Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut
Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 (kommunstyrelsen)
Sammanfattning av ärendet
Kommunledningsförvaltningens arbete under 2020 styrs av kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2020, antagen 2019-11-26 (kommunstyrelsen § 310, 2019/00021). Kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2020 innehåller elva verksamhetsmål; de nio målen från Planeringsdirektiv med budget 2020-2024 samt två verksamsamhetsmål riktad till kommunstyrelsens egen verksamhet. Verksamhetsplanen innehåller även nyckeltal, mätetal, budget för kommunledningsförvaltningen, personal- och jämställdhetsmål samt internkontrollplan.
Bokslutet är årets tredje och sista uppföljning av kommunledningsförvaltningens verksamhet, ekonomi och personal.
Uppföljningen syftar till att ge kommunstyrelsen en bild av hur arbetet med kommunstyrelsens verksamhetsplan 2020 gått, samt personalbild och ekonomiskt utfall per 31 december 2020.
Uppföljningen av internkontrollplanen redovisas separat under våren 2020.
Verksamhet
Av kommunstyrelsens elva verksamhetsmål har 9 bedömts vara uppnådda. Inga mål bedöms inte ha uppnåtts, däremot har bedömning inte kunnat genomföras (alternativt har analysen varit otydlig) för två av målen. Kommunledningsförvaltningen bedömer därigenom att arbetet med verksamhetsmålen har varit framgångsrikt och i stort uppnåtts. Detta ska tolkas med bakgrund i det delårsbokslut som presenterades för kommunstyrelsen i september 2020, i vilken 10 mål hade en osäker prognos och endast ett mål bedömes uppnås vid årets slut. Sammantaget har kommunledningsförvaltningen i stort lyckats genomföra sina uppdrag.
Målredovisningen innehåller även en uppföljning av arbetet med kommunstyrelsens uppdrag, givna av kommunfullmäktige genom Planeringsdirektiv med budget 2020-2024. Samtliga uppdrag frånsett
”Utveckla användning av extern finansiering och projektmedel” är avslutade. Det sistnämnda uppdraget är inte avslutat då arbetet fortsätter under 2021.
Ekonomi
Utfall per december för kommunstyrelsens anslagsområde 011 kommunstyrelse uppgår till +5 Mnkr jämfört med budget. Avvikelse mot budget utgörs främst av ersättning för ökade sjuklönekostnader i
Ärende KS 2020/00020
Beslutsinstans: Kommunstyrelsen Ärendets ursprung: Verksamhetsuppföljning
Tjänsteskrivelse
Kommunledningsförvaltningen 2021-01-26
KS 2020/00020
Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 2(5)
samband med pandemin, 10,4 Mnkr, utöver det som fördelats till övriga förvaltningar samt kostnader för presentkortsgåvan till personalen, -9,7 Mnkr. Samhällsbyggnadskontorets anslagsområde 299 visar en positiv budgetavvikelse på 39,3 Mnkr. Detta beror främst på reavinster på tomträttsförsäljningar samt intäkter och kostnader i samband med markförsäljningar.
Personal
Personalbilden under 2020 är till stor del påverkad av coronapandemin. Folkhälsomyndighetens rekommendationer för minskad smittspridning samt frekventa omprioriteringar av uppdrag har inneburit en omställning för medarbetarna på förvaltningen. En konsekvens av detta kan vara den minskade korttidssjukfrånvaron samt ökningen av långtidssjukskrivningar.
Större insatser kopplat till personalområdet under 2020:
- Gemensam organisationskultur
- Kollegiala samtal för förvaltningens chefer.
- Flytt i rådhuset
- Ny rutin kring avslutningssamtal med de medarbetare som valt att avsluta sin anställning Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen godkänner
Bokslut/Verksamhetsberättelse (T3) 2020 (Kommunstyrelsen).
Ärendets beredning
Berörda handläggare på kommunledningsförvaltningen som ansvarar för verksamhetsmål eller uppdrag har rapporterat in status, prognos och analys för sitt ansvarsområde.
Kommunledningsförvaltningens stab har samordnat arbetet med bokslutet.
Bokslutet/verksamhetsberättelsen redovisas i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp.
Beskrivning av ärendet Bakgrund
Verksamhetsplanen beskriver hur kommunstyrelsen ska uppnå målen i planeringsdirektivet med budget 2020-2024 samt andra prioriterade områden som kommunstyrelsens verksamheter ska arbeta med.
Verksamhetsplanen innehåller också budget för kommunledningsförvaltningen, samt internkontrollplan.
Bokslutet/verksamhetsberättelsen är den tredje och sista uppföljningen för året av
kommunledningsförvaltningens verksamhet, ekonomi och personal. Bokslutet har föregåtts av delårsbokslut (september) och delårsrapport (maj).
Bokslutet utgör slutrapport för kommunledningsförvaltningens utvecklingsarbete, personal samt ekonomi kopplat till kommunstyrelsens verksamhetsplan 2020.
Analys och förslag
Tjänsteskrivelse
Kommunledningsförvaltningen 2021-01-26
KS 2020/00020
Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 3(5)
Bokslutet består av områdena målredovisning, personalredovisning och ekonomisk redovisning.
Målredovisning
Målredovisningen beskriver kommunledningsförvaltningens arbete kopplat till kommunfullmäktiges mål samt kommunstyrelsens egna mål under 2020. Till samtliga mål finns tillhörande insatser och i vissa fall mätetal. Verksamhetsmål, insatser och mätetal analyseras och bedöms av handläggare ansvarig för respektive mål/insats/mätetal.
Av elva verksamhetsmål bedöms 9 ha uppnåtts. Gällande de andra två målen har inte bedömningen kunnat göras (bedömningen är osäker). Detta gäller mål 2 (I Halmstad ska invånarna känna förtroende för kommunen och samhället) samt mål 5 (Halmstad ska ha Sveriges bästa företagsklimat).
Bedömningen beror till största del på coronapandemin, som bland annat tvingat
kommunledningsförvaltningen till omprioriteringar samt haft påverkan på både näringslivet i stort och kommunledningsförvaltningens arbete kopplat till näringslivet. Arbetet med att hantera
coronapandemin har vidare försvårat att hålla viktiga möten (till exempel samrådsmöten inom samhällsbyggnadsområdet).
Verksamhetsplanen innehåller även insatser kopplade till varje verksamhetsmål. I uppföljningen av arbetet med insatserna framgår att en överväldigande majoritet (31 st) av insatserna är genomförda. 13 insatser är fortsatt pågående. Vidare hantering av de 13 pågående insatserna kommer bedömas insats för insats. Vissa kommer plockas in i kommunledningsförvaltningens förvaltningsplan, som är under framtagande. Andra insatser kommer avslutas under året.
De mätetal som återfinns i bokslutet har i flera fall inte varit möjliga att rapportera in. Detta beror i vissa fall på att mätningar prioriterats ned på grund av coronapandemin, i andra på att vissa mätningar är kopplade till det koncernövergripande bokslutet och därmed inte är färdigställda då rapporten skrivs.
Målredovisningen innehåller även en uppföljning av arbetet med kommunstyrelsens uppdrag, givna av kommunfullmäktige genom Planeringsdirektiv med budget 2020-2024. Kommunstyrelsen ansvarar för totalt sju riktade uppdrag. Samtliga uppdrag frånsett ”Utveckla användning av extern finansiering och projektmedel” är avslutade. Det sistnämnda uppdraget är inte avslutat då arbetet fortsätter under 2021.
Ekonomi
I den ekonomiska redovisningen är kommunledningsförvaltningen uppdelat i flera olika anslagsområden. De anslagsområden som redovisas här är de som avser
kommunledningsförvaltningens verksamhet; stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret.
Utfall per december för kommunstyrelsens anslagsområde 011 kommunstyrelse uppgår till +5 Mnkr jämfört med budget. Avvikelse mot budget utgörs främst av ersättning för ökade sjuklönekostnader i samband med pandemin, 10,4 Mnkr, utöver det som fördelats till övriga förvaltningar samt kostnader för presentkortsgåvan till personalen, -9,7 Mnkr.
Utfall per december för kommunstyrelsens anslagsområde 031 stadskontor uppgår till +12,2 Mnkr jämfört med budget. Avvikelse mot budget utgörs främst av ökade intäkter, dels försäkringsersättning (3,3 Mnkr) och återsökning av moms (3,2 Mnkr), dels ökad omsättning av koncerninterna intäkter (4,0 Mnkr). Personalkostnaderna är 16,5 Mnkr högre än föregående år vilket till största del beror på
kostnaden för kommunens retroaktiva löner (5,7 Mnkr) bokförts här. Kostnadsökningen beror också
Tjänsteskrivelse
Kommunledningsförvaltningen 2021-01-26
KS 2020/00020
Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 4(5)
på att flera verksamheter fick ökade anslag 2019, som användes till rekryteringar vilka nu har arbetat hela året.
Ökade kostnader med anledning av pandemin Covid-19 uppgår till 1,2 Mnkr varav 0,8 Mnkr för covid-tester och kriskommunikation har erhållits i statsbidrag.
Samhällsbyggnadskontorets anslagsområde 299 visar en positiv budgetavvikelse på 39,3 Mnkr. Detta beror främst på reavinster på tomträttsförsäljningar samt intäkter och kostnader i samband med markförsäljningar, 79,6 Mnkr. Avvikelsen för detaljplaner är -15,4 Mkr varav -13,6 Mkr är för detaljplaner på kommunal mark. Avvikelse för uthyrning och markupplåtelser är -7,1 Mnkr vilket till stor del beror på samhällsbyggnadskontorets ansvar för tomma lokaler. Utrangeringar, bland annat förstudier, rivning av Kattegattgymnasiet samt övriga rivningar ger en budgetavvikelse på -22,1 Mnkr.
Med anledning av pandemin var det var möjligt för hyresgäster att söka hyresreduktion för perioden april-juni, och en reduktion av hyran med antingen 25% eller 50% beroende på hur stora ekonomiska svårigheter de påvisade. Halmstads kommun mottog och beviljade totalt sju
hyresreduktionsansökningar varav fyra från hyresgäster hos samhällsbyggnadskontoret (verksamhet 299). Kommunen betalade 0,2 Mnkr i hyresreduktion till hyresgäster i verksamhet 299 och har utifrån det beloppet ansökt om, och fått utbetalat, statligt bidrag för hälften 0,1 Mnkr. Utöver det har ca 0,01 Mnkr i utebliven arrende- och hyresintäkter blivit konsekvensen av det rådande läget.
Covid har även haft påverkan för anslagsområde 371 Färdtjänst Av budgeterade 48 Mkr visas ett överskott på 10,6 Mkr. Vissa månader har antalet resenärer varit en halvering mot föregående år.
Personal
Sett till totalt antal tillsvidareanställda medarbetare har kommunledningsförvaltningen krympt med 19 medarbetare sedan 2019 års mätning. Minskningen beror på att enheten HR service flyttat till
servicekontoret. Bland tjänster som tillsatts under året hör tillväxtstrateger, analytiker, digitala strateger, projektledare samt planarkitekter. Kommunledningsförvaltningens står inför fortsatta
personalförändringar. Till exempel kommer 19 tillsvidareanställda medarbetarna uppnå pensionsåldern.
Då flera yrkeskategorier inom kommunledningsförvaltningen är svårrekryterade är det viktigt att vi arbetar aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. Insatser som genomförs kopplat till detta syftar bland annat till att behålla medarbetare, men även att attrahera nya medarbetare.
I de rekryteringar som vi haft den senare delen av året märks ett nytt intresse av att söka sig till
kommunledningsförvaltningen från andra delar i koncernen, vilket är positivt i perspektivet attraktiv då det visar på intern rörlighet och kompetensutveckling inom Halmstads kommun.
Insatser kopplat till personalområdet 2020:
- Gemensam organisationskultur
En gemensam organisationskultur på förvaltningen är en viktig förutsättning för att vi ska lyckas leverera goda resultat inom vårt gemensamma uppdrag (leda, samordna, följa upp koncernen).
- Kollegiala samtal för förvaltningens chefer.
Det kollegiala lärandet har flera syften, bland annat att vara en del av förvaltningens kulturresa, vara ett forum där chefer ges möjlighet till kollegiala samtal och reflektioner samt vara en
Tjänsteskrivelse
Kommunledningsförvaltningen 2021-01-26
KS 2020/00020
Halmstads kommun, kommunledningsförvaltningen, Box 153, 301 05 Halmstad
035-13 70 00 • direkt@halmstad.se • www.halmstad.se Sida 5(5)
testpilot för att utveckla en form som ska ingå i Halmstads kommunkoncerns chefs- och ledarprogram.
- Flytt i rådhuset
Nya placeringar för medarbetare i syfte att främja utveckling och samverkan samt bidra till ökad dialog och förståelse till varandras uppdrag och uppnå ytterligare synergieffekter mellan olika funktioners uppdrag.
- Ny rutin kring avslutningssamtal med de medarbetare som valt att avsluta sin anställning.
Analys av det underlag som framkommit är gjort för att kunna arbeta vidare med rätt insatser i linje med att bli en mer attraktiv arbetsgivare.
År 2020 har varit ett speciellt år med stora förändringar i vår omvärld med anledning av pandemin. Det har krävt viss omställning för medarbetarna på förvaltningen. Omprioriteringar, ökad arbetsbelastning, förändrade arbetsuppgifter, pausade arbetsuppgifter med påverkan och konsekvenser i planering samt distansarbete har varit vanligt för medarbetarna under året. En konsekvens av omställningen och anpassningen till Folkhälsomyndigheternas rekommendationer kan vara den minskade
korttidssjukfrånvaron. Samtidigt visar analysen en viss ökning av långtidssjukskrivning, vilket också kan bero på den förändrade arbetssituationen kopplat till coronapandemin.
Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen godkänner Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 (kommunstyrelsen).
Konsekvenser av förslaget -
Ärendets beslutsgång Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsens personal- och ledningsutskott
Beslutsunderlag
1. Bokslut/verksamhetsberättelse (T3) 2020 (kommunstyrelsen) 2. Verksamhetsplan 2020 (kommunstyrelsen)
Kommunledningsförvaltningen Mattias Rossköld, kommundirektör Anna Wallefors, stabschef
Handläggare, Joakim Norström, Verksamhetsutvecklare