4.3.1 Ovana att arbeta strukturerat med miljöfrågor
Miljökunskapen varierar starkt inom och mellan olika företag och personer. För att ett effektivare miljöledningssystem skall kunna etableras behöver den generella miljökun- skapen och förståelsen för dagens miljöproblem höjas i näringslivet. Idag förlitar sig många företag, främst mindre företag, på konsulters miljökunskap. Miljökunskapen bland konsulter varierar också kraftigt. Många konsulter som arbetar med miljöledningssystem har sin bakgrund i kvalitetsfrågor, varför förståelsen för vilken miljöpåverkan som ett företag och dess produkter orsakar eller kan orsaka är begränsad. Starkt varierande kunskapsnivåer finns även om miljölagstiftning och andra krav bland de verksamma konsulterna.
Många företag låter miljökonsulter bygga upp miljöledningssystemet. Många exempel finns på att miljöledningssystemen ofta blir fristående system, snarare än väl integrerade i företagets övriga lednings- och affärssystem. Miljöledningssystem som tillämpas som ett ”sidosystem” ger därför upphov till en uppfattning att de medför byråkrati och detaljstyr- ning. Orsaken är egentligen bristande kunskap om hur miljöledningssystem kan tillämpas och integreras.
Ett annat närliggande problem är att det råder bristande kunskap om vad ett miljöled- ningssystem kan omfatta. Det är vanligt att företag enbart identifierar sina direkta miljöaspekter från den egna driften och därmed avgränsar sitt system alltför snävt. Miljöledningssystemet omfattar i dessa fall enbart miljöaspekter som organisationen direkt kan styra över och därmed förbättra. Miljöaspekter som organisationen enbart indirekt kan styra över, sk. indirekta miljöaspekter, såsom inköp och utveckling av varor och tjänster inkluderas inte lika frekvent. Miljöledningssystemets möjlighet att påverka ”värdekedjan” minskar därmed.
4.3.2 Brist på hjälpmedel
Många företag har infört miljöledningssystem under de senaste åren. I olika sammanhang har lyckade exempel lyfts fram för att stimulera andra företag att följa efter. Det finns relativt många exempel beskrivna i litteraturen men de exempel som lyfts fram beskriver oftast lyckade insatser på ett generellt plan. Goda exempel bör istället fördjupas och förtydligas och göras mer tillgängliga så att företag kan inspireras och dra lärdom av dessa. Många företag är dock ovilliga att lämna ut sitt miljöledningssystems dokumenta- tion till andra företag. Detta betyder att företag som skall införa miljöledningssystem får ”uppfinna hjulet” på egen hand. Om fler goda konkreta exempel fanns tillgängliga för berörda företag på ett enkelt och systematiskt sätt skulle de företag som nu väljer att införa miljöledningssystem till större del kunna fokusera på det miljömässiga innehållet istället för att försöka förstå och bygga upp systemdokumentationen.
Det finns en risk med att göra exempel på dokument och rutiner offentligt tillgängliga. En risk är att företag kopierar dessa exempel utan att tänka efter om exemplet är relevant för det egna företaget. Vår bedömning är att nyttan med att göra goda konkreta exempel tillgängliga överväger risken för att exemplen kopieras utan eftertanke.
Idag finns en uppsjö av rapporter, vägledningar, mjukvaror m.m. som syftar till att på olika sätt underlätta för företag att införa och hålla ett miljöledningssystem vid liv. Många av dessa hjälpmedel utgår ifrån att de skall underlätta för organisationer att uppfylla de olika kravelementen i ISO 14001 och/eller EMAS. Antalet hjälpmedel som fokuseras på att få organisationen att förstå vad ett effektivt och målinriktat miljöledningsarbete kan och bör syfta till är däremot begränsat. Efterfrågan på kunskapshöjande material av denna typ är dessutom begränsad, eftersom det hör till ovanligheten att kunder och andra
intressenter ställer frågor om leverantörens ”innehåll” i miljöledningssystemet. När det gäller kompletterande vägledning för att tolka innebörden av miljölednings- standarden uppger några intervjuade att det finns god tillgång på förklarande handböcker i olika former som underlättar införandet. Andra anser att det är en bristvara eller att kännedomen om enkla hjälpmedel är bristfällig. Enkla verktyg för små- och medelstora företag skulle underlätta och minska kostnaderna. Branschspecifika riktlinjer alternativt riktlinjer för företag inom samma leverantörskedja skulle underlätta. Någon uppger att handböcker också tenderar att göras alltför komplicerade (”needs a PhD to read it”). Språket i standarderna är dessutom inte anpassat för personer som inte är insatta i ämnet. 4.3.3 Tolkning av standardens krav och innehåll
Det finns flera olika problem förknippade med tolkningen av standarderna för miljöled- ningssystem. Av intervjuerna framgår att det största problemet anses vara en starkt varierande tolkning av hur standarden skall tillämpas bland certifieringsrevisorer. Detta belyses bland annat av Ammenberg et al (2001) och Ammenberg och Sundin (2003). Intervjuerna med certifieringsrevisoer har visat på att revisorerna själva anser att vissa certifieringsorgan konkurrerar med att ställa låga krav på tillämpningen av standarden, dock ej de själva. Intervjuerna har visar på att det figurerar rykten hos företagen om att vissa certifieringsorgan är ”petiga” och att andra är mer generösa i sin tolkning.
Ett problem är att kunskapen är bristfällig hos de företag som tillämpar miljölednings- system om hur de kan få hjälp med tolkning av ISO 14001. En vägledande tolknings- grupp finns idag inom det svenska miljöledningsprojektet inom standardiseringsorganet SIS. Gruppens roll är att avge utlåtanden som kan klarlägga tolkningen av kraven i ISO 14001. Diskussioner om tolkningsfrågor förs även på annat håll, t.ex. har certifieringsor- ganen en arbetsgrupp (SWETIC) som diskuterar tolkning utifrån certifieringsorganens tillämpning av standarderna, i syfte att nå harmonisering och få till stånd en likartad praxis. SIS har dock som svenskt standardiseringsorgan alltid tolkningsföreträde.
I praktiken anlitar företagen idag miljökonsulter för tolkning av hur standardens kravelement skall tillämpas på företagets verksamhet. Följden kan bli att konsulten ger företaget råd som i princip ”garanterat” att de klarar en certifieringsrevision, oberoende av vem som granskar företagets miljöledningssystem. Följden kan bli att företagets miljöledningssystem blir överarbetat. Det finns behov av att förtydliga vart organisationer kan vända sig i tolkningsärenden samt att de rekommendationer som ges på ett enkelt sätt blir tillgängliga för organisationer som arbetar med miljöledningsfrågor.
5 Identifierade områden för
förbättring
Under projektets gång har förbättringsåtgärder identifierats, vilka syftar till att avhjälpa de brister och problemområden som belysts tidigare i rapporten. Förbättringsåtgärder har fångats upp vid de intervjuer som genomförts men framförallt vid det andra av de två rundabordssamtalen. De förbättringsåtgärder, eller kanske snarare området inom vilka förbättringar behöver ske, som presenteras nedan baseras huvudsakligen på resultatet av det andra rundabordssamtalet.