De produkter och tjänster som levereras inom byggsektorn är komplicerade. Dessa skapas av projektorganisationer som är starkt splittrade, med många specialister och tydligt avgränsade skeden. Förståelsen och kommunikationen mellan projektorganisationens medlemmar och med kunderna brister ibland. Samarbetet försvåras också av kortsiktighet där lägsta anbud ofta antas, där tider och kostnader är pressade (Josephson m.fl. 2003).
Teori
Viktig kunskap för projektet går ofta förlorad när projekten avslutas eftersom centrala projektmedlemmar lämnar organisationen och nya träder in. Detta medför att erfarenheter som dragits vid produktionen inte kan återföras till medlemmar som varit aktiva i tidigare skeden. Denna brist på kunskapsöverföring är en av de viktigaste utmaningarna i utvecklingen av byggandet i mening att tillhandahålla bättre byggnader, reducera kostnader och utveckla de individer som arbetar i projekten (Josephson m.fl. 2003).
Fokus i byggprojekt sätts ofta på att färdigställa produkterna och tjänsterna till låg kostnad.
Lärandet saknas ofta och särskilt lärandet mellan yrkesgrupper. Det finns flera starka skäl att idag utveckla förmågan hos byggprojekten och dess organisationer till effektiv kunskapsöverföring. Idag erbjuds kunden ett lägre ansvar för produkten med längre garantitider vilket medför att det är extra viktigt att byggprojekten förmåga förbättras (Josephson m.fl. 2003).
4.5.1 Vad är lärande i byggprojekt?
Med lärande menas projektorganisationens förmåga att generera och generalisera idéer med effekt, över organisatoriska gränser, genom särskilda initiativ från ledningen (Josephson m.fl.
2003).
⇒ Att generera idéer innebär att skapa nya idéer.
⇒ Att generalisera idéer innebär att aktivt sprida idéerna till andra personer och till andra situationer, över organisatoriska och geografiska gränser.
⇒ Att identifiera hinder för lärande syftar till att förstå vad som förhindrar att idéer skapas och sprids till andra och därmed förstå hur dessa hinder kan undanröjas.
Lärandet påverkas av ett flertal faktorer (Josephson m.fl. 2003):
⇒ Vilken kultur och ledarskap som råder i projektet.
⇒ Hur projektet är bemannat och vilken kompetens personalen besitter.
⇒ Vilken struktur organisationen har.
⇒ Hur arbetsprocesserna ser ut och genomförs.
4.5.2 Hinder för lärande
Det finns flera hinder som begränsar möjligheten att förändra rådande normer och värderingar i byggprojekt. Inlärning inom byggprojektets organisation är ofta fragmentarisk och förändringar i normer och värderingar har små möjligheter att ske i den typ av tillfällig organisation som byggprojektets organisation utgörs av. Inlärning sker i stället i företagen och i yrkesrollerna. En följd av detta är att individen baserar sitt agerande på företagets värderingar i stället för den projektgemensamma värderingen (Josephson 1994).
Det finns en rad hinder för att överföra erfarenheter mellan individer i byggprojekt och mellan byggprojekt som uppstår genom organisatoriska gränser (Josephson m.fl. 2003):
⇒ Gränsen mellan projekteringsorganisationen och produktionsorganisationen.
⇒ Rådande hierarki, dvs. gränsen mellan organisatoriska nivåer.
⇒ Nya vertikala relationer, genom att upphandla okända aktörer till lägsta pris.
⇒ Nya horisontella relationer, genom att t.ex. beställaren upphandlar två projektörer som inte har arbetet tillsammans tidigare.
⇒ Nyckelaktörer kommer in sent i projekten, genom att de är sent upphandlade.
⇒ Nyckelpersoner byts ut under pågående projekt.
Därutöver finns en rad andra hinder (Josephson m.fl. 2003):
⇒ Stark känsla av att bygg är annorlunda – Känslan av att byggbranschen är annorlunda än andra branscher skapar hinder. På samma sätt finns en stark känsla av att varje projekt är unikt, vilket också bygger in ett hinder från att dra lärdomar och hämta lösningar från andra projekt.
Teori
⇒ Den nya tekniken som hinder – Det finns en risk med den snabbt ökade användningen av elektronisk mail. Den mänskliga kontakten försvinner och kunskaper förs ofta vidare med hjälp av en dialog mellan parter.
⇒ Kunskapsbrist som hinder – Det finns en tendens till att oerfarenhet och bristande kunskap i vissa sammanhang förhindrar kunskapsöverföring.
⇒ Det kortsiktiga ekonomiska intresset – Kostnadspressen har inverkan på lärandet.
Ibland är kostnadspressen så hårt fokuserad att lärandet kommer långt ner på listan.
Kostandspressen och det kortsiktiga ekonomiska intresset tenderar också till att system avsedda för lärande och erfarenhetsåterföring används för andra ändamål. Ett exempel är att avvikelserapporter ofta används för att reglera ekonomin i stället för att använda till erfarenhetsåterföring.
⇒ Den gamla synen på produktionsledning, ”att lösa problem” – Produktionschefer värdesattes förr för sina kunskaper i ”brandsläckning”, dvs. att lösa uppkomna problem, snarare än förmåga att planera och ta vara på erfarenheter för att förebygga oönskade problem.
⇒ Den korta tiden och effekten av stress – Det finns oftast inte tid till att utveckla och förbättra arbetet utan det går efter gamla invanda mönster och mallar. Tiden gör också att det blir svårare att ta lärdomar av ett projekt eftersom nästa projekt börja direkt.
⇒ Individens egen attityd och intresse – Ofta är det största hindret för lärande individen och deras motvilja. Det handlar mycket om attityder, intresse och disciplin att ta sig samman och förändra i syfte att förbättra.
4.5.3 Hur uppnås ett ökat lärande?
I de flesta organisationer finns en oerhörd kunskap samlad. Svårigheten är att få kunskaperna och erfarenheterna överförda mellan individer, aktörer och projekt. Den kortsiktiga strävan att maximera vinsten i det enskilda projektet medför att det mer långsiktiga lärandet får låg prioritet. Ett ökat lärande i projekten kan uppnås genom bland annat (Josephson m.fl. 2003):
⇒ Skapa bredare kontakter – Trots att många olika slags möten genomförs i projekten är kontakterna mellan aktörerna relativt smala. Ett exempel är att få yrkesarbetare får möjlighet att lyssna till arkitektens tankar och idéer för projektet. Ett annat exempel är att underentreprenörernas arbetsledare är med vid UE-möten men vistas normalt inte på byggarbetsplatsen och har ofta minimal kontakt med sitt arbetslag på plats.
⇒ Organisera för kunskapsbärare – Vid några tillfällen under projekttiden byts en större del av projektorganisationen ut. Det skapar stora svårigheter att behålla uppbyggda kunskaper inom projektet. Det är viktigt att det finns några kunskapsbärare kvar i organisationen under projektets alla skedesgränser.
⇒ Glöm inte bort den mänskliga kontakten - Teknikutvecklingen går snabbt fram inom många områden. Denna utveckling försämrar troligtvis kommunikationen och som projekten är organiserade är den personliga kontakten viktig.
⇒ Genomför mer disciplinerade projektutvärderingar – Dessa är ofta passiva om de ens genomförs. Det krävs en skarp utvärdering efter ett projekt är avslutat med alla inblandade aktörer närvarande.
⇒ Bygg inte för mycket administration – När verksamheter ska förbättras innebär det ofta nya aktiviteter, dokument och ibland även roller som läggs till på allt annat arbetet. På så sätt växer det administrativa arbetet större. I stället bör fokus ligga på att någon aktivitet, några dokument eller någon roll tas bort.
⇒ Det som är bra nu kan vara ett hinder imorgon – Byggsektorn utvecklas ständigt och de arbetsmetoder som används idag och fungerar bra måste hela tiden förnyas eller bytas ut. I annat fall riskerar de att bli ett hinder för effektivt lärande.