På Sankt Kors ger autonomin större svårigheter för en nyanställd än för en anställd som varit längre i organisationen, vilket Anna tog upp som exempel att det i början fanns en osäkerhet i att veta vems roll det var att dra en viss idé framåt, men att tiden gjort att hon tycker att både rollfördelning och ansvarsområden blivit tydligare. Det finns även tecken på att det finns en stor frihet på Sankt Kors, vilket illustreras i ett citat av Anna.
”Det är inget som säger att bara för att jag håller på med uthyrning ska jag bara hålla på med uthyrningsfrågor” - Anna
Anna fortsatte med att säga att om man har en idé kan man köra på, men att man kan behöva fråga personen vars område projektet berör för att informera och rådfråga om det är något man behöver tänka på. Det kan vara så att man drar igång ett projekt som ligger på någon annans bord och då kan det vara bra att säga till först för att inte trampa någon på tårna. Ett hjälpmedel för anställda på Sankt Kors att veta om en idé är värd att driva framåt är Sankt Kors värdeord,
Mycket Lite
Hur mycket styr du över dina egna arbetsuppgifter?
Mycket Lite
Hur mycket styr du över andras arbetsuppgifter?
Stora befogenheter Små befogenheter
Vilka befogenheter har du till att fatta egna beslut?
Stora möjligheter Små möjligheter
värdeorden har hon känt sig trygg i att arbeta vidare med den idén. Förutom värdeorden tar anställda även hjälp av Sankt Kors vision, vilket illustreras i ett citat av Felicia.
”Jag tycker vi är duktiga på att ha visionen främst och att använda den för att driva och utvärdera projekt och uppgifter” - Felicia
Hon kände dock att det fanns en utmaning i att utföra sina uppgifter när hon var ny på Sankt Kors, då det inte finns någon struktur eller några ramar för hur det ska göras. Det i sin tur gjorde det svårt för henne att veta exakt vad som var hennes roll och vad som var någon annans roll. Detta skapade en känsla över att det fanns en risk med att gå över någon annans gräns och trampa någon på tårna, något som blev bättre med tiden efter att man känt av vad andra personer gör. Att det med tiden på Sankt Kors blir lättare att positionera sig antyder även Felicia då hon sade att hon efter ett tag visste mer av vad andra gjorde, vilket gjorde det lättare för henne att också veta vad hon själv skulle göra. För att skynda på processen att veta vad andras roller innebär är det bra att sätta sig ner och prata med varandra, något som Felicia upplevt. Felicia sade att det hjälpte att sätta sig ner och prata med personer om vad dem gjorde för att på så sätt kunna få informationen snabbare och då även kunna bestämma hur man skulle fördela uppgifter som var inom bådas områden.
Det var flera på Sankt Kors som lyfte aspekter på autonomi, som exempel sade Joakim att han har ett stort självbestämmande och såg det som positivt. Autonomin på Sankt Kors bygger på att man tar ansvar för att göra det man ska, som exempel är Joakim intresserad av att fotografera vilket han har möjlighet till att göra så länge han sköter sina primära uppgifter. Att inte hålla sig strikt till sin arbetsroll är något som Joakim sade uppmuntras. Av sin tid använde Joakim cirka 80–90 procent till att hålla på med systemet och resterande går till att göra andra saker som är mer fritt. Samtidigt som Joakim ser självbestämmandet som positivt sade han också att det gör det svårare att hålla koll på vad andra anställda gör. Joakim såg dock inget problem med att veta tillräckligt mycket för att kunna föra vidare kontakter till rätt person, men att detta har byggts upp under tiden han har arbetat inom organisationen.
Autonomin på Sankt Kors ger upphov till både fördelar och nackdelar, något som togs upp av Anna som sade att det såklart finns både fördelar och nackdelar med att vara en organisation med stort självbestämmande som Sankt Kors. Den största nackdelen kan vara att man missar tydligheten inom organisationen. Dels hur man ska förmedla information internt, men även hur man ska vara tydliga mot varandra inom organisationen gällande exempelvis feedback eller kritik. Tydlighet är även något som Alf lyfte som en viktig aspekt i en organisation med stort självbestämmande. Både tydligheten mot i vad man ger ut för information, men även tydlighet kopplat till att man själv förstår det man tar emot. Jakob sade också att han såg det stora självbestämmande som positivt men att han tror det leder till att man inte delar information lika mycket inom organisationen.
Att det råder en stor frihet är det flera som upplever på Sankt Kors, Kalle uttryckte att han har väldigt stora friheter i sina arbetsuppgifter. Mycket av hans arbete består av att han själv åker ut och besöker de fastigheter han är ansvarig över och en mindre del kommer från felanmälningar som görs av hyresgäster. Friheten i sina arbetsuppgifter är även något som Fredrik sade att han har, som exempel arbetar han just nu med ett projekt som berör moms. Projektet är något som Fredrik inte behövt dubbelkolla med någon om han får driva utan något som han själv har plockat upp och tagit tag i.
En idé som anställda på Sankt Kors har pratat om är att man ska skapa ett eventhjul som är synligt för alla. Eventhjulet ska då involvera information om kommande event samt vem det är som är ansvarig. Här ska man även kunna gå in och anmäla sitt intresse och exempelvis informera om vad det är man vill bidra med, något som skapar tydlighet och illustreras i ett citat av Anna.
”Eventhjulet skapar en tydlighet i vem som styr och är ansvarig för ett projekt. Det gör det lättare för personer som vill vara aktiva att ta kontakt
med den personen så att man inte går runt och pratar om samma idé och att den sen inte riktigt landar hos någon” - Anna
Enligt Anna skulle eventhjulet kunna lösa problemet med att två personer gör samma sak utan att veta om det. Detta skulle då inte bara vara för event utan även för projekt eller möten. Eventuella risker som Anna trodde man behöver fundera lite kring gällande eventhjulet är att det måste finnas en tydlighet i hur man kategoriserar olika händelser så att inte samma händelse hamnar i olika kategorier.
Att på Sankt Kors gå in i varandras roller är svårt att undvika, vilket Mats påpekade när han sade att man ibland går in i varandras roller men att detta är omöjligt att undvika på grund av att Sankt Kors är en så pass liten organisation. Att Sankt Kors är en liten organisation är även något Kalle tog upp som sade att en liten organisation gör det lättare att kunna hjälpa varandra om det skulle behövas, i alla fall inom driften. Kalle förklarade sedan att driftteknikerna har ensamt ansvar för en eller flera fastigheter, vilka ska kontrolleras en gång i veckan. Det är även förutbestämt vem som tar över ansvaret om ansvarig person skulle vara frånvarande under en längre tid. Vid ett sådan tillfälle när Kalle behöver ta över en annan fastighet sade han att den nödvändiga informationen som behövs oftast fås genom att prata med varandra, då informationen oftast inte finns i företagets olika system.
Flera av respondenterna upplever ett stort självbestämmande och säger att Sankt Kors är en organisation som försöker undvika styrverktyg, samtidigt nämnde flera respondenterna att de finns checklistor eller rutiner att följa i deras arbete. Sara upplever inte att det finns för mycket rutinerna i arbetet, något som illustreras i ett citat.
”Jag tycker inte vi har för mycket rutiner och tror att vi i framtiden kommer behöva vara mer precisa i att styra upp uppgifter utifrån
checklistor” - Sara
Att vilja ha mer rutiner kan dock enligt Sara vara speciellt för de personer som arbetar med ekonomi för att man i det arbetet styrs mycket av de regler och ramar som finns för vad som är tillåtet. Ett exempel som Sara tog upp är det budgetarbetet som ekonomiavdelningen genomför. Det fungerar som så att anställda följer en mall för att lägga in information, vilket ekonomiavdelningen sedan har som underlag. Sara tyckte att detta fungerar bra och att det har blivit en mycket bättre process då den nu är mer strukturerad. Det skulle enligt Sara även finnas fördelar med att starta upp arbetet tidigare då det nu ofta blir väldigt ont om tid i slutet, på så sätt kan man även vara bättre förberedd och kunna genomföra ett mer strukturerat arbete. En risk som finns enligt Sara är att rutiner som inte är anpassade ofta kan försvåra arbetet, vilket gör att man hela tiden behöver se över sina rutiner.
På Sankt Kors kan enligt Anna de styrande dokument ge känslan av begränsning, men att tydligare riktlinjer och arbetsbeskrivningar säkert skulle göra att man kan få snabbare information. Anna skulle tycka det var fördelaktigt om varje person fick skriva ner vad man arbetade med, vad man har för intressen och även vad man har kunskap om. En sådan beskrivning av kollegorna på Sankt Kors skulle enligt Anna kunna fungera som en mer unik arbetsbeskrivning.
Anna pratade om tillit och sade att hon tror att tillit är något som främst är kopplat till hur man är som person. Anna sade att hon exempelvis är en person som har ett ganska stort kontrollbehov och att det ofta gör att hon kan behöva en större återkoppling, något som i sin tur kanske kan uppfattas som att man har en mindre grad av tillit, när så inte är fallet. Alf tog även upp att det är viktig att få återkoppling av kollegor för att kunna släppa saker. Samtidigt brukar han själv inte begära återkoppling då han har förtroende för att saker blir gjorda, men att det såklart händer att han ibland frågar personer om uppgifterna är gjorda. Det handlar då oftast om större uppgifter.
Fler respondenter tog upp tillit och Frida tyckte att tilliten är väldigt bra på Sankt Kors och att så även är fallet i olika situationer. Anledningen till det beror enligt Frida på att Sankt Kors är en tajt organisation och att man inte har flera personer i samma roll, som exempelvis kan vara fallet i andra organisationer. Tilliten gör att Frida kan ta egna beslut och känna sig trygg i det.
Vi sammanfattar de kännetecken, både för autonomi och för kontroll, som kommit fram under intervjuerna i Tabell 4.
Tabell 4. Kännetecken för autonomi och kontroll på Sankt Kors
Kännetecken autonomi Kännetecken kontroll
Behöver inte fråga någon om godkännande för att arbeta vidare med en idé
Strävar efter att få in fler rutiner och checklistor i systemen
Stor frihet i att välja vad för arbetsuppgifter man ska
utföra Regler, rutiner och checklistor används
Stort självbestämmande Personer fungerar ibland som kontrollfunktioner
Ses som positivt att gå utanför sin arbetsroll Arbeten signeras ibland med underskrift och datum
Finns inget uttalat vem som har auktoriteten till att fatta beslut
Skapande av listor över vad som skall göras som sedan ska följas
Själv ansvarig för vad som behöver göras Finns tydliga delsteg över vad som ska ingå i ett byggprojekt
Man behöver inte skriva ner hur lång tid uppgifter tar Användning av IT-system för att upptäcka fel
Hög tillit gör att anställda känner sig trygga att låta
andra ta beslut Delvis tydliga ansvarsområden