Önskemål för Prestationsmätningssystemet - Region 1

Enligt Ekonomichefen (2017-01-30) ska Region 1 med Dotterbolag 1 och Dotterbolag 2 vara integrerade i samma affärssystem 2017. Ekonomichefen (2017-01-30) berättar att Fastighetsbolaget står inför en utmaning med hur styrningen ska se ut i Region 1. Vilka mått ska Fastighetsbolaget mäta, följa upp och utvärdera internt och genom dessa mått kunna styra Region 1 så bra som möjligt. Prestationsmätningen ska hjälpa och ge stöd till affärsområdescheferna så att dem kan göra ett så bra jobb som möjligt.

Enligt Vd:n (2017-04-04) kommer det med ett nytt prestationsmätningssystem bli en mer strukturerad styrning likt det som existerade i tidigare Dotterbolag 2, med tydligare rapportpaket, mallar och målbilder. I uppbyggnaden av prestationsmätningssystemet beskriver Vd:n (2017-04-04) att Vd:n vill att vi tar hänsyn till Dotterbolag 1:s tidigare mätningar. Vd:n (2017-04-04) beskriver att det är viktigt att ta hänsyn till hur Dotterbolag 1 tidigare har arbetat då det kommer att ha en stor påverkan på hur regionen kan utveckla processer och arbetssätt. Ekonomichefen (2017-03-09) och Vd:n (2017-04-04) beskriver att det nya systemet till stora delar ska innehålla de mätningar som dotterbolagen tidigare har använt sig utav. Ekonomichefen (2017-03-09) beskriver sedan att vi måste utvärdera de mätningar som dotterbolagen har använt sig utav och komma med nya idéer utifrån relevant teori.

Vi måste utveckla mått och mätningar som skapar förståelse inom organisationen som verkligen mäts och följs upp vilket i slutändan ska leda till regionens mål om ett ökat förvaltningsresultat med 10%. (Vd:n, 2017-04-04)

Det viktigaste enligt Vd:n (2017-04-04) är att skapa mätningar som styr mot det övergripande målet. Enligt Ekonomichefen (2017-01-30) vill företaget att vi tar fram ett prestationsmätningssystem som utgår från Fastighetsbolagets övergripande strategier och mål där det ska finnas en anpassning kring hur de tidigare dotterbolagen tidigare prestationsmätningssystem för att skapa ett enhetligt system som hela den nya regionen förstår. I och med sammanslagningen anser Affärsområdeschef Söder (2017-04-06) att mätningarna och måtten bör vara anpassade utefter varje affärsområde då varje affärsområde har olika förutsättningar att nå vissa mål. Affärsområdeschef Söder (2017-04-06) beskriver även att regionen för tillfället saknar mätningar där man som affärsområdeschef kan följa sina intäkter på ett bra sätt. I dagsläget finns det enligt Affärsområdeschef Söder (2017-04-06) inga

mätningar där affärsområdeschefer aktivt kan följa hur intäkterna fluktuerar från månad till månad. Om dessa möjligheter hade förbättrats anser Affärsområdeschef Söder (2017-04-06) att projekten hade underlättat för att göra projekten bättre. Andra mätningar Affärsområdeschef Söder (2017-04-06) saknar är mätningar på hur många kontrakt affärsområdet och regionen har och hur mycket dessa kommer att generera på månads- och årlig basis.

Energiförbrukningen är något som redan frekvent mäts inom företaget enligt Affärsområdeschef Norr (2017-04-06). Dock beskriver Affärsområdeschef Norr (2017-04-06) att Dotterbolag 2 sedan tidigare saknar en uppföljnings mätning av energiförbrukningen som jämför hur det skiljer sig från månad till månad eller samma månad olika år. Tydligare mätningar inom projektuppföljning är också något som Affärsområdeschef Norr (2017-04-06) beskriver som kritiskt för att nå företagets huvudsakliga mål. Ett mått som enligt Affärsområdeschef Mitt (2017-04-07) hade kunnat utvecklas är nöjt kundindex.

Mer och fler mätningar med mer information om företagets kunder är mätningar som krävs för att bibehålla de starka kundrelationer vi har idag.

(Affärsområdeschef Mitt, 2017-04-07). Kundmätningar är något som tidigare endast har mätts årligen och hade med fördel enligt Affärsområdeschef Mitt (2017-04-07) kunnat mätas månadsvis. Att genom mer mätningar skapa mer information om kunden hade skapat möjligheter att utveckla affärerna för regionen. Exempelvis att veta kundens betalningsförmåga och deras status lokalmässigt är mätningar som hade skapat möjligheter för regionen att identifiera risker eller arbeta proaktivt för att hitta nya lokaler till kunderna. Dock beskriver Affärsområdeschef Mitt (2017-04-07) att det finns svårigheter med dessa mätningar då affärsområdeschefen själv inte har något bra förslag hur dessa skulle gå till. Mätningar på förvaltarnivå anser Affärsområdeschef Mitt (2017-04-07) också vara ett bra verktyg. Att kunna följa förvaltare över tid skapar möjligheter att följa deras utveckling över tid. Enligt Affärsområdeschef Mitt (2017-04-07) har den tidigare tillgängligheten av de mätningar som Dotterbolag 2 tidigare har gjort varit mycket bra. Detta är något som Affärsområdeschef Mitt (2017-04-07) är viktigt att nu Region 1 tar fasta vid.

Att skapa tillgängliga mätningar kommer att vara kritiskt för Fastighetsbolaget efter sammanslagningen för att skapa motivation och engagemang hos de anställda. (Affärsområdeschef Mitt, 2017-04-07).

4.4.1 Fastighetsbolaget - Strategier, mål och visioner

Mål och visioner

Fastighetsbolaget har en uttalad vision som lyder:

Ett av de största fastighetsbolagen som verkar som ett av de minsta

(Årsredovisning, 2016) För att nå visionen fokuserar Fastighetsbolaget på ett antal olika faktorer. Ett mål som Fastighetsbolaget har är att ha tillväxt i kassaflöde. Tillväxten ska tillsammans med en låg finansiell risk ge förutsättningar för en god värdetillväxt (Årsredovisning, 2016). Tillväxten ska leda till Fastighetsbolagets huvudsakliga mål som enligt Vd:n (2017-04-04) är att nå 10 % tillväxt i förvaltningsresultatet. Företaget har ett löfte gentemot sina aktieägare, att alltid dela ut minst 50% av vinsten. Med det löftet beskriver Vd:n (2017-04-04) att det är oerhört viktigt att Fastighetsbolaget arbetar proaktivt för att nå upp till tillväxten i förvaltningsresultatet för att nå aktieägarnas förväntningar. Sedan börsintroduktionen har Fastighetsbolaget nått ett ökat förvaltningsresultat varje år enligt Ekonomichefen (2017-02-09). Ekonomichefen (2017-02-09) och Vd:n (2017-04-04) förklarar att det sedan är upp till ledningen i de olika regionerna hur regionen ska styras för att nå företagets huvudsakliga mål där de har fullt ansvar att skapa egna rapportpaket för att mäta och följa upp regionen. Enligt Ekonomichefen (2017-02-09) har Fastighetsbolaget höjt sin utdelning inför varje år sedan börsintroduktionen till sina aktieägare. Företaget strävar också enligt Ekonomichefen (2017-02-09) att vara det gröna fastighetsbolaget.

Strategier

I företagets årsredovisning har företaget en värdegrund som lyder:

Fastighetsbolaget ska vara en nära och närvarande partner till kunderna, som bidrar till tillväxten i kundernas verksamhet genom att utveckla lokalernas affärsmässiga värde för dem. Lyckas det skapas tillväxt i Fastighetsbolagets verksamhet. En viktig framgångsfaktor är kunskapen om och känslan för den lokala marknaden, varför affärsbesluten ska fattas där affären finns, med korta beslutsvägar och snabba besked. Samtidigt som tryggheten ges i en stor nationell koncern. (Årsredovisning, 2016)

Enligt Vd:n (2017-04-04) är det tillväxten i förvaltningsresultatet som är Fastighetsbolagets väg för att nå upp till aktieägarnas förväntningar. För att vara ett av de största fastighetsbolagen beskriver även Ekonomichefen (2017-02-09) att det är tillväxten i förvaltningsresultatet som styr.

Tillväxten ska nås genom att företaget ska arbeta med utveckling av kommersiella fastigheter (Ekonomichefen, 2017-02-09)

Utvecklingen och förädlingen sker främst genom ny-, till- och ombyggnation men Ekonomichefen (2017-01-30) beskriver att det även sker förvärv. Det viktiga med utvecklingen och de förvärv företaget gör är enligt Ekonomichefen (2017-02-09) att alla investeringar ska ha en potential om en värdetillväxt om minst 10 %. För att arbeta med att hålla upp tillväxttakten ska företaget investera minst 5% av sitt fastighetsbestånd årligen.

En uttalad strategi inom Fastighetsbolaget är att ha en stark balansräkning med låg finansiell risk (Årsredovisning, 2016). Detta ska nås genom att bibehålla en hög soliditet och en hög ränteteckningsgrad (Ekonomichefen, 2017-02-09). Enligt Ekonomichefen (2017-02-09) ska företaget ha en långsiktig planering med sina investeringar. Företaget arbetar aktivt med att hålla en relativt låg belåningsgrad för att på så sätt minska riskexponeringen enligt Ekonomichefen (2017-01-30). Fastighetsbeståndet ska även ha en geografisk spridning för att sprida ut riskerna samtidigt som företaget ska sprida ut riskerna genom att verka bland flera olika branscher enligt Vd:n (2017-04-04) och Ekonomichefen (2017-02-09).

Det är företagets decentraliserade organisation som ska vara avgörande och leda till att man verkar som ett av de minsta fastighetsbolagen.

(Ekonomichefen, 2017-02-09) Ekonomichefen (2017-02-09) beskriver att företaget aktivt arbetar med kundfokus genom lokala organisationer. Företaget ska finnas på orter där företaget verkar med lokala beslutsfattande organisationer enligt Ekonomichefen (2017-02-09). Detta innebär enligt Ekonomichefen (2017-02-09) att lokala organisationer har fullt ansvar och beslutsfattande. Alla roller och delar inom organisationen finns på alla lokala orter. Fastighetsbolaget ska arbeta för att skapa långsiktiga relationer och hålla den servicen som kunden kräver. De decentraliserade organisationerna är även något som Vd:n (2017-04-04) betonar som mycket viktigt i Fastighetsbolagets framgångsrecept. Det är viktigt att kunna lämna ansvar och skapa lojalitet

så att beslut kan tas på varje kontor. Lyckas företaget inte med detta finns det enligt Vd:n (2017-04-04) risker att tappa det lokala kundfokuset.

4.4.2 Fastighetsbolaget – Marknad och kunder

Ekonomichefen (2017-02-09) beskriver att Fastighetsbolaget befinner sig på fastighetsmarknaden. Enligt Ekonomichefen (2017-02-09) är företagets position mycket stark och Ekonomichefen (2017-02-09) anser att företaget är en av de starkaste aktörerna på marknaden. Som beskrivet är företagets kunder enligt Ekonomichefen (2017-02-09) främst kommersiella kunder men det förekommer även privatpersoner. Ekonomichefen (2017-02-09) förklarar att företaget aktivt arbetar för att inte vara exponerade mot en och samma bransch utan företaget sprider sina risker genom att verka hos flera branscher. Till exempel arbetar inte företaget endast med matkoncerner utan finns på en rad andra marknader. Kundrelationen är något som är mycket viktigt i företaget enligt Ekonomichefen (2017-02-09). Detta är något som speglas i företagets mätningar av NKI (nöjt kundindex) där företaget ligger högt i mätningarna år efter år enligt Ekonomichefen (2017-02-09). Företaget vill bygga långsiktiga relationer och hela tiden ha en tät dialog med sina hyresgäster för att få insyn över vad de efterfrågar. Hyreskontrakten som skrivs är långa och att detta gör att ledtiderna i Fastighetsbolaget är långa. Detta har både sina för och nackdelar då det bidrar till att Fastighetsbolaget tidigt vet sina intäkter för en given period framöver men det kan också bidra till att företaget gör sig uppbundna av sina kunder som nyttjar deras fastigheter (Ekonomichefen, 2017-02-09). Fastighetsbranschen är en bransch där vikten av goda kundrelationer är viktigt där många aktörer fokuserar på kundens behov enligt Ekonomichefen (2017-02-09). Om en kund har svårt att betala för sig försöker Fastighetsbolaget tillsammans med dem upprätta en plan. Fastighetsbolaget vill inte bara slänga ut kunden från lokalen, både med tanke på deras relation och med tanke på svårigheterna att få in en ny kund till lokalen på en kort tid. Det är en process som enligt Ekonomichefen (2017-02-09) kan ta flera månader.