4 Empiri
4.4 Koncernens projektverksamhet
4.4.1 Bolag med liten projektverksamhet
Figur 7. Indelning i grupper efter projektportföljens storlek och komplexitet.
4.4.1 Bolag med liten projektverksamhet
Telge Hovsjö
Stadsdelen Hovsjö byggdes 1972-‐73 och är ett av Södertälje kommuns miljonprogramområden. Bolaget ägdes fram till 2007 av Telge Bostäder då stadsdelen avknoppades och blev istället ett fristående bolag i Telgekoncernen.
Verksamhetsbeskrivning
Telge Hovsjö äger och förvaltar drygt 1700 lägenheter i stadsdelen Hovsjö, de äger även förskolor, parkmark och exploateringsmark. Uppdraget för Telge Hovsjö är att aktivt tillvarata Hovsjös unika sidor, bland annat omkringliggande miljöer och föreningsliv. Deras strategier och mål innebär att:
• Arbeta aktivt och nytänkande för att minska segregationen
• Arbeta för att boende ska ha avgörande inflytande över förändringsprocessen
• Arbeta i nära samarbete med kommunala förvaltningar, föreningsliv, myndigheter och intresseorganisationer
• Vid nyproduktion och ombyggnation skapa blandade upplåtelseformer
Telge Hovsjö försöker skapa möjligheter för Hovsjös invånare att kunna hjälpa sig själva. De genomför flera satsningar för att skapa positiva förebilder och öka självförtroendet hos de boende. Affärsidén är att Hovsjö ska bli modellen för Europa när det gäller samhällsbyggnad.
Projektverksamhet
Liten projektverksamhet
Telge Hovsjö
Telge Inköp
Telge Krau
Södertälje Hamn
Telge Energi
Mellanstor projektverksamhet
Telge Återvinning
Tom Tits Experiment
Telge Bostäder
Stor eller komplex projektverksamhet
Telge AB
Telge Fastgheter
Telge Nät
Projekt som arbetsform
Telge Hovsjö har använt projektarbetsformen sedan bolaget startade. De använder dock inte begreppet projekt eftersom deras verksamhet fokuserar på mjuka värden.
Telge Hovsjö driver i dagsläget ett projekt och är även delaktiga i projektet Hovsjöskolan som Telge Fastigheter utför. Deras projekt går ut på att bygga om och skapa verksamhet i en gammal skolbyggnad.
Den ska bli ett kulturcenter som ska fungera som ett nav för att minska arbetslösheten i området.
Projektet skapar möjligheter för invånare att få lokaler till sina verksamheter eller få hjälp att realisera sina idéer. Telge Hovsjö står också inför en mängd renoveringsprojekt som kommer att ske inom en tioårsperiod.
Telge Hovsjö har inga utbildade projektledare inom organisationen. De driver därför sina projekt med externa projektledare och det vanligaste är att en projektledare driver ett projekt i taget. Telge Hovsjö utför sina projekt främst med externa resurser, se Tabell 3.
Tabell 3. Beskrivning av Telge Hovsjös projektverksamhet.
Nytta Tydlig def.
Telge Inköp var tidigare en stabsfunktion inom Södertälje kommun och bolagiserades eftersom synergieffekter för Södertälje kommun identifierades. För Telge Inköp innebär det att arbeta operativt som en stabsfunktion fast i bolagsform.
Verksamhetsbeskrivning
Telge Inköp har i uppdrag att bedriva inköpsverksamhet i form av upphandlingar, tecknade av ramavtal och utveckling av inköpsprocesser. Inköpsprocessen består av analys, strategi, upphandling, avrop och uppföljning. De ska hantera samtliga upphandlingar för Telgekoncernen och Södertälje Kommun. Telge Inköp har fyra olika kunder; Telgekoncernen, Södertälje kommun, Nykvarns kommun och Salems kommun. Varje år upphandlas varor och tjänster till ett värde av 3 miljarder kronor.
Projekt som arbetsform
Telge Inköp är en underprocess och stödprocess i Propsmodellen om ett projekt leder till en upphandling. Telge Inköp är verksamma mellan TG 1 och TG 2 i genomförandefasen. Telge Inköp är med i upphandlingsprocessen av projekten och i uppföljningsfasen. Allt inom Telge Inköp ses som en stödprocess till koncernverksamheten. Telge Inköp har ingen egen projektverksamhet av den klassiska bemärkelsen men de driver ibland mindre verksamhetsprojekt.
En tydlig och klar definition av vad som är ett projekt i organisationen finns inte. Telge Inköp driver i genomsnitt ett projekt per år, i år har de drivit två egna projekt. De har bestått av att införa ett processtödsystem och ett avtalssystem samt ett analyssystem.
Telge Inköp har inga egna projektledare, externa projektledare tas alltid in då ett projekt ska drivas. Om ett IT-‐projekt ska genomföras används projektledare från IT-‐staben i Telgekoncernen. Projektledare hos Telge Inköp driver ett projekt i taget.
Resurser som utför projekten tas från organisationen om kompetensen finns, övriga resurser kommer från Telgekoncernen. I de större projekten tas extern personal in medan de mindre bemannas av interna resurser, men alltid med en extern projektledare, se Tabell 4.
Tabell 4. Beskrivning av Telge Inköps projektverksamhet.
Nytta Tydlig def. kompetens inom elinköp. Telge Kraft ägs gemensamt av dessa bolag samt Telge och är ett oberoende tjänsteföretag på den nordiska elmarknaden. Tillsammans med Telge Energi bildades Telge Kraft 1993 för att bygga upp den nödvändiga kompetensen för krafthandeln.
Verksamhetsbeskrivning
Telge Krafts affärsidé är att vara marknadsledande inom finansiell och fysik kraft i Sverige. Uppdraget för Telge Kraft är att på den avreglerade elmarknaden erbjuda erfarenhet, kompetens och analysredskap för trygga och effektiva el inköp.
Telge Kraft förvaltar ägarens elbehov samtidigt som de aktivt arbetar med flera stora och energikrävande industriföretag för att skapa ekonomiskt fördelaktiga lösningar genom:
• Portföljförvaltning -‐ långsiktig trygghet och kontroll genom prissäkring
• Fakturaadministration – sänker administrativa kostnader och ger kontroll av elfakturor
• Utbildning – maximalt utnyttjande av marknadens möjligheter
• Seminarier och kunddagar
Telge Kraft riktar sig enbart mot företagskunder så som Scania, Ericsson och Telge Energi. Den kraft som säljs till privatkunder hos Telge Energi köps in av Telge Kraft. Telge Kraft ägs till 45 % av industribolag och resterande del av Södertälje kommun.
Projekt som arbetsform
Telge Kraft har alltid använt sig av projektarbetsformen. De flesta projekt på Telge Kraft genomförs på IT-‐avdelningen eftersom Telge Kraft framför allt driver IT-‐projekt. Telge Kraft använder projekt som ett sätt att fokusera sina arbetsinsatser för att uppfylla sin strategi.
På Telge Kraft finns ingen dokumenterad projektdefinition utan det är mer av en känsla hos de inblandade vad som anses vara ett projekt. Generellt sett väljer de att hantera ett ärende som ett projekt då det involverar flera olika avdelningar i verksamheten.
På Telge Kraft arbetar idag tre projektledare, två interna och en extern. Det vanligaste är att en projektledare hanterar ett projekt i taget. Telge Kraft driver oftast sina projekt med interna resurser.
Telge Krafthandel är ett dotterbolag till Telge Kraft som säljer tjänsten förvaltning av el. Telge Krafthandel har ingen egen projektverksamhet, de kan bli inblandade när Telge Kraft utför verksamhetsprojekt. Om Telge Krafthandel har ett behov av att utveckla sin verksamhet sker detta via
Telge Kraft. Telge Krafthandel kommer inte att behandlas separat utan ingår i beskrivningen av Telge Kraft eftersom de inte driver några egna projekt, se Tabell 5.
Tabell 5. Beskrivning av Telge Krafts projektverksamhet.
Nytta Tydlig def.
Södertälje Hamn är knutpunkten för godshanteringen i Mälardalen och Stockholmsregionen. Varje dygn passerar över 40 fartyg genom Södertäljekanalen, årligen fraktas drygt 5 miljoner ton gods genom kanalen.
Verksamhetsbeskrivning
Tjänsterna som Södertälje Hamn erbjuder är lastning och lossning av fartyg, omlastning till och från bil/järnväg samt magasinering och terminalhantering. Tonvikten på tjänsterna är container, RoRo, oljehamn och bilhantering. Södertälje Hamns uppdrag är att:
• Jobba för fortsatt tillväxt av verksamheten
• Aktivt positionera sig som en fullservicehamn i regionen
• Delta aktivt i arbetet för att skapa ett logistikcentrum i Södertälje Projekt som arbetsform
Projektarbetsformen har använts länge inom Södertälje Hamn. För att Södertälje Hamn ska definiera någonting som ett projekt måste budgeten överstiga ett par miljoner kronor, innebära en viss komplexitet som involverar ett antal underentreprenörer och sträcka sig över en viss tidsperiod.
Södertälje Hamn genomför ca 1-‐2 projekt per år. Det görs även mindre aktiviteter som bedrivs i projektform, dock utan budget eller projektledare. Dessa mindre projekt sker till största del inom området underhåll för mark och byggnader. I dagsläget har Södertälje Hamn ett stort projekt;
Gateprojektet som innebär att Södertälje Hamn bygger en ny Gate in i hamnen. Se Tabell 6.
Södertälje Hamn har inga egna projektledare i organisationen utan hyr in externa projektledare. De driver ett projekt i taget. De interna resurserna utför sällan projektarbete utan är till för att övervaka projektarbetet. Underentreprenörer hyrs in och utför arbetet vid upphandlingar. Vissa av de mindre projekten utförs dock av egen personal.
Tabell 6. Beskrivning av Södertälje Hamns projektverksamhet.
Nytta Tydlig def. av
Telge Energi startade 1995 med 40 000 kunder. Sedan dess har över 130 000 kunder anslutit sig. 1997 fick alla villaägare möjlighet att byta elbolag, Telge Energi var första elbolag att komma med ett erbjudande till alla villaägare i Stockholm. 1998 var de först i Sverige att lansera rörligt elpris för villaägare.
Verksamhetsbeskrivning
Telge Energi är ett oberoende elbolag som arbetar för en fri och fungerande konkurrens på elmarknad.
All el som säljs produceras av vind-‐ och vattenkraft vilket gör dem till ett grönt elbolag. Telge Energis uppdrag är att erbjuda energiavtal och närliggande tjänster till hushåll och företag i Sverige. Målen för verksamheten är att:
• Erbjuda elavtal med tydlig miljöprofil
• Erbjuda miljövänlig pellets och övriga tilläggstjänster
• Få fler elkonsumenter att teckna avtal med Telge Energi Projekt som arbetsform
Projektarbetsformen har använts länge inom organisationen och genomförs i hela organisationen, det finns ingen specifik projektavdelning. Definitionen av ett projekt är att det ska finnas en start och ett slut. Finns det ett behov av att utveckla något drivs det som ett projekt. Men det finns ingen tydlig särskiljning mellan projekt och uppdrag.
I dagsläget drivs det ca 10-‐12 projekt, men det är bara ett som drivs i projektform, de andra är projekt men drivs inte enligt en projektstruktur eller modell, inte heller med en utpekad projektledare, budget-‐
eller tidsplan.
Det finns i dagsläget tre projektledare i organisationen men ingen är anställd specifikt som projektledare. De har en grundläggande projektutbildning, detta tillsammans med erfarenhet av att driva projekt gör dem mest lämpade för uppgiften. Vanligtvis är belastningen hos projektledarna ett projekt per projektledare. De som arbetar i projekten är oftast intern personal, se Tabell 7.
Tabell 7. Beskrivning av Telge Energis projektverksamhet.
Nytta Tydlig def.
Sammanfattning
Nedan syns en sammanfattande tabell på hur projektverksamheten hos bolag med liten projektverksamhet ser ut, se Tabell 8.
Tabell 8. Beskrivning av projektverksamhet hos bolagen med liten projektverksamhet.
Nytta Tydlig def. person som har överblick eller ansvar för projektverksamheten. Några av bolagen visualiserar sin projektportfölj i SharePoint, men bolagen anser generellt sett inte att de har något behov att visualisera sin portfölj. De flesta bolag anser att de kan få en överblick över portföljen utan att visualisera den eftersom den innehåller så få projekt.
Att projekten ligger i linje med bolagets strategi styrs genom affärsplanen och en mer aktiv styrning sker på några bolag informellt. På resterande styrs projekten genom att koppla projektmålen mot strategin.
Projektmallar
Två av bolagen använder projektmodellen Props och ett av bolagen använder en egen projektmodell utan TG-‐beslut. De bolag som använder Props använder modellens beslutsunderlag när de ska starta ett projekt, resterande har inga krav på beslutsunderlag vid projektstart.
Uppföljningen av projekten sker genom RAG på de bolag som använder Props. De bolag som inte använder Props följer inte heller upp hur projektet ligger till med någon modell, mall eller uttalat arbetssätt.
Prioritering och resurser
Två av bolagen har mallar eller ett arbetssätt för hur projekten ska prioriteras, de andra bolagen prioriterar inte mellan sina projekt eller så sker en prioritering vid behov.
Ett av bolagen använder endast externa resurser, och ytterligare två använder sig främst av externa resurser så de ser inget behov av att ha en överblick över deras resurser eller beläggning.
Avdelningschefen är den som är ansvarig för resurserna i samtliga bolag utom ett där VD är ansvarig för att alla resurser ligger direkt under VD. Inget av bolagen har ett övergripande ansvar över resurserna eller beläggningen.
Kunskapsåterföring
De bolag som använder Props skriver en slutrapport. Ett bolag skriver en slags användarmanual och detta kan ses som en form av kunskapsöverföring. Slutrapporterna fyller idag ingen funktion utan används mest som en form av avslut.
De saknar metoder för att kunna överföra kunskap från projekten till organisationen och endast i undantagsfall sker detta. Det finns ingen kommunikation mellan de projekt som drivs samtidigt.
Sammanställning
Nedan syns en sammanställning på portföljstyrningen och kunskapsåterföringen i bolagen med liten projektverksamhet, se Tabell 9.
Tabell 9. Sammanställning av portföljstyrning och kunskapsåterföring i bolag med liten projektverksamhet.