Beställaren har i efterhand (mars 2021) riktat kritik mot och krävt att utvärde- raren inte använder sig av det utkast på stabsinstruktion (Länsstyrelsen i Väst- manlands län, 2020) i den referensram som hanteringens praktik värderas emot (se Utgångspunkter för bedömningar av bedriven krishantering, s. 7 ff.). Utvärderaren har inte hörsammat detta efterhandskrav, utan vidhåller att det är korrekt och riktigt att ha använt sig av dokumentet. Skälen till den bedöm- ningen är dels att Länsstyrelsen själva bad utvärderaren använda underlaget, dels för att det under utvärderingen stått utom tvivel att utkastet i praktiken varit det dokument mot vilken staben först organiserade sig och har bedrivit sitt arbete utifrån under den granskade tidsperioden. Således är det rimligt att bedömningarna görs utifrån utkastet. Därutöver finner utvärderaren det an- märkningsvärt att Länsstyrelsen finner att utvärderaren istället ska utvärdera mot en beslutad och reviderad version av stabsinstruktion som beslutades vid samma tidpunkt som utvärderingen skulle varit slutredovisad, ett dokument
23 I mejl den 11 mars anger Länsstyrelsen att de hittills har identifierat följande utvecklingsbe-
hov i utvärderingen: 1. Behov att förtydliga rollen, syfte och användning av regionala rådet vid
samhällsstörningar, 2. Behov av beskrivning av tydligare roller, ansvar och mandat inom U- Sam och nationellt, framförallt Länsstyrelsen, 3. Behov att utveckla, standardisera och förenkla datainsamlingen till lägesbilder såväl inom U-Sam som nationellt, 4. Behov av förtydligande av beslutsprocesser internt på Länsstyrelsen i stabsarbetet, 5.Behov att förtydliga vad Länssty- relsen kan, ska och får göra för att motverka passivitet hos alla aktörer i agerandet vid kris, 6. Behov att tydligare och mer transparent kommunicera vilka beslut som tas och vad som föran- lett ett ställningstagande så att innebörden och eventuella konsekvenser tydligt framgår för samverkande parter. Särskilt från Länsstyrelsens håll, 7. Behov av att effektivisera samverkans- former med tydliga syften och processer inom U-Sam, 8. Behov att förbättra samverkansklima- tet, tilliten och kommunikationen inom U-Sam, 9. Behov att öka kunskapen om aktörers roller, uppdrag och mandat (öka perspektivförståelsen) och tydliggöra förväntningarna på varandra inom U-Sam, 10. Behov att digitalisera interna såväl som externa arbetsformer för stabsarbete och samverkan, 11. Behov att säkerställa en snabb uppstart av stabsarbetet på Länsstyrelsen och att inkludera centrala stabsfunktioner, 12. Behov att diskutera avvägningar mellan vid- makthållandet av regler och principer vs. att lösa krisen från olika aktörers perspektiv.
21
som utvärderaren får ta del av först den 11 mars 202124. Utvärderaren har lagt
in fotnoter (se Fotnot 2 s.13, 3 s. 14, och 4, s 15) som anger Länsstyrelsens förhållning och att det numera finns en reviderad och av Landshövdingen god- känd stabsinstruktion. Utvärderaren uppmanades i juni 2020 att använda ut- kastet på stabsinstruktion av Länsstyrelsen (Länsstyrelsen i Västmanland, 2020) som en del av referensramen för värdering av bedrivet arbete. Vidare vill utvärderaren påtala att det hela tiden har varit transparent vilka tre doku- ment som utvärderaren skulle ha som referensram för värdering av bedrivet arbete (se Hur var krishanteringen tänkt att fungera?, s. 7 ff.). Exempelvis så tydliggjordes det på föredragningen som genomfördes på det regionala rådet den 19 november 2020 både i tal och skrift (se tidigare avsnitt i denna bilaga).
Länsstyrelse är även kritisk till att stor tyngd i rapporten läggs kring det som utspelades sig vid ett av de 20 möten som utvärderaren observerade (se
Observationerna, s. 46 ff.) under de 6 dagar som utvärderaren genomförde
sina observationer i juni och augusti 202025. Huruvida det som utspelades på
mötet är ett undantag för hur beslutsfattande i staben har bedrivits eller om det är ett befäst agerande kan bara länsstyrelsen svara på (se Roller och mandat, s. 46 ff.). Oavsett så finner utvärderaren att det är en intressant iakttagelse i relation till den samlade och fortfarande väldigt oklara bilden över hur kris- ledningen har bedrivits under aktuell tidsperiod. Utvärderaren kan inte bemöta kritiken på ett mer utförligt sätt utan att äventyra konfidentialiteten hos de stabsmedlemmar som delgav observatören sin upplevelse av det som hände.
Beställaren har även kritiserat utvärderaren för att vara okunnig om rådande förutsättningar på Länsstyrelsen och som en följd av det adresserar irrelevanta saker i rapporten, exempelvis kring behovet av att skapa en digital plattform (se Digitalisering av stabsarbete och samverkansforum, s. 88 ff.; Föråldrad
digital teknik för samverkan och internt samarbetet, s. 113 ff.). Om utvärde-
raren tolkar återkopplingen korrekt så anser beställaren att frågan är irrelevant och ska utgå eftersom Länsstyrelsen idag har en IT-säkerhet som omöjliggör användandet av exempelvis plattformen Teams. Utvärderaren är medveten kring den säkerhetsproblematik som finns men anser att frånvaron av dylik plattform har påverkat den digitala hanteringen som pandemin har krävt och
24 I mejl den 15 mars från Länsstyrelsen: ”Underlaget är endast ett UTKAST som vid uppstarten
av stabsarbetet inte passerat landshövdingen och inte är något formellt eller gällande un- derlag.”
25 I kommentar lämnat på utkast på rapporten den 11 mars 2021: ”Ett möte får en sådan tyngd
22
därmed kan det vara ett intressant inspel för framtida utveckling av totalför- svaret. Således får texten kvarstå26.
Vidare ställer sig Länsstyrelsen helt frågande till varför en del frågor över- huvudtaget ens berörs i rapporten. Exempelvis ifrågasätts att utvärderaren väl- jer att redovisa att informanter har ställt sig undrande till varför ytterst kom- petent personal inte användes alls i hanteringen av pandemin (se Bemanningen
av staben, s. 59 ff.)27. Utvärderaren anser att det är korrekt att ta med det av
flera skäl. Dels eftersom informanter från alla tre organisationstyper och sam- verkansparter har ställts sig undrande, dels för att det förefaller anmärknings- värt att Länsstyrelsen valde att inte nyttja en av sina starkaste krafter i upp- starten av staben som i övrigt var tämligen obeprövad. Det upplevs helt enkelt som märkligt både för informanter och utvärderaren att länsstyrelsen inte kommunicerat och förklarat varför den till synes bästa kompetensen som fanns att tillgå inte nyttjades. En lärdom som borde vara av intresse ur ett arbets- miljö-, kommunikations- och ledarskapsperspektiv.
Länsstyrelsen har återkopplat i samband med redovisningen av observat- ionerna att utvärderaren enbart fokuserar på administrativa frågor och inte på de sakfrågor som hanterades. Utvärderaren anser att redovisningen av obser- vationerna går i linje med syftet och i linje med observationsguiden (se Syfte
och mål med observationerna, s. 20 ff.; Observationsguide, s. 21). Vidare så
var det tydligt krav från Länsstyrelsen att fokus skulle riktas mot rutiner, pro- cesser, arbetssätt och strukturer som tillämpats inom länsstyrelsen och för att åstadkomma samverkan med andra aktörer samt att det var sekretess kring de sakfrågor som avhandlades under observationerna.
Vidare så har Länsstyrelsen ifrågasatt varför utvärderaren tar upp att högre chefer närvarar utan förklaring på stabsmöten (se Observationerna, s. 46 ff.). Utvärderaren finner att det är relevant eftersom det fanns en osäkerhet i roll- fördelningen avseende vem som var krisledande chef och det är en rimligt att ta upp iakttagelsen eftersom det är ett känt och väl utforskat fenomen, att roll- fördelning och dynamiken förändras när högre chef oannonserat närvarar vid
26 I kommentar från Länsstyrelsen på utkast av rapporten den 11 mars avseende förslaget att
använda en digital plattform: ”Kan upplevas som gammaldags men är en större fråga än stab-
sarbete.” och senare ” Detta grundas på en okunskap om LST-IT, om länsstyrelsernas gemen- samma arbete och krav på säkerhet som Lsty har. Teams uppfyller inte de krav vi ställer. Texten bör utgå.”
27 I kommentar från Länsstyrelsen på utkast av rapporten den 11 mars: ”Vad är syftet med
detta? Att ta upp [personnamn]… Att uppmana ledningen att informera eller vad? Utvecklar U-sam? Kanske handlar om att vi inte litar på varandra och att därmed att beslut som tas är baserade på fakta och förutsättningar.” och i en annan kommentar: ”Varför? Relevant?” samt
23
ett olika former av arbetsmöten. Utvärderaren vill understryka att vi tar upp frågan eftersom den rör tydliggöra beslutsmandat i staben och förstärka in- ternkommunikationen då närvaron uppenbarligen bröt ordningen och skapade en osäkerhet i rollfördelning.28
En del återkoppling som lämnats från Länsstyrelsen har en otydlig karaktär, vilket gör det svårt för utvärderare att omhänderta den på ett bra sätt. Exem- pelvis kommentarer som: ”Okej, men funkar för ett spaningsmord!” som re- spons på den kritik som väckts kring den uppdelade mötesstrukturen i stabs- metodiken. Ett annat exempel är kommentaren ”Bristande kännedom om lag-
stiftning och regler”, där det är svårt att förstå om kommentaren riktar sig till
utvärderaren eller till informanten som i sammanhanget gett ett förslag på för- ändrad hantering. Utvärderaren misstänker att denna typ av återkoppling är mer av en spontan anteckning och första oförstående reaktion på det budskap som lämnas i texten än en återkoppling till utvärderaren.
28 I kommentar från Länsstyrelsen på utkast av rapporten den 11 mars: ”[…] Om det med kris-
ledande chef avser [namn] så tycker jag det är minst sagt märkligt att en chef ska behöva be om tillstånd att delta för att få information […] Den som behöver information deltar och behö- ver inte förklara sig.”
1