Granskning av styrning och uppföljning inom hemtjänsten

Syftet med granskningen var att granska hur kommunstyrelsen säkerställer en ändamålsen-lig styrning och uppföljning inom hemtjänsten. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrå-gor samt grunderna för ansvarsprövning bedömdes att kommunstyrelsen på en övergripande nivå har säkerställt en tillräcklig styrning och uppföljning för att kunna följa hur sektorns eko-nomi och verksamhet utvecklas. Revisionen bedömde dock att kommunstyrelsen bör ut-veckla sin styrning avseende hemtjänstens verksamhet samt tillse att uppföljningen utveck-las. Detta för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt.

Revisionen rekommenderade kommunstyrelsen att:

 Tillse att kommunstyrelsen även i fortsättningen får en kontinuerlig uppföljning kring sektorns ekonomi och verksamhet samt följa upp vilka effekter vidtagna åtgärder ger.

 Tillse att enhetschefer blir delaktiga i framtagandet av underlag inför budgetarbetet. Detta för att säkerställa att underlaget ger en rättvisande bild av verksamheten och dess utmaningar.

 Tillse att den ekonomiska planeringen inom hemtjänsten utvecklas, bland annat genom att riktlinjer och rutiner tas fram.

 Tillse att sektorns arbete med att bryta ner och följa upp mål sker på ett strukturerat sätt samt att det genomsyrar alla nivåer. Arbetet bör även dokumenteras.

 Följa hur sektorns arbete med att utforma ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete fortskrider.

 Tillse att riktlinjer och anvisningar tas fram avseende uppföljningen av hemtjänsten. Detta för att säkerställa att den sker på ett enhetligt sätt samt för att säkerställa att den är tillräcklig med avseende på innehåll, omfattning och kvalitet.

 Tillse att det sker en uppföljning av den rutin som finns framtagen avseende återrapportering vid brukares frånvaro.

Revisionen rekommenderade individnämnden att:

 Tillse att pågående översyn och revidering av vägledningen för biståndsbeslut färdigställs.

Detta för att säkerställa att handläggningen sker på ett enhetligt och rättssäkert sätt.

 Tillse att det sker en regelbunden uppföljning/omprövning av beviljade biståndsbeslut.

Detta för att säkerställa att avgifter inte tas ut av brukare för tjänster som inte utförs och för att ersättning till utförare endast utgår för insatser som brukaren har behov av.

4.3.1. Kommunstyrelsens svar på granskningen

”Tillse att kommunstyrelsen även i fortsättningen får en kontinuerlig uppföljning kring sektorns ekonomi och verksamhet samt följa upp vilka effekter vidtagna åtgärder ger”

Sektorn kommer även under 2014 månadsvis redovisa ekonomisk uppföljning samt redovis-ning av effekter av åtgärder, både vad gäller myndighetsutövredovis-ning och hemtjänst i egen regi.

”Tillse att enhetschefer blir delaktiga i framtagandet av underlag inför budgetarbetet”

Rekommendationen är inte i linje med en beställar- utförarorganisation med utförare i både egen och privat regi. Sektorn bör istället i så hög utsträckning som möjligt likabehandla alla utförare. Budgetarbetet för hemtjänst i egen regi leds av verksamhetschef, och samtliga en-hetschefer är involverade.

”Tillse att den ekonomiska planeringen inom hemtjänsten utvecklas, bland annat ge-nom att riktlinjer och rutiner tas fram”

Hemtjänsten har arbetat aktivt och framgångsrikt med effektiviseringar under 2012 och 2013 och klarar idag att bedriva verksamheten kostnadseffektivt. Riktat stöd och kompetensut-veckling i uppdraget att driva en intäktsfinansierad verksamhet startar i vår. I arbetet ingår att revidera och skapa ändamålsenliga rutiner och arbetssätt för verksamheten.

”Tillse att sektorns arbete med att bryta ner och följa upp mål sker på ett strukturerat sätt samt att det genomsyrar alla nivåer. Arbetet bör även dokumenteras.”

Sektorns arbete med mål och uppdrag har varit ett identifierat förbättringsområde under 2012 och 2013. Idag sker arbetet på ett betydligt mer strukturerat och väldokumenterat sätt, inte minst vad gäller dokumentation. Målet för 2014 är att alla personalgrupper på APT (arbets-platsträffar) och liknande forum ska involveras i arbetet.

”Följa hur sektorns arbete med att utforma ett ledningssystem för systematiskt kvali-tetsarbete fortskrider.”

Sektorn planerar att rapportera ovanstående till kommunstyrelsen under maj månad 2014.

”Följa hur Individnämndens arbete med att se över och revidera vägledningen för bi-ståndsbeslut fortgår.”

Individnämnden fattade 24 mars 2014 beslut om nya vägledande bestämmelser för hem-tjänst.

”Tillse att riktlinjer och anvisningar tas fram avseende uppföljningen av hemtjänsten, samt tillse att det sker en uppföljning omprövning av beviljade beslut och en uppfölj-ning av den rutin som finns framtagen avseende återrapportering vid brukares från-varo.”

Myndighetsavdelningen arbetar med att skapa och revidera rutiner och arbetssätt för följ-samhet till de vägledande bestämmelsernas krav på uppföljning, både på individ- och över-gripande nivå.

”Tillse att pågående översyn och revidering av vägledningen för biståndsbeslut fär-digställs.”

Individnämnden fattade 24 mars 2014 beslut om nya vägledande bestämmelser för hem-tjänst.

”Tillse att det sker en regelbunden uppföljning/utvärdering av beviljade biståndsbe-slut.”

Individnämnden har begärt en genomgång av samtliga ärenden med hemtjänstinsatser mot-svarande sex timmar eller mer per dag. Det vill säga de ärenden där man i de nya vägle-dande bestämmelserna ska erbjuda plats i särskilt boende.

Individnämnden kommer också att följa de beslut som eventuellt kommer överklagas och där domen går emot nämnden och analysera dessa.

Individnämnden har tillsammans med verksamhetschef för område myndighet en dialog om delegationen gällande omfattande ärenden samt ärenden som kräver särskild konsekvensa-nalys. Det vill säga ärenden där nämndens synpunkter och vägledande bestämmelser är viktiga för framtida likartade beslut.

4.3.2. Kompletterande frågor på kommunstyrelsens svar

Kommunrevisionen önskade i brev daterat den 10 september 2014 att få ett mer utvecklat svar på vilka åtgärder som individnämnden och kommunstyrelsen vidtar med anledning av de rekommendationer som lämnades i granskningen. Kommunrevisionen ställde följande kompletterande frågor och fick efterföljande svar:

 Hur planerar individnämnden att tillse att det regelbudet sker en uppföljning och omprövning av beviljade beslut?

Nämnden svarar att de vid tre tillfällen per år slumpmässigt ska välja ut 25 ärenden som granskas utifrån följande frågeställningar:

 Beviljade insatser i relation till den enskildes behov.

 Insatsens omfattning i förhållande till individnämndens vägledande bestämmelser.

 Omprövning av beslutet, tidsintervall.

 Förändring av beslutet vid omprövning/uppföljning.

 Har beslutet om särskilt boende övervägts vid omfattande beslut om hemtjänst (120-170 timmar).

Resultatet av denna uppföljning ska presenteras för individnämnden vid deras sammanträ-den i februari, juni och november varje år.

 På vilket sätt är lämnad rekommendation inte i enlighet med en beställar- och utfö-rarorganisation?

 Hur är enhetscheferna numera involverade i budgetarbetet?

Sektorns svar avsåg budgetprocessen på övergripande nivå. Där ingår inga enhetschefer direkt, däremot indirekt genom den verksamhetschef som ansvarar för området, alltså även verksamhetschefen för hemtjänst i egenregi.

I beslut som rör förfrågningsunderlag enligt LOV och ersättningsnivåer till hemtjänstutförare uppfattar vi att det inte är möjligt att behandla verksamheten i egenregi på annat sätt än pri-vata utförare av hemtjänst. Samverkansformer mellan sektorns ”beställardel” och samtliga utförare finns, och utvecklas kontinuerligt. Ansvarig för detta arbete är sektorns kvalitetscon-troller.

På verksamhets- och enhetsnivå är verksamhetschef för hemtjänst i egenregi ansvarig för att involvera enhetscheferna i verksamhetens budgetarbete, vilket också sker.

Att ansvara för en intäktsfinansierad verksamhet är naturligtvis väsenskilt på många sätt jäm-fört med en traditionell rambudget, och ställer stora krav på hela verksamheten och dess stödresurser, främst ekonomer. I samtal med enhetschefer framkommer att det är denna skillnad de velat förmedla i intervjun med revisorerna. Förändringen har inneburit en stor utmaning för alla medarbetare. Verksamhets- och enhetschefer planerar och bemannar uti-från nuläget och förväntade intäkter.

 Finns det en fastställd tidsram för arbetet med att utveckla och revidera riktlinjer och rutiner för den ekonomiska planeringen?

Sektorn har ingen tidsram för ovanstående, arbetet med att utveckla och säkra sektorns pro-cesser kring budget och ekonomisk uppföljning har pågått sedan sektorn bildades och pågår fortfarande. Bedömningen är att arbetet kommer att pågå fortlöpande, med utarbetande av nya och revidering av befintliga rutiner, kompetensutveckling till enhetschefer och så vidare.

Ett årshjul har skapats och presenterats för samtliga chefer och en handbok växer fram. Sta-tistik och nyckeltal sammanställs månatligen och utvalda nyckeltal, till exempel antalet be-ställda hemtjänsttimmar, presenteras för kommunstyrelsen. All information är tillgänglig för samtliga chefer via Intranätet.

 Hur har arbetet med nedbrytning och uppföljning av mål fortskridit hittills under året?

 På vilket sätt dokumenteras arbetet med att bryta ner och följa upp de övergripande målen i budget och verksamhetsplan?

Sektorledningen går igenom mål och uppdrag tillsammans med särskilt utsedd utvecklings-ledare. Dessa fördelas sedan till sektorchef eller en eller flera verksamhetschefer. Fördel-ningen dokumenteras.

Respektive verksamhetschef hanterar sedan sina uppdrag i den egna ledningsgruppen (en-hetschefer) och vidare ut i verksamheterna, till exempel på arbetsplatsträffar. En brist är att dokumentationen av respektive verksamhets handlingsplaner inte har standardiserats.

Utvecklingsledaren samordnar också sektorns kvartalsrapportering gällande mål och upp-drag. Till rapporten för kvartal 3 prövas ett nytt arbetssätt med strukturerade intervjuer där utvecklingsledaren ansvarar för dokumentationen.

 Har en återrapportering skett till Kommunstyrelsen och hur fortskrider arbetet med att fördela ut utarbetade rutiner i verksamheterna?

Sektorn lämnade en lägesrapport till Kommunstyrelsen 4 juni 2014. Arbetet fortskrider, både i sektorledningen och i respektive verksamhet. MAS/MAR²-handbok ligger sedan hösten 2012 på kommunens hemsida, detta för att också privata utförare av hemtjänst ska ha lika lätt tillgång till rutiner, riktlinjer med mera. Aktuella exempel på kvalitetsarbete inom sektorn är reviderade rutiner för avvikelserapportering och utredning samt för anmälan om missför-hållanden, ”Lex Sarah”. Sektorns kvalitetscontroller ansvarar för spridning av denna typ av information till berörda, både skriftligen och personligen med besök i berörd ledningsgrupp.

 Har en återrapportering skett till kommunstyrelsen kring införandet av de nya väg-ledande bestämmelserna?

Återrapportering har skett till kommunstyrelsen 2 april 2014 samt 14 maj 2014.

 Har kommunstyrelsen tillsett att rutiner tas fram för en mer detaljerad uppföljning av hemtjänstens kostnader?

Sektorn rapporterar månatligen, liksom för övriga verksamheter, ekonomiskt utfall och pro-gnos för hemtjänstverksamheten i egenregi.

Sektorn fick i december 2011 i uppdrag att, utifrån rapporten ”Rekommendationer avseende kostnadsbesparande åtgärder inom Sektor vård och omsorg” genomföra kostnadseffektivise-ringar, främst i utförardelen av hemtjänsten. I enlighet med rapporten har bland annat:

 Ett hemtjänstdistrikt avvecklats för att uppnå kostnadseffektivitet.

 Digitala lås införts.

 Olika metoder och IT-stöd för insatsplanering prövats.

 Funktionsindelning (inköp) införts i de distrikt det bedömts som lämpligt.

 Det ekonomiska ansvaret för beställning av hemtjänst överförts till Myndighetsavdel-ningen.

Ovanstående har vid ett flertal tillfällen rapporteras till kommunstyrelsen.

2 Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) och medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR).

Volymen beställda hemtjänsttimmar har under flera år legat över budget, vilket efter genom-lysning bland annat resulterade i de nya vägledande bestämmelserna för hemtjänst. Sektorn rapporterar antal beställda hemtjänsttimmar månatligen till kommunstyrelsen.

Verksamheten hemtjänst har kontinuerlig kontroll och uppföljning av utvecklingen gällande antalet beställda timmar per distrikt. Handlingsplaner för att anpassa personalgruppernas storlek finns och revideras utifrån antalet beställda timmar och det ekonomiska utfallet. För att enhetscheferna ska kunna få ett verkligt IT-stöd i detta arbete krävs fungerande plane-rings- och schemaläggningssystem som är integrerade med personalsystemet. I samband med införandet av sektorns nya verksamhetssystem kommer också ett nytt planeringssystem att införas. Idag pågår ett arbete med integration mellan löne- och schemaläggningssystem och i nästa skede kommer även planeringssystemet att integreras.

 Finns det en fastställd tidsram för myndighetsavdelningens arbete med att skapa och revidera rutiner och arbetssätt för följsamhet till de vägledande bestämmelser-nas krav på uppföljning av beslutade insatser?

Individnämnden fattade beslut om nya vägledande bestämmelser 24 mars 2014. Sektorns arbete med förändring av rutiner och arbetssätt startade omedelbart, och idag finns rutiner och arbetssätt för uppföljning och omprövning av beslut. Individnämnden beslutade 16 okto-ber 2014 om hur återrapportering till nämnden skall ske:

 25 ärenden väljs slumpmässigt ut vid tre tillfällen varje år – januari, maj och oktober – och redovisas utifrån följande frågeställningar:

- Beviljade timmar i relation till den enskildes behov och Individnämndens Väg-ledande bestämmelser?

- Har ärendet omprövats? Inom vilket tidsintervall?

- Har insatsen förändrats utifrån omprövningen/uppföljningen?

- Om insatsen omfattar hemtjänst 120 – 170 timmar har frågan om SÄBO väckts och övervägts?