Bolag  med  mellanstor  projektverksamhet

4.4.2 Bolag  med  mellanstor  projektverksamhet  

Telge  Återvinning  

Telge  Återvinning  har  i  uppdrag  att  tillhandahålla  kretsloppsanpassade  återvinningslösningar  till  hushåll,   företag   och   offentlig   förvaltning   i   Södertälje   kommun   och   i   regionen.   Telge   Återvinning   samlar   in,   förädlar  och  erbjuder  avfallshantering  på  ett  miljöriktigt  sätt.  Deras  anläggning  är  ca  30  hektar  och  det   kommer  in  ca  200  000  ton  avfall  per  år.    

Verksamhetsbeskrivning  

Telge  Återvinning  arbetar  med  utveckling  av  möjligheterna  att  tillvarata  resurser  genom  återanvändning   och  återvinning.  Detta  ska  genomföras  genom  att:  

• Verka  för  ekonomiskt  och  miljömässig  hållbar  hantering  av  hushållsavfallet  

  Portföljhantering   Projektmallar   Prioritering  och  

resurser  

• Hitta  långsiktiga  avsättningar  av  förädlade  restprodukter  

• Vara  den  naturliga  samarbetspartnern  för  återvinningsprodukter  i  regionen  

Affärsidén   är   att   vara   kundernas   personliga   återvinningsproffs.   Med   omtanke   och   energi   förädlar   de   avfallet  till  värdefulla  resurser.  Den  service  som  erbjuds  är:  

• Samlar  in  och  ta  hand  om  hushållsavfall  från  Södertälje  kommun  samt  närliggande  kommuner  

• Göra  det  enkelt  för  kunder  att  sortera  sitt  grovavfall  vid  de  två  återvinningscentraler  som  finns,   såväl  privatpersoner  som  småföretag  

• Samla  in  förpackningar  vid  återvinningsstationer  eller  hemma  hos  villahushållen  genom  så  kallad   hemsortering  

• Flerfamiljshus  erbjuds  fastighetsnära  lösningar  för  insamling  av  förpackningar  

• Förutom  sopor  hämtar  de  även  latrin,  slam  och  farligt  avfall  

• Till  företag  och  industrier  erbjuds  skräddarsydda  avfallslösningar   Projekt  som  arbetsform  

I   Telge   Återvinning   är   användandet   av   projektmetodiken   relativt   ny,   de   började   arbeta   i   projektform   2008.  Anledningen  till  att  de  börja  arbeta  i  projektform  var  att  de  märkte  att  de  hade  svårt  att  hålla  tid-­‐  

och  budgetplaner.  Projekten  har  blivit  ett  sätt  att  strukturera  och  styra  arbetet  så  att  det  levererar  enligt   plan.  De  flesta  projekten  sker  på  anläggningsavdelningen.  

Telge  Återvinning  definierar  projekt  enligt  Propsmodellen.  De  har  i  dagsläget  fyra  projekt,  ett  av  dessa   kommer   snart   att   avslutas   och   senare   i   år   kommer   ytterligare   tre   projekt   att   startas.   De   projekt   som  

Telge  Återvinning  använder  främst  interna  projektledare.  De  har  idag  två  projektledare,  en  med  titeln   projektledare.  Den  som  har  titeln  projektledare  driver  idag  fyra  projekt  och  den  andra  personen  driver   ett   projekt.   Ett   projekt   utförs   med   interna   resurser,   resten   är   inhyrda   så   projekten   drivs   främst   med   externa  resurser,  se  Tabell  10.  

Tabell  10.  Beskrivning  av  Telge  Återvinnings  projektverksamhet.  

    Nytta   Tydlig  

Tom  Tits  Experiment  öppnade  1987  och  är  ett  science  center  som  ska  öka  nyfikenheten  och  bidra  till   Södertäljes  profil  och  attraktionskraft  genom  att  vara  det  ledande  utflyktsmålet  för  lärande  upplevelser.  

Tom  Tits  Experiment  har  mottagit  flera  prestigefyllda  priser  och  haft  besökare  från  hela  världen.    

Verksamhetsbeskrivning  

Tom  Tits  uppdrag  är  att  bli  ett  av  Sveriges  tio  mest  besökta  utflyktsmål,  Sveriges  mest  besökta  Science   center  och  ha  flest  nöjda  kunder.  Detta  ska  genomföras  genom  att:  

• Fokusera  på  den  pedagogiska  utställningen  och  experimenten.  

• Utveckla  nya  utställningsmiljöer.  

• Investera  3-­‐5  mkr  årligen  i  verksamheten.  

• Ha  minst  250  000  besökare  per  år.  

Projekt  som  arbetsform  

Projektverksamheten  är  utspridd  i  hela  organisationen,  projekten  är  ofta  enhetsövergripande.  Tom  Tits   har  alltid  arbetat  i  projektform.  Tom  Tits  definition  på  ett  projekt  är  att  det  är  tidsbestämt  och  att  det   har  en  egen  budget.    

Tom  Tits  projekt  just  nu  är  till  exempel:  

• Utveckla  hemsidan  

Tom  Tits  har  ca  10  personer  som  arbetar  som  projektledare,  samtliga  är  interna  men  det  har  hänt  att  de   behövt   rekrytera   externa   projektledare.   Projektledarna   har   normalt   ett   projekt   i   taget.   De   som   utför   projekten  är  både  anställda  och  inhyrda,  se  Tabell  11.  

Tabell  11.  Beskrivning  av  Tom  Tits  Experiments  projektverksamhet.  

    Nytta   Tydlig   def.  

Telge   Bostäder   grundades   1948   och   är   idag   Södertäljes   största   bostadsförmedling.   De   boendeformer   som   Telge   Bostäder   innehar   består   av   10   300   lägenheter,   800   radhus   i   23   olika   områden.   Samtliga   lägenheter  är  hyresrätter.  Andra  boendeformer  finns  också  i  form  av  seniorberoende,  studentboende,   kollektivboende,  trygghetsboende  och  handikappanpassande  lägenheter.  Bostäderna  finns  i  Södertälje,   Järna,  Mölnbo,  Hölö  och  Enhörna.    

Verksamhetsbeskrivning  

Uppdraget   för   Telge   Bostad   är   att   bidra   till   Södertäljes   utveckling   genom   att   skapa   bra   och   sunda   bostäder  till  en  rimlig  kostnad,  uppdraget  är:  

• Motverka  segregation  och  utveckla  en  god  social  gemenskap  

• Stärka   de   boendes   inflytande   och   lokala   initiativ   som   stärker   en   positiv   utveckling   av   bostadsområdena  

• Nyproducera  200  nya  bostäder  per  år  

• Tillgodose  behovet  av  senior-­‐  och  studentbostäder  

• Fortsätta   moderniserings-­‐   och   förbättringsarbetet   i   de   bostadsområden   som   representeras   av   60-­‐  och  70-­‐talsområden  som  finns  

Projekt  som  arbetsform  

Projektverksamheten   utförs   i   olika   delar   av   organisationen   beroende   på   vilken   typ   projektet   har,   det   finns   en   teknisk   avdelning   och   en   administrativ   avdelning.   De   tekniska   projekten   rör   ombyggnationer   eller  nybyggnationer  och  arbetar  i  uppdrag  från  förvaltningen.  Administrativa  projekt  rör  IT-­‐projekt  eller   verksamhetsutvecklingsprojekt,   förändringar   av   processer   och   rutiner.   Projektarbetsformen   har   alltid   använts  på  Telge  Bostäder.    

Någon   definition   av   vad   ett   projekt   är   finns   inte   annat   än   den   definition   som   finns   uttalad   i   Propsmodellen.   Det   har   varit   svårt   inom   Telge   Bostäder   att   skilja   på   aktiviteter   och   projekt,   det   finns   koncerndirektiv   som   ska   börja   följas   inom   kort.   Väldigt   små   aktiviteter   som   rör   sig   i   tid   kring   en   arbetsvecka  och  kostar  40  –  50  tusen  kronor,  behandlas  idag  som  projekt.    

I  dagsläget  drivs  aktivt  7  administrativa  projekt,  antalet  tekniska  projekt  är  9.  Sen  finns  ett  antal  projekt   vilande   där   ett   behov   har   identifierats   men   de   finns   inte   resurser   i   form   av   projektledare   för   att   genomföra   dem   just   nu.   På   Telge   Bostäder   finns   det   12   projektledare.   Till   och   från   används   projektledare   ifrån   andra   affärsområden.   Antalet   projekt   för   en   projektledare   varierar   mellan   1-­‐5.   Se   Tabell  12.    

Tabell  12.  Beskrivning  av  Telge  Bostäders  projektverksamhet.  

Sammanfattning  

Nedan   syns   en   sammanfattande   tabell   på   hur   projektverksamheten   hos   bolag   med   mellanstor   projektverksamhet  ser  ut,  se  Tabell  13.  

Tabell  13.  Beskrivning  av  projektverksamhet  hos  bolagen  med  mellanstor  projektverksamhet.  

    Nytta   Tydlig  

Ett  av  bolagen  med  mellanstor  projektverksamhet  har  sin  projektportfölj  uppdelad  i  två  delportföljer,  de   gör  denna  delning  efter  typ  av  projekt.  Samtliga  bolag  har  en  person  som  har  överblick  och  är  ansvarig   för  projektverksamheten.  Ett  av  dem  har  dock  två  personer  med  delvis  överblick.  De  olika  personerna   hade  överblick  över  varsin  delportfölj,  och  alltså  inte  fullständig  överblick.    

Visualiseringen   av   projektportföljen   ser   väldigt   olika   ut,   ett   bolag   använder   SharePoint   och   en   egen   tavla,  ett  bolag  använder  sig  av  excellistor  och  ett  visualiserar  inte  sin  projektportfölj.  

Två  av  bolagen  har  en  aktiv  styrning  för  att  uppfylla  bolagets  strategi,  för  ett  bolag  är  projekt  deras  sätt   att  uppfylla  sina  mål.  Det  andra  kopplar  projektens  mål  direkt  till  strategin.  Det  sista  bolaget  har  ingen   direktstyrning  till  bolagets  strategi.  

Projektmallar  

Endast   ett   av   bolagen   använder   projektmodellen   Props,   ett   av   de   andra   använder   Props   på   några   enstaka   projekt.   Detta   bolag   använder   istället   en   egen   modell   som   liknar   Propsmodellen.   I   det   sista   bolaget  är  det  upp  till  projektledaren  hur  projektet  drivs.  

Det   bolag   som   använder   Props   använder   modellens   beslutsunderlag   samt   ett   business   case   innan   projektstart.  Bolaget  med  den  egna  modellen  har  inga  krav  på  dokumentation  vid  projektstart.  Bolaget   som  saknar  projektmodell  har  en  egen  mall  som  beslutsunderlag  vid  projektstart.  

Samtliga  bolag  gör  uppföljning  på  projekten  genom  en  tavla  och/eller  genom  RAG.    

Prioritering  och  resurser  

Två  av  bolagen  har  mallar  eller  arbetssätt  för  att  prioritera  mellan  projekten.  På  ett  av  dessa  bolag  är  det   den  som  har  den  övergripande  synen  över  projekten  som  gör  detta.  Bolagen  som  prioriterar  gör  detta  

vid  projektstart,  de  har  dock  inga  mallar  eller  verktyg  för  detta.  Det  tredje  bolaget  prioriterar  vid  behov   men  inte  på  ett  systematiskt  sätt.  

Det   finns   ingen   med   överblick   över   resurserna   på   bolagen,   utan   detta   sker   på   avdelningsnivå.   Det   är   även  avdelningscheferna  som  har  ansvaret  över  sin  personals  beläggning.  

Kunskapsåterföring  

Det  bolag  som  använder  Props  skriver  en  slutrapport.  De  har  ambitionen  att  använda  dessa  när  liknande   projekt  startas  men  de  har  ännu  inte  hunnit  avsluta  så  många  projekt  för  att  genomföra  detta.  Ett  bolag   har  slutmöten,  men  detta  görs  inte  systematiskt.    

På  två  av  bolagen  finns  ingen  kommunikation  mellan  de  projekt  som  drivs  samtidigt,  dock  drivs  de  flesta   projekt   i   ett   bolag   av   samma   person.   Det   tredje   bolaget   använder   sig   av   tavelmöten   där   projekten   kommuniceras.    

Sammanställning  

Nedan   syns   en   sammanställning   på   portföljstyrningen   och   kunskapsåterföringen   i   bolagen   med   mellanstor  projektverksamhet,  se  Tabell  14.  

Tabell  14.  Sammanställning  av  portföljstyrning  och  kunskapsåterföring  i  bolag  med  mellanstor   projektverksamhet.