4. Teoretisk referensram
5.3 Kommunikation till och inom banken
5.3.1 Budskap till personalen
Ledningen säger att regelverket och informationen från Finansinspektionen är
utformade så att banken ska uppnå full kundkännedom och förstå kundens affärer och i det fall de inte kan förstå det ska de inte göra affärerna. Vidare måste det dokumenteras på ett bra sätt så att det går att följa och det är därför de ställer de här frågorna till kunderna. De får inga instruktioner kring hur de ska kommunicera med kunderna, utan får bara instruktioner om att banken ska uppfylla lagen. Sedan är det upp till banken själv hur de kommunicerar med kunderna. Vice-VD poängterar också att sparbanken är hänvisade till att använda de system som Swedbank tagit fram.
Ledningen hjälps åt att förmedla till personalen hur de ska arbeta med
penningtvättslagen. De visste inte i början av processen exakt hur lagen skulle påverka dem eller hur lagen skulle tolkas av Finansinspektionen. Det var först under 2017 som Finansinspektionen började med uppföljningar och då fick banken möjlighet att se hur lagen ska efterföljas. Ledningen var öppna med personalen i början med att de inte visste exakt vad det var för förväntningar på dem, och att de inte visste riktigt vad de behövde göra och tog det därför lite lugnt i början. Efter några månader gick det upp för ledningen att det här kommer tas på allvar då ökade de den interna informationen och sa att det var viktigt att ta det här på allvar.
Kundtjänstrådgivaren upplever vikten av att göra arbetet som penningtvättslagen kräver: “Det här är jätteviktigt. Sköter vi inte det här så får vi skit från Finansinspektionen.” Rådgivaren säger att frågan om arbetet mot penningtvätt återkommer hela tiden genom ständiga påminnelser om att genomföra kundkännedomskontroller under varje
kundmöte. “Det är dryga böter om det skulle hända någonting”, säger hon.
Säkerhetsansvarig upplever att budskapet inom banken blivit för mycket regelverk och att banktjänstemännen som ska kommunicera med kunderna börjar bli “ganska
luttrade”.
Hon önskar, och tror att ledningen också vill, att de ska se det här mer som en
affärsmöjlighet, att de träffar sina kunder och att de framförallt skyddar sina kunder. Säkerhetsansvarig tycker att banken bör informera kunderna så att de blir medvetna om att: “det är ju inte för att vara komplicerade eller knöliga, utan det är ju för att stoppa möjligheterna till att använda bankerna som tvättmaskiner i brottslig verksamhet”. Hon beskriver att den brottsliga verksamheten är stor och att bankerna inte själva förstår omfattningen av det: “Vi har levt lite i skyddad värld och tror att, det här händer ju inte hos oss”.
Säkerhetsansvarig uttrycker också en önskan om att ledningen hade förstått från början att det här skulle bli ett viktigt regelverk. Säkerhetsansvarig menar på att om banken inte sköter sig så kommer det kosta banken enormt mycket pengar. Hon uttrycker en oro över de sanktionsavgifter och böter som Finansinspektionen kan komma att ålägga banken. Hon pekar dessutom på att systemen har halkat efter och att banken inte har ett tillräckligt bra systemstöd.
5.3.2 Kommunikationskanaler med personalen
Vice-VD säger att kanalerna de använder i arbetet med penningtvättslagen är en kombination av att jobba kontinuerligt med det i vardagen, att det finns med på deras avdelningsmöten och de genomgår övergripande utbildningar i form av EU utbildningar eller andra utbildningar varje år. Kundtjänstrådgivaren säger att det alltid på
månadsmöten som de har med hela banken och avdelningsmöten tas upp en påminnelse om att se till att genomföra arbetet med kundkännedom. Det står även klart och tydligt på deras anslagstavla i köket på banken: “KYC varje kundmöte”, Kundtjänstrådgivaren säger: “det påminns hela tiden, glöm inte det här för det här är så viktigt“.
VD säger att det har pratats mycket om det här regelverket under en ganska lång tid så att de flesta vet att man ska göra det här hela tiden, och de ständigt har diskussion om det. Han säger att det blivit stående punkter på bankens olika avdelningsmöten. Mycket tyngdpunkt ligger då på att säkerställa att regelverket ges tillräckligt mycket med diskussionsutrymme: “vi gör det här hela tiden i alla möten så att vi inte missar att göra det och det har vi ju olika system för, i olika former av stickprovskontroller, så tittar vi ju på att vi inte missar det”.
VD nämner sedan att personalen på banken får genomgå olika typer av utbildningar i samband med Finansinspektionens direktiv. En gång per år erbjuds personalen EU- utbildningar och från finanspolisens sida har de fått lära sig mer om hur penningtvätts- affärer kan se och fungera. VD ger intrycket av att utbildningarna har varit värdefulla då det är en verksamhet som vanligt folk sällan har någon större insyn i: “[...] det är ju svårt när man inte är i den världen, så förstår man inte hur de syr ihop en
penningtvättsaffär, hur man tvättar pengar eller hur man finansierar terrorism”. Säkerhetsansvarig är en av dem som har varit ute på banken och hållit i några av utbildningarna. Hon beskriver hur utbildningen inkluderar alla de punkter som
föreskrivits av Finansinspektionen angående arbetet mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Hon utbildar i bland annat hur personalen ska jobba riskbaserat och genomföra riskbedömningar. Utbildningarna har getts till kundtjänst, företagsrådgivare, privatrådgivare och ibland inför hela bankens samlade personalstyrka.
Säkerhetsansvarig upplevde då att personalen började bli införstådda med vikten av arbetet penningtvättslagen:
De sista två åren har man verkligen förstått hur noga det här är. Medarbetarna får den här insikten om att det här området är så här allvarligt och viktigt, då förstår vi att då måste vi också sköta det här.
(Säkerhetsansvarig)
Kommunikationskanalerna med Finansinspektionen och EU består av dokument som görs tillgängliga för bankerna. Det är då långa lagtexter som banken ska ta till sig.