åtaganden utifrån politiska fokusområden
Ansvarsfull ekonomisk politik
Kommunövergripande mål:
Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bi-behållen eller förbättrad kvalitet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Utveckla den systematiska kva-litetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för kvalitetsuppfölj-ning/redovisning med tydlig koppling till arbe-te med ständiga förbättringar. Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område.
(Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksam-hetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt be-handla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för fram-förallt årsredovisning och resultatanalysdagar. ) KOMMENTAR: Verksamheten har utvecklats bland annat genom förvaltningens förbättringssystem (idésystem). En rutin för att följa upp nyckeltal i kvalitetssystemet har tagits fram.
UPPFYLLT Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksam-heternas kvalitet och effektivitet (samtliga nämn-der).
BESKRIVNING: Detta generella åtagande funge-rar som ”paraply” för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respekti-ve nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar under höstens verksamhetsplanering. Nämnder-na ska särskilt beakta möjligheterNämnder-na till effektivi-sering genom att etablera samarbete(n).
KOMMENTAR: Arbetats med enligt plan och genom aktiviteter i flera av övriga åtaganden. Ett exempel är arbetet genom det systematiska förbättringssyste-met.
UPPFYLLT Utveckla och införa e-tjänster för att förenkla medborgarnas kontakter med miljö- och byggnadskontoret.
BESKRIVNING: Införande av e-tjänster ger utö-kad service till allmänhet och företagare då an-sökningar och svar kan levereras digitalt. På sikt kan e-tjänster leda till effektivare ärendeprocesser.
KOMMENTAR: E-tjänster har införts för registre-ring av livsmedelsanläggning, anmälan om instal-lation av värmepump samt för ansökan om bygglov.
Under hösten har e-tjänsten för bygglov integrerats med ärendehanteringssystemet Castor. Arbetet med att ta fram nya e-tjänster inom bygglovsenhetens verksamhet har påbörjats under hösten.
UPPFYLLT Öka andel tid som läggs på ope-rativ tillsynsverksamhet.
BESKRIVNING: Med operativ tillsyn avses kon-troll av lagefterlevnad på fältet, dvs inspektioner och platsbesök. Åtagandet innebär fortsatt arbete med att förenkla projektadministrationen för att möjliggöra operativ tillsyn.
KOMMENTAR: Digital arkivering har införts på miljö- och hälsoskyddsenheten och administrativ personal har tillförts, vilket ger ökad tid för tillsyn.
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot närings-livet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Utveckla och skapa dialog med näringslivet om behov och förutsättningar för fö-retagsamhet i Sollentuna.
BESKRIVNING: Åtagandet innebär fortsatt arbe-te med att skapa en fördjupad dialog med företa-garna. Dialogen syftar till att öka förståelsen för företagarnas behov, men även att skapa förståelse hos företagarna för myndighetens uppdrag och skyldigheter. Myndigheten deltar i företagarnas egna möten samt är tydliga i sin kommunikation med företagarna.
KOMMENTAR: Dialog har förts med företagarna för att öka förståelsen för deras behov, samt för att även skapa förståelse hos företagarna för myndighe-tens uppdrag och skyldigheter.
UPPFYLLT Stärka det konsultativa och kommunikativa förhållningssättet i myndighets-rollen.
BESKRIVNING: Ett konsultativt och kommuni-kativt förhållningssätt betyder generellt att sätta den andra personen i fokus och utgå från den-nes perspektiv och situation. I det här åtagandet åsyftas förhållningssätt vid myndighetsutövning.
Insatser och forum för dialog skapar förutsätt-ningar för medarbetarna att reflektera över och stärka sitt konsultativa och kommunikativa för-hållningssätt i sin myndighetsroll.
KOMMENTAR: Förvaltningens medarbetare har bland annat medverkat i utbildningsprogrammet
”Förenkla – helt enkelt” genom SKL (2–4 dagar).
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Aktivt arbeta för att implemen-tera reviderad personalpolicy (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Under hösten 2013 revideras nuvarande personalpolicy och under 2014 ska den sedan, med metodstöd från KLK, imple-menteras i samtliga verksamheter. I kombination med arbetet kring vision och internkommunika-tion bedöms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgivare.
KOMMENTAR: Den reviderade personalpolicyn har implementerats på förvaltningen under en förvalt-ningskonferens i november 2014.
Kommunövergripande mål:
Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Enligt samverkansavtalet ska all gemensam kompetens och erfarenhet tas tillvara
inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansav-talet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla verksamheter tar vara på samverkansav-talets möjligheter.
KOMMENTAR: Medarbetares delaktighet och in-flytande sker bland annat genom samverkan och förvaltningens förbättringssystem.
UPPFYLLT Utveckla förbättringssystem inom miljö- och byggnadsnämndens verksam-heter.
BESKRIVNING: Förbättringssystemet ska bidra till utveckling och ständiga förbättringar av verk-samheten genom medarbetarnas delaktighet och inflytande.
KOMMENTAR: Förbättringssystemet infördes 2013 och rutiner har justerats under 2014. Förbättrings-förslag av olika karaktär diskuteras och fattas beslut om på olika nivåer.
Omsorg
Kommunövergripande mål:
Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv.
Nämndens åtaganden
DELVIS UPPFYLLT Inventera och åtgärda enkelt avhjälpta hinder i Sollentuna centrum.
BESKRIVNING: Inventering ska göras av publi-ka ytor i Sollentuna centrum med avseende på enkelt avhjälpta hinder för ökad tillgänglighet.
Inventeringen ska leda till att respektive fastig-hetsägare uppmanas att vidta åtgärder för att av-hjälpa hindren.
KOMMENTAR: Delar av Sollentuna centrum har blivit inventerade av en examensarbetare. Återstå-ende delar samt pÅterstå-endeltågsstationsmiljöerna kom-mer att inventeras under 2015.
Miljö och klimat
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser från kom-munens verksamheter och skapa förutsättningar
Verksamhetsberättelser
för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tillgängliggöra kunskap och in-formation om olika konsumtionsvals klimatpå-verkan (KS, MBN).
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag-ande 1A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. De insatser som lyfts fram i åtgärdsplanen för 2013 ska utvecklas vidare under 2014 genom handlingsplaner som innebär ett fortsatt samar-bete mellan KS och den energi- och klimatråd-givning som finns inom MBK.
KOMMENTAR: Företagare och bostadsrättsfören-ingar har erbjudits kostnadsfri energiöversyn av sin verksamhet genom konsulter. Projektet har finan-sierats inom ramen för nämndens energirådgivning som stöds av Energimyndigheten.
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö som främjar en hälsosam livsmiljö för kommunens invånare.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Arbeta för en hälsosam inom-husmiljö i boende genom riktad tillsyn av fler-bostadshus.
BESKRIVNING: Riktad tillsyn av fastighetsägare för flerbostadshus är ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i boendet. Fastig-hetsägarna ska få en ökad kunskap och förståelse för miljöbalken samt förbättrade rutiner för sin egenkontroll. Arbetet ska särskilt inriktas på de flerbostadshus där problem med inomhusmiljön kan misstänkas.
KOMMENTAR: Riktad tillsyn har använts som ett verktyg för att uppnå en hälsosam inomhusmiljö i flerbostadshus.
UPPFYLLT Genom tillsyn följa upp att Tra-fikverket vidtar åtgärder enligt fastlagt åtgärds-program (fastlagd senast 2013).
BESKRIVNING: Åtgärdsprogrammet ska minska trafikbuller och luftföroreningar på de ställen längs E4 och järnväg som gällande riktvärden eller miljökvalitetsnormer överskrids. Nämnden bedömer hur Trafikverket går vidare med åtgär-der.
KOMMENTAR: Trafikverket har lagt bullerredu-cerande asfalt (så kallad ”tyst asfalt”) på en 1300 meter lång sträcka på E4:an i höjd med Rotebro.
Hastighetssänkningar är införda på hela E4:an ge-nom Sollentuna.
Integration och kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delakti-ga i kommunens utveckling.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Eftersträva ett enkelt och begrip-ligt språk i information och texter som är avsed-da för invånarna (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara be-griplig. Det innebär både övergripande informa-tion och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut.
KOMMENTAR: Bygglovsenheten har genom enkäter regelbundet följt upp sökandes synpunkter när det gäller enhetens information och språk i bygglovsbe-slut. Uppföljningarna visar på fortsatta förbättring-ar.
UPPFYLLT Planera och strukturera infor-mations- och kommunikationsinsatser där res-pektive aktivitets syfte, mål och tillvägagångssätt tydligt beskrivs i en kommunikationsplan BESKRIVNING: Det är viktigt att informera och kommunicera om miljö- och byggnadsnämn-dens verksamheter, dels ur ett allmänintresse utifrån nämndens ansvarsområden, dels för att belysa nämndens myndighetsroll. Andra viktiga aspekter är att öka allmänhetens förtroende för dessa verksamheter och för kommunen i stort, men även för att effektivisera verksamheternas arbete. Genom att upprätta en kommunika-tionsplan beskrivs varför, vad och hur MBN ska kommunicera med externa intressenter, samt att planerade aktiviteter för förbättringar av kom-munikationen redovisas.
KOMMENTAR: Informations- och kommunika-tionsinsatser har planerats och genomförts enligt kommunikationsplanen för 2014.
Kommunövergripande mål:
Utveckla den interna kommunikationen.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssys-tem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Arbetet syftar till att öka effekti-viteten i verksamheten, hålla ordning och reda i kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande.
KOMMENTAR: Förvaltningens interna kommu-nikationssystem och -vägar har tydliggjorts för att synliggöra vem, vad, hur och vad som ska kommu-niceras.
Budgetuppdrag
Typ av uppdrag Uppdrag Krav återredovisning Kommentar
2014 – Från prel budget 2015
Redovisning av förslag på
satsning av öppen data. Redovisning i samband med
remiss preliminär budget. Avslutad (enligt plan)
Övriga utvecklingsinsatser
Under året har kontoret bidragit till kravställ-ning, upphandling och införande av ett nytt system (GISO) för geografisk information inom kommunen. Systemet är ett viktigt stöd i hand-läggningen på flera förvaltningar och mät- och kartenheten har bland annat haft en central roll gällande överföringen av data till det nya syste-met.Miljö- och hälsoskyddsenheten har från 1 ja-nuari 2014 rutiner för att endast hålla ett digitalt arkiv.
Nulägesanalys
Bygglovsverksamheten
Totala antalet inkomna ärenden till bygglovsen-heten ökade från 2013 till 2014 med samman-lagt 35 %. Anledningen till ökningen är främst att åtgärder enligt de så kallade Attefallsreglerna blev tillåtna efter den 2 juli 2014 samt att ök-ningen av ”övriga ärenden”, t.ex. hisskontroller, obligatorisk ventilationskontroll beror på att en-heten registrerat dessa digitalt.
Det totala antalet beslut är 1 175 stycken vil-ket är en ökning från 2013 med 12 %.
Handläggningstiden enligt plan- och byggla-gen ska den inte överstiga tio veckor men får för-längas med ytterligare tio veckor. Andelen beslut som vi klarar att hålla inom tio veckor (från det att ansökan är komplett) är 98 %.
Bygglovenhetens enkät till företag och privat-personer som fått beslut under året visar att 77 % är nöjda med ”Beslutets tydlighet och relevans”.
Resultatet överträffar målvärdet på 75 %.
Som färdigställda bostäder räknas sådana som har fått ett slutbesked. Slutbeskedet innebär att bygglovsenheten anser att byggnaderna är färdig-ställda så att de kan tas i bruk, d.v.s. boende kan flytta in. Färdigställda bostäder för flerbostads-hus ligger konstant medan färdiga en- och två-bostadshus har ökat markant jämfört med 2013.
Mät- och kartverksamheten
Verksamheten har sett till nyckeltalen haft ett normalt år med viss ökning av antalet grundkar-tor/nybyggnadskartor vilket tyder på ett fortsatt trend med ökat byggande i kommunen. Även arbetet med att förbereda fastighetsregleringar (förrättningar) ökade något. Kontoret bedömer att denna typ av uppgifter kommer att öka mar-kant under innevarande och kommande år inför Väsjöstadens genomförande.
Miljö- och hälsoskyddsverksamheten Totalt antal genomförda inspektioner fortsätter att öka på enheten, från 546 inspektioner un-der 2013 till 584 unun-der 2014. I synnerhet har åtgärder för ett mer digitalt arbetssätt, utökat administrativt stöd och bättre planering av till-synsinsatser inneburit att mer tid kunnat ägnas åt inspektioner. För enbart livsmedelskontrollerna minskade dock antalet inspektioner jämfört med året innan beroende på en personalbrist under
Verksamhetsberättelser
våren. Under hösten utökades antalet livsmedel-sinspektörer mer än i årets planering i syfte att kompensera för denna brist. För att helt komma i kapp behovet av livsmedelskontroller bedöms utökningen behöva kvarstå för hela 2015. De livsmedelsverksamheterna med störst risk har prioriteras under året så att 45 av 46 verksamhe-ter i riskklass 1–4 har kontrollerats.
Verksamheten har med få undantag följt den tillsynsplan för 2014 som styr resursanvändning-en på resursanvändning-enhetresursanvändning-en.
Kommungemensamma personalnyckeltal
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Ref.- 2012 2013 2014 värde
2014
Sjukfrånvaro i % 2,71 3,2 3,0 5
SENASTE KOMMENTAR: Såväl den korta som den långa sjukfrånvaron har minskat.
Andel deltidsanställningar 0 %