Sammanfattande analys

Kommunledningsförvaltningen hade den 31 december 2020 totalt 175 tillsvidareanställda medarbetare vilket är en minskning med 19 tillsvidareanställda sedan 2019 års mätning. Den stora minskningen av medarbetare beror på den organisatoriska förändring som genomförts 2020, då enheten HR service har flyttat till servicekontoret. I samband med förflyttningen så var det 34 tillsvidareanställda som lämnade förvaltningen. De tillsvidareanställningar som gjorts på förvaltningen är tillsättningar av tidigare vakanser samt tillsättning av inrättade tjänster som tillväxtstrateger, analytiker, digitala strateger, projektledare samt planarkitekter.

Av de 175 tillsvidareanställda medarbetare är det 130 kvinnor och 45 män. Statistiken visar att merparten av förvaltningens tillsvidareanställda återfinns inom ålderskategorin 30-49 år (114), följt av

ålderskategorin 50 år och äldre (51) och ålderskategorin 29 år och yngre (10).

Den 31 december 2020 uppgick det totala antalet tillsvidareanställda chefer till 20 personer, 13 kvinnor och 7 män. I statistiken ser vi en minskning med 3 chefer jämfört med förra året. I samband med den organisatoriska förändringen så har 4 chefer lämnat förvaltningen. Det har tillsatts en tidigare vakans.

Antalet visstidsanställda uppgick den 31 december 2020 till 27 medarbetare, vilket är en ökning med 3 medarbetare sedan december 2019. Inom de 27 visstidsanställda ser vi en fördelning av 16 kvinnor och 11 män. Visstidsanställningarna är delvis vikariat pga föräldraledighet eller långtidssjukskrivning samt allmän visstidsanställning pga arbetstopp.

Under en fem års period kan vi se att 19 av de tillsvidareanställda medarbetarna på förvaltningen

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 48 Kommunstyrelsen

kommer att uppnå pensionsåldern. Under 2020 har det skett viss personalomsättning på förvaltningen.

Då flera yrkeskategorier inom kommunledningsförvaltningen är svårrekryterade är det viktigt att

kommunledningsförvaltningen arbetar aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. Vi arbetar både med insatser för att behålla medarbetare men även insatser för att attrahera nya medarbetare som exempel samarbete med högskolan i Halmstad gällande praktikanter och examensarbete. Trots året med pandemi har vi lyckats ta emot studenter och ställt om till ett mer digitaliserat arbetssätt när behov av det har funnits.

I de rekryteringar som vi haft den senare delen av året märks ett nytt intresse av att söka sig till

kommunledningsförvaltningen från andra delar i koncernen, positivt ur attraktiv arbetsgivare perspektiv med intern rörlighet och kompetensutveckling inom Halmstads kommun. Vidare kommer förvaltningen behöva arbeta med strategisk bemanning och arbeta för kompetensutveckling på förvaltningen för att möta utmaningar framåt. Det har under året arbetats med att utveckla introduktionen för nya

medarbetare då vi tagit fram en förvaltningsgemensam introduktion som hölls vid ett tillfälle på våren samt ett tillfälle på hösten.

Under 2020 har vi startat upp ett arbete med utveckling av en gemensam organisationskultur på förvaltningen. Det är en viktig förutsättning för att vi ska lyckas leverera goda resultat inom vårt gemensamma uppdrag (leda, samordna, följa upp koncernen). Målet är att det även ska skapa effekter som bidrar till välmående hos medarbetare vilket leder till engagemang samt hållbarhet i verksamheten.

Samtliga medarbetare på förvaltningen är inkluderade i detta arbete och det har gemensamt arbetats fram ett nuläge och en målbild samt påbörjat arbete med hur vi gör detta tillsammans. Under 2021 behöver arbetet fortsätta med olika insatser som planerats. Förvaltningen kommer också följa upp och mäta på olika sätt, bland annat genom pulsmätning till medarbetare på förvaltningen och undersökning som skickas ut till koncernen.

Ytterligare en påbörjad insats är kollegiala samtal för förvaltningens chefer. Det kollegiala lärandet har flera syften, bland annat att vara en del av förvaltningens kulturresa, vara ett forum där chefer ges möjlighet till kollegiala samtal och reflektioner samt vara en testpilot för att utveckla en form som ska ingå i Halmstads kommunkoncerns chefs- och ledarprogram.

Det har också skett förändringar i form av nya placeringar för medarbetare efter en genomförd flytt internt i rådhuset i syfte att främja utveckling och samverkan samt bidra till ökad dialog och förståelse till varandras uppdrag och uppnå ytterligare synergieffekter mellan olika funktioners uppdrag.

Efter den genomförda medarbetarundersökningen i våras analyserades det och togs fram insatser både på gruppnivå samt för hela förvaltningen. Arbetet fortsätter framåt och det planeras att göra

pulsmätningar för att mäta de delar som vi vill följa upp i kulturutvecklingsarbetet och som är kopplat till medarbetarundersökningen.

Under året har det också utvecklats rutin kring avslutningssamtal med de medarbetare som valt att avsluta sin anställning. Analys av det underlag som framkommit är gjort för att kunna arbeta vidare med rätt insatser i linje med att bli en mer attraktiv arbetsgivare.

År 2020 har varit ett speciellt år med stora förändringar i vår omvärld med anledning av pandemin. Vi kan se vissa förändringar för medarbetarna på förvaltningen i samband med detta då medarbetare har behövt ställa om sitt arbete. Det har handlat om en del omprioriteringar vilket påverkat det ordinarie arbetet. Det har inneburit förändringar i form av ökad arbetsbelastning, förändrade arbetsuppgifter, pausade arbetsuppgifter med påverkan och konsekvenser i planering, distansarbete och innebörden av

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 49 Kommunstyrelsen

det med ett mer digitaliserat arbetssätt.

Då förvaltningen följer folkhälsomyndigheternas rekommendationer och har en ökad försiktighet i form av exempelvis stanna hemma ett par dagar extra i samband med sjukdom, mer noggrann handhygienen, hålla avstånd till kollegor, distansarbete samt att medarbetare i viss utsträckning arbetar hemifrån med milda förkylningssymtom än tidigare kan detta ha en påverkan på att korttidssjukfrånvaron har minskat.

Det går inte med säkerhet veta om situationen med viss omställning för medarbetare har någon påverkan på den ökade långtidssjukskrivningen. En anledning kan vara att den annorlunda

arbetssituationen för en del påverkar hälsan. Det ställer högre krav på chefsrollen under ett pressat läge samt med medarbetare på distans. Dialogen mellan chef och medarbetare är väsentlig för att fånga upp om någon mår dåligt. Det märks ej på samma sätt så som vid fysiska möten. Det kan också vara så att medarbetare undviker att lyfta detta då hen befinner sig i ett pressat läge. Det kan även ha en påverkan att väntan på operation blir längre vid utökade vårdköer och påverkar långtidssjukskrivningar. Vid behov görs riskbedömningar då det skulle kunna innebära effekter på arbetsmiljöfaktorer så som oro och stress i denna ovissa period.

Av den totala ordinarie arbetstiden utgör 3,5 % sjukfrånvarotid för förvaltningen, vilket har ökat något jämfört med 2019 (3,0 %). Långtidssjukfrånvaron inom kategorin 60 dagar eller mer uppgår till 63,5 % 2020, vilket är en ökning jämfört med 2019 (40,9 %). Vi kan dock se en minskning inom åldersgruppen 29 år eller yngre som minskat till 1,6 % 2020 jämfört med 2019 (2%). Inom åldersgruppen 50 år och äldre har det ökat från 2019 (5,7%) till 7,7% 2020.

Andelen kort sjukfrånvarotid (1 -14 dagar) inom förvaltningen ligger på 21,9 %, vilket är en minskning jämfört med motsvarande period 2019 (39,6%). Andelen lång sjukfrånvarotid (15 dagar eller mer) har ökat till 78,1 % jämfört med förra året då den uppgick till 60,4 %.

Korttidssjukfrånvaro bland tillsvidareanställda har minskat medan andelen långtidsjukfrånvaro bland tillsvidareanställda har ökat. Anledningen till den totala ökade sjukfrånvaron är att långtidssjukfrånvaron ökat. Vi arbetar kontinuerligt med rehabiliteringsarbetet för långtidssjukskrivningarna. Förvaltningen har bra rutiner för de rehabiliteringsutredningar som görs vid upprepad korttidsfrånvaro samt efter tre veckors sjukskrivning. Förvaltningen kommer att fortsätta med det goda samarbete som finns med Pe3 företagshälsovården gällande hantering av sjukfrånvaro och olika insatser för att förebygga ohälsa.

Under 2020 har det skett viktiga förändringar för förvaltningens utvecklingsarbete och mycket ligger planerat framåt under 2021 för att fortsätta utveckla förvaltningen mot en mer attraktiv arbetsgivare.

Förvaltningens kommunledningsstab som arbetat sitt första år under 2020 har haft stort fokus på att samordna förvaltningen samt utveckla förvaltningen inom olika områden som har betydelse för hur förvaltningen ska lyckas med det gemensamma uppdraget att leda, samordna och följa upp genom strategiskt och långsiktigt arbete i ett koncernövergripande perspektiv. Under 2021 kommer det ske en del organisationsförändringar på förvaltningen då vi bland annat bildar en ny styrning- och

utvecklingsavdelning, även detta går i linje med förvaltningens utvecklingsarbete mot en mer attraktiv arbetsgivare.

Verksamhetsplan 2020-2022

Kommunstyrelsen

2020

Verksamhetsplan 2020-2022 2 Kommunstyrelsen

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3 2 Grunduppdrag ... 4

2.1 Uppdragsbeskrivning ... 4 2.2 Nyckeltal ... 4

3 Mål ... 6

3.1 Egna mål ... 6 3.2 Kommunfullmäktiges mål ... 7

4 Resurser och förutsättningar ... 13

4.1 Ekonomi ... 13 4.2 Personal ... 18

5 Internkontroll ... 20

Verksamhetsplan 2020-2022 3 Kommunstyrelsen

1 Inledning

Vi går en spännande men utmanande tid till mötes. Vårt uppdrag som kommun är omfattande och den kommunala ekonomin och behoven är svårprognostiserade. Men vi behöver trots det sträva framåt, uppåt, tillsammans.

Den här verksamhetsplanen har kommunstyrelsen arbetat fram i bred delaktighet och vi har i de flesta diskussioner och resonemang varit eniga, oavsett partitillhörighet. Vi vill se en tydlig förflyttning i prioriterade frågor och vi behöver utveckla nya arbetssätt, vilket kommer ställa krav på

kommunledningsförvaltningen att ställa om och utveckla nya förmågor.

Under 2020 kommer vi arbeta med en lång rad stora och viktiga frågor för att leda Halmstad in i framtiden. Arbetet med att förverkliga kommunfullmäktiges strategiska plan ska sjösättas, långsiktiga planer för att tillgodose det stora behovet av byggbar mark kommer att arbetas fram, digitaliseringen kommer få ett extra fokus och vi kommer intensifiera arbetet med att ge våra verksamheter rätt verktyg för att leda sin nödvändiga omställning. Regionalt samarbete, ett förbättrat företagsklimat och fortsatt omställning till en i alla delar hållbar kommun är andra områden som också är prioriterade under kommande år.

Kommunstyrelsen har som huvuduppgift att leda, samordna och ha uppsikt över hela

kommunkoncernens arbete, för att säkerställa att vi alla arbetar mot de mål som kommunfullmäktige har fastställt i Planeringsdirektiv med budget. Vi vill göra det med tillit och genom dialog. Vi vill hitta nya former för att följa upp allt det goda arbete som pågår ute i våra förvaltningar och bolag. Vi vill skapa tid för möten och samtal.

Det ställer nya krav på oss som kommunstyrelse och på vår förvaltning. Vi behöver bli tydligare, mer samordnade och förändra vårt interna arbete. Vi ska erbjuda stöd och vara lyhörda. Vi måste skapa förutsättningar för ett gränsöverskridande lärande och dra nytta av varandras kunskaper. Allt i syfte att fortsätta utvecklas för att leverera kommunal service med god kvalitet åt de vi är till för –

halmstadborna.

Jonas Bergman (M), kommunstyrelsens ordförande

Verksamhetsplan 2020-2022 4 Kommunstyrelsen

2 Grunduppdrag

2.1 Uppdragsbeskrivning

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ett helhetsansvar för kommunens verksamheter, utveckling och ekonomiska ställning.

Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över verksamhet som bedrivs i kommunala bolag, stiftelser och kommunalförbund.

Kommunstyrelsen ska leda kommunens verksamhet genom att utöva en samordnad styrning och leda arbetet med att ta fram styrdokument för kommunen (ledningsfunktion).

Kommunstyrelsen ska följa de frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning och fortlöpande i samråd med nämnderna och bolagen följa upp de fastställda målen och återrapportera till fullmäktige (uppföljningsfunktion).

Kommunstyrelsen ansvarar för att dess verksamhet samordnas med övriga nämnders och bolags verksamheter för att erhålla största möjliga kommunnytta (samordningsfunktion).

2.2 Nyckeltal