Uppföljning av verksamhet och ekonomi

I följande avsnitt hanteras nedanstående två revisionsfrågor:

Finns det dokumenterade uppföljningar av verksamhet och ekonomi som innehåller analyser och förslag till åtgärder (vid budgetöverskridande eller bristande måluppfyllelse)?

Får nämnden del av uppföljningar av verksamhet och ekonomi och vidtar nämnden aktiva åtgärder vid behov?

3.3.1. Iakttagelser

I protokoll från nämndens sammanträden under 2019 framgår att rapportering avseende den eko-nomiska utvecklingen samt verksamhet sker kontinuerligt vid nämndens sammanträden. På grund av coronapandemin uppdrog social- och omsorgsnämnden till arbetsutskottet att fatta beslut i de frågor som var möjliga under april-juni 2020.

I ekonomistyrningsmodellen framgår att nämnden ska följa upp verksamheterna med hjälp av nyckeltal som förslagits av verksamheten själv. Vidare framgår att följande uppföljning avseende ekonomi och verksamhet ska ske mellan nämnd och förvaltning:

• Förvaltningens verksamhetschefer ska kvartalsvis redovisa nyckeltal inom respektive verksamhetsområde.

• Förvaltningen ska kvartalsvis redovisa samverkansforum med andra kommuner i länet, region och statliga myndigheter.

• Förvaltningen ska löpande redovisa avvikelser som skickats till samverkanspartners samt avvikelser som mottagits av förvaltningen.

• Nämnden följer upp förvaltningens resultat avseende de mål som finns i nämndplanen.

Nämnden fastställer också internkontrollplanen.

• Förvaltningens egen modell för uppföljning ska presenteras för nämnden i december varje år.

Vid intervjuer framgår att ledningsgruppen stöttas av ekonomer och kvalitetsteam inför uppföljning av delår och helår. Ledningsgruppen består av förvaltningschef, verksamhetschefer och stabsche-fer och träffas varannan vecka. Det uppges att det blivit tydligt att ekonomer och kvalitetsteam inte

arbetar i samverkan inför dessa uppföljningar varför en så kallad framstegsgrupp skapats som består av förvaltningschef samt tre andra representanter från förvaltningen, ekonom och kvalitets-team som bistår förvaltningen. Denna grupp ska diskutera processer i förvaltningen och verktyg för att samorganisera sig vid uppföljning. Det finns en stor förhoppning om att detta ska bidra med att stötta och vidareutveckla uppföljning av både verksamhet och ekonomi.

Enligt uppgift ska plan för uppföljning i förvaltningen beslutas vid november månads nämndsam-manträde.

Uppföljning av ekonomi

I nämndens protokoll under 2020 framgår att rapportering gällande ekonomi inte görs i samma utsträckning som under 2019. Rapportering av månadsrapport görs inte under januari till maj 2020 förutom ekonomisk uppföljning avseende helår 2019 i februari som visar total avvikelse mot budget på -54 mnkr. I sammanställning över beslut fattade av arbetsutskottet på uppdrag av social- och omsorgsnämnden framgår att ekonomisk uppföljning till och med maj månad behandlas på sam-manträde i juni. I nämndsamsam-manträde i september¹⁷ behandlas verksamhetsrapport för delår 2020.

Det framgår att för perioden januari-augusti 2020 framgår en avvikelse mot budget på -22,1 mnkr förutsatt att nämnden erhåller sökt ersättning för merkostnader på grund av coronapandemin. Pro-gnosen för helåret är -35 mnkr i budgetavvikelse. Den verksamhet som redovisar störst avvikelse mot budget är myndighetskontoret.

Vi har utöver sammanträdesprotokoll för nämnd och utskott, delårsrapport och årsredovisning inte tagit del av några dokumenterade uppföljningar avseende ekonomin som innehåller analyser och förslag till åtgärder.

Vid intervjuer uppges att nämnden följer ekonomin på verksamhetsnivå genom månadsrapporter men att det finns ledamöter som även önskar följa ekonomin även på enhetsnivå, det anges dock att detta skulle vara svårt då förvaltningen består av ett stort antal enheter. Vidare anges att för-valtningen blivit mer transparent och att detta är nödvändigt för att engagemanget för uppföljning hos nämnden ska öka samt deras förmåga att ställa adekvata frågor för uppföljning.

Ekonomerna som bistår nämnd och förvaltning levererar ekonomiskt underlag och verksamhets-cheferna uppges stå för analysen. Det uppges vidare att nämnden hittills inte uppfattats efterfråga särskilda uppföljningar eller ha gett uttryck för särskilda önskemål om rapportering från ekonomer-na som bistår nämnd och förvaltning. Dock uppges att förvaltningen fiekonomer-nansierar en särskild ekonom för nämndens styrning, omvärldsbevakning och uppföljning vilken tillträdde i augusti 2020. Arbets-beskrivning för denne ekonom är under framtagande.

I vår enkät till nämndens ledamöter kan vi se att majoriteten av respondenterna anser att nämnden regelbundet erhåller rapportering avseende ekonomi (63 procent instämmer helt, 29 procent in-stämmer i huvudsak). På frågan om rapporteringen innefattar analyser och redovisning av orsaker till avvikelser svarar 25 procent instämmer helt och 58 procent instämmer i huvudsak. 8 procent svarar instämmer till viss del. Det vanligaste svaret på frågan om rapporteringen innehåller förslag till beslut/åtgärder är till viss del med 42 procent av svaren. I fritextsvar går att utläsa att rapporte-ringen av ekonomi blivit mycket bättre men att det kan utvecklas än mer om alternativa förslag lämnas kopplat till kostnader. I enkät till förvaltningens chefer framgår att 31 procent av responden-terna svarar vet ej på frågan om nämnden följer upp ekonomin på ett tillfredställande sätt medan 28 procent instämmer i huvudsak.

Uppföljning av verksamhet

I nämndplan 2019 framgår fullmäktiges verksamhetsmål som nämnden sedan med utgångspunkt formulerar nämndmål utav. Till dessa mål finns indikatorer och målsatta målnivåer. Måluppfyllelse-uppföljning sker i verksamhetsrapport i samband med delårsrapport och årsredovisning. Merparten

17 2020-09-22.

17 av de verksamhetsmässiga målen bedöms per helår i verksamhetsrapport¹⁸ för 2019 som delvis uppfyllda. I delårsrapport för 2020¹⁹ framgår tolv mål där måluppfyllelse görs varav ett mål är att ha en ekonomi i balans och således ett finansiellt mål. Tre utav resterande elva verksamhetsmål be-döms som ej uppfyllda, fyra bebe-döms som delvis uppfyllda, tre bebe-döms som uppfyllda och ett mål har ej någon angiven måluppfyllelse. I delårsrapporten framgår resonemang kring hur nämnd och förvaltning arbetar för att uppfylla respektive mål. Vi noterar att det i bilagan för indikatorer ej finns angivna målvärden för 2020.

Vid intervjuer framgår att nämnden följer upp ej verkställda beslut, delegerade beslut som fattas på uppdrag av nämnden, lex Sarah-anmälningar, missförhållanden samt externa avvikelser. Löpande rapportering och information av verksamheter sker på nämndsammanträden. I kommunen an-vänds systemstödet Hypergene som är utvecklat för beslutsstöd och verksamhetsstyrning. Det uppges, i intervju, att detta främst används för rapportering uppåt i organisationen. Enheterna har tidigare inte arbetat med SWOT-analyser och enhetsmål vilket nu ska förändras genom att upp-dragsdokument för enheterna och strategisk enhetsplan upprättas. Detta i syfte att cheferna ska äga sin egen uppföljning och för att förvaltningen ska få en tydligare målstyrning.

I enkät till nämndens ledamöter kan vi se att majoriteten av respondenterna instämmer helt eller i huvudsak i att nämnden regelbundet erhåller rapportering avseende verksamhet, även om svaret instämmer till viss del också förekommer. En majoritet anser också att nämnden följer upp verk-samheten på ett tillfredställande sätt även om svaret instämmer till viss del även återfinns här.

I enkäten till förvaltningens chefer framgår en osäkerhet kring om nämnden följer upp verksamhet-en på ett tillfredställande sätt, 28 procverksamhet-ent av respondverksamhet-enterna uppger att de inte vet. Vi noterar att flertalet respondenter ger uttryck för en upplevelse av att det saknas återkoppling från nämnd och även högre chef kring uppföljning av de prognoser och den rapportering som enhetscheferna gör samt att mål för verksamheterna saknas.

Vi har inom ramen för granskningen ej tagit del av några dokumenterade rutiner som beskriver hantering vid bristande måluppfyllelse av verksamhetsmål.

Analyser och åtgärder

Under 2019 och 2020 har vi inte kunnat finna att nämnden fattat beslut gällande särskilda åtgärder eller analyser med bakgrund av bristande måluppfyllelse av de verksamhetsmässiga målen. De åtgärder som beslutas beskrivs i protokoll och intervjuer ha bakgrund i att nämnden har en för hög kostnadsmassa och bristande måluppfyllelse avseende det finansiella målet om en ekonomi i ba-lans. De åtgärder som vidtas med ekonomin som bakgrund uppges dock förväntas ge en positiv påverkan på flera verksamhetsmässiga mål vilket framgår i verksamhetsrapporten för 2019. I de-lårsrapporten framgår att utgångspunkten för den nya organisationen samt styrformerna är att skapa en förvaltning som bättre ska bidra till fullmäktiges mål.

I protokoll från nämndens sammanträden 2019 går att utläsa att det finns en handlingsplan för ekonomisk och social hållbarhet. Likaså framgår från sammanträdet i oktober 2019²⁰ att de bakom-liggande orsakerna till underskottet har redovisats, däremot har förvaltningen inte lyckats analy-sera verksamhetens faktiska kostnadsläge och därmed möta den med rätt åtgärder. Mot bakgrund av detta ska redovisning ske i arbetsutskott kring varför ingen effekt har uppnåtts utifrån hand-lingsplanen. Vid sammanträdet i november redovisar förvaltningschef de besparingar som verk-samheterna räknar med att göra innevarande år (uppgår till 13,7 mkr). I protokoll under 2019 går att utläsa att det prognosticerade underskottet växer under hösten 2019. Nämndens redovisar ett helårsresultat om -54,7 mkr, vilket indikerar att vidtagna åtgärder ej varit tillräckliga för att nå en

18 Hudiksvalls kommun: Verksamhetsrapport 2019-12-31 Social- och omsorgsnämnden. Godkänd av social- och omsorgs-nämnden 2020-03-31. Dnr: 2020-119-042.

19 Hudiksvalls kommun: Verksamhetsrapport 2020-08-31 Social- och omsorgsnämnd. Beslutad av social- och omsorgs-nämnden 2020-09-22. Dnr: 2020-001-042.

20 2019-10-31.

budget i balans. I verksamhetsrapporten för 2019 bekräftas att de åtgärder som genomförts ej fått önskad effekt, kostnaderna har inte sjunkit utan tvärtom ökat.

I sammanträdesprotokoll i januari 2020²¹ framgår att nämnden beslutar om uppdrag till förvaltning-en att ta fram förvaltning-en ny ekonomisk styrmodell med bakgrund av att det saknas förvaltning-en tydlig ekonomisk styrning av förvaltningen. Uppdraget ska vara slutfört i mars. I beslut²² om ny ekonomisk styrmodell framgår att den nya ekonomiska styrmodellen är en del av de förändringar som beslutats utifrån den ekonomiska obalansen för att öka nämndens effektivitet.

I sammanträdesprotokoll från januari 2020 framgår även andra åtgärder:

- Trygg hemgång ska ta fram plan för arbetet med att utveckla en mer omfattande verksam-het. I mars ges uppdrag att prioritera lokalförändringar för att Trygg hemgång ska förändra sin verksamhetsform.

- Genomlysning av individuella beslut och verkställighet på gruppboenden. Idag saknas en tydlighet vad avser förvaltningens LSS-insatser. Lagstiftningens intentioner, som helhet, återspeglas inte fullt ut i handläggningen och verkställigheten.

- Översyn korttidsplatser: Hudiksvall har ett stort antal äldre personer som bor på äldrebo-ende i jämförelse med såväl övriga kommuner i regionen som i riket. Faktumet är också att Hudiksvall har betydligt fler korttidsplatser än övriga kommuner i regionen. En del grann-kommuner har inga korttidsplatser över huvud taget. Avsikten med uppdraget är att nämnd och förvaltning ska ha ett faktabaserat underlag för att fatta beslut om antal platser, inrikt-ningen och kvalitet samt lokalisering. Syftet är att nämnden ska ha rätt verksamhet utifrån invånarnas behov. Beslut tas i mars²³ om att minska antalet korttidsplatser och omvandla lägenheter till vård- och omsorgslägenheter. Uppdrag ges även om utredning behov av korttidsplatser på Frejagården samt att system ska tas fram för att vakanshålla lägenheter för att möjliggöra akuta inflyttningar.

- Förändringar i delegeringsordningen: Med anledning av den omorganisation som pågår inom förvaltningen har delegeringsordningen gåtts igenom och förändringar föreslås. I fler fall föreslås att delegeringen lyfts en eller flera nivåer, i övrigt har många redaktionella för-ändringar gjorts

Ovanstående åtgärder bekräftas i intervjuer och vidare lyfts också att nämnden uppdragit att för-valtningen ska ta fram ny handledning för myndighetsutövningen som åtgärder för att minska kost-nadsmassan och öka kvaliteten i verksamheten. Vid intervjuerna framgår också en upplevelse av att nämnden har för många nämndmål vilket ska revideras inför 2021. Nämnden har också tidigare arbetat med ett stort antal uppdrag mot förvaltningen vilket är ett arbetssätt som anges ska föränd-ras och istället ska målstyrningen bli tydligare genom färre och mer stringenta nämndmål.

I verksamhetsrapport för delåret framgår att arbetet med ny organisation som ska ge långsiktiga ekonomiska effekter har genomförts under våren. Arbetet har dock bromsats av rådande pandemi.

Bedömningen som helhet är trots allt att förvaltningen har klarat av sitt uppdrag över förväntan. Det uppges att förvaltningen hitintills minskat sina kostnader i jämförelse med 2019, trots ibland svåra förhållanden, samtidigt som verksamheten har levererat insatser av god kvalitet.

Det uppges, i intervjuer, att den tidigare nämnda handlingsplanen inte gav resultat som förväntat.

Istället har en organisationsförändring genomförts som det finns stora förhoppningar på. Nämnden uppges ha större fokus på långsiktiga beslut med förbyggande arbete istället för akuta åtgärder vilket innebär en strategi som på sikt ska ge en ekonomi i balans.

21 2020-01-30.

22 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsnämnden: Ekonomistyrning – principer för. 2020-03-31 §52. Dnr 2020-000016-012.

23 2020-03-13.

19 I enkäten till nämndens ledamöter svarar respondenterna enligt följande rörande frågor kring rap-portering, beslutsunderlag och förslag till åtgärder:

Vid intervjuerna framgår att nämnden inte efterfrågat stöd i analyser avseende åtgärdsplaner eller liknande från ekonomerna. Vidare ges uttryck om att det inom nämnden finns en förhoppning om att beslutsunderlagen kommer att bli ännu bättre efter införandet av IBIC²⁴. Det uppges vidare att arbetsutskottet efterfrågat och lämnat önskemål om hur underlagen ska utformas för att nämndens ska ha goda förutsättningar att fatta beslut.

Vi noterar i svaren från enkäten som skickats till chefer inom förvaltningen att det varierar huruvida de enskilda cheferna lämnar dokumenterade uppföljningar som innefattar analyser, redovisning av orsaker till eventuella avvikelser samt om förslag till beslut/åtgärder lämnas. Andelen som uppger att uppföljningen innehåller analyser, redovisning av orsaker till avvikelser samt förslag till be-slut/åtgärder är högre när det gäller den ekonomiska uppföljningen än om det gäller den verksam-hetsmässiga uppföljningen. Vidare noterar vi i enkäterna att det finns varierande uppfattningar om huruvida nämnden fattar beslut för att nå en ekonomi i balans.

På fråga till förvaltningens chefer om nämnden upplevs fatta beslut för att nå en ekonomi i balans svarar respondenterna följande:

På motsvarande fråga svarar nämndens ledamöter:

24 IBIC- individens behov i centrum: är ett arbetssätt för handläggare som arbetar med personer oavsett ålder eller funkt-ionsnedsättning utifrån socialtjänstlagen, SoL, och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. IBIC ger stöd dels för en gemensam syn på människans fungerande, dels för att identifiera och dokumentera individens resurser behov, mål och resultat.

I fritextsvaren från förvaltningens chefer ges bland annat uttryck för att det finns en hopplöshet i att nå en ekonomi i balans och att nämndens beslut för detta inte är grundade i verkligheten med bakgrund av att glappet mellan politik och förvaltning är stort.

3.3.2. Bedömning

Finns det dokumenterade uppföljningar av verksamhet och ekonomi som innehåller analyser och förslag till åtgärder (vid budgetöverskridande eller bristande måluppfyllelse)?

Vi bedömer revisionsfrågan som ej uppfylld.

Vi har inte tagit del av några dokumenterade uppföljningar avseende ekonomi eller verksamhetens mål som innehåller analyser och förslag till åtgärder. Det uppges att rapportering avseende eko-nomi och verksamhet sker löpande till nämnden. Vi har efterfrågat dokumenterade uppföljningar men ej erhållit detta och det går inte att utläsa om uppföljningarna innehåller analyser och förslag till åtgärder av granskade protokoll. I enkäten framgår också uppfattningen om att rapporteringen delvis innefattar analyser och redovisning av orsaker till avvikelser. Vi noterar att rutiner för hante-ring av bristande måluppfyllelse saknas och att mål för verksamhet och nämnd saknats under året.

Får nämnden del av uppföljningar av verksamhet och ekonomi och vidtar nämnden aktiva åtgärder vid behov?

Vi bedömer revisionsfrågan som delvis uppfylld.

Nämnden tar del av ekonomiska uppföljningar som innehåller förklaringar vid budgetöverskridande till underskottet och flera stora åtgärder har beslutats. Tidigare handlingsplan fick ej det förväntade resultatet då förvaltningen inte lyckats analysera verksamhetens faktiska kostnadsläge och därmed möta den med rätt åtgärder. Om de beslutade åtgärderna under 2020 kommer att ge förväntat resultat är för tidigt att säga. Gällande verksamhet erhålls det löpande uppföljningar men målupp-fyllelsebedömning har ej gjorts för 2020 utifrån angivna målvärden och spårbarheten kring aktiva åtgärder för att öka måluppfyllelse avseende verksamhet bedömer vi som låg utifrån erhålla un-derlag och protokollsgenomgångar.