Steg 3 – Prototyp 1

Efter att vi utvecklat den första prototypen och fått feedback av Fastighetsbolaget påbörjas steg 3 i protoypingen, utvecklandet av prototyp 1. I avsnittet har vi tagit med oss den feedbacken vi fick från Fastighetsbolaget samt att vi reviderat vår egen modell för att utveckla vissa mått ytterligare. Vi kommer att diskutera kring de ändringar vi har gjort samt att visa i en ny modell för det kompletta prestationsmätningssystemet. Eftersom Ekonomichefen (2017-04-27) gillade uppbyggnaden med framgångsnycklar kommer vi att fortsätta presentera revideringarna utefter dessa.

5.3.1 Prototyp 1 – Prestationsmätningssystem

Revidering mätningar och nya mätningar

Reviderat: Prototyp 0 Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Administration m2 Frekvens: Månadsvis Mål: 90 000 SEK

Vi anser, efter diskussion med Ekonomichefen (2017-04-27), att det blir för svårt och tidskrävande att ta fram och att mäta den procentuella tiden som regionen lägger på administration. Istället anser vi att regionen, för att få bukt på sina administrativa kostnader, ska mäta den procentuella förändringen i kronor dem lägger på administrativa kostnader jämfört med föregående års månad. Detta måste ständigt divideras med den totala ytan för regionen så att inte detta påverkar den administrativa procenten. Vi anser att detta visar på hur väl företaget effektiviserar sina processer gentemot hur det såg ut samma månad året innan. Detta måttet uppfyller både Neely et al. (1995) och Maskells (1989) kriterier om att vara för förbättring snarare än bara uppföljning. Genom att följa upp detta måttet kan företaget jämföra månad för månad och se varför effektiviteten nås upp vissa månader och vissa inte. Efter revideringen anser vi att den bör vara kopplad med framgångsnycklen ”Affärsmässighet”. Detta då det både ligger till grund för företagets interna processer och visar på det orsak-verkan samband (Kaplan & Norton, 1996) som vi skapat i prestationsmätningssystemet. Vi anser att det även är starkt korrelerad mot affärsmässigheten. Att genom att effektivisera processer visar en större förmåga att veta hur regionen ska effektivisera verksamheten.

Prototyp 1

Framgångsnyckel: Affärsmässighet Nytt mått: Effektivisering m2 Frekvens: Månadsvis

Nytt mål: 3 % förbättring på årsbasis Reviderat: Prototyp 0 Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Projektuppföljning Frekvens: ? Mål: ?

I diskussionerna med Ekonomichefen (2017-04-27) diskuterade vi måtten projektvolym och antal nystartade projekt. Mätningen av projektvolym ställer vi oss kritiskt till, vilket vi förklarade för Ekonomichefen. Vi tycker att mätningen kan vara bra på det sättet att få kontroll över sin projektvolym och följa den över tid så att den ligger på rätt nivåer. Men vi tycker att den är motstridig mot de kriterier som ställs på det moderna prestationsmätningssystemet som Maskell (1989) beskriver, att det ska vara utvecklande och framåtsträvande snarare än bara uppföljning. Därför anser vi att den andra mätningen vi diskuterade med Ekonomichefen, antal nystartade projekt är ett mer relevant mått att följa. Antal nystartade projekt är ett icke finansiellt

mått som vi anser visar på hur konkurrenskraftigt företagets erbjudande är gentemot deras konkurrenter. Om Regionen inte når tillräckligt med nystartade projekt följer dem upp detta och inser att det är något som måste förändras i deras erbjudande för att göra det mer konkurrenskraftigt. Ekonomichefen (2017-04-27) beskriver att regionen till och med 2017-03-31 hade 97 st. nystartade projekt. De har alltså 97 st. projekt på det senaste kvartalet. Kvartalsvis anser vi att det är rimligt att mäta då Ekonomichefen (2017-04-27) beskriver att det kan fluktuera mycket mellan vissa månader vilket gör att enstaka månader blir missvisande om regionen skulle mäta det på månadsbasis. Ekonomichefen (2017-04-27) beskriver också att det har varit ett relativt bra år men att det också hade kunnat vara bättre gällande antal nya projekt. Med detta sagt anser vi att en rimlig målbild för antalet nystartade projekt på kvartalsbasis bör vara 100 st.

Prototyp 1

Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Antal nystartade projekt Frekvens: Kvartalsvis Mål: 100 st/Kvartal Reviderat: Prototyp 0 Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Utestående offerter Frekvens: ? Mål: ?

I inputen från Ekonomichefen (2017-04-27) kom vi fram till att det inte var de utestående offerterna som var det viktiga. Det bör snarare vara en mätning som jämför antalet tecknade offerter gentemot utestående offerter. Istället för att vara kopplat till företagets utveckling anser vi nu att det bör vara kopplat till företagets framgångsnyckel ”Affärsmässighet”. Mätningen visar på hur affärsmässiga regionen är genom att en högre kvot visar på en större affärsmässighet och känsla av kundens behov. Detta är även en mätning som kan mätas på förvaltarnivå, vilket efterfrågades av Affärsområdeschef Mitt (2017-04-05). Där kan regionen jämföra både vilka förvaltare som presterar bäst men även vilka enheter som presterar bäst. Detta kan vara ett flexibelt mått vilket enligt Van Ree (2002) och Maskell (1989) är viktiga kriterier för mätningarna. Mätningen blir således: antal vunna offerter/antal utestående offerter vilket vi väljer att döpa till ”Träffsäkerhet Offerter”. Mätningen ska utföras månadsvis och målsättningen bör efter diskussion med Ekonomichefen (2017-04-27) vara 25 %.

Prototyp 1 Framgångsnyckel: Affärsmässighet Mått: Träffsäkerhet offerter Frekvens: Månadsvis Mål: 25 % Reviderat: Prototyp 0 Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Nettouthyrning Frekvens: Månadsvis Mål: 2,1 miljoner kr

Efter input från Ekonomichefen (2017-04-27) anser vi att de stora fluktueringarna gällande deras kontrakt kan påverka målbilden om vi hade valt att den skulle vara månadsvis. Därför instämmer vi med Ekonomichefen och anser att ha mål årsvis. Då kan man istället följa nettouthyrningen kontinuerligt över hela året och inte dra för stora slutsatser om regionen inte når upp till månadens mål. Vi reviderar detta till prototyp 1 där vi istället har en målbild på 25 miljoner kr per år som enligt Ekonomichefen (2017-04-27) är en rimlig målbild.

Prototyp 1 Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Nettouthyrning Frekvens: Månadsvis Mål: 25 miljoner kronor/år Reviderat: Prototyp 0 Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Uthyrningsgrad Frekvens: Månadsvis Mål: 90 %

I inputen från Fastighetsbolaget beskrev Ekonomichefen (2017-04-27) att den optimala uthyrningsgraden är 92% och vi hade i tidigare prototyp 0 haft en målbild på 90%. I diskussion med Ekonomichefen (2017-04-27) växer det fram att 92% är den optimala nivån för regionen då det innebär att det finns rätt nivå av vakans om företaget hittar nya potentiella kunder. Vi anser att regionen ska sträva efter att mäta detta månadsvis då vi anser att det är kritiskt att följa

upp månadsvis då detta är en optimal nivå. Om det är stora skillnader vissa månader är det viktigt att kontrollera varför det är stora differenser och få kontroll över dessa.

Prototyp 1

Framgångsnyckel: Utveckling Mått: Uthyrningsgrad

Frekvens: Månadsvis Mål: 92 %

På grund av den positiva feedback vi fick från vår input ifrån fastighetsbolaget vid presentation av prototyp 0 ansåg vi att detta var den revidering av mätningar som krävdes för att skapa vår prototyp 1.

I måttet ”Nettouthyrning” ändrades frekvensen och målet och i måttet ”Uthyrningsgrad” ändrades målet. Detta då det efter feedback från företaget fanns en större relevans att göra så. De nya måtten vi tog fram till Prototyp 1 var ”Effektivisering m2”, ”Antal nystartade projekt” och ”Träffsäkerhet offerter”. Dessa mått är anpassade efter situationsfaktorn ”mätningar” då det effektivisering är ett utvecklat mått av deras tidigare administrationsmätning och antal nystartade projekt är ett utvecklat mått av deras tidigare projektvolym. Måttet ”Träffsäkerhet offerter” är starkt korrelerad med affärsmässigheten och således också situationsfaktorerna ”kultur och arbetssätt” och ”användning”. Genom att mäta träffsäkerheten i offerterna kommer regionen få en större kunskap i vilka som agerar utefter affärsmässiga förutsättningar och därav tecknar flest offerter gentemot som den ger ut.

Dessa mått är även efterfrågade utav regionen då de efterfrågar tydligare uppföljningar av deras projekt och mätningar kring deras utestående offerter och skapa en jämförelse mellan både affärsområden och förvaltare. Måtten uppfyller även de perspektiv vi ansåg vara viktiga då dessa mätningar är en blandning av finansiella-, icke-finansiella, interna- och externa mått. Måtten har som de tidigare måtten vi tagit fram en direkt koppling till framgångsnycklarna vilket uppfyller Maskells (1989) kriterier om enkelhet, en direkt koppling till strategin och en snabb återkoppling. Måtten är av den karaktären att de finns för förbättring snarare än bara uppföljning då alla de nya mätningarna visar på hur företaget effektiviserar eller förbättrar sitt erbjudande.

Efter att ha reviderat prestationsmätningarna ser Prototyp 1 av vårat prestationsmätningssystem ut enligt följande:

5.3.2 Prototyp 1 – Nöjda?

I och med att det inte var några större motsägelser från Ekonomichefen efter den första presentationen av prototyp 0 var det inte heller några större förändringar i prototyp 1 som vi presenterade. I presentationen av prototyp 1 går vi igenom de nya mätningarna vi skapat samt de som vi har reviderat efter det senaste mötet med Fastighetsbolaget. Ekonomichefen (2017-05-15) beskriver att Region 1 är väldigt nöjda med det prestationsmätningssystem som har presenterats. Ekonomichefen (2017-05-15) beskriver att vi har levt upp till de önskemål Region 1 hade på prestationsmätningssystemet. Kopplingen mellan vision, mål, strategier, framgångsnycklar och prestationsmätningar tar de situationsfaktorer samt de kriterier och perspektiv som vi identifierade som viktiga i designen av prestationsmätningssystemet. Region 1 är nöjda med det prestationsmätningssystem som presenterades i Prototyp 1 vilket innebar att protoypingarbetet är över då vi har skapat ett prestationsmätningssystem för Fastighetsbolagets ”Region 1”.

Nöjda: Ja.