I detta avsnitt diskuteras hur kravet på ständig förbättring tillämpas i miljöledningssystem både av företag och av revisorer från certifieringsorgan. Vidare har vi granskat tillgängli- ga studier för att bedöma om miljöledningssystem medför förbättrad miljöprestanda med utgångspunkt från följande fråga: ”förbättras miljöprestandan genom miljöledningssy- stem?”.
Motiv till att införa miljöledningssystem
Genom de intervjuer som genomförts har vi fått en splittrad bild till motiven för att företag inför miljöledningssystem. Merparten av de intervjuade anger att en övervägande majoritet av de företag som infört ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 har gjort det med föresatsen att också åstadkomma verkningsfulla minskningar av miljöpåverkan. Vidare innebär systemen en uppstagning av verksamheten, vilket avsevärt minskar antalet "krypvägar" för medarbetare att agera i andra banor än dem som företaget valt. Nästan
alla utfrågade var överens om och tryckte på att miljöledningssystem leder till en god struktur inom företaget och till ordning och reda.
En annan bild har vi fått beskriven av några av de övriga intervjuade aktörerna. De anser att endast ett fåtal företag använder standarden på det sätt som det är tänkt och minskar uttag av naturresurser och miljöpåverkan. De anser vidare att ambitionsnivån i många företag är låg, vilket medför att miljöledningssystemet inte medför några egentliga miljöförbättringar. En del miljöledningssystem tillämpas som "ett system vid sidan av". Fokus ligger då, för dessa företag, på att klara certifieringsrevisioner och inte på att förbättra prestanda, vilket enligt vår egen bedömning är en för snäv tillämpning.
Få studier om förbättrad miljöprestanda
En certifiering enligt ISO 14001 betraktas av många företag, myndigheter och privatper- soner som en garanti för bra miljöprestanda. Men om det miljöledningsarbete som hittills bedrivits inom näringslivet verkligen medfört en förbättrad miljöprestanda är svårt att utläsa av litteraturen. På frågan hur miljöledningssystem påverkar miljöprestanda finns det enligt Ammenberg (2001) inte några rapporter av tillräcklig kvalitet för att besvara frågan på ett tillfredsställande sätt. Vid litteratursökningar om vilka miljömässiga effekter miljöledningssystem verkligen medför framkommer det att det finns få undersökningar gjorda inom området. Flera av de artiklar och rapporter som finns publicerade baseras på intervjuer med miljöansvariga på företag samt andra personer som är starkt inblandade i det miljöledningsarbete som bedrivs (revisorer, konsulter med flera). Nedan följer ett urval av några viktiga studier inom detta område:
• I en europeisk studie har sambandet mellan förbättrad miljöprestanda och miljöled- ningssystem studerats (MEPI, Berkhout et al, 2001). Studien baseras på insamlad data från 280 europeiska företag och 430 produktionsanläggningar. I studien togs ingen hänsyn till hur länge företagen hade varit certifierade. Ett av resultatet från studien var att företag med miljöledningssystem inte visade på bättre prestanda än företag utan sådana system. Det bör dock noteras att studien baseras på data från åren 1995- 1997, dvs. i en tidig fas i användningen av miljöledningssystem att skillnader i detta avseende kanske därför inte kan förväntas. En kompletterande studie pågår för närva- rande.
• The National Database on Environmental Management Systems (NDEMS) undersökte 50 företag året före, respektive efter de hade infört sitt miljöledningssy- stem (Andrews et al, 1999). Resultatet visade att drygt hälften av de undersökta företagen rapporterade ha uppnått signifikanta förändringar i miljöprestanda, i ge- nomsnitt 3,7 signifikanta förändringar per företag. De tre vanligaste signifikanta förändringarna i miljöprestanda utgjordes enligt undersökningen av följande: − operativa rutiner;
− processer;
• I en undersökning av tyska energi- och gasbolag visade det sig att miljöledningssy- stemen inte resulterade i några direkta miljöförbättringar, vilket enligt studien kan bero på att det även finns många andra drivkrafter än just miljöhänsyn till att införa det från början (Morrow & Rondinelli, 2000). Miljöledningssystemen bidrog däremot till att företagen tvingades se över efterlevnaden av den komplicerade gällande lag- stiftningen och även fick lättare att anpassa sig till kommande lagar och krav. Den systematisering som miljöledningssystemet medförde möjliggjorde vidare att pro- blem kunde identifieras och företagen kunde få en organisatoriskt säkrare verksam- het. Dessutom ökade de anställdas miljömedvetande.
En viktig anledning till att frågan är svår att besvara är det enkla faktum att systemen inte varit ”i drift” särskilt länge. Ungefär hälften av alla införda miljöledningssystem enligt ISO 14001 i Sverige är certifierade de senaste två åren (Challennium Information 2003- 03-24). Men även i företag med längre erfarenhet saknas långa tidsserier att göra
bedömningen utifrån. En orsak till detta, visar våra intervjuer, är att ingen krävt att sådana mätserier skall tas fram. Det finns därför i flertalet företag ännu inga tillräckligt långa tidsserier av mätdata att bygga en bedömning på.
I ett försök att mäta förändringar av miljöprestanda över tiden i certifierade företag gjordes en studie av miljöutredningarna före och efter införandet av miljöledningssystem i tolv småföretag (Ammenberg och Hjelm, 2002). Även om tillgången och kvalitén på data varierade betänkligt mellan företagen visade analysen, i de fall då data var tillgängli- ga och tillförlitliga, att företagen i de flesta fall hade förbättrat sin miljöprestanda. Det framkom också av studien att data i många fall var otillräckliga för att möjliggöra en riktig analys av företagens miljöprestanda, detta föranledde dock inte några åtgärder från de externa revisorerna sida. Det var alltså mycket svårt för företagen att verkligen styrka ständig förbättring, som är ett av nyckelelementen i ISO 14001 och som måste uppfyllas för att ett företag skall kunna behålla sitt certifikat.
En annan studie av Ammenberg et al (2001) visar vidare att det ofta endast är ett fåtal miljöaspekter som undersöks vid extern bedömning av ständig förbättring (de som det finns miljömål för). Det innebär att organisationer kan uppfylla kravet på ständig förbättring enligt ISO 14001 utan kunskap om huruvida den totala miljöpåverkan minskat. I sin tur innebär det att det inte går att enbart utifrån kriteriet att ett företag har ett certifierat miljöledningssystem skilja mellan företag som endast har förbättrat en viss miljöaspekt och företag som istället har integrerat miljöhänsyn i den strategiska
kärnverksamheten och därigenom kunnat minska hela sin miljöpåverkan.
Val av betydande miljöaspekter
En bild som vi fått genom intervjuer med företag och revisorer är att många företag har problem med att identifiera, avgränsa och värdera de betydande miljöaspekter som orsakas av organisationens aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster. Frågor som man ställs inför är vilken värderingsmetod man skall välja, var den egna verksamhetens möjlighet att styra och påverka sin miljöpåverkan slutar och vilken kunskap som krävs för att göra en heltäckande analys av organisationens miljöaspekter. Dessa problem belyses även bland annat av Zackrisson (2002).
Exempel på problem med identifiering av miljöaspekter är att många företag fortfarande inte identifierar så kallade indirekta miljöaspekter i samband med den inledande
inventeringen av miljöaspekter. För vissa verksamheter (t.ex. en bank) är dessa indirekta miljöaspekter av större betydelse än de direkta. I exemplet med banken borde den i första hand inrikta sig på indirekta miljöaspekter, från exempelvis utlåning av pengar till företag där betydande miljöpåverkan kan uppstå, och i andra hand fokusera på direkta miljö- aspekter, såsom pappersanvändning. Vår bedömning är att det främst är tre skäl till att företag bortsett från att inkludera indirekta miljöaspekter i sitt miljöledningssystem:
• Det första är okunskap om att man får och dessutom bör inkludera indirekta miljöaspekter i sitt miljöledningssystem.
• Det andra är "vanans makt", dvs. man fokuserar på frågor som traditionellt funnits på agendan.
• Det tredje är mätsvårigheter förknippade med indirekta miljöaspekter.
Ytterligare ett exempel är det relativa svaga fokus på produkter och produktutveckling som miljöaspekter har inom miljöledningssystem. Detta diskuteras mer i detalj i avsnitt 3.5.
Avgränsning och värdering av miljöaspekter har betydelse då det avgör vilka aspekter som bedöms som betydande. Om en organisation väljer att betrakta sina miljöaspekter i ett allt för snävt perspektiv finns risk för att den egna miljöpåverkan underskattas. En allt för snäv avgränsning kan också innebära en felaktig värdering av en miljöaspekt. För t.ex. avfallshanteringen är det avgörande för miljönyttan hur det sorterade avfallet omhänder- tas efter det att det sorterats ut. Vid värdering av miljöaspekter används olika metoder. Vi har i denna studie funnit en mängd olika värderingsmetoder av skiftande kvalitet. Det finns risk att en dåligt utformad värderingsmetod leder till felaktiga prioriteringar av miljöledningsarbetet och därmed minskad miljönytta.
Fokusering på lätta åtgärder
I standardens vägledning (ISO 14004, avsnitt 4.1.1) uppmanas företagen att i en första omgång fokusera på de miljöaspekter ”där det finns uppenbara fördelar”, dvs. åtgärder som ligger nära till hands och är lätta att genomföra. En bild som både många intervjuade företag och andra aktörer verkar dela är att den största förbättringen ofta fås direkt efter att en miljöutredning genomförts och fram till och med certifieringstillfället. Efter certifieringen faller miljöarbetet tillbaks något. Inför varje återbesök lyfts sedan miljöarbetet fram igen och miljöprestandan förbättras något (insatser görs för att målen skall uppfyllas).
Det är dock här viktigt att konstatera att den beskrivna utvecklingen över tiden inte stämmer på alla företag som har infört miljöledningssystem. Vissa företag har i sig själva en drivkraft att arbeta med ständiga förbättringar. Vanligt är dock att det är certifierings- organet och dess regelbundet återkommande besök på företaget som driver på förbätt- ringsarbetet. Detta, anger många företag, är en följd av att kunderna sällan ställer andra krav än att man som leverantör skall ha ett miljöledningssystem. Vilken förbättring av
miljöprestanda som leverantörens miljöledningssystem innebär frågar kunder ytterst sällan om vid leverantörsutvärderingar.
Ständig förbättring av miljöprestanda
I både ISO 14001 och EMAS är ständig förbättring av miljöprestandan nyckelbegrepp. "Avsikten med att införa ett miljöledningssystem i enlighet med specifikationen, är att det skall bidra till att förbättra resultatet av organisationens miljöarbete (miljöprestanda)" (ISO 14001:1996, avsnitt A.1).
De genomförda intervjuerna har gett information om att det verkar råda stor tveksamhet kring vad begreppen miljöprestanda och ständig förbättring innebär. Som kontrast till ovanstående citat från ISO-standarden anger en företrädare inom EU är att det för ISO 14001 endast krävs förbättring av själva systemet, vilket inte nödvändigtvis är detsamma som förbättring av miljöprestanda.
Miljöprestanda definieras i ISO 14001 på följande sätt: "Mätbara resultatet från miljöledningssystemet, relaterade till en organisations styrning av sina miljöaspekter, baserade på egen miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål." I ISO 14001 definieras ständig förbättring enligt följande: "Process för att förbättra miljöledningssy- stemet för att uppnå bättre total miljöprestanda i enlighet med organisationens miljöpoli- cy." Hur organisationen i praktiken skall verifiera ständig förbättring framgår dock inte av standarden utan det får bli en tillämpningsfråga.. Möjligen kan man i ISO 14001 (avsnitt 4.5.1) finna en svag koppling till den angränsande standarden ISO 14031:2000 om utvärdering av miljöprestanda.
Enligt Pojasek (2001) är ett företags miljöprestanda framförallt beroende av två faktorer. Den första är företagets motivation, den andra är möjligheten att överhuvudtaget kunna genomföra åtgärder på miljöområdet. Det finns även en tredje viktig faktor för att uppnå en förbättrad miljöprestanda. Det är kunskap om miljö, vilken är en grundförut- sättning för att förstå vilka förbättringsåtgärder som ger reell effekt. För många mindre företag är avsaknad av miljökunskap ett problem, varför man till stor del får förlita sig på den miljökompetens som konsulter kan bidra med.
Enligt intervjuerna inom detta projekt har det även visat sig råda osäkerhet om hur kravet på ständig förbättring av miljöprestandan skall tolkas. Det verkar finnas två olika uppfattningar om vad som är relevant att kräva. Vissa av de intervjuade anser att det är tillräckligt att kräva att själva miljöledningssystemet blir bättre från år till år och att några (minst ett) miljömål är mätbara över tiden. Att mäta ständig förbättring av den totala miljöprestandan är att spänna bågen för högt. Dessutom är det orealistiskt att förvänta sig kvantitativa bedömningar. Andra intervjuade anser att företagen bör försöka bedöma om miljöledningssystemet medför ständig förbättring av miljöprestandan genom att man återkommande följer upp de betydande miljöaspekternas utveckling med hjälp av indikatorer. Man är medveten om att det är mycket svårt att kvantitativt bedöma utvecklingen över tiden men menar samtidigt att företagen måste försöka.
Även i övrig litteratur diskuteras problemet med att verifiera ständig förbättring av miljöprestanda. Pojasek (2001) skriver att det är viktigt att ha i åtanke att ISO 14001 är
inriktad på konformitet, snarare än prestanda. Nyckelfrågan i ISO 14001 är på så vis huruvida en organisation har lyckats infoga sig i och följa standardens krav. Ett certifierat miljöledningssystem innebär därmed inte omedelbart bättre miljöprestanda. Huruvida ett miljöledningssystem verkligen resulterar i förbättrad miljöprestanda beror därmed på hur själva verktyget är infört och tillämpat (Ammenberg, 2001). Ledningens engagemang i miljöfrågor, personalens delaktighet och miljökunskap inom organisationen är enligt Antonsson (2002:2) viktigare faktorer än standarden som sådan.
Thoresen (1999) resonerar kring hur de företag som är ansvarstagande och känneteck- nas av att vara proaktiva tenderar att hantera sina miljöproblem på ett strategiskt sätt. Det beror enligt Thoresen på att ett proaktivt ledarskap resulterar i höga ambitioner på miljöområdet. Öppenhet och dialog med intressenter och omvärld leder dessutom till kontinuerlig rapportering av måluppfyllnad i form av miljönyckeltal.
Även Ammenberg (2001) hävdar att det beror mer på företagens attityd och ambition med miljöledningssystemet, än själva verktyget i sig, huruvida ett miljöledningssystem resulterar i ordentliga miljöförbättringar eller ej och på vilket sätt. En certifiering enligt ISO 14001 är ingen garanti för en avsevärt minskad miljöpåverkan från ett företag. Däremot är det en hygglig garanti för att företaget i fråga är medvetet om den miljöpåver- kan det åstadkommer.
I delprojektet ”Förbättras miljöprestandan av miljöledningssystem?” har 30 slumpvis utvalda certifierade företag intervjuats i syfte att bedöma om företagens arbete med miljöledningssystem medför att miljöprestandan förbättras. De intervjuade företagen finns fördelade storleksmässigt från små till stora företag. Företagen har klassificerats i en fyrgradig skala enligt tabell 2:
Tabell 2: Skala som använts för att klassificera intervjuade företags arbete med ständig förbättring av miljöprestanda.
Poäng Benämning Beskrivning
4 Exemplarisk God ständig förbättring av de för verksamheten mest relevanta miljöaspekter med hänsyn till hållbar utveckling. Drivande företag med genuina ambitioner på miljöområdet och försöker influera intressenter och omgivning.
3 Seriös Söker i första hand arbeta med verksamhetens betydande miljöaspekter. Kontinuerlig förbättring av den totala miljöprestandan.
2 Statiskt Svag ständig förbättring av mindre relevanta miljöaspekter med hänsyn till organisationens kärnverksamhet. Åtgärdar lågt hängande frukter och bibehåller miljöledningcertifikat. Statiskt miljöarbete av de betydande miljöaspekterna.
1 Undermålig Stora svårigheter att påverka, alternativt obefintliga ambitioner på miljöområdet. Ointresse och oförståelse för förbättrad miljöprestanda. Kritik från externa revisorer.
Bedömning av ständig förbättring 0 10 20 30 40 50 60 1 2 3 4
Ständig förbättring (Poäng)
Andel företag %
Figur 1 Bedömning av företagens arbete med ständig förbättring av miljöprestanda utifrån klassificeringsskala i tabell 2 ovan. Resultat från delprojektet "Förbättras miljöprestandan av miljöledningssystem?"
Resultatet av intervjuerna visar på att det är mycket stora variationer mellan olika företag i hur man arbetar med ständig förbättring (figur 1 ovan). Vi kan genom de intervjuer vi gjort med företagen bekräfta de övriga aktörernas uppfattning att det är mycket stora variationer i hur företag arbetar med ständig förbättring. För att ständigt kunna förbättra sin verksamhet med hänsyn till miljöpåverkan, behöver företagen ställa upp mål som är utformade så att de möjliggör att de fortlöpande kan skärpas ytterligare. Vid intervjuer med företag visar det sig att man har svårt att formulera miljömål som möjliggör en uppföljning av miljöprestandan över tiden.
Certifieringsrevisorers syn på ständig förbättring
I en uppföljande studie under 2002 genomfördes ytterligare en intervjustudie av externa miljörevisorers agerande, där nio certifieringsorgan (ISO 14001) intervjuades (Ammen- berg och Sundin, 2003). En frågeställning som diskuterades var vilka krav som revisorer ställer på att företag ständigt skall förbättra sin miljöprestanda. Hälften av de tillfrågade angav att de ställde krav på att företaget skall kunna påvisa konkreta miljöförbättringar. De övriga angav att de nöjde sig med att ledningssystemets prestanda ständigt förbättra- des. Revisorerna ansåg att ständig förbättring av miljöprestandan är en svår fråga att hantera vid revisioner. Kompletterande intervjuer har gjorts inom IVL:s delprojekt (”Miljöledningssystem som verktyg för att nå en hållbar utveckling”) med sex miljörevi- sorer hos lika många certifieringsorgan samt en person som tidigare arbetat som
miljörevisor. En fråga som ställts till certifieringsorganen var "på vilket sätt de kontrolle- rar att företaget ständigt förbättrar sin miljöprestanda".
Tre olika typer av svar gavs:
1. via att ledningssystemet fortlöpande förbättras; 2. via miljömålens uppfyllande;
3. via mätning av betydande miljöaspekters förändring över tiden;
Vissa av de tillfrågade ansåg att det var en kombination av de tre alternativen som användes för att kontrollera ständig förbättring av miljöprestandan. Ett problemområde som återkommande identifierades vid intervjuerna med revisorerna är att det idag saknas bra verktyg för att följa upp om den totala miljöprestandan förbättras över tiden.
Slutsatsen av att studera befintlig litteratur samt efter intervjuer med erfarna aktörer är att det i dagsläget inte klart går att besvara frågan om miljöledningssystem medför en förbättrad miljöprestanda. De intervjuer som genomförts inom projektet tyder på att miljöledningssystem medför en förbättrad miljöprestanda men att det inte kvantitativt går att belägga. Mer omfattande forskning, med fokus på kvantitativa bedömningar, behövs som underlag för ett tydligare svar på denna fråga.
Orsakerna till att det är svårt att verifiera om miljöledningssystem medför minskad total miljöpåverkan är flera. Bland annat saknas metoder för att analysera ständig förbättring av miljöprestanda och att revisioner av miljöledningssystem inte fokuseras tillräckligt starkt på ständig förbättring. Dessutom har hälften av de certifierade företagen i Sverige genomfört sin certifiering under de senaste två åren, varför tillgången på tidsserier att följa upp ständig förbättring är begränsad.