Mål 9 - Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare

Innehållsförteckning

2.2 Kommunfullmäktiges mål

2.2.9 Mål 9 - Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare

2.2.9.1 Mål 9 - Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare

Kommentar

HR-avdelningens uppdrag är att leda, samordna och följa upp det koncernövergripande arbetet inom personal-och arbetsgivarfrågor.

Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning arbetar utifrån fem strategiskt viktiga områden i syfte att Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för nuvarande och framtida medarbetare. De strategiska områdena är; kompetensförsörjning, chefs- och ledarskap, hållbart arbetsliv, processorienterat arbetssätt och digitala lösningar samt en arbetsgivare.

Personal- och kompetensförsörjning är ett område som blir allt viktigare för att klara leveransen av välfärdstjänster inom bland annat skola, teknisk verksamhet samt inom vård- och omsorg. För att möta utmaningarna kring kompetensförsörjning krävs det att Halmstads kommun är en attraktiv arbetsgivare både för att attrahera nya medarbetare men även för att behålla medarbetare som redan är anställda. För att lyckas i arbetet med personal- och kompetensförsörjning behöver det finnas tydliga strategier att utgå ifrån samt mål. Strategierna ska sedan omsättas i aktiviteter som löpande följs upp. Utifrån genomförd granskning, utförd av PwC, uppfyller Halmstads kommun personal- och kompetensförsörjningsarbetet utifrån perspektiven leda, samordna och följa upp.

Det koncernövergripande arbetet med personal – och arbetsgivarfrågor leds av HR-direktör i nära samarbete med HR ansvariga vid Halmstads kommuns förvaltningar- och bolag. Forum för det koncernövergripande arbetet inom professionen är HR-rådet. Under året har forumet för detta arbete och dess struktur förändrats för att möjliggöra för ett bredare deltagande och mer inkluderande. Syftet

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 27 Kommunstyrelsen

med förändring av HR-råden är att tillsammans arbeta mer proaktivt med viktiga gemensamma frågor, erfarenhetsutbyte, öppna upp för gemensam dialog och reflektion, samt vid behov stärka och

vidareutveckla professionen i syfte att skapa värde för dem vi är till för. För att säkerställa en enhetlig hantering i kommunövergripande arbetsgivarfrågor har under året arbetsgivarnätverket slagits samman med HR-rådet vilket möjliggör dels för ett bredare deltagande och gemensamma ställningstaganden i viktiga personal- och arbetsgivarfrågor – en arbetsgivare.

Halmstads kommunkoncerns chefs- och ledarskap är viktiga förutsättningar för att lyckas med att skapa ett hållbart arbetsliv för våra medarbetare samt att kommunkoncernen ska upplevas som en attraktiv arbetsgivare. Därför har ett nytt chefs- och ledarprogram arbetats fram som bygger på kontinuerligt lärande under hela chefsperioden. Halmstads kommun genomförde under våren en

koncernövergripande medarbetarundersökning. En fördjupad analys har därefter genomförts var på ett arbete med att förtydliga chefers uppdrag/profession har påbörjats. Det ska resultera i att skapa

förutsättningar för chefer att agera som utvecklande ledare med ett nära och närvarande chefs- och ledarskap i verksamheten.

I arbetet med att planera vårt arbete inför 2020 kunde vi inte förutse vad som komma skulle. Pandemin fick oss att prioritera om, förändra arbetssätt prova på vår förmåga att samverka och se nya sätt att lösa uppkomna situationer. Exempelvis under det initiala skedet av pandemin uppstod ett behov av att samordna kommunens bemanningsenheter i syfte att säkra bemanning av samhällsviktig tjänst.

Stora delar av avtalsrörelsen 2020 blev prolongerad till den siste oktober inom svenska arbetsliv. Efter det att märket mellan industrins parter blev klart så kunde en central överenskommelse om ett fyraårigt avtal med kommunal, Vision. Ledarna och Akademikerförbundet SSR. Avtalen löper t.o.m. 2024-02-31.

Under året trädde även ett nytt centralt kollektivavtal angående kompetens och omställning i kraft. I Halmstad så har det tecknats ett flertal lokala kollektivavtal främst föranlett av coronapandemin. Från och med 2020 har Halmstad även ett nytt arbetstidsavtal som på sikt ersätter befintligt årsarbetstidsavtal.

Ambitionen är att avtalet ska bidra till god planering, framförhållning och en stabilare verksamhet med mindre behov av timavlönade medarbetare samt uttag av övertid. På detta sätt skapas ett hållbart arbetsliv.

Leda, samordna och följa upp arbetet med personal- och arbetsgivarfrågor består av många olika insatser och aktiviteter inom HR-området, exempelvis processer och digitala lösningar, förhandlingar och avtal, upphandlingar av leverantörer med mera.

Utifrån kommunstyrelsens uppföljning av HR avdelningens arbete redovisas följande;

Kommungemensamt rekryteringscenter har fortsatt sitt arbete med att kvalitetssäkra

rekryteringsprocessen genom att rekrytera chef- och ledare samt specialister inom Halmstads kommun.

Efter en period som kan kännetecknas av stiltje har nu ny ledare och chef tillsatts för vidare implementering och utveckling.

Arbetet utifrån Heltidsarbete som norm fortskrider utifrån beslutad handlingsplan. Det är ett

utvecklingsarbete som följer förändringens alla rum. Som helhet syftar arbetet på att möjliggöra framtida kompetensförsörjning, jämställdhet samt ett hållbart arbetsliv.

Arbetet med att utveckla lönebildningsprocessen fick i början av året stå tillbaka för bland annat arbete utifrån pandemin. Under hösten har dock arbetet påbörjats och kommer att fortsätta under 2021 och framåt.

Genom att kontinuerligt arbeta med sin strategiska kompetensförsörjning kan arbetsgivaren möjliggöra för sina medarbetare att vara rustade för framtida utmaningar och behov av förändrad kompetens.

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 28 Kommunstyrelsen

Genom möjligheten att söka medel för omställningsarbetet så har det under 2020 fördelats medel till våra förvaltningar i syfte att öka den digitala mognaden och påbörja verksamhetsutveckling med hjälp av digitalisering.

Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för nuvarande och framtida medarbetare varpå arbetet med studentsamverkan fortgår. Under året har vi fått ställa om och genomföra praktikperioder digitalt – en spännande omställning som fungerade fantastiskt utifrån vissa yrkeskategorier.

För att stärka HR-avdelningens gemensamma bidrag till de vi är till för behöver vi se över hur vi är bemannade och organiserade utifrån vårt grunduppdrag. Tydliggöra gemensamma mål och riktningar samt vidareutveckla forum och arenor för samverkan och inkludering. Vi behöver lära oss att prioritera och verka mer utifrån generalist roll och tillsammans än i våra stuprör som specialister.

Vi behöver få en gemensam bild och förståelse för hur vi leder, samordnar och följer upp tillsammans med övriga på kommunledningsförvaltningen.

Sedan årsskiftet 2020 så tillhör HR-service Servicekontoret vilket medfört förändring i samverkan och i våra gemensamma arbetssätt. Vi behöver se över forum för beslut, strategisk utveckling och gemensamt arbetssätt med mera för en mer optimal samverkan.

Arbetet under coronapandemin

Med anledning av coronapandemin beslutade Halmstads kommun i mars 2020 att kommunen befinner sig i en extraordinär händelse. En särskild HR-stab inrättades tidigt i den kommunövergripande

krisledningsstaben. Den består av medarbetare som arbetar med bemanningsfrågor,

kompetensinventering, arbetsrättsliga frågor samt arbetsmiljöfrågor kopplat till Corona. Arbetet har fortsatt med tanke på ökad smittspridning under hösten. HR-staben informerar fortlöpande chefer och HR-ansvariga på förvaltningarna om arbetsrättsliga frågor via intranätet.

HR-staben har även haft regelbunden kontakt med kommunens fackliga organisationer och arbetet har fungerat bra och har underlättat arbetet med pandemin betydligt. De fackliga organisationerna är fortsättningsvis en viktig part för att arbetet med pandemin ska hanteras i kommunen

I tider som nu när många privata företag permitterar och varslar personal upplevs kommunen som en trygg och säker arbetsgivare, vilket är attraktivt för unga framtida medarbetare. Under det inledande skedet av pandemin under våren genomfördes en kampanj för att rekrytera personal. Kampanjen har gått under namnet ”snabba jobb” och många har ansökt om jobb och kunnat anställas. Totalt sökte över 1 000 personer och ca 100 personer fick anställning inom kommunen, främst på hemvårdsförvaltningen.

En kompetensinventering genomfördes under våren för att på så sätt kunna identifiera medarbetare i den kommunala verksamheten med kompetens som undersköterska, sjuksköterska men som idag arbetar med andra arbetsuppgifter. Kompetensinventeringen har visat att det finns ca 450 medarbetare inom kommunen som har någon form av vård och omsorgsutbildning men som arbetar idag med andra arbetsuppgifter. Om pandemin förvärras och respektive förvaltning uttömt samtliga sina möjligheter att hantera verksamheten kan det bli aktuellt att förflytta dessa personer från sin ordinarie verksamhet, för att på så sätt stötta upp den kommunala vård- och omsorgsverksamheten.

Under våren gick olika yrkesgrupper därför en förberedande introduktion för att kunna arbeta inom vård- och omsorgsverksamheterna. Den befarade höga frånvaron med anledning Corona visade sig under våren inte stämma, tvärtom så var det en hög topp i mars och april som sedan planade ut för att hamna på normala nivåer under sommarperioden juni till augusti. Medarbetarna fick sina önskade sommarsemestrar och ingen medarbetare behövde förflyttas för arbete inom andra samhällsviktiga

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 29 Kommunstyrelsen

tjänster. Men under senhösten 2020 har sjukfrånvaron ökat markant och då främst inom barn- och ungdomsförvaltningen och hemvårdförvaltningen och även på socialförvaltningen.

Under våren 2020 har företagshälsan varit behjälpliga med provtagning för Covid -19. Provtagningen har skett för prioriterade grupper inom hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen, räddningstjänsten samt utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltingen. Provtagningen upphörde före sommaren då Region Halland började med sina tester. Men med anledning av det ansträngda läget hos Region Halland återupptogs provtagningen på Pe3 i december månad. Denna gång enbart för hemvårdsförvaltningens personal. En liten del av antikroppstester har också genomförts.

Under senare delen av december har planering skett för bl.a bemanning av vaccinering.

Målindikatorer Utfall T3 2020 Målvärde

Total sjukfrånvarotid 8,4% Ökning

Frisktal 25%

Hållbart medarbetarindex (HME) 79% 79%

Insatser Kommentar

Följa upp arbetet med

rekryteringscentrum och ta beslut om vidare inriktning

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 30 Kommunstyrelsen

Följa upp arbetet och effekterna av heltidsarbete som norm och hållbart, förändrat och förlängt arbetsliv

Nedan följs arbetet och effekterna upp av heltidsarbete som norm, förändrat och förlängt arbetsliv.

Heltidsarbete som norm

Heltidsarbete som norm är en jämställdhetsfråga samt en viktig förutsättning för kompetensförsörjningen utifrån den demografiska utmaningen i kommunen och för att vi ska vara en attraktiv arbetsgivare. Om medarbetarna ska arbeta heltid fram till en pensionsålder som blir allt högre behöver schemaläggning bidra till ett hållbart arbetsliv utifrån de behov som verksamheterna har.

Utifrån beslutad handlingsplan för heltidsarbete som norm

påbörjades implementeringen av schemaplaneringshjälpen i Heroma.

Under 2020 har schemaplaneringshjälpen implementerats på Socialförvaltningen. Under 2021 kommer implementering av

schemaplaneringshjälpen Heroma att ske på Hemvårdsförvaltningen och Servicekontoret och planen sträcker sig till och med år 2022.

Det är inte enbart ett tekniskt system för schemaläggning som införs utan även det nya arbetstidsavtalet som undertecknades i januari mellan arbetsgivaren och Kommunal. Halmstads kommun har via en ny bemanningshandbok tagit ställning för ett gemensamt arbetssätt och för schemaläggning som understödjer ett hållbart arbetsliv. Detta innebär inte enbart att medarbetarnas schema förändras, utan bemanning och organisering påverkas också - vilket innebär en kanske ännu större förändring.

Centrala medel har tillskjutits implementerande förvaltningar. Chefer och schemakonsulter har genomgått både externa och interna utbildningar, utbildningsmaterial har tagits fram och regelbundna avstämningar finns mellan projektledning och verksamheterna. En god dialog och samverkan med Kommunal sker löpande.

För att möjliggöra god ekonomisk hushållning och ett hållbart arbetsliv för alla medarbetare är det viktigt att få till samarbete mellan verksamheter och förvaltningar, samtidigt som det pågår dialog inom förvaltningarna hur samplanering ska ske.

Från och med 1 januari 2020 sker nyrekryteringar längre än tre månader för Kommunals yrkesgrupper inom vård- och omsorg och funktionsvariation på heltid i enlighet med Kommunstyrelsens beslut.

Från 1 januari 2021 ska nyanställning på heltid ske inom hela Kommunals avtalsområde.

Utifrån beslutad handlingsplan för heltidsarbete som norm har andel heltidsarbetande ökat från 2018 (54,6 % )och 2020 (65,6 %) heltidsarbetande, inom kommunals avtalsområde. Det sker en förskjutning åt rätt håll även om det fortsatt är lång väg kvar till målet dvs att 85% ska vara heltidsarbetande i kommunen den 31 maj 2021.

Hållbart arbetsliv

För att få ett hållbart arbetsliv har förvaltningar och bolag satt igång med olika insatser för att stimulera medarbetarnas fysiska och psykosociala hälsa via hälsoinspiratörer och företagshälsa. Andra aktiviteter är ledarutveckling genom Utvecklande ledarskap, schemaläggning för hållbart arbetsliv, hälsosamtal kopplat både individ och grupp genom aktiva hälsoplaner samt stöd i arbetet kring organisatorisk och social arbetsmiljö.

Den är viktigt att möjliggöra dels för ett förlängt arbetsliv men även för möjligheten till ett förändrat arbetsliv genom till exempel olika karriärmöjligheter inom organisationen. Genom att systematiskt arbeta med sin verksamhets strategiska kompetensförsörjning möjliggör man för medarbetarna att vara rustade både för dagens och morgondagens förutsättningar samt verka för ett hållbart arbetsliv över tid.

Förlängt arbetsliv

Kommunledningsförvaltningens HR-avdelning har utarbetat att förslag avseende ekonomiska stimulansåtgärder i form av en premiemodell för medarbetare vilka arbetar från och med den månad medarbetaren fyller 65 år.

Syftet med premiemodellen är att denna ska stimulerar till ett förlängt arbetsliv samt stimulerar till ett livslångt lärande och är samtidigt en del i underlättande av kommunens stora

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 31 Kommunstyrelsen

Insatser Kommentar

kompetensförsörjningsutmaning. Premiemodellen tar samtidigt hänsyn till att medarbetare i samhället generellt sett blir friskare och lever längre och att vi därmed har större förmåga till ett förlängt arbetsliv.

Det utarbetade förslaget är presenterats för KPLU och är remitterad till nämnder och styrelser. Remisstididen är förlängd t.o.m 2020-08-31 med anledning av COVID -19. HR-avdelningen förberedes beslut i ärendet och implementation av ekonomiska stimulansåtgärder planeras tidigast 2021-02-01. Förslag att stimulera yngre

medarbetare till anställning i tidig ålder kommer att påbörjas inom närstående.

Utreda förutsättningar för ett chefs- och ledarutvecklingsprogram för koncernen

Halmstads kommunkoncerns chefs- och ledarskap är viktiga

förutsättningar för att lyckas med införandet av ny styrning och uppnå dess förväntade effekter, att skapa goda förutsättningar för ett hållbart arbetsliv för våra medarbetare samt att kommunkoncernen ska upplevas som en attraktiv arbetsgivare.

Därför har under 2020 upplägg för ett nytt chefs- och ledarprogram arbetats fram. Programmet startar våren 2021 där fokus ligger på lärande över tid under hela chefsperioden samt att lärande sker tillsammans via bland annat kollegiala samtal, vedertagen kunskap samt nya forskningsrön.

Chefs- och ledarutvecklingsprogrammet tar sin utgångspunkt från de senaste ledarskapsteorierna och tillitsbaserad styrning och ledning.

Kommunens nya styrmodell (horisontell och tillitsbaserad styrning), utvecklande ledarskap, dialog/reflektion samt intentionen att vara en attraktiv arbetsgivare är grundfundament i programmet.

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 32 Kommunstyrelsen

Insatser Kommentar

Utveckla lönebildningsprocessen i Halmstads kommun

Lönebildningsprocessen i Halmstads kommun utvecklas ständigt genom årliga dialoger med verksamhetsrepresentanter samt genom formella dialoger med de fackliga organisationerna. Den

kommunövergripande HR-avdelningen genomför även utbildning som en del att säkerställa en ändamålsenlig lönebildningsprocess i kommunen utifrån de centrala löneavtalen.

HR-avdelningen har fått i uppdrag att utarbeta bl. a tydligt

lönestruktur och lönenivåer för olika chefsgrupper och koncernnivåer samt grovt definiera uppdragen för de olika nivåerna. Arbetet påbörjats och genomförts avseende definition för de exekutiva cheferna.

Utveckla lönebildningsprocessen i Halmstads kommun har fått stå tillbaka med anledning av Covid - 19. Under 2020 har det dock varit möjligt att påbörja visst utvecklingsarbete inom området.

Lönebildningsprocessen utgår ifrån befattningen medarbetaren har och därtill tillhörande löneläge, som i sin tur skapar en lönestruktur för hela yrkesgruppen som har samma befattning. I

utvecklingsarbetet som har påbörjats har det fokuserats på att ta bort felkällor, kvalitetssäkra processer samt upprätta grundstrukturer.

Nedan presenteras arbetet som är utfört så här långt inom ramen för att utveckla lönebildningsprocessen;

 Som ett steg i att utveckla lönebildningsprocessen har anställningsblanketten utvecklas i syfte att kvalitetssäkra befattningar/AID, och därtill säkerställa löneläge för nya befattningar så att dessa följer rådande lönestruktur.

 Titelprocess med tillhörande blankett är framtagen när det finns behov av att upprätta nya befattningar. Formuläret syftar till att på ett systematiskt sätt samla in information avseende innehåll och krav för nya befattningar, samt säkerställa att dessa följer rådande lönestruktur. Formuläret är i dagsläget manuellt men kommer att utformas till en e-tjänst.

 Vi är i uppstarten av ett projekt som handlar om att kartlägga arbetsinnehåll och krav i befattningar genom en enkät till Halmstads kommuns medarbetare och utifrån svaren med hjälp av automation kategorisera och analysera svaren, samt hitta mönster i enkätsvar på ett smart sätt utifrån angivna direktiv. Automationen syftar till att tidseffektivisera kartläggnings- och analysarbetet och det kommer först att göras en pilot på HR-funktionen, om arbetssättet fungerar bra kan detta utvidgats till att göra kartläggningar på övriga yrkesgrupper inom kommunen.

Detta arbete syftar till att ta bort befattningar som det inte finns behov av, samt skapa en grundstruktur med tillhörande arbetsvärdering för samtliga befattningar.

På sikt ska detta arbete generera ett systematiskt befattningsregister för Halmstads kommuns befattningar, som ska ligga till grund när dessa ska jämföras mellan varandra. Först när grundarbetet med arbetsvärderingen är gjort kan man ta fram lönespann och tydlig lönestruktur.

Arbetet med att utveckla lönebildningsprocessen i Halmstads kommun kommer att fortsätta under 2021 och framåt.

Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 33 Kommunstyrelsen

Leda, samordna och följa upp kommunkoncernens arbete med kompetensförsörjning

Leda, samordna och följa upp kommunkoncernens arbete med kompetensförsörjning består av många olika insatser och aktiviteter inom HR- området exempelvis arbetet utifrån heltidsarbete som norm, kommungemensamt rekryteringscenter, hållbart arbetsliv, förlängt arbetsliv med mera. En annan viktig aspekt i att möjliggöra för kompetensförsörjning är att Halmstads kommun verkar som en attraktiv arbetsgivare för nuvarande och framtida medarbetare, varpå det är viktigt att säkerställa en god och jämställd arbetsgivarpolitik på alla organisatoriska nivåer.

Uppföljningen utifrån leda, samordna och följa upp

kommunkoncernens arbete med kompetensförsörjning sker utifrån tre utpekade perspektiv från kommunstyrelsen; karriärmöjligheter, praktikplatser till studenter och omställning medarbetare

Kommunledningsförvaltningens HR - avdelning har tillsammans med HR - rådet beslutat att fokusera det koncerngemensamma arbetet, under 2020/2021, på att tillsammans vidareutveckla introduktionen, stärka ledarskapet och arbeta med kompetensförsörjning utifrån fokus på den interna rörligheten. Under 2020 har fokus varit att stärka ledarskapet och vidareutveckla introduktionen. Den interna rörligheten är viktig för att möjliggöra dels för ett förlängt arbetsliv men även för möjligheten till ett förändrat arbetsliv genom olika karriärmöjligheter inom organisationen. Ute på våra förvaltningar- och bolag görs en hel del insatser inom området men vi behöver fokusera vårt gemensamma arbete under 2021 på att stärka det ytterligare.

Under året har även det koncerngemensamma arbetet med att möjliggöra för studenter att genomföra exjobb, praktik med mera inom våra verksamheter fortsatt. Dels genom de

kommungemensamma ansökningsperioderna där vi talar om vad det finns för möjligheter för studenterna inom våra verksamheter men även genom den etablerade och systematiska samverkan och samordning som exempelvis finns mellan utbildningsaktörernas olika program och våra förvaltningar/bolag. Under 2020 har vi behövt att ställa om och genomfört praktik för studenter digitalt vilket har varit både spännande och lärorikt. Praktikperioden blev inte som någon part tänkt men det gick att genomföra med gott resultat, något att ta med in i det fortsatta arbetet kring studentsamverkan.

HR-avdelningen tillsammans med tillväxtHR-avdelningen hade för avsikt att under hösten 2020 ta fram ett gemensamt underlag för att

tillsammans utreda/se på olika alternativ kring en väg in för målgruppen studenter. Detta initiativ har på grund av höstens utmaningar behövt att omprioriteras.

Halmstads kommun har beviljats medel avseende tidiga lokala omställningsinsatser från den kollektivavtalade omställningsfonden, under 2020. En del i detta har varit medel till stöd för den digitala transformationsresan i syfte att kunna anpassa verksamhet i en konkurrenskraftig och digitaliserad värld. Den primära inriktningen har varit att ge stöd för chefer och medarbetare för en ökad kunskap och förståelse om digitaliseringens möjligheter. Under året har det genomförts ett projekt i syfte att fördela medel inom organisationen

In document Lokal Moviestar (Torsgatan 1) och digitalt via Teams. (Page 64-72)