Gävle
När medborgarkontoret i Gävle skulle öppnas fanns en osäkerhet om var det skulle lokaliseras. Att valet föll på biblioteket berodde mycket på att det inte fanns någon annan lämplig lokal ledig, men även på bibliotekets höga besöksfrekvens och generösa öppettider. Det var förvisso väldigt trångt på biblioteket, och man upptäckte snart att lokalen inte var ändamålsenlig. Medborgarkontoret fick ha sin disk och sitt material i ett hörn av entréplanet, där det även finns ställ med dagstidningar, ett café och konsumentvägledning. Trängseln gjorde att verksamheterna störde varandra, och det fanns inte utrymme för något avskilt rum där medborgarkontorets besökare kunde få tala ostört med personalen.
Ingen av informanterna i Gävle tycker att samlokaliseringen fungerade väl. Samarbetet var minimalt och det förekom revirtänkande hos personalen. Bibliotekarierna är förvånade över detta då samlokaliseringen med konsument-vägledningen fungerar alldeles utmärkt. Konsumentkonsument-vägledningen låg tidigare i samma hus som medborgarkontoret gör idag, men fick där för få besökare. När biblioteket 1993 byggde om planerades för en samlokalisering med konsumentvägledningen. Konsumentvägledarna är väldigt nöjda med den nya lokaliseringen. I biblioteket får
137 Intervju med tre samhällsvägledare på medborgarkontoret i Högdalen, 2003-02-11, e-post från bibliotekarie på Högdalens bibliotek till uppsatsförfattaren, 2003-03-28.
48
de många fler spontanfrågor från människor som inte visste om att det fanns en konsumentvägledning, och som förmodligen inte hade sett den om de gått förbi den på stan eller om den hade legat kvar i förvaltningshuset. Mellan personalen på biblioteket och konsumentvägledarna har uppdelningen av frågeområden alltid varit väldigt tydlig och samarbetet flyter på bra. Bibliotekarierna uttrycker förvåning över att samlokaliseringen med medborgarkontoret inte fungerade lika bra. De tror att det kan vara en personfråga, att personalens attityd till samlokaliseringen är viktig för resultatet. En annan anledning kan vara att konsumentvägledningen flyttade in efter en ombyggnad till nya utrymmen, medan medborgarkontoret tvingades ta ytor från biblioteket.138
Samhällsvägledaren i Gävle tycker överhuvudtaget inte att medborgarkontor bör samlokaliseras med bibliotek. Det viktigaste skälet till detta är att verksamheterna kan störa varandra, som de gjorde i Gävle. Både medborgarkontor och bibliotek har behov av avdelningar där besökare kan samtala med personalen utan att bli störd, samtidigt som vissa delar av verksamheten är ljudlig. I Gävle stadsbibliotek fanns inte plats för en avskild vrå åt medborgarkontoret. Medborgarkontorets personal kände sig förvisso välkomna till biblioteket när de flyttade in, men snart kom insikten att lokaliseringen inte var den rätta. Det skulle dock ta 1,5 år innan en flytt blev aktuell. Initiativet till flytten kom dels från medborgarkontoret och från tekniska kontoret, som gärna såg att medborgarkontoret flyttade in i förvaltningshuset när lokaler blev lediga där. När medborgarkontoret flyttade till egna lokaler fördubblades antalet ärenden, men dessa siffror har kontinuerligt fördubblats för vart år som medborgarkontoret har funnits så det finns ingen given koppling till flytten.139
Mariefred
I Mariefred var anledningarna till samorganisationen bibliotekspersonalens vana av att ge informationsservice till medborgarna, bibliotekets centrala läge och att den nya uppgiften skulle kunna rädda de mindre biblioteken från nedläggning. Ett annat alternativ för lokaliseringen var rådhuset, som dock inte var handikappvänligt. Det material som tillkom när medborgarkontorsverksamheten integrerades i biblioteket behövde inte ta någon större yta från biblioteksmaterialet. Det rör sig om några hyllor och skyltningsmaterial. Personalen på biblioteket/medborgarkontoret i Mariefred är positiv till samorganisationen som fungerar väl. De menar att det skulle kännas
138 Intervjuer med två bibliotekarier på Gävle stadsbibliotek, 2003-02-03/2003-02-04. 139 Intervju med samhällsvägledare på medborgarkontoret i Gävle centrum, 2003-02-03.
49
mycket märkligt om medborgarkontorsverksamheten skulle försvinna. Samorganisationen har gjort att det tillkommit nya typer av frågor och arbetsuppgifter och frågorna om samhällsinformation har ökat. Informanterna tror att fler besöker medborgarkontoret för att det ligger i biblioteket, då det har trivsamma lokaler med mycket rörelse i. Många biblioteksbesökare frågar spontant om medborgarkontorets verksamhet, och begreppet medborgarkontor har blivit uppmärksammat på orten. Förvånansvärt många kopplar ihop begreppen bibliotek och medborgarkontor. När det gäller samlokalisering i allmänhet påpekar en informant att förutsättningarna runt omkring spelar stor roll för hur det kommer att fungera. Det har stor betydelse att personalen är motiverad.140
Högdalen
Medborgarkontoret i Högdalen har tidigare haft en egen, centralt belägen lokal som byggdes om från att ha varit polisstation till att passa ett medborgarkontor. Stora skyltfönster slogs upp och personalen fick vara med och inreda så att lokalen blev ändamålsenlig. När stadsdelens ekonomi försämrades fanns inte pengar till medborgarkontorets lokal som då kostade 300 000 kronor/år. Medborgarkontoret och biblioteket tillhörde båda stadsdelsförvaltningen och hade samma chef, vilken såg fördelar med samlokalisering.141 De alternativ till ny lokal som lades fram var antingen receptionen i stadsdelsförvaltningens hus eller biblioteket. Personalen på medborgarkontoret ville absolut inte flytta till stadsdelsförvaltningen då det inte fanns pengar till ombyggnad. Lokalen var inte handikappvänlig och personalen på medborgarkontoret kände att de inte skulle kunna ansvara för sina besökares säkerhet då stadsdelsförvaltningens reception hade varit utsatt för många hot. Byggnaden var dessutom starkt förknippad med socialförvaltningens verksamhet, vilket inte ansågs önskvärt för medborgarkontoret. Stadsdelsförvaltningen beslutade därför att lokalisera medborgarkontoret i biblioteket. Till en början sjönk medborgarkontorets besökarantal, medan bibliotekets ökade. Medborgarkontoret fick dock snart nya besökare som upptäckte verksamheten, och siffrorna steg.
Informanterna på medborgarkontoret i Högdalen jämför samlokalisering med två människor som flyttar ihop. Den som flyttar in i den andres lägenhet känner sig som en inkräktare. Då är det bättre att flytta in i något som är nytt för båda parter. Varken
140 Intervju med en bibliotekarie och en assistent på biblioteket/medborgarkontoret i Mariefred, 2003-02-06.
50
medborgarkontoret eller biblioteket ville egentligen flytta ihop. Medborgarkontoret ville ha egna, anpassade lokaler och biblioteket ville inte släppa ifrån sig utrymme. Det samarbete mellan biblioteket och medborgarkontoret som förekommer är en gemensam kopiator, hänvisning, att biblioteket tar betalt för lånandet av de datorer som tillhör medborgarkontoret, att biblioteket hjälper till med medborgarkontorets självserviceavdelning och att medborgarkontoret tar emot återlämnade böcker när biblioteket har planeringsdagar. Man har även försökt att samarbeta med temaveckor och utställningar, som ibland har fungerat väl, ibland mindre väl. Personalen på medborgarkontoret upplever att det har funnits problem med samarbetet som hänger samman med att delar av bibliotekets personal i första hand vill satsa på traditionell biblioteksverksamhet. Informanterna på medborgarkontoret ser dock inte ett utökat samarbete som någon omöjlighet, men de tror att det tar tid att finna fungerande former och att det beror mycket på personalen om det fungerar eller inte. Bibliotekarien i Högdalen tror dock att besökarna är nöjda med samlokaliseringen, vilket har bekräftats i den enkät som medborgarkontoret årligen delar ut bland besökarna. Den har visat att de flesta besökare är väldigt nöjda med lokaliseringen, men att många tycker att lokalerna är för små och att det därför är svårt att köa. Han skriver vidare att han inte anser att verksamheternas personal bör blandas, då medborgarkontoret arbetar med sekretessbelagda ärenden. För att kunna ge bästa möjliga service till besökarna och behålla de olika kompetenserna menar han att professionerna bör skiljas åt.142
Sammanfattning
Anledningar till varför medborgarkontoret samlokaliserades/samorganiserades i de tre fallen var brist på andra alternativ, ekonomiska besparingar och förhoppningar om att medborgarkontoret skulle gynnas av bibliotekens höga besöksfrekvens, generösa öppettider och centrala läge. I Mariefred valde man samorganisation för att tillvarata bibliotekspersonalens kompetens och samtidigt ge biblioteket ytterligare en viktig uppgift. Samorganisationen i Mariefred fungerar väl och har breddat bibliotekets verksamhet då nya uppgifter har tillkommit. I Gävle och Högdalen har samlokalisering inte fungerat fullt tillfredställande. Detta har berott på bibliotekens trångboddhet och samarbetssvårigheter mellan verksamheternas personal. Informanterna ser svårigheter i att flytta in en ny verksamhet i en gammal, då detta skapar revirtänkande och
142 Intervju med tre samhällsvägledare på medborgarkontoret i Högdalen, 2003-02-11, e-post från bibliotekarie på Högdalens bibliotek till uppsatsförfattaren, 2003-03-28.
51
gränser som är svåra att överbrygga. Flera informanter påpekar hur viktig personalens attityd och inställning till samlokaliseringen är för samarbetet.