Flera av respondenterna uppgav att deras arbetet är väldigt fritt, däribland Alf. Alf ser det som positivt men att nackdelen är att man inte har lika hög kontroll på vad andra gör, vilket delvis har varit en svårighet att infinna sig i. Anställda blir inte heller styrda av hur uppgifter ska göras utan bara att uppgifter görs, vilket illustreras i ett citat av Kalle.
”Han står ju som chef på pappret men han lägger sig inte i hur det görs utan bara att det görs, något som är väldigt positivt” - Kalle
Att man kan prioritera och lägga upp arbetet väldigt individuellt kan enligt Kalle vara speciellt för just driften och att det kan finnas andra förutsättningar för exempelvis ekonomi. Då arbetet är så pass fritt gör det också att cheferna fungerar mer som ett bollplank vilket Kalle tycker fungerar jättebra.
Flera respondenter tar upp fördelarna med kontroll i form av checklistor i arbetet. Enligt Joakim skapar checklistorna en trygghet i att allt är gjort och att han inte missat något. Joakim sade
tillbaka och identifiera eventuella fel. Att mycket av hans arbete involverar personer i olika steg gör även att varje person blir en kontrollfunktion. Ett exempel som Joakim tog upp är när han var ny och råkade skicka ut hyresavier med för hög hyra. Då andra personer inom bokföring använder samma uppgifter som Joakim när han skickar ut i hyresavierna uppmärksammades det att differensen var orimligt stor, vilket gjorde att de kunde identifiera och rätta till felet. Flera av respondenterna pratade även om Sankt Kors projektprocess för när en byggnation skall göras, vilket är en process som de anser är väldigt styrd. Roland tar upp att byggnationer som omfattas av projektprocessen nästan alltid är lika varandra.
”Grundprincipen för alla byggnationer är i princip samma och innehåller i stort sett samma arbetsprocesser och moment” - Roland
Enligt Roland går det ofta till som så att Sankt Kors sätter sig ner med hyresgästen och hör vad de har för verksamhet, något som i slutändan leder fram till en kravlista. Efter kravlistan tas det fram en skiss som bollas fram och tillbaka, något som då även brukar leda till att kravlistan ändras. När skissen sedan är klar tas det ofta in en eller flera entreprenörer som då räknar fram kostnader till en kostnadskalkyl. Efter detta görs en hyresförhandling som följs upp av att man startar att bygga eller ej. Roland sade att det finns en del checklistor och rutiner kring processen och att dessa tar upp vad man ska göra för att kunna komma vidare i processen. Roland påpekade att rutinerna i teorin är väldigt bra men att det ofta blir att man kan behöva hoppa över olika steg som rutinen tar upp då hyresgästerna kan kräva snabba beslut. Byggprocessen är enligt flera av respondenterna unik i att vara är så pass hårt styrd utifrån checklistor och rutiner. Anledningen till varför just denna process skiljer sig trodde Lisa kan bero på att den ofta inkluderar externa projektledare och att det i dessa projekt ofta handlar om ganska stora summor pengar.
IT-system som finns på Sankt Kors ska fungera som hjälpmedel för de anställda och Kalle tog upp att han tidigare använde sig av analoga Excel-listor, men nu använder han istället systemet Xpand. I systemet finns det en modul som då är anpassad till driften och enligt Kalle är systemet egentligen bra men att det samtidigt är svårhanterligt då mycket av hans arbete nu går på rutin. I systemet går det att skapa en serviceplan för fastigheten som sedan skickar ut uppgifter till driftteknikern över vad som ska göras. Detta kan göras automatiskt till exempel varje vecka eller var tredje vecka beroende på hur man valt att göra serviceplanen. Drifttekniken kan då bocka av de saker som är gjorda och samtidigt skriva upp avvikelser, om detta är aktuellt, vilket ger en påminnelse om att skriva upp ärendet som en felanmälan. Kalle sade att det funnits tillfällen då han missat saker när han gått igenom en fastighet och att det vid dessa tillfällen är skönt att kunna gå tillbaka till listan.
Enligt Kalle finns en fara att man litar för mycket på IT-system. Han började med att berätta att Sankt Kors nu har installerat driftlarm i några av deras fastigheter. Driftlarmet gör mätningar i fastigheten och kontrollerar olika tryck och temperaturer. När mätningarna sedan går utanför ett visst intervall skickas ett larm om detta till den ansvariga driftteknikern. Larmet klassas sedan i olika kategorier där A-larmet är att det behöver fixas akut, B-larmet att det behöver fixas inom cirka 24 timmar och C-larmet innebär att problemet kan fixas nästa gång man åker dit. Kalle sade att det finns brister när det kommer till driftlarmet då det ibland anger fel kategorisering, något som gör att ett problem kan vara större än vad man först tror. Ett annat problem är att de finns avvikelser som inte driftlarmet signalerar och som bara går att upptäcka om man gör kontrollen på plats, en kontroll som skall göras varje vecka. Driftlarmet har ändrat vad man tittar på när platskontrollerna görs och att man kanske inte är lika angelägen om att kontrollera de saker som driftlarmet har som syfte att upptäcka. Tack vara systemet har det nu blivit enklare att se hur fastigheten mår. Tidigare gick Kalle runt och fyllde i tabeller som man vidare fick föra in i systemen. Nu skickas istället all information direkt in i systemet och eventuella anmärkningar görs också direkt i systemet. Det har på så sätt även blivit lättare att felsöka än vad det varit tidigare.
Att på Sankt Kors ha tillräcklig kunskap för att kunna slussa vidare personer rätt inom organisationen var något som Kalle uttryckte. Kalle sade att det ofta uppstår situationer när han får frågor som inte berör driften när han är ute i fastigheterna, men att det då inte brukar innebära några problem. Ett exempel som togs upp är de hyresgästerna i företagsmiljöer som vanligtvis har väldigt lite kontakt med någon annan på Sankt Kors. Hyresgästerna frågar Kalle saker som kanske egentligen berör uthyrning, så som byte av lokal eller få tillgång till mer yta. När Kalle känner att han själv inte kan svara på frågorna förmedlar han alltid vilka hyresgästen ska prata med, något som han känner han har koll på. I dessa fall brukar även Kalle prata med uthyrning efteråt så att de är medvetna om att hyresgästen kan komma med frågor. Han upplever att detta nu fungerar bättre än tidigare, han kunde dock inte sätta fingret på varför. Roland nämnde även han att det finns situationer där han till viss del har gått över i andras arbetsuppgifter men att detta är en del av organisationen.
”Oh ja, vi kommer ofta över i varandras arbetsuppgifter. Till exempel har jag har ofta egna löpande diskussioner med hyresgästen om kostnader som
kanske strikt skulle vara en uthyrningsfråga egentligen. Men det är nog en del av organisationen att vi ofta går in i varandras roller” - Roland
På Sankt Kors kan det vara svårt att veta vad som händer i organisationen vilket Jakob lyfte. Ett exempel som diskuterades var när Sankt Kors valde att köpa en stor tryckpress, ett inköp som gjorde att Sankt Kors inte kunde uppfylla delar som man informerat hyresgästen om. En situation som Jakob upplevde uppkom på grund av att information om inköpet inte gick ut till
involverat sina drifttekniker i möten kring nybyggnation. Just i denna situationen fanns inga regler eller rutiner vilket Jakob trodde var en stor faktor till att det blev fel. Han sade att situationer som ofta går lite utanför ramarna och där det inte finns några rutiner eller regler är situationer där det oftast blir fel. När det väl finns regler eller rutiner anser han att det fungerar bra men att han har svårt att sätta fingret på exakt varför det är så. Jakob lyfte vidare att rutiner är en bra sak att luta sig emot men att det också finns en falsk trygghet då man kan missa relevant information som ligger utanför ramen. Detta är även något som Lisa berörde där hennes erfarenheter är att det kan bli mycket diskussion kring den nedskrivna texten för policys eller andra styrande dokument, vilket då inte hjälper organisationen.
Roland sade att man inom Sankt Kors vill vara med att bidra och ge input till varandra i olika situationer, men att detta också kan ha negativa effekter. Roland gav exemplet när Sankt Kors byggde om delar av deras kontorsbyggnad. I detta projektet var det väldigt många som kom med input på vad man ville ha med, vilket han såg som positivt. Samtidigt var det svårt för Roland att göra bedömningen över vad det var han skulle ta med och vad han inte skulle ta med. Roland sade lite överdrivet att man i detta projektet skulle kunnat bolla i tio år om vad man skulle göra. Kopplat till att många kommer med input sade Roland att det gör det svårt att veta vem som har auktoriteten till att fatta beslutet i den specifika situationen, det är inte heller bestämt vem som har ansvaret till att fatta beslut.
På Sankt Kors spelar tillit en stor roll i olika situationer då Sara sade att tillit till varandra är en förutsättning för att en situation skall fungera väl.
”Jag tror att tilliten är en jätteviktig aspekt för att göra sitt arbete i en situation och att tilliten gör att man känner ansvar” - Sara
Utan tillit sade Sara att hon tror att man till större del skulle söka sig till andra personer som skulle kunna fungera som en kontrollfunktion. Exempelvis skulle mer arbete kunna hamna på personerna som arbetar inom ekonomi av denna anledning. Sara sade att det finns en hög grad av tillit inom Sankt Kors men att det såklart blir att hon inte alltid kan lita på att folk lämnar in det dem ska, då man lätt glömmer bort. Att folk glömmer bort saker nämnde även Roland men sade att det är en ganska naturligt och att han själv också glömmer bort saker. Lisa sade att hon känner ett stort förtroende för alla på Sankt Kors och att det är viktigt oavsett situation, men att hon ibland behöver påminna andra. Att behöver påminna vissa personer en gång extra trodde hon mer ligger hos personligheten än vilken typ av situation det är. Då tilliten ändå är så pass hög inom organisationen tycker inte Lisa att det innebär något problem eller att det känns jobbigt att påminna någon. Utmaningen trodde hon mer ligger i att man inte vill påminna någon för mycket så att personer börjar lita på att man får en påminnelse varje gång.
Vi sammanfattar de situationer som respondenterna nämnt utifrån balansen mellan autonomi och kontroll i Tabell 5. I tabellen beskriver vi även vad som kännetecknar situationen, vilka konsekvenser vi har identifierat och slutligen om det finns någon kommentar för att påvisa övriga intressanta aspekter.
Tabell 5. Situationer utifrån balansen mellan autonomi och kontroll
Balansen mellan autonomi och
kontroll
Kännetecken för
situation Konsekvens av situation Kommentar
Hög autonomi Låg kontroll
Stor frihet att driva projekt Otydliga roller
Svårt att veta vems ansvar det är att driva projekt framåt Risk att trampa andra på tårna Risk att utföra uppgifter som hör till någon annans arbetsuppgifter
Information kom för sent till parter som berördes
Flera personer utför liknande uppgifter
Blir lättare med tiden och när erfarenheten i organisationen växer.
Enligt somliga inget problem att man går in på andras
arbetsuppgifter
Enligt somliga omöjligt att inte gå in i varandras arbetsuppgifter när man är en liten organisation
Avsaknad av struktur och ramar att förhålla sig till när man utför sina uppgifter
Utmaning i att utföra sina
uppgifter Gäller inte alla uppgifter
Stor frihet att driva egna idéer och projekt utifrån intresse
Anställda känner att de har möjlighet att göra något de brinner för
Stort
självbestämmande
Svårt att veta vad andra gör Kan uppfattas som att man har dålig koll på sin egna
organisation
Delar mindre information inom organisationen Svårt att kontrollera andra
Större problem när man är ny Inte svårt att förmedla kontakter vidare till rätt person
Att inte ha kontroll över andra är något som flera menar är något man får finna sig i
Stora möjligheter att komma med input och tycka
Positivt med mycket input Leder till att projekt tar längre tid
Svårt att bedöma vad som är viktigt och vad som inte är det
Hög tillit
Leder till ett mindre behov av kontroll då man kan lita på att andra gör det som de ska
Tilliten är inte alltid lika hög mellan alla personer vilket enligt en respondent leder till att hon behöver styra mer när tilliten är lägre
Även om tilliten ofta är hög nämner flera respondenter att folk glömmer
Somliga respondenter säger att tillit och kontrollbehov varierar mellan olika individer
Hög autonomi Hög kontroll
Får höra vad man ska göra men inte hur
Positiva effekter på motivation Exemplet gäller avdelningen drift och underhåll
Låg autonomi Låg kontroll
Checklistor att följa, men inget tvång att följa dem
Skapar struktur och kontrollfunktioner
Ökar möjligheten att upptäcka fel
Skapar bättre struktur och påminnelser
Anställda fungerar ibland som kontrollfunktion
Enligt somliga skapar
checklistor en känsla av trygghet i vetskapen över att man har gjort rätt
Varningssystem som signalerar när något går fel
Visar ibland fel, vilket leder till onödig prioritering Hjälper till att veta vad som behöver fixas och vad som är mest akut
Låg autonomi Hög kontroll
Alla behöver följa en mall för att lämna in specifik information och göra detta i tid
Blir tydligare och mer strukturerat
Processen har blivit mer styrd Skulle kunna bli ännu mer styrd enligt somliga Rutiner, regler och checklistor som behöver följas vid byggnation
Kan göra processen långsammare än önskat
Inte enbart låg autonomi då en respondent säger att vissa delar i processen går att hoppa över En respondent nämner att det är stora summor pengar inblandade och att detta kan vara orsaken till mer kontroll
Beroenden och koordineringsprocesser
I avsnittet beskriver vi exempel på situationer från Sankt Kors verksamhet utifrån de olika beroenden som syns i analysmodellen. Olika faktorer och tankar som respondenten beskrivit i samband med de olika beroendena beskrivs även för att på så sätt ge ett bättre sammanhang. Efter beroendena följer en beskrivning av vad respondenterna har sagt kopplat till de koordineringsprocesser som beskrivits i analysmodellen.