Interorganisatoriskt samspel

Samarbetspartners, strategiska allianser och joint-ventures är alla olika sätt som organisationer kan samspela på. Interorganisatoriskt samspel, även känt som interorganisatoriska relationer, uppstår då två oberoende organisationer ingår ett samarbete (Webster, 1992). I denna studie undersöks hur ett projekt, med tre olika organisationer, arbetar för att inkludera och säkerställa arbete med social hållbarhet. För detta krävs teorier som förklarar hur organisationer samspelar i olika sammanhang, närmare bestämt för relationer, tillit och kontroll.

4.3.1 Relationer och tillit

Tillsammans har Ring och Van de Ven (1994) tagit fram en modell för utvecklingen av interorganisatoriska relationer som bygger på förhandling, engagemang och utförande. Dessa tre faser återkommer i en repetitiv process för att utforma samspelet mellan organisationer. Denna teori har vi valt eftersom vi vill förstå hur upphandlingsprocessen kan, i slutändan, ha en påverkan på och vara viktig för inkluderingen av social hållbarhet. Ytterligare har vi valt en kompletterande teori av Child och Möllinger (2003) gällande tillit för att se till olika angreppssätt. Att tydligare förstå effekten av upphandlingsarbetet på ett projekt anser vi kan öka förståelsen för hur social hållbarhet kan inkluderas och arbetas med i ett upphandlat byggnadsprojekt.

Under förhandlingsfasen presenteras de gemensamma förväntningarna på samarbetet och möjliga risker som varje part ser med partnerskapet (Ring & Van de Ven, 1994). Vidare i engagemangsfasen kommer organisationerna fram till en struktur för hur deras samarbete ska fungera. Regler tas fram och eventuella kontrakt skrivs. I utförandefasen påbörjas det gemensamma arbetet, där material beställs och pengar betalas ut. Vanligtvis är det i det sista stadiet som tillit mellan personer inom organisationerna kan uppstå (Ring & Van de Ven, 1994).

Figur 5. Författarens tolkning av Ring & Van de Vens (1994) modell: Process Framework of the Development of Cooperative IORs

Interorganisatoriska samarbeten byggs av människorna i organisationerna och det är i viss mån ofrånkomligt att de värderingar som människorna har med sig lyser igenom vid dessa samarbeten (Ring & Van de Ven, 1994). Det är därför viktigt att se och förstå dessa värden och värderingar för att vid en förhandling skapa mål och överenskommelser som är kongruenta parterna emellan. Organisationer kan naturligtvis samarbeta utan vidare förståelse för varandra men partnerskap där båda parter delar samma värderingar har större sannolikhet att ingå en “psykologisk överenskommelse” (Ring & Van de Ven, 1994). Överenskommelsen har ingen juridisk bindning utan handlar om gemensamma mål, krav på varandra och förväntningar på resultat. En psykologisk överenskommelse är en betydligt mer tidskrävande process än en kontraktskrivning, men utmynnar i tillit och välvilja till den andra parten (Ring & Van de Ven, 1994).

Child och Möllering (2003) presenterar en definition av tillit som avsikten att acceptera sin egen sårbarhet baserat på positiva förväntningar om den andres agerande. Child och Möllinger (2003) presenterar även en positiv relation mellan förtroendet för en institution och tilliten till personerna som jobbade inom den. Det vill säga att har organisation A högt förtroende för organisation B, påverkas organisation A:s tillit till personerna som jobbar inom organisation B positivt (Child & Möllering, 2003). Child och Möllering (2003) betonar att på

så sätt fostrar kontextuellt förtroende tillit mellan organisationer. De menar också att även om aktiv förtroendeutveckling är ett viktigt verktyg för att öka tilliten mellan organisationer kan det inte ersätta effekten av företagens kontext. Främst eftersom kontextuellt förtroende ses som mindre riskfyllt än aktiv tillitsutveckling, som ofta kräver ett så kallat leap of faith där man från början måste lita på någon man inte känner (Child & Möllering, 2003).

4.3.2 Kontroll

Inom ett organisatoriskt samarbete definierar Dekker (2004) två typer av kontroll: formell och informell. Dekkers (2004) teori används för att tydligare förstå huruvida kontrollstrukturer påverkar inkluderingen och säkerställandet av social hållbarhet. Det är av vikt att presentera distinktionen mellan formell och informell kontroll för att tydliggöra de utmaningar och möjligheter som kan uppstå beroende av olika typer av kontroll. Detta då det framgår att projektet i denna studie har använt både formella och informella verktyg. Bradach och Eccles (1989) teori om kontroll genom bestämmanderätt används sedan för att komplettera Dekkers (2004) formella kontroll. Även användandet av kontroll vid riskfyllda situationer (Langfield-Smith, 2008) och kontroll genom kontrakt (Minnaar m.fl., 2017) då detta visat sig vara aktuellt för detta projekt.

Den formella kontrollen berör mål och visioner med samarbetet, samt beteendekontroll (Dekker, 2004). Vid kontroll av mål och vision används incitamentsystem för att säkerställa måluppfyllelse eller olika former av belöningssystem för mindre delmål. Beteendekontroll innefattar regler och uppförandekoder som förväntas följas av parter vid ett samarbete, samt planering och dagliga rutiner (Dekker, 2004). Informell kontroll handlar om tillit och välvilja. Den informella kontrollen kan också kallas för social kontroll eftersom den innefattar allt från mänsklig interaktion och rykte till partnerskap och gemensamt beslutsfattande (Dekker, 2004).

Bradach och Eccles (1989) definierar istället kontroll inom interorganisatoriska överenskommelser som auktoritet, att det tydligt finns definierat vem som får göra vad. Auktoritet fastställs i både fysiskt skrivna dokument för samarbetet och genom allmänt känd praxis. Exempelvis efterlevs auktoritet genom kvalitetskontroller, inspektioner och i vem som har rätt att fatta vilka beslut (Bradach & Eccles, 1989). Pris och auktoritet är tillsammans de främsta specialiserade mekanismerna för att kontrollera transaktioner på marknaden menar Bradach och Eccles (1989). De framhäver också att dessa sällan agerar helt själva utan ofta i samverkan med tillit. Bradach och Eccles (1989) visar på att auktoritet och pris i flera fall kan främja tillit och stabila relationer. Exempelvis med relationer mellan entreprenör och underleverantörer (Bradach & Eccles, 1989).

Det finns olika sorters risker för företag vid organisatoriskt samarbete. Några sådana är stor osäkerhet, många frekventa transaktioner företagen emellan och hög specificering av tillgångar (Langfield-Smith, 2008). I fall med många identifierade risker är företag i större utsträckning benägna använda sig av kontroll som verktyg i sitt samarbete. Framförallt spelar uppstartsfasen i ett samarbete roll för fördelningen mellan tillit och kontroll. Beroende på vilka risker företagen identifierar i ett tidigt stadium och hur de ser på dessa, kommer fysiska kontrakt att skrivas parterna emellan för att minimera dessa risker (Langfield-Smith, 2008).

Skriftliga kontrakt är ett sätt att utöva kontroll inom ett organisatoriskt samarbete. Kontrakt kan därmed ses som ett verktyg för att organisationer ska kunna arbeta tillsammans eller för att så ett frö för tillit att växa fram (Minnaar m.fl., 2017). Kontrakt finns till för att sammanställa intressen och skapar möjligheter för organisationen som annars kanske inte hade varit möjliga. Med hjälp av kontrakt är det lättare att koordinera många olika aktiviteter samtidigt och hålla farligt opportunistiskt beteende i schack (Mellewigt m.fl., 2007).

5. Empiri

I följande kapitel presenteras projektet Studenthus Valla såsom hur upphandlingsprocessen gick till steg för steg, hur arbetet fungerade under bygget och reflektioner kring resultatet. Bygget beskrivs mer överskådligt, detta för att syftet är att se hur social hållbarhet inkluderas, vilket inte kräver en genomgång av byggnadsprocessen i detalj. Dock är bygget och resultatet relevant för att undersöka om bestämmelser från upphandlingsprocessen reflekterats i arbetet.