Arbetsutskottets förslag är att ta informationen till protokollet.

Ordförande ställer först proposition mellan att ta informationen till protokollet eller att besluta om vidare åtgärd och finner att nämnden beslutar att ta beslut om vidare åtgärd.

(15)

forts.

§ 23

Ordförande ställer därefter proposition mellan Britt Jämstorps förslag och Elisa- beth Dahls förslag och finner att nämnden beslutar enligt Britts förslag.

Omröstning

Carin Erlandsson (M) begär omröstning.

Propositionsordning:

Nämnden godkänner följande propositionsordning:

Ja-röst för bifall till Britt Jämstorps yrkande Nej-röst för bifall till Elisabeth Dahls yrkande Omröstning:

Ledamöter Röstning

Tobias Folkesson (S) Ja

Britt Jämstorp (KD) Ja

Carin Erlandsson (M) Nej

Bengt-Olof Björck (S) Ja

Liz Wennerberg (MP) Nej

Karolina Sandgren (S) Ja

Elisabeth Dahl (M) Nej

Sten Wijkander (S) Nej

Gertrud Ivarsson (C) Ja

Kristin Lundberg (FP) Ja

Ankie Larsson Boklund (C) Ja Omröstningsresultat

7 ja-röster 4 nej-röster

Protokollet ska skickas till Förvaltningens ledningsgrupp

Chefsgruppen

(16)

§ 14

Organisation – investeringsplan

Sammanfattning

Verksamhetschef Patrik Håkansson informerar om arbetet med investeringsplanen som också är kopplad till ett förslag till hur utbildningsförvaltningens organisation ska se ut framöver.

Organisationsförslaget ska vara klart till BUS-nämndens nästa möte och förvalt- ningschef Ewa Kristensson ska arbeta fram ett förslag till tidplan.

(17)

§ 24 2012.473

Karriärtjänster BUS-nämndens beslut

Sammanfattning

Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att regeringen inför två nya kar- riärtjänster för lärare från och med 2013-07-01 i syfte att göra läraryrket mer at- traktivt och att säkra god undervisning för elever. Den ena kallas förstelärare, den andra kallas särskilt yrkesskicklig lärare med forskarutbildning (lektor). Huvud- män kan söka bidrag för löneökning till dessa tjänster. Syftet med bidraget är att underlätta reformen. Reformen gäller alla skolformer utom förskola.

Förvaltningen ställer sig positiv till reformen men eftersom alla förutsättningar ännu inte är kända, det är kort framförhållning och det behöver tas fram en konse- kvensanalys beslutades i förvaltningens samverkansgrupp att tillsätta en arbets- grupp bestående av representanter för arbetsgivare och fackliga lärarorganisatio- ner.

Sedan ärendet behandlades i förvaltningens samverkansgrupp 2013-03-19 har ny information kommit och ansökningstiden har ändrats. Förvaltningen kommer att söka medel som reserveras fram till dess att arbetsgruppen har tagit fram ett för- slag.

Beslutsunderlag

(18)

§ 13

Karriärtjänster

Sammanfattning

Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar om att det redan nu finns möjlighet att söka statsbidrag till de s.k. karriärtjänsterna, i snitt ca 5 000 kronor/person.

Inom organisationen är man dock inte redo att söka dessa pengar då frågor om vad konsekvenserna för lönebilden, rekrytering, små arbetsplatser mm måste diskute- ras.

En dialog med de fackliga företrädarna är också viktig och nödvändig.

(19)

§ 25 2012.346

Intern kontroll – slutrapport 2012 BUS-nämndens beslut

att godkänna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 och

att överlämna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 till kommunstyrelsen.

Sammanfattning

Den interna kontrollen skall ge tillräcklig säkerhet så att verksamhetens mål uppnås.

De mål som ska säkerställas:

- ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

- tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m.

Det interna kontrollarbetet har under 2012 varit inriktat mot att utreda och utveckla ekonomistyrningen.

Förvaltningens slutsatser är att arbetet med helårsprognoser i Google Apps bör fortsät- ta och att rapportering görs två gånger per år, i oktober och i juni. Ambitionen är att alla ska använda prognosverktyget.

Beslutsunderlag

 Intern kontrollplan 2013, tjänsteskrivelse från förvaltningschef Ewa Kristensson och utvecklingssamordnare Matthias Holmesson, 2013-02-26 Protokollet ska skickas till

Kommunkansliet

(20)

§ 17 2012.346

Intern kontroll – slutrapport 2012

Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut

att godkänna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 och

att överlämna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 till kommunstyrelsen.

Sammanfattning

Den interna kontrollen skall ge tillräcklig säkerhet så att verksamhetens mål uppnås.

De mål som ska säkerställas:

- ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

- tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m

Det interna kontrollarbetet har under 2012 varit inriktat mot att utreda och utveckla ekonomistyrningen.

Förvaltningens slutsatser är att arbetet med helårsprognoser i Google Apps bör fortsät- ta och att rapportering görs två gånger per år, i oktober och i juni. Ambitionen är att alla ska använda prognosverktyget.

Beslutsunderlag

 Intern kontrollplan 2013, tjänsteskrivelse från förvaltningschef Ewa Kristensson och utvecklingssamordnare Matthias Holmesson, 2013-02-26

(21)

2013‐02‐26 2012/346

Karlshamns kommun • Utbildningsförvaltningen

Rådhuset ∙ 374 81 Karlshamn ∙ Tel +46 454‐813 00 ∙ Fax +46 454‐813 20 E‐post: utbildning@utb.karlshamn.se ∙ Hemsida: http://www.karlshamn.se

Till

Nämnden för barn, ungdom och skola

Intern kontroll – slutrapport 2012

Mål

Den interna kontrollen ska ge tillräcklig säkerhet så att verksamheternas mål uppnås. Följande mål skall säkerställas:

‐ ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

‐ tillförlitlig rapportering och information om verksamheten

‐ efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer m m.

Kontrollområden för år 2012

‐ ekonomistyrning

Ekonomistyrning

Det interna kontrollarbetet har under 2012 varit inriktat mot att utreda och utveckla ekonomistyrningen. Huvudmannen måste ha insyn i verk‐

samheternas planering av inköp, rekrytering etc för övergripande plane‐

ring och resursfördelning. Budgetansvariga chefer i verksamheterna måste kunna hämta uppgifter i kommunens rapport‐ och analysverktyg Qlikview, bearbeta och analysera dessa och förstå vad som ligger bakom siffrorna, för att kunna vidta åtgärder.

Ekonomistyrning är ett stort och mångfacetterat kontrollområde. Utbild‐

ningsförvaltningen har hanterat det genom att ta fram ett prognosverk‐

tyg i Google Apps. Chefer med budgetansvar har fått i uppgift att i en gemensam mall rapportera intäkter, kostnader och differenser (från Qlikview) samt utfallsprognos (egen bedömning) och kommentarer kring vad prognosen grundar sig på. Utbildningsförvaltningen har bistått med kompletterande uppgifter kring exempelvis interkommunal ersättning.

Under 2012 gjordes en sådan redovisning i oktober (september månads utfall). Så gott som alla budgetansvariga inom BUS‐nämndens ansvars‐

område (cirka 20 chefer) har använt prognosverktyget. Budgetansvariga inom gymnasienämndens ansvarsområde (två chefer) har rapporterat muntligt till utbildningsförvaltningen.

Sett till utfallet på helårsbasis har arbetet haft betydelse, i synnerhet inom barnomsorgen, där merparten av verksamheterna kan uppvisa en

(22)

budget i balans. Inom grundskolan finns fortfarande avvikelser att jobba med. I vissa fall kan det handla om kostnadsökningar på grund av lag‐

krav, exempelvis gällande elever med behov av särskilt stöd. Det kan också handla om prioriteringar som måste göras inom de givna ramarna.

Gymnasieskolan uppvisar ett överskott.

Erfarenheterna av det interna kontrollarbetet är överlag positiva. Av‐

stämningen via Google Apps har lett till en mer kvalificerad dialog mellan förvaltning och verksamhet. Medvetenheten har ökat om olika avvikelser och orsakerna till dessa. Förvaltningen kan presentera ett bättre under‐

lag för lednings‐ och nämndsbeslut. Det är också en trygghet för organi‐

sationen, lokalt och centralt, att det finns tydliga rutiner för arbetet, inte minst vid personal‐ och organisationsförändringar. En nackdel är att av‐

stämningen kommer för sent. Det behövs ytterligare en avstämnings‐

punkt för att de beslut som fattas, lokalt och centralt i organisationen, ska få genomslag på helårsresultatet.

Förvaltningens slutsatser är att arbetet med helårsprognoser i Google Apps bör fortsätta och att rapportering görs två gånger per år, i oktober (september månads utfall) och i juni (maj månads utfall). Ambitionen är att alla ska använda prognosverktyget.

Utbildningsförvaltningens förslag till beslut

Utbildningsförvaltningen föreslår BUS‐nämnden besluta

att godkänna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 och

att överlämna utbildningsförvaltningens slutrapport över intern kontroll 2012 till kommunstyrelsen.

UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

Ewa Kristensson Matthias Holmesson

Förvaltningschef Utvecklingssamordnare

(23)

§ 26 2013.185

Ekonomisk uppföljning per den 28 februari BUS-nämndens beslut

Sammanfattning

Ekonom Mikael Johnsson redovisar den ekonomiska uppföljningen per den 28 februari 2013 avseende drifts- och personalkostnader samt investeringsredovisning.

Både personalbudget och driftbudget uppvisar ett mindre prognostiserat underskott som är fördelat på barnomsorg, särskola och grundskola. Prognosen kommer dock inte att hålla, utan det kommer att bli ett kraftigare underskott inom barnomsorg och grundskola. Anledningen är behov av fler förskoleavdelningar, att antal barn i behov av särskilt stöd ökar och att det är okänt hur många asylsö- kande elever och barn som kommer till kommunen och ska in i verksamheten.

Förvaltningen får inte full kostnadstäckning för asylsökande.

Beslutsunderlag

 Ekonomisk rapport januari-februari 2013

(24)

§ 16

Ekonomisk uppföljning per den 28 februari Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut att ta informationen till protokollet.

Sammanfattning

Ekonom Mikael Johnsson redovisar den ekonomiska uppföljningen per den 28 februari 2013 avseende drifts- och personalkostnader samt investeringsredovisning.

Både personalbudget och driftbudget uppvisar ett mindre prognostiserat underskott som är fördelat på barnomsorg, särskola samt grundskola. Det finns några orosmoment för verksamheten. Dels hur många asylsökande elever och barn som kommer till kommunen och ska in i verksamheten samt att det finns en tydlig tendens att antal barn i behov av särskilt stöd ökar.

(25)

Nämnd

Verksamhet ^Periodens

budget

Periodens intäkter

Periodens avvikelse

Prognos helårs- avvikelse

Periodens budget

Periodens kostnader

Periodens avvikelse

Not

Politisk verksamhet 0 0 0 0 -92 -90 2 14 2 14 1

Musik/Ire natur- och kulturskola 97 96 -1 -4 -1 539 -1 533 6 36 5 32 2

Fritidsgårdsverksamhet 177 222 45 269 -1 716 -1 753 -36 -219 8 51 3

Gemensamma kostnader BUS 0 0 0 0 -3 981 -3 952 29 174 29 174 4

Barnomsorg 5 075 4 987 -88 -527 -33 286 -33 214 71 428 -16 -99 5

Grundsärskola 33 33 0 -1 -2 671 -2 683 -12 -70 -12 -71 6

Grundskola 806 1 276 470 2 820 -40 129 -40 639 -510 -3 059 -40 -239 7

Summa 6 188 6 614 426 2 558 -83 414 -83 864 -449 -2 697 -23 -138

1. Nämndens drift uppvisar ett överskott i helårsprognosen.

2. Musik/Ire natur- och kulturskola ligger på en positiv prognostiserad helårsavvikelse.

3. Fritidsgårdsverksamheten uppvisar en positiv helårsprognos.

4. BUS gemensamma verksamheter har ett överskott i helårsprognosen.

5. Barnomsorgens uppvisar en mindre negativ helårsprognos.

6. Grundsärskolan har ett mindre prognostiserat underskott i helårsprognosen.

7. Grundskolan uppvisar en negativ helårsprognos.

Kommentarer till avvikelser

Intäkter, tkr Kostnader, tkr Nettokostnad, tkr

Ekonomiska rapport januari - februari 2013 Driftredovisning.

(26)

BUS-nämnden

Verksamhet Årsbudget

Periodens

budget Bokfört Periodisering

Periodens kostnader

Periodens avvikelse

Prognos

helårsavvikelse Not

Politisk verksamhet BUS -474 -79 -75 -3 -78 1 8 1

Musik/Ire natur- och kulturskola -7 954 -1 326 -1 391 74 -1 317 9 52 2

Fritidsgårdsverksamhet -7 185 -1 198 -1 285 85 -1 200 -2 -12 3

Gemensamma verksamheter BUS -17 104 -2 851 -3 100 274 -2 826 25 150 4

Barnomsorg -136 742 -22 790 -23 650 714 -22 936 -146 -875 5

Grundsärskola -13 062 -2 177 -2 581 384 -2 197 -20 -118 6

Grundskola -132 908 -22 151 -26 820 4 256 -22 564 -413 -2 478 7

Intäkter personal

Fritidsgårdsverksamhet 15 15 15 90 8

Barnomsorg 116 116 116 696 9

Grundskola 373 373 373 2 238 10

Summa -315 429 -52 572 -58 901 6 288 -52 613 -41 -248

1. Sammanträdeskostnaderna är i balans med budget.

2. Musik/Ire natur- och kulturskolas personalbudget är i balans med ett överskott.

3. Fritidsgårdsverksamheten har ett underskott på personalkostnader som finansieras med intäkter från AMV.

4. BUS gemensamma verksamheter uppvisar överskott i helårsprognosen.

5. Barnomsorgens kostnader inräknat intäkter uppvisar ett underskott för personalkostnaderna.

6. Grundsärskolan har ett minus på personalkostnader.

7. Grundskolan uppvisar ett underskott för personalkostnader på verksamheten för undervisning och förberedelseklassen.

Intäkter

8. Driftbidrag från AMV.

9. Driftbidrag från AMV.

10. Statsbidrag från Skolverket, Migrationsverket och från AMV.

Ekonomisk rapport för perioden januari - februari 2013. Personalkostnader

Kostnader, tkr

(27)

Nämnd

Projekt Årsbudget Bokfört Helårs-

prognos Årsbudget Bokfört Helårs- prognos

Periodens netto- investering

Prognos helårs- avvikelse

Not

1153 Asarums Bildningscenter -500 -11 -500 -11 0 1

2401 Stadigvarande läromedel -700 -2 -700 -2 0 2

2406 IT-utveckling -2 500 -771 -2 500 -771 0 3

2407 Inv och arb.miljö -2 500 -13 -2 500 -13 0 4

Summa 0 0 0 -6 200 -797 -6 200 -797 0

Investeringsbudgeten kommer att förbrukas under året.

Inkomster, tkr Utgifter, tkr Nettoinvestering, tkr

Ekonomisk rapport januari - februari 2013 Investeringsredovisning.

(28)

Både personalbudget och driftbudget uppvisar ett mindre prognostiserat underskott som är fördelat på barnomsorg, särskola samt grundskola. Det finns några orosmoment för

verksamheten. Dels hur många asylsökande elever och barn som kommer till kommunen och ska in i verksamheten samt att det finns en tydlig tendens att antal barn i behov av särskilt stöd ökar.

(29)

§ 27 2013.93

Fast bordsplacering BUS-nämndens beslut att bordlägga ärendet och

att ärendet behandlas vid nämndens sammanträde 2013-05-23.

Sammanfattning

Ordförande Tobias Folkesson (S) har tagit fram ett förslag till fast bordsplacering vid BUS-nämndens sammanträden. Förslaget kommer att skickas tillsammans med kallelsen inför nämndens sammanträde 2013-05-23.

Yrkanden

Bengt-Olof Björck (S) yrkar bordläggning av ärendet.

(30)

§ 28 2013.184

Skol-HLR i grundskolan BUS-nämndens beslut

att ge förvaltningen i uppdrag att undersöka möjligheterna att införa skol-HLR som ett obligatorium i kommunens grundskolor.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige tog 2012-11-05, KF §142, beslut om att uppdra åt BUS- nämnden att undersöka möjligheterna att införa skol-HLR i kommunens grundskolor.

Bakgrunden är att kommunledningsförvaltningen med hjälp av räddningschefen utrett förslaget att införa ett antal hjärtstartare i kommunen samt att utbilda kommunal personal i hjärt- och lungräddning.

Bengt-Olof Björck (S) framför vikten av att även komplettera med utbildning i händelse av brand och första hjälpen vid till exempel sårskador.

Beslutsunderlag

 KF §142 2012-11-05 Protokollet ska skickas till

Verksamhetssamordnare Ola Söderberg

(31)

§ 18

Skol-HLR i grundskolan

Arbetsutskottets förslag till BUS-nämndens beslut

att uppdra åt utbildningsförvaltningen att undersöka möjligheterna att införa skol-HLR som ett obligatorium i kommunens grundskolor.

Sammanfattning

Kommunfullmäktige tog 2012-11-05 beslut om att uppdra åt BUS-nämnden att undersöka möjligheterna att införa skol-HLR i kommunens grundskolor.

Bakgrunden är att kommunledningsförvaltningen med hjälp av räddningschefen utrett förslaget att införa ett antal hjärtstartare i kommunen samt att utbilda kommunal personal i hjärt- och lungräddning.

Bengt-Olof Björck (S) framför vikten av att även komplettera med utbildning i händelse av brand och första hjälpen vid till exempel sårskador.

Beslutsunderlag

 KF § 142 2012-11-05

(32)

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KF 8 233

Kommunfullmäktige 2012-11-05

§ 142 2012/433

Införande av hjärtstartare i Karlshamn kommun Kommunfullmäktiges beslut

att uppdra åt Räddningstjänsten Västra Blekinge att köpa in, placera ut och drifthålla 3 stycken hjärtstartare på följande offentliga platser: Rådhuset i Karlshamn, Stadsteatern samt Lokstallarna

att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utreda behovet av hjärtstartare i kommunens verksamheter i övrigt och återkomma med förslag till kommunstyrelsen i januari 2013

att vidare uppdra åt Räddningstjänsten Västra Blekinge att informera och aktivt verka för att fler privata verksamheter och föreningar i kommunen köper in hjärtstartare att kostnaderna för inköp av hjärtstartare i Rådhuset, Stadsteatern samt Lokstallarna skall belasta förvaltningarna med vardera 25 %

att ha som målsättning att all kommunal personal skall utbildas i hjärt- och

lungräddning. Kostnaderna för denna utbildning skall respektive förvaltning svara för att uppdra åt BUS-nämnden att undersöka möjligheterna att införa skol-HLR som ett obligatorium i kommunens grundskolor.

Sammanfattning

Kommunledningsförvaltningen har med hjälp av räddningschefen utrett förslaget att införa ett antal hjärtstartare i kommunen. Anledningen till utredningen är att desto tidigare man för hjälp vid ett eventuellt hjärtstopp, desto större är möjligheten att klara sig utan vidare men.

Karlshamns kommun föreslås av Räddningschefen att köpa in cirka åtta hjärtstartare och placera dem på strategiskt utvalda kommunala och privata platser i kommunen samt att utbilda kommunal personal i hjärt- och lungräddning.

Beslutsunderlag

 Kommunledningssekreterarens tjänsteskrivelse 2012-09-16

 Kommunstyrelsens protokoll 2012-10-23 § 266.

Yrkande

Iréne Ahlstrand-Mårlind (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag.

(33)

KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KF 8 234

Kommunfullmäktige 2012-11-05

Forts § 142 Proposition

Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens förslag och finner att kommunfullmäktige bifaller förslaget.

Protokollsanteckning från kommunfullmäktige

Iréne Ahlstrand-Mårlind (M) återkallar sin motion om hjärtstartare till Stadsteatern.

(Dnr 2012/263)

Protokollet ska skickas till

Räddningstjänsten Västra Blekinge

Kommunstyrelsen (kommunledningsförvaltningen) BUS-nämnden

Samtliga förvaltningar Ekonomichefen Diariet

Beslutsloggen

(34)

§ 29

Information

BUS-nämndens beslut

Sammanfattning

Administrativ samordnare Madelaine Forsberg informerar:

 Det kommunövergripande projektet att införa ett dokument- och infor- mationshanteringssystem, som en del i Karlshamns IT-strategi, har nu startat upp och det är många aktiviteter som kommer att äga rum under våren. DoIT-ephorte ska medverka till en effektivare administration och ett säkerställt informationsflöde. Effektmålen är: kortare ledtider, förkor- tade handläggningsprocesser, högre tillgänglighet och ny struktur för till information (all information sparas i ephorte istället för i utforskaren) samt ökad rättssäkerhet.

Utbildningsförvaltningen har två representanter i den projektgrupp som startades upp 2013-01-30, Madelaine Forsberg och Hanna Fridzén. Ak- tuellt under våren är att testa systemet (en testgrupp på 20 personer med olika funktioner i kommunen har utsetts), konvertera data från nuvarande ärendehanteringssystem Winess, klassificera processflöden, revidera do- kumenthanteringsplaner samt att utbilda registratorer och nämndssekrete- rare så att de ska kunna hantera det nya diariet som går i skarp drift i juni.

I steg två kommer handläggare att utbildas i systemet. I ett senare skede är det tänkt att hela nämndsprocessen ska digitaliseras.

(35)

§ 30 2013.27

Anmälan av delegationsbeslut BUS-nämndens beslut

att förklara delegationsbesluten delgivna.

Sammanfattning

Beslut fattade på delegation och vidaredelegation under perioden februari till mars 2013.

Delegationsbesluten förvaras på utbildningsförvaltningens kansli.

Ärendenr Beslutsfattare Beslut

1.1.3 Maria Petersson Beviljad skolskjuts på grund av

särskilda skäl

1.1.3 Maria Petersson Beviljad skolskjuts vid växelvis boende

(2 st)

1.1.12 Patrik Håkansson Utredning av omständigheter kring

anmäld kränkning/diskriminering

(15 st)

4.3 Tobias Folkesson Beslutsunderlag avseende upphandling

av lös inredning till Asarums

bildningscenter

(36)

§ 31

Meddelanden och information om beslut fattade av KF, KS och KS AU som berör nämnden____________________________________________

BUS-nämndens beslut

att förklara meddelandena delgivna.

Sammanfattning

1. Skolinspektionens bildspel från informationsmöte 2013-02-06 2. KF§4, 2013-02-04, Ny budget för 2013

3. KF§23, 2013-02-04, Entledigande från uppdraget som ersättare i BUS- nämnden, Johan Sandevärn (FP)

4. Ansökan från Karl-Oskar Utbildning AB om godkännande som huvud- man för fritidshem i Karlshamns kommun, remiss från Skolinspektionen 2013-02-18

5. FSG-protokoll 2013-01-29 6. Skolverkets nyhetsbrev nr 2-3

7. PoU §16, 2013-02-21, Personalberättelse 2012

8. PoU §15, 2013-02-21, Personalkostnadsrapport och personalkostnads- kostnadsuppföljning 2012

9. Skolinspektionens beslut angående Klockebacksskolan 4-6, 2013-03-15 10. Skolinspektionens beslut angående Norrevångskolan, 2013-03-14 11. Skolinspektionens beslut angående Hällaryds skola, 2013-03-18

12. Skolinspektionens beslut angående Klockebacksskolan F-3, 2013-03-20 13. Skolinspektionens beslut angående Kyrkskolan F-3, 2013-03-20

14. Skolinspektionens beslut angående Bodestorpsskolan, 2013-03-25 15. Skolinspektionens beslut angående Mörrums skola, 2013-03-25 16. Skolinspektionens beslut angående Sternöskolan, 2013-03-25 17. KF§30, 2013-03-04, Revidering av reglementen

18. KF§32, 2013-03-04, AKTA trafiksäkerhetsprojekt 19. Delegationsbeslut februari-mars 2013

20. Ärendebalans mars 2013

21. Kurs- och konferensinbjudningar

(37)

§ 32 2007.170

Beslutsattestanter och ersättare BUS-nämndens beslut

att utse beslutsattestanter och ersättare enligt nedan.

Sammanfattning

Förslag till beslutsattestanter och ersättare föreligger enligt följande:

Ansvar Beslutsattestant Ersättare 402 Mikael Johnsson Lotta Lindskog

Camilla Bengtsson

403 Lotta Lindskog Mikael Johnsson

Camilla Bengtsson

4105 Cecilia Rundqvist Christel Svensson

Gunilla Svanberg

4203 Daniel Malmros Kristina Svensson 43010 Sofia Olsson Charlotte Holmqvist

Helena Jönsson

Beslutsunderlag

 Förteckning över beslutsattestanter och ersättare Protokollet ska skickas till

Ekonomihandläggare Marie Johansson Berörda beslutsattestanter

(38)

KARLSHAMNS KOMMUN Utbildningsförvaltningen

Förteckningen gäller fr o m 2013-04-01

FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE

Nämnd: BUS

Beslutsattestanter och ersättare har utsetts enligt följande:

Ansvar Beslutsattestant (l) Ersättare (2, ev 3)

410S Cecilia Rundqvist Ch riste l Svensson

Gunilla Svanberg

Ovan nämnda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar

Attestant nr

l)

2)

3)

Namnteckning

=~~ndq~dj ~Z

Befattning

Färskolechef

(39)

Nämnd: BUS

Ansvar Beslutsattestant (1) Ersättare (2, ev 3)

4203 Daniel Malmros Kristina Svensson

Utsedda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar och namnförtydligande

Attestant nr

l)

2)

Kristina Svensson

3) //

Befattning

Rektor

(40)

Ny ersättare (3) utsedd under perioden som förordnande som vikarie för Mikael gäller.

Nämnd: BUS

Ansvar

402

Attestant nr

1)

2)

3)

Beslutsattestant (l) Ersättare (2, ev 3)

Mikael Johnsson Lotta Lindskog

Camilla Bengtsson

Namnteckning

Mikael Johnsson

rJ )a/eL

Lotta Lindskog

Befattning

Ekonom

Vik ekonom

(41)

FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATIESTANTER OCH ERSÄTIARE

Ny ersättare (3) utsedd under perioden som förordnande som vikarie för Mikael gäller.

Nämnd: BUS

Ansvar Beslutsattestant (l) Ersättare (2, ev 3)

403 Lotta Lindskog Mikael Johnsson

Camilla Bengtsson

Attestant Namnteckning nr

1)

Lotta Lindskog

2)

Mikael JohnsJim 3)

Befattning

Ekonom

Vik ekonom

(42)

FÖRTECKNING ÖVER BESLUTSATTESTANTER OCH ERSÄTTARE Ersätter tidigare förteckning över nedanstående ansvarskod.

(Ny ersättare utsedd på denna ansvarskod}.

Nämnd: BUS

Ansvar Beslutsattestant (1} Ersättare (2, ev 3}

43010 Sofia Olsson Charlotte Holmqvist*

Helena Jönsson

Ovan nämnda beslutsattestanter och ersättare skriver nedan sina namnteckningar

Attestant Namnte.· ckning

c-.).·· .... ·

nr

(1 / ' .. /

1)

\'--)(t'

97/t (

</ 1

./">...

l

^Helen

1

;tönsson

*Gäller så länge förordnande som rektor finns.

Befattning Rektor

Rektor