Ansvarsfördelning mellan nämnd och förvaltning

Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningen rörande ansvar och roller i styrning av verksamhet och ekonomi?

3.1.1. Iakttagelser

I social- och omsorgsnämndens reglemente⁶ framgår att nämnden ansvarar för att dess organisat-ion är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten. Nämnden har från och med 1 mars 2020 en ny organisation. Nämnden beslutade dessutom om en ny ekonomisk styrmodell den 31 mars 2020. I tjänsteutlåtande⁷ om den ekonomiska styrmodellen för nämnden framgår att det skett en större genomlysning under andra halvåret 2019 och av förvaltningens verksamheter och styrning framgår att det;

• råder obalans mellan ansvar och befogenheter inom förvaltningen, men också att den oba-lansen är ärvd från ovanstående nivå. Resultatet av obaoba-lansen är att det saknas samsyn om vem som har ansvar för vad, vilka beslut som ska följas och vilka beslut som inte ska följas.

• både inom förvaltningen, och mellan förvaltningen och nämnden saknas transparens.

Transparens saknas också i förvaltningens relation till kommunledningen. Resultatet av bristen på transparens är att nämnden inte skickliggörs i den utsträckning som krävs för att den bästa styrningen av förvaltningen ska uppnås. Bristen på transparens mellan kom-munledning och förvaltningen bidrar till en stark tillitsbrist från båda håll, men även att kommunledningens stöd inte inriktas mot de delar där förvaltningen har störst behov.

Bakgrunden till den nya ekonomiska styrmodellen är att säkerställa att nämnden har verktyg för att styra och följa upp förvaltningen. Följande principer är vägledande för nämndens ekonomistyr-ningsmodell:

• Nämnden fastställer strukturen för modellen. Arbetsutskottet kan besluta om förändringar inom modellens struktur, vilket återrapporteras till nämnd.

• Nämnden fastställer ersättningsnivåer i samband med att nämnden fattar beslut om bud-geten. Övrig budget fördelas i anslag på högnivå, inom ramen för SCB:s statistikområden.

6 Hudiksvalls kommun: Reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder. Antaget av kommunfullmäktige 2017-12-18.

Reviderat av kommunfullmäktige 2020-02-24.

7 Hudiksvalls kommun, Kommunledningsförvaltningen, Stabsenheten: Ekonomisk styrmodell för social- och omsorgsnämn-den. 2020-03-13.

Förvaltningschef äger rätt att flytta medel mellan och inom verksamhetsområdena avse-ende nämndens anslagsbudget, i samråd med ekonomienheten, vilket återrapporteras till nämnd.

• Balans mellan ansvar och befogenheter.

• Nämnden ska ha kännedom om förvaltningens ekonomiska styrmodell.

Av den ekonomiska styrmodellen⁸ framgår att verksamhetsområdenas enheter styrs dels genom social- och omsorgsnämndens uppdrag (vad) men även genom förvaltningens styrning (hur). Varje funktionsområde ska från nämnden få en beskrivning av vad verksamheten ska uppnå. Vad kun-der/brukare/klienter ska erbjudas av de olika funktionsområdena är alltså inte verksamhetens be-slut. Lista finns på vilka funktionsområden där nämnden ska ange riktning och uppdrag.

I ekonomistyrningsmodellen⁹ framgår att förvaltningen ska föreslå nämnden nyckeltal som beskri-ver hur väl beskri-verksamheten har lyckats med att uppnå nämndens krav på uppdraget. Dessa nyckeltal skall fastställas i nämndplanen. Nyckeltalen ska vara mätbara och väl definierade.

Nämnden ska också ha en egen styrning av sin omvärldsbevakning¹⁰. Grunden är att nämnden, i sin nämndplan fastställer två avgränsade områden för särskild bevakning. Förvaltningens utveckl-ingsstrateg organiserar en halvdag för respektive avgränsat område under året. Nämnden beslutar på utvecklingsstrategens förslag vilka som bjuds in för att medverka och delta. Myndighetschefen ansvarar för att nämnden får kontinuerlig information om författningsändringar samt pågående lagförslagsarbete, inom nämndens kompetensområde. Biträdande förvaltningschef ansvarar för att nämnden får kontinuerlig information om förändrade riktlinjer och rutiner som berör samverkan mellan regionen och nämndens förvaltning.

I nyligen reviderad delegationsordning¹¹ framgår nämndens delegering av sin beslutanderätt till bland annat förvaltningschef. I delegationsordningen framgår när beslut inte kan delegeras av nämnd och arbetsutskott. Vidare framgår också vilka beslut som ska anmälas till nämnd och hur dessa ska redovisas. Delegationsordningen omfattar verksamhetsfrågor samt ekonomiska ersätt-ningar. Vi noterar i nämndens protokoll för 2019 samt 2020 att återrapportering av beslut fattade på delegation sker kontinuerligt vid nämndens sammanträden. Under perioden april-juni 2020 har några nämndsammanträden ej genomförts på grund av smittspridningen av coronaviruset. Nämn-den uppdrog istället till arbetsutskottet att besluta i deras ställe i de frågor det var möjligt och dele-geringsbeslut meddelas arbetsutskottet under denna period.

I den enkät som genomförts inom ramen för granskningen framgår att både nämnden och förvalt-ningen, till majoriteten, upplever att det finns en dokumenterad och aktuell delegationsordning. På enkätfrågan om det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningen svarar nämndens ledamöter enligt följande:

8 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsförvaltningen, Ledning: Uppbyggnad av uppdrag. Bilaga B i den ekonomiska styrmodellen. 2020-03-25.

9 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsförvaltningen, Ledning: Styrning av uppföljning. Bilaga C i den ekonomiska styrmodellen. 2020-03-25.

10 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsförvaltningen, Ledning: Styrning av omvärldsbevakning. Bilaga E i den ekono-miska styrmodellen. 2020-03-25.

11 Hudiksvalls kommun, Social- och omsorgsförvaltningen: Delegeringsordning Social- och omsorgsförvaltningen med vidaredelegering av förvaltningschef. Beslutad av social- och omsorgsnämnden 02-27 § 23. Senast reviderad 2020-08-24. Dnr 2020-015-002

11 På motsvarande fråga svarar chefer inom förvaltningen enligt följande:

I webbenkäten framgår också att nämnden, till majoriteten upplever att det i huvudsak finns en tydlig transparens mellan nämnd och förvaltning medan majoriteten av tjänstemännen i förvalt-ningen upplever detta endast delvis, inte alls eller att de inte vet. I kommentarer till enkätsvaren kan utläsas att vissa ledamöter i nämnden upplever att insikten i ansvar och roller försvårats något av omorganisationen. Vissa tjänstemän i förvaltningen ger, i enkätsvaren, uttryck för en frustration kring brister i information och transparens mellan nämnd och förvaltning. Det uppges att delaktig-heten i budgetprocessen är låg och att information om hur budgeten är framräknad inte når den operativa nivån.

Med utgångspunkt i kommunfullmäktiges övergripande mål ska social- och omsorgsnämnden for-mulera mål på nämndnivå. I nämndplan för 2019 finns indikatorer kopplade till målen. För alla mål finns på förhand definierade målnivåer, för vissa saknas detta. Nämndplan för 2020 har inte beslu-tats i nämnden. Nämndplanen för 2021 ska beslutas i november. I enkätsvaren ger vissa av för-valtningens chefer uttryck för att målen inte alltid i samtliga fall är verksamhetsrelaterade eller le-vande i den meningen att de upplevs vara på en hög övergripande nivå och att det är svårt att se vad målresultatet ska leda till inom verksamheten. Vissa chefer inom förvaltningen uppger att de fortfarande inväntar mätbara mål för 2020.

Vid intervjuerna framgår att det finns en stor förhoppning och tillit till att den nya organisationen och att den nya ekonomiska styrmodellen ska förtydliga ansvar och roller mellan förvaltning och

nämnd. Förvaltningen har varit svårt drabbad av situationen med covid-19 varför en omorganisat-ion mitt i detta varit svår att genomföra som planerat. Med anledning av detta har arbetet försenats.

Utbildning och information om den nya styrmodellen för enhetschefer ska ske vilket uppges kom-mer tydliggöra alla delar i styrprocessen. Vidare uppges att revidering av delegationsordning ge-nomförs kontinuerligt för att säkerställa att beslutanderätten ligger hos rätt befattning för att säker-ställa rättssäkerhet och tydlighet i ansvar utifrån nämndens vilja. Det uppges även i intervjuer att transparensen mellan nämnd och förvaltning inte varit helt tillfredställande. Det har inte varit tydligt vilka frågor nämnden ska besluta om och vad förvaltningen har för befogenheter. Nämnden har varit involverad i förvaltningsfrågor och på grund av den svåra ekonomiska situationen har många kortsiktiga beslut tagits. Ordförande i nämnden och förvaltningschef har regelbundna avstäm-ningsmöten för att skapa samsyn i de strategiska frågorna. Det uppges att nämnden nu har större möjlighet att agera på ett strategiskt plan och arbeta fram beslut för långsiktiga resultat då upple-velsen är att fördelningen i form av att nämnden ansvarar för vad och förvaltningen hur upplevs som tydligare.

3.1.2. Bedömning

Finns det en tydlig ansvarsfördelning mellan nämnden och förvaltningen rörande ansvar och roller i styrning av verksamhet och ekonomi?

Revisionsfrågan bedöms som delvis uppfylld.

Det finns en aktuell delegationsordning inom nämnden som revideras vid behov. Det framgår dock av enkäten och genomförda intervjuer att roll- och ansvarsfördelning samt transparensen mellan nämnd och förvaltning inte är helt tydlig i vilka frågor som hanteras var, även om förbättringar enligt intervjuer skett på senaste tiden. Det pågår ett förändringsarbete och det finns en stor tillit i att när omorganisationen och den nya ekonomiska styrmodellen är förankrad och i sin helhet på plats kommer detta tydliggöras. Olyckligtvis har dessa förändringar försenats av situationen med covid-19. Vi rekommenderar att nämnden säkerställer att effekterna av det förändringsarbete som pågår uppfyller sitt syfte.