Utan att ha direkt information kring hanteringen av beroendet mellan olika aktiviteter, alltså hur situationen har koordinerats, i situationerna som syns i Tabell 5 kan vi ändå se att konsekvenserna i situationerna ofta innebär utmaningar för de anställda. Exempel på konsekvenser som har identifierats är; Svårt att veta vems ansvaret att driva ett projekt vidare
är, Risk att utföra uppgifter som hör till någon annans arbetsuppgifter samt Flera personer utför liknande uppgifter. Som visas i Figur 6 upplever vi att de tre typer av koordinering som
tas upp av Thompson (1967) inte innefattar situationer med hög autonomi och låg kontroll, något som indikerar att det i sådana situationer blir svårare att koordinera. Vi ser utifrån de utmaningar som beskrivits tillsammans med indikationerna från Thompson (1967) att det var svårt att koordinera i situationer med hög autonomi och låg kontroll. I situationen där många personer fick komma med input och tycka till berättade Roland att det är en utmaning att komma överens och att processen ofta tar lång tid. Thompson (1967) skriver att den tredje typen av koordinering; gemensam anpassning är den mest kostsamma typen av koordinering där kostnaden i detta fall kan ses som den tid det tar att fatta beslut och gå vidare i projektet. Roland nämnde att de försökte komma överens, något som antyder att det är koordineringstypen gemensam anpassning som användes för att koordinera. Thompson (1967) beskriver att en organisation bör försöka organisera sig i grupper för att minska kostnaderna för koordinering genom gemensam anpassning, något som ofta är fallet på Sankt Kors när nya idéer ofta genomförs som projekt i grupper. Samtidigt har som Roland nämnde alla anställda fortfarande möjlighet att komma med tankar och förslag till de projekt som genomförs. Utifrån detta är det rimligt att anta att det går att minska kostnaderna för koordinering genom att gruppera tydligare och mer begränsande. Gemensam anpassning är den koordineringstyp som passar när nivån av autonomi är högst, vilket stämmer väl överens med situationen då graden av autonomi i situationen var hög. Vi kan nu se att situationer med hög autonomi kan skapa behov att gruppera sig för att mer kunna koordinera mer effektivt och undvika att koordineringen kräver allt för mycket tid.
En effektiv koordinering är alltså något som vill uppnås för att arbetsuppgifter ska kunna lösas på ett effektivt sätt i en organisation och brister i koordinering leder då följaktligen till brister i utfallet av arbetsuppgifter.
Som tidigare nämnt finns situationer där autonomin inte är hög på Sankt Kors, se Tabell 5. Som exempel på sådana situationer har vi; Checklistor att följa, men inget tvång att följa dem, Alla
behöver följa en mall för att lämna in specifik information och göra detta i tid samt Rutiner, regler och checklistor som behöver följas vid byggnation. I tabellen går det även utläsa att
konsekvenserna av dessa situationer främst är positiva så som; Skapar struktur och
kontrollfunktion och Ökar möjligheten att upptäcka fel. Det finns dock även brister, det nämns
bland annat Kan göra processen långsammare än önskat. Situationerna går att placera inne i den elips som visas i Figur 6 och som utgår från Thompsons (1967) tre typer av koordinering. Vi har tidigare gjort antagandet att möjligheterna att koordinera i situationer som befinner sig innanför elipsen är goda. Även om konsekvenserna i situationerna inte enbart var positiva så kan vi se att de positiva effekter som uppstod tyder på att koordineringen fungerat väl. Det kan motiveras utifrån att de positiva effekterna är strukturella och att tydligheten samt strukturen är god i situationen, något som står i motsats mot tidigare situationer där autonomin var hög och tydligheten samt strukturen låg. Bristen att processen blivit långsammare kan antyda att till följd av den kontroll som finns sker ibland för mycket koordinering, vilket tar tid och leder till att processen blir långsammare. Andra brister i situationer togs upp av Kalle; Att ett system
ibland visar fel vilket leder till felprioritering är mer kopplat till systemet i sig snarare än
koordineringen. En intressant aspekt är att Sara skulle önskat att en process skulle kontrolleras ytterligare för att fungera smidigare och mer effektivt, något som då antyder att hon upplever att koordineringen skulle bli mer effektiv med hjälp av högre kontroll.
För att vidare analysera kring de typer av koordinering som nämns av Thompson (1967) kan vi göra det genom situationer som bland annat Lisa och Roland tog upp. Båda respondenterna nämner den rutin kring byggprocessen som finns i syfte att skapa en standard över hur byggprocessen ska hanteras och att situationer där rutinen används är lika varandra, se Tabell 5. Detta skapar då förutsättningar för att koordinera genom vad Thompson (1967) kallar för
koordinering genom standardisering, vilket är den första koordineringstypen och den typ som
passar för hög kontroll. Koordinering genom standardisering passar enligt Thompson (1967) i situationer som är relativt stabila, repetitiva och relativt få, vilket stämmer väl överens med situationer där rutinen för byggprocessen används. I en situation kring ekonomisk rapportering sade Sara att hon gjorde en planering och mall som sedan andra behövde följa genom att rapportera in data till Sara, se Tabell 5. I situationen finns då förutsättningar för Thompsons (1967) andra koordineringstyp, koordinering genom planering. Koordinering genom planering kräver mindre kontroll, alltså mindre regler, rutiner och uppföljning, än koordinering genom
standardisering, vilket även ses i situationerna där den som Sara nämner är mindre kontrollerad
För att sammanfatta utifrån hur situationerna är kategoriserade, alltså balansen mellan autonomi och kontroll tog vi tagit fram Tabell 11, som visar konsekvenserna på koordinering utifrån balansen mellan autonomi och kontroll. Situationer med hög autonomi och låg kontroll leder till utmaningar i att koordineringen tar mycket tid, samt att det kan finnas behov av att organisera olika grupper. I kontrast till situationer med hög autonomi och låg kontroll finns situationer med låg autonomi och hög kontroll. I sådana situationer ser vi istället att det blir lättare att koordinera. Vi har även sett att mycket koordinering tar tid, vilket inte alltid är eftersträvansvärt. I situationer med både låg autonomi och låg kontroll fungerar koordineringen relativt väl och vi har även sett behov av att mer kontroll skulle underlätta koordineringen. Även om de flesta situationer som vi identifierat på Sankt Kors befinner sig utanför elipsen i Figur 6, så förekommer fortfarande alla tre typer. Utifrån detta kan vi se att elipsens utformning i modellen passar för att ge en indikation kring vilken koordineringstyp som passar bäst för olika balans mellan autonomi och kontroll, men även att situationer utanför elipsen koordineras.
Tabell 11. Balansen mellan autonomi och kontroll samt konsekvenser på koordinering
Balans mellan autonomi och kontroll Konsekvenser på koordinering
Hög autonomi och låg kontroll
Thompsons (1967) typ gemensam anpassning ger tidskrävande koordinering. Finns behov av att organisera sig i grupper
Hög autonomi och hög kontroll Ej kunnat fastställa
Låg autonomi och hög kontroll
Välfungerande koordinering genom Thompsons (1967) koordineringstyper; koordinering genom standardisering samt koordinering genom planering
Låg autonomi och låg kontroll Relativt välfungerande koordinering. Antydan att mer
kontroll skulle underlätta
Utifrån analysen kring balansen mellan autonomi och kontroll tillsammans med Thompsons (1967) tre koordineringstyper går vi nu vidare och analyserar koordinering mer detaljerat genom att se till de typer av beroenden som tagits upp av Malone och Crowston (1994) och de situationer som identifierats, kopplat till beroendena, på Sankt Kors.
Beroenden och koordineringsprocesser
Avsnittet innehåller analys av situationerna som vi identifierat på Sankt Kors. Situationerna har kategoriserats utifrån beroende och analysen tar även upp koordineringsprocesserna kommunikation och samarbete. Avsnittet sammanfattas slutligen i en tabell.
Som första steg i att analysera de beroenden som beskrivits av Malone och Crowston (1994) har vi utvecklat tabellerna från avsnitt 5.3. De nya tabellerna presenteras under tillhörande beroende. I tabellerna har vi nu även tagit med situationens utfall, koordineringsprocesserna kommunikation och samarbete i situationen samt balansen mellan autonomi och kontroll i situationen. Att inte samverkan finns med i tabellerna beror på att vi inte kunde identifiera en sådan koordineringsprocess på Sankt Kors, alltså att två eller flera personer utförde en aktivitet och att de enskilda personernas prestation inte gick att särskilja i resultatet av aktiviteten.