I en studie som genomfördes 2001-2005 visar Bo Carlsson hur kommunikation mellan olika aktörer i ett byggprojekt kan utvecklas och hur kunskapen om kommunikation kan ge en bättre byggprocess. I många diskussioner kring hur byggprocessen kan utvecklas är en av de viktigaste faktorerna kommunikation mellan aktörerna. Studien bekräftar flera gånger vikten av fungerande kommunikation mellan de aktörer som är involverade i ett projekt.
Teori
Kommunikation upptar också en stor del av arbetstiden. Följande slutsatser har dragits om kommunikation i byggprojekt: (Carlsson 2006)
⇒ Värdet av ändrade förutsättningar är litet – Studien visar att värdet av ändrade förutsättningar är överraskande litet. Aktörerna anser i och för sig att det alltid ligger något positivt i att en förändring görs, men värdet blir lägre när man också beaktar de kostnader som uppstår i samband med ändringen. Den vanligaste orsaken till att aktörerna ogillade ändringen var att lösningen blir dyrare än om den varit beaktad från början. Mest positiv till ändringen är brukaren. Mest negativa är de utförande aktörerna. Deras erfarenheter är att de tillkommande kostnaderna vid en störd process inte går att kompensera.
⇒ Kommunikationen kring stora ändringar kan vara mycket omfattande – När en större ändrad förutsättning görs kan detta få stora konsekvenser för förloppet. Även i det fall ändringen sker tidigt kan den komma att påverka arbetet under hela projekttiden. Studien visar att även aktörer som inte är direkt berörda av ändringen ändå påverkas. Arbetet blir mer stressigt och ostrukturerat och det kan leda till att fler fel och brister uppstår även i senare skeden. Kostnaderna ökar för såväl de involverade aktörerna som för slutprodukten. En bedömning som görs är att kommunikation som gäller fel och brister direkt eller indirekt står för ungefär hälften av all kommunikation i byggprojekt.
⇒ Aktörerna önskar en öppen process – Med öppenhet menas att förutsättningar tillåts ändras sent i processen. Öppenhet skapar mervärden i processen till priset av små störningar. Aktörerna ansåg att öppenheten generellt är stor och att den ligger på lämplig nivå. Det finns inget samband mellan öppenheten i projekten och kvantiteten på ändrade förutsättningar. Detta styrs av förhållanden som är specifika för varje projekt.
⇒ Kommunikationen mellan brukaren är ibland komplex – Brukaren har en viktig roll, särskilt i ett tidigt skede. Brukaren har ofta svårt att definiera krav och önskemål.
Särskilt i större projekt är det viktigt att brukaren synpunkter koordineras på ett bra sätt, till exempel genom samordnare. Det ställs speciella krav på den som byggherren utser ska ansvara för kontakten med brukaren.
⇒ IT-verktyg är självklara hjälpmedel - Användningen av IT-verktyg har utvecklats revolutionsarmat under de senaste fem åren. Det som då kändes ovant ses idag som en självklar del av arbetsdagen.
⇒ Rekommendationerna för förbättrad kommunikation måste knytas till förbättrad slutprodukt – En analys av effekterna av ett antal genomförda rekommendationer visar att kopplingen till slutprodukten är oklar. Bland annat ansågs att byggherren inte fick mer pengar och den totala byggkostnaden inte minskade. Inte heller minskade mängden kommunikation eller behovet av att kommunicera.
Tidspressen tenderade snarast att öka som en följd av rekommendationerna.
Följande rekommendationer ges för att åstadkomma en bättre fungerande process och en bättre kundanpassad slutprodukt: (Carlsson 2006)
⇒ Eftersträva färre förändringar, men behåll en öppen process – Aktörerna anser att antalet ändringar som sker i byggprojekten är för stort. Ändringar medför onödiga kostnader och skapar ett alltför stort behov av att kommunicera. Det finns en stor potential till att spara kostnader med färre ändringar och en optimal kommunikation.
Stora ändringar kan ge negativa konsekvenser för hela den efterföljande processen.
Hur man eftersträvar färre ändringar är en kompetens- och planeringsfråga. Det är viktigt att planera den totala projekttiden efter varje skedes behov av tid. Det finns en tydlig tendens till att projektarbete startar i ett lågt tempo för att sedan successivt öka och till sist forcera i högsta tempo. Det är också viktigt att upphandla konsulter i första hand efter kompetens och inte efter pris. Detta är en av de viktigaste sakerna att följa om man vill skapa en bättre process och kommunikation. Projektörernas kompetens för det specifika projektet är mycket viktigt för att kunna reducera antalet ändringar och de negativa konsekvenserna av dessa.
⇒ Pröva alternativa former av entreprenader – Utförandeformer som innebär att barriärer mellan byggherren och de utförande aktörerna bör införas i större utsträckning. Olika nyskapande former har tagits fram, där bland annat partnering vunnit stort intresse. Denna samarbetsform har fördelen att den kan läggas upp på olika sätt och därmed passa alla typer av projekt. Dess främsta egenskap är att alla
Teori
inblandade jobbar tillsammans och strävar mot ett gemensamt mål. Kommunikationen kan utvecklas i den riktning aktörerna önskar. Tiden ägnas då mer åt att kommunicera kring kreativa frågor.
⇒ Definiera tydligt brukarens organisation och roll i respektive skede – Brukarens roll med aktörerna visar sig vara komplex. Aktörerna tycker att brukaren har en viktig roll i processen men vill ha en tydlig styrning av dennes insats. Brukaren ska ha en tydlig organisation som företräds av ett språkrör med uppgift att vara kommunikationslänk i båda riktningarna.
⇒ Utveckla kommunikationen över skedesgränserna – Detta i syfte att råda bot på en klassisk akilleshäl avseende kommunikation i byggprojekt. I byggprocessen sker stora förluster när en ny aktör tar över huvudansvaret för att driva processen vidare. Möten måste ordnas för att överföra intentioner mellan skeden. I detta fall räcker inte med ett uppstartsmöte utan detta möte måste följas av en rad möten. Dessutom ska i god tid innan slutbesiktning hållas ett erfarenhetsmöte där lärdomar utbyts och förberedelse görs för nästa skede i projektet.
5 Lagstiftning
I detta kapitel beskrivs kort hur svensk arbetsmiljölagstiftning fungerar och vad arbetsmiljöverket ställer för arbetsmiljömässiga krav vid byggnads- och anläggningsarbete.
Här beskrivs också hur arbetsmiljöverket rekommenderar företag att jobba med ett systematiskt arbetsmiljöarbete.