Ansvarsfördelning inom förvaltning

Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan olika tjänstepersoner i förvaltningen rörande ansvar och roller i styrning av verksamhet och ekonomi?

3.2.1. Iakttagelser

I likhet med vad som framgår i föregående avsnitt visar genomförd genomlysning under andra halvåret 2019 att det råder obalans mellan ansvar och befogenheter i förvaltningen. Detta resulte-rar i avsaknad av samsyn kring vem som har ansvar för beslut och styrning.

Tidigare nämnds delegationsordningen utgör utgångspunkt för ansvarsfördelningen även i förvalt-ningen. Det anges när förvaltningschef inte kan delegera beslutanderätten vidare och det anges en lägstanivå för beslutanderätten då det är möjligt för förvaltningschefen att delegera vidare. Det anges att biträdande förvaltningschef är utsedd att träda in som ersättare vid förvaltningschefens frånvaro och att denne då äger samma rätt att fatta delegationsbeslut som denne.

Roll- och ansvarsfördelning inom förvaltningen, mellan enhetschef och verksamhetschef, vid pro-gnostiserade underskott för enhet finns beskrivet i rutin för åtgärdsplan¹². Där anges att enhetschef ska informera ovanstående nivå och påbörja en åtgärdsplan inom en vecka från att enhetschefen finner att enhetens ekonomi inte är i balans. En åtgärdsplan ska vara framtagen och kommunice-rad med överordnad nivå senast 30 dagar efter prognostiserat underskott. Rutinen anger även vad en åtgärdsplan ska innehålla.

På fråga om det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom förvaltningen gällande styrning av både verksamhet och ekonomi är det vanligaste svaret bland tjänstemännen att de instämmer till viss del i genomförd webbenkät. I kommentarerna till svaren framgår en upplevelse av att omorga-nisationen inte är helt förankrad, att strukturen är otydlig och att kännedom om befogenheter bris-ter.

I den enkät som skickades ut till nämndens ledamöter svarar 25 procent att de instämmer till viss del i att det finns en tydlig ansvarsfördelning inom förvaltningen. 67 procent av respondenterna har dock svarat att de instämmer i huvudsak eller helt i frågan.

Nedan framgår tjänstemännens svar på enkätfrågorna avseende ansvarsfördelning inom förvalt-ningen där andelen som svarat att roll- och ansvarsfördelförvalt-ningen till viss del, eller inte alls, är tydligt är högre än hos de förtroendevalda.

12 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsnämnden: Rutin för åtgärder vid prognostiserat underskott för enhet. 2020-09-01. Beslutad av förvaltningschef.

13 Bland fritextsvaren noterar vi att det upplevs otydligt vad en enhetschef har befogenhet att besluta om gällande ekonomin samt att organisationen fortfarande upplevs otydlig och oförankrad. Det anges också finnas en önskan om att göra en genomlysning av organisationen för att möjliggöra ytterligare förbättringar. Vissa av nämndens ledamöter anger i likhet med ovanstående att organi-sationen upplevs otydlig med anledning av den pågående omorganiorgani-sationen. Vid intervjuerna framgår att förvaltningen behöver tid för att den nya organisationen ska förankras och för att ge-nomföra utbildning av samtliga chefer inom förvaltningen. Förvaltningen har tidigare präglats av otydlig styrning och brister i ansvarsfördelning. Detta uppges ha kopplingar till den föregående organisationsstrukturen och det stuprörstänk som präglade den. Inom vissa verksamheter var en-heterna små och många chefer vilket minskade handlingsutrymmet och utvecklingsmöjligheten vilket resulterade i att ansvarsfördelningen blev otydlig.

I intervjuer uppges att den nya rutinen för åtgärdsplan ska skapa tydlighet för arbetsgången och ansvarsfördelning inom förvaltningen vid behov av åtgärder vid prognostiserat underskott. Det uppges att det funnits en otydlighet i vem som ska ta fram förslag på åtgärder. I beskrivning av ny organisation¹³, daterad 2019-12-13, finns ansvarsfördelning och uppdragsbeskrivning för enhets-chefer och verksamhetsenhets-chefer. Omorganisationen av förvaltningen ska ske med bakgrund av den nya förvaltningschefens uppdrag att kostnadsnivån ska sänkas och att nämnden måste få rätt verktyg för att utföra och ansvara för sin styrning av förvaltningens uppdrag. I delårsrapporten för 2020¹⁴ framgår att syftet med omorganisationen är att fånga upp en bredare målgrupp i samhället samt att arbeta förebyggande vilket ska bidra till långsiktig ekonomisk och social hållbarhet. Vi noterar att vi inte tagit del av någon dokumentation kring att den nya organisationsstrukturen ska följas upp.

Vid intervjuer uppges att arbete pågår med att ta fram uppdragsdokument för enheterna och en-hetscheferna samt att enen-hetscheferna ska arbeta fram en strategisk enhetsplan. Vi har inom ra-men för granskningen tagit del av dessa i form av mallar inför upprättande för respektive enhet.

Uppdragsdokumentet för enheterna syftar till att beskriva enhetens uppdrag, ansvar, befogenheter, restriktioner samt nämndens krav på verksamheten. Nämnden har nyligen arbetat fram två så kallade kvalitets-vad som ska ingå i dessa uppdrag. Dessa kvalitets-vad syftar till att fungera som nämndens kvalitetsstyrning av verksamheten. Uppdragsdokumentet för enhetscheferna ska tydlig-göra ansvar och befogenheter för enhetschefsuppdraget och den strategiska enhetsplanen ska beskriva enhetens uppdrag, mål och strategier för att nå målen. Det uppges att detta sätt att arbeta med enheterna är helt nytt och att enheterna tidigare fått tilldelade uppdrag från nämnd men att det blivit otydligt vem som har ansvar då cheferna själva inte varit delaktiga.

I social- och omsorgsnämndens protokoll¹⁵ från januari 2020 framgår att den resursfördelningsmo-dell som dittills använts till stor del bygger på fastslagna enheter, med tidigare år som basuppgift.

Det anges att nackdelen med en sådan modell är att den till viss del hämmar kreativiteten. Resurs-fördelningsmodellen inom nämndens ansvarsområde är en blandning av flera olika system. Dessu-tom anges att det inte är tydligt uttalat vilka fördelningsprinciper som styrs av nämnden, respektive förvaltningschefen. I den nya ekonomiska styrmodellen framgår i bilaga¹⁶ en fördelningsmodell och

13 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsförvaltningen: Förslag på ny struktur och styrning för social- och omsorgsför-valtningen. 2019-12-13.

14 Hudiksvalls kommun: Delårsrapport 1 januari-31 augusti 2020. 2020-10-13.

15 2020-01-30

16 Bilaga 1: Ekonomisk styrmodell. 2020-03-11.

ersättning per verksamhetsområde och insats samt vem som har beslutanderätt och när beslut om ersättning ska tas. Vid vissa insatser anges att ersättningsmodell ska utarbetas.

I enkäten till nämndens ledamöter svarar respondenterna enligt följande, på frågan om det är tyd-ligt vad resursfördelningen till nämndens olika verksamheter baseras på:

I enkäten till chefer inom förvaltningen svarar respondenterna enligt nedan på frågan om det är tydligt vad resursfördelningen till min verksamhet baseras på:

I enkäten till chefer inom förvaltningen svarar respondenterna enligt nedan på frågan om resurs-fördelningen är tydligt dokumenterad:

Vi kan i ovanstående enkätsvar utläsa att det finns en skillnad mellan hur nämnden och förvalt-ningens chefer uppfattar tydligheten i resursfördelningen samt att resursfördelningen inte anses tydligt dokumenterad enligt förvaltningens chefer. Vid intervjuer ges uttryck för att resursfördel-ningen ska tydliggöras i samband med att den nya styrmodellen arbetas in. Vi noterar bland fritext-svaren att flera chefer inte förstår hur resurserna är framräknade och att det inte getts några svar vid efterfrågan om förklaring.

Vid intervjuer framgår att ekonomistödet till förvaltningen från ekonomienheten har utökats under våren 2020 till från 1,8 åa 2,5 åa. Det stöd som fanns var inte tillräckligt med bland annat med bakgrund av att nämndens verksamhetsområden har en hög omsättning (en miljard kronor) och att det saknats en tydlig struktur vad gäller ansvar och befogenheter avseende beslut av ekonomisk karaktär. En av ekonomerna arbetar direkt mot förvaltningschef och nämnd.

15 3.2.2. Bedömning

Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan olika tjänstepersoner i förvaltningen rörande ansvar och roller i styrning av verksamhet och ekonomi?

Revisionsfrågan bedöms som delvis uppfyllt.

Det finns en aktuell delegationsordning inom förvaltningen samt ansvar- och uppdragsbeskrivning för enhetschefer och verksamhetschefer i den nya organisationen. Vi noterar dock att det i gransk-ningen framkommer att det finns upplevelser av oklarheter avseende roller och ansvar. Exempelvis upplevs det som otydligt vad en enhetschef har befogenhet att besluta om gällande ekonomin samt att organisationen fortfarande upplevs otydlig och oförankrad. I granskningen har det framgått att det pågår ett förändringsarbete och att det finns en stor tillit till att detta kommer att tydliggöra ansvarsfördelningen. Som ovan nämnts rekommenderas att nämnden säkerställer att effekterna av det förändringsarbete som pågår uppfyller sitt syfte.

Gällande resursfördelningsmodellen noteras att det finns ett behov av att tydliggöra utgångspunk-terna då det finns skillnader i nämndernas och förvaltningarnas uppfattning avseende detta. Vi rekommenderar att resursfördelningsmodellen tydliggörs för att öka förståelsen för hur fördelning sker och vad den grundar sig på vilket även troligen skulle bidra med ökad vilja till följsamhet mot budget.