Länsstyrelsens stab har i stort strukturerats och arbetat enligt stabsinstrukt- ionen (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020). Utvärderaren ställer sig dock frågande till om arbetet i staben har planerats och organiserats på ett tids- och resurseffektivt sätt. Utvärderaren föreslår därför att Länsstyrelsen ser över och reviderar instruktionen mot bakgrund av de erfarenheter som vunnits från han- teringen av pandemin (Stabsinstruktion Länsstyrelsen i Västmanlands län, s. 13 ff.). Något som Länsstyrelsen i mars 2021 låter meddela utvärderaren att de också har gjort (se Fotnot 2, s. 13).
Vidare anser utvärderaren att stabsinstruktionen innehåller flera otydligheter som Länsstyrelsen bör se över och förtydliga. Exempelvis anges det i instrukt- ionen att det är en viktig uppgift för staben att ansvara för informationshante- ring och rapportering (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020 s. 2) utan att vidare specificera till vem rapporteringen ska ske, varför eller vilken typ av information (Se Stabsinstruktion Länsstyrelsen i Västmanlands län, s. 13).
Staben ska enligt instruktionen samverka med och informera ”sidoord-
nande” och ”underordnande” enheter och aktörer (Länsstyrelsen i Västman-
lands län, 2020 s. 2). Utvärderaren anser för det första att det är otydlighet vilka enheter och aktörer som avses och för det andra så bör ordvalen – sido-
ordnande och underordnande –betänkas eftersom det kan uppfattas osympa-
tiskt. Vidare återfinns även ordet ”underlydande” i instruktionen (Länsstyrel- sen i Västmanlands län, 2020, s. 2). Även här föreslår utvärderaren att dels en förklaring om vad som avses adderas, dels bör ordvalet övervägas. Utvärde- raren anser även att ordval som dessa leder tanken till att det finns en rangord- ning där en aktör ses som underställd en annan, vilket i hanteringen av en samhällsstörning kan anses vara felaktigt enligt dåvarande/nuvarande regel- verk. Utvärderaren är osäker på huruvida förändringar i regelverk under hös- ten 2020 har ändrat förutsättningarna. Utvärderaren misstänker att ordval som
sidoordnad, underordnad och underlydande motverkar tanken på ett gemen-
samt hanterande utifrån respektive aktörs ansvarsområde. Länsstyrelsen skulle vara betjänta av att klargöra vilket ansvar Länsstyrelsen har i hantering av kriser samt tydliggöra det i stabsinstruktionen så att staben alltid vet det och inte behöver fundera på vad de får, kan och ska göra. Utvärderaren anser även att det är rimligt att alla stabens roller finns redogjorda för samt att det
108
framgår hur beslut ska föredras och vilka som har mandat att fatta beslut (se
Roller och mandat, s. 46; Samverkan med kommunerna och regionen, s. 51).
Tillämpningen av vald stabsmetodik (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020) beskrivs vara avgörande för att undvika kända problem i en samver- kanssituation. Utvärderaren konstaterar att många informanter antagligen inte skulle hålla med i att Länsstyrelsen, trots tillämpningen av metodiken, helt har lyckats undvika ”handlingsförlamning, bristande informationsdelning, diver-
sifierade lägesbilder och målsättningar” (Länsstyrelsen i Västmanlands län,
2020, s. 9). Utvärderaren konstaterar dock att U-Sams aktörer anser att an- vändningen av gemensamma termer och gemensamma stabsfunktioner har va- rit lyckad i hanteringen.
När det gäller stabsarbetesplanens praktiska tillämpning som planerings- och uppföljningsverktyg har utvärderaren för lite information om hur planen använts för att kunna göra en fullständig bedömning (se Stabsarbetsplanen, s. 16). Utvärderaren har dock noterat i samband med arbetet med tidslinjen (se
Tidslinje över händelseutvecklingen s. 37) att det varit svårt att inhämta in-
formation från Länsstyrelsens dokumentation och få fram fakta om exempel- vis när beslut fattades och en åtgärd genomfördes (se Datainsamling, s. 19 ff.).
Vidare noterar utvärderaren vid observationerna att det funnits tillfällen då uppgifter inte har delats ut och följts upp på ett otydligt sätt (Se Mötesformer,
struktur och effektivitet, s. 48). Med en tydligare stabsarbetsplan kanske både
uppföljning av arbetet på kort sikt (har arbetet genomförts?) och lång sikt (vid
utvärderingar) kan underlättats.
Mötesstrukturen
Uppdelningen av stabsarbetet i de fyra stegen och i den uppdelade mötesstruk- turen (se Arbete ska bedrivas i fyra steg, s. 13 och En uppdelad mötesstruktur, s. 24 ff.) förefaller för en utomstående observatör som utvärderaren och för en del informanter som en byråkratisering där vinsterna är svåra att förstå (se
Mötesformer, struktur och effektivitet, s. 48).
För utvärderaren framstår det mer effektivt om stabsmedlemmarna tar del av lägesbilderna skriftligt innan mötet. Vidare borde funktionerna kunnat för- bereda sina värderingar av läget innan staben inleder sina möten. Om så skulle det gemensamma värderingsmötet (VM) istället skulle kunna utgöra det första av stabsmötena (se En uppdelad mötesstruktur, s. 24 ff.; Mötesformer, struk-
tur och effektivitet, s. 48). Så vitt utvärderaren förstår så finns det inget i själva
109
stegen genomförs samlat vid ett mötestillfälle, vilket ter sig mer effektivt. Vi- dare ställer sig utvärderaren frågande till om den uppdelade mötesstrukturen överhuvudtaget är lämplig för samhällsstörningar med snabbare utvecklings- förlopp än vad pandemin har haft, såsom en skogsbrand med snabb brandspridning. Mötesstrukturen förstärker troligen även utvärderarens upp- levelse av att beslutsvägarna i staben är otydliga (se Mötesformer, struktur och
effektivitet, s. 48; Ledning av stabens arbete, s. 61).
Utvärderaren hoppas även att informanternas erfarenheter och upplevelser ska bidra till att olika former av samverkansmöten effektiviseras både avse- ende innehåll och form (se Mötesformer, struktur och effektivitet, s. 48; Erfa-
renheter av olika former av möten med Länsstyrelsen, s.66).
Beslutsprocessen
För utvärderaren framstår beslutsprocessen i staben vara otydlig både i in- struktionen och i praktiken (se Beslutsfattande, s. 14; Ledning av stabens ar-
bete, s. 61; Roller och mandat, s. 46). I stabsinstruktionen (Länsstyrelsen i
Västmanlands län, 2020) framgår det att staben är ett rådgivande, inhämtande, planerande, koordinerande, verkställande och uppföljande organ. Staben har således inga beslutsmandat utan ska, enligt instruktionen, stödja den beslut- fattande chefens beslutsfattande (Länsstyrelsen i Västmanlands län, 2020). In- struktionen anger dock inte vad det innebär att stödja beslutsfattaren och be- slutsprocessen.
Mot bakgrund av informanternas beskrivningar av beslutsprocessen i sta- ben anser utvärderaren att instruktionen bör förtydligas avseende stabens upp- drag; ska staben ansvara för att ta fram färdiga beslutsunderlag (förslag till beslut) eller enbart ge information om rådande läge till beslutsfattaren och se- dan invänta beslut? (se Roller och mandat, s. 46).
Under utvärderarens observationer deltog inte stabschefen i funktionernas värdering av lägesbilden. När värderingarna gjordes i respektive funktion, utan stabschefs närvaro, resulterar det i att stabschefen gick miste om nyanser och förståelse i funktionernas inspel. Det kan vara svårt för stabschefen att delta i respektive funktions värdering i kriser med snabba förlopp, men i han- tering av pandemin anser utvärderaren att tid rimligen borde funnits för att överväga nyanserna.
Vidare har utvärderaren via intervjuerna förstått att Länsstyrelsens be- slutsprocess har inneburit att Länsstyrelsen ger både officiella besked och in- formella motstridiga råd till de samverkande aktörerna (se Skyddsutrust-
ningsfrågan, s. 78) De motstidigara beskeden skapar en osäkerhet och otyd-
110
de inofficiella råden. Vidare är dubbla budskap sannolikt inte bra för förtro- endet, hanteringen eller samverkan i länet. Samtidigt noterar utvärderaren att just det informella rådet i skyddsutrustningsfrågan kanske var vad som kräv- des för att väcka upp de passiva kommunerna (se teori geografiskt områdes- ansvar och Skyddsutrustningsfrågan, s. 78).