Koordinering i organisationer med hög autonomi : en fallstudie av behov för att koordinera effektivt i en liten organisation

Koordinering i organisationer

med hög autonomi

–

en fallstudie av behov för att koordinera effektivt

i en liten organisation

Johan Kinlund Erik Claesson

Handledare: Emelie Havemo

Examinator: Alf Westelius

Linköpings universitet SE-581 83 Linköping, Sverige 013-28 10 00, www.liu.se Linköpings universitet | Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling

Masteruppsats, 30 hp | Industriell ekonomi – Styrning Vårterminen 2018 | LIU-IEI-TEK-A—18/03144--SE

Coordination in organizations with high autonomy

Upphovsrätt

Detta dokument hålls tillgängligt på Internet – eller dess framtida ersättare – från publiceringsdatum under förutsättning att inga extraordinära omständigheter uppstår.

Tillgång till dokumentet innebär tillstånd för var och en att läsa, ladda ner, skriva ut enstaka kopior för enskilt bruk och att använda det oförändrat för ickekommersiell forskning och för undervisning. Överföring av upphovsrätten vid en senare tidpunkt kan inte upphäva detta tillstånd. All annan användning av dokumentet kräver upphovsmannens medgivande. För att garantera äktheten, säkerheten och tillgängligheten finns lösningar av teknisk och administrativ art.

Upphovsmannens ideella rätt innefattar rätt att bli nämnd som upphovsman i den omfattning som god sed kräver vid användning av dokumentet på ovan beskrivna sätt samt skydd mot att dokumentet ändras eller presenteras i sådan form eller i sådant sammanhang som är kränkande för upphovsmannens litterära eller konstnärliga anseende eller egenart.

För ytterligare information om Linköping University Electronic Press se förlagets hemsida

http://www.ep.liu.se/.

Sammanfattning

Det blir allt viktigare för organisationer att vara mer flexibla och anpassningsbara då marknaden idag blir allt mer snabbförändlig. En pusselbit i att uppnå detta är att vara en organisation med hög grad av autonomi, vilket bland annat betyder att anställda får större arbetsfrihet inom organisationen. En annan pusselbit är att organisationens interna verksamhet och de aktiviteter som utförs fungerar väl, vilket då skapar behov av effektiv koordinering. Utifrån detta såg vi möjligheter att bidra med en studie som undersöker autonomi och koordinering tillsammans utifrån ett internt perspektiv. Studiens syfte är därför att undersöka vilka behov som finns för att koordinera effektivt i olika situationer inom en organisation med hög autonomi.

Studien har inkluderat en mindre organisation som fallföretag, Sankt Kors. Ett fastighetsbolag med cirka 25 stycken anställda och med verksamhet i Linköpings kommun. I början av studien gjordes en litteraturstudie som även gav upphov till studiens analysmodell. Från litteraturstudien fick vi bland annat med oss att hög autonomi i en organisation behöver kompletteras med kontroll för att undvika förluster inom koordinering. Det råder delade meningar mellan olika författare huruvida det går att balansera autonomi och kontroll och om balansen i så fall kan variera i olika situationer. En situation kan innefattas av olika aktiviteter och det är att hantera beroenden mellan olika aktiviteter som innebär att koordinera. Utifrån vilket beroende som finns kan olika typer av koordinering vara passande. Vi har även sett olika möjligheter att kategorisera dessa beroenden och att det finns både specifika och allmänna koordineringsprocesser för att hantera dem. De viktigaste är kommunikation samt samarbete och samverkan.

Analysmodellen användes som underlag för att skapa en intervjuguide till de 15 stycken intervjuer som genomfördes med anställda på Sankt Kors. Genom att analysera insamlad teori med den empiriska data som intervjuerna givit kunde vi nå fram till studiens slutsatser. Vi har bland annat kunnat visa att graden av autonomi och kontroll varierar i olika situationer som uppstod på Sankt Kors och att det gick att kombinera autonomi och kontroll på olika sätt. Olika situationer skapade olika behov för hur autonomi och kontroll bör balanseras, detta för att uppnå en effektiv koordinering. I vissa situationer fanns behov mer kontroll, både för att upptäcka behov för koordinering samt att kunna koordinera effektivt. Samtidigt såg vi att det i situationer med låg autonomi och hög kontroll är viktigt att motivera för anställda varför kontroll behövs. Studien påvisade även att det finns behov av att anställda grupperar sig tydligare och striktare i vissa situationer för att få till stånd en mer effektiv koordinering.

Abstract

The market is changing more rapidly than ever and due to that it is important for organizations to be adaptable and flexible. High autonomy in organizations is one way to achieve such thing, which involves giving employees a greater work freedom. Another is to make sure internal activities work well, which is achieved by an effective coordination. Together with limited studies of autonomy and coordination together in an internal context, we’ve realized a need for this study. The purpose is therefore to investigate what needs there are to be able to coordinate more effectively in an organization with high autonomy.

The case study was conducted at Sankt Kors, a real estate company in Linköping with approximately 25 employees. A framework to further analyze was created based on the frame of reference, which covered the areas autonomy and coordination. From the academic literature we recognized that autonomy needs to be complemented with control to avoid losses in coordination. We could not find a consensus regarding how to manage and achieve the right balance between autonomy and control, and if the balance varies regarding the situation. A situation could consist of one or many activities and most often there are dependencies between different activities. Coordination is to manage these dependencies, and the most effective way to do it varies. The academic literature also gave information in how to categorize these kinds of dependencies and that there are both processes for managing specific dependencies and more general processes for managing different dependencies. The most important general processes are communication, cooperation and collaboration.

The framework was used as a basis to create questions used in our interviews with 15 employees at Sankt Kors. The framework was further used to analyze empirical data and the frame of reference in order to answer the purpose of this study. We’ve for example found that the level of autonomy and control can vary in different situations and that it is possible to achieve a balance between them. These different situations create different needs on how to manage the balance, which is important to consider in order to have an effective coordination. In a more general matter, more control in some situations seems to be desirable in organizations with high autonomy. More control can help to discover dependencies between activities and to coordinate more effectively. Although, it is not possible to only ad control in situation with low autonomy without being able to describe and motivate for employees why control is used. The study also showed a need to in some situations organize in groups, in order to coordinate effectively.

Förord

Rapporten du nu läser är resultatet av ett examensarbete på en civilingenjörsutbildning vid Linköpings universitet. Arbetet motsvarade 30 högskolepoäng vilket innefattar 20 heltidsveckor. Genom arbetet har vi fått många erfarenheter och lärdomar som vi tar med oss när vi nu avslutar våra studier.

Vi skulle vilja passa på att tacka de personer som hjälpt och stöttat oss lite extra under arbetets gång. Först och främst vill vi tacka vår kontaktperson på Sankt Kors, Linda Huljebrant som varit till stor hjälp i att vi fick skriva examensarbetet på Sankt Kors. Vi vill även tacka alla de härliga människor på Sankt Kors som ställt upp och delgett sina erfarenheter och åsikter vid genomförandet av våra intervjuer. Vår examinator, Alf Westelius samt vår handledare, Emelie Havemo för visat intresse och goda förslag till förbättringar. Slutligen skulle vi även vilja tacka våra opponenter Fredrik Oskarsson och Joakim Gernelin Wallin som bidragit med kloka råd och synpunkter under arbetets gång.

Linköping den 15 juni 2018

Innehållsförteckning

FÖRHÅLLNINGSSÄTT – STUDIENS KUNSKAPSSYN ... 6

UNDERSÖKNINGSMETOD ... 7 2.2.1 Fallstudie... 7 2.2.2 Datainsamling ... 7 GENOMFÖRANDE ... 8 2.3.1 Inledning ... 11 2.3.2 Litteraturstudie ... 12 2.3.3 Empiriinsamling ... 13 2.3.4 Analys ... 19 GENERALISERBARHET ... 20 KÄLLKRITIK ... 21 METODKRITIK ... 22 ETIK ... 23 3 TEORETISK REFERENSRAM ... 24 AUTONOMI ... 24

3.1.1 Kontroll och övervakning ... 25

3.1.2 Tillit ... 28

3.1.3 Relationen mellan autonomi och kontroll ... 31

KOORDINERING ... 34

3.2.1 Konceptuell syn på beroenden ... 35

3.2.2 Typer av beroenden ... 37

3.2.3 Koordineringsprocesser ... 40

SAMMANFATTNING ... 43

4 ANALYSMODELL ... 44

SAMMANSTÄLLNING AV ANALYSMODELL ... 44

FRÅN ANALYSMODELL TILL INTERVJUGUIDE ... 47

5 EMPIRI OCH RESULTAT ... 48

SANKT KORS ... 48

AUTONOMI OCH KONTROLL... 50

5.2.1 Kännetecken för autonomi och kontroll ... 50

5.2.2 Balansen mellan autonomi och kontroll i olika situationer ... 54

BEROENDEN OCH KOORDINERINGSPROCESSER ... 60

5.3.2 Tillverkare/konsumentrelation ... 61 5.3.3 Samtidiga begränsningar ... 62 5.3.4 Uppgifter/underuppgifter ... 63 5.3.5 Ytterligare beroenden... 64 5.3.6 Kommunikation ... 65 5.3.7 Samarbete ... 67 6 ANALYS... 68

AUTONOMI OCH KONTROLL... 68

6.1.1 Balansen mellan autonomi och kontroll ... 68

6.1.2 Koordinering utifrån balansen mellan autonomi och kontroll ... 71

BEROENDEN OCH KOORDINERINGSPROCESSER ... 74

6.2.1 Delade resurser ... 74 6.2.2 Tillverkare/konsumentrelation ... 76 6.2.3 Samtidiga begränsningar ... 78 6.2.4 Uppgifter/underuppgifter ... 79 6.2.5 Ytterligare beroenden... 80 6.2.6 Sammanfattning... 81 7 SLUTSATS ... 82 8 DISKUSSION ... 85 VIDARE FORSKNING ... 87 9 REFERENSER ... 88

Figurförteckning

FIGUR 1.STUDIENS GENOMFÖRANDE... 8

FIGUR 2.TYPER AV GENERALISERBARHET.(LEE AND BASKERVILLE 2003) ... 20

FIGUR 3.MOTSATSFÖRHÅLLANDET MELLAN OCH KÄNNETECKEN FÖR AUTONOMI OCH KONTROLL ... 25

FIGUR 4.BALANSEN MELLAN AUTONOMI OCH KONTROLL I OLIKA SITUATIONER ... 33

FIGUR 5.BESKRIVNING AV KOORDINERING ... 34

FIGUR 6.VISUALISERING AV THOMPSONS (1967) TRE KOORDINERINGSTYPER I MODELLEN FÖR BALANSEN MELLAN AUTONOMI OCH KONTROLL ... 36

FIGUR 7.STUDIENS ANALYSMODELL ... 44

Tabellförteckning

TABELL 1.PROCESS FÖR HUR EN FALLSTUDIE KAN GENOMFÖRAS ... 9

TABELL 2.GENOMFÖRDA INTERVJUER ... 15

TABELL 3.EXEMPEL PÅ BEROENDEN OCH HUR DESSA KAN HANTERAS.(MALONE AND CROWSTON 1994) ... 37

TABELL 4.KÄNNETECKEN FÖR AUTONOMI OCH KONTROLL PÅ SANKT KORS ... 54

TABELL 5.SITUATIONER UTIFRÅN BALANSEN MELLAN AUTONOMI OCH KONTROLL ... 58

TABELL 6.SITUATIONER UTIFRÅN BEROENDET DELADE RESURSER ... 61

TABELL 7.SITUATIONER UTIFRÅN BEROENDET TILLVERKARE/KONSUMENTRELATION ... 62

TABELL 8.SITUATION UTIFRÅN BEROENDET SAMTIDIGA BEGRÄNSNINGAR ... 63

TABELL 9.SITUATION UTIFRÅN BEROENDET UPPGIFTER/UNDERUPPGIFTER ... 64

TABELL 10.SITUATIONER UTIFRÅN YTTERLIGARE BEROENDEN ... 65

TABELL 11.BALANSEN MELLAN AUTONOMI OCH KONTROLL SAMT KONSEKVENSER PÅ KOORDINERING ... 73

TABELL 12.SAMMANSTÄLLNING AV SITUATIONER UTIFRÅN BEROENDET DELADE RESURSER ... 74

TABELL 13.SAMMANSTÄLLNING AV SITUATIONER UTIFRÅN BEROENDET TILLVERKARE/KONSUMENTRELATION .. 76

TABELL 14.SAMMANSTÄLLNING AV SITUATION UTIFRÅN BEROENDET SAMTIDIGA BEGRÄNSNINGAR ... 78

TABELL 15.SAMMANSTÄLLNING AV SITUATION UTIFRÅN BEROENDET UPPGIFTER/UNDERUPPGIFTER ... 79

TABELL 16.SAMMANSTÄLLNING AV SITUATIONER UTIFRÅN YTTERLIGARE BEROENDEN... 80

1 Inledning

Följande kapitel beskriver bakgrunden till den genomförda studien, detta för att skapa en förståelse för studiens utgångspunkt och kontext. Utifrån bakgrunden beskriver vi studiens problembeskrivning, som följs av en beskrivning av studiens fallföretag och dess situation. Allt mynnar sedan ut i studiens syfte. Kapitlet avslutas med avgränsningar samt disposition.

Bakgrund

Marknaden blir idag allt mer global och speglas av att kunders efterfrågan konstant förändras. En viktig pusselbit för att en organisation skall vara anpassad till en sådan marknad är att som organisation vara flexibel och anpassningsbar. En mer flexibel och anpassningsbar organisation är något som uppmärksammas av Felin och Powell (2016) som genom en fallstudie visar på hur en ny, mer öppen form av organisation skapar en bättre förmåga att klara sig i en dynamisk miljö och därigenom bli framgångsrikt. För att uppnå en mer öppen form av organisation skriver Felin och Powell (2016) att en organisation bör öka de faktorer som gör det möjligt att anpassa sig till förändring, en viktig sådan faktor är att ge stora friheter till anställda.

För att beskriva vad det innebär att anställda har stora friheter och ett stort självbestämmande i en organisation använder vi begreppet autonomi. På en konceptuell nivå så kan graden av autonomi återspegla den styrning som finns inom organisationen. Graden av autonomi är något som Gilbert och Sutherland (2013) beskriver som hur mycket ledningen gör det möjligt för anställda att själva styra sina resultat. En hög grad av autonomi är också en av de framgångsfaktorerna som Felin och Powell (2016) tar upp i sin studie när de skriver att studiens fallföretags framgång byggde på att ledningen gav anställda stora friheter. Friheter både genom att de anställda själva fick välja projekt, vilka personer som skulle ingå samt att de anställda själva fick vidareutveckla produkter utan att behöva godkännande från högre instanser. Genom detta får de anställda en bättre förmåga att lyssna av vart marknaden är påväg vilket leder till att organisationen har en bättre möjlighet att känna av, skapa och utnyttja marknadsmöjligheter. Hamel och Breen (2007) har tidigare varit inne på liknande slutsatser och skriver att det historiska sättet att styra organisationer har handlat om produktivitet och kvalité, för att lyckas i framtiden behöver organisationer styras mot att vara flexibla och anpassningsbara till förändringar. Genom vad Felin och Powell (2016) samt Hamel och Breen (2007) skriver finns det alltså argument för att säga att en hög grad av autonomi ger en organisation goda förutsättningar till att vara långsiktigt framgångsrika.

En viktig del i att anpassa sig till en mer snabbförändlig och global marknad är att organisationen även ser över hur de på ett önskvärt sätt kan organisera de anställdas aktiviteter. Ett sätt att organisera aktiviteter är genom att identifiera och hantera beroendet som finns mellan aktiviteterna (Malone och Crowston 1994). Malone och Crowston (1994) använder

definitionen ”att hantera beroendet mellan aktiviteter” för koordinering. En effektiv koordinering är alltså något som vill uppnås för att arbetsuppgifter ska kunna lösas på ett effektivt sätt och brister i koordinering leder då följaktligen till brister i utfallet av arbetsuppgifter. Malone och Crowston (1994) tar upp exempel på att effektiv koordinering kan göra att information inom organisationen sprids snabbare och att kostnader kan sänkas, något som i sin tur gör att organisationen har lättare till att arbeta dynamisk och förändra sig till att bättre möta marknaden.

Då vi sett att både hög autonomi och koordinering är viktiga för att en organisation skall vara anpassningsbara är frågan huruvida dessa två begrepp och dess innebörd förhåller sig till varandra. Förhållandet mellan begreppen tas bland andra upp av Puranam, Singh och Zollo (2006) som skriver att autonomi och koordinering ofta innebär ett dilemma. Anledningen till att förhållandet ses som ett dilemma är på grund av att koordinering ofta bygger på struktur och förutbestämda rutiner, vilket inte anses passa med den frihet som autonomi bygger på (Puranam, Singh, and Zollo 2006). Det är ett intressant påpekande och påvisar alltså att det finns svårigheter i att koordinera effektivt samtidigt som en organisation har en hög autonomi. Koordinering utifrån författarnas synvinkel handlar om att integrera extern teknologi i en organisation medan autonomin speglar friheten inom organisationen. På så sätt är koordineringen i författarnas studie utifrån ett externt perspektiv medan autonomin är utifrån ett internt perspektiv. Ett intressant område att undersöka vidare är därför förhållandet mellan autonomi och koordinering när båda begreppen ses utifrån ett internt perspektiv.

Problembeskrivning

För att differentiera sig mot sina konkurrenter är en nyckelfaktor hur man som organisation vägleder anställda till att prestera resultat (Gilbert och Sutherland 2013). Ett sätt för att nå ett högt resultat är att vägleda genom att inneha en hög grad av autonomi inom organisationen, något som vi argumenterat för tidigare i kapitlet genom bland andra Felin och Powell (2016). Samtidigt finns det en problematik kring detta då ledare är omgivna av styrningsverktyg som inte passar för att uppfylla hög grad av autonomi (Gilberth och Sutherland 2013). Organisationer behöver då göra ett vägval huruvida man ska ge anställda en stor frihet eller om man ska använda kontroll för att vägleda deras prestationer. Inget av vägvalen kan ses som det mer fördelaktiga då det finns situationer där anställda ibland presterar bättre när man själv får styra sitt resultat och ibland presterar bättre i en miljö där det finns en hög nivå av kontroll (Gilbert och Sutherland 2013). Svårigheten att som ledning utöva en optimal grad av kontroll diskuteras också av Coletti, Sedatole och Towry (2005), som framhåller att kontroll kan sätta begräsningar för vilken frihet de anställda får i deras arbete och då försvårar för anställda att arbetartillsammans för att nå bästa resultat. Ett styrsystem gör ofta att beslutsfattare låser in sig mentalt över vad de anser är bäst och då inte låter de anställda få den frihet som ger det bästa utfallet (Gilberth och Sutherland 2013). Ytterligare en problematiseringsaspekt är att ledare

kan känna sig tvungna till att göra ett val i sin stil av ledarskap. Gilbert och Sutherland (2013) skriver att två motpoler till varandra är att välja ledarskap som uppmuntrar till hög autonomi i jämförelse med ledarskap som uppmuntrar till hög kontroll. En hög grad av autonomi påverkar därmed hur mycket ledningen kan utöva direkt styrning på en organisation.

Inom koordineringsteorin har vi inte kunnat hitta en gemensam grund till vad en organisation bör arbeta med för att uppnå effektiv koordinering. Till exempel skriver Malone och Crowston (1994) att välfungerande och effektiv koordinering till och med kan vara svår att upptäcka och att det som oftast märks och syns är när brister i koordineringen uppstått. Ett exempel kan vara att det går att göra en reservation på ett hotellrum trots att det senare visar sig att hotellet är fullbokat. Ett annat exempel är att man som passagerare på ett flygplan får vänta i timmar på att stiga av då flygplanet inte fått besked om vilken gate det ska till. Hur en effektiv koordinering uppstår varierar även i olika situationer (Malone et al. 1999).

I en organisation med hög autonomi vet vi alltså inte vilka situationer som uppstår och hur effektiv koordinering uppnås i dessa situationer. Som ett första steg i att uppnå en effektiv koordinering behöver vi då förstå vilka behov som finns i olika situationer. Med studien vill vi bidra till en större förståelse för vilka behov som finns i en organisation med hög autonomi, något som framöver kan göra det enklare för organisationer att förstå om och hur de kan uppnå en effektiv koordinering.

För att på ett så bra sätt som möjligt undersöka behov för effektiv koordinering i en organisation med hög autonomi vill vi i studien använda ett fallföretag. För att behålla ett helhetsperspektiv över den interna koordineringen, samtidigt som studien ska vara inom ramen för ett examensarbete inom civilingenjörsutbildning vid Linköpings universitet, ser vi en mindre organisation som mer passande. Till följd av detta valde vi att i studien använda fallföretaget Sankt Kors.

Företagsbeskrivning

En organisation som uppvisar hög grad av autonomi i syfte att vara snabbfotade är Sankt Kors Fastighets AB, hädanefter Sankt Kors. Sankt Kors är en kommunalägd organisation som till 100 procent ägs av Linköpings Stadshus AB och med kontor i området Ebbepark. På Sankt Kors är man idag ca 25 anställda som främst arbetar med företagsmiljöer i olika former. Sankt Kors syfte är att främja utveckling och tillväxt i Linköping, något som speglas av visionen ”vi skapar modiga miljöer där tillväxt flödar”. Detta vill de följa upp genom att tillhandahålla kreativa företagsmiljöer för nya företag. Sankt Kors riktar sig alltså främst till företag men kan ibland även ha föreningar som hyresgäster. Miljöerna kan vara byggda utifrån kommunala initiativ som sedan uppdras Sankt Kors eller att Sankt Kors själva föreslår nybyggnationer. Sankt Kors är oftast med i planeringsarbetet av nya byggnationer, uppföljning av byggnation och även förvaltning. Byggnationen sker dock nästan uteslutande av externa aktörer. Det

varierar hur länge Sankt Kors förvaltar sina fastigheter och har oftast som målsättning att sälja av dessa för att kunna återinvestera i nya projekt. Ett exempel på ett sådant projekt är Mjärdevi center i Linköping, där ansvarade Sankt Kors för byggnationen men nu har sålt av alla fastigheter förutom en, Tornet.

Sankt Kors har förändrat sitt sätt att styra organisationen för att bli mer snabbförändliga. Företaget har fördelat ut stora befogenheter till att fatta beslut till alla medarbetare och de försöker även vara så chefslösa som möjligt. Anställda har nu själva stora möjligheter att påverka vad de ska göra, hur de ska utföra något och till att initiera nya projekt/idéer, vilket alltså indikerar hög grad av autonomi. Att fördela ut ansvar och ge anställda ett stort självbestämmande är något som Sankt Kors själva säger har lett till en ökad motivation hos anställda, något som även stödjs av Hage (1999) som skriver att en större frihet för anställda leder till en ökad motivation. Utåt har de fortfarande titlar men internt försöker de att inte använda dessa och det finns inte heller några rollbeskrivningar för olika positioner. Sankt Kors har som målsättning att kunna vara flexibla och initiera nya projekt inom flera områden. Man försöker därför inom företaget att uppmuntra till innovation och nya idéer.

Syfte

I och med att organisationer långsiktigt behöver skapa förutsättningar för att möta en marknad som blir mer snabbförändlig skapar hög autonomi tillsammans med en effektiv koordinering stora möjligheter. Samtidigt har vi inte kunnat hitta studier som undersöker hur detta ska uppnås. Syftet som beskrivs nedan ska därför svara mot ett första steg i att kunna utnyttja möjligheter med hög autonomi tillsammans med effektiv koordinering.

Syftet med studien är att undersöka vilka behov som finns för att koordinera effektivt i olika situationer inom en organisation med hög autonomi.

För att besvara studiens syfte har vi i studien genomfört flera delar. Först skapade vi oss en uppfattning om autonomins inverkan på en organisation samt vad koordinering innebär, vilket undersöktes i den teoretiska referensramen. Utifrån den teoretiska referensramen tog vi sedan fram en analysmodell som visar vad vi tog med oss utifrån teori och hur detta undersöks i studien. Vidare gjorde vi en empiriinsamling och samanställde anställdas erfarenheter av olika situationer och dess koppling till autonomi och koordinering. Utifrån empiri och resultat genomförde vi sedan en analys av de empiriska exemplen med analysmodellen som lins. Från detta har vi kunnat dra slutsatser kring vilka behov som finns för att koordinera effektivt och hur autonomin påverkat koordineringen på Sankt Kors. Studien visar bland annat att det går att kombinera autonomi och kontroll utan att det får negativa effekter på organisationens övergripande nivå av autonomi, vilket skapar förutsättningar för en mer effektiv koordinering. Vi har även sett att hög autonomi kan leda till behov av mer kontroll för att undvika en

Avgränsningar

Vi kommer i studien inte ta hänsyn till vem som genomför förändringar och förslag, eller hur genomförandet görs, detta eftersom att vi ser implementering som ett efterföljande steg utifrån studiens resultat.

Disposition

Rapportens innehåll är uppdelat på olika kapitel där det första kapitlet benämns inledning. Kapitlet börjar med en kort bakgrund till autonomi och koordinering där vi sedan problematiserar begreppen och lyfter varför denna studie var relevant att genomföra. Följande kapitel, metod, beskriver den design som vi använt i studien och där ingående delar, så som forskningsfilosofi och metodik beskrivs. För att även ge upphov till eventuella förbättringsförslag vid liknande studier kommer vi i detta kapitel även reflektera kring den metodik som använts, detta för att på så sätt också underbygga trovärdigheten och tillförlitligheten i studien. För att skapa en teoretisk grund till arbetet innehåller kapitel tre, teoretisk referensram, en litteraturstudie som sammanfattar den aktuella teori som finns inom rapportens ämnesområde. Nästkommande kapitel berör studiens analysmodell som sammanfattar det som vi anser är relevant teori och ger på så sätt bra underlag till vad kommande datainsamlingen bör beröra. Efter detta presenteras studiens empiri och resultat som speglar den datainsamling som gjordes genom intervjuer. Under kapitlet, analys, jämför vi den empirisk data och den teori som berörts i studien, detta för att visa vilka kopplingar eller avvikelser som kan identifieras och detta ger upphov till studiens slutsats, som är rapportens nästkommande kapitel. I slutsatsen besvarar vi studiens syfte och rapporten avslutas sedan med en diskussion kring studiens resultat och reflektioner av arbetet. Detta kapitel inkluderar även vad vi anser är intressant att undersöka i vidare studier. Utöver detta tillkommer även en referenslista.

2 Metod

Kapitlet förklarar och argumenterar för det förhållningssätt och den ansats som vi har haft i studien. Vi beskriver de ramar som funnits för studien och hur studien genomförts. I slutet av kapitlet tar vi även upp studiens generaliserbarhet, etik samt metodkritik.

Förhållningssätt – studiens kunskapssyn

Flera olika författare beskriver olika kunskapssyner och förhållningssätt som en rapport kan ha. Som exempel nämner Klein och Myers (1999) tre olika filosofier som en forskning kan utgå ifrån och som då spelar roll för hur forskningen genomförs. De tre filosofierna är positivism, interpretivism och kritisk teori. Klein och Myers (1999) beskriver dessa tre filosofier i form av tre olika exempel där varje exempel kopplar an till en av filosofierna. May (2013) nämner ytterligare begrepp för en forskningsfilosofi, hermeneutik. Både hermeneutik och interpretivism är mer kopplat till ett subjektivt förhållningssätt och står i motsatts till positivism (May 2013; Klein och Myers 1999). Det finns alltså stöd för att dessa begrepp har samma innebörd, vilket är att ha ett mer tolkande perspektiv.

Syftet med vår studie var att undersöka vilka behov som finns för att koordinera effektivt i en organisation med hög autonomi. För att besvara detta syfte har vi valt att inte besvara det direkt utan att dela upp det i mindre delar. Vi valde först att undersöka nivån av autonomi för att sedan se till balansen mellan autonomi och kontroll. Att vi på detta sätt delade upp ett komplex problem till mindre beståndsdelar är något som Patel och Davidson (2003) skriver är ett kännetecken för ett positivistiskt förhållningssätt, vilket alltså var passade för vår studie och det förhållningsätt som vi valde att utgå ifrån. Att vi även försökte förklara genom teori och vara så objektiva och faktabaserade som möjligt gällande den litteraturstudie och empiriinsamling som genomfördes är något som ligger i linje med det positivistiska förhållningssättet. Att påverkas av kontexten och den sociala konstruktionen för att beakta människans åsikter och tolkningar i olika situationer är något som har större koppling till det mer tolkande förhållningsättet, vilket alltså var något som vi därmed skulle försökt att undvika. Att undvika tolkningar under empiriinsamling och utifrån vår placering på fallföretaget var detta dock inte möjligt. Vi såg det inte heller som eftersträvansvärt att helt undvika tolkningar, trots det positivistiska synsättet. Att en studie i viss mån kan växla mellan ett tolkande och ett positivistisk förhållningsätt är något som både May (2013) och Patel och Davidson (2003) tar upp. Patel och Davidson (2003) skriver att människor bär på egna teorier vilket gör att iakttagelser ofta filtreras och påverkas hos människan, något som i sin tur gör att ett strikt förhållningssätt inte är möjligt. Utifrån vad May (2013) och Patel och Davidsson (2003) påpekar kände vi oss trygga med att utgå från ett positivistiskt förhållningssätt även om vi, som tidigare nämnt, ibland även kopplade an till ett tolkande förhållningsätt.

Undersökningsmetod

I en studie finns det olika sätt att förhålla sig mellan teori och insamlad empirin, vilket då är studiens ansats (Blomkvist and Hallin 2014). Tre olika ansatser som Blomkvist och Hallin (2014) beskriver är; deduktiv, induktiv samt abduktiv.

Studien genomfördes på ett sådant sätt att det empiriska underlaget styrde oss till ett visst område, som även styrde vilken teori som vi eftersökte. Teori var sedan till grund för vilken empiri som samlades in. Insamlade data jämfördes tillbaka mot teori för att teori och empiri tillsammans skulle hjälpa oss att få en bättre förståelse. Att på detta sätt hoppa fram och tillbaka och att både empiri och teori blir styrande i olika delar av studien gav upphov till en abduktiv ansats. Genom att använda sig av en abduktiv ansats skriver Patel och Davidson (2003) att det hjälper forskaren att inte låsa in sig lika mycket, vilket lättare kan inträffa vid en strikt deduktiv eller induktiv ansats. Blomkvist och Hallin (2014) påpekar dock att med den abduktiva ansatsen tar analysarbetet i studien mycket tid, detta då forskaren kan behöva vända sig till ny litteratur för att förstå studiens resultat.

2.2.1 Fallstudie

Patel och Davidson (2003) definierar en fallstudie som en studie där objektet man studerar är en mindre avgränsad grupp, vilket exempelvis skulle kunna vara en organisation. Även Blomkvist och Hallin (2014) definierar begreppet och skriver att ”en fallstudie är när man grundligt samlar in empiri från ett fall och använder det för att säga något om fenomenet”. Detta är något som passade bra för vår studie då studien endast involverade ett företag och fokus var på den interna verksamheten. Då studiens syfte innebar att skapa en förståelse kring ett visst problem är en fallstudie att föredra (Jacobsen 2002; Blomkvist and Hallin 2014). Det finns även olika typer av fallstudier (Blomkvist and Hallin 2014) och där denna studie skulle klassas som en utforskande fallstudie.

Då det positivistiska förhållningssättet var grundsynen i arbetet användes sedan Eisenhardts (1989) och Yins (2014) synsätt för att sätta ramarna för fallstudien. Detta då författarnas synsätt är starkt kopplat till det positivistiska förhållningsättet. Hur författarnas ramverk har påverkat och används i studien beskrivs närmare i avsnitt 2.3.

2.2.2 Datainsamling

Det finns främst två olika typer av data som kan samlas in, kvalitativa eller kvantitativa data. Vilken typ av data som efterfrågas påverkar hur insamlingen genomförs. Skillnaden mellan de två typerna är att den kvantitativa studien ofta resulterar i numeriska data istället för att resultera i kvalitativ information, vilket istället är resultatet i den kvalitativa studien (McMillan and Weyers 2010). Då studien bygger på att förstå ett sammanhang var det viktigt för oss att även anmärka och studera kontexten, varefter vi ansåg att en kvalitativ studie var mer passande. Detta är även något som styrks av McMillan och Weyers (2010) som skriver att en kvalitativ

studie är att föredra när studien är undersökande och då en fallstudie genomförs. Författarna skriver också att kvantitativa vs. kvalitativa metoder inte utesluter varandra och att det finns möjlighet att blanda dessa två metoder i samma undersökning. Att använda sig av både öppna frågor, vilket är kvalitativt, och frågor med Likertskala, vilket är kvantitativt, är ett sådant sätt (McMillan and Weyers 2010). Då vi i samband med intervjuerna också bad respondenten svara på en kortare enkät är detta något som skulle kunna speglas utifrån att vi blandade kvalitativ och kvantitativ datainsamling. Dock var enkäten bara en liten del och utgjorde inte grunden till den datainsamling som gjordes, vilket gjorde att vi fortfarande ansåg att datainsamlingen i sin helhet var kvalitativ.

Genomförande

För att vi ska kunna ge en bra bild över studien och dess olika faser presenterar vi nedan studiens arbetsgång, en förenklad illustration visas i Figur 1. I figuren visas de fyra faser som arbetet med studien har bestått av. Trots enkelpilarna mellan faserna så har arbetet varit iterativt och alla delar av studien har kontinuerligt utvecklats under arbetets gång.

Figur 1. Studiens genomförande

Fas 1 syftade till att vi identifierade det problem som studiens skulle undersöka. Detta ansåg vi gav en klarare bild över situationen och en bättre förståelse, vilket var en viktig pusselbit i vår vidare process att beskriva den gällande problembeskrivningen och för att kunna formulera studiens syfte. När vi sedan ringat in studiens problem och dess undersökningsområde följde vi upp med arbetet att bestämma studiens förhållningssätt och dess undersökningsmetod, vilket gav upphov till studiens metodval, fas 2. Metodvalet gav oss en bra grund till att fortsätta med studien och till viss del även en säkerhet i att det fanns stringens i studiens metod. I fas 3 påbörjade vi en mer ingående litteraturstudie som gav oss ytterligare förståelse för vad som hade tagits upp och diskuterats inom området koordinering och autonomi. Under denna fas skapade vi även en analysmodell utifrån den kunskap och förståelse vi fått. Under den sista fasen, fas 4, samlade vi in empiriska data från fallföretaget genom flertalet intervjuer.

Fas 1: Identifiera problem •Förstudie med intervjuer på Sankt Kors •Litteraturstudie Fas 2: Metodval •Val av ansats •Design av forskningsmetod Fas 3: Fördjupad litteraturstudie •Ingående litteraturgenomgång •Skapande av analysmodell • Undersökning av och jämförelse med tidigare studier Fas 4: Datainsamling och analys •Datainsamling via intervjuer •Bearbetning av data •Dataanalys •Slutsatser och rekommendationer

Utifrån analysen och studiens syfte kunde vi sedan komma fram till ett antal slutsatser, men även andra intressanta upptäckter som låg något utanför och som tas upp i diskussion. Från analysen fick vi även en del rekommendationer till Sank Kors, men då dessa är anpassade för fallföretaget och är svåra att generalisera valde vi att presentera dem separat för fallföretaget. För att på kunna sätta ramarna för studiens genomförande valde vi att till stor del använda oss av Eisenhardt (1989) tankesätt. Eisenhardt (1989) presenterar i sin artikel ett ramverk innehållande åtta steg för hur en fallstudie kan genomföras. Varje steg innehåller sedan flera olika aktiviteter med olika syften. Vi har till stor del valt att följa dessa steg men vissa aktiviteter ansågs inte passande och har därmed utelämnats från studien. Ett sådant exempel är att vi till stor del utelämnade Eisenhardts (1989) aktivitet Analys inifrån där det preliminära syftet är att göra en stor mängd data mer hanterbar. Då vi saknade sådana mängder data var steget inte relevant för oss att genomgå. När Eisenhardt (1989) presenterar Analys inifrån gör författaren det utifrån en studie som involverade en undersökning av mer än 2500 stycken filmer, vilket är en betydligt större omfattning än vår studie. Presentation av ramverket och dess olika steg samt hur vår studie kopplas an till detta ramverk visas i Tabell 1 nedan. Mer ingående redogörelse för hur genomförandet av studien gått till och hur genomförandet har kopplat an till Eisenhardts (1989) ramverk presenteras i efterföljande rubriker.

Tabell 1. Process för hur en fallstudie kan genomföras

Steg Aktivitet Anledning Beskrivs i studiens

avsnitt med namn

Att komma igång

Definiera forskningsfrågor För att få fokus i studien Inledning

Möjligen identifiera viktiga variabler för studien

Ger en bättre grund för att mäta

teoretiska begrepp Inledning

Ingen teori eller hypoteser

För att inte låsa in sig i förutfattade meningar och kunna vara flexibel

Inledning

Välja fall

Specificera population Begränsar yttre variationer och

styrker den externa validiteten Inledning

Teoretisk testning Fokuserar arbetet till teoretiskt användbara fall

Inledning/ Litteraturstudie

Forma

instrument och förhållningsätt

Multipla

datainsamlingsmetoder

Styrker den teoretiska grunden

genom triangulering av bevis Utelämnats

Kombinera kvalitativa och

kvantitativa data Synergistiskt synsätt av bevis Empiriinsamling

Flera utredare Utveckla olika perspektiv och

styrker underbyggnaden Empiriinsamling

Gå in i fältet

Överlappa datainsamling och analys

Snabbar på analysarbetet och hjälper att justera

datainsamlingen

Empiriinsamling

Flexibla och opportunistiska datainsamlingsmetoder

Hjälper utredare att utnyttja fördelar av framväxande teman och unika situationsegenskaper

Utelämnats

Analysera data

Analys inifrån

Skapar kännedom för studiens data och preliminär

teorigenerering. Gör en stor mängd data mer hanterbar

Utelämnats

Analys utifrån jämförelse genom skilda tekniker

Tvingar utredare att se utöver det första intrycket och se bevis utifrån flera perspektiv

Analys

Skapa hypoteser

Skapa iterativa tabeller med bevis från varje teoretiskt begrepp

Stärker definitionen av de teoretiska begreppen, validiteten och mätbarheten

Analys

Återupprepa logik mellan olika situationer

Bekräftar, utökar och styrker

teori Analys

Leta bevis på ”varför”-frågan Bygger den interna validiteten Analys

Omsluta litteratur

Jämföra med litteratur som står i konflikt

Bygger den interna validiteten, ökar den teoretiska nivån och stärker definitionen av de teoretiska begreppen

Analys

Jämföra med liknande litteratur

Stärker generaliserbarheten, förbättrar definitionen av de teoretiska begreppen och ökar den teoretiska nivån

Analys

Nå avslut Teoretisk mättnad när det är

möjligt

Skapar avslut när

2.3.1 Inledning

Studien började med att vi bestämde dess omfattning för att sedan formulera studiens problembeskrivning. Att börja med en förstudie för att på så sätt ringa in sin studie, är något som både Yin (2014) och Eisenhardt (1989) tar upp som fördelaktigt.

För att kunna bestämma studiens omfattning kretsade första delen av arbetet till stor del kring att ta fram olika förslag på undersökningsområden för studien. Undersökningsområdena togs dels fram utifrån kurser som vi läst inom strategi och styrning vid Linköpings universitet och dess litteratur, men även utifrån ett tidigare arbete som vi genomfört på Sankt Kors. Under det tidigare arbetet, som berörde området innovationsklimat, identifierade vi att strategi och styrning var intressanta områden att undersöka med anledning av företagets kontext, ett stort självbestämmande, få riktlinjer och en platt organisationsstruktur. Exemplen på undersökningsområden som togs fram var strategikarta, styrningsmodell och innovationsstrategier.

Utifrån framtagna undersökningsområden valde vi sedan att genomföra två stycken intervjuer på Sankt Kors för att på så sätt fördjupa oss kring vilket område som skulle vara intressant för studien. Utifrån intervjuerna gick det att avläsa att koordinering inom organisationen var ett område som fick konsekvenser utifrån både organisationsstrukturen och organisationskulturen. Informationen från intervjuerna var till grund för en övergripande litteraturinsamlingen, vilket blev studiens preliminära litteraturbas. Eisenhardt (1989) förespråkar att inte fördjupa sig i teori innan datainsamlingen genomförs då detta kan göra att forskaren fastnar i samband som egentligen inte är relevanta, något som stämde väl överens med vår övergripande litteraturinsamling.

Inledningens andra del syftade till att formulera studiens problembeskrivning, vilken ledde fram till studiens syfte. Då vi hade skapat en preliminär litteraturbas och genomfört två intervjuer fanns en tillräcklig grund till att formulera ett första syfte med tillhörande frågeställningar.

En aspekt som Eisnehardt (1989) lyfter är att det är viktigt att definiera forskningens fokus då det annars är lätt hänt att man blir överväldigad av volymen data. Eisnehardt (1989) lyfter även att gå in djupare kring studiens fokus hjälper forskaren att identifiera vilken design och vilka metoder som är lämpliga. Av den anledningen valde vi att genomföra ytterligare tre intervjuer som då gjorde att studiens fokus ringades in ytterligare. Efter att det tre intervjuerna genomförts valde vi att återgå till litteraturen för att säkerställa att det mer fokuserade området fortfarande hade en relevant koppling mot teori inom ämnet. De tre nya intervjuerna ledde även till en omarbetning av syftet, som skickades till Sankt Kors för att säkerställa deras samtycke.

2.3.2 Litteraturstudie

Innan vi påbörjade den huvudsakliga empiriska undersökningen valde vi att genomföra en större litteraturstudie. Som tidigare nämnt är detta något som går emot vad Eisenhardt (1989) skriver att den empiriska datainsamlingen ska samlas in utan en bakgrund från litteraturen. Det som är viktigt att ha med sig är att Eisenhardt (1989) förespråkar detta utifrån ett syfte att samla in information om ett problem med hjälp av en fallstudie. Då Sankt Kors inte tidigare funderat eller arbetat kring de koordineringsbegrepp som återfinns i studiens syfte ansåg vi inte att fallföretaget kunde vara i lika stort fokus som Eisenhardt (1989) förespråkar. Vi valde att först genomföra en litteraturstudie då vi kände att vi saknade en grundläggande kunskap inom området, som var nödvändig för att kunna samla in relevant data i empiriinsamlingen.

Litteraturstudien genomfördes främst genom att använda Linköping universitets databas ”Business source premier” och ”Google Scholar”. Även Linköpings universitets allmänna databas användes när den primära databasen inte kunde anses tillräcklig, detta gjordes till exempel när vi inte kunde hitta refererade artiklar i den primära databasen. I början av arbetet var sökandet av artiklar mer brett medan det i slutet av litteraturstudien var mer fokuserat. Den breda sökningen genomfördes genom att använda nyckelord som exempelvis; “Coordination”, “Communication”, “Self-management”, “Collaboration”, “Organic structure”, “Autonomy”, “Management control”, “Surveillance”, “Monitoring” och “Trust”. Den fokuserade sökningen var att exempelvis kombinera olika sökord eller att vi sökte efter specifika artiklar och författare inom de relevanta ämnena.

Att utvärdera om artiklar var relevanta eller inte gjordes på olika sätt. Vi utgick både från artikelns titel och dess sammanfattning för att se om artikeln berörde ett intressant område. Även att se till författares referenser var till bra hjälp för att utvärdera en artikel. Att författarens teorier refererats till i andra publikationer visade oss att teorierna var uppmärksammade inom akademin och att det därmed fanns lärdomar från dessa teorier som vi kunde dra nytta av. Att använda referenslistan i relevanta artiklar var även ett bra sätt för oss att hitta nya artiklar. Då vi hittade artiklar utan en referenslista togs dessa inte med i studien. Dock uteslöts inte teorin som artikeln presenterade utan vi undersökte istället om det fanns liknande argument som togs upp av andra författare. Förutom detta såg vi även till artikelns antal citeringar. Citeringarna innebar ibland medhåll från andra författare och ibland kritik, utifrån detta kunde vi lättare bedöma hur relevant artikeln ansågs vara. Då relevansen genom referenslistan baserades på våra egna bedömningar var antalet citeringar ett bra komplement för att även se hur andra, mer insatta inom forskningsområdet, hade bedömt artikeln.

I största möjliga mån valde vi att gå till originalkällan för att undvika att styras för mycket av någon annans tolkning. Om det inte var möjligt att hitta originalkällan lades det större vikt på att belysa kontexten när källan togs upp för att på så sätt visa en större transparens.

2.3.3 Empiriinsamling

Genom inspelningar samlade vi in data under intervjuerna, som sedan sammanfattades skriftligt. Vi valde att inte ta med all data från sammanfattningarna i empirikapitlet eftersom att allt inte ansågs relevant. Vad som ansågs relevant eller inte avgjordes utifrån analysmodellen och studiens syfte. Fokus var på att främst ta med den information där flera respondenter var överens eller påpekade samma sak. Detta eftersom att den data ansågs ha en större grund i vad Sankt Kors som organisation tyckte och den var också oftast mer korrekt än data från endast en respondent. Dock var det även viktigt för oss att ta med data från när respondenterna inte var överens.

2.3.3.1 Förberedelse av intervjuerna

Studien som genomfördes inkluderade 15 stycken intervjuer med anställda på företaget. De 15 intervjuerna inkluderade anställda från olika områden inom företaget, vilket är något som Eisenhardt (1989) rekommenderar. Detta på grund av att författaren skriver att personal från olika nivåer och med olika insikter inom en organisation kommer ge olika perspektiv, vilket då hjälper till att minska partiska åsikter. En svårighet som uppkom i valet av tillfrågandet av respondenter var att det i organisationen inte fanns några tydliga arbetsbeskrivningar, något som gjorde det svårare för oss att säkerhetsställa att alla områden inom organisationen var representerade. Sättet som vi hanterade detta på var att vi tidigt försökte kartlägga de olika personernas arbetsområden och på så sätt skapa oss en bild av vad som ingick i den anställdas arbetsuppgifter. Om det var anställda som vi då ansåg hade liknande arbetsuppgifter valde vi att inte intervjua alla utan istället bara välja ut en eller två av dessa personer. Exempelvis fanns det fyra stycken drifttekniker på Sankt Kors och där vi då valde att intervjua två av dessa. En aspekt som vi ansåg att vi borde ha inkluderat i kartläggningen var huruvida den anställda hade mycket intern kontakt eller mycket extern kontakt. Respondenterna som hade mycket extern kontakt gav ofta exempel som berörde det externa, vilket inte var relevant för oss då vi avgränsat oss till det interna. Samtidigt var detta också svårt att ta hänsyn till av samma anledning som tidigare, att det inte fanns några tydliga arbetsbeskrivningar och där många anställda arbetade gränsöverskridande. Ytterligare aspekter för oss vid tillfrågandet av respondenter var att vi försökte få en så bred bild som möjligt. Därav valde vi att genomföra intervjuer med personer som både var nyanställda inom ett år samt personer som varit där längre än fyra år.

I förberedelserna av intervjuerna diskuterade vi målet med varje intervju. Då vi efter detta insåg att det inte fanns några större skillnader mellan de anställda och dess koppling till studiens syfte valde vi att inte ha olika intervjuguider för olika anställda. Olika intervjuguider kan vara av större relevans om det till exempel fanns en tydligare ansvarsfördelning eller hierarkisk nivå inom Sankt Kors. När vi tog fram intervjuguiden strävade vi mot att inte ställa ledande frågor. De två första intervjuerna valde vi också att använda likt pilotintervjuer där vi efter de två

intervjuerna omarbetade vissa frågor. Anledningen till att vi omarbetade vissa frågor var för att vi ville ha mer öppna frågor. Vi valde också att flytta om vissa frågor då vi kände att detta skulle ge oss ett bättre flyt under intervjuerna. Att ha öppna frågor är något som rekommenderas av Turner (2010) då detta gör att respondenterna kan svara på sina egna villkor.

Turner (2010) skriver även att man kan använda intervjufrågorna på olika sätt, antingen som ett manus som följs utan avvikelser eller att man har informella frågor med utrymme för avvikelser. Då syftet inte bygger på en hypotes ansåg vi det viktigt att ställa frågor som var flexibla för formulering samt att kunna ställa följdfrågor. Detta är något som Turner (2010) beskriver som en generell metod med intervjuguider och något Blomkvist och Hallin (2014) skriver är en semistrukturerad intervju, då intervjun organiseras utifrån ett visst antal teman eller frågeområden. Vi valde formatet semistrukturerade intervjuer eftersom det baserat på ovanstående gav oss möjligheten att kunna följa med i samtalet och lägga till följdfrågor beroende på de svar vi fick. När vi ställde följdfrågor var dessa främst kopplade till vårt syfte och vi var noga med att inte ställa följdfrågor som öppnade upp för helt nya fokusområden. Detta fick konsekvensen att vi kan ha missat områden som haft koppling till vårt syfte och som vi inte tänkte på, men gjorde att vi fick en mer fokuserad studie. Att bara komma in på följdfrågor som vi kände var relevanta för vår studie var dock en svårighet som vi upplevde. Då samtalet ibland kunde sväva iväg försökte vi hantera detta genom att byta samtalsämne och leda tillbaka till ett relevant spår. För att inte avbryta respondentens tankegångar valde vi att vara flexibla med i vilken ordning frågorna kom.

Som ett komplement till vår intervjuguide valde vi att också genomföra en enklare enkätundersökning i samband med intervjuerna, som även är något Eisenhardt (1989) förespråkar. Enkäten innehöll fyra stycken påståenden som kunde besvaras gradvis högt eller lågt. Syftet med enkätundersökningen var att respondenten anonymt skulle kunna svara på frågor som annars kunde anses känsliga. De fyra påståendena var också alla kopplade till begreppet autonomi vilket gjorde att vi fick en bekräftelse på att även de anställda upplevde en hög grad av autonomi inom organisationen.

2.3.3.2 Genomförande av intervjuerna

Tabell 2 beskriver de genomförda intervjuerna på Sankt Kors, respondenterna och deras roller. Rollbeskrivningen kommer från respondentens egna beskrivningar. Respondenternas namn är fiktiva.

Tabell 2. Genomförda intervjuer

Respondent Rollbeskrivning Arbetstitel Intervjutid

Sara

Sara arbetar som ekonomichef och har gjort det sedan 2010. Rollen innebär att Sara arbetar med helheten när det gäller all ekonomi. Mycket jobb blir rörande den ekonomiska rapportering som görs. Både rapportering som sker löpande, månadsvis och tertialvis.

Ekonomichef 1,5h

Emelie

Emelie arbetar sedan cirka ett år tillbaka som Community Manager för Sankt Kors senaste företagsmiljö Ebbepark. Rollen innebär att Emelie arbetar mycket med utvecklingen av företagsmiljön. Detta innebär då att hon arbetar övergripande med hur man når den vision som man vill strävar mot, både med att välja vilka företag som ska finnas i företagsmiljön men även vad som skall finnas runt omkring.

Community

Manager 1,5h

Anna

Anna arbetar inom uthyrning och arbetar då främst med kontorshotellen som Sankt Kors har i några av sina fastigheter. Arbetet involverar att hjälpa till vid inflyttning, utflyttning eller omflyttning av företag. Arbetet involverar även att Anna gör kontinuerliga statusuppdateringar för att ta reda på hur behoven ser ut för varje hyresgäst för att på så sätt kunna se till att även hjälpa hyresgästen i nästa steg. Anna arbetar även en del med de event som Sankt Kors genomför. Anna har arbetat på Sankt Kors i cirka sju månader.

Uthyrare 1,5h

Joakim

Joakim har under ett år varit system/hyreskoordinator vilket innebär mycket arbete med den administration som sker kring hyresgästerna. Detta inkluderar att lägga in data om hyresgästen i Sankt Kors olika system samt att även hålla dessa system uppdaterade. Joakims arbete innebär även att skicka ut hyresavier till hyresgästerna och se till så att dessa avier betalas.

System-/

hyreskoordinator 1,5h

Frida

Frida arbetar som marknadschef vilket innebär att mycket av hennes arbete består av marknadsföring av både Sankt Kors samt de projekt som Sankt Kors genomför och är involverade i. I rollen ingår det mycket kring relationsbyggande och att arbeta med

varumärkesvård. Chef Marknad och Kommunikation 1,5h Lisa

Lisa är VD-assistent, vilket hon har varit i två och ett halvt år. Eva arbetar dock inte bara inom rollen som VD-assistent utan hon är också involverad i andra projekt som drivs på Sankt Kors. Projekten kan vara av olika slag och Eva är just nu är involverad i ett IT-projekt samt ett GDPR-projekt.

Mats

Mats arbetar med fastighetsutveckling på Sankt Kors, vilket han gjort sedan 2011/2012. Rollen som Mats har innebär mycket arbete med olika typer av

utvecklingsprojekt. Mats är ofta med tidigt i Sankt Kors olika projekt och arbetar ofta med att ta fram

utvecklingsplanerna för dessa.

Fastighets-utveckling 1,5

Fredrik

Fredrik arbetar som Strategisk Controller, vilket är en roll som han haft i cirka fem månader. Fredrik arbetar inte så mycket med den löpande ekonomin utan istället med den mer långsiktiga ekonomin, vilket kan vara allt från tre till 20 år framåt. En del av Fredriks arbete involverar även att titta på sådana faktorer som berör ekonomin och som i framtiden kan påverka ekonomin, som exempelvis moms.

Strategisk

Controller 1,5h

Jakob

Jakob arbetar som drifttekniker för de fastigheter som Sankt Kors äger i företagsmiljön Ebbepark. Rollen innebär att underhålla och serva fastigheterna. Detta görs både genom att man åker ut och tittar till fastigheterna samt att man tar hand om de felanmälningar som kommer in.

Drifttekniker 1,5h

Dag

Dag har arbetat cirka fyra år på Sankt Kors och är konsult inom utveckling av innovativa företagsmiljöer. Just nu arbetar Dag cirka två till tre dagar i veckan och då främst med Vreta Kluster. Mycket av arbetet kretsar då till att vara ett bollplank för att stötta och utveckla företagsmiljön. Utveckling av innovativa företagsmiljöer 1,5h Maria

Maria är chef för marknad och uthyrning, vilket innebär att hålla koll på vilka lokaler som är lediga, både befintliga och kommande, och att matcha dem mot marknaden som Sankt Kors är ute efter. En del av Marias roll är även att försöka lyssna av företag och få koll på hur en bransch ser ut och vad en sådan bransch behöver.

Chef Marknad

och Uthyrning 1,5h

Kalle

Kalle arbetar som drifttekniker för de fastigheterna som Sankt Kors äger i Mjärdevi Center samt i Nätverket. I sin roll har Kalle samma arbetsuppgifter som Jakob.

Drifttekniker 1,5h

Felicia

Felicia har arbetat på Sankt Kors i tio månader och började då i en ny roll som agil tillväxtchef. Felicias roll innebär är att på längre sikt se vad det är för företag som Sankt Kors vill ha i deras framtida företagsmiljöer. I rollen är det mycket fokus kring omvärldsbevakning, tillväxtfrågor samt affärsutveckling.

Tillväxtchef 1,5h

Roland

Roland arbetar som intern projektledare på Sankt Kors vilket innebär att han arbetar mycket med

ombyggnationer för Sankt Kors nuvarande hyresgäster. Mycket av rollens fokus är på byggdelen samt att se till att hyresgästernas får med sina tankar och idéer i processen.

Projektledare 1,5h

Alf

Alf är fastighetschef på Sankt Kors vilket innebär att han är ansvarig för den dagliga driften av samtliga av Sankt Kors fastigheter. Detta innebär att han är involverad mycket i projekt som är ombyggnationer för befintliga hyresgäster men även i en del nybyggnationer. Då Alf till större del är involverad i projektstadiet har han fyra drifttekniker han ansvarar för, däribland Jakob och Kalle.

Under samtliga intervjuer var vi två stycken som genomförde intervjuerna. Vi valde att dela upp vårt fokus där en person hade koll på intervjufrågorna och den andra personen ställde följdfrågor, något som gjorde att det skapades en bra dynamik under intervjuerna samtidigt som det gav oss ett stort utrymme att kunna ta till oss det respondenten sa. Genom att vi båda var med under varje intervju kom bådas åsikter och tolkningar av vad intervjuobjekten sagt med. Samtidigt blev det lättare för oss att ställa följdfrågor när någon av oss uppfattade något som kunde vara relevant för studien. När intervjuer utförs i par rekommenderar Eisenhardt (1989) att dela upp ansvaret under intervjun. Vi har inte hållit oss strikt till detta, utan där vi båda har kunnat ställa följdfrågor om personen kommit på en sådan. I de fall där det inte känts naturligt att komma med en följdfråga utan att avbryta intervjun har vi antecknat ned frågan och ställt frågan i slutet av intervjun istället.

Varje intervju som genomfördes var personliga intervjuer. Det finns många alternativ för hur man kan genomföra en intervju där man exempelvis kan genomföra en intervju i grupp (McMillan och Weyers 2010). Anledningen till varför vi valde att endast genomföra intervjuer med en respondent i taget var för att vi inte ville att respondenten skulle kunna påverkas av andra under intervjun. Även Kvale (2007) påpekar att det kan vara svårare att få fram känslig information vid en gruppintervju i förhållande till intervju med en respondent. Fördelen som dock finns med gruppintervjuer är att det ofta kan leda till en större diskussion (Kvale 2007). Gruppintervjuer skulle kunnat vara användbart för oss då vi under vissa frågor märkte att det var direkta skillnader i respondenternas svar, men där det ändå fanns antydningar om att respondenterna var inne på samma spår. Att genomföra personliga intervjuer var en fördel då det var lättare för oss att läsa av kroppsspråk och ansiktsuttryck på respondenterna. Om vi ansåg att det fanns en osäkerhet i respondenten kroppsspråk eller ansiktsuttryck i jämförelse mot det respondenten svarade valde vi att skriva ner detta som en anteckning för att sedan diskutera osäkerheten efter intervjun. Under intervjuerna märkte vi att respondenterna ibland sade saker som att hela organisationen hade en gemensam bild, till exempel när en respondent sade att mycket av den kommunikation som sker på Sankt Kors är muntlig. Vid dessa fall har vi varit kritiska i vårt förhållningssätt och försökt dubbelkolla informationen med flera inom organisationen för att kunna tyda om det är sant eller inte. Om det inte verkar stämma har vi inte valt att ta med det. Turner (2010) skriver att man ska välja en sådan miljö som respondenten känner sig bekväm i. Av den anledningen valde vi att genomföra samtliga intervjuer på Sankt Kors kontor, vilket vi tror gjorde att respondenten var mer tillmötesgående till att dela med sig av information. För att vi även skulle kunna gå tillbaka till intervjuerna och säkerhetsställa om att inte ge en felaktig bild av det respondenten sade valde vi att spela in varje intervju.

Ingen av de genomförda intervjuerna avbröts på grund av att den utsatta tiden inte räckte till. Detta är något som vi såg som positivt då vi kände att vi fått fram den information som vi var ute efter och som vi ansåg var relevant för studien. När vi genomfört samtliga intervjuer kände

vi att vi fått bra data till den empiriinsamling som eftersöktes vilket gjorde att vi inte valde att boka in ytterligare intervjuer för att komplettera vår datainsamling. Att samla in information tills inga nya svar längre uppkommer är något som Eisenhardt (1989) rekommenderar.

2.3.3.3 Sammanställning av intervjuerna

Vi valde att inte transkribera våra intervjuer utan istället skriva en utförligare sammanfattning av varje intervju, något som vi sedan kunde utgå ifrån för att presentera vår empiriinsamling. Sammanfattningarna togs fram utifrån intervjuinspelningar och våra egna anteckningar från intervjuerna. Anledningen till att vi valde att sammanfatta istället för att transkribera var för att vi ansåg att det främst var sammanhanget och olika påverkansfaktorer som var det viktiga att få fram. Eisenhardt (1989) skriver att det kan vara svårt att avgöra vilken information som är relevant och att det därför är viktigt att skriva ner de intryck som fås vid tillfället som informationen erhålls, något som gör att man på så sätt undviker att viktig information sållas bort i ett tidigt skede. Detta är vad författaren kallar att anteckna streams-of-consciousness där frågor som "vad lär jag mig?" och "hur skiljer sig detta från de tidigare fallen?" underlättar processen för att veta vilken information som är relevant och som man kan ta med sig. Detta skriver författaren även hjälper till att kunna påbörja sin analys, något som också vi kände då vi upplevde det svårare att gå tillbaka till de tidiga intervjuerna och komma ihåg vad som sades. Efter varje intervju valde vi också att tillsammans sitta ner och diskutera det som hade sagts för att kunna sammanställa vilken information som vi trodde skulle kunna var intressant att ta vidare. Diskussionen och våra anteckningar gjorde att vi på ett sätt började vår analys redan innan empiriinsamlingen var färdigställd, något som Eisenhardt (1989) påpekar ofta inträffar. Diskussionen ledde inte bara till att vi startade med vår analys utan även att vi gick tillbaka för att revidera tidigare delar, till exempel att vi identifierade faktorer som vi inte hade med i vår teoretiska referensram, vilket då gjorde att vi fick eftersöka ny teori för att skapa oss en bättre kunskap inom just det området.

2.3.3.4 Ytterligare insamlingssätt

Eisenhardt (1989) skriver att det finns flera insamlingssätt, intervjuer, arkiv och observationer. Även Yin (2014) berör detta men delar då upp observationer i direkta- och deltagarobservationer samt att författaren också tillägger ytterligare ett insamlingssätt, nämligen fysiska artefakter som då är instrument, verktyg eller annat fysiskt bevis. Den dokumentation som vi har samlat in består av information från Sankt Kors hemsida, vilket till exempel var information om de olika företagsmiljöerna, något som vi använde för att komplettera den information vi fått från våra intervjuer. Även dokument från Sankt Kors intranät hämtades in för att komplettera. Bland annat pratade respondenterna om en projektprocess som i mångt och mycket var relativt styrd, ett exempel då vi kunde använda intranätet för att se hur denna process gick till. Att vi fick möjlighet att kolla upp information som en respondent har angett har ökat tillförlitligheten i intervjusvaren.

Något som vi ansåg skulle kunna vara ett komplement till vissa av våra frågor var att genomföra observationer. Detta på grund av att koordinering kan kopplas samman med hur de anställda integrerar med varandra. Observationen skulle då kunna ge en bekräftelse över vad respondenterna sagt och på så sätt öka tillförlitlighet. Dock ansåg vi att observationer var svårt att genomföra på grund av att de anställda på Sankt Kors har ganska skilda arbetsuppgifter, vilket gjorde det svårt att veta vilka situationer som skulle uppstå. För vår del innebar detta att vi skulle behövt observera under en längre tidsperiod för att kunna få tillräckligt med relevant data. Om studien skulle haft en längre tidsram är detta något vi skulle kunnat tagit större hänsyn till att genomföra. Detta är ett exempel på när vi utelämnade det som Eisenhardt (1989) skriver med Flexibla och opportunistiska datainsamlingsmetoder.

2.3.4 Analys

Utifrån vår empiriska data började vi sedan arbetet med att analysera. Som en första del valde vi att ta inspiration ifrån det som Yin (2014) tar upp. Författaren skriver att det finns fyra faktorer en analys bör koppla an till: 1. visa att forskaren tittat på alla bevis och försökt använda så mycket som möjligt av det i analysen, 2. om möjligt kontrollera konkurrerande tolkningar, 3. diskutera den viktigaste aspekten av fallstudien, och 4. forskarna ska i analysen använda sina egna tidigare expertkunskaper för att visa att de är medvetna om hur nuläget i området ser ut vad gäller tankar och meningsskiljaktigheter. De fyra faktorerna skall stärka att erhålla en så kvalitativ analys som möjligt (Yin, 2014). Vi började med att gå igenom samtliga sammanfattningar vi hade skapat och mellan dessa försöka hitta samband i vad respondenterna sagt. När vi tyckte att vi hade hittat ett samband diskuterade vi dessa för att säkerhetsställa att vi hade gemensam bild av sambandet. Detta är då något som alltså kopplar an till Yins (2014) faktor 1 och faktor 3. Yins (2014) faktor 2 tyckte vi var den svåraste att förhålla oss efter då tidigare studier inom området autonomi och koordinering har applicerats i andra kontexter än vår, till exempel är många av de befintliga studierna genomförda i USA där det finns andra lagar och regler som organisationer måste förhålla sig efter. Detta gör att kontexten i många andra studier är annorlunda vilket i sin tur gör att det inte finns så många tidigare tolkningar inom vår studies kontext som vi kan kontrollera mot. Utifrån den kunskap vi hade samlat på oss från tidigare delar av studien togs detta med i vår genomsökning av sammanfattningarna vilket gör att vi anser att vi också har tagit hänsyn till faktor 4.

När vi sedan hade gått igenom alla sammanfattningar valde vi att följa det som Eisenhardt (1989) föreslår när en forskare ska genomföra en analys. Varje slutsats bör skrivas ned och kopplas till de empiriska bevis som stödjer denna slutsats (Eisenhardt, 1989). Detta kan göras i form av en tabell där teori samt bevis från empiriinsamlingen summeras. Författaren skriver att tillvägagångssättet underlättar att hitta samband mellan empiri och slutsats, vilket också gör det lättare att koppla an slutsatser och empiri till teorin. Vi valde att göra detta och skapade en tabell med tre spalter: en för slutsatsen, en för den empiriska bevisen och en för teorin. En