4 Empiri
4.4 Koncernens projektverksamhet
4.4.3 Bolag med stor eller komplex projektverksamhet
4.4.3 Bolag med stor eller komplex projektverksamhet
Telge AB
Telge AB startades 2004 då Telgekoncernen bildades. Detta var ett led i att försöka skapa ett Telge och att öka samordningen mellan bolagen för att få synergieffekter.
Verksamhetsbeskrivning
Telge AB är moderbolag i Telgekoncernen. De har ett antal staber som är ansvariga för respektive funktioner. Under IT-‐staben ligger ett projektkontor som är gemensamt för Telgekoncernen. Telge AB driver även projekt samt är inblandade i många av de andra bolagens projekt. De projekt som Telge AB är inblandade i kallas fokusprojekt och de är en samlade i projektportfölj. Fokusprojekten är projekt som
Portföljhantering Projektmallar Prioritering och
resurser Kunskaps-‐återföring
är verksamhetsutvecklande, bolagsöverskridande eller profilhöjande. Telge AB driver inte aktivt eller äger inte samtliga utav dessa projekt, till exempel byggprojekt, men inkluderar ändå dessa i fokusprojektportföljen.
Projekt som arbetsform
Projekt drivs främst av staberna. Endast SMART-‐staben består mest av linjearbete, och projekten är utspridda i hela organisationen. Telge AB är inne i en process där tanken med projektkontoret är att det ska driva fler projekt, de ska hämtas ur verksamheten. De ska driva nyckelprojekten för koncernen. I dagsläget samlar de sina egna verksamhetsprojekt och projekt från andra delar av koncernen som är bolagsöverskridande eller anses vara intressanta att kommunicera. Dessa projekt kallas fokusprojekt.
Projektarbetsformen har i alla tider använts på ett eller annat sätt. I stort sett drivs allt arbete i projektform i Telge AB. Definitionen av vad som är ett projekt finns dokumenterat. Ett projekt ska vara nytt och unikt, över en miljon kronor, drivas av en tillfällig organisation, professionell projektledare, start och stopp samt mätbara mål.
Antal interna projektledare på Telge AB är ca 10-‐12. Telge AB har 5 externa projektledare. Det vanligaste är att belastningen ligger runt 2 per projekt per projektledare. Resurserna som utför projekten är främst interna. Se Tabell 15.
Tabell 15. Beskrivning av Telge AB:s projektverksamhet.
Nytta Tydlig
1961 bildades Södertälje kommun bolaget Fastighets AB Karlavagnen som sedan lades som dotterbolag till Stiftelsen Telgebostäder (numera Telge Bostäder). Telge Fastigheter arbetar med uthyrning och förvaltning av kommersiella och kommunala fastigheter.
Verksamhetsbeskrivning
Uppdraget för Telge Fastigheter är att:
• Utnyttja lokalerna effektivt
• Aktivt arbete med fastighetsinnehavet
• Delta i förnyelsen av Södertäljes stadskärna
Affärsidén är att nyetablera, utveckla och renovera de fastighetsbestånd som de förvaltar. Tjänster erbjuds i projektledning och projektering, utredningsuppdrag samt förvaltning.
Fastighetsbeståndet består av butiker, kontorslokaler och fastigheter för kommersiell och kommunal verksamhet. Fastigheterna och lokalerna finns i hela Södertälje kommun. De har även ett speciellt ansvar för att utveckla beståndet av icke-‐kommersiella fastigheter, som till exempel skolor och förskolor.
Projekt som arbetsform
Telge Fastigheter har arbetat och använt sig av projektformen sedan bolaget startade. Projekt är det dagliga arbetet, de känner inte till någon annan arbetsform. Det finns ingen dokumenterad definition av vad ett projekt är, men för att de ska räknas som ett projekt måste det vara en investering och eller någon form av verksamhetsförbättring.
Telge Fastigheter har 5 projektledare som driver ungefär 4-‐5 stycken projekt per projektledare. Telge Fastigheter försöker utföra sina projekt med interna projektledare men vid verksamhetsprojekt tas ofta en extern projektledare in. Telge Fastigheter utför sina projekt med externa resurser via entreprenad. Se Tabell 16.
Tabell 16. Beskrivning av Telge Fastigheters projektverksamhet.
Nytta Tydlig
Genom en konsekvent utbyggnad av fjärrvärmen har Telge Nät minskat utsläppen och förbättrat luften med över 80 procent. Sedan 2004 ingår Södertälje kommuns vatten-‐ och avloppsrening i Telge Nät.
Telge Nät startade arbetet med att bygga ut Södertälje stadsnät våren 2005. Nätet är öppet och innebär en valfrihet för kunden att själv välja leverantör.
Verksamhetsbeskrivning
Telge Nät äger, utvecklar och underhåller näten för el-‐, fjärrvärme, fjärrkyla, stadsnät, vatten och avlopp. De bedriver också konsult– och serviceverksamhet inom området energitjänster. Deras uppdrag är att tillhandahåller kompletta energilösningar, stadsnäts-‐ och VA-‐tjänster med långsiktig positiv miljöpåverkan i första hand till kommunens innevånare genom att:
• Erbjuda biobränslebaserad värmeproduktion utanför det etablerade fjärrvärmesystemen
• Driva ett stadsnät i Södertälje och Järna
• Erbjuda rena, enkla och säkra leveranser av energi-‐, vatten-‐ och kommunikationslösningar till kommunens innevånare, näringsliv och offentlig verksamhet
• Hålla konkurrensmässiga priser
Affärsidén är att tillgodose kundernas efterfrågan på enkla och trygga energi-‐, vatten och kommunikationslösningar och bidra till fungerande verksamheter för kunder i Södertälje och Nykvarns kommun.
De tjänster som erbjuds är:
• Se till att kunder alltid har el i vägguttaget
• Den värme som levereras till privat och företagskunder är både trygg och miljövänlig
• Med bästa möjliga miljövårdande teknik, rena och distribuera det dagliga vattnet till tätorterna i Södertälje samt ta hand om och rena stadens avlopp
• Att bygga och drifta infrastrukturer
Projekt som arbetsform
Telge Nät är indelat i fyra nyttigheter: el, bredband, VA och fjärrvärme. De har börjat med gemensamma projekt sedan årsskiftet, innan körde de nyttigheterna för sig. Det är först nu det har börjat kallas projekt och drivits av en projektledare. Telge Nät använder projekt som arbetssätt för att bli effektivare och för att få bättre kontroll på verksamheten. Det är ett sätt att styra och få grepp om kostnader och tidsplan. Deras verksamheter är i princip helt projektorienterat. Projekt drivs inom avdelningen planering och projekt.
Telge Nät har ingen uttalad definition på projekt, allt drivs som projekt. De håller på att jobba på en definition och även tydligare uppdragsspecifikationer. Idag finns definitionen i huvudet men det skulle behöva bli bättre avgränsat. De håller på att titta på om en del projekt verkligen är projekt och kanske borde kallas uppdrag. Se Tabell 17.
Tabell 17. Beskrivning av Telge Näts projektverksamhet.
Nytta Tydlig
Nedan syns en sammanfattande tabell på hur projektverksamheten hos bolag med stor eller komplex projektverksamhet ser ut, se Tabell 18.
Tabell 18. Beskrivning av projektverksamhet hos bolagen med stor eller komplex projektverksamhet.
Nytta Tydlig projektportföljer efter antingen beroenden, efter faser eller efter storlek.
Samtliga bolag har projektkontor eller en stödfunktion som fungerar som projektkontor. Ett av projektkontoren fungerar samtidigt som koncernens gemensamma projektkontor. Funktionerna för det andra projektkontoret är överblick, sponsorroll, stödjande funktion för inköp, vara ett ombud för
externa resurser och entreprenörer samt att tillsätta projektledare. Det tredje bolaget har inget uttalat projektkontor men de har en person som är projektansvarig och är ett administrativt stöd till sina projektledare.
Två av bolagen använder projekttavlor och SharePoint för att visualisera sin projektportfölj, det tredje använder ett system som heter Cenit samt excellistor.
Samtliga bolag har en aktiv styrning mot sin strategi, detta säkerställs genom checklistor, kontroller eller genom att projekten startas för att uppfylla bolagets mål.
Projektmallar
Två av bolagen använder projektmodellen Props, ett av bolagen använder Props till ett fåtal av sina större projekt. I projekten som ej använder Props drivs de administrativa projekten utan en projektmodell och byggprojekten drivs av praktiska skäl med en form av projektmetodik.
I de bolag som använder Props användes modellens beslutsunderlag vid projektstart, vissa delar av underlaget är utökat för att bättre passa bolaget. Det sista bolaget använder en investeringskalkyl som underlag.
Uppföljning av projekten sker med hjälp av RAG på tavelmöten. Två av bolagen använder sig även av Mercur och ett bolag använder dessutom en excellista.
Prioritering och resurser
På ett bolag saknas en mall eller ett arbetssätt för att prioritera mellan projekten. Det andra bolaget prioriterar inte mellan sina projekt eftersom de anser att alla är lika viktiga, vid resursbrister kan dock en prioritering ske. Det tredje bolaget prioriterar sina projekt i planerings-‐ och utredningsskedet.
Ett av bolagen utför sina projekt med externa resurser och behöver därför ingen resursöverblick. De andra bolagen har ingen överblick över sina resurser utan detta sker på avdelningsnivå, ett av dem utför sina projekt med främst externa resurser.
Kunskapsåterföring
Telge AB har pulsmöten där deras projekt rapporterar avvikelser och hur projektet ligger till genom en separat projekttavla för respektive projekt.
De två bolag som använder Props skriver en slutrapport men dessa används i dagsläget inte. Ett av dessa bolag har ett slutmöte där projektledaren, projektchefen, entreprenören och kunden får och ger feedback på projektgenomförandet och slutresultatet. Det tredje bolaget skriver ingen slutrapport om Props inte används.
Bolagen anser att mycket av de lärdomar och problem som uppkommer i projekten tas upp i det dagliga SMART-‐arbetet. Projekttavlorna ger även en möjlighet att utbyta kunskaper.
Sammanställning
Nedan syns en sammanställning på portföljstyrningen och kunskapsåterföringen i bolagen med stor eller komplex projektverksamhet, se Tabell 19.
Tabell 19. Sammanställning av portföljstyrning och kunskapsåterföring i bolag med stor eller komplex projektverksamhet.
Portföljhantering Projektmallar Prioritering och
resurser Kunskaps-‐