F ÖRETAG X

I tabell två presenteras en sammanställning av Företaget X:s respondenter. Totalt intervjuades fyra linjechefer och en HR-ansvarig från ett företag inom fordonsindustrin i Västra Götaland.

I företag X befinner sig HR-ansvarig och linjecheferna på samma geografiska arbetsplats.

Tabell 2: Sammanställning av Företag X:s respondenter.

4.1.1 HR-funktionen

Organisering av HR-arbete

HR-ansvarig förklarar att deras företagskultur speglar att alla parter bryr sig om varandra och att det föreligger en lojalitet sinsemellan medarbetarna samt mellan HR-ansvarig och

linjechefer. Arbetet som HR-ansvarig utför idag är till största delen operativt, respondenten coachar och stöttar linjecheferna i personalrelaterade frågor. HR-ansvarig beskriver att viljan att arbeta mer strategiskt med exempelvis Employer Branding och andra projekt kopplat till kompetensförsörjningsfrågor finns, men att tiden inte räcker till. Vid frågan om hur mycket HR-arbete som har fördelats ner till linjecheferna beskriver respondenten det som följande;

“Frågan är om det verkligen ska kallas “HR-arbete” och varför inte “chefsarbete”, det är egentligen bara uppgifter som ingår i linjechefens roll. HR kanske äger en process, de styr upp utifrån arbetsrätt och arbetsmiljölagen och formar olika styrdokument, men du som

linjechef har skrivit på ett avtal om att leda och fördela. Det är ju linjechefen som äger personalansvaret.” - (HR-ansvarig X)

Respondenten beskriver att det inte finns någon formell ansvarsfördelning mellan HR-funktionen och linjecheferna. HR-ansvarig i sin roll försöker vara tydlig med vad respondenten har för förväntningar på linjecheferna, ha dialog kring vad HR-ansvarig ska göra i en given situation samt vad linjechefen ska göra. Har de exempelvis ett rehabiliteringsärende stöttar han utifrån hur mycket stöd linjechefen själv känner att det behövs i den uppkomna situationen, men gör det tydligt att det fortfarande alltid är linjechefens ansvar.

“Jag ser mig mer som en operativ och strategisk funktion för linjecheferna när det kommer till personalärenden, jag ska inte agera som ett stöd när det t.ex kommer till vilken kod linjechefen ska använda i deras tidsystem för att registrera sjukdom.” - (HR-ansvarig X) Utöver stöd från HR-ansvarig kan linjecheferna få stöd hos Företags X:s servicecenter och lönekontor, när det berör konkreta frågor som till exempel en medarbetares anställning.

Respondenten beskriver att det finns ett intranät men att hjälpmedlen är utspridda på olika digitala plattformar, vilket skapar en svårighet för linjechefer att kunna utnyttja policys och styrdokument på ett enkelt sätt.

Förutsättningar för HRM-implementering

Vid frågan om linjecheferna besitter rätt förutsättningar för att ett decentraliserat HR-arbete ska fungera förklarar HR-ansvarig;

“Det krävs ett mer förebyggande arbete med att stötta ledarna att bli mer säkra, det är coachningen som når dit, den får effekt. Men det är också en del i att bygga en basnivå i

ledarskapet som jag tror blir mer en utbildningsfråga, inom t.ex. arbetsrätt, rehab, motivation och förändringsledning, i hantverket liksom.” - (HR-ansvarig X)

Respondenten lyfter även svårigheten med HR-rollen, att tiden ofta inte räcker till och att mycket tid går åt att stötta linjecheferna, släcka de bränder som är aktuella just nu. Emellanåt är tiden knapp för både HR-ansvarig och linjecheferna.

“Den gemensamma nämnaren handlar om förutsättningen för linjecheferna att hinna med, mer kompetens och att våga vara obekväm.” - (HR-ansvarig X)

Respondenten beskriver att det är av stor vikt att ha förståelse för vad konsekvenserna kan bli om inte dokumentation sker på rätt sätt vid exempelvis ett rehabiliteringsärende.

“Linjecheferna behöver inte vara experter, men förståelsen av att rehabilitering kan leda till att arbetsrättsligt ärende måste finnas. Förståelsen av att dokumentera detta, inte enbart säga

att jag snackade med “Kalle” då, man behöver veta när och detaljer.” - (HR-ansvarig X) Ett exempel respondenten lyfter utifrån detta är när linjechefer vill att en omplacering ska ske omgående och när HR-ansvarig ber om att få se deras dokumentation över situationen, är den ofta bristfällig. Detta gör att linjechefen inte har en rättslig grund för att omplacera en medarbetare som missköter sig. Ofta upplevs också frustration från linjechefer som ifrågasätter varför Lagen om anställningsskydd (LAS) är som den är och på så vis skapas en irritation mot lagstiftningen i sig, vilket respondenten återigen poängterar som en brist på den formella kunskapen.

“Linjecheferna vill göra rätt, men tidigare kanske HR har tagit för mycket ansvar och gjort det själv, eller inte steppat upp kompetenshöja dem tidigare och förklara varför man behöver

vara duktig på vissa bitar. Då får man lära sig den hårda vägen.”- (HR-ansvarig X) Det som respondenten upplever som en svårighet i samspelet är vissa linjechefer som upplever konflikträdsla och osäkerhet i sin roll. Ett exempel respondenten berättar om beskrivs såhär;

“En linjechef frågade: ‘Om en medarbetare får fyra varningar, avskedar vi då?’ - ‘Hur långt är ett snöre? det beror på såklart’, svarar jag då. Det ligger en förväntan i att jag alltid ska

kunna ge ett rakt svar.” - (HR-ansvarig X) Närhet och relation

HR-ansvarig påpekar att relationen med linjecheferna är väldigt viktig. För att upprätthålla och utveckla en god relation träffas HR-ansvarig och samtliga linjechefer på ett så kallat HR-forum varannan vecka, där de diskuterar olika aktuella personalärenden. Respondenten anser att för att kunna ha en god position som HR-ansvarig måste förtroende byggas upp, vilket respondenten påstår att tidigare företrädare har gjort på ett bra sätt. Respondenten var som ny inte tvungen att motivera eller förklara för linjecheferna om HR:s roll.

“Var intresserad av kärnverksamheten, sitt inte på kontoret och gör rapporter, då blir man hatad.” - (HR-ansvarig X)

Att visa sig ute i verksamheten är viktigt för att kunna skapa förtroende hos medarbetarna för HR-funktionen. Respondenten tycker att det är viktigt att visa att HR-ansvarig är en av “dem”,

respondenten kommer inte till kontoret klädd i kavaj, han bär istället likadana arbetskläder som medarbetarna.

“Närvaro är a och o, hade det gått så hade jag jobbat i produktionen en dag för att förstå verksamheten ännu bättre. Jag tar ofta en kaffe med dem, då snappar man alltid upp saker

som behöver utvecklas inom personalen. “- (HR-ansvarig X)

Sett till hur de sitter placerade i verksamheten tror HR-ansvarig är av stor betydelse, att de sitter fysiskt nära varandra skapar utrymme för ett bra samarbete.

4.1.2 Linjechefer

Organisering av HR-arbete

Samtliga linjechefer är eniga om att deras medarbetare är experterna i arbetet och att linjechefernas roll är att ge rätt förutsättningar och stöd till sina medarbetare för att de ska kunna utvecklas. Majoriteten av linjecheferna upplever att Företag X arbetar mycket med decentralisering av ledarskapet. Både produktionspersonal och linjechefer blir involverade i processen vid nya förändringar och när beslut ska tas. Linjecheferna beskriver sin arbetsroll som en bred roll och att den innefattar olika områden såsom personalvård, arbetsmiljöansvar samt hantera dagliga personalärenden som uppstår. Det är även mycket möten, bemanningsplanering och andra personalärenden exempelvis rehabilitering och medarbetarsamtal. Samtliga linjechefer beskriver att deras arbete präglas mycket av det administrativa men att de har en vilja att arbeta mer med det operativa och vara ute i verksamheten, men att tiden är otillräcklig. Samtliga linjechefer upplever att de får dåligt samvete när de befinner sig på kontoret.

“Jag hade önskat mer tid till mina medarbetare, den biten tycker jag är viktigast!

Men det är också det som tyvärr är lättast att prioritera bort.” - (Linjechef 3) I samband med diskussionen kring linjechefernas roller framkommer synen på hur de

upplever ansvarsfördelningen mellan dem och HR-ansvarig. Linjechef 2 uttrycker att hon inte vet hur ansvarsfördelningen bör se ut eller hur mycket stöd som hon ska få, om hon har fått mer stöd på grund av att hon är relativt ny i sin roll. Det skapar en osäkerhet i hur mycket stöd det går att förvänta sig i olika situationer.

“Det är svårt att veta vart ansvaret ligger i vissa frågor. Vi vet att t.ex. arbetsmiljö är vårt ansvar men att andra personalrelaterade frågor kan bli en form av fråga; ‘Vem bär detta

ansvaret här? Hur mycket ska HR gå in och hjälpa till med?’” - (Linjechef 2)

Linjechef 2 uttrycker även att hon emellanåt upplever en svårighet med att bedöma vilka arbetsuppgifter hon kan prioritera bort när tiden inte räcker till. Övriga linjechefer upplever inte att ansvarsfördelningen är otydlig. I situationer där det inte finns en tydlig gräns för vem som ska göra vad, känner de sig bekväma i att det alltid reds ut enkelt genom dialog. Samtliga linjechefer beskriver att de i första hand går till HR-ansvarig när de behöver stöd inom exempelvis arbetsrätt, eftersom det är enklast. Linjecheferna berättar att de har ett intranät samt ett servicecenter men att de enbart söker stöd där när HR-ansvarig är upptagen.

Förutsättningar för HRM-implementering

Linjechef 3 och 4 påpekar att de ofta stämmer av med HR-ansvarig när de har problematiska personalärenden, om de är osäkra på hur de ska agera.

“Ingen ajja-baja-attityd från HR, snarare att jag som linjechef ställer frågan om jag är på rätt väg och får stöd på det sättet. HR är väldigt mänsklig också, tittar på hur man ska möta

personen på bästa sätt i en viss situation.”- (Linjechef 1)

Gemensamt för samtliga linjechefer är att den högsta utbildningsnivån som de har är gymnasial.

Under intervjuerna beskriver samtliga linjechefer att det finns ett “startpaket” med grundläggande utbildningar inom bland annat arbetsrätt och ledarskap som alla nya linjechefer genomför. Samtliga tillägger dock att utbildningarna ligger på en introduktionsnivå. Linjechef 1 och 4 lyfter att det krävs kompetensutveckling inom de grundläggande delarna såsom rehabilitering, arbetsrätt och besvärliga samtal. Vidare beskriver samtliga linjechefer att de skulle vilja utöka sin kompetens, men att det är besvärligt att hinna med på grund av den administrativa arbetsbördan de har idag.

“Även fast jag har grundutbildningar i ryggen och arbetat länge, betyder inte det att jag alltid är 100% säker i min roll. Då frågar jag hur man ska göra i en specifik situation och då

söker jag stöd hos HR för detta.” - (Linjechef 3) Närhet och relation

Linjecheferna har en likartad bild av HR-ansvarigas roll, att stötta linjecheferna vid rehabiliteringsutredningar, lönetvister eller andra former av komplexa situationer gällande personal. Det som är gemensamt för samtliga linjechefer är upplevelsen av relationen till

HR-ansvarig, de upplever att det alltid är välkommet att söka stöd. Linjecheferna beskriver även att HR-ansvarig äter tillsammans med linjecheferna och upplevs alltid som en av ”dem” samt att det föreligger stor tillit för HR.

“Dörren till HR-ansvarig är alltid öppen. Jag har heller aldrig känt att jag har varit i vägen, det ligger heller ingen stolthet i att inte kunna.” - (Linjechef 3)

Linjecheferna förklarar att de gemensamt jobbar tillsammans med HR i något som de kallar HR-forum, där diskuteras olika personalrelaterade frågor som uppkommit i linjechefernas arbetslag. Samtliga upplever även en stor delaktighet i förändringsarbeten som HR-funktionen startar upp som följer olika teman, exempelvis introduktion. De har skapat ett introduktionsprogram tillsammans med HR-ansvarig för att få nya medarbetare att komma in i verksamheten på ett bättre sätt. Som följdfråga ställdes vad de tror nyckeln till deras goda samarbete är och samtliga menar att det beror på att de sitter fysiskt nära varandra, vilket de inte har gjort förut.

“I korridoren sitter alla tillsammans och nu sitter även vår HR-ansvarig på samma plats. Nu finns en annan tillgänglighet, det finns även mycket kunskap hos andra chefer. Kulturen och

mindsetet är att alla hjälps åt.” - (Linjechef 1)

Det framkom också att den geografiska platsen påverkar hur mycket linjecheferna tar hjälp av HR-ansvarig;

“Jag satt i andra sidan av fabriken när jag började som linjechef och bara det fysiska avståndet gjorde att jag inte använde mig av HR alls lika mycket. Att sitta i samma korridor

som HR gör otroligt mycket, det märktes snabbt en stor skillnad!” - (Linjechef 4)