Kapitalrationalisering

Kapitalrationalisering leder enligt Olsson och Eriksson (2019) normalt inte till större ekonomiska investeringar, vilket gör denna metod lämpad för företag med mindre ekonomiska utrymmen. Det finns enligt Olsson och Eriksson (2019) olika motiv för att minska kapitalbindningen, även kallat kapitalrationalisering. Dessa är bland annat ökad lönsamhet, förbättrad soliditet, förbättrad likviditet, ökat resursutnyttjande samt

kapitalanskaffning. Lumsden (2013) understryker att det är tiden i olika lager som ofta kan reduceras och att det är i färdigvarulagret som kapitalbindningen kan bli påverkad som mest vid tidsreducering. Detta eftersom produkternas värde är som störst i just färdigvarulagret. Lumsden (2013) anger följande angreppssätt för att minska kapitalbindningen:

 Minimera tiden som råvaror ligger i råvarulager.

 Reducera inköpspriser på råvaror.

 Senarelägga produktionsstarten för att fördröja värdeökande insats.

 Förkorta tillverkningstiden.

 Sänka förädlingsgraden utan att påverka kundtillfredsställelsen.

 Senarelägg dyr värdeaddering för att minska kapitalbindning i onödigt tidigt skede.

 Minska värdet i färdigvarulager.

 Korta tider i lager för produktionen.

 Tillverka mot order (Pull-system) (Ibid.).

Ett flöde utformat efter ett pull-system innebär att produktionen är kundefterfrågestyrt, det vill säga produktionen styrs efter den verkliga efterfrågan (Oskarsson, Aronsson &

Ekdahl 2014). Detta är motsatsen till ett push-system där produktion oftast är baserat på prognoser vilket gör att material trycks fram igenom flödet och placeras i olika

mellanlager mellan aktiviteterna. Push-system resulterar ofta i långa genomloppstider och därmed även hög kapitalbindning. I ett pull-system tillverkas enbart det som efterfrågas vilket ger lägre kapitalbindning och korta genomloppstider (Ibid.) 2.4 Processförbättringar

Det stora målet med processförbättringar är att öka verksamhetens förmåga att uppnå uppsatta verksamhetsmål (Lempmets, McBride & Ras 2012). Processförbättringar används ofta för att uppnå kostnadsbesparingar (Lumsden Stefansson & Woxenius 2019) och en vanlig eftersträvan är att förkorta ledtiderna (Lumsden 2006). Processer kan sträcka sig över olika avdelningar, ledningsnivåer och även geografiskt (Reijers

7

2021). Lepmets, McBride och Ras (2012) menar att syftet med att förbättra processer och flöden är att öka effektiviteten. Metoder kan inriktas på att förbättra enskilda processer eller ett komplett flöde av processer (Ibid.).

Genom att fokusera på flödet av processerna från start till slut kan verksamhetens prestanda öka, men trots detta är det få företag som fokuserar på hela flödet (Reijers 2021). I en traditionell funktionell organisation, där avdelningar arbetar separat från dess för- och eftergångare, saknas ofta ett ansvar för helheten hos alla aktörer

(Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2014). Ansvar lämnas ofta vid överlämning till nästa avdelning. Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att risken för att information glöms bort eller misstolkas är störst vid överlämningar mellan avdelningar. Information som passerar många led innebär en hög risk att förvanskas för varje steg i ledet och utbytet av information är tidskrävande (Ljungberg & Larsson 2012).

Kartläggning av det aktuella tillståndet för flödet är nödvändigt för att möjliga

förbättringsområden ska kunna identifieras (Johansson & Nafisi 2020) och för att flödet ska kunna optimeras (Kemper, de Mast & Mandjes 2009). Det första steget vid en analys av ett flöde av processer är därför enligt Kemper, de Mast och Mandjes (2009) att beskriva och kartlägga nuläget. Även Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) belyser vikten att visualisera och förstå processen för att den ska kunna förbättras och för att förändringar ska lyckas.

Det finns olika sätt att presentera processer på (Kemper, de Mast & Mandjes 2009;

Ahlin & Marcusson 2017) men oftast presenteras processernas utformning och de tillhörande aktiviteterna grafiskt (Ahlin & Marcusson 2017; Johansson & Nafisi 2020;

Muños et al 2020). Den grafiska beskrivningen av flödet underlättar förståelsen för processen och gör att den lättare kan kommuniceras (Johansson & Nafisi 2020).

Rentzhog (1998) menar att den grafiska presentationen gör att även komplexa flöden blir lättförståeliga då det är enklare för människan att behandla bilder än text och siffror.

Den bildliga beskrivningen av kan guida en till vart förbättringar kan göras (Kumar, Dhingra & Singh 2016). Johansson och Nafisi (2020) påpekar att det finns olika

variationer på hur visualiseringen av flödet kan göras. En central aspekt är att den valda metoden bör anpassas efter flödet som studeras (Oskarsson, Aronsson & Ekdahl 2013).

Rentzhog (1998) anser att det är viktigt att identifiera och kartlägga hur aktiviteterna tillsammans bildar ett flöde. Johansson och Nafisi (2020) betonar att dem som verkar i aktiviteterna bör delta aktivt vid kartläggningen.

2.5 Värdekoder och slöseri

Efter kartläggningen av flödets nuläge i organisationen är nästa steg att klassificera huruvida aktiviteterna adderar värde till kunden (Larsson 2008). Aktiviteterna som ingår i flödet kan klassificeras som antingen värdeskapande, icke värdeskapande eller

stödjande aktiviteter (Dadashnejad & Valmohammadi 2019; Sunk, Kuhlang, Edtmayr &

Sihn 2017). Olhager (2013) definierar värdeskapande aktiviteter som de aktiviteter där produkten förädlas/transformeras och är kritiska för färdigställandet. Detta kan

exempelvis vara bearbetning eller montering. En aktivitet klassas som icke

värdeskapande när den inte tillför något värde för kunden. Dessa aktiviteter förorsakar

8

ofta tids- och kostnadsförluster och kan bestå av transporter, lager eller kontroller (Ibid.). Olhager (2013) menar att en aktivitet är stödjande om aktiviteten inte tillför värde för kunden men den är nödvändig för att förädlingen/transformationen ska fungera effektivt. Detta kan vara exempelvis planering av inköp, produktion och

leveranser (Ibid.). Olhager (2013) betonar att antalet icke värdeskapande aktiviteter ofta är högre än de värdeskapande aktiviteterna. Dessa icke värdeskapande aktiviteterna anses vara slöseri i flödet enligt Liker och Meier (2006).

Huvudsakligen finns åtta typer av slöserier i en organisation; överproduktion, väntan, transporter, överarbete, lager, onödiga rörelser, defekter samt outnyttjad kreativitet hos medarbetare (Liker & Meier 2006). Larsson (2008) presenterar åtta slöserier specifikt kopplade till administrativa processer och informationsflöden: onödiga rörelser, felaktiga processer, produktion av defekta tjänster, dåligt integrerade IT-system, sökande av information och data och outnyttjad kreativitet. För att det administrativa arbetet ska ske effektivt bör administrativa hjälpmedel, som exempelvis skrivare och datorer, placeras genomtänkt för att minska onödiga rörelser och transporter. Felaktiga processer som gör att kundernas krav inte uppfylls skapar behov av onödiga kontroller och dubbelarbete. Defekta tjänster medför omarbete, förseningar och extra kundsamtal.

Detta påverkar effektiviteten negativt och ökar kostnaderna samtidigt som det ger missnöjda kunder. IT-system som är dåligt integrerade medför onödigt manuellt arbete för överföring av information mellan dessa vilket gör informationshanteringen

ineffektiv. Onödigt sökande efter bortkommen information och data kan elimineras genom att kontor och dataservrar är välorganiserade. Idén med teknologi är att det ska understötta människor och processer och det är därför viktigt att teknologi fungerar tillsammans med människorna, processerna och de administrativa tjänsterna.

Medarbetarnas kunskap och idéer bör tillvaratas då detta ökar chansen att tillfredsställa kunder (Ibid.).

Det ideala tillståndet är att flöden enbart ska innehålla aktiviteter som tillför värde för kunden. Helst ska det vara utformat som ett kontinuerligt enstyckesflöde och innehålla noll antal defekta produkter. Andra nyckelelement för att uppnå ett idealiskt flöde är att eftersträva ett produktionssystem fritt från lager där slöseri undviks (Sunk et al. 2017).

Även det administrativa arbetet ska enligt Larsson (2008) enbart innehålla

värdeskapande aktiviteter samt vara enkelt och okomplicerat. Onödiga överlämningar är något som bör undvikas för att flödet ska fungera effektivt och arbetsuppgifterna ska vara utformade så att risken att göra fel elimineras. Vid uppkomsten av ett problem är det viktigt att grundorsaken identifieras så att samma fel inte upprepas, detta för att bespara tid och kostnader (Larsson 2008). Försenad information eller information som är ofullständig eller felaktig begränsar produktionssystemets kapacitet och effektivitet (Roh, Kunz & Wegener 2019). Roh, Kunz och Wegener (2019) menar att saknad information kan precis som maskiner skapa flaskhalsar på produktionsgolvet och förlänga ledtider.

9 2.6 Teorisummering

Denna studie kommer att analyseras genom sambanden mellan ovan beskrivna teori.

Studiens syfte, att undersöka hur mindre tillverkande företag kan öka sin lönsamhet genom att förbättra informationsflödet i sina befintliga interna processer, kommer att klargöras via sambanden enligt figur 3.

Figur 3 Analysmodell teorisummering

Lumsden, Stefansson och Woxenius (2019) anser att logistik kan användas för att öka företags lönsamhet genom att minska på logistikrelaterade kostnader. Muha (2019) beskriver även hur ett företag kan dra fördelar av en kartläggning av logistikrelaterade kostnader eftersom detta ger en inblick i bland annat företagets olika aktiviteter, processer och nivå av kundservice. Det aktuella tillståndet på ett företag måste enligt Johansson & Nafisi (2020) kartläggas för att förbättringsområden ska kunna

identifieras. Kemper, de Mast och Mandjes (2009) anser att beskriva och kartlägga nuläget är det första steget i en analys av processer. Processförbättringar kan enligt Lumsden, Stefansson & Woxenius (2019) användas för att uppnå kostnadsbesparingar, vilket gör att kartläggning av processförbättringar därmed kan användas i studien för att uppfylla dess syfte. Vid en flödeskartläggning av nuläget kan enligt Larsson (2008) en värdering göras av varje identifierat steg genom att sätta dem i perspektiv till huruvida

10

de skapar värde för kunden. Dadashnejad och Valmohammadi (2019) samt Sunk et al.

(2017) menar att dessa bör klassificeras enligt värdeskapande, icke värdeskapande eller stödjande aktiviteter. De icke värdeskapande aktiviteterna anses enligt Liker och Meier (2006) vara slöseri i flödet och enligt Olhager (2013) skapar dessa ofta tids- och

kostnadsförluster.

Processförbättringar kan som tidigare nämnt enligt Lumsden, Stefansson & Woxenius (2019) användas för att uppnå kostnadsbesparingar. Enligt Melvin et al (2004) är DuPont-modellen ett verktyg för att bedöma vad de drivande faktorerna för lönsamhet är i en organisation. Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att logistiska förbättringar kan påverka både kostnader och intäkter som härleds till lönsamheten via DuPont-modellen. Kostnader kan enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) påverkas av exempelvis effektivare hantering, vilket i denna studie utgörs av processförbättringar. Minskade lager och bundna tillgångar kan enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) även bidra till minskade logistikkostnader. En alternativ kostnad som den lagerförda produkten bär med sig är kapitalbindning. Enligt Olsson och Eriksson (2019) så kan minskad kapitalbindning (kapitalrationalisering) leda till ökad lönsamhet.

Lumsden (2013) menar att tiden som produkter spenderar i diverse lager ger en stor påverkan på kapitalbindningen och att reducering av denna tid kan ge positiva effekter.

Även Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) benämner den tid som går åt från orderläggning till orderuppfyllelse som ledtid, och menar att reduktion av denna ofta leder till positiv inverkan på kostnader och leveransservice.

God logistik är enligt Christopher (2011) en konkurrensfördel som kan leda till fler vunna kundorder och därmed högre intäkter. Christopher (2011) menar att styrning av logistik påverkar kundvärdet eftersom ett flertal faktorer såsom kvalité, service, pris och leveranstid ingår inom detta ämne. Även Muha (2019) anser att omsättningen på ett företag ökar vid en lämplig servicenivå till kunder.Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att flödesrelaterade nyckeltal som ökad leveransservice kan locka fler kunder samt generera högre intäkter.

Enligt figur 3 och de beskrivna sambanden ovan kan en flödeskartläggning synliggöra aktiviteter i ett företag samt dess ledtider. Genom att värdera aktiviteterna och eliminera slöseri så skapas en processförbättring som i sin tur leder till minskade kostnader och ökad lönsamhet via kapitalrationalisering. Likaså kan en flödeskartläggning enligt figur 3 leda till processförbättringar som ökar leveransservicemått och därmed även intäkter samt lönsamheten.

11

3. Metod

Nedan följer en beskrivning om studiens angreppssätt samt de metoder som använts för insamling och analys av data. Även studiens arbetsmetodik, kvalité samt koppling till hållbarhet beskrivs.

3.1 Vetenskapligt angreppssätt

Denna studie har antagit en kvalitativ forskningsstrategi, vilket innebär att studien inriktas mot verbala analyser (Patel & Davidson 2011). Detta valdes eftersom

detaljerad, beskrivande information, gällande det aktuella flödet och dess processer vid fallföretaget, var kritiskt för uppfyllandet av studiens syfte.

Kvalitativ forskning är en mer öppen forskningsstrategi kontra en kvantitativ

forskningsstrategi (Bryman 2016) och karaktäriseras av flexibilitet där frågeställningar bearbetas successivt under arbetets gång (Olsson & Sörensen 2001). Flexibiliteten ger forskaren möjlighet att byta riktning och fokus under arbetets gång (Bryman 2016) jämfört med kvantitativ forskning där arbetsgången är betydligt mer strukturerad

(Olsson & Sörensen 2001). Kvalitativ forskning har fokus på ord och beskrivningar och intresset ligger ofta på processer, förändring och utveckling (Merriam 1988; Bryman 2016) vilket även det stämmer överens med denna studie. Kvalitativa undersökningar har som syfte att förstå innebörden av en företeelse i en viss kontext, och strävar efter en djup förståelse om hur olika delar samspelar och bildar till en helhet (Merriam 1988).

Vidare karaktäriseras denna studie av ett induktivt angreppsätt, vilket även är det vanligaste för kvalitativ forskning (Merriam 1988; Olsson & Sörensen 2001; Bryman 2016). Ett induktivt arbetssätt tar utgångspunkt i fakta som erhållits om verkligheten, vilket innebär att teori och begrepp utformas i ett senare skede i arbetet med

utgångspunkt i data som insamlats (Olsson & Sörensen 2001).

3.2 Teknik för datainsamling

Olika tekniker har använts under studiens gång för att samla in nödvändig information och data, vilka presenteras nedan.

3.2.1 Fallstudie

Kvalitativ forskning innefattar ofta fältarbete, med andra ord människor, platser eller situationer söks upp för att observera beteenden i det verkliga sammanhanget (Merriam 1988). Fallstudie är en forskningsmetod som används frekvent inom olika områden (Baskarada 2014; Merriam 1988). Metoden används med fördel i de situationer där en djupgående förståelse om ett specifikt fenomen eftersträvas. Den ger även en intensiv, helhetsinriktad beskrivning och analys av fenomenet genom tillgången till subjektiva faktorer och närheten till forskningsobjektet (Merriam 1988). För att uppnå studiens syfte krävdes ingående information om en specifik situation i en specifik kontext och därför ansågs fallstudie som lämplig. Metoden passar dessutom särskilt bra vid studerande av processer och förändringar (Merriam 1988; Patel & Davidson 2011).

Fallstudie är flexibel och praktisk till problemsituationer då den pekar på potentiella lösningar (Merriam 1988). Genom att använda fallstudie som metod kunde

undersökningar om det valda problemområdet ske i ett naturligt sammanhang, med

12

information från olika perspektiv, vilket Baxter och Jack (2008) belyser som fördelar med denna metod.

Detta arbete har därmed utförts i samarbete med ett utvalt småföretag i Sverige vid namn Wallners Persienn & Markis AB (WPM). WPM är en solskyddsfabrik placerad i Borlänge. Företaget grundades år 1965 och är idag Dalarnas största producerande företag inom branschen för solskydd. WPM producerar invändiga solskydd såsom persienner, lamellgardiner, plisségardiner och rullgardiner, samt utvändiga solskydd i form av markiser. Företaget har utöver sin produktion tillhörande säljavdelning och monteringsteam vilket innebär att det totalt arbetar 25 heltidsanställda på företaget.

WPM är ett orderstyrt företag som riktar sin försäljning mot både företag och privata sektorn vilket innebär att företagets säljare och montörer åker ut på uppdrag av varierande storlek. År 2019 förvärvades WPM av en ny ägare och ingår numera i Kigadakoncernen. I samband med förvärvet planerades en expansion av företaget vilket innebar att nya fabrikslokaler togs i bruk årsskiftet 2020/2021 (Wallners u.å.).

Eftersom fallföretaget Wallners Persienn & Markis AB enligt

Upphandlingsmyndigheten (2018) klassificeras som ett småföretag lämpar det sig väl som fallföretag för studien. Sedan lokalbytet så har företaget även upplevt problem i sitt informationsflöde och därmed stärker detta lämpligheten att använda WPM som

fallföretag.

3.2.2 Kvantitativ data

I en fallstudie är det vanligt att metoder för att insamla både kvantitativa och kvalitativa data används. Kvantitativa data karaktäriseras av mätbarhet och har fokus på siffror medan fokus i en kvalitativ studie ligger på beskrivningar av situationer och

erfarenheter (Bryman 2016). Denna kvalitativa studie kommer att ha inslag av kvantitativa data för att skapa underlag till de beräkningar som utförts i studien och tydligare belysa vilken skillnad förbättringsförslagen kan åstadkomma.

Företagsspecifika data har inhämtats från företagets affärssystem. Nationella data i form av lönestatistik och information om fallföretagets resultat- och balansräkning har

inhämtats från internet.

3.2.3 Intervjuer

I kvalitativa studier är intervjuer och fokusgruppintervjuer två av de vanligaste metoderna för insamling av data (Bryman 2016). Patel och Davidson (2011) belyser vikten av att välja insamlingsteknik efter vad som tros ge bäst underlag för besvarande utav frågeställningarna i förhållande till den tid och medel som står till förfogande. I denna studie utgör därför kvalitativa intervjuer den huvudsakliga

datainsamlingsmetoden då det ansågs ge den mest heltäckande bilden av fallföretagets processer. Då studien antagit ett induktivt angreppssätt passade även kvalitativa

intervjuer bra enligt Patel och Davidson (2011). En kvalitativ intervju har som syfte att generera subjektiv information och kunskap om informantens värld eller uppfattning av en situation genom ett utbyte av dess tankar, känslor och erfarenheter (Patel &

Davidson 2011).

13

På grund av rådande pandemi var tillgängligheten till företaget begränsad, vilket gjorde att fokus på individuella intervjuer för varje avdelning och process prioriterades. Enligt Olsson & Sörensen (2001) kan samling av en grupp individer involverade i samma situation främja en variation i diskussionerna och ge nya infallsvinklar.

Fokusgruppsintervjuer ansågs därför kunna bidra med värdefull information men blev ej aktuella då fallföretaget föredrog att intervjuerna skulle utföras utan att påverka den anställdas arbete. Dessutom var detta tillvägagångssätt viktigt för att begränsa kontakten mellan individer med hänsyn till pandemin. Detta gjorde att enskilda intervjuer vid respektive arbetsstation var mest lämplig. Olsson och Sörensen (2001) påpekar att intervjuer är en tidskrävande metod, men genererar fyllig och rik information, vilket i denna studie ansågs som viktiga kvaliteter.

Kvalitativa intervjuer karaktäriseras ofta av låg strukturering men kan variera i graden av standardisering (Patel & Davidson 2011). Ostrukturerade intervjuer innebär att frågor formuleras så att maximalt svarsutrymme ges. Det innebär att den intervjuade ges utrymme att svara med egna ord. Frågor som genererar “Ja” och “Nej” svar är exempel på strukturerade intervjuer och är mer passande för kvantitativa studier. Intervjuernas standardisering bestäms av hur strikt frågorna har formulerats och i hur hög grad ordningsföljden är bestämd i förväg. Låg standardisering innebär att mycket ansvar lämnas åt intervjuaren (Ibid.). Intervjuerna i denna studie har varit ostrukturerade med hög standardiseringsgrad. Detta för att generera maximal information om företagets processer och om individernas rutiner i det dagliga arbetet och samtidigt begränsa ansvaret på intervjuaren under själva intervjutillfället.

En intervju kan definieras som en dialog mellan minst två personer (Olsson & Sörensen 2001). Intervjuer kan utföras både genom fysisk närvaro eller per telefon (Patel &

Davidson 2011). Patel och Davidson (2011) påpekar att den personliga relationen påverkar motivationen hos de intervjuade och att det därför är viktigt att skapa ett behagligt klimat. Då det i förväg fanns en etablerad relation mellan studiens författare och fallföretagets deltagare anses detta kriteriet uppfyllt. En fysisk intervju var mer lämpad för att uppfylla företagets krav om att arbetsprocesser ej skulle avbrytas.

Intervjuerna gjordes därmed på respektive anställds arbetsstation och varade mellan 20–

30 minuter per anställd. Vid intervjuerna antecknades svaren i ett elektroniskt dokument, och svaren blev efter intervjuerna bekräftade av den intervjuade för att säkerställa tolkningen av dessa. Totalt intervjuades 12 personer under en tre dagars period. Varje avdelning på företaget finns representerade i intervjuunderlaget för att ge en så rättvis bild av informationsflödet som möjligt. Genom detta tillvägagångsätt kan även olika perspektiv påvisas. Det erhölls svar från tre anställda på administrativa avdelningen, två från säljavdelningen, fem från produktionsavdelningen och två från monteringsteamet. Först gjordes en intervju med vardera utvald arbetare utifrån intervjumallen (se bilaga 1). Efter bearbetning av svaren kunde kompletterande frågor ställas till berörda intervjuobjekt. Frågorna som ställdes var för att förtydliga

motsägande information från de intervjuade angående informationsflödets utformning.

Dessa kompletterande frågor ställdes även de vid den intervjuades arbetsstation.

14

Olsson och Sörensen (2001) belyser vikten av att överväga hur materialet från intervjuer ska bearbetas och redovisas. Patel och Davidsson (2011) menar att det är fördelaktigt att löpande göra analyser över materialet i kvalitativa undersökningar. Att dokumentera tankar och utföra löpande analyser efter intervjuer kan ge idéer om vidare

tillvägagångsätt samt om något förbisetts (Ibid). Bearbetning av det insamlade materialet i denna studie skedde därför löpande efter varje enskild intervju, när materialet fortfarande var färskt. Detta ansågs viktigt då revidering utav frågor kunde göras inför nästkommande intervju.

3.2.4 Litteraturstudier

3.2.4 Litteraturstudier

In document Ökad lönsamhet genom förbättrat informationsflöde En studie av mindre tillverkande företag (Page 13-0)