lidé…)
Časový rámec aktivit Předpoklady, za jakých Klíčové činnosti skutečně povedou k Výstupům Sestavení projektového
týmu
3 čld 4 týdny Ochota oslovených
odborníků zapojit se
8 čld 20 týdnů Výběr relevantních
kombinací teploty a
2 čld 1 týden Kvalitně sestavený
plán
Validace zkoušek 80 čld + 40 tis. Kč 4 týdny Realizace validačních zkoušek v daném čase a kvalitě
Provedení zkoušek 210 čld 52 týdnů Realizace zkoušek v
daném čase a kvalitě
35 čld 12 týdnů Realizace přehledů
Vytvoření pracovní návodky
15 čld 4 týdny Realizace návodky
Proškolení zaměstnanců
5 čld 3 týdny Realizace školení
Zdroj: vlastní zpracování
Pozn.: čld = člověkoden
Logický rámec projektu může být využit v průběhu realizace projektu jako jeden z možných komunikačních prostředků napříč všemi zainteresovanými stranami. Jeho výhodou je přehledné seskupení všech úrovní projektu od klíčových aktivit až po záměr
76
projektu, včetně uvedení předpokladů, za jakých jedna úroveň přispěje k dosažení úrovně vyšší.
3.9 Vytvoření pozice Projektový asistent
Projekt experimentů s lepidlem je z hlediska počtu členů projektového týmu malým projektem. Pro manažera tohoto projektu není navíc hlavní náplní práce. Naopak se musí vypořádávat s denní rutinou, která nesouvisí s tímto projektem. Implementace dalších prvků projektového řízení ho však může více pracovně zatížit, což může vést k průtahům v realizaci projektu. Nevyužívání principů projektového managementu se však v praxi již negativně projevilo, ačkoliv se jedná o malý projekt. K eliminaci tohoto rizika navrhuje autor vytvořit pozici projektového asistenta.
Vytvořením pozice Projektový asistent dojde k uvolnění projektového manažera od administrativních činností. Projektový asistent, který bude přímým podřízeným projektového manažera, by měl vykonávat zejména tyto činnosti:
podpora projektového manažera (administrativní),
účast na jednání a tvorba zápisů z jednání,
úpravy harmonogramu a zadávání úkolů na základě zápisů z jednání,
dohled nad dodržováním metodiky (interní projektový audit),
standardizovaný reporting,
organizační zajištění schůzek,
dokumentace, tvorba prezentací,
sledování harmonogramu a milníků.
Projektový asistent by měl být přínosem zejména díky znalostem nástrojů a procesů pro vedení projektové administrace, díky kterým lze snáze zavést kulturu projektového vedení.
77
4 Sledování průběhu a kontrola projektu
Jedním z hlavních rizik zjištěných během rizikové analýzy provedené v předchozí kapitole byla možnost předčasného ukončení projektu jeho sponzorem. Z důvodu podpoření správného rozhodování a snadnější obhajoby pokračování projektu budou v této kapitole představeny prostředky, které toto usnadní. Všechny tyto záznamy budou součástí projektové dokumentace.
4.1 Dokumentace pro záznam průběhu a vyhodnocení testů
Pro účinnější kontrolu průběhu, aktuálního stavu a přehledu statistického vyhodnocení jednotlivých fází projektu jsou navrženy dva dokumenty. Prvním dokumentem je formulář pro záznam průběhu testů a druhým zpráva o statistickém vyhodnocení experimentů.
4.1.1 Formulář pro záznam průběhu testů
Formulář pro záznam průběhu testů byl navržen z důvodu transparentního zaznamenání všech provedených zkoušek a pro kontrolu aktuálního stavu experimentů. V hlavičce formuláře jsou uvedeny základní informace o právě probíhajících testech (viz obrázek 12 na straně 78). Mezi tyto informace patří datum začátku a konce testu, jméno testera, předmět zkoušky a označení fáze, do které daný test spadá. Dále je v hlavičce vymezen prostor pro vyznačený úrovní faktorů (čas, teplota, vlhkost), ve kterých test proběhl a počet replikací (opakování), které jsou pro daný test naplánovány. Pro stanovení počtu replikací ve formuláři byla vytvořena formulářová tlačítka, jenž spouští makra, která připraví tělo formuláře pro požadovaný počet replikací.
Sloupce v těle formuláře byly navrženy na základě zkušeností z průběhu testů a reflektují požadavky na zaznamenávání relevantních informací prováděných zkouškách. První sloupcem je ID pokusu, dále vypsána úroveň faktoru čas, tzn. interval, po který byl testovaný vzorek lepidla v klimatické komoře v daných klimatických podmínkách. Sloupec
78
Značka slouží pro označení pokusu v rámci dané fáze. Do sloupce Odkaz na data ve po provedení zkoušek vloží hypertextové odkazy na datové soubory se záznamem průběhu daného pokusu. Důležitým údajem ve formuláři jsou údaje o datu a času lepení a odtržení.
Do poslední sloupce se zaznamenávají případné rušivé vlivy, které by mohly mít vliv na průběh pokusu.
Obrázek 12: Formulář pro záznam průběhu zkoušek (vlastní zpracování)
4.1.2 Zpráva o statistickém vyhodnocení experimentů
Nedílnou součástí laboratorních zkoušek lepidla je jejich následné statistické vyhodnocení.
To se provádí v několika fázích. V současné době však nejsou výstupy z této analýzy nijak standardizovány a jsou v podobě, která není vhodná k prezentaci. Prezentace grafů a modelů vyžaduje určité znalosti práce s aplikací pro statistické vyhodnocení. Právě z důvodu usnadnění a lepších možností předvádění výstupů ze statistického vyhodnocení experimentů s lepidlem byl vytvořen formulář, který je představen na obrázku 13 na straně 79. Základní návrh formuláře byl vytvořen pomocí programu, který slouží pro zmíněnou statistickou analýzu. Výsledný grafický výstup obsahuje záhlaví s informacemi o experimentu a automaticky generované grafy, tabulky a matematický model. Data pro tyto výstupy jsou načítána ze zvoleného datové souboru.
79
V horní části těla reportu se nachází čtyři nejpoužívanější grafy, které mají největší vypovídající hodnotu. První dva představují závislost jednotlivých faktorů vlhkosti a teploty na výsledné síle odtržení lepeného spoje. Grafy 3 a 4 prezentují responzní plochu, jejíž podstatou je vyjádření interakcí mezi teplotou a vlhkostí na výsledné síle.
Spodní část reportu náleží matematickému modelu, který vyjadřuje závislosti jednotlivých faktorů a přesnost, s jakou lze interpolovat body v rámci intervalu. Vhodnost modelu jako celku vyjadřuje upravený koeficient determinace R*, který udává, jaký podíl rozptylu v pozorování závislé proměnné lze tímto matematickým modelem vysvětlit. Data, zobrazená na obr. 13, nejsou pro rozsah této práce relevantní, proto byla z důvodu utajení upravena.
Obrázek 13: Návrh reportu (vlastní zpracování)
4.2 Využití sestav a dalších nástrojů MS Project
Pro podporu dalšího reportingu a zefektivnění kontroly projektu je navrhováno využití sestav v aplikaci MS Project 2013. Pro projekt experimentů s lepidlem jsou navrhovány tři
80
různé sestavy: přehled projektu, burndown zbývajících úkolů a přehled zpožděných úkolů.
Všechny tyto nástroje pro podporu reportingu jsou představeny v následujících oddílech.
4.2.1 Přehled projektu
První navrhovanou sestavou je přehled projektu (viz obrázek 14). Tato sestava názorně a srozumitelně prezentuje aktuální stav projektu jako celku i jeho jednotlivých etap. Ve sloupcovém grafu stavu jednotlivých úkolů lze měnit úroveň osnovy a zobrazit tak procentuální stav dokončení úkolů na nejnižší úrovni. Posledním elementem v tomto přehledu je tabulka milníků, jejichž termín se blíží.
Obrázek 14: Sestava v MS Project - Přehled projektu (vlastní zpracování)
4.2.2 Burndown zbývajících úkolů
Součástí druhé sestavy je graf úkolů, které zbývají dokončit, tzv. burndown graf (viz obrázek 15 na straně 81). Podstatou tohoto grafu je zobrazení skutečného stavu dokončených úkolů a předpokládaný odhad plnění úkolů v čase. Mimo jiné má tento graf motivační aspekt pro členy projektového týmu.
81
Obrázek 15: Sestava v MS Project - Burndown zbývajících úkolů (vlastní zpracování)
4.2.3 Zpožděné úkoly
Součástí poslední navrhované sestavy je přehled zpožděných úkolů (viz obrázek 16). V tomto reportu jsou zobrazeny úkoly, které nepostupují podle plánu. V rámci zpožděných úkolů se zobrazí ty úkoly, jejichž procentuální dokončení neodpovídá ve srovnání s datem stavu. Součástí tabulky zpožděných úkolů je název úkolu, termíny zahájení a dokončení a míra dokončení daného úkolu vyjádřená v procentech. V případě potřeby lze do této tabulky přidat další sloupce popisující zpožděné úkoly.
Obrázek 16: Sestava v MS Project - Přehled zpožděných úkolů (vlastní zpracování)
82
5 Přínosy projektového řízení
V této kapitole budou zhodnoceny přínosy praktické části této diplomové práce. Na přínosy bude v následujících řádcích nahlíženo z několika úhlů pohledu. Nejprve budou rozebrány očekávané přínosy pro společnost Automobil, s.r.o., dále pak pro konkrétní oblast firmy, kterou je oblast kvality. V neposlední řadě budou přínosy projektového řízení posouzeny pro konkrétní projekt experimentů s lepidlem. Závěrem budou vyzdvihnuty individuální přínosy pro autora této práce.
5.1 Přínosy pro společnost Automobil, s.r.o.
Principy projektového řízení jsou již poměrně důkladně implementovány v oblasti IT.
Nejen tato práce však ukázala, že projektové řízení je využitelné i v dalších oblastech.
Vzhledem k předpokládanému rozvoji využívání principů, nástrojů a metod pro management projektů do dalších sfér poslouží tato práce jako vodítko pro získání přehledu o problematice a možnosti uplatnění na dosud „neřízených“ projektech.
Pro společnost Automobil, s.r.o. bude nasazení navrhovaných opatření znamenat zkrácení doby trvání zajištění robustnosti procesu lepení autoskel v různých klimatických podmínkách. Tím dojde i na snížení finančního zatížení z hlediska platby každoročních fixních nákladů na externího konzultanta statistického vyhodnocení a na uvolnění členů projektového týmu pro další projekty.
Zkrácení doby trvání realizace projektu umožní dřívější vyhodnocení nasazení metody Design of Experiments, která byla v rámci projektu experimentů s lepidlem aplikována v rámci firmy poprvé. V případě další aplikace této metody bude možné využít navrženého formuláře pro záznam průběhu testů, který je představen v oddíle 4.1.1 na straně 77. Stejně tak automaticky generovaná zpráva o statistickém vyhodnocení experimentů (oddíl 4.1.2 str. 79) bude jistě přínosem pro další projektové týmy zabývající se metodou DoE.
Zajímavým nástrojem pro analýzu projektových rizik je metoda RFMEA, která je derivátem FMEA upraveným pro potřeby projektového prostředí. FMEA je již ve
83
společnosti dlouhodobě využívána a tak by nasazení její projektové modifikace bylo rychlé a účinné. Metoda by jistě byla mimo jiné přínosná v rozšiřování principů projektového managementu do dalších oblastí firmy.
5.2 Přínosy pro oblast kvality
Přínosy pro oblast kvality prakticky korespondují s přínosy pro celou firmu. Podstatné klady však přináší nasazení principů projektového řízení zejména pro projektového manažera a sponzora projektu, který je zároveň vedoucím oddělení majícího záštitu nad projektem experimentů s lepidlem. Pro manažera projektu přináší jedinečné možnosti prezentace průběhu projektu a jeho dílčích výstupů. Zároveň mu navržené nástroje umožní snadnější kontrolu nad plánovanými aktivitami (např. dle WBS) nebo dodržování časového harmonogramu pomocí Ganttova diagramu.
Vedoucím zodpovědných oblastí za daný projekt usnadní rozhodování o pokračování či případném předčasném ukončení projektu. Tato rozhodnutí by měla být nyní podpořena vytvořenou projektovou dokumentací, novým zadáním projektu nebo reportem o provedené statistické analýze.
5.3 Přínosy pro projekt experimentů s lepidlem
Jednou z hlavních částí této práce je provedení analýzy rizik metodou RFMEA. V rámci této analýzy byla zjištěna rizika, která mohou projekt experimentů s lepidlem ohrozit.
Zásluhou doporučených a provedených opatření budou tato rizika eliminována, čímž se zamezí např. neúspěšnému dokončení projektu, průtahům v trvání jeho realizace či nesprávným výstupům projektu.
Aplikací principů projektového managementu získává projekt experimentů s lepidlem několik nástrojů, díky nimž bude nyní lépe řiditelný, kontrolovatelný a realizovatelný.
Analýzou současného stavu se ukázalo, že využívání nástrojů a metod PM je více než vhodné i na malé projekty. Z řady nástrojů a metod byly vybrány a v praktické části práce
84
použity například WBS, organizační schéma projektového týmu, matice odpovědností, Ganttův diagram nebo logická rámcová matice.
Z důvodu snadnějšího a účinnějšího sledování průběhu a kontroly projektu byla vytvořena dokumentace, jejíž součástí je formulář pro záznam průběhu zkoušek či zpráva o statistickém vyhodnocení experimentů. Pro podporu reportingu bylo dále navrženo několik sestav v aplikaci MS Project 2013. Mezi tyto sestavy patří přehled projektu, burndown zbývajících úkolů a přehled zpožděných úkolů.
5.4 Individuální přínosy
Na individuální přínosy nahlíží autor práce ze dvou aspektů. Prvním z nich je možnost zapojení se do odborného projektu v rámci vývoje a zvyšování kvality. Tím získal autor hodnotné praktické zkušenosti a cenné kontakty. Druhým aspektem je realizace samotné diplomové práce. Provedená literární rešerše obsáhleji prohloubila znalosti a podvědomí o teoretickém základu a aktuálních trendech v oblasti projektového řízení a možnostech jeho využití v managementu kvality. Zpracování analytické a praktické části práce přineslo možnosti využití nabytých znalostí na konkrétním případu z praxe.
85
Závěr
Hlavním cílem diplomové práce bylo přiblížení problematiky projektového řízení, zjištění možnosti využití jeho principů a aplikaci v automobilovém průmyslu, konkrétně v oblasti vývoje a zajišťování kvality. Vybrané principy byly aplikovány na existujícím projektu experimentů s lepidlem, který má za cíl zajištění stability procesu lepení autoskel v různých klimatických podmínkách.
Tento projekt experimentů dosud nevyužívá nástrojů a metod projektového managementu, neboť v jeho počátku panovala domněnka, že je projekt příliš malý na to, aby byla potřeba těchto principů využívat. Čas a praxe však ukázaly, že i v případech menších projektů je více než vhodné investovat do alespoň základních nástrojů, které pomohou projekt lépe plánovat, řídit a kontrolovat v průběhu jeho realizace. V opačném případě totiž může docházet k průtahům projektu, což vede ke zvyšujícím se nákladům, které mohou zbytečně navýšit celkový rozpočet projektu. Do těchto případných vícenákladů se řadí například periodické platby za outsourcing statistického vyhodnocení experimentů, nákup nových lepidel z důvodu vypršení doby spotřeby, nebo v nejhorším případě náklady na repase na montážní lince.
Diplomová práce je rozdělena do tří hlavních částí: teoretické, analytické a praktické části.
V teoretické části byla provedena literární rešerše na téma projektové řízení v managementu kvality. Tato rešerše položila teoretický základ principům, nástrojům a metodám projektového managementu, managementu kvality, práci s riziky či technikám řešení problémů. Důraz byl také kladen na plánování, kontrolu a vyhodnocení projektů.
Vybrané nástroje byly následně vhodně využity v dalších částech práce.
Součástí analytické části je představení současného stavu projektu řešeného v praktické části této diplomové práce, včetně jeho cílů a záměru. Vyjma toho byl proveden rozbor současného stavu využívání principů projektového řízení v oblasti IT společnosti Automobil, s.r.o. Tato oblast byla zvolena na základě dlouhodobého nasazení a využívání právě těchto principů.
86
V praktické části této práce plynule navazuje aplikace zvolených metod a nástrojů projektového managementu na projekt experimentů s testováním lepidla na autoskla.
Záměrem nasazení těchto metod a nástrojů bylo představit možnosti pro efektivnější plánování, řízení a kontrolu projektů v oblastech, kde nejsou příliš využívány. Vzhledem k faktu, že vše bylo aplikováno na konkrétním existujícím projektu, očekává autor této práce faktické zlepšení současného stavu tohoto projektu. Toto zlepšení je očekáváno zejména v podobě účinnějšího plánování jednotlivých kroků, jejich realizaci v řádném termínu a dosažení požadovaných výstupů. K tomu bylo navrženo a použito několika nástrojů, včetně WBS, matice odpovědností, Ganttova diagramu, logického rámce projektu a dalších.
V důsledku snahy o účinnější kontrolu průběhu realizace projektu a zvýšení jeho transparentnosti bylo představeno nově vytvořené zadání projektu, organizační schéma projektového týmu a další dokumenty. V rámci zajištění konzistence a udržení přehledu o již provedených zkouškách byl vytvořen formulář pro záznam průběhu testů. Oproti tomu zpráva o statistickém vyhodnocení experimentů bude sloužit k prezentaci výstupů provedené statistické analýzy. Výhodou tohoto řešení jsou minimální nároky na uživatele statistické aplikace, neboť report je automaticky generovaný dle vytvořeného formuláře.
Stačí pouze zvolit odpovídající datový soubor s výsledky statistického vyhodnocení, který poskytuje externí firma.
Použité nástroje a metody nebyly zvoleny náhodně. Podkladem pro výběr odpovídajících metod byla analýza rizik metodou RFMEA, kterou autor provedl v úvodu praktické části práce. Výstupem metody RFMEA byl výčet rizik, pro která byla navržena nápravná opatření k eliminaci jejich vzniku. Tato doporučená opatření byla důkladně popsána. Za hlavní rizika projektu experimentů s lepidlem považuje autor práce riziko předčasného ukončení projektu, špatného plánování termínů zkoušek, nesprávného provedení testů, nesprávného vyhodnocení testů a odklon projektu od původního zadání. Za přínos aplikace metody RFMEA je považováno zjištění projektových rizik dříve než skutečně nastanou.
V závěru praktické části jsou zhodnoceny přínosy navržených řešení. Ačkoliv je ukončení projektu plánováno až na polovinu roku 2016, již nyní se dá předpokládat dosažení pozitivního vlivu těchto řešení. A to nejen na projekt experimentů s lepidlem, ale také na budoucí projekty v oblasti kvality.
87
Seznam literatury
Citace
A guide to the project management body of knowledge: (PMBOK guide). 4th ed. Newton Square: Project Management Institute, 2008, xxvi, 467 s. ISBN 978-1-933890-51-7.
Analýza možných způsobů a důsledků závad (FMEA). 3. vyd. Praha: Česká společnost pro jakost, 2001, 72 s. ISBN 80-020-1476-6.
ANTLOVÁ, Klára. Řízení projektů - přednášky. 2012. Dostupné z:
https://elearning.tul.cz/course/view.php?id=664.
BARTOŠOVÁ, Hana, Jan BARTOŠ a Petr PONIKELSKÝ. Projektový management.
Praha: Vysoká škola regionálního rozvoje, 2012. ISBN 978-808-7174-135.
CARBONE, Thomas. A. a Donald D. TIPPETT. Project Risk Management Using the Project Risk FMEA. Engineering Management Journal. Rolla: American Society for Engineering Management, 2004, vol. 16, issue 4, 28-35. Také dostupné komerčně z:
http://proquest.umi.com.
CORRIGAN, James P. The Art of TQM. Quality Progress, 1995. s. 61-63. In: NENADÁL, Jaroslav. Moderní systémy řízení jakosti. 2. doplněné vydání. Praha: Management Press, 2005. 282 s. ISBN 80-7261-071-6.
ČSN ISO 10006. Systémy managementu jakosti: Směrnice pro management jakosti projektů. Praha: Český normalizační institut, 2004.
DOLEŽAL, Jan, Pavel MÁCHAL a Branislav LACKO. Projektový management podle IPMA. 2., aktualiz. a dopl. vyd. Praha: Grada, 2012, 526 s. Expert (Grada).
ISBN 978-80-247-4275-5.
DROB, Catalin a Valentin ZICHIL. Overview regarding the main guidelines, standards and methodologies used in project management. Journal of Engineering Studies and Research. Bacau: Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bacau, 2013, vol. 19, issue 3.
Také dostupné komerčně z: http://proquest.umi.com.
88
FELDMAN, Jonathan. Project Management Gets Lean. InformationWeek. Manhasset:
United Business Media LLC, 2012, issue 1324, 29-32. Také dostupné komerčně z:
http://proquest.umi.com.
GRAY, Clifford F a Erik W LARSON. Project management: the managerial process.
New York: McGraw-Hill, 2006, xviii, 574 s. ISBN 00-729-7863-5.
HIGHSMITH, James A. Agile project management: creating innovative products. Boston:
Addison-Wesley, 2004, xxvi, 277 p. ISBN 03-212-1977-5.
KERZNER, Harold. Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 11th ed. Hoboken: Wiley, 2013, xxvii, 1264 s. ;.
ISBN 978-1-118-02227-6.
KOCH, Alan S. What makes a project „Agile“?: The Essence of Agility. In:
Blog.projectconnections.com [online]. 2008 [cit. 2014-11-11]. Dostupné z:
http://blog.projectconnections.com/alan_koch/2008/04/what-makes-a-pr.html.
KORECKÝ, Michal a Václav TRKOVSKÝ. Management rizik projektů: se zaměřením na projekty v průmyslových podnicích. 1. vyd. Praha: Grada, 2011, 583 s. Expert (Grada).
ISBN 978-80-247-3221-3.
MONTGOMERY, Douglas C. Statistical quality control: a modern introduction. 6th ed.
Hoboken, N.J.: John Wiley, 2009, xiv, 734 p. ISBN 978-047-0233-979.
MORRIS, Peter W, Jeffrey K PINTO a Jonas S DERLUND. THE OXFORD HANDBOOK OF PROJECT MANAGEMENT. Oxford: Oxford University Press, 2011, xx, 550 pages. ISBN 01-996-5582-0.
NENADÁL, Jaroslav. Moderní management jakosti: principy, postupy, metody. Vyd. 1.
Praha: Management Press, 2008, 377 s. ISBN 978-80-7261-186-7.
PITAŠ, Jaromír. Národní standard kompetencí projektového řízení verze 3.2. Brno:
Společnost pro projektové řízení, občanské sdružení, 2012, 342 s.
ISBN 978-802-6023-258. Dostupné z: http://www.ipma.cz/web/files/narodni-standard-kompentenci-projektoveho-rizeni.pdf.
89
SKALICKÝ, Jiří, Milan JERMÁŘ a Jaroslav SVOBODA. Projektový management a potřebné kompetence. 1. vyd. Plzeň: Západočeská univerzita v Plzni, 2010, xiii, 389 s.
ISBN 978-807-0439-753.
ŠKODA AUTO A.S. Interní příručka projektového řízení. Mladá Boleslav, 2013.
ŠKODA AUTO A.S. Politika společnosti ŠKODA AUTO a.s. Mladá Boleslav, 2011.
Dostupné z:
http://www.skoda- auto.com/SiteCollectionDocuments/company/environment/sustainable-development/cs/company-policy.PDF.
ŠKODA AUTO A.S. Výroční zpráva ŠKODA AUTO a.s. Mladá Boleslav: ŠKODA AUTO a.s., 2014. Bez ISBN. Dostupné z:
http://www.skoda- auto.com/SiteCollectionDocuments/company/investors/annual-reports/cs/skoda-annual-report-2013.pdf.
ŠLAICHOVÁ, Eva. Řízení jakosti - přednášky. 2012. Dostupné z:
http://efis.tul.cz/multiedu/index.php?content=multi_uziv&ident=115&predmet=Rizeni_jak
http://efis.tul.cz/multiedu/index.php?content=multi_uziv&ident=115&predmet=Rizeni_jak