Effektivare miljöledningssystem

miljöledningssystem

– en studie om brister, behov och möjligheter till förbättring

Ett samarbetsprojekt mellan:

Naturvårdsverket

Verket för näringslivsutveckling (NUTEK)

miljöledningssystem

–

en studie om brister, behov och möjligheter till förbättring

Ulrik Axelsson

Richard Almgren

IVL Svenska Miljöinstitutet AB

Olof Hjelm

E-post: natur@cm.se Postadress: CM-Gruppen Box 110 93 161 11 Bromma Internet: www.naturvardsverket.se/bokhandeln NATURVÅRDSVERKET Tel: 08-698 10 00 (växel) www: naturvardsverket.se

Postadress: Naturvårdsverket,106 48 Stockholm ISBN 91-620-5304-3.pdf ISSN 0282-7298 © Naturvårdsverket 2003 Elektronisk publikation Omslagsbild: Anders Gunér AB

Syftet med denna rapport är att ge en övergripande och samlad bild av hur tillämpningen av miljöledningssystem i svenskt och internationellt näringsliv har utvecklats och fungerar. Vidare har identifierade brister och problemområden lyfts fram i rapporten. Tre frågeställningar ligger till grund för denna studie. Dessa utgår från möjligheten att ytterligare betona ständig förbättring av miljöprestanda i miljöledningssystemen, att stärka affärsmässigheten samt att säkerställa att produkternas (dvs. varor och tjänster) miljöaspekter tas om hand på ett adekvat sätt. I rapporten ges förslag till åtgärder för att avhjälpa identifierade brister och problemområden. Som grund för förslagen ligger en analys av brister och problemområden baserad på erfarenheter från tillämpningen hittills. Studien har initierats och finansierats av Verket för näringslivsutveckling (NUTEK) med särskilda medel från Näringsdepartementet, Naturvårdsverket och Svenska ESF-rådet. Företrädare för dessa organisationer har även ingått i den referensgrupp som biträtt i arbetet. Deltagare i referensgruppen har varit Cecilia Ankarstig och Stefan Nordin, NUTEK, Bengt Davidsson och Birgitta Timm, Naturvårdsverket, Ingmar Paulsson och Susanna Rockström, Svenska ESF-rådet och Johanna Lissinger, Kemikalieinspektionen.

Detta arbete har genomförts i samverkan mellan IVL Svenska Miljöinstitutet AB (IVL) och Linköpings universitet. Rapporten är framtagen av Ulrik Axelsson, IVL, och Richard Almgren och Olof Hjelm, Linköpings universitet. Förutom författarna har även Ann Strömberg och Cecilia Bring Procopé vid IVL samt Jonas Ammenberg och Erik Sundin vid Linköpings universitet bidragit med betydelsefulla resultat från olika projektarbeten. Författarna är ensamma ansvariga för rapportens innehåll, varför detta inte kan åberopas som NUTEK:s, Naturvårdsverkets eller Svenska ESF-rådets ståndpunkt.

Vi vill rikta ett stort tack till de personer som ställt sig till förfogande för intervju och för de som deltagit i de båda rundabordssamtalen inom projektets ram (intervjupersoner och rundabordsdeltagarna redovisas i referensavsnittet). Rundabordssamtalen genomför-des i en positiv anda och många viktiga erfarenheter och förslag kom fram.

Vår förhoppning är att i rapporten identifierade områden och föreslagna åtgärder till förbättring skall tas omhand och utvecklas av de aktörer som är mest berörda på längre sikt. För att bli framgångsrikt behöver det genomföras i samarbete mellan flera aktörer, vilka delvis är identifierade eller har deltagit i arbetet med denna rapport och i runda-bordssamtalen. Intresse för ett sådant fortsatt arbete har indikerats, såväl av myndigheter, intresseorganisationer som näringsliv. Finansiärerna till detta projekt avser att verka för en fortsatt utveckling av miljöledningssystemens användning och praxis.

Stockholm i augusti 2003

Innehållsförteckning

2 Strukturerat miljöarbete genom miljöledningssystem... 19

2.1 Bakgrund till standardisering av miljöledningssystem ... 19

2.2 Syfte med miljöledningssystem ... 19

2.3 Miljöledningssystem enligt ISO 14001... 21

2.4 Miljöledningssystem enligt EMAS ... 22

2.5 Huvudaktörer i miljöledningsarbetet... 23

3 Näringslivets tillämpning av miljöledningssystem... 27

3.1 Positiva erfarenheter av miljöledningssystem... 27

3.2 Problem med tillämpningen av miljöledningssystem ... 28

3.3 Förbättrad miljöprestanda genom miljöledningssystem ... 29

3.4 Affärsmässiga fördelar av miljöledningssystem ... 36

3.5 Produktutvecklingsperspektiv i miljöledningssystem ... 39

4 Identifierade brister och problem ... 49

4.1 Brister i drivkrafter... 50

4.1.1 Nationell samordning saknas ... 50

4.1.2 Svaga drivkrafter och få krav från marknaden... 50

4.1.3 Miljöledningssystem ett stort steg att ta... 51

4.1.4 Höga kostnader och resurskrävande ... 51

4.1.5 Ledningens bristande engagemang ... 52

4.1.6 Redovisning av miljöarbetet är outvecklat... 53

4.1.7 Processorienterad lagstiftning ... 53

4.1.8 Svag offentlig uppbackning ... 54

4.2 Brister i tillämpningen ... 55

4.2.1 Fokus på system istället för miljöprestanda... 55

4.2.2 Produkternas miljöaspekter otillräckligt behandlade ... 56

4.3 Kunskapsbrister... 57

4.3.1 Ovana att arbeta strukturerat med miljöfrågor ... 57

4.3.2 Brist på hjälpmedel ... 57

4.3.3 Tolkning av standardens krav och innehåll... 58

5 Identifierade områden för förbättring... 59

5.1 Stärka marknadens efterfrågan och ökade kundkrav ... 59

5.1.2 Miljökriterier vid privata företags inköp... 60

5.1.3 Stärkt efterfrågan från allmänheten... 60

5.1.4 Statlig uppmuntran... 60

5.2 Stärka samverkan och nationell samordning... 61

5.2.1 Nationellt nätverk för effektivare miljöledningssystem... 61

5.2.2 Samverkan mellan myndigheter, företag och certifieringsorgan ... 62

5.2.3 Förstärkt tolkning... 62

5.2.4 Kompetenshöjning ... 62

5.2.5 Förenklade system ... 63

5.3 Fokusera på ständig förbättring och kommunikation... 63

5.3.1 Stärkt kommunikation om ständig förbättring ... 63

5.3.2 Underlätta jämförelser ... 64 5.3.3 Tydligare revisioner ... 64 5.3.4 Informationskälla om miljöledningssystem ... 65 6 Slutsatser ... 67 Referenser ... 69 Skriftliga referenser... 69 Internetkällor... 72 Muntliga referenser ... 73 Deltagare i rundabordssamtal... 78

Sammanfattning

Den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001 och den europeiska motsvarighe-ten EMAS trädde i kraft i mitmotsvarighe-ten av nittiotalet och sedan dess har en stor del av näringsli-vets miljöarbete handlat om att införa och tillämpa dessa standarder. Det finns därför värdefulla erfarenheter att ta vara på från användning och tillämpning av dem; erfarenhe-ter som kan utgöra en god grund att göra redan införda miljöledningssystem i företag bättre och effektivare.

Denna rapport är en sammanfattande redovisning av flera studier som genomförts med det gemensamma syftet att finna former för effektivisering av miljöledningssystem. Rapporten ger en övergripande och samlad bild av hur miljöledningsarbetet i svenskt och internationellt näringsliv har utvecklats och fungerar. Tre huvudfrågor ligger till grund för studien, nämligen möjligheten att ytterligare betona ständig förbättring av miljöprestanda i miljöledningssystemen, att stärka affärsmässigheten samt att säkerställa att produkternas (dvs. varor och tjänster) miljöaspekter tas om hand på ett adekvat sätt.

I rapporten presenteras även brister och problemområden i tillämpningen av miljöled-ningssystem på företagsnivå samt utvecklingsbehov av stödsystem på nationell nivå. Sist i rapporten ges förslag på områden och åtgärder som kan avhjälpa bristerna. Rapporten kan därför utgöra underlag för fortsatta diskussioner om hur miljöledningssystemens användning och praxis kan utvecklas på företagsnivå och hanteringssystem på nationell nivå.

Rapporten bygger på analys av befintlig litteratur och av intervjuer med erfarna aktörer inom området samt resultat från genomförda rundabordssamtal. Följande slutsatser har dragits av att analysera studiens tre huvudfrågor:

Förbättras miljöprestandan genom miljöledningssystem?

Vår slutsats är att det inte i dagsläget går att besvara den generella frågan om miljöled-ningssystem medför en förbättrad miljöprestanda. Intervjuer tyder på att miljöledningssy-stem medför en förbättrad miljöprestanda men att det inte kvantitativt går att belägga. Det finns stora variationer mellan olika företag i kvaliteten på utformningen av respektive miljöledningssystem och hur de arbetar med ständig förbättring. Företag kan som följd av detta enbart göra svaga framsteg med ständig förbättring men ändå av certifieringsorgan ges eller bibehålla sitt certifikat. Detta riskerar att på längre sikt undergräva trovärdighe-ten för samtliga miljöledningssystem.

Ger miljöledningsarbete affärsmässiga fördelar?

Vår slutsats är att utvecklingen verkar ha gått från att ledningssystemen har ansetts vara ett starkt konkurrensmedel till att nu vara något som företag förväntas ha. Det finns dock indikationer på att arbetet med miljöledningssystem är lönsamt om kostnadsbesparande åtgärder som exempelvis energibesparing och minskad resursförbrukning inkluderas. Det är dock relativt ovanligt att företag följer upp den ekonomiska nyttan med eller kostna-derna för tillämpningen av sitt miljöledningssystem.

Externa kundkrav är ett vanligt skäl till att miljöledningssystem införs på ett företag men det är för närvarande inte någon stark drivkraft till ständig förbättring av miljöpres-tandan.

Inkluderas produktperspektivet i miljöledningssystem?

Vår slutsats är att produktaspekterna är tydliga i de internationella miljöledningsstandar-derna men att den praxis som vuxit fram inte är lika tydlig. Förhållandevis många företag har som följd av miljöledningssystemet börjat infoga tydligare miljöhänsyn i produktut-veckling. Däremot är det ovanligt att miljöanpassad produktutveckling ingår som en formaliserad komponent i miljöledningssystemet. Tydligare produktfokus i miljöled-ningsarbetet medför att potentialen för miljöförbättrande åtgärder för flertalet företag skulle utnyttjas. Enskilda metoder och stödverktyg för att inkludera produkter i miljöled-ningssystem är fortfarande relativt okända. Former för att hantera miljöpåverkan i leverantörskedjan samt miljökommunikation kan utvecklas.

Identifierade brister och problemområden

Studien visar att det finns svagheter i tillämpningen av miljöledningssystem. Det finns många orsaker till varför miljöledningssystem i företag är utformade och fungerar som de gör idag. Totalt har tretton områden på övergripande systemnivå identifierats där brister och problem finns. Dessa har i sin tur delats in i tre grupper som har diskuterats i rundabordssamtalen.

1. Brister i drivkrafter

- nationell samordning saknas

- svaga drivkrafter och få krav från marknaden - miljöledningssystem ett stort steg att ta - höga kostnader och resurskrävande - ledningens bristande engagemang - redovisning av miljöarbetet outvecklat - processorienterad miljölagstiftning - svag offentlig uppbackning

2. Brister i tillämpningen

- fokus på system istället för prestanda

-

- ovana att arbeta strukturerat med miljöfrågor - brist på hjälpmedel

Förslag på förbättringsåtgärder

I rapporten föreslås en rad åtgärder för att utveckla och förbättra miljöledningsarbetet med utgångspunkt från de identifierade svagheterna och problemområdena.

Att stärka de svaga drivkrafterna för att bedriva ett aktivt och framåtsyftande miljöled-ningsarbete anses som den absolut viktigaste åtgärden. Det handlar främst om att stärka marknadens efterfrågan samt att utveckla styrmedel som gör det ekonomiskt fördelaktigt att bedriva ett sådant arbete. Stärkta miljökriterier i offentlig upphandling och privata inköp av företag och privatkonsumenter pekades ut som möjliga områden. Den ekono-miska drivkraft som ligger i att inkludera miljökostnaderna i priset för en vara eller tjänst ansågs viktig men dessa frågor bedömdes ligga utanför detta projekt.

Att åstadkomma en nationell samordning av utvecklingsinsatser kopplad till miljöled-ningssystem kan stärka samverkan mellan myndigheter, företag och certifieringsorgan. Några uppgifter kan vara att samordna och driva aktiviteter som rör kompetensutveck-ling, tolkningsfrågor och hjälpverktyg och att utveckla en samlad informationskälla som stöd för mindre företag, myndigheter, konsulter, revisorer etc.

Behovet av att stärka arbetet med ständig förbättring av miljöprestanda samt att öppet kommunicera detta ses som viktigt, inte minst ur trovärdighetssynpunkt. Exempel på föreslagna åtgärder är utvecklad redovisning av ständig förbättring, jämförelser mellan olika företags system, tydlighet i tolkning av standardens krav och innehåll. En möjlighet som diskuterades var frivilliga överenskommelser om ständig förbättring. Behovet av en samlad informationskälla på i första hand Internet ansågs stor.

Exempel på förbättringsåtgärder som behöver vidtas är bland andra att: • förstärka fokuseringen på ständig förbättring av miljöprestanda;

• tydliggöra produktperspektivet, bl.a. genom att inkludera produktutvecklingsproces-sen;

• stärka de affärsmässiga incitamenten för proaktivt miljöledningsarbete;

• underlätta miljöledningsarbetet för små- och medelstora företag, bl.a. genom att underlätta informationsinhämtning;

• hitta modeller för att kompetensutveckla viktiga aktörer; • få fram enhetligare kravnivåer vid certifieringsrevisioner; • stärka samverkan mellan aktörer.

Vår sammantagna bedömning är att miljöledningssystem har stora fördelar som verktyg eftersom de har en utformning som passar bra för näringslivets sätt att arbeta och dessutom redan tillämpas i stor omfattning. Den kraft till miljöförbättrande åtgärder som kan nås genom ett effektivt miljöledningsarbete i svenskt näringsliv nyttjas idag dock inte fullt ut. Genom att åtgärda de brister och problem som identifierats inom detta projekt kan förhoppningsvis miljöledningssystem bli ett än mer kraftfullt verktyg för ständig

Fortsatt arbete

Genom att åtgärda identifierade brister och problemområden är det vår bedömning att miljöledningssystemen kan bli ett än mer kraftfullt verktyg för ständiga förbättringar av företags och andra organisationers miljöprestanda och konkurrenskraft. Tanken är att föreslagna förbättringsåtgärder skall tas omhand och utvecklas av de aktörer som är mest berörda. Många deltagande aktörer i projektet och rundabordssamtalen indikerar intresse för en fortsättning. För att bli framgångsrikt behöver ett sådant arbete genomföras i samarbete med många aktörer, inklusive näringslivet och enskilda företag. För att ett fortsatt arbete skall bli möjligt krävs både planering och resurser. Finansiärerna till detta projekt avser att verka för en process där rapportens slutsatser tas omhand för fortsatt utveckling av miljöledningssystemens användning och praxis.

Summary

The international environmental management standard ISO 14001 and its European equivalent EMAS came into force in the mid-1990s. Since then, a considerable amount of the environmental work done by the business sector has concentrated on introducing and applying these standards. Valuable experience is therefore to be gained from their use and application; experience that can form a sound basis for improving environmental

management systems that have already been introduced and rendering them more effective.

This report is a brief presentation of several studies performed with the common aim of finding ways of rendering environmental management systems more effective. The report provides a comprehensive overall picture of how environmental management both in Sweden and internationally has developed and currently functions. The study broaches three main issues, namely placing more emphasis on the continuous environmental improvement of management systems, strengthening commercial aspects and ensuring that the environmental attributes of products (i.e. goods and services) are taken care of in an adequate fashion.

The report also presents the shortcomings and problem areas associated with the application of environmental management systems on the corporate level and the development requirements of support systems on the national level. Finally, the report also puts forward proposals for areas and measures to combat these shortcomings. The report can therefore constitute a basis for further discussion on how the use and practice of environmental management systems can be developed on the corporate level and how national administration systems can be established on the national level.

The report is based on analyses of existing literature, on interviews with experienced actors in the field and on results from round-table discussions. The following conclusions have been drawn with regard to the study’s three main issues:

Do environmental management systems lead to better environmental performance?

Our conclusion is that it not currently possible to answer the general question as to whether environmental management systems actually improve environmental perform-ance. Interviews indicate that they do lead to better performance but that this is not possible to substantiate quantitatively. There is considerable variation among companies in the design quality of their environmental management systems and in how they strive for continuous improvement. As a result, companies may perhaps be making only sluggish progress regarding continuous improvement but still be awarded a certificate by the certification body or be allowed to keep their existing certificate. In the long term, this risks undermining the credibility of all environmental management systems.

Does environmental management provide commercial advantages?

Our conclusion is that the trend has gone from management systems being considered a powerful competitive tool to now being something that companies are expected to have. There are, however, indications that environmental management systems are profitable if cost-cutting measures, such as greater energy efficiency and reduced resource consump-tion, are taken into account. It is relatively unusual however for companies to follow up the financial benefit or monitor the costs of their environmental management system.

External customer demand is a common reason for a company to introduce an envi-ronmental management system, but is not a particularly strong driving-force behind the continuous improvement of environmental performance.

Is the product perspective included in environmental management systems? Our conclusion is that despite the product aspects being clearly expressed in the international management standards, they are not as clear in the emergent practice. A relatively large number of companies have started to incorporate more explicit environ-mental consideration in their product development as a result of the environenviron-mental management system. It is, however, unusual for green product development to be included as a formalised component of a company’s environmental management system. A clearer product focus in environmental management systems would lead to the majority of companies utilising the potential for implementing measures to improve the environ-ment. Specific methods and supportive tools to include products in environmental management systems are still relatively unknown. Ways of handling environmental impact in the supply chain and environmental communication can be developed.

Identified shortcomings and problem areas

The study uncovers weaknesses in the application of environmental management systems. There are many reasons for why corporate environmental management systems are designed and work as they do today. A total of thirteen areas on the overall system level have been identified where there are shortcomings and problems. These have been divided into three groups. The presentation of these shortcomings and problem areas is based on round-table discussions.

1. Weak driving forces - no national coordination

- weak driving forces and few demands from the market

- the introduction of an environmental management system being too big a step to take - high costs and resource-demanding

- lack of commitment from executive management - poorly developed reporting of environmental measures - process-oriented environmental legislation

2. Shortcomings in application

- focus on systems rather than performance

- environmental aspects of products insufficiently dealt with 3. Lack of knowledge

- unaccustomed to dealing with environmental issues in a structured fashion - lack of tools

- interpretation of the requirements and content of the standard

Proposals for improvement measures

The report proposes a number of measures for developing and improving environmental management based on the identified shortcomings and problem areas.

Strengthening the weak driving forces in order to promote active and forward-looking environmental management is seen as the single most important measure. It is primarily a question of strengthening the market’s demand and developing instruments that make it financially beneficial to implement such management. Strengthened environmental criteria in public procurement and the private purchasing procedures of companies and private consumers are singled out as possible areas. The financial driving force implied by the inclusion of environmental costs in the price of a product or service was consid-ered important but these issues are felt to be outside the scope of this project.

Coordinating development efforts linked to environmental management systems on a national level may strengthen collaboration between authorities, companies and

certification bodies. Tasks may include coordinating and performing skills development activities, interpretation issues and tools and developing a comprehensive information source to help smaller companies, authorities, consultants, auditors, etc.

The need to reinforce efforts concerning continuous environmental improvement and to communicate this openly is seen as important, not least from a credibility point of view. Examples of proposed measures include the well-developed reporting of continuous improvement, comparisons of different companies’ systems, clarity in the interpretation of the requirements and content of the standard. One option discussed was voluntary agreements on continuous improvement. It was felt there is a considerable need for a comprehensive information source, primarily on the Internet.

Examples of improvement measures that need to be implemented include:

• a stronger focus on continuous environmental improvement;

• elucidating the product perspective; by, for example, including the product develop-ment process;

• strengthening the commercial incentives for proactive environmental management; • facilitating environmental management for SMEs (small and medium-sized

enterprises), e.g. by facilitating information-gathering; • finding models to help develop the skills of important actors; • developing uniform requirement levels for certification audits; • strengthening collaboration among actors.

Our overall assessment is that environmental management systems are a very useful tool since their design is ideally suited to the business sector’s working methods and their application is already widespread. The force of environmental improvement measures that can be achieved through effective environmental management in the Swedish

business sector is not currently utilised to its full potential. By rectifying the shortcomings and problems that have been identified in the course of this project, environmental

management systems can hopefully become a more powerful tool for continuous environmental improvement, including greater commercial benefit and product perspec-tive.

Further work

By rectifying the identified shortcomings and problem areas, it is felt that environmental management systems could be an even more powerful tool for continuous environmental improvement and improve the competitiveness of companies and other organisations. The idea is for the proposed improvement measures to be taken onboard and developed by the most relevant actors. Many actors who took part in the project and the round-table discussions showed an interest in further work in the longer term. To be successful, such work should be implemented in partnership with many actors, including the business sector and individual companies. For further work to be possible, both planning and resources are required. The financiers of this project intend to promote a process whereby the conclusions of the report will be taken onboard to further develop the use and practice of environmental management systems.

1 Inledning

Under de senaste tio åren har en stor del av miljöarbetet inom svenskt näringsliv kretsat kring införande och tillämpning av miljöledningssystem. Främst har detta kommit att handla om den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001 (ISO 14001:1996), men även den frivilliga europeiska EMAS-förordningen (EUs frivilliga miljöstyrnings- och miljörevisionsordning, EMAS EG nr 761/2001) har haft betydelse. Både företag med lång erfarenhet av att arbeta med miljöfrågor och företag som är ”nybörjare” inom miljöområdet har infört miljöledningssystem. Statistik visar att cirka 47 000 certifieringar enligt ISO 14001 totalt var genomförda i världen vid årsskiftet 2002/2003 (ISO World 2003-03-24). Motsvarande antal organisationer registrerade enligt EMAS var vid samma tidpunkt omkring 3 800. I Sverige fanns vid slutet av februari 2003 cirka 2 700 certifikat enligt ISO 14001 och drygt 200 organisationer som var registrerade enligt EMAS (Challennium Information 2003-03-24 och Miljöstyrningsrådet 2003-03-24). Merparten av dessa är vad vi brukar benämna små- och medelstora företag. Inkluderas även andra typer av ”förenklade” icke-standardiserade miljöledningssystem, såsom miljödiplome-ring, kan listan över antalet företag ökas med ytterligare några hundra.

Ett miljöledningssystem syftar till att ge ett strukturerat arbetssätt som ökar möjlighe-ten till miljöförbättringar. Miljöledningssystem bygger på målstyrning, där miljömål och ambitionsnivå bestäms av den egna verksamheten, dvs. verksamhetsutövaren, men ett grundläggande krav på ständig förbättring ingår. Miljöledningssystemets förmåga att bli ett kraftfullt verktyg är därmed starkt beroende på aktörens egen målsättning och ambition samt kundernas efterfrågan av leverantörer med ett seriöst miljöarbete, men är även beroende av revisorernas tolkning av kraven i de aktuella systemen.

Miljöledningsstandarden ISO 14001 har utarbetats för att kunna tillämpas på samma sätt över hela världen i såväl stora som små organisationer, tillverkande företag som serviceföretag, privat som statlig regi. Detsamma gäller EMAS i Europa. Vid utarbetan-det av standarderna togs stor hänsyn till olika länders och typer av organisationers förutsättningar och förmåga att arbeta med miljöfrågor. Ett viktigt krav var att standar-derna för miljöledningssystem inte fick utvecklas till ett handelshinder gentemot tredje världen med försämrad konkurrensförmåga som konsekvens. Det gör att standarderna är relativt generellt utformade och kräver en del tankearbete för att översättas till verklighe-ten i ett företag eller en annan organisation.

Under de senaste åren har en del negativ kritik riktats mot att miljöledningssystemen inneburit byråkrati med mer av pappersexercis än fokusering på förbättring av miljöpre-standa. Kritiken kommer från enskilda företag som har eller håller på att införa miljöled-ningssystem och från andra aktörer som berörs av miljöledmiljöled-ningssystem på olika sätt. Dessa signaler var en viktig grund för att detta projekt initierades. Det är dock viktigt att komma ihåg att framför allt ISO 14001, trots viss kritik, under de år den funnits

tillgänglig på marknaden har vunnit stor trovärdighet som ett kraftfullt redskap för ett effektivt miljöarbete. Det är därför av stor vikt att negativ kritik fångas upp, att den utvärderas och att lämpliga åtgärder vidtas i syfte att bibehålla och förbättra systemens trovärdighet, miljöeffektivitet och affärsnytta. Denna rapport är avsedd att utgöra ett underlag för en process som leder till sådana förbättringar.

När miljöledningssystem anges i rapporten, utan förtydligande av om ISO 14001 eller EMAS åsyftas, avses främst miljöledningssystem enligt kraven i ISO 14001 (ISO 14001:1996). Kraven i ISO 14001 och EMAS överensstämmer dock till största delen, vilket i praktiken innebär att diskussionen även är tillämplig på EMAS.

1.1 Syfte

Syftet med denna rapport är att ge en övergripande och samlad bild av hur tillämpningen av miljöledningssystem i svenskt och internationellt näringsliv har utvecklats och

fungerar. Vidare har identifierade brister och problemområden lyfts fram i rapporten. Tre frågeställningar ligger till grund för denna studie. Dessa utgår från möjligheten att ytterligare betona ständig förbättring av miljöprestanda i miljöledningssystemen, att stärka affärsmässigheten samt att säkerställa att produkternas (dvs. varor och tjänster) miljöaspekter tas om hand på ett adekvat sätt. I rapporten ges förslag till åtgärder för att avhjälpa identifierade brister och problemområden. Som grund för förslagen ligger en analys av brister och problemområden baserad på erfarenheter från tillämpningen hittills. Rapporten skall ses som ett inlägg i processen för att förbättra och utveckla effektivare miljöledningssystem, snarare än en vetenskaplig rapport.

1.2 Metod

Detta dokument utgör den kondenserade kärnan av ett flertal studier som genomförts inom paraplyprojektet ”Effektivare miljöledning” samt av tillgänglig litteratur inom området.

De delprojekt som genomförts är:

• ”Miljöledning som verktyg för att nå hållbar utveckling” (Ulrik Axelsson och Ann Strömberg, IVL);

• ”Miljöledningssystemens roll som drivkraft för integrering av miljöhänsyn i produktutveckling” (Richard Almgren, Olof Hjelm och Jonas Ammenberg, Linkö-pings universitetet. Slutrapport lämnas till Naturvårdsverket under hösten 2003); • Resultat från en pågående litteraturstudie om kopplingen mellan produktutveckling

och miljöledningssystem (Jonas Ammenberg och Erik Sundin, Linköpings universite-tet);

• Resultat från en pågående intervjustudie av externa miljörevisorers agerande (Jonas Ammenberg och Erik Sundin, Linköpings universitetet);

• ”Hur effektivt är miljöledningsarbetet inom svensk energisektor?” Ett examensarbete inom svensk energisektor (IVL-rapport B1515, Cecilia Bring Procopé);

• ”Förbättras miljöprestandan av miljöledningssystem?”, en intervjustudie av 35 företag (IVL-rapport B1529, Cecilia Bring Procopé och Ulrik Axelsson);

Utöver ovanstående delprojekt och litteraturstudier har intervjuer varit en viktig metod för att inhämta fakta. Vi har valt att fokusera intervjudelen på den grupp av personer som yrkesmässigt arbetat mer med frågor om miljöledningssystem än de flesta andra. Intervjuer har gjorts med företrädare för olika organisationer (företag, näringslivets intresseorganisationer, konsulter, revisorer, standardiseringsorgan, myndigheter och forskare). Intervjupersonerna representerar företag och organisationer från ett tjugotal länder (förutom Sverige även Argentina, Australien, Danmark, Finland, Frankrike, Irland, Italien, Island, Jamaica, Japan, Kanada, Malaysia, Mexiko, Nederländerna, Norge, Tyskland, Storbritannien och USA). Företrädare för några viktiga myndigheter och intresseorganisationer har även intervjuats (exempelvis Europeiska kommissionen, Miljöstyrningsrådet, Svensk Industriförening, Svenskt Näringsliv och World Business Council for Sustainable Development). Den metodik som använts har varit semistrukture-rade intervjuer, dvs. intervjuaren har i förväg identifierat några frågor som skall belysas i intervjun, men intervjun har bedrivits i samtalsform där målet varit att intervjupersonen fritt får tillfälle att berätta om sina erfarenheter. Metoderna för att dokumentera intervju-erna har varierat från inspelade intervjuer som därefter renskrivits till intervjuer där intervjuaren tagit anteckningar. Sju olika personer har genomfört intervjuerna inom detta projekt och de ingående delprojekten. I rapporten anges inga referenser till enskilda personer som intervjuats eller som uttalat sig i olika frågor. En förteckning på alla intervjuade personer inom projektet redovisas i referensavsnittet. I vissa delstudier har anonymitet utlovats de deltagande företagen. Dessa är i referenslistan angivna som tjänsteföretag, verkstadsföretag etc. Dessutom anges den befattning som intervjupersonen har på företaget.

Delar av dokumentet (kapitel 1-4) har i en tidigare version legat till grund för två rundabordssamtal med ett urval av aktörer inom miljöledningsområdet. Dessa runda-bordssamtal var en annan viktig faktakälla; syftet med dem var dels att justera och förankra beskrivningen av problemen och bristerna, dels att identifiera lämpliga åtgärder för att komma till rätta med dessa brister. Rundabordssamtalen är den viktigaste källan för de förbättringsförslag som identifierats och som presenteras i kapitel 5.

Detta projekt har titeln ”Effektivare miljöledningssystem”. Effektivare är ett relativt begrepp som utgår ifrån en referensnivå. Den referensnivå som vi utgår ifrån är dagens tillämpning av miljöledningssystem i svenskt och internationellt näringsliv. Det som vi åsyftar med effektivare miljöledningssystem är alltså miljöledningssystem som bidrar till större miljömässiga förbättringar och ökade affärsmässiga fördelar än vad som är fallet i många införda miljöledningssystem idag.

För att karakterisera styrkan i de olika uttalanden som görs använder vi följande språkbruk:

• Uttalande av färre än 20 procent av intervjuobjekten: ”ett fåtal”, ”några”, ”vissa”; • Uttalande av 20-80 procent av intervjuobjekten: ”många”, ”en hel del”, ”flera”; • Uttalande av fler än 80 procent av intervjuobjekten: ”de flesta”, ”flertalet”, ”en

övervägande majoritet”, ”nästan alla”;

Denna rapport bygger på de viktigaste resultaten och slutsatserna ur de ovan nämnda delprojekten. Det intervjumaterial som använts i denna rapport har även kompletterats

med tillgänglig litteratur, handböcker, forskarrapporter, standarder etc. Urvalet av resultat har gjorts genom att lyfta fram områden/frågor/svar som angetts av ett flertal intervjuper-soner eller då det av författarna till denna rapport ansetts särskilt intressant för att förstå hur miljöledningsarbetet bedrivs. Redan vid utformningen av paraplyprojektet identifie-rades dock tre områden som var speciellt intressanta att studera:

• Förbättras miljöprestandan genom miljöledningssystem? • Ger miljöledningsarbete affärsmässiga fördelar?

• Inkluderas produktutvecklingsperspektivet i miljöledningssystem?

1.3 Läsanvisning

Kapitel 2 beskriver kortfattat vad miljöledningssystem (ISO 14001 och EMAS) innebär, samt vilka intressenter som finns i miljöledningsarbetet.

Kapitel 3 redovisar den bild av hur miljöledningsarbetet fungerar som författarna fått av att studera litteratur samt intervjua olika aktörer.

Kapitel 4 redovisar de brister och svagheter som identifierats.

Kapitel 5 redovisar de identifierade förbättringsåtgärder som kommit fram genom rundabordssamtalen.

Kapitel 6 innehåller våra generella slutsatser av de studier och rundabordssamtal som genom förts i projektet.

2 Strukturerat miljöarbete genom

miljöledningssystem

2.1 Bakgrund till standardisering av

miljölednings-system

Arbetet med miljöledningssystem har en internationell bakgrund. Redan på 1970- och 1980-talen fanns det system i större företag som motsvarar dagens miljöledningssystem enligt ISO 14001 eller EMAS. Ett tidigt steg var Internationella Handelskammarens (ICC) initiativ 1988 till att anta riktlinjer för miljörevision. Ett annat tidigt steg var EU:s initiativ till EMAS. I det första utkastet (Eco-Audit) som publicerades för kommentarer 1990 var inriktningen primärt att stärka kommunikationen med olika intressenter. Brittiska standardiseringsorganisationen BSI tog vidare tidigt fram en brittisk miljöled-ningsstandard, BS 7750 (BSI, 1992). I förberedelserna till FN-konferensen om miljö och utveckling 1992 tog det internationella näringslivet initiativ till det standardiseringsarbete som kom att bli ISO 14000-serien. Den formella bildningen av en ansvarig kommitté för detta arbete, ISO/TC207, skedde 1993. Det var främst företrädaren till World Business Council for Sustainable Development (WBCSD) som var aktiv när det gäller att få igång ett arbete av detta slag. Bakgrunden var främst att finna internationellt förankrade former för företagens insatser på miljöområdet som kunde bidra till att höja näringslivets anseende som en trovärdig aktör på området.

2.2 Syfte med miljöledningssystem

Ett miljöledningssystem syftar till att på ett enhetligt, systematiskt och strukturerat sätt skapa förutsättningar för ett effektivt miljöarbete i en organisation (oftast ett företag). Ett miljöledningssystem talar om hur miljöarbetet skall målstyras och bedrivas, hur det är organiserat, mekanismerna för att följa upp arbetet, hur det skall bli effektivare efter hand och hur information skall distribueras för att nå en förbättrad miljöprestanda. Gransk-ningen och verifieringen skall ge svar på om systemet i sig är ändamålsenligt uppbyggt och om verksamheten bedrivs enligt detta system.

Ett bra miljöledningssystem kännetecknas av att det bl.a. skall ge följande resultat/ effekter, oavsett vilken modell som används:

1. begränsa och förebygga miljöpåverkan;

2. säkerställa att lagar och andra miljökrav uppfylls; 3. bidra till att miljöprestandan förbättras över tiden; 4. bidra till att ekonomiskt resursslöseri undviks;

5. bidra till att stärka företagets varumärke;

6. bidra till att ge affärsmässiga konkurrensfördelar;

Nyckelelementen i ett effektivt miljöledningssystem kan sammanfattas i följande sex punkter: • ledningsansvaret uttalat • målstyrt • åtgärdsinriktat • dokumenterat system • återkommande uppföljning • ständig förbättring

I den reviderade kvalitetsstandarden ISO 9000:2000 har åtta principer för kvalitetsledning formulerats. Dessa principer stämmer även bra överens med vad som krävs för att leda och driva en organisations miljöledningsarbete och kan ses som ett alternativt sätt att beskriva nyckelelementen för effektiv miljöledning enligt ovan:

• kundfokus • ledarskap • medarbetarnas engagemang • processinriktning • systeminriktad ledningsmodell • ständig förbättring • faktabaserade beslut

• ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer

När miljöledningssystem åsyftas förknippar flertalet detta direkt med den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001 alternativt EMAS vilka båda innehåller kravspecifi-kationer på miljöledningssystem. I kölvattnet efter ISO 14001 och EMAS har det dykt upp flera andra former av förenklade miljöledningssystem, exempelvis ”miljödiplom”, ”miljöintyg” etc., vilka vanligtvis har stora likheter med ISO 14001 och EMAS. I Sverige är olika kommuners miljödiplomeringssystem samt Företagarnas Riksorganisations FR 2000 de mest kända. Ett miljöledningssystem behöver alltså inte nödvändigtvis vara liktydigt med vare sig ISO 14001 eller EMAS.

Tillämpningen av ett miljöledningssystem skiljer sig från en organisation till en annan. Ett miljöledningssystem får olika utformning i olika organisationer, oavsett om ISO 14001 eller EMAS eller något annat system tillämpas. Detta beror bland annat på vilka möjligheter och vilket engagemang som finns i organisationen för miljöarbetet och hur väl förankrat miljöledningsarbetet blir bland medarbetarna. I denna studie undersöks hur

miljöledningssystemen vanligtvis tillämpas och fungerar idag. Genom detta arbete och den behovs- och handlingsplan som förhoppningsvis kommer att tas fram i ett senare skede finns förhoppningar om att ytterligare effektivisera miljöledningssystem.

2.3 Miljöledningssystem enligt ISO 14001

Arbetet med att utarbeta de internationella miljöledningsstandarderna i ISO 14000-serien har anförtrotts ISO (International Organization for Standardization). ISO svarar för huvuddelen av den internationella standardiseringen och är en gemensam organisation för nationella standardiseringsorganisationer i 147 länder. Ca 70 av dessa, varav 27 från utvecklingsländer, deltar aktivt i arbetet med ISO 14000-serien. Den tekniska kommitté TC 207 Environmental Management inom ISO som har uppdraget att utveckla ISO 14000-serien av miljöledningsstandarder bildades 1993 och sammanträder årligen. Därutöver träffas experter över hela världen regelbundet för att ytterligare utveckla systemet. Totalt omfattar ISO 14000-serien idag 24 standarder (ISO 14001 är en av dessa), tekniska specifikationer och tekniska rapporter, varav några ännu inte är färdigställda.

Redan från början drevs arbetet inom ISO/TC207 i nära samverkan med motsvarande kommitté på kvalitetsområdet, ISO/TC176 Quality managment and quality assurance. En viktig erfarenhet från tillämpningen av ISO 9000-serien tog man med sig vid arbetet av ISO 14000-serien, nämligen att försöka undvika den byråkrati som särskilt inledningsvis utvecklades kring tillämpningen av de olika kvalitetsstandarderna.

ISO 14001 är avsedd att förse organisationer med komponenterna i ett effektivt

miljöledningssystem och som kan integreras med andra ledningskrav för att underlätta för organisationer att uppnå miljömål och ekonomiska mål. Enligt ISO 14001 skall ett miljöledningssystem ha följande egenskaper eller effekter, dvs. det skall:

• begränsa påverkan på den yttre miljön som orsakas aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster;

• vara strukturerat och kunna integreras med det övergripande ledningsarbetet och möjliggöra engagemang på alla nivåer, särskilt hos högsta ledningen;

• få bra genomslag;

• kunna tillämpas på alla organisationer oberoende av typ eller storlek och tar hänsyn till olika geografiska, kulturella och sociala förhållanden;

• fungera väl i internationell handel;

ISO 14001 i sig anger inte några specifika kriterier för miljöprestanda. Däremot är ständig förbättring av organisationens totala miljöprestanda enligt organisationens miljöpolicy en av nyckelkomponenterna i ISO 140011. Med miljöprestanda avses det mätbara resultatet från miljöledningssystemet, med avseende på en organisations styrning

1

av sina miljöaspekter, som i sin tur påverkar utformningen av miljöpolicy, övergripande miljömål och detaljerade miljömål. Genom att uppfylla kraven i ISO 14001 får organisa-tionen därmed främst hjälp med att uppfylla punkt 1 (begränsa och förebygga miljöpå-verkan) och punkt 2 (säkerställa att lagar och andra miljökrav uppfylls) i listan över resultat/effekter av ett bra miljöledningssystem i inledningen av kapitel 2.2.

ISO 14001 syftar till att begränsa påverkan på den yttre miljön. ISO har därutöver i andra sammanhang uttalat att ISO 14000-serien skall bidra till hållbar utveckling och förbereder också ett arbete med inriktningen att utforma ett ledningssystem med en bredare ansats (ISO 2002).

Miljöledningsstandarden ISO 14001 och den därtill kopplade vägledningen ISO 14004 ses för närvarande över inom ISO:s miljöledningskommitté (ISO/TC207/SC1) och beräknas vara klar under 2004. Direktiven för denna översyn är dock begränsad i vissa avseenden:

• inga nya krav får tillkomma;

• standarderna skall harmoniseras med ISO 9001 så långt möjligt; • tydligare ”steg-för-steg-upplägg”;

• mindre fokus på dokumentation och mer på förbättring av miljöprestanda;

I Sverige har ISO 14001 mottagits väl och antalet certifierade organisationer har ökat snabbt från starten 1996. De utfärdade certifikaten fördelar sig relativt jämt mellan små, medelstora och stora företag, vilket framgår av tabell 1 nedan. Det bör särskilt noteras att en övervägande majoritet av företagen (mer än 70 procent av dem där storleken är känd) tillhör gruppen små och medelstora företag enligt EU:s definition (färre än 250 anställda). Fler än vart tionde företag tillhör gruppen mikroföretag (färre än 10 anställda).

Tabell 1: Antal ISO 14001-certifierade företag i Sverige i förhållande till företagsstorlek i oktober 2002 (Nutek 2003).

Företagsstorlek ISO 14001-certifiering Andel i procent av samtliga ISO-certifierade företag 1-9 anställda 218 9 % 10-49 639 27 % 50-99 277 12 % 100-199 258 11 % 200-499 243 10 % 500-999 107 5 % 1 000 eller fler 184 8 %

Ingen uppgift om storlek 441 19 %

Totalt 2 367 100 %

2.4 Miljöledningssystem enligt EMAS

Syftet med EMAS är primärt att stimulera företag och organisationer att vidareutveckla sitt miljöarbete på ett systematiskt och enhetligt sätt utöver de krav som lagstiftningen ställer. Detta sker genom ett detaljerat program med klart utsatta mål, åtgärdsprogram och

utvärdering av alla väsentliga miljöförhållanden som berörs av verksamheten. Från och med den 27 april 2001 gäller en reviderad och förbättrad EMAS-förordning som ersätter den tidigare förordningen som trädde i kraft 1995.

EMAS krav på ett miljöledningssystem baseras på ISO 14001-standarden. I EMAS (artikel 1) betonas dock tydligare vikten av att uppnå ständig förbättring av den totala miljöprestandan. En viktig skillnad gentemot ISO 14001 är att EMAS även innehåller krav på en årlig offentlig redovisning, som tas fram av den aktuella organisationen. Målet med EMAS är att främja en fortsatt förbättring av organisationernas miljöprestanda genom:

a) att organisationerna utarbetar och genomför ett miljöledningssystem; b) att dessa systems prestanda regelbundet utvärderas på ett systematiskt och objektivt sätt;

c) att informera om miljöprestanda och föra en öppen dialog med allmänheten och andra intressenter;

Genom att uppfylla kraven i EMAS får organisationen därmed hjälp med att uppfylla punkt 1 (begränsa och förebygga miljöpåverkan) och 2 (säkerställa att lagar och andra miljökrav uppfylls) i listan över resultat/effekter av ett bra miljöledningssystem, enligt inledningen av kapitel 2.2. Dessutom får organisation en hjälp med att uppfylla punkt 3 (bidra till att miljöprestandan förbättras över tiden), vilket indirekt kan bidra till att punkt 4 (bidra till att ekonomiskt resursslöseri undviks) och punkt 5 (bidra till att stärka

företagets varumärke) uppnås, enligt samma kapitel.

2.5 Huvudaktörer i miljöledningsarbetet

Det finns ett flertal olika aktörer som på olika sätt är inblandade i miljöledningsarbetet. Nedan presenteras de mest framträdande aktörerna, vilka har delats in i grupperna ISO 14001, EMAS respektive Gemensamma:

ISO 14001

ISO/TC207 Kommitté inom ISO som har uppdraget att utforma standarder för miljöledning (dvs. ISO 14000-serien).

SIS/Miljöledningsprojektet Miljöledningsprojektet inom SIS har uppdraget att för Sveriges del följa och ut-veckla miljöledningsstandarden och föra Sve-riges talan i det internationella arbetet. Fler än 100 företag medverkar aktivt.

EMAS

Artikel 14-Kommittén Europeiska Kommissionens verkställighets-kommitté har vissa beslutsfunktioner och mandat att följa upp tillämpning och bedöma behov av stöd för införande av EMAS inom EU (plus vissa EES-länder och kandidatlän-der samt vissa andra länkandidatlän-der). Artikel 14 syftar på den artikel i EMAS-förordningen där kommitténs arbete regleras.

Miljöstyrningsrådet Huvudman för EMAS i Sverige (registre-ringsorgan).

Gemensamma

Certifieringsorgan Certifieringsorgan kontrollerar och godkänner organisationers miljöledningssystem. För närvarande har nio certifieringsorgan ackredi-tering av SWEDAC för att certifiera miljö-ledningssystem enligt ISO 14001. Certifie-ringsorgan kan verka i Sverige med ackredi-tering från annat EU-land och ytterligare ett antal länder.

Forskare Kan ha till uppgift att följa upp systemens effektivitet och belysa effekter och problem förknippade med miljöledning.

Företag och andra organisationer Tillämpar ISO 14001 eller EMAS. Kan välja att certifiera (ISO 14001) eller registrera (EMAS) sitt miljöledningsarbete.

Konsulter Ger på uppdrag stöd till företag i arbetet med tillämpningen av ISO 14000-serien samt EMAS. Det finns många konsulter verksam-ma inom miljöledningsområdet (anställda i större konsultbolag eller ensamföretagare). Myndigheter Har uppgifter för miljöpolitiken i stort men

ingen direkt roll i förhållande till ISO:s stan-darder (bortsett från SWEDAC, se nedan). Respektive medlemsland i EU har som upp-gift att tillhandahålla ett system för EMAS-registrering

SWEDAC Statlig myndighet, ackrediteringsorgan för Sverige, dvs. har till uppgift att kompetens-bedöma (ackreditera) de certifieringsorgan som önskar certifiera miljöledningssystem för företag och andra organisationer

.

SWETIC Samarbetsgrupp för certifieringsorgan i Sverige

.

3 Näringslivets tillämpning av

miljöledningssystem

I detta kapitel redovisas den bild av hur miljöledningsarbetet vanligtvis fungerar och tillämpas idag, baserad på litteraturstudier samt intervjuer av olika aktörer. I de studier som gjorts i detta projekt har vi funnit ett flertal positiva effekter av det samlade

miljöledningsarbete som bedrivits. Likaså har ett antal problemområden identifierats, där vi ser en potential till förbättringar i tillämpningen av miljöledningssystem. I avsnitt 3.1 och 3.2 redovisas positiva effekter och problemområden som frekvent har lyfts fram av intervjuade aktörer, studerad litteratur eller som vi funnit som speciellt värda att notera. Redovisningen har ingen inbördes prioriteringsordning. Därefter utvecklas i avsnitt 3.3-3.5 resonemangen kring de tre delområden som vi valt att studera mer utförligt. De är som tidigare angetts:

• Förbättras miljöprestandan genom miljöledningssystem? • Ger miljöledningsarbete affärsmässiga fördelar?

• Inkluderas produktperspektiv i miljöledningssystem?

Vi vill dock påpeka att tillämpningen av miljöledningssystem varierar starkt från företag till företag. Den bild vi försöker ge speglar erfarenheter hittills av tillämpningen av miljöledningssystem i näringslivet.

3.1 Positiva erfarenheter av miljöledningssystem

Följande positiva erfarenheter av tillämpningen av miljöledningssystem har framkommit under aktörsintervjuerna:

• Miljökunskapen i näringslivet har höjts. Tusentals människor har fått miljöutbildning inom ramen för företagens miljöledningssystem, vilket förhoppningsvis förbättrat deras miljörelaterade handlingar både professionellt och privat.

• Många företag, som annars inte skulle ta särskild hänsyn till miljöaspekterna i sin verksamhet, har genom att införa ett miljöledningssystem börjat arbeta strukturerat med miljöfrågor. Arbetet har initierats av krav, oftast från kunder eller internt från medarbetare inom företag, som sett miljöledning som ett konkurrensmedel. • Många företag har genomfört miljöförbättrande åtgärder som följd av att de infört

miljöledningssystem.

• Som följd av arbete med miljöledningssystem har flera företag börjat arbeta aktivt med att kontrollera sin lagefterlevnad. Många intervjuade aktörer uppger att kunska-pen om vilka miljölagar och krav de förväntas uppfylla även har även ökat. Värt att

notera är dock att myndigheternas erfarenheter inte är helt samstämmiga med den bild som främst företagen ger, utan visar på att brister fortfarande finns.

• Företag, som inom sin bransch varit tidigt ute med att införa miljöledningssystem, har fått affärsmässiga fördelar.

• Genom att inympa en kultur med miljöhänsyn i företaget får man en bredd i

miljöarbetet som är mycket påtaglig. Det blir inte enbart en angelägenhet för några få miljöexperter inom företaget, utan en angelägenhet för alla anställda. Många företag har även vittnat om att det är det bästa projektet man haft för att skapa ”vi-känsla” kring en fråga som berör alla och ofta engagerar de flesta inom företaget.

• Miljöledningssystem har en viss fördel i förhållande till kvalitetssystem, eftersom det engagerar personalen på ett systematiskt och personligt sätt. De anställda uppfattar att miljöledningssystem står närmare deras vardagsliv och intressen än vad kvalitetsled-ningssystem gör.

3.2 Problem med tillämpningen av miljöledningssystem

Problem kan finnas i företag med miljöledningssystem men finns inte nödvändigtvis i alla företags miljöledningssystem. Följande problemområden har frekvent framkommit under intervjuer av aktörer:

• I miljöledningssystem ligger huvudsakligt fokus idag på processorienterade

miljöfrågor. Produktrelaterade miljöfrågor (dvs. varor och tjänster) utelämnas ofta till stor del.

• De affärsmässiga incitamenten för ett proaktivt miljöledningsarbete är svaga. Det finns inga direkta ekonomiska motiv för att vara ”bäst i klassen”. Att kunna visa på ett certifikat är idag ofta tillräckligt. Ett certifierat miljöledningssystem kan vara en nyckel för att få vara med och konkurrera om en order. Däremot, berättar många företag, att det inte finns någon extra betalningsvilja för att man har ett miljölednings-system.

• Ett fåtal intervjuade företag berättar att deras miljöledningssystem är en "papperspro-dukt", vars syfte är att bemöta kundefterfrågan. Att få ett certifikat att hänga på väg-gen har högre prioritet än att förbättra miljöprestandan för dessa företag. Miljöled-ningssystem ses som något "nödvändigt ont" som införts i enkom marknadsförings-syfte.

• Miljöledningssystem tillämpas av flera företag så att de innehåller väldigt få konkreta miljömässiga förbättringsmål. Dessa företag arbetar oftast med miljöledningssystem eftersom det är ett kundkrav och har ingen egentlig ambition att förbättra sin miljö-prestanda.

• Det kan vara kostsamt att kompetensutveckla organisationen inom miljöområdet. Många företag genomför i uppstarten av miljöledningssystemet olika typer av utbild-ningsinsatser men dessa blir endast punktinsatser, varför miljöengagemanget minskar

med tiden. Mindre företag behöver bra hjälp och stöd för att kunna hålla organisatio-nens miljöengagemang vid liv.

• Mindre företag upplever miljöledningssystem som byråkratiska, tidskrävande, storföretagsanpassade samt att kravdokumenten har ett för svårt språk.

• Vid revisioner ligger fokus huvudsakligen på att uppfylla ”systemkrav”. Om miljöledningsarbetet medför miljömässiga förbättringar och om det är tillräckligt tydligt infört upplevs som en sekundär fråga.

• Olika syn, arbetssätt och kravnivåer bland revisorer. Detta är ett av de mest frekvent påtalade problemområdena under aktörsanalysen. Många aktörer har även påtalat skillnaden i kravnivå mellan olika länder och regioner, där Sverige ofta anses tillhöra dem med en hög kravnivå.

• Kostnaden för konsulthjälp samt kostnader för certifiering är alltför höga för många mindre företag. Förenklade miljöledningssystem och s.k. miljödiplomeringssystem, där kostnaden är lägre, är därför tilltalande för småföretagen. Det är önskvärt att finna vägar som kan minska kostnaderna även för miljöledningssystem enligt ISO 14001 och EMAS.

• Det finns idag en flora av olika typer av miljöledningssystem eller integrerade ledningssystem som inbegriper miljöaspekter. Både leverantörer (främst små- och medelstora företag) och beställare har problem med att förstå vad alla dessa system innebär. Det finns en uppenbar risk för att det blir för många olika typer av certifikat, diplom och utmärkelser vilket medför att deras värde blir begränsat. En liknande utveckling kan idag ses inom eller med koppling till miljömärkning.

3.3 Förbättrad miljöprestanda genom

miljölednings-system

I detta avsnitt diskuteras hur kravet på ständig förbättring tillämpas i miljöledningssystem både av företag och av revisorer från certifieringsorgan. Vidare har vi granskat tillgängli-ga studier för att bedöma om miljöledningssystem medför förbättrad miljöprestanda med utgångspunkt från följande fråga: ”förbättras miljöprestandan genom miljöledningssy-stem?”.

Motiv till att införa miljöledningssystem

Genom de intervjuer som genomförts har vi fått en splittrad bild till motiven för att företag inför miljöledningssystem. Merparten av de intervjuade anger att en övervägande majoritet av de företag som infört ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 har gjort det med föresatsen att också åstadkomma verkningsfulla minskningar av miljöpåverkan. Vidare innebär systemen en uppstagning av verksamheten, vilket avsevärt minskar antalet "krypvägar" för medarbetare att agera i andra banor än dem som företaget valt. Nästan

alla utfrågade var överens om och tryckte på att miljöledningssystem leder till en god struktur inom företaget och till ordning och reda.

En annan bild har vi fått beskriven av några av de övriga intervjuade aktörerna. De anser att endast ett fåtal företag använder standarden på det sätt som det är tänkt och minskar uttag av naturresurser och miljöpåverkan. De anser vidare att ambitionsnivån i många företag är låg, vilket medför att miljöledningssystemet inte medför några egentliga miljöförbättringar. En del miljöledningssystem tillämpas som "ett system vid sidan av". Fokus ligger då, för dessa företag, på att klara certifieringsrevisioner och inte på att förbättra prestanda, vilket enligt vår egen bedömning är en för snäv tillämpning.

Få studier om förbättrad miljöprestanda

En certifiering enligt ISO 14001 betraktas av många företag, myndigheter och privatper-soner som en garanti för bra miljöprestanda. Men om det miljöledningsarbete som hittills bedrivits inom näringslivet verkligen medfört en förbättrad miljöprestanda är svårt att utläsa av litteraturen. På frågan hur miljöledningssystem påverkar miljöprestanda finns det enligt Ammenberg (2001) inte några rapporter av tillräcklig kvalitet för att besvara frågan på ett tillfredsställande sätt. Vid litteratursökningar om vilka miljömässiga effekter miljöledningssystem verkligen medför framkommer det att det finns få undersökningar gjorda inom området. Flera av de artiklar och rapporter som finns publicerade baseras på intervjuer med miljöansvariga på företag samt andra personer som är starkt inblandade i det miljöledningsarbete som bedrivs (revisorer, konsulter med flera). Nedan följer ett urval av några viktiga studier inom detta område:

• I en europeisk studie har sambandet mellan förbättrad miljöprestanda och miljöled-ningssystem studerats (MEPI, Berkhout et al, 2001). Studien baseras på insamlad data från 280 europeiska företag och 430 produktionsanläggningar. I studien togs ingen hänsyn till hur länge företagen hade varit certifierade. Ett av resultatet från studien var att företag med miljöledningssystem inte visade på bättre prestanda än företag utan sådana system. Det bör dock noteras att studien baseras på data från åren 1995-1997, dvs. i en tidig fas i användningen av miljöledningssystem att skillnader i detta avseende kanske därför inte kan förväntas. En kompletterande studie pågår för närva-rande.

• The National Database on Environmental Management Systems (NDEMS) undersökte 50 företag året före, respektive efter de hade infört sitt miljöledningssy-stem (Andrews et al, 1999). Resultatet visade att drygt hälften av de undersökta företagen rapporterade ha uppnått signifikanta förändringar i miljöprestanda, i ge-nomsnitt 3,7 signifikanta förändringar per företag. De tre vanligaste signifikanta förändringarna i miljöprestanda utgjordes enligt undersökningen av följande: − operativa rutiner;

− processer;

• I en undersökning av tyska energi- och gasbolag visade det sig att miljöledningssy-stemen inte resulterade i några direkta miljöförbättringar, vilket enligt studien kan bero på att det även finns många andra drivkrafter än just miljöhänsyn till att införa det från början (Morrow & Rondinelli, 2000). Miljöledningssystemen bidrog däremot till att företagen tvingades se över efterlevnaden av den komplicerade gällande lag-stiftningen och även fick lättare att anpassa sig till kommande lagar och krav. Den systematisering som miljöledningssystemet medförde möjliggjorde vidare att pro-blem kunde identifieras och företagen kunde få en organisatoriskt säkrare verksam-het. Dessutom ökade de anställdas miljömedvetande.

En viktig anledning till att frågan är svår att besvara är det enkla faktum att systemen inte varit ”i drift” särskilt länge. Ungefär hälften av alla införda miljöledningssystem enligt ISO 14001 i Sverige är certifierade de senaste två åren (Challennium Information 2003-03-24). Men även i företag med längre erfarenhet saknas långa tidsserier att göra

bedömningen utifrån. En orsak till detta, visar våra intervjuer, är att ingen krävt att sådana mätserier skall tas fram. Det finns därför i flertalet företag ännu inga tillräckligt långa tidsserier av mätdata att bygga en bedömning på.

I ett försök att mäta förändringar av miljöprestanda över tiden i certifierade företag gjordes en studie av miljöutredningarna före och efter införandet av miljöledningssystem i tolv småföretag (Ammenberg och Hjelm, 2002). Även om tillgången och kvalitén på data varierade betänkligt mellan företagen visade analysen, i de fall då data var tillgängli-ga och tillförlitlitillgängli-ga, att företagen i de flesta fall hade förbättrat sin miljöprestanda. Det framkom också av studien att data i många fall var otillräckliga för att möjliggöra en riktig analys av företagens miljöprestanda, detta föranledde dock inte några åtgärder från de externa revisorerna sida. Det var alltså mycket svårt för företagen att verkligen styrka ständig förbättring, som är ett av nyckelelementen i ISO 14001 och som måste uppfyllas för att ett företag skall kunna behålla sitt certifikat.

En annan studie av Ammenberg et al (2001) visar vidare att det ofta endast är ett fåtal miljöaspekter som undersöks vid extern bedömning av ständig förbättring (de som det finns miljömål för). Det innebär att organisationer kan uppfylla kravet på ständig förbättring enligt ISO 14001 utan kunskap om huruvida den totala miljöpåverkan minskat. I sin tur innebär det att det inte går att enbart utifrån kriteriet att ett företag har ett certifierat miljöledningssystem skilja mellan företag som endast har förbättrat en viss miljöaspekt och företag som istället har integrerat miljöhänsyn i den strategiska

kärnverksamheten och därigenom kunnat minska hela sin miljöpåverkan.

Val av betydande miljöaspekter

En bild som vi fått genom intervjuer med företag och revisorer är att många företag har problem med att identifiera, avgränsa och värdera de betydande miljöaspekter som orsakas av organisationens aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster. Frågor som man ställs inför är vilken värderingsmetod man skall välja, var den egna verksamhetens möjlighet att styra och påverka sin miljöpåverkan slutar och vilken kunskap som krävs för att göra en heltäckande analys av organisationens miljöaspekter. Dessa problem belyses även bland annat av Zackrisson (2002).

Exempel på problem med identifiering av miljöaspekter är att många företag fortfarande inte identifierar så kallade indirekta miljöaspekter i samband med den inledande

inventeringen av miljöaspekter. För vissa verksamheter (t.ex. en bank) är dessa indirekta miljöaspekter av större betydelse än de direkta. I exemplet med banken borde den i första hand inrikta sig på indirekta miljöaspekter, från exempelvis utlåning av pengar till företag där betydande miljöpåverkan kan uppstå, och i andra hand fokusera på direkta miljö-aspekter, såsom pappersanvändning. Vår bedömning är att det främst är tre skäl till att företag bortsett från att inkludera indirekta miljöaspekter i sitt miljöledningssystem:

• Det första är okunskap om att man får och dessutom bör inkludera indirekta miljöaspekter i sitt miljöledningssystem.

• Det andra är "vanans makt", dvs. man fokuserar på frågor som traditionellt funnits på agendan.

• Det tredje är mätsvårigheter förknippade med indirekta miljöaspekter.

Ytterligare ett exempel är det relativa svaga fokus på produkter och produktutveckling som miljöaspekter har inom miljöledningssystem. Detta diskuteras mer i detalj i avsnitt 3.5.

Avgränsning och värdering av miljöaspekter har betydelse då det avgör vilka aspekter som bedöms som betydande. Om en organisation väljer att betrakta sina miljöaspekter i ett allt för snävt perspektiv finns risk för att den egna miljöpåverkan underskattas. En allt för snäv avgränsning kan också innebära en felaktig värdering av en miljöaspekt. För t.ex. avfallshanteringen är det avgörande för miljönyttan hur det sorterade avfallet omhänder-tas efter det att det sorterats ut. Vid värdering av miljöaspekter används olika metoder. Vi har i denna studie funnit en mängd olika värderingsmetoder av skiftande kvalitet. Det finns risk att en dåligt utformad värderingsmetod leder till felaktiga prioriteringar av miljöledningsarbetet och därmed minskad miljönytta.

Fokusering på lätta åtgärder

I standardens vägledning (ISO 14004, avsnitt 4.1.1) uppmanas företagen att i en första omgång fokusera på de miljöaspekter ”där det finns uppenbara fördelar”, dvs. åtgärder som ligger nära till hands och är lätta att genomföra. En bild som både många intervjuade företag och andra aktörer verkar dela är att den största förbättringen ofta fås direkt efter att en miljöutredning genomförts och fram till och med certifieringstillfället. Efter certifieringen faller miljöarbetet tillbaks något. Inför varje återbesök lyfts sedan miljöarbetet fram igen och miljöprestandan förbättras något (insatser görs för att målen skall uppfyllas).

Det är dock här viktigt att konstatera att den beskrivna utvecklingen över tiden inte stämmer på alla företag som har infört miljöledningssystem. Vissa företag har i sig själva en drivkraft att arbeta med ständiga förbättringar. Vanligt är dock att det är certifierings-organet och dess regelbundet återkommande besök på företaget som driver på förbätt-ringsarbetet. Detta, anger många företag, är en följd av att kunderna sällan ställer andra krav än att man som leverantör skall ha ett miljöledningssystem. Vilken förbättring av

miljöprestanda som leverantörens miljöledningssystem innebär frågar kunder ytterst sällan om vid leverantörsutvärderingar.

Ständig förbättring av miljöprestanda

I både ISO 14001 och EMAS är ständig förbättring av miljöprestandan nyckelbegrepp. "Avsikten med att införa ett miljöledningssystem i enlighet med specifikationen, är att det skall bidra till att förbättra resultatet av organisationens miljöarbete (miljöprestanda)" (ISO 14001:1996, avsnitt A.1).

De genomförda intervjuerna har gett information om att det verkar råda stor tveksamhet kring vad begreppen miljöprestanda och ständig förbättring innebär. Som kontrast till ovanstående citat från ISO-standarden anger en företrädare inom EU är att det för ISO 14001 endast krävs förbättring av själva systemet, vilket inte nödvändigtvis är detsamma som förbättring av miljöprestanda.

Miljöprestanda definieras i ISO 14001 på följande sätt: "Mätbara resultatet från miljöledningssystemet, relaterade till en organisations styrning av sina miljöaspekter, baserade på egen miljöpolicy, övergripande och detaljerade miljömål." I ISO 14001 definieras ständig förbättring enligt följande: "Process för att förbättra miljöledningssy-stemet för att uppnå bättre total miljöprestanda i enlighet med organisationens miljöpoli-cy." Hur organisationen i praktiken skall verifiera ständig förbättring framgår dock inte av standarden utan det får bli en tillämpningsfråga.. Möjligen kan man i ISO 14001 (avsnitt 4.5.1) finna en svag koppling till den angränsande standarden ISO 14031:2000 om utvärdering av miljöprestanda.

Enligt Pojasek (2001) är ett företags miljöprestanda framförallt beroende av två faktorer. Den första är företagets motivation, den andra är möjligheten att överhuvudtaget kunna genomföra åtgärder på miljöområdet. Det finns även en tredje viktig faktor för att uppnå en förbättrad miljöprestanda. Det är kunskap om miljö, vilken är en grundförut-sättning för att förstå vilka förbättringsåtgärder som ger reell effekt. För många mindre företag är avsaknad av miljökunskap ett problem, varför man till stor del får förlita sig på den miljökompetens som konsulter kan bidra med.

Enligt intervjuerna inom detta projekt har det även visat sig råda osäkerhet om hur kravet på ständig förbättring av miljöprestandan skall tolkas. Det verkar finnas två olika uppfattningar om vad som är relevant att kräva. Vissa av de intervjuade anser att det är tillräckligt att kräva att själva miljöledningssystemet blir bättre från år till år och att några (minst ett) miljömål är mätbara över tiden. Att mäta ständig förbättring av den totala miljöprestandan är att spänna bågen för högt. Dessutom är det orealistiskt att förvänta sig kvantitativa bedömningar. Andra intervjuade anser att företagen bör försöka bedöma om miljöledningssystemet medför ständig förbättring av miljöprestandan genom att man återkommande följer upp de betydande miljöaspekternas utveckling med hjälp av indikatorer. Man är medveten om att det är mycket svårt att kvantitativt bedöma utvecklingen över tiden men menar samtidigt att företagen måste försöka.

Även i övrig litteratur diskuteras problemet med att verifiera ständig förbättring av miljöprestanda. Pojasek (2001) skriver att det är viktigt att ha i åtanke att ISO 14001 är