Fördjupad uppföljning av 2011 års granskningar

Syftet med uppföljningen var att granska hur kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden arbetat vidare utifrån tidigare revisionsrapporters rekommendationer och styrelsens och nämndens avlämnade svar.

Den sammanfattande bedömningen var att kommunstyrelsen och överförmyndarnämnden i stort vidtagit åtgärder utifrån tidigare rekommendationer. Uppföljningen visade att det finns områden där tidigare rekommendationer kvarstår och där det behövs ytterligare åtgärder för att svara upp mot tidigare ställda rekommendationer.

Utifrån granskningens revisionsfrågor kvarstod enligt revisorernas bedömning framförallt följande områden att arbeta vidare med:

 Överförmyndarnämnden bör säkerställa och följa upp att granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar genomförs i enlighet med de beslutade och dokumenterade riktlinjerna.

 Överförmyndarnämnden eller kommunstyrelsen bör tillse att en kartläggning och bedömning av risker inom överförmyndarverksamheten genomförs samt följa upp och bedöma hur den interna kontrollen fungerar inom överförmyndarverksamheten.

 Kommunstyrelsen bör säkerställa kontroll av att ramavtal finns på alla relevanta områden i kommunen.

 Kommunstyrelsen bör fortsätta arbetet med att stärka den interna kontrollen i inköpsprocessen särskilt genom att styra inköp mot Le-ink och minska antalet inköpare.

 Kommunstyrelsen bör säkerställa att modellen för uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet implementeras fullt ut i hela organisationen.

 Kommunstyrelsen bör säkerställa att det finns en samlad plan för framtida personal- och kompetensförsörjning inom sektor samhällsbyggnad.

4.4.1. Kommunstyrelsens svar på granskningen

”Överförmyndarnämnden bör säkerställa och följa upp att granskningar av förteck-ningar, årsräkningar och sluträkningar genomförs i enlighet med de beslutade och dokumenterade riktlinjerna.”

De upparbetade rutinerna för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar är detaljerade och väl kända av nämnden. Nämndens ordförande går regelmässigt igenom ett antal förteckningar/räkningar per år. Under punkten ”Information om aktuella frågor” på nämndens dagordning genomför nämnden och överförmyndarhandläggarna en dialog om exempelvis granskning av årsräkningar. Detta sker utöver rapportering om årsräkningar en-ligt arbetsordning. Verksamhetens uppföljning görs till kommunstyrelsen enen-ligt fastställda rutiner.

Förvaltningen bedömer att ingen ytterligare rutin för uppföljning behövs. Ett tillfredställande utrymme för uppföljning har säkerställts och redan idag ligger en möjlighet till kontroll inba-kad i rutinbeskrivningarna. Eventuell försummelse att tillämpa gällande rutiner märks på överförmyndarnämndens dagordning. Sammantaget bedöms ytterligare ett utvecklat arbets-sätt inte vara rimligt i perspektivet ökad administrativ tidsåtgång i relation till potentiell nytta.

”Överförmyndarnämnden eller kommunstyrelsen bör tillse att en kartläggning och bedömning av risker inom överförmyndarverksamheten genomförs samt följa upp och bedöma hur den interna kontrollen fungerar inom överförmyndarverksamheten.”

Överförmyndarnämnden är genom sitt kansli och tjänstemannastöd en del av sektor infras-upports administrativa enhet. Det är rimligt att denna hanteras som integrerad process på sektorn. Vid årligt framtagande av sektor infrasupports del i förvaltningens kontrollplan be-döms sannolikhet och konsekvens avseende risker för överförmyndarnämndens verksamhet på samma sätt som för övriga sektorns verksamheter.

Prioritering görs utifrån bedömt riskvärde (sannolikhet/effekt) på samtliga identifierade områ-den av infrasupports ledningsgrupp gemensamt.

Sektorernas förslag sammanställs sedan till förvaltningens gemensamma plan, vilken kom-munstyrelsen antar i samband med verksamhetsbudget för nästkommande år. Uppföljning av förvaltningens kontrollplan rapporteras till kommunstyrelsen två gånger per år i samband med delårs- och helårsuppföljningen.

Risker för överförmyndarverksamheten hanteras alltså inte enskilt i denna del utan betraktas som en integrerad del av helheten. Så bedöms också vara rimligt och till och med en styrka varför förvaltningen bedömer befintliga rutiner för riskbedömning av sina verksamheter, in-klusive överförmyndarnämnden, som redan tillfredsställande.

”Kommunstyrelsen bör säkerställa kontroll av att ramavtal finns på alla relevanta om-råden i kommunen” samt ”Kommunstyrelsen bör fortsätta arbetet med att stärka den interna kontrollen i inköpsprocessen särskilt genom att styra inköp mot Le-ink och minska antalet inköpare”

Som del av tidigare beskrivet utvecklingsarbete på området har bland annat enhetliga mallar och rutiner för ramavtal, objektsspecifika upphandlingar samt förnyad konkurrensutsättning tagits fram. Kvalitetssäkring görs genom den årliga kontrollplanen där kontroll av att upp-handlingspolicyn följs, gränsen för direktupphandling inte överskrids och kontroll av ramav-talstrohet görs.

Systematisk bevakning av ramavtals giltighetstid har införts och sker genom att en signal ges från inköpssystemet. I och med införandet av inköpssystemet Le-ink underlättas inköp av rätt produkt från rätt leverantör. Information om inköp och avtal finns på intranätet och i framta-gen handbok. Nyckeltal för att följa upp och rapportera har definierats för att följa inköpsbe-teendet. Integration mellan Le-ink och ekonomisystemet Agresso kommer att ske i fas 2 och planeras att genomföras i november 2014 då kommunen även ska implementera elektronisk fakturering för att uppnå en komplett e-handelprocess från beställning till betalning.

Förbättringsarbete pågår ständigt inom upphandlings- och inköpsområdet. Granskning av inköp över direktupphandlingsgränsen enligt LOU³ görs löpande. I händelse att det upptäcks att stora summor köps utanför ramavtal genomförs en djupare kontroll och analys av vad som är orsaken till detta. Om det inte är en befogad direktupphandling (flera tjänster inom vård och omsorgsområdet är exempelvis undantagna upphandling enligt LOU, det vill säga att direktupphandlingen sker utifrån giltig grund) kontaktas berörd sektor för hantering.

För att underlätta ytterligare för beställare och understödja ett beteende där inköpssystemet Le-ink alltid används sluts även ramavtal vid mindre totala inköpsbelopp per år, exempelvis för inköp av terminalglasögon. På så vis växer antalet leverantörer i Le-ink som kan kontroll-eras utifrån policy inom miljö, etik och jämställdhet.

Tidigare beskrivna åtgärder för minskning av antalet beställare fortsätter. Tid behövs för att nå lämplig nivå – och handlar delvis om en avvägning mellan ett system som faktiskt an-vänds och ett hanterbart antal inköpare. Det är också viktigt att alla beställare är aktiva be-ställare. De som inte använt verktyget på nio månader tas idag rutinmässigt bort ur systemet.

Antalet beställare har idag sänkts till cirka 600 beställare.

”Kommunstyrelsen bör säkerställa att modellen för uppgiftsfördelning i det systema-tiska arbetsmiljöarbetet implementeras fullt ut i hela organisationen.”

En modell för ”fördelning av arbetsmiljöuppgifter” är framtagen och beslutad i kommunstyrel-sen samt prekommunstyrel-senterad i respektive sektors ledningsgrupp och publicerad på intranätet.

3 Lagen om offentlig upphandling.

Modellen utgör också en grundläggande del i den omarbetade arbetsmiljöutbildning som riktas till chefer. Denna genomförs löpande två gånger per år och har således nu genomförts två gånger. Implementeringsarbetet fortgår enligt denna plan och förutses ge önskat resultat inom acceptabel införseltid. Inga ytterligare åtgärder vidtas därför med anledning av revis-ionens rekommendationer.

”Kommunstyrelsen bör säkerställa att det finns en samlad plan för framtida personal- och kompetensförsörjning inom sektor samhällsbyggnad.”

I dagsläget har endast Miljöenheten en plan. Övriga enheter ska under 2014 arbeta fram personal- och kompetensförsörjningsplaner som del av redan planerad verksamhet. Inga ytterligare åtgärder vidtas med anledning av revisionens rekommendationer.

Förvaltningens sammantagna bedömning

Det är förvaltningens bedömning att revisionens granskning nu handlar om i huvudsak väl fungerande processer där överlag omfattande utvecklingsarbete genomförts. I de delar där fortsatt förbättringsutrymme identifierats pågår sådant i de flesta fall redan som del av den löpande verksamheten.

Om än träffsäkra i sina påpekanden föranleder därför revisionens rekommendationer i detta skede inte några egentliga ytterligare åtgärder än vad som redan varit planerat. Som alltid inom denna typ av administrativa stödprocesser ligger det en ständig utmaning i att hitta rätt balans mellan noggrannhet och förmågan att bedriva en handlingskraftig verksamhet präglad av kreativitet och utveckling.

Det är förvaltningens sammanfattande bedömning att de nu granskade verksamheterna fun-gerar väl i Lerums kommun idag – mycket tack vare revisionens ursprungliga granskningar, och att några ytterligare åtgärder med anledning av nu föreliggande rapport inte kan motive-ras ur ett resurs-/effektivitetsperspektiv.