Förbättringsförslagen som analyserats och diskuterats i tidigare delar syftar till att ge rekommendationer för Telgekoncernen samt organisationer med liknande problem. I denna del kommer dessa förbättringsområden att värderas för att ge Telgekoncernen en rekommendation på vad författarna anser vara viktigast att fokusera på för de olika nivåerna.
Syftet med denna avslutande del är att återkoppla till uppsatsens mål vilket är att ge förbättringsförslag på hur Telgekoncernen kan optimera och samordna bolagens projektverksamheter samt föreslå en handlingsplan för hur koncernen kan implementera förbättringarna.
7.1 Rekommendationer
Förbättringsrekommendationerna är uppdelade efter diskussionens tre nivåer för att tydliggöra vad de olika nivåerna kan fokusera på. Som framgick av diskussionen påverkar många förbättringsområden fler nivåer i koncernen, samtliga förbättringsområden påverkar projektverksamheten på bolagsnivå. Det betyder att samtliga förbättringar kommer att bidra till en förbättrad och effektiviserad projektverksamhet för de olika bolagen. Vi har valt att ta upp dessa områden under den nivå där vi anser att förändringen skall genomföras.
7.1.1 Koncernnivå
Vi anser att dessa förändringar bör ske på koncernnivå:
• Koncernsamordning
Koncernen behöver arbeta för att få ett bättre samarbete över bolagsgränserna samt få en ökad gemenskap så att alla arbetar åt samma mål. Koncernledningen måste ta ett större ansvar när det gäller kommunikation och hur bolagen skall arbeta för att koncernen ska samordnas.
• Koncernens gemensamma projektkontor
För att öka effektiviteten och framdriften i projekten är det av största vikt att koncernen stödjer och ger nödvändiga förutsättningar till koncernens gemensamma projektkontor.
• Projektmodellen och Projektutvärdering innan projektstart
Det är upp till koncernledningen att se till att bolagen använder de gemensamma verktyg och mallar som framtagits. Om Props och investeringsrådets mall används finns riktlinjer för hur projekt ska analyseras och dokumenteras innan start. Koncernledningen behöver ställa krav så att dessa mallar följs för att sätta en standard inom koncernen.
7.1.2 Projektkontorsnivå
Vi anser att dessa förändringar bör ske på projektkontorsnivå:
• Projektdefinition
Projektkontoret bör ta fram riktlinjer för hur ett projekt inom Telgekoncernen skall definieras.
Dessa riktlinjer skall sedan modifieras av respektive bolag för att passa deras projektverksamheter.
• Urvalsprocess
Projektkontoret bör fastställa en urvalsprocess som de olika bolagen ska använda sig av.
Urvalsprocessen bör vara standardiserad i koncernen.
• Sponsorrollen
Projektkontoret behöver utbilda sponsorer för att tydliggöra rollerna i projekten.
Koncernledningen kan behöva ställa krav på att sponsorerna genomför utbildningen innan de får starta projekt om detta visar sig vara för svårt för projektkontoret.
• Projektavslut
Projektkontoret bör införa en standardiserad process för projektavslut samt införa en kunskapsbank där erfarenheter kan lagras.
7.1.3 Bolagsnivå
Vi anser att dessa förändringar bör ske på bolagsnivå:
• Organisering av projektportfölj
Det vore fördelaktigt att bolagen delar upp sina projektportföljer för att lättare styra och få överblick.
• Visualiserad projektportfölj
Samtliga bolag ska visualisera sin projektportfölj i SharePoint. Detta blir enkelt om koncernledningen lyckats implementera projektmodellen.
• Styrning av projekten
Bolagen ska undersöka om projekten ligger i linje med bolagets strategi innan de startas.
Bolagen bör även se över balansen av projekt i sin projektportfölj för att styra långsiktigt.
• Ansvarsfunktion
Varje bolag ska utse en ansvarig för bolagets totala projektportfölj. Denna person samarbetar med projektkontoret och är kontaktperson för andra bolag så att samarbete underlättas.
• Projektuppföljning
Samtliga bolag skall upprätta ett standardiserat sätt att följa upp sina projekt på för att projekten kan kunna jämföras och utvärderas efter samma standard.
• Prioritering och resurser
Samtliga bolag bör införa en prioriteringsprocess. Detta för att underlätta resurstilldelningen vid projektstart samt då problem uppstår kunna fördela resurserna så att de mest prioriterade projekten får de nödvändiga medel de behöver. Även för att resurserna ska veta vad som anses som viktigast.
7.2 Sammanfattning
Rekommendationerna som givits ovan är ett resultat av de identifierade förbättringsområdena ur empirin som analys och diskussion behandlade. Dessa förbättringsområden har sammanställts i Tabell 22 för att tydliggöra sambandet mellan dem.
Tabell 22. Sammanställning av förbättringsområdenas påverkan.
Koncern-‐ samordning Projektdefinition Organisering av projektportfölj Visualiserad projektportfölj Styrning av projekten Sponsorrollen Koncernens projektkontor Ansvarsfunktion Projektmodellen Utvärdering innan projektstart Urvalsprocess Prioritering och resurser Projektuppföljning Projektavslut Koncern-‐
samordning
x x x x x x x x x x x
Projektdefinition x x x x x x x Organisering av
projektportfölj
x x x x x
Visualiserad projektportfölj
x x x x x x
Styrning av projekten
x x x x x x x x x x x x
Sponsorrollen x x x x x x x x Koncernens
projektkontor
x x x x x x
Ansvarsfunktion x x x x Projektmodellen x x x x x x Utvärdering vid
projektstart
x x x x x x x x x
Urvalsprocess x x x x x x x x x x Prioritering och
resurser
x x x x x x x x x x
Projekt-‐
uppföljning
x x x x x x x x x x x x
Projektavslut x x x x x x x x x
7.3 Framtid
Genom att lösa ovanstående problem kommer Telgekoncernens projektmognad att öka genom ökad styrning, fler modeller och mallar och standardiserade processer. Vi anser dock att Telgekoncernen bör beakta att en högre projektmognad innebär att den inneboende variationen i projektutförandet minskar, vilket oftast ses som positivt. Vi anser att för Telgekoncernens del skulle detta kunna innebära en risk för koncernen som helhet då dess styrka ligger i mångfalden. En för hög styrning och standardisering skulle kunna medföra att bolagens mångfald minskas. För Telgekoncernen betyder detta att modeller och arbetssätt måste kunna anpassas till bolagens egna verksamheter.
Vi har observerat att vissa projekt tenderar att osynliggöras för att bolaget ska kunna komma ifrån koncerndirektiv då de anses onödiga eller tidsödande. Riskerna med att styra för hårt är att fler projekt omdefinieras som processer för att bolaget ska kunna kringgå kontroll och inblandning från koncernledning. Detta är någonting för koncernledningen att beakta då detta motarbetar målet att få en ökad koncernsamordning och en effektivare projektverksamhet.
Vi anser att Telgekoncernen ska ha en balans mellan styrning och flexibilitet eftersom en för stark styrning innebär att kreativiteten och variationen minskar. För Telgekoncernens del är det viktigare att lägga en grund för att göra det möjligt att jämföra och samarbeta i projektverksamheterna snarare än att ha en central styrning. Projektkontorets uppgift blir att utveckla gemensamma verktyg som går att anpassa till olika verksamheter och storlekar på projektportföljer.
Om samtliga bolag har en projektansvarig funktion skulle detta bidra till att det gemensamma projektkontoret skulle kunna ta nästa steg i utvecklingen. Projektkontoret skulle då bli mer strategiskt inriktat och skulle kunna fokusera på administrativa uppgifter och se till helheten istället för enskilda projekt. Införandet av ett projektråd inom Telgekoncernen kommer att medföra ett större fokus läggs på projektverksamheten. Tillsammans med projektkontoret kommer det att innebära att projektverksamheten effektiviseras.
Den nya organisationsstrukturen kommer innebära en ökad chans till kommunikation mellan de enskilda bolagen och koncernen vilket bör medföra att besluten kring projekten kan bli bättre.
7.4 Brister i uppsatsen och vidare forskning
Eftersom denna uppsats enbart undersökte Telgekoncernens projektverksamhet kommer vissa problem som identifierats inte att kunna lösas. Det är troligt att linjearbetet samt Telgekoncernens beslutsorganisation påverkar även projektorganisationen. I vissa fall kan denna uppsats alltså enbart fokusera på själva symptomen och att lösa dessa. Anledningen till detta är eftersom vi har avgränsat oss till att inte undersöka dessa delar vilket i vissa fall skulle kunna vara en brist i denna uppsats.
Det hade varit intressant i en senare undersökning att även studera andra delar av verksamheten och hur den kommunala styrningen påverkar Telgekoncernen. Vi anser även att vidare studier på hur en diversifierad organisation kan få en ökad sammanhållning skulle gynna Telgekoncernen.