Värdekoder och slöseri

Efter kartläggningen av flödets nuläge i organisationen är nästa steg att klassificera huruvida aktiviteterna adderar värde till kunden (Larsson 2008). Aktiviteterna som ingår i flödet kan klassificeras som antingen värdeskapande, icke värdeskapande eller

stödjande aktiviteter (Dadashnejad & Valmohammadi 2019; Sunk, Kuhlang, Edtmayr &

Sihn 2017). Olhager (2013) definierar värdeskapande aktiviteter som de aktiviteter där produkten förädlas/transformeras och är kritiska för färdigställandet. Detta kan

exempelvis vara bearbetning eller montering. En aktivitet klassas som icke

värdeskapande när den inte tillför något värde för kunden. Dessa aktiviteter förorsakar

8

ofta tids- och kostnadsförluster och kan bestå av transporter, lager eller kontroller (Ibid.). Olhager (2013) menar att en aktivitet är stödjande om aktiviteten inte tillför värde för kunden men den är nödvändig för att förädlingen/transformationen ska fungera effektivt. Detta kan vara exempelvis planering av inköp, produktion och

leveranser (Ibid.). Olhager (2013) betonar att antalet icke värdeskapande aktiviteter ofta är högre än de värdeskapande aktiviteterna. Dessa icke värdeskapande aktiviteterna anses vara slöseri i flödet enligt Liker och Meier (2006).

Huvudsakligen finns åtta typer av slöserier i en organisation; överproduktion, väntan, transporter, överarbete, lager, onödiga rörelser, defekter samt outnyttjad kreativitet hos medarbetare (Liker & Meier 2006). Larsson (2008) presenterar åtta slöserier specifikt kopplade till administrativa processer och informationsflöden: onödiga rörelser, felaktiga processer, produktion av defekta tjänster, dåligt integrerade IT-system, sökande av information och data och outnyttjad kreativitet. För att det administrativa arbetet ska ske effektivt bör administrativa hjälpmedel, som exempelvis skrivare och datorer, placeras genomtänkt för att minska onödiga rörelser och transporter. Felaktiga processer som gör att kundernas krav inte uppfylls skapar behov av onödiga kontroller och dubbelarbete. Defekta tjänster medför omarbete, förseningar och extra kundsamtal.

Detta påverkar effektiviteten negativt och ökar kostnaderna samtidigt som det ger missnöjda kunder. IT-system som är dåligt integrerade medför onödigt manuellt arbete för överföring av information mellan dessa vilket gör informationshanteringen

ineffektiv. Onödigt sökande efter bortkommen information och data kan elimineras genom att kontor och dataservrar är välorganiserade. Idén med teknologi är att det ska understötta människor och processer och det är därför viktigt att teknologi fungerar tillsammans med människorna, processerna och de administrativa tjänsterna.

Medarbetarnas kunskap och idéer bör tillvaratas då detta ökar chansen att tillfredsställa kunder (Ibid.).

Det ideala tillståndet är att flöden enbart ska innehålla aktiviteter som tillför värde för kunden. Helst ska det vara utformat som ett kontinuerligt enstyckesflöde och innehålla noll antal defekta produkter. Andra nyckelelement för att uppnå ett idealiskt flöde är att eftersträva ett produktionssystem fritt från lager där slöseri undviks (Sunk et al. 2017).

Även det administrativa arbetet ska enligt Larsson (2008) enbart innehålla

värdeskapande aktiviteter samt vara enkelt och okomplicerat. Onödiga överlämningar är något som bör undvikas för att flödet ska fungera effektivt och arbetsuppgifterna ska vara utformade så att risken att göra fel elimineras. Vid uppkomsten av ett problem är det viktigt att grundorsaken identifieras så att samma fel inte upprepas, detta för att bespara tid och kostnader (Larsson 2008). Försenad information eller information som är ofullständig eller felaktig begränsar produktionssystemets kapacitet och effektivitet (Roh, Kunz & Wegener 2019). Roh, Kunz och Wegener (2019) menar att saknad information kan precis som maskiner skapa flaskhalsar på produktionsgolvet och förlänga ledtider.

9 2.6 Teorisummering

Denna studie kommer att analyseras genom sambanden mellan ovan beskrivna teori.

Studiens syfte, att undersöka hur mindre tillverkande företag kan öka sin lönsamhet genom att förbättra informationsflödet i sina befintliga interna processer, kommer att klargöras via sambanden enligt figur 3.

Figur 3 Analysmodell teorisummering

Lumsden, Stefansson och Woxenius (2019) anser att logistik kan användas för att öka företags lönsamhet genom att minska på logistikrelaterade kostnader. Muha (2019) beskriver även hur ett företag kan dra fördelar av en kartläggning av logistikrelaterade kostnader eftersom detta ger en inblick i bland annat företagets olika aktiviteter, processer och nivå av kundservice. Det aktuella tillståndet på ett företag måste enligt Johansson & Nafisi (2020) kartläggas för att förbättringsområden ska kunna

identifieras. Kemper, de Mast och Mandjes (2009) anser att beskriva och kartlägga nuläget är det första steget i en analys av processer. Processförbättringar kan enligt Lumsden, Stefansson & Woxenius (2019) användas för att uppnå kostnadsbesparingar, vilket gör att kartläggning av processförbättringar därmed kan användas i studien för att uppfylla dess syfte. Vid en flödeskartläggning av nuläget kan enligt Larsson (2008) en värdering göras av varje identifierat steg genom att sätta dem i perspektiv till huruvida

10

de skapar värde för kunden. Dadashnejad och Valmohammadi (2019) samt Sunk et al.

(2017) menar att dessa bör klassificeras enligt värdeskapande, icke värdeskapande eller stödjande aktiviteter. De icke värdeskapande aktiviteterna anses enligt Liker och Meier (2006) vara slöseri i flödet och enligt Olhager (2013) skapar dessa ofta tids- och

kostnadsförluster.

Processförbättringar kan som tidigare nämnt enligt Lumsden, Stefansson & Woxenius (2019) användas för att uppnå kostnadsbesparingar. Enligt Melvin et al (2004) är DuPont-modellen ett verktyg för att bedöma vad de drivande faktorerna för lönsamhet är i en organisation. Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att logistiska förbättringar kan påverka både kostnader och intäkter som härleds till lönsamheten via DuPont-modellen. Kostnader kan enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) påverkas av exempelvis effektivare hantering, vilket i denna studie utgörs av processförbättringar. Minskade lager och bundna tillgångar kan enligt Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) även bidra till minskade logistikkostnader. En alternativ kostnad som den lagerförda produkten bär med sig är kapitalbindning. Enligt Olsson och Eriksson (2019) så kan minskad kapitalbindning (kapitalrationalisering) leda till ökad lönsamhet.

Lumsden (2013) menar att tiden som produkter spenderar i diverse lager ger en stor påverkan på kapitalbindningen och att reducering av denna tid kan ge positiva effekter.

Även Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) benämner den tid som går åt från orderläggning till orderuppfyllelse som ledtid, och menar att reduktion av denna ofta leder till positiv inverkan på kostnader och leveransservice.

God logistik är enligt Christopher (2011) en konkurrensfördel som kan leda till fler vunna kundorder och därmed högre intäkter. Christopher (2011) menar att styrning av logistik påverkar kundvärdet eftersom ett flertal faktorer såsom kvalité, service, pris och leveranstid ingår inom detta ämne. Även Muha (2019) anser att omsättningen på ett företag ökar vid en lämplig servicenivå till kunder.Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014) menar att flödesrelaterade nyckeltal som ökad leveransservice kan locka fler kunder samt generera högre intäkter.

Enligt figur 3 och de beskrivna sambanden ovan kan en flödeskartläggning synliggöra aktiviteter i ett företag samt dess ledtider. Genom att värdera aktiviteterna och eliminera slöseri så skapas en processförbättring som i sin tur leder till minskade kostnader och ökad lönsamhet via kapitalrationalisering. Likaså kan en flödeskartläggning enligt figur 3 leda till processförbättringar som ökar leveransservicemått och därmed även intäkter samt lönsamheten.

11

3. Metod

Nedan följer en beskrivning om studiens angreppssätt samt de metoder som använts för insamling och analys av data. Även studiens arbetsmetodik, kvalité samt koppling till hållbarhet beskrivs.

3.1 Vetenskapligt angreppssätt

Denna studie har antagit en kvalitativ forskningsstrategi, vilket innebär att studien inriktas mot verbala analyser (Patel & Davidson 2011). Detta valdes eftersom

detaljerad, beskrivande information, gällande det aktuella flödet och dess processer vid fallföretaget, var kritiskt för uppfyllandet av studiens syfte.

Kvalitativ forskning är en mer öppen forskningsstrategi kontra en kvantitativ

forskningsstrategi (Bryman 2016) och karaktäriseras av flexibilitet där frågeställningar bearbetas successivt under arbetets gång (Olsson & Sörensen 2001). Flexibiliteten ger forskaren möjlighet att byta riktning och fokus under arbetets gång (Bryman 2016) jämfört med kvantitativ forskning där arbetsgången är betydligt mer strukturerad

(Olsson & Sörensen 2001). Kvalitativ forskning har fokus på ord och beskrivningar och intresset ligger ofta på processer, förändring och utveckling (Merriam 1988; Bryman 2016) vilket även det stämmer överens med denna studie. Kvalitativa undersökningar har som syfte att förstå innebörden av en företeelse i en viss kontext, och strävar efter en djup förståelse om hur olika delar samspelar och bildar till en helhet (Merriam 1988).

Vidare karaktäriseras denna studie av ett induktivt angreppsätt, vilket även är det vanligaste för kvalitativ forskning (Merriam 1988; Olsson & Sörensen 2001; Bryman 2016). Ett induktivt arbetssätt tar utgångspunkt i fakta som erhållits om verkligheten, vilket innebär att teori och begrepp utformas i ett senare skede i arbetet med

utgångspunkt i data som insamlats (Olsson & Sörensen 2001).

3.2 Teknik för datainsamling

Olika tekniker har använts under studiens gång för att samla in nödvändig information och data, vilka presenteras nedan.

3.2.1 Fallstudie

Kvalitativ forskning innefattar ofta fältarbete, med andra ord människor, platser eller situationer söks upp för att observera beteenden i det verkliga sammanhanget (Merriam 1988). Fallstudie är en forskningsmetod som används frekvent inom olika områden (Baskarada 2014; Merriam 1988). Metoden används med fördel i de situationer där en djupgående förståelse om ett specifikt fenomen eftersträvas. Den ger även en intensiv, helhetsinriktad beskrivning och analys av fenomenet genom tillgången till subjektiva faktorer och närheten till forskningsobjektet (Merriam 1988). För att uppnå studiens syfte krävdes ingående information om en specifik situation i en specifik kontext och därför ansågs fallstudie som lämplig. Metoden passar dessutom särskilt bra vid studerande av processer och förändringar (Merriam 1988; Patel & Davidson 2011).

Fallstudie är flexibel och praktisk till problemsituationer då den pekar på potentiella lösningar (Merriam 1988). Genom att använda fallstudie som metod kunde

undersökningar om det valda problemområdet ske i ett naturligt sammanhang, med

12

information från olika perspektiv, vilket Baxter och Jack (2008) belyser som fördelar med denna metod.

Detta arbete har därmed utförts i samarbete med ett utvalt småföretag i Sverige vid namn Wallners Persienn & Markis AB (WPM). WPM är en solskyddsfabrik placerad i Borlänge. Företaget grundades år 1965 och är idag Dalarnas största producerande företag inom branschen för solskydd. WPM producerar invändiga solskydd såsom persienner, lamellgardiner, plisségardiner och rullgardiner, samt utvändiga solskydd i form av markiser. Företaget har utöver sin produktion tillhörande säljavdelning och monteringsteam vilket innebär att det totalt arbetar 25 heltidsanställda på företaget.

WPM är ett orderstyrt företag som riktar sin försäljning mot både företag och privata sektorn vilket innebär att företagets säljare och montörer åker ut på uppdrag av varierande storlek. År 2019 förvärvades WPM av en ny ägare och ingår numera i Kigadakoncernen. I samband med förvärvet planerades en expansion av företaget vilket innebar att nya fabrikslokaler togs i bruk årsskiftet 2020/2021 (Wallners u.å.).

Eftersom fallföretaget Wallners Persienn & Markis AB enligt

Upphandlingsmyndigheten (2018) klassificeras som ett småföretag lämpar det sig väl som fallföretag för studien. Sedan lokalbytet så har företaget även upplevt problem i sitt informationsflöde och därmed stärker detta lämpligheten att använda WPM som

fallföretag.

3.2.2 Kvantitativ data

I en fallstudie är det vanligt att metoder för att insamla både kvantitativa och kvalitativa data används. Kvantitativa data karaktäriseras av mätbarhet och har fokus på siffror medan fokus i en kvalitativ studie ligger på beskrivningar av situationer och

erfarenheter (Bryman 2016). Denna kvalitativa studie kommer att ha inslag av kvantitativa data för att skapa underlag till de beräkningar som utförts i studien och tydligare belysa vilken skillnad förbättringsförslagen kan åstadkomma.

Företagsspecifika data har inhämtats från företagets affärssystem. Nationella data i form av lönestatistik och information om fallföretagets resultat- och balansräkning har

inhämtats från internet.

3.2.3 Intervjuer

I kvalitativa studier är intervjuer och fokusgruppintervjuer två av de vanligaste metoderna för insamling av data (Bryman 2016). Patel och Davidson (2011) belyser vikten av att välja insamlingsteknik efter vad som tros ge bäst underlag för besvarande utav frågeställningarna i förhållande till den tid och medel som står till förfogande. I denna studie utgör därför kvalitativa intervjuer den huvudsakliga

datainsamlingsmetoden då det ansågs ge den mest heltäckande bilden av fallföretagets processer. Då studien antagit ett induktivt angreppssätt passade även kvalitativa

intervjuer bra enligt Patel och Davidson (2011). En kvalitativ intervju har som syfte att generera subjektiv information och kunskap om informantens värld eller uppfattning av en situation genom ett utbyte av dess tankar, känslor och erfarenheter (Patel &

Davidson 2011).

13

På grund av rådande pandemi var tillgängligheten till företaget begränsad, vilket gjorde att fokus på individuella intervjuer för varje avdelning och process prioriterades. Enligt Olsson & Sörensen (2001) kan samling av en grupp individer involverade i samma situation främja en variation i diskussionerna och ge nya infallsvinklar.

Fokusgruppsintervjuer ansågs därför kunna bidra med värdefull information men blev ej aktuella då fallföretaget föredrog att intervjuerna skulle utföras utan att påverka den anställdas arbete. Dessutom var detta tillvägagångssätt viktigt för att begränsa kontakten mellan individer med hänsyn till pandemin. Detta gjorde att enskilda intervjuer vid respektive arbetsstation var mest lämplig. Olsson och Sörensen (2001) påpekar att intervjuer är en tidskrävande metod, men genererar fyllig och rik information, vilket i denna studie ansågs som viktiga kvaliteter.

Kvalitativa intervjuer karaktäriseras ofta av låg strukturering men kan variera i graden av standardisering (Patel & Davidson 2011). Ostrukturerade intervjuer innebär att frågor formuleras så att maximalt svarsutrymme ges. Det innebär att den intervjuade ges utrymme att svara med egna ord. Frågor som genererar “Ja” och “Nej” svar är exempel på strukturerade intervjuer och är mer passande för kvantitativa studier. Intervjuernas standardisering bestäms av hur strikt frågorna har formulerats och i hur hög grad ordningsföljden är bestämd i förväg. Låg standardisering innebär att mycket ansvar lämnas åt intervjuaren (Ibid.). Intervjuerna i denna studie har varit ostrukturerade med hög standardiseringsgrad. Detta för att generera maximal information om företagets processer och om individernas rutiner i det dagliga arbetet och samtidigt begränsa ansvaret på intervjuaren under själva intervjutillfället.

En intervju kan definieras som en dialog mellan minst två personer (Olsson & Sörensen 2001). Intervjuer kan utföras både genom fysisk närvaro eller per telefon (Patel &

Davidson 2011). Patel och Davidson (2011) påpekar att den personliga relationen påverkar motivationen hos de intervjuade och att det därför är viktigt att skapa ett behagligt klimat. Då det i förväg fanns en etablerad relation mellan studiens författare och fallföretagets deltagare anses detta kriteriet uppfyllt. En fysisk intervju var mer lämpad för att uppfylla företagets krav om att arbetsprocesser ej skulle avbrytas.

Intervjuerna gjordes därmed på respektive anställds arbetsstation och varade mellan 20–

30 minuter per anställd. Vid intervjuerna antecknades svaren i ett elektroniskt dokument, och svaren blev efter intervjuerna bekräftade av den intervjuade för att säkerställa tolkningen av dessa. Totalt intervjuades 12 personer under en tre dagars period. Varje avdelning på företaget finns representerade i intervjuunderlaget för att ge en så rättvis bild av informationsflödet som möjligt. Genom detta tillvägagångsätt kan även olika perspektiv påvisas. Det erhölls svar från tre anställda på administrativa avdelningen, två från säljavdelningen, fem från produktionsavdelningen och två från monteringsteamet. Först gjordes en intervju med vardera utvald arbetare utifrån intervjumallen (se bilaga 1). Efter bearbetning av svaren kunde kompletterande frågor ställas till berörda intervjuobjekt. Frågorna som ställdes var för att förtydliga

motsägande information från de intervjuade angående informationsflödets utformning.

Dessa kompletterande frågor ställdes även de vid den intervjuades arbetsstation.

14

Olsson och Sörensen (2001) belyser vikten av att överväga hur materialet från intervjuer ska bearbetas och redovisas. Patel och Davidsson (2011) menar att det är fördelaktigt att löpande göra analyser över materialet i kvalitativa undersökningar. Att dokumentera tankar och utföra löpande analyser efter intervjuer kan ge idéer om vidare

tillvägagångsätt samt om något förbisetts (Ibid). Bearbetning av det insamlade materialet i denna studie skedde därför löpande efter varje enskild intervju, när materialet fortfarande var färskt. Detta ansågs viktigt då revidering utav frågor kunde göras inför nästkommande intervju.

3.2.4 Litteraturstudier

En litteraturstudie genomfördes efter det empiriska materialet insamlats genom intervjuer hos fallföretaget. Syftet med litteraturstudien var att inhämta kunskap och information från tidigare forskning samt om framtagna metoder och tekniker relaterade till forskningsämnet. En litteraturstudie är en informationsinsamlingsteknik där en stor mängd information kan hämtas effektivt och bidra till en grundläggande förståelse för det valda forskningsområdet (Andersen 1994). Då studien bygger på ett induktivt angreppsätt formades litteraturstudien efter den data som samlades in under undersökningen hos fallföretaget. Relevant teori valdes ut utifrån kunskapen som genererades gällande fallföretagets processer och flöde. Teori hämtades i form av vetenskapliga artiklar genom sökningar i olika databaser. Sökord som användes var:

capital tied up, lead time, value flow, process improvment, waste in processes, small business. Utöver detta användes tidigare kurslitteratur samt annan relevant litteratur som redan var känd av denna studies författare.

3.3 Studiens arbetsmetodik

Rentzhog (1998) presenterar två strategier för förbättring av processer. Strategin som denna studie valt är processförbättring, vilket innebär att förbättringsarbetet inriktas mot att göra justeringar i den nuvarande processen i syfte av att förbättra dess förmåga.

Denna strategi är vald då strategin medför ett mindre drastiskt och omfattande

förbättringsarbete än vad det skulle innebära att konstruera processen helt från grunden (Ibid.). Detta anses passa väl då studien inriktar sig mot befintliga interna processer hos små och medelstora företag.

Oskarsson, Aronsson och Ekdal (2014) anser att det viktigt att strukturera och planera förändringsarbete och presenterar en modell för detta. Denna studie har valt att

strukturera arbetet med inspiration från denna modell då den särskilt passar för

förändringar kopplade till logistik (Ibid.). Arbetsmetodiken presenteras i figur 4. Varje steg i modellen utgör olika delar i studien och beskrivs mer ingående i kommande avsnitt.

15

Figur 4 Studiens arbetsmetod baserat på Oskarsson, Aronsson och Ekdahl (2014)

3.3.1 Steg 1- Klargöra förutsättningar

Det första steget gjordes i ett förberedande stadie av studien och ligger som grund för studiens problembeskrivning och syfte. För att få en första kontakt med företaget och klargöra nuläget hölls ett första inledande möte med företagets produktionschef.

Övergripande information om företaget samt dess förväntningar på studiens fångades upp. Syftet vidareutvecklades i enlighet med företagets förväntningar.

3.3.2 Steg 2- Beskrivning och analys av nuläget

Det andra steget i arbetsmetodiken var att beskriva nuläget hos det berörda fallföretaget, vilket presenteras i nulägesavsnittet.

En tydlig informationsflödeskarta (figur 5, sida 21) utformades där aktiviteter och lager markerades i enlighet med inkommande intervjusvar. För att tydliggöra vilka steg som de olika avdelningarna ansvarade för samt identifiera överlämningar mellan

avdelningarna skapades ytterligare en informationsflödeskarta (figur 6, sida 22) där den ansvariga avdelningen visas vertikalt tillsammans med de involverade stegen. För att få en överblick över aktiviteternas tidsåtgång skapades en kompletterande tabell 1 (sida 22), i enlighet med informationsflödeskartorna (figur 5 och 6) där ledtiderna för varje aktivitet noterades. Då inte alla aktiviteters olika ledtider fanns tillgängliga i företagets affärssystem blev vissa ledtider uppskattade av personalen vid intervjutillfället. Dessa uppskattningar av ledtid ansågs godtagbara i studien syfte, då Larsson (2008) påpekar att ledtider inte behöver vara exakta. Personalens egna förbättringsförslag och

problembeskrivningar som framkom under intervjuerna sammanställdes i nulägesanalysen och strukturerades efter avdelning.

För att analysera nuläget av informationsflödet kompletterades kartläggningen av informationsflödet även med kapitalbindningsberäkningar enligt Olsson och Erikssons (2019) metod K=NUT, vilket presenteras i tabell 2 (sida 32). Syftet med detta var att skapa en överblick i flödets kostnadsposter och framhäva den ekonomiska variabeln kopplat till informationsflödet. Data för dessa beräkningar hämtades från företagets egna affärssystem och nationell lönestatistik. Vid beräkningarna så har det för enkelhetens skull använts 365 arbetsdagar om året med nio timmar per arbetsdag (3285h/år). Detta eftersom fallföretaget arbetar kl. 08-17 samt har pågående försäljning året om. Alla uppgifter har inhämtats och baseras på april månad och generaliserats över året. Dessutom har beräkningarna baserats på en av fallföretagets produktkategorier, persienner. Det har inte lagts vikt på att identifiera de exakta tids- och

kostnadsparametrarna vid beräkningarna av kapitalbindningen då det ej ansågs vara

16

avgörande för att demonstrera dess påverkan på företags lönsamhet. Av samma

anledning ansågs generaliseringen av april månads informationsflöde godtagbart. Syftet

anledning ansågs generaliseringen av april månads informationsflöde godtagbart. Syftet