Kommunstyrelsens eget mål 1: Utveckla kommunstyrelsens arbetssätt kopplat till grunduppdraget; leda samordna och följa upp

T3 2020

Kommentar

Trots utmaningar med rådande pandemi och de förseningar som uppkommit till följd av krishantering har utvecklingsarbetet kunnat fortgå.

Implementeringen av nya styrmodellen pågår enligt plan och verksamhetsplaneringen har utvecklats enligt beslutade riktlinjer, både i koncernen och på kommunledningsförvaltningen. 2021 kommer fler verksamhetsnivåer att involveras.

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 7 Kommunstyrelsen

Ett övergripande förslag kring uppföljning är framtaget. I förslaget finns två kategorier av uppföljningar:

de som sker inom ramen för styrmodellen samt de som sker utifrån kommunstyrelsens uppdrag att leda, samordna och följa upp.

Gemensamt för uppföljningarna är att de använder sig av dialog som styrmedel. Till hjälp för dialogerna finns förslag på ett dialogverktyg som planerar införas under 2021.

Ett utbildningspaket för handläggare har arbetats fram under året med syfte att öka kvaliteten på underlag till kommunstyrelsen. Tjänsteskrivelsemallen har också omarbetats och förtydligats för att förbättra kvaliteten på beslutsunderlagen. En ny version innehållande de tre hållbarhetsperspektiven börjar användas under våren 2021.

Under KS planeringsdagar i mitten av september hölls utbildning i samhällsutvecklingsfrågor utifrån ett kommunalt och regionalt perspektiv. KS har även kompetensutvecklats kopplat till digitala möten.

Planerad studieresa fick ställas in på grund av Corona.

Reglementen för nämnder och styrelser har setts över enligt plan.

Det interna miljöarbetet har lett till flera olika insatser som är positiva, bland annat har Rådhuset kranmärkts, plastmuggar har bytts ut mot pappmuggar och genom upphandling har stora effekter kunnat uppnås genom att öka återbruk och minska mängden plast och avfall.

Den insats som inte är genomförd enligt plan är att tydliggöra funktionernas uppdrag. Arbetet har försenats och prioriterats ned på grund av krishanteringen.

Insatser Kommentar T3 2020

Kommunledningsförvaltningen ska arbeta aktivt med internt miljöarbete

KLF har under hela 2020 haft miljöaspekten i fokus och de planerade insatserna är genomförda enligt plan.

Plastmuggar har bytts ut mot pappmuggar i hela organisationen och i Rådhuset finns numera enbart muggar vid vattenautomaterna i syfte att minska avfallsmängden.

Nya kärl för återvinning är beställda och placeras strategiskt på varje våningsplan.

Upphandlingsenheten har arbetat strategiskt med miljöfrågan. Antalet leverantörer för begagnade möbler har utökats och köper nu även tillbaka möbler vilket ökar förutsättningarna för återbruk.

Upphandlingen av pappers- och plastprodukter kravspecificerar plastens innehåll för att i möjligaste mån fasa ut miljöstörande plast.

Nytt avtal för kontorsmaterial har också stort miljöfokus vilket resulterar i mindre plast och emballage samt fler produkter som kan återanvändas genom refill. Kopplat till avfallsplanen har vi även tagit fram anvisningar för avfallsförebyggande krav i upphandlingar.

Vid den stora omflyttningen i Rådhuset användes främst befintliga möbler. De som blev över nyttjas nu av fyra andra förvaltningar. Och det som behövdes köpas "nytt" köptes från våra

begagnatleverantörer.

I december blev Rådhuset kranmärkt. Det är en nationell

hållbarhetsmärkning av Svenskt Vatten för verksamheter som väljer kranvatten istället för förpackat vatten. Inget förpackat vatten betyder inget avfall, inga transporter och inga utsläpp.

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 8 Kommunstyrelsen

Insatser Kommentar T3 2020

Utveckla nya former för tillitsbaserad uppföljning och controlling med fokus på dialog

Ett övergripande förslag kring uppföljning är framtaget. I förslaget finns två kategorier av uppföljningar: De som sker inom ramen för styrmodellen, respektive de som sker utifrån kommunstyrelsens uppdrag att leda, samordna och följa upp.

Gemensamt för uppföljningarna är att de använder sig av dialog som styrmedel. Till hjälp för dialogerna finns förslag på ett dialogverktyg som planerar införas under 2021. Den politiska dialogen tas om hand i styrprocesserna. Med start under 2021 föreslås två konferenser - en kommungemensam analysdag och en kommungemensam

verksamhetsplaneringsdag - där möjlighet ska finnas till horisontell dialog mellan nämnder och bolagsstyrelser.

Förbättra kvaliteten på underlag till kommunstyrelsen

Ett utbildningspaket för handläggare gällande ärendeprocessen, Ciceron, mallar m.m. har tagits fram av kanslienheten och

utbildningstillfällena har varit välbesökta under hösten. Det finns nu filmer och presentationer att ta del av för handläggare och

kanslienheten håller kontinuerliga utbildningar även under hela 2021.

Tjänsteskrivelsemallen har också omarbetats och förtydligats för att förbättra kvaliteten på beslutsunderlagen.

En ny version av tjänsteskrivelsemallen med ett utvecklat analysstöd för de tre perspektiven ekonomisk, social och miljömässig hållbarhet är också framtagen. Mallen med de tre perspektiven börjar användas under våren 2021.

Utveckla och tydliggöra

kommunledningsförvaltningens funktioners uppdrag

Arbetet med att ta fram tydliga uppdrag för varje funktion är pågående men har fått stå tillbaka med anledning av pandemi-hantering och har inte kunnat avslutas. Många av uppdragen kräver också att uppdraget för kommunikationsavdelningen implementeras eftersom det kommunikativa stödet är avgörande för nivån i många andra centrala processer. Arbetet fortsätter under 2021.

Genomföra översyn av ägardirektiv

Översyn av ägardirektiv har genomförts. Reviderade ägardirektiv 2021 och bolagsordningar för samtliga kommunens helägda bolag samt reviderad riktlinje för bolagsstyrning (fd bolagspolicy) beslutas av Kommunfullmäktige 18 november i anslutning till

Planeringsdirektiv med budget 2021-2025.

Genomföra översyn av nämndernas reglementen

I översynen av reglementena har förutom en genomgång av den juridiska hållbarheten även de kommunikativa och uppföljningsbara aspekterna belysts. Framtagna förslag på reglementen är uppställda på samma vis som ägardirektiven.

Översynen av samtliga reglementen är genomförd och går upp för politisk behandling under våren 2021. KPLU har den 12/1 beslutat att skicka ut förslagen på nya reglementen på remiss till samtliga nämnder. Nämnderna har sedan till mars på sig att inkomma med synpunkter. Därefter sker slutjusteringar innan ärendet skickas vidare via KPLU-KS till KF för fastställande i juni. På samma möte som ägardirektiven fastställs.

Kompetensutveckling för kommunstyrelsen

Under KS planeringsdagar i mitten av september hölls utbildning i samhällsutvecklingsfrågor utifrån ett kommunalt och regionalt perspektiv.

Kompetensutveckling kopplat till digitala möten samt möjligheten att reservera sig och avstå från att delta vid beslut har genomförts.

Planerad kompetensutvecklingsinsats för KS i samband med dess studieresa, har skjutits på framtiden, på grund av Corona.

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 9 Kommunstyrelsen

Insatser Kommentar T3 2020

Fortsätta utveckla och implementera styrmodell i kommunkoncernen

Planen att införa styrmodellen genom att verksamhetsplanera på

"nytt" sätt vid nämnder, bolagsstyrelser, förvaltnings- och bolagsledningar har följts under året.

Förslag på en ny uppföljningsprocess - tillitsbaserad och i dialog - finns framtagen och planerar införas under 2021. Även här är nämnder, bolagsstyrelser, förvaltnings- och bolagsledningar först ut att följa upp på "nytt" sätt.

Fler verksamhetsnivåer ska introduceras i den nya styrmodellen under 2021 genom verksamhetsplaneringen. Förberedelser pågår för detta införande. Bland annat samordnas introduktioner och

utbildningar inom ramen för chefs- och ledarprogrammet. En förberedelse pågår även för att stärka upp handledare och

metodstödjare vid förvaltningar och bolag så att de kan utbilda chefer och utgöra ett välfungerande stöd på hemmaplan.

Förslag till de övergripande processerna planeringsförutsättningar och planeringsdirektiv med budget som följer kommunfullmäktiges principer om helhet, närhet, tillit och systematik finns framtagna.

Förankring av dessa förslag pågår och vissa förändringar införs redan nu då processerna antingen pågår eller är i uppstart. Ett införande av processerna fullt ut sker dock först under senare delen av 2021, inför det beslut om planeringsdirektiv med budget som tas 2022.

Under året har stort fokus varit på utveckling och införande av strukturen i styrmodellen. Frågor som rör det tillitsbaserade förhållningssättet och vad som skapar en dialogvänlig organisation finns förpackade i ett dialogverktyg som ska lanseras under 2021.