Kommunfullmäktige har totalt åtta beredningar, varav sex av beredningarna enligt deras reg-lementen, skall arbeta ur ett medborgarperspektiv. De övriga två är valberedningen respek-tive beredningen för arvoden. Därutöver har även kommunfullmäktiges presidium en roll som beredning. Detta avsnitt omfattar inte valberedningen eller beredningen för arvoden. Här kommenteras beredningarnas arbete under 2014 med grund i beredningarnas uppdrag som framgår av Årsplan 2014. Kommentarerna görs dels utifrån beredningarnas egna mötesan-teckningar och protokoll, dels utifrån dialoger som de förtroendevalda revisorerna fört med beredningarna kring årets arbete.
Beredningarna har inget ansvar för utförandet av den kommunala verksamheten. Deras an-svar är att redovisa förslag till kommunfullmäktige hur kommunen ska utvecklas inom respek-tive berednings område. Beredningarna ska även följa upp och utvärdera resultat mot av kommunfullmäktiges beslutade mål. I sina uppdrag ska beredningarna arbeta utifrån ett medborgarperspektiv.
6.1. Övergripande uppdrag
De sex av kommunfullmäktiges beredningar som ska arbeta ur medborgarnas perspektiv uppdrogs att under 2014 följa upp Vilja och mål ur ett medborgarperspektiv inom sitt arbets-område. Uppdraget blir, vilket framgår av årsplanen, en viktig utgångspunkt och lärprocess inför arbetet med nästkommande Vilja och mål. De mål som varje beredning ska följa upp stäms av med kommunfullmäktiges presidium samt övriga beredningar vid gemensam presi-dieöverläggning. Samtliga beredningars uppföljningar av mål samlas i en gemensam produkt som blir en utgångspunkt för arbetet med nästkommande Vilja och mål.
Kommunstyrelsen föreslog i april till kommunfullmäktige att beredningarnas uppföljningsupp-drag i årsplan 2014 var slutförda. I tillhörande tjänsteskrivelse konstaterades att kommun-fullmäktiges beredningar följt upp målen i Vilja och mål ur ett medborgarperspektiv. Arbetet sammanställdes i rapporten ”Uppföljning av målen i Vilja och mål ur ett medborgarperspek-tiv”.
Av årsplan 2014 framgår att de sex fasta beredningarna ska utarbeta framtidsbilder till do-kumentet Framtidsbild 2018. Framtidsbilderna ska ge vägledning för vad kommunens verk-samheter ska fokusera på under mandatperioden 2015-2018 för att nå Vision 2025. Fram-tidsbilderna skulle vara klara senast i juni 2014.
6.2. Beredningen för näringsliv och turism
Av årsplanen framgår att beredningen, tillsammans med beredningen för samhällets omsor-ger, haft uppföljningsansvar för målet ”Skapa metoder för att tillvarata förslag från medbor-gare, företag och personal på ett systematiskt sätt”. Vid beredningens möte i februari disku-terades vad som kunde vara intressant att fråga medborgarna för att uppfylla uppdraget.
Under mars arbetade beredningsledamöterna med att inhämta svar från kommuninvånarna.
Under första halvan av året arbetade beredningen även med att ta fram framtidsbilder till dokumentet Framtidsbild 2018. Beredningen förde i april en diskussion kring vilka styrdoku-ment som var relevanta att förhålla sig till vid formuleringen av framtidsbilderna. I slutet av april antog beredningen två framtidsbilder vilka sändes till kommunfullmäktiges presidium för vidare beredning.
Beredningen besökte i maj småföretagarhuset i Floda. Vid mötet informerades beredningen om småföretagarhusets verksamhet. Vid mötet uppgav företrädare för verksamheten att de gärna ser att kommunen i större omfattning bidrar med att förmedla kontakter för företagare och arbetar med att etablera nätverk.
Vid beredningens sista möte i oktober fördes en diskussion om beredningens arbete den gångna mandatperioden. Beredningen var i stort nöjda med sitt arbete men lyfte bland annat fram sysselsättning för ungdomar, bredbandsutbyggnad, handikappfrågor och miljön som viktiga frågor att arbeta vidare med.
6.2.1. Revisionens dialog med beredningen
Revisionen genomförde en dialog med beredningen den 3 oktober 2014. Vid dialogen gav beredningens ordförande att det i viss omfattning inte upplevs ske något med de upp-drag och rapporter beredningen hanterat efter att de har behandlats i kommunfullmäktige.
Beredningen efterfrågade ett tydligare uppföljningssystem som bidrar till att beslutade åtgär-der hanteras och återkopplas till beredningen.
Ledamöterna har under mandatperioden vid flera tillfällen träffat olika former av företagarför-eningar. Vid dessa möten har det framkommit att kommunens näringslivsstrategi inte är känd bland företagarna. Vidare har flera företagare uppgett att det är svårt att komma i kontakt med kommunen och få svar på eventuella frågor.
Revisionen upplyste om att de inte kunnat se att kommunstyrelsen behandlat näringslivsstra-tegin efter beslut i kommunfullmäktige och frågade om beredningen vet hur stranäringslivsstra-tegin har hanterats. Beredningen hade inget svar på detta. Beredningen informerade att intresset för näringslivsfrågor kan utveckas i kommunstyrelsen. När näringslivsstrategin var ny var intres-set stort, men på senare tid har intresintres-set blivit mindre.
Beredningen upplever att arbetet i gruppen har fungerat väl under mandatperioden. Arbetet upplevs ha präglats av delaktighet och möjlighet att bidra. En del ledamöter upplever det som hämmande att beredningen inte har budgetansvar. Dessa ledamöter uppger att de gärna skulle vilja ha en större överblick av det ekonomiska läget.
Beredningen informerade att kontakten med kommunfullmäktiges presidium kan utvecklas.
Bredningen skulle gärna se, för att utveckla kontakten, att presidiet deltar i beredningsmö-tena vid något tillfälle för att utbyta idéer och diskutera aktuella beredningsuppdrag.
6.3. Beredningen för klimat och miljö
Beredningen har under året haft uppföljningsansvar för två mål som framgår i årsplanen:
Skapa förutsättningar för ökad återvinning och återanvändning.
Minska och effektivisera energiförbrukningen i samhället.
Vid beredningsmötena under våren diskuterades vilka frågor som kunde vara relevanta att ställa till medborgarna inom ramen för uppföljningsansvaret. Vid beredningsmötet i mars sammanställdes svaren från medborgarna och en diskussion hölls i beredningen avseende hur kontakten med medborgarna fungerat.
Under mötet i april arbetade beredningen med att formulera två framtidsbilder till dokumentet Framtidsbild 2018. Under beredningsmötet i maj antogs två framtidsbilder vilka sändes till kommunfullmäktiges presidium för vidare hantering.
Beredningen har under året haft besök av kommunens renhållningschef och energirådgivare.
Vid dessa tillfällen informerades nämnden om renhållningsverksamheten samt hur kommu-nen arbetar med att minska energiförbrukningen.
6.3.1. Revisionens dialog med beredningen
Revisionen genomförde en dialog med beredningen den 7 oktober 2014. Vid dialogen be-skrev beredningen de uppdrag som genomförts de senaste åren. Mycket av beredningens arbete har handlat om Pilot Gråbo, uppföljning av vilja och mål samt Framtidsbild 2018. Be-redningen upplever att de bidragit till Pilot Gråbo och de har fått mycket information och idéer från medborgarna i kommundelen. Detta är idéer och tankar som kommunens politiker inte tänkt på enligt beredningen. Beredningen informerade att de inte fått någon återkoppling på hur den slutrapport som beredningen arbetade fram inom ramen för sitt tidigare uppdrag har hanterats av kommunfullmäktige.
Beredningen uppgav att de kunnat följa hur förslag som de utarbetat blivit implementerade i verksamheten. Beredningsledamöterna har inte haft någon större kontakt med kommunsty-relsen, utan kontakten har främst skett genom tjänstemän. Beredningen upplever att kontak-ten med tjänstemännen fungerat bra vilket bidragit till ett välfungerande arbete i beredningen.
Angående uppföljning av genomfört arbete uppgav beredningen att de tidigare haft i uppdrag att följa upp klimatstrategin. Detta arbete kunde dock inte genomföras då den statistik som fanns tillgänglig var flera år gammal. Vidare framgick att de mål som beredningen ska arbeta med inte alltid är enkla att följa upp då de är av övergripande karaktär, till exempel strategier.
En ledamot upplevde att det finns för många strategier och planer samt att beredningen borde arbeta mer med uppföljning. För många strategier och planer samt för lite uppföljning uppgavs kunna leda till försämrad styrning.
Beredningen upplever att arbetet i gruppen har fungerat väl under mandatperioden. Samtliga ledamöter har varit involverade och engagerade i arbetet. Mindre gruppdiskussioner har varit
en central del i beredningens arbetssätt. Detta har bidragit till att beredningen kunnat gå ige-nom och hantera stora mänger material. Vid de tillfällen det funnits oenighet i beredningen har de genom diskussion försökt komma överens. Beredningen uppgav att de oftast är över-ens men i samband vid utarbetandet av framtidsbilder till Framtidsbild 2018 fanns en viss oenighet. Oenigheten avsåg hur framtidsbilderna skulle formuleras.
Beredningens presidium uppgav att de vid 3P-mötena kunnat stämma av uppdrag samt om det är något i uppdraget som behöver justeras. Vid inledningen av mandatperioden upplev-des mötena fungera bra, men de har på senare tid förlorat sin betydelse. Detta på grund av att det enligt beredningen inte funnits behov av att genomföra eventuella avstämningar. Be-redningen efterfrågade dock ett etablerat forum för dialog med kommunfullmäktiges presi-dium.
6.4. Beredningen för infrastruktur och boende
Beredningen har under året haft uppföljningsansvar för två mål vilka framgår i årsplanen:
Skapa förutsättningar för att fler samåker eller väljer att resa kollektivt.
Prioritera invånarnas trygghet i all pågående och planerad verksamhet vad gäller gång- och ridvägar, cykelbanor och boendemiljöer.
Under beredningens första möte under året diskuterades hur de två målen skulle följas upp ur ett medborgarperspektiv. Vid mötet beslutades att hälften av beredningsledamöterna skulle genomföra dialoger och intervjuer med medborgare i kollektivtrafiken och vid bensin-stationer. Den andra hälften av beredningsledamöterna skulle genomföra dialoger med häst-ägare som använder den nya belysta ridvägen samt gymnasieungdomar för att undersöka om dessa känner sig trygga i kommunen.
Under året arbetade beredningen med att formulera två framtidsbilder till dokumentet Fram-tidsbild 2018. Arbetet genomfördes genom gruppdiskussioner i bredningen. Under mötet i maj antog beredningen de två framtidsbilderna och översände dem till kommunfullmäktiges presidium för vidare beredning.
6.4.1. Revisionens dialog med beredningen
Revisionen genomförde en dialog med beredningen den 1 oktober 2014. Beredningen infor-merade att de under mandatperioden träffat byggföretag i kommunen. Vid dessa möten upp-gav byggföretagen att de upplevde vissa svårigheter i kontakten med kommunen. Exempel på detta var personalomsättningen i kommunen som av byggföretagen upplevdes som stor.
Beredningen uppger att de upplever att dialogen med medborgarna har fungerat bra. Åter-koppling till medborgarna ska ha skett via e-post samt via kommunens hemsida.
Bredningen uppgav att återkopplingen av arbetet med uppdrag och rapporter kan utvecklas.
När beredningen lämnat ifrån sig exempelvis en rapport får de ingen återkoppling från
kom-munfullmäktige eller kommunstyrelsen. Beredningen efterfrågar en rutin som tydliggör åter-koppling till beredningen.
6.5. Beredningen för kultur och fritid
Under året har beredningen haft uppföljningsansvar, tillsammans med beredningen för skola och utbildning, för två mål vilka framgår i årsplanen:
Utveckla bibliotekets trendledande position inom flera områden.
Skapa fler kreativa mötesplatser som attraherar människor av olika bakgrund.
Beredningen har under året arbetat med att följa upp de två målen ur ett medborgarperspek-tiv. Under mötet i februari diskuterades vilka frågor som skulle ställas till medborgarna. Det var upp till beredningsledamöterna själva att ställa frågorna till kommuninvånarna. Frågorna publicerades även på kommunens hemsida.
Beredningen arbetade under april med att formulera två framtidsbilder till dokumentet Fram-tidsbild 2018. Vid beredningsmötet i juni beslutade beredningen att anta två framFram-tidsbilder vilka sändes till kommunfullmäktiges presidium för vidare beredning.
Utöver detta har beredningen genomfört en dialog med bibliotekschefen i kommunen. Biblio-tekschefen informerade om aktuella händelser och beredningen gavs tillfälle att ställa frågor.
Vid dialogen framkom att kommunens saknar en biblioteksplan.
6.5.1. Revisionens dialog med beredningen
Revisionen genomförde en dialog med beredningen den 8 oktober 2014. Beredningen upp-gav att de upplever att de under mandatperioden arbetat med betydelsefulla uppdrag. En ledamot framförde att det varit mer fokus på kulturfrågor än fritidsfrågor.
Vid dialogen framkom att beredningen upplever att de inte får återkoppling på utfört arbete efter att det behandlats av kommunfullmäktige. Beredningen uppgav att de framfört detta i flera olika forum, men inte fått särskilt stort gehör. De upplevde dock att processen från kommunfullmäktige, genom kommunstyrelsen till förvaltningen börjat fungera bättre. Detta har varit en utvecklingsprocess.
Beredningen uppgav att bidragsmodellen blivit behandlad i kommunstyrelsen. Det återstod dock att informera berörda föreningar avseende vilka regler som gäller. Vidare uppgav be-redningen att de inte upplever att arbetet med Cultural Planning varit betydelsefullt. Detta beror bland annat på att de inte skett något strategiskt arbete med Cultural Planning från kommunens sida.
Vid dialogen framkom vidare att relationen mellan beredningen och förvaltningen inlednings-vis var otydlig. Detta uppgavs dock med tiden ha blivit bättre.
Beredningen informerade att de i början av mandatperiod gärna skulle sett att GPÖ-möten genomfördes mer frekvent. En viktig aktivitet under GPÖ-mötena uppgavs vara arbetet att
utarbeta årsplanen. Beredningen informerade dock att det varit svag uppslutning från kom-munstyrelsens presidium och förvaltningen på de senaste GPÖ-mötena.
Beredningen har under mandatperioden strävat efter att vara överens i gruppen. Detta upp-gavs ha varit särskilt viktigt vid avrapportering av uppdrag. Vid dialogen framkom att det fun-nits en stor enighet vid avrapportering av uppdragen.
6.6. Beredningen för samhällets omsorger
Beredningen har under året haft uppföljningsansvar, tillsammans med beredningen för nä-ringsliv och turism, för målet ”Skapa metoder för att tillvarata förslag från medborgare, före-tag och personal på ett systematiskt sätt”. Vidare framgår av årsplanen att beredningen haft i uppdrag att föra in ett tydligt folkhälsoperspektiv i dokumentet Framtidsbild 2018.
Beredningen arbetade under våren med att följa upp riktat mål ur ett medborgarperspektiv. I februari diskuterades vilka frågor som var relevanta att ställa till medborgarna samt var frå-gorna skulle ställas.
Vid beredningsmötet i april diskuterades hur beredningen kunde föra in ett tydligt folkhälso-perspektiv i Framtidsbild 2018. Arbetet resulterade i rapporten ”Vilja och mål för folkhälsan i Lerums kommun”. Under april diskuterades även de två framtidsbilder beredningen skulle ta fram och föra in i Framtidsbild 2018. Vid mötet i juni antog beredningen två framtidsbilder och sände dem till kommunfullmäktiges presidium för vidare beredning.
Under året deltog beredningen i en föreläsning arrangerad av Demensförbundet i Göteborg.
Beredningen kostaterade att det framkom mycket intressant under föreläsningen vilket skulle kunna utgöra underlag för kommande uppdrag till beredningen. Beredningen skulle infor-mera nästa beredning om sina idéer från föreläsningen.
6.6.1. Revisionens dialog med beredningen
Revisionen genomförde en dialog med beredningen den 23 oktober 2014. Beredningen in-formerade om att arbetet inom gruppen fungerat väl under mandatperioden. De flesta beslut har tagits av beredningen, och inte endast av presidiet. Medborgardialogerna har varit ett viktigt verktyg men uppslutningen av medborgare under dessa dialoger har varit lågt.
Beredningen uppgav att det inte är helt tydligt vad som sker med beredningens arbete efter att de behandlats av kommunfullmäktige. Ett utvecklingsområde enligt beredningen är att de bör få tydligare återkoppling på utfört arbete. Det har inte skett någon uppföljning under 3P-mötena. Beredningen uppgav att de under dessa möten, i stor omfattning, fått försvara sina uppdrag.
Kommunfullmäktiges presidium besökte beredningen i början av mandatperioden. Bered-ningen uppgav att de gärna skulle sett att det fanns ett forum där kommunfullmäktiges presi-dium informerade nämnden om sitt uppdrag. Beredningens presipresi-dium har haft viss kontakt med kommunfullmäktiges presidium, men inte övriga medlemmar i beredningen.
Beredningen informerade om att de under mandatperioden oftast varit överens i flera olika frågor. I vissa frågor, såsom i arbetet med framtidsbild 2018, fanns en viss oenighet. En vik-tig bidragande orsak till att de i stor omfattning varit överens uppgavs vara att beredningen genomfört flera studiebesök i olika verksamheter. Detta har enligt beredningen bidragit till att de kan fatta korrekta beslut på saklig grund.
6.7. Beredningen för skola och utbildning
Beredningen har under året haft uppföljningsansvar för två av mål i årsplanen tillsammans med berednigen för kultur och fritid:
Utveckla bibliotekets trendledande position inom flera områden.
Skapa fler kreativa mötesplatser som attraherar människor av olika bakgrund.
Under beredningsmötet i januari diskuterades hur målen kunde följas upp ur ett medborgar-perspektiv. Beredningen beslutade att utforma en enkät som skulle publiceras på kommu-nens hemsida. Vidare ansvarade varje enskild beredningsledamot för att inhämta 20 fysiska svar på enkäten. Insamling av enkäterna genomfördes under februari.
Bredningen påbörjade i april arbetet med att utarbeta framtidsbilder till dokumentet Framtids-bild 2018. Vid uppstartsmötet deltog de två sektorcheferna för att informera om verksamhet-en, prioriterade områden och utmaningar i framtiden. Därefter arbetade beredningen med att formulera de två framtidsbilderna. Under beredningsmötet i maj antogs framtidsbilderna och sändes till kommunfullmäktiges presidium för vidare beredning.
Under året har beredningen även arbetat med att färdigställa rapporten ”Livslångt lärande för framtidens arbetsmarknad”. Arbetet bygger på ett tidigare uppdrag till beredningen avseende att ta fram långsiktiga strategier för hur kommunen kan verka för att stödja såväl invånarna som arbetsmarknadens kompetensbehov inom Göteborgsregionen.
6.7.1. Revisionens dialog med beredningen
Revisorerna genomförde en dialog med beredningen den 22 september 2014. Beredningen uppgav att det interna arbetet upplevs fungera bra och har utvecklats de senaste åren. Be-redningens sammansättning har förändrats under mandatperioden, men nya ledamöter upp-gav att det var enkelt att komma in och få en förståelse för beredningens arbete.
Flera av de uppdrag beredningar har är långsiktiga vilket enligt beredningen innebär att det är enklare att vara överens. Det finns dock en viss oenighet i hur uppdragen ska hanteras och utföras inom beredningen.
Beredningen informerade om att de uppdrag som de arbetat med under mandatperioden upplevts som relevanta. Uppdraget avseende ny teknik i skolan borde ha stämts av med sektor lärande tidigare för att arbetet skulle bli mer effektivt redan i början. Dialogen med
kommunstyrelsen och förvaltningen har utvecklats under mandatperioden. De avstämningar som beredningspresidiet har med övriga delar av organisationen upplevs fungera väl.
Vid dialogen framgick att återkoppling avseende vad som sker med beredningens förslag efter hantering i kommunfullmäktige är ett utvecklingsområde. Beredningen uppgav att de gärna skulle se att kommunfullmäktige tydligare beslutade när och hur beredningen ska få återkoppling på sina förslag.
6.8. Vår bedömning
Samtliga beredningar har varit delaktiga i en rad uppdrag i enlighet med årsplanen för 2014.
Arbetet med att ta fram framtidsbilder till dokumentet Framtidsbild 2018 har varit en väsentlig del av beredningarnas arbete under året. Vi kan konstatera att alla beredningar utarbetade förslag till framtidsbilder.
Flera av beredningsledamöterna är nöjda med genomfört arbete samt de uppdrag de arbetat med under mandatperioden. Utöver uppdragen har flera av beredningarna även genomfört studiebesök och deltagit på föreläsningar för att öka kunskapen inom sitt ansvarsområde.
Under revisorernas dialoger med beredningarna noterades att uppföljning och återkoppling av beredningarnas arbete inte upplevs som helt tillfredställande. Vid flera dialoger framkom att beredningarna inte vet vad som sker med utförda uppdrag och arbete efter att de blivit behandlat i kommunfullmäktige och/eller kommunstyrelsen. Flera av beredningsledamöterna efterfrågade en tydligare uppföljning och återkoppling av utfört arbete.