Beskrivning av projektet

Inledningsvis beskrivs den studerade verksamheten och därefter projektets genomförande.

6.2.1 Den studerade verksamheten

Turistbyrån leds av turistchefen som är underställd näringslivsenheten. Turistbyrån är helårsöppen med några helårsanställda handläggare. Under sommarmånaderna ökar verksamheten i omfattning, varför personalstyrkan kompletteras med ytterligare några personer. Verksamheten är i högsta grad diversifierad och vissa arbetsuppgifter är komplexa. En blandning mellan olika verksamhetsprocesser genomförs, ofta parallellt, vilket ställer stora krav på initiativkraft, stresstålighet, kommunikations- och serviceförmåga. Med stöd av den praktikgeneriska modellen115 har fyra olika typer av verksamhetsprocesser identifierats (Hultgren m.fl., 1998):

1. Strategisk turism- och verksamhetsutveckling. 2. Informationsverksamhet.

3. Förmedlingsverksamhet. 4. Återförsäljande verksamhet.

Det är inom den återförsäljande verksamheten som paketutveckling och försäljning ingår och som fokuserades i denna empiriska studie. Den nu- varande affärsverksamheten har vuxit fram under åren och bedömdes ge ett överskott som kunde försörja en av de helårsanställda. De nuvarande rutinerna upplevdes i stort sett fungera, men kändes tungarbetade. Affärs- volymerna var mycket små, (med några undantag), vilket skulle innebära att

114

Dessa presenteras efter ytterligare analyser i kapitel 9.

115

den expansion som eftersträvades, kunde komma att begränsas av dåvarande arbetssätt. Någon analys av verksamheten med fokus på affärsprocessernas utformning hade inte genomförts vid Turistbyrån tidigare, varför personalen upplevde behovet som stort.

Kommunen representerar (i likhet med de flesta av Bergslagkommunerna) inte någon väletablerad turistdestination, även om det finns ett antal intres- santa turistmål. Genomfartsturismen är viktig, liksom även affärsresandet och det privata stugboendet. Inom kommunen är hotell- och vandrarhems- kapaciteten relativt god, infrastrukturen mycket bra med närhet till viktiga ”marknader”, varför en potential att utveckla besöksnäringen inom kom- munen anses finnas. Några ökade kommunala anslag kommer dock inte att erhållas, varför en ökning av Turistbyråns verksamhet måste betalas genom egna intäkter, dvs. av affärsverksamhet.

Den samverkande affärsprocessen som Turistbyrån i denna analys är koordi- nator för, består av kunder och leverantörer. Kunderna är av olika slag, t.ex. turister och bussresearrangörer, vilka man vill påverka att resa till kom- munen och bidra till den viktiga besöksnäringen. Leverantörerna återfinns ofta inom det lokala näringslivet (hotell, reseföretag, arrangörer etc.). Attrak- tioner och evenemang skapas och drivs ibland av det privata näringslivet, ibland offentligt eller på föreningsbasis. Inte sällan upplever Turistbyrån att viljan och förmågan för leverantörerna att samverka är dålig, varför man ofta känner en pedagogisk roll som kunskapsförmedlare till dessa leverantörer. Det är helheten som är viktig för kunden, inte bara att kunna bo eller besöka en gruva.

6.2.2 Projektets genomförande

Empiristudie A grundlades av tre huvudsakliga aktiviteter:

1. Ett kartläggningsprojekt vid fem turistbyråer inom Bergslagen under hösten -97. Inom denna avhandling fokuseras en av dessa studier.

2. Kursen ”Affärsprocessanalys” vid Internationella Handelshögskolan i Jönköping under hösten -97 och våren -98.

3. Inledande litteraturstudier kring nätverksperspektivet.

Genomförandet av studien byggde på både seminarier och intervjuer med Turistbyråns personal. Under seminarierna framställde vi tillsammans beskrivningar över verksamhetens bedrivande och dess problem, mål och styrkor. Genomförandet för detta kan preciseras enligt följande:

1. Inledande indelning i verksamhetsprocesser

Jag redogjorde för hur en turistbyrås verksamhet kan indelas i olika verksamhetsprocesser.116 Därefter vidtog en preliminär analys där perso- nalen och jag som forskare tillsammans strukturerade verksamheten kring fyra olika typer av verksamhetsprocesser.

2. Introduktion i Förändringsanalys

Jag beskrev för personalen hur analys genomförs med hjälp av hand- lingsgrafer i enlighet med Goldkuhl & Röstlinger (1988).

3. Modelleringsseminarier

Vi genomförde seminarier där vi tillsammans skapade handlingsgrafer på blädderblock över de affärsprocesser som ansågs vara relevanta. Under seminarierna var jag observant på de problem, mål och styrkor som personalen omtalade och noterade dessa löpande i anslutning till handlingsgraferna. Jag ställde direkta frågor för att tydliggöra oklarheter beträffande vissa problem, mål och styrkor vilka också noterades.

4. Fortsatt analys

Jag bearbetade de nedtecknade handlingsgraferna efter seminarierna med det datorstödda verktyget Trampolin117, varvid ett antal frågeställ- ningar framkom. Dessutom bearbetade jag de problemutsagor som fram- kommit under seminarierna, samt konstruerade preliminära problem- grafer med ledning av de noterade problemen. Mål- och styrkeutsagor nedtecknades i listformat.

5. Avstämningsseminarier

Vi hade avstämningsseminarier där vidareutveckling av handlingsgrafer, problemgrafer, styrkelistor och mållistor genomfördes tillsammans med personalen.

6. Fördjupad analys av processer och interaktion

Jag framställde interaktionsgrafer118 och processgrafer119 över affärs- processerna som därefter presenterades för personalen och justerades där oklarheter rådde.

7. Litteraturstudier inom nätverksperspektivet

Jag studerade ”Uppsalaskolans” nätverksperspektiv med stöd av Håkansson & Snehota (1995:kapitel 1) samt Axelsson (1996).

8. Kompletterande seminarium

Vi genomförde ett kompletterande seminarium på Turistbyrån med speciellt fokus på nätverksaspekter.

116

För dessa indelningar har den praktikgeneriska modellen (se avsnitt 4.1.5 ovan) varit till stöd.

117

Trampolin är ett PC-baserat verktyg som stöd för notationsformer inom FA/SIMM (Goldkuhl & Röstlinger, 1988). Trampolin utvecklas inom forskningsgruppen VITS.

118

Se 3.4.

119

9. Förnyad problemanalys

Jag genomförde en förnyad problemanalys (problemlistor och problem- grafer) med fokus på problem som framkommit i samband med det senaste seminariet.

10. Avstämning av förnyad problemanalys

Jag stämde av den förnyade problemanalysen med personalen.

11. Integration av problemanalyser

Jag genomförde en sammanslagning av problemuppfattningar från de två omgångarna av problemanalys och skapade därefter en slutlig problemgraf som innefattade samtliga problem som identifierats.

12. Slutsatsdragning

Jag drog slutsatser kring perspektivens betydelse för verksamhets- förståelsen inom denna samverkande affärsprocess.