3.8 Logický rámec projektu
V podkapitole 3.3 Vytyčení cíle projektu bylo deklarováno, že cíl projektu splňuje požadavky SMART. Tím se zodpověděla otázka CO? bude vytvořeno. Pro zodpovězení dalších otázek JAK? a PROČ? zvolil autor této práce metodu logického rámce projektu.
Logický rámec projektu obsahuje čtyři úrovně: klíčové činnosti, výstupy, cíl a záměr.
V rámci úrovní se posuzují objektivně ověřitelné ukazatele a komunikační kanály, ze kterých budou čerpány informace k ověření těchto ukazatelů. V posledním sloupci logického rámce jsou analyzovány předpoklady, za kterých daná úroveň přispěje k dosažení úrovně vyšší.
Nejvyšší úrovní metody logického rámce je záměr projektu (viz tabulka 9 na straně 73).
Záměrem projektu experimentů s lepidlem je kontinuální zlepšování kvality. K tomuto záměru přispívá celá řada projektů různých zaměření, mezi které patří i právě zkoumaný projekt. Objektivně ověřitelným ukazatelem, podle kterého bude posouzeno, zda bylo záměru dosaženo, může být např. zvýšení spokojenosti zákazníků s kvalitou výrobků nebo snížení nákladů na reklamace. Zdrojem informací jsou v tomto případě závady z pole.
73
Tabulka 9: Logická rámcová matice - Záměr projektu Záměr Objektivně ověřitelné
O úroveň níže je rozebrán cíl projektu (viz tabulka 10). Jak již bylo několikrát zmíněno, cílem tohoto projektu je zajištění stability procesu lepení autoskel v různých klimatických podmínkách na montážní lince. Ani v této úrovni nesmí chybět objektivně ověřitelné ukazatele. Zde mezi ně patří nulová zmetkovitost procesu lepení autoskel a s tím související snížení nákladů na repase. Za zdroje informací k ověření je považováno hlášení závad z kontrolních bodů na montážních linkách, vodního testu a tzv. nultého kilometru.
Od této úrovně níže je také nezbytné určit předpoklady, za kterých daná úroveň skutečně přispěje k naplnění úrovně vyšší. V tomto případě bude cíl projektu v souladu s jeho záměrem za předpokladu aktivního využívání výstupů projektu experimentů s lepidlem v různých klimatických podmínkách, které mohou na montážní lince nastat, dále za předpokladu podpory managementu pro nasazení těchto výstupů a v motivaci zaměstnanců.
Tabulka 10: Logická rámcová matice - Cíl projektu Cíl Objektivně ověřitelné
74
Třetí úrovní logické rámcové matice jsou výstupy (viz tabulka 11). Výstupem projektu, jenž je předmětem případové studie, je získání know-how o chování lepidla na autoskla v různých klimatických podmínkách. Ukazatelem pro tuto úroveň je čas, který je potřeba pro vytvrdnutí lepidla v různých kombinacích teploty a relativní vlhkosti vzduchu.
Zdrojem pro ověření této informace je zpráva ze statistického vyhodnocení experimentů.
Mezi předpoklady, za kterých výstupy skutečně povedou k dosažení cíle projektu, patří, podobně jako v předchozí úrovni, aktivní využití výstupů projektu, podpora managementu a motivace zaměstnanců.
Tabulka 11: Logická rámcová matice - Výstupy projektu Výstupy Objektivně ověřitelné
V nejnižší úrovni logického rámce jsou analyzovány klíčové činnosti (tabulka 12 na straně 75). Ke každé klíčové činnosti je uveden plán čerpání zdrojů, její časový rámec a předpoklad, za kterého přispěje k dosažení výstupu projektu. Do těchto klíčových činností patří sestavení projektového týmu, definování zkoumaných kombinací teploty a vlhkosti. Následuje rozhodnutí o způsobu testování a o způsobu vyhodnocování provedených zkoušek. Mezi další klíčové aktivity patří výroba testovacích přípravků, sestavení plánu zkoušek, validace, provedení a statistické vyhodnocení zkoušek. Na závěr budou vytvořeny přehledy, pracovní návodky a proběhne školení pracovníků na montáži autoskel.
75
Tabulka 12: Logická rámcová matice - Klíčové činnosti projektu Klíčové činnosti Zdroje (peníze,
lidé…)
Časový rámec aktivit Předpoklady, za jakých Klíčové činnosti skutečně povedou k Výstupům Sestavení projektového
týmu
3 čld 4 týdny Ochota oslovených
odborníků zapojit se
8 čld 20 týdnů Výběr relevantních
kombinací teploty a
2 čld 1 týden Kvalitně sestavený
plán
Validace zkoušek 80 čld + 40 tis. Kč 4 týdny Realizace validačních zkoušek v daném čase a kvalitě
Provedení zkoušek 210 čld 52 týdnů Realizace zkoušek v
daném čase a kvalitě
35 čld 12 týdnů Realizace přehledů
Vytvoření pracovní návodky
15 čld 4 týdny Realizace návodky
Proškolení zaměstnanců
5 čld 3 týdny Realizace školení
Zdroj: vlastní zpracování
Pozn.: čld = člověkoden
Logický rámec projektu může být využit v průběhu realizace projektu jako jeden z možných komunikačních prostředků napříč všemi zainteresovanými stranami. Jeho výhodou je přehledné seskupení všech úrovní projektu od klíčových aktivit až po záměr
76
projektu, včetně uvedení předpokladů, za jakých jedna úroveň přispěje k dosažení úrovně vyšší.
3.9 Vytvoření pozice Projektový asistent
Projekt experimentů s lepidlem je z hlediska počtu členů projektového týmu malým projektem. Pro manažera tohoto projektu není navíc hlavní náplní práce. Naopak se musí vypořádávat s denní rutinou, která nesouvisí s tímto projektem. Implementace dalších prvků projektového řízení ho však může více pracovně zatížit, což může vést k průtahům v realizaci projektu. Nevyužívání principů projektového managementu se však v praxi již negativně projevilo, ačkoliv se jedná o malý projekt. K eliminaci tohoto rizika navrhuje autor vytvořit pozici projektového asistenta.
Vytvořením pozice Projektový asistent dojde k uvolnění projektového manažera od administrativních činností. Projektový asistent, který bude přímým podřízeným projektového manažera, by měl vykonávat zejména tyto činnosti:
podpora projektového manažera (administrativní),
účast na jednání a tvorba zápisů z jednání,
úpravy harmonogramu a zadávání úkolů na základě zápisů z jednání,
dohled nad dodržováním metodiky (interní projektový audit),
standardizovaný reporting,
organizační zajištění schůzek,
dokumentace, tvorba prezentací,
sledování harmonogramu a milníků.
Projektový asistent by měl být přínosem zejména díky znalostem nástrojů a procesů pro vedení projektové administrace, díky kterým lze snáze zavést kulturu projektového vedení.
77
4 Sledování průběhu a kontrola projektu
Jedním z hlavních rizik zjištěných během rizikové analýzy provedené v předchozí kapitole byla možnost předčasného ukončení projektu jeho sponzorem. Z důvodu podpoření správného rozhodování a snadnější obhajoby pokračování projektu budou v této kapitole představeny prostředky, které toto usnadní. Všechny tyto záznamy budou součástí projektové dokumentace.
4.1 Dokumentace pro záznam průběhu a vyhodnocení testů
Pro účinnější kontrolu průběhu, aktuálního stavu a přehledu statistického vyhodnocení jednotlivých fází projektu jsou navrženy dva dokumenty. Prvním dokumentem je formulář pro záznam průběhu testů a druhým zpráva o statistickém vyhodnocení experimentů.
4.1.1 Formulář pro záznam průběhu testů
Formulář pro záznam průběhu testů byl navržen z důvodu transparentního zaznamenání všech provedených zkoušek a pro kontrolu aktuálního stavu experimentů. V hlavičce formuláře jsou uvedeny základní informace o právě probíhajících testech (viz obrázek 12 na straně 78). Mezi tyto informace patří datum začátku a konce testu, jméno testera, předmět zkoušky a označení fáze, do které daný test spadá. Dále je v hlavičce vymezen prostor pro vyznačený úrovní faktorů (čas, teplota, vlhkost), ve kterých test proběhl a počet replikací (opakování), které jsou pro daný test naplánovány. Pro stanovení počtu replikací ve formuláři byla vytvořena formulářová tlačítka, jenž spouští makra, která připraví tělo formuláře pro požadovaný počet replikací.
Sloupce v těle formuláře byly navrženy na základě zkušeností z průběhu testů a reflektují požadavky na zaznamenávání relevantních informací prováděných zkouškách. První sloupcem je ID pokusu, dále vypsána úroveň faktoru čas, tzn. interval, po který byl testovaný vzorek lepidla v klimatické komoře v daných klimatických podmínkách. Sloupec
78
Značka slouží pro označení pokusu v rámci dané fáze. Do sloupce Odkaz na data ve po provedení zkoušek vloží hypertextové odkazy na datové soubory se záznamem průběhu daného pokusu. Důležitým údajem ve formuláři jsou údaje o datu a času lepení a odtržení.
Do poslední sloupce se zaznamenávají případné rušivé vlivy, které by mohly mít vliv na průběh pokusu.