Perspektivet effektiv organisation är det inåtvända perspektivet och visar hur kommunkoncernen ska genomföra sitt uppdrag för att resultatmålen ska uppnås. Detta görs med hjälp av stödprocesserna processkvalitet, medarbetare och ekonomi.
Processkvalitet
Bedömning Trend
Senaste kommentar (2021-08-31):
Nämndens samverkan med Godemansföreningar fortsätter och möjligheter till digitala utbildningar för ställföreträdarna finns nu. Översyn och revidering av IOP-avtalet är påbörjat och planeras vara klart till årsskiftet 2021/2022. Utbildningsinsatserna för handläggarna innebär ökade kunskaper som påverkar positivt på kvalitén.
4-åriga processmål Bedömning
Ökad tillit
Senaste kommentar (2021-08-31):
Överförmyndarnämnden har aktivt arbetat med de områden som har skadat tilliten som är kopplade till nämndens verksamhetsområde. Effektivare processer och ökad samsyn i handläggningsprocesser har stadigt ökat tilliten gentemot nämnden.
1-årigt åtagande Status Färdiggrad
Ta fram en plan för att utveckla och effektivisera verksamheten med stöd av digitalisering i syfte att säkra välfärden. (KS, alla nämnder och bolag)
Senaste kommentar (2021-08-31):
Nämnden har under juni 2021 infört ett nytt ärendehanteringssystem och påbörjar arbetet med att se över handläggningsprocesserna för en effektiv och enhetlig handläggning.
Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder) Senaste kommentar (2021-08-31):
Nämnden har påbörjat processen med ett införande av utökade e-tjänster till kommuninvånarna. Externa hemsidan har uppdaterats med information och ett nyhetsflöde för ställföreträdarna.
Medarbetare
Kontoret består av enhetschef, teamledare, en administratör och tio handläggare. Medarbetarna har under perioden utökat sina kunskaper om överförmyndarjuridik och myndighetsutövning och arbetat aktivt med att få ett enat och sammanhållet arbetssätt. För att arbeta med ett aktivt
medarbetarskap, få helhetssyn och att alla ska känna sig inkluderande har kontoret arbetsplatsträffar där alla bidrar till agendan.
9
Bedömning Trend
Senaste kommentar (2021-08-31):
Enheten har under delår 1 och 2 haft en omsättning på medarbetare och en del frånvaro kopplat till sjukdom vilket har inverkat på arbetsbelastning och upplevd arbetsglädje. Arbetsbelastningen är hög med anledning av inflöde i form av årsräkningar men även av nya ärenden. Antalet ansökningar internt inom kommunen har ökat och en stor andel av dessa ansökningar leder inte till godmanskap då utredning visar att kraven inte är uppfyllda.
För att hitta gemensamma och hållbara lösningar på arbetsbelastningen har enheten startat en arbetsgrupp som ska arbeta med frågorna under året. Arbetsbelastningen har tillfälligt ökat iom byte av ärendehanteringssystem, men enheten ser positivt på bytet och kan se fördelarna med nytt system på längre sikt. Enheten har deltagit aktivt i medarbetarutbildningen och är nu klara med dess samtliga delar.
4-åriga processmål Bedömning
Hållbart arbetsliv
Senaste kommentar (2021-08-31):
Överförmyndarenheten har under några år påverkats av ökat inflöde och rotation i personalgruppen.
Nämnden arbetar aktivt med att förebygga och hantera de utmaningar i arbetsmiljön som detta har medfört. Nämnden arbetar systematiskt med arbetsmiljön utifrån det arbetsmiljöårshjul som är framtaget.
Aktiviteter från arbetsmiljöårshjulet under kvartal ett och två har varit planering och genomförande av APT:
n och skyddsronder. Psykosocial skyddsrond är genomförd och den fysiska skyddsronden hanteras efter flytt. Semesterplaneringen har genomförts tillsammans med enheten med hög möjlighet till påverkan.
Samtliga medarbetarsamtal har följts upp.
1-årigt åtagande Status Färdiggrad
Arbetet med att införa, fullfölja och efterleva den beslutade policyn och riktlinjerna för medarbetarskap, chef och ledarskap fortsätter. (KS, alla nämnder, alla bolag)
Senaste kommentar (2021-08-31):
Nämnden har genomfört de utbildningar som är framtagna i det aktiva medarbetarskapet för att tillsammans bidra till att ta ansvar, utveckla och leva upp till kommunkoncernens värden i vardagen.
1-årigt åtagande Status Färdiggrad
Överförmyndarnämnden har ett aktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete som följer arbetsmiljöårshjulet.
Senaste kommentar (2021-08-31):
Nämnden följer arbetsmiljöårshjulet och har en plan för APT samt skyddsronder för året. Den psykosociala skyddsronder är genomförd under juni. Uppföljning av medarbetarsamtalen är genomförda under juni.
Nämnden arbetar även aktivt med de signaler om hög arbetsbelastning och försämrad arbetsmiljö med att bl.a. skapa en arbetsgrupp på enheten som arbetar fram förslag på lösningar.
10
Personalredovisning
Överformyndarkontoret har signalerat om hög arbetsbelastning men kan även se möjligheter med nytt system som kan avhjälpa i handläggningen. Sjukfrånvaron har detta trots varit låg men kontoret har under delår 1 och 2 haft en del längre sjukskrivningar.
Sjukfrånvaro, rullande 12 månader Kvinnor Jul
Nämnden prognosticerar ett resultat enligt budget trots byte av system. Föregående års överskott kommer att användas till verksamhetsutveckling.
4-åriga processmål Bedömning
Ekonomi i balans
1-årigt åtagande Status Färdiggrad
Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammantaget förbättrar
kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2023. (KS, alla nämnder, alla bolag)
Senaste kommentar (2021-08-31):
Nämnden arbetar för att öka avtalstroheten och använder de inköpskanaler som finns.
Ekonomisk redovisning
Överförmyndarnämndens resultat för perioden jan – aug 2021 är en positiv avvikelse mot budget med 1 121 tusen kronor inklusive överfört överskott med 467 tusen kronor från tidigare år. Det är budgetanslag för ställföreträdare, driftkontoret och nämnden som redovisar överskott.
Arvoden och ersättningen till gode män och förvaltare Eskilstuna kommun har en positiv
budgetavvikelse på 337 tusen kronor i jämförelse med periodens budget. Jämfört med samma period förra året har kostnaderna minskat med 870 tusen kronor. Det innebär att granskning av
årsredovisningar och arvoderingar har skett i lägre takt än tidigare år, kopplat till sjukfrånvaro på enheten och ökade behov av kompletteringar i de inkomna årsredovisningarna. Utfallet för
arvodering förväntas att plana ut och ökar under resten av året. En extra handläggare finns anställd året ut. Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 279 tusen kronor jämfört med periodens budget.
11
Kostnaden för nämnden visar också en positiv budgetavvikelse på 58 tusen kronor vilket beror på att de planerade aktiviteterna inte har kunnat genomföras på grund av pandemin.
Drift för kontoret har en positiv budgetavvikelse på 826 tusen kronor. Del av överskottet (100 tkr) beror på att Eskilstuna God Man och Förvaltarföreningen har kostat mindre och betatalat tillbaka enligt IOP avtalet. Nämnden har också fått högre ersättning för sjuklönekostnaden (76 tkr) än vad som var väntat. Ett genomgående skäl till minskade kostnader för nämnden är lägre
personalkostnader, beroende på vakanser, sjukfrånvaro och att utbildningar inte har kunnat genomföras med anledning av rådande omständigheter av covid-19. Rekrytering av två
tillsvidareanställda och en visstidsanställd året ut är klara och en tillsvidaretjänst är fortfarande vakant. Den positiva budgetavvikelsen bedöms plana ut under kvarvarande år med anledning av införandekostnader kopplat till nytt ärendehanteringssystem.
Arvoden och ersättning till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 7 tusen kronor. Den negativa budgetavvikelsen beror på förändrade statsbidragsregler. För Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 10 tusen kronor.
De senaste åren har överförmyndarnämnden levererat positiva resultat. Resultaten har varit i linje med de finansiella mål som satts upp för att stärka kommunens ekonomi.
Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.
Resultaträkning
Belopp i miljoner kronor.
Driftredovisning
12
Internkontrollplan
Överförmyndarnämndens internkontrollplan består av tre risker, två kontrollmoment och en kontrollaktivitet. Nämndens fokus ligger i rättssäkerhet och effektivitet och därför ska nämnden kontrollera att kontoret hanterar ställföreträdare som under pågående uppdrag hamnar i
brottsregister enligt gällande rutin och säkerställa att det finns en gemensam hantering enligt rutin för viten. Kvalitetssäkring av innehåll i utbildning till nya ställföreträdare ska göras under året.
Under perioden har ett kontrollmoment kring efterlevnad av rutin kring ställföreträdares lämplighet genomförts till fullo utan dokumenterade avvikelser. En kontrollaktivitet kring
ställförträdarutbildningens kvalitét har genomförts under delår två utan avvikelser.