I forskarna Mia Holmgrens och Bertil Flodins studie av EU-information på svenska folkbibliotek står att verksamheters möjligheter till samorganisation i hög grad påverkas av respektive verksamhets målsättningar.126 Jag har därför gjort en enkel jämförelse av måldokument/verksamhetsplaner för de verksamheter som jag undersöker i uppsatsen. Det visade sig dock inte vara någon självklarhet att folkbibliotek och medborgarkontor har tydliga, skriftligt formulerade mål. Samma upptäckt gjordes av Peder Björk och Göran Bostedt i deras studie av svenska medborgarkontor. Det framkom i många av de intervjuer med personal på medborgarkontor som Björk och Bostedt genomförde att detta kan ställa till besvär i det praktiska arbetet. Mål behövs för att skapa stabilitet och struktur i en verksamhet.127 Samtliga verksamheter som deltog i min undersökning hade någon form av måldokument eller verksamhetsplan att visa upp, men i flera fall var det inget
123
Lööf, Gina, 2003-02-13, e-post till uppsatsförfattaren. 124
Lavfors, Kerstin (handläggare), 1998-06-18, Lägesrapport från medborgarkontoret, till Vantörs stadsdelsförvaltning, dnr 610-505/98.
125
Medborgarkontoret, Växel och receptionens verksamhetsplan för 2003, 2003-01-30, Vantörs
stadsdelsförvaltning.
126 Holmgren & Flodin, 1996, s. 44. 127 Björk & Bostedt, 2003, s. 125.
41
specifikt dokument för just den egna verksamheten utan mer en övergripande verksamhetsplan för ett av kommunens verksamhetsområden.
Gävle
Målsättningarna för Gävle stadsbibliotek för 2002 ingår i ett gemensamt måldokument som Kultur- och fritidsnämnden fastställt för stadsbiblioteket, konsumentvägledningen och arkivet. Måldokumentet beskriver kortfattat verk-samhetsområden som ska prioriteras eller utvecklas under året. Det slås fast att en av bibliotekets viktigaste uppgifter är att stimulera barn och ungdomar till läsning. Under rubriken ”Demokrati” står att läshandikappade ska få möjligheter att låna Daisy-talböcker, och att man i projektet ”På barns och ungdomars villkor” ska utveckla barnbiblioteket med utgångspunkt i FN:s barnkonvention. Stadsbiblioteket ska vidare vara en mötesplats som är öppen alla dagar året om. Inte på ett enda ställe omnämns dock samhällsinformation. Det enda av målen rörande stadsbibliotek som direkt påverkar förmedlingen av samhällsinformation är det att biblioteket ska ha öppet alla dagar året runt, vilket gör den samhällsinformation som finns där väldigt tillgänglig.128
Medborgarkontoren i Gävle har inget måldokument, men en gemensam verksamhetsplan finns för 2001-2002. Mål som ställs upp är:
• Att få fler personliga besök, e-postförfrågningar och telefonfrågor • Att intressenterna ska efterfråga medborgarkontorets tjänster • Att medarbetarna ska känna sig nöjda och värdefulla
Syftet med dessa mål är att ge medborgarna personlig samhällsservice och på så vis underlätta deras vardag. Medborgarkontorens personal ska aktivt ge och söka information, ha relevant utbildning och ständigt hålla sig uppdaterade med samhällsinformationen. Mer långsiktiga mål är att alla kommuninvånare ska känna till och vara nöjda med medborgarkontorens verksamhet. För att nå framgång krävs att medborgarkontoret är lättillgängligt, kommunikativt och obyråkratiskt.129
Vid en jämförelse av måldokumentet för biblioteket respektive verksam-hetsplanen för medborgarkontoret i Gävle är det slående att biblioteket helt saknar
128
Måldokument : Avdelningsvisa mål för år 2002: Stadsbibliotek, konsumentvägledning, arkiv, 2002-01-23, Gävle kommun, Kultur- och fritidsnämnden. När undersökningen genomfördes i mars 2003 var detta måldokument det senaste.
42
mål för sin förmedling av samhällsinformation. Jag vill dock tillägga att Marcus Strand, i sin undersökning av EU-informationen på stadsbiblioteket i Gävle, drar slutsatsen att biblioteket har förmått skapa en marknad för förmedling av samhällsinformation.130
Att samhällsinformationen inte omnämns i det övergripande måldokumentet, eller att man inte har någon skriftlig plan för dess utveckling, betyder inte nödvändigtvis att biblioteket inte satsar på samhällsinformation.
Mariefred
För biblioteket/medborgarkontoret i Mariefred finns inget separat måldokument, men de mål som Fritid- och kulturnämnden i Strängnäs har satt upp för sin verksamhet 2003-2005 inkluderar även biblioteket i Mariefred. Dessa mål sammanfattas i en utförlig strategisk plan. I denna står att biblioteksverksamheten måste utökas för att klara de ökade kraven på biblioteksundervisning och informationssökning. Biblioteken ska erbjuda skönlitteratur i olika genrer, facklitteratur, informationssökning och barnverksamhet. Detta med utgångspunkt i bibliotekslagen, de kulturpolitiska målen och FN:s barnkonvention. Uppsatta mål är att 85 procent av besökarna ska vara nöjda med servicen och att alla barn ska besöka biblioteket minst tre gånger som grundskoleelever. Framtida mål är att biblioteken i större utsträckning ska bli en resurs i kommunens informationsstrategi, och att bibliotekets demokratiska roll ska uppmärksammas, exempelvis genom att medborgarkontoren utvecklas vidare.131
I Mariefred, där medborgarkontorsverksamheten ingår i biblioteksverksamheten, finns inga skilda riktlinjer eller motstridiga verksamhetsmål för verksamheterna. Det är svårt att uppskatta vilken betydelse den strategiska planen, som gäller hela Strängnäs kommun, har för verksamheten i Mariefred. I och med att medborgarkontorsverksamheten omnämns i den strategiska planen signaleras dock att det är en verksamhet som ska utvecklas. Begreppet samhällsinformation nämns inte heller här. Kanske skulle ett särskilt måldokument för biblioteket/medborgarkontoret, med en plan för förmedlingen av samhällsinformation, vara ett bättre redskap för personalen om man i framtiden vill utveckla samorganisationen? Frågan diskuteras vidare i analyskapitlet.
Högdalen
130 Strand, 2002, s. 34.
43
Biblioteket i Högdalen har ett verksamhetsprogram för 2003 gemensamt med biblioteken i Hagsätra, Älvsjö och Örby. Verksamhetsprogrammet är indelat i åtta olika biblioteksplaner som motsvarar avsnitt i Stockholms stadsbiblioteks strategiska biblioteksplan. I den första biblioteksplanen, som handlar om öppethållande och tillgänglighet, nämns att samarbetet mellan Högdalens bibliotek och medborgarkontor gör medborgarkontorets material och datorer tillgängliga även under kvällar och helger. Andra biblioteksplaner handlar om service till funktionshindrade, att stimulera eget skapande hos ungdomar, marknadsföring, livslångt lärande, medier på olika språk och att biblioteket ska vara en hörnsten för demokratin genom att erbjuda kvalificerad informationsvägledning.132 Begreppet samhällsinformation lyser med sin frånvaro.
För medborgarkontoret i Högdalen finns inget separat måldokument, men väl en verksamhetsplan som är gemensam för medborgarkontoret och stads-delsförvaltningens växel och reception. Verksamhetsplanen för 2003 innehåller åtaganden, målsättningar och planer för verksamheten under året. Där står att medborgarkontoret ska tillhandahålla bred samhällsinformation, besvara frågor eller hänvisa till en specialist och informera medborgarna om deras möjligheter att delta i den demokratiska processen. Personalen ska bemöta alla besökare med likvärdig respekt. Inkomna frågor ska besvaras eller återkopplas senast följande arbetsdag och man ska ge snabb, lättillgänglig och korrekt service. Personalen ska sträva efter att skapa en dialog med kunden och anpassa hjälpen som ges efter kundens behov. All personal på medborgarkontoret ska få regelbunden vidareutbildning, följa med i samhällsdebatten och stå i kontakt med myndigheterna för att ha uppdaterade kunskaper. Det fastslås även att det ska finnas möjlighet för kunden att få samtala i enskildhet med medborgarkontorets personal. Ett övergripande mål med verksamheten är att ge medborgarna större insyn och delaktighet i demokratiprocessen, och att bryta segregationen i samhället. Angående arbetssättet står att läsa:
Medborgarkontoret tillhandahåller en hög kunskapsnivå hos alla anställda om samhället och vi har en mycket god kunskap om informationssökning via alla tillgängliga medier samt en hög nivå på samarbetet med biblioteket i kunskapssökande.133
132 Ek, Kurt, Verksamhetsprogram 2003 för biblioteken i Hagsätra-Högdalen-Älvsjö-Örby, 2002-11-08. 133 Medborgarkontoret, Växel och receptionens verksamhetsplan för 2003, 2003-01-30, s. 7.
44
Man ska även tillhandahålla datorer så att medborgarna kan söka information, och vid behov ska medborgarkontorets personal ge en viss vägledning i informationssökning på Internet.
Samarbetet mellan biblioteket och medborgarkontoret i Högdalen omnämns alltså i båda verksamheternas verksamhetsplaner, vilket borde skapa goda förut-sättningar för ett samarbete. Kanske skulle en utförligare målbeskrivning för samarbetet vara mer motiverande för personalen? Även denna fråga tas upp i analyskapitlet.
Kommentar
En slutsats som kan dras av jämförelsen av måldokument/verksamhetsplaner är att begreppet samhällsinformation inte omnämns i någon av de tre bibliotekens mål- eller verksamhetsplaner. För att ta reda på om detta resultat är representativt för svenska folkbibliotek skulle det krävas en mycket större undersökning, men det ger en tänkbar förklaring till de problem som funnits i samarbetet mellan medborgarkontor och bibliotek i två av fallen i denna studie (se redovisningen av intervjuundersökningen nedan). Det är viktigt att de verksamheter som ska samorganiseras/samarbeta/samlokaliseras är medvetna om varandras målsättningar. Vill man skapa ytterligare förutsättningar för ett framgångsrikt samarbete anser jag att verksamheterna dessutom bör komma överens om gemensamma målsättningar. Samarbetet försvåras om verksamheterna strävar mot skilda mål.