Verksamhetsberättelser
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen.
Kommunstyrelsen svarar för kommunens plan- och exploateringsverksamhet, centrala upphandlingsfunktion, kontaktcenter samt den kommuninterna administrationen. *
* Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och
krisledningsnämnd. I kommunstyrelsens budget hanteras också fullmäktige och kommunens revisorer samt valnämnden.
Sammanfattning året som gått
Medborgarundersökningen 2014 visar att Sol- lentuna kommun flyttar fram positionerna or- dentligt. Detta är inte en slump – utvecklings- arbete ger resultat. Under 2014 har kommunens verksamheter bedrivit ett intensivt utvecklingsar- bete både inom de enskilda verksamheterna och i gemensamma utvecklingsinsatser. Skola och nä- ringslivsarbete visar fortsatt mycket goda resultat i olika mätningar. Inom vård- och omsorgsom- rådet pågår många intressanta utvecklingsprojekt och den kommungemensamma satsningen på miljöområdet har kommit igång.
Kommunledningskontoret (KLK) har un- der året genomfört en rad olika insatser inom ramen för det gemensamma utvecklingsarbetet.
Kommunens kompetensförsörjning är en cen- tral utmaning och mycket arbete har gjorts kring
långsiktig kompetensförsörjning, ledarskap och arbetsgivarmärket. Kommunens tillväxt ställer krav på investeringar och under året har en lång- siktig ekonomisk analys tagits fram samtidigt som ett effektiviseringsarbete inletts kring inköp och lokalförsörjning. Kommunikationsområdet har utvecklats vad gäller medborgardialoger, so- ciala medier och nyhetsförmedling. Inom stads- byggnadsområdet har året varit intensivt. Kom- munens första studentbostäder håller nu på att växa fram och arbete med rullande översiktsplan pågår och kommer att ge bättre framförhållning i vår växande kommun. Slutligen bör nämnas det arbete som görs kring verksamhetsstyrning, sta- tistik, analys och uppföljning. Det är en grund- bult för ett fortsatt framgångsrikt utvecklingsar- bete för att bli Sveriges mest attraktiva kommun.
Ekonomi
Ekonomiskt utfall (mkr) Nettokostnader
2013 Intäkter
2014 Kostnader
2014 Nettokostnader
2014 Budget
2014 Avvikelse mot budget 2014
Komunfullmäktige – 3,2 0,0 3,1 – 3,1 – 3,5 0,4
Kommunrevision – 1,9 0,0 1,5 – 1,5 – 1,6 0,1
Kommunstyrelsen – 21,0 0,3 17,1 – 16,8 – 17,9 1,1
Kommunledningsverksamhet – 80,9 144,1 246,4 – 102,4 – 107,8 5,4
Brandkåren Attunda – 33,5 5,5 39,1 – 33,7 – 35,0 1,3
Övrig verksamhet – 0,5 2,0 8,5 – 6,5 – 6,5 0,0
Summa nämnd – 141,0 151,8 315,6 – 163,9 – 172,3 8,4
Investeringar (mkr) Nettoutgifter
2013 Inkomster
2014 Utgifter
2014 Nettoutgifter
2014 Årsbudget
2014 Avvikelse mot budget 2014
– 0,3 0,0 – 0,7 – 0,7 – 2,2 1,5
Nämndens resultat jämfört med budget
Kommunstyrelsens budgetram för 2014 uppgick till 172,3 miljoner kronor (mkr). Med redovisa- de nettokostnader på 163,9 mkr innebär det ett överskott på 8,4 mkr.
Kommunledningsverksamheten är det största verksamhetsområdet. Här ingår bl.a. plan och exploateringsavdelningen, personal- och ekono- miavdelning, kansli- och arkivenheten, kontakt- center, kommunikationsenheten, enheten för säkerhet och brottsförebyggande rådet, intern- service, IT-enheten och funktionen för näringsliv och strategisk kommunikation. Ett överskott på 5,4 mkr redovisas totalt även om såväl över- som underskott förekommer. IT-enheten redovisar ett större överskott, 3,9 mkr, främst på grund av lägre driftskostnader än budgeterat. Samtidigt slutade kostnaden för supportärenden på 3 mkr vilket är 1,3 mkr mer än budgeterat. Under året har ett nytt ekonomisystem implementerats, vilket en- dast till viss del fanns med i budget. Den totala kostnaden för systemet uppgick till 2 mkr under 2014. Plan- och exploateringsavdelningen redo- visar ett överskott på 0,8 mkr. Avvikelsen beror dels på att inkomster från nyttjanderättsavtal och tomträtter ökat jämfört med tidigare år och dels på bristande möjligheter att utnyttja resurser för infrastruktur- och trafikplanering. Övriga avvi- kelser beror bland annat på vakanta tjänster samt på att olika projekt inte slutförts som planerat, alternativt redovisar lägre kostnader än beräknat.
Det redovisade överskottet på 1,3 mkr för Brand- kåren Attunda beror på en lägre medlemsavgift
än budgeterat. Investeringsbudgeten uppgår till 2,2 Mkr. Under 2014 har 0,7 Mkr av budgeten förbrukats och ett överskott på 1,5 Mkr redovisas.
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall 2012 2013 2014 Budgetföljsamhet % 0,5 7,8 4,9
KOMMENTAR: Mäts i samband med årsredovis- ningen.
Nyckeltal för prognossäkerhet
Under året har prognosen successivt visat på ett allt större överskott och därmed kommit allt när- mare faktiskt årsutfall. Överskottet på 8,4 mkr är 3,3 mkr bättre än senaste prognos. Differen- sen ligger inom kommunledningsverksamheten, med de största avvikelserna inom ekonomiav- delningen, plan- och exploateringsavdelningen, kontaktcenter samt kommunikation- och IT-en- heten. Kostnaden för ekonomisystemet slutade lägre än prognostiserats främst på grund av förse- ningar. Detta påverkade även 2014 års kostnader för integreringen med beslutsstödsystemet BIBA.
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall 2012 2013 2014 Prognossäkerhet (%) 4,0 8,7 4,6
KOMMENTAR: Mäts i samband med årsredovis- ningen.
Verksamhetsberättelser Exploateringsredovisning
Tabellredovisning Redovisning
2012 Redovisning
2013 Redovisning
2014 Budget
2014 Resultat/avvikel- ser belopp
Verksamhetens inkomster 46,0 4,7 56,8 156,0 – 99,2
Verksamheten utgifter 32,1 41,8 63,9 224,7 160,8
Verksamhetens netto 13,9 – 37,1 – 7,1 – 68,6 61,6
När utgifterna överstiger inkomsterna redovisas nettot med ett minustecken Exploateringsverksamheten 2014 landar på ett
nettounderskott på 7,1 mkr. Jämfört med bud- geten på 68,6 mkr är detta en positiv avvikelse på 61,6 mkr. De största avvikelserna mot budgeten är:
• Inkomster för Tabellen (studentbostäder), Topplocket och Bredden är framflyttade till 2015
• Genomförandekostnader för Väsjöområdet har blivit framflyttade till 2015
• I Väsjöområdet har en exploatör fått tillträ- de till mark i verksamhetsområdet. Ett par detaljplaner har vunnit laga kraft och arbetet pågår med ytterligare sju planer
• I kvarteret Tabellen har första spadtaget tagits för 156 studentlägenheter
• Kvarteret Vinfatet har möjliggjorts för vård- bostäder och seniorboende
• Utbyggnad av området runt Sollentuna cen- trum fortsätter enligt plan
• Tyngdpunkten för exploateringsenhetens ar- bete ligger på den långsiktiga utvecklingen av Väsjöområdet, Helenelunds Centrum och Västra Tureberg
Bedömning gällande 2015
För 2015 görs bedömningen att kostnader och intäkter ska motsvara budget. 2014 redovisades ett större överskott, vilket av flera anledningar inte bedöms kunna upprepas 2015. Exempelvis beror närmare hälften av det redovisade överskot- tet 2014 på för högt budgeterade kostnader inom IT-enheten, vilket resulterat i att intäkterna från andra förvaltningar beräknats och fakturerat till en totalt sett för hög nivå. Detta har nu reglerats i prismodellen och kommer att resultera i lägre intäkter under 2015. Överskott förekom inom flera avdelningar under 2014 på grund av vakanta tjänster. Tjänsterna är nu besatta och kostnaderna kommer att löpa på helårsbasis 2015. Till detta kommer lönekostnadsökningar som inte kom- penserats för i ramen. Kostnaden för ekonomi- systemet var i sin helhet prognostiserad att falla ut 2014. Vissa kostnader kommer dock att falla ut 2015, vilket inte finns med i budget 2015.
Exploateringsredovisning
Projektnivå Inkomster
2014 Utgifter
2014 Netto 2014 Budget
2014 Avvikelse 2014
Väsjön 15,6 – 26,7 – 11,1 – 144,4 133,3
Tabellen 6,0 – 3,0 3,0 30,5 – 27,5
Silverdal 10,5 – 2,7 7,7 – 0,2 7,9
Vinfatet 9,2 – 0,6 8,5 10,0 – 1,4
Affärscentrum 7,8 – 5,0 2,7 – 2,5 5,2
Bredden 1,6 – 0,3 1,3 12,5 – 11,2
Topplocket 0,2 – 1 – 0,6 19,9 – 20,5
Övriga projekt 6,0 – 24,7 – 18,7 5,6 – 24,3
Verksamhetens netto 56,8 – 64 – 7,1 – 68,6 61,6
Kommunstyrelsens åtaganden utifrån politiska fokusområden
Ansvarsfull ekonomisk politik
Kommunövergripande mål:
Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bi- behållen eller förbättrad kvalitet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Utveckla den systematiska kva- litetsuppföljningen och formerna för ständiga förbättringar (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för kvalitetsuppfölj- ning/redovisning med tydlig koppling till arbe- te med ständiga förbättringar. Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område.
(Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksam- hetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt be- handla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för fram- förallt årsredovisning och resultatanalysdagar. ) KOMMENTAR: Arbetet kring kvalitetsuppföljning och ständiga förbättringar har genomförts på föl- jande sätt:
• Kvalitetsnätverket har återupplivats och nätver- kets kommande arbete har prioriterats.
• Arbetet kring kvalitetsuppföljningar har på olika sätt diskuterats i bl.a. kvalitetsnätverket och vik- ten av planering för uppföljning av bl.a. olika nyckeltal och analys av dessa har lyfts fram. Ar- betet med kvalitetsredovisningar är i gång i alla förvaltningar enligt de former som passar den enskilda förvaltningen/nämnden bäst.
• Resultatanalysen har utvecklats och integrerats med en gemensam form för verksamhetsberättel- se.
• Ett projekt för kommungemensamt synpunktssys- tem arbetar mot produktionsstart i april 2015.
• Genom det interna arbetet kring Sveriges mest attraktiva kommun har kvalitetsarbetet fått ett stort fokus.
UPPFYLLT Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksam- heternas kvalitet och effektivitet (samtliga nämn- der).
BESKRIVNING: Detta generella åtagande funge- rar som ”paraply” för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respekti- ve nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar under höstens verksamhetsplanering. Nämnder- na ska särskilt beakta möjligheterna till effektivi- sering genom att etablera samarbete(n).
KOMMENTAR: En ny modell för intern kontroll har tagits fram vilket ger möjlighet att successivt bredda, systematisera och effektivisera arbetet med intern kontroll. Samtidigt har en kommungemen- sam plattform för geografisk information tagits i drift och en webbkarta är implementerad för drift- sättning i mars 2015.
IT-planeringen har under året breddats till e-förvaltningsplanering för att fokusera på det över- gripande syftet att möjliggöra god service för med- borgarna och skapa effektivitet i den kommunala organisationen. Utvecklingen av e-tjänster är en viktig del i detta arbete. Den modell för planering av e-förvaltning som finns idag har en tydlig kopp- ling till budgetprocessen. Det finns idag en god för- ståelse och också ett engagemang för modellen i den kommunala organisationen.
Två förstudier som genomförts/genomförs ger goda förutsättningar för fortsatt utvecklingsarbete:
intern service samt inköpsverksamheten.
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en aktiv aktör mot närings- livet.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Med ett särskilt fokus på sam- hällsbyggnadsfrågorna, underlätta företagens kontakter med kommunen samt kvalitetssäkra kommunens hantering av näringslivsrelationer- na.
BESKRIVNING: Kommunstyrelsen ska hålla ihop ett utvecklingsarbete kring hela kommunens rela-
Verksamhetsberättelser
tioner med näringslivets aktörer men med särskilt fokus på samhällsbyggnadsfrågorna. I åtagandet ingår att internt driva på kommunstyrelsens och övriga nämnders arbete med att underlätta för företagen i kontakterna med kommunen. Pa- rallellt med detta är det viktigt att klargöra vilka förväntningar företagen kan ha på kommunen utifrån kommunens rådighet och möjligheter samtidigt som kommunens hantering ska präglas av transparens. Kommunstyrelsen ska också tillse att kommunens interna hantering av relationer- na med näringslivet kvalitetssäkras.
KOMMENTAR: En gemensam utbildning för poli- tiker, chefer och handläggare med företagskontakter har genomförts i syfte att få tillstånd bättre och ef- fektivare kontakt mellan kommunen och företagen.
Genom utbildningen har många idéer framkommit som utvecklar arbetssätt och ett positivt förhåll- ningssätt till företagande. En del idéer är redan genomförda och vi har nu en tydlig bild av vad vi behöver arbeta vidare med i kommunens bemötan- de gentemot näringslivet.
Med särskilt fokus på företagarnas kontakter kring samhällsbyggnadsfrågor har interna semina- rier med berörda förvaltningar hållits för att skapa en gemensam förståelse men samtidigt tydlig an- svarsfördelning i hela kedjan plan – exploatering – bygglov. Extern information har sedan tagits fram både för hemsidan och i tryckt form.
UPPFYLLT Aktivt arbeta med att skapa möj- ligheter och stödja nämnderna i dialogen med näringslivet inom nämndernas olika ansvarsom- råden
KOMMENTAR. Alla övergripande insatser som görs inom näringslivsarbetet syftar till att utveckla och systematisera vardagskontakterna med näringslivet;
hemsida, företagsbesök, mötesformer, att närings- livschefen medverkar vid enskilda möten mellan förvaltningar och företag.
Några särskilda utvecklingsinsatser som genom- förts:
• TFK har tillsatt en näringslivsgrupp internt inom kontoret.
• Kontaktcenter – Företag, en väg in för näringsli- vet
• Förstudie för att etablera Tillståndsguiden under 2015 har påbörjats under hösten 2014 och blir klar i början av 2015.
• Informationen på hemsidan har förbättrats.
Kommunövergripande mål:
Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Aktivt arbeta för att implemen- tera reviderad personalpolicy (samtliga nämn- der).
BESKRIVNING: Under hösten 2013 revideras nuvarande personalpolicy och under 2014 ska den sedan, med metodstöd från KLK, imple- menteras i samtliga verksamheter. I kombination med arbetet kring vision och internkommunika- tion bedöms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgivare.
KOMMENTAR: Personalpolicyn antogs av KF i juni 2014 och presenterades därefter för alla chefer på chefskonvent. Verktyg och instruktioner för för- valtningarna finns och de flesta verksamheter har påbörjat arbetet med att på ett gemensamt sätt im- plementera personalpolicyn. Mallar för medarbe- tarsamtal är i sitt slutskede och förslag på reviderade lönepåverkande faktorer är framtagna för beslut i fullmäktige i mars 2015. Enkäter till nyanställda och de som väljer att avsluta sin anställning i Sol- lentuna kommun är i drift.
Arbetet med att profilera Sollentuna kommun som en attraktiv arbetsgivare har pågått hela året.
Bland annat har vi deltagit i Framtidsmässan och Lavamässan, annonserat på JC Decauxtavlor, fort- satt med vårt annonskoncept på jobbannonser, upp- daterat information på hemsida mm.
Kommunövergripande mål:
Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Enligt samverkansavtalet ska all gemensam kompetens och erfarenhet tas tillvara inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansav- talet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla verksamheter tar vara på samverkansav- talets möjligheter.
KOMMENTAR: Alla medarbetare, chefer och fack- liga förtroendemän har enligt plan utbildats i sam- verkansavtalet. Utvärderingen av samverkan visar att arbetsplatsträffar fungerar mycket väl i de flesta verksamheterna. Med planerade och strukturerade möten ökar medarbetarnas möjlighet till delaktig- het och inflytande. På många verksamheter saknas lokala arbetsplatsombud vilket gör att det är svårt att uppfylla förhandlings- och informationsskyldig- heten i samverkansmöten.
Miljö och klimat
Kommunövergripande mål:
Minska utsläppen av växthusgaser från kom- munens verksamheter och skapa förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tillgängliggöra kunskap och in- formation om olika konsumtionsvals klimatpå- verkan (KS, MBN)
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 1A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. De insatser som lyfts fram i åtgärdsplanen för 2013 ska utvecklas vidare under 2014 genom handlingsplaner som innebär ett fortsatt samar- bete mellan KS och den energi- och klimatråd- givning som finns inom MBK.
KOMMENTAR: Någon särskild handlingsplan har inte satts upp för KS till detta åtagande. En ”sol- karta” som ska hjälpa kommuninvånare att bedö- ma effekten av solcellspaneler är beställd och under framtagande. I övrigt ligger det i kontorets löpande arbete att stötta MBK i deras utvecklingsarbete”.
DELVIS UPPFYLLT Minska klimatpåverkan från trafiken inom kommunen (KS, TFN) BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 2B i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. Arbetet med trafikstrategi och trafikplan lyfts fram som avgörande för detta åtagande vilket innebär att KS ska ha trafikplanearbetet i fokus och färdigställa detta, med tydligt beaktan- de av klimatfrågorna, under 2014. TFN deltar i arbetet med trafikplan och bidrar samtidigt med handlingsplaner kring gång- och cykelvägar.
KOMMENTAR: KS arbete är inriktat på att med
trafikstrategin som utgångspunkt koppla cykelplan, kollektivtrafikplan och parkeringspolicy till en sam- lad trafikplan. Trafikstrategin beräknas antas under första halvåret 2015 varför åtagandet inte klaras av enligt plan.
UPPFYLLT Minska klimatpåverkan från kommunens fastigheter (KS, TFN)
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 3A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. Arbetet med handlingsplaner för att minska klimatpåverkan från kommunens egna fastigheter ligger på TFN. Stöd i arbetet finns via energieffektiviseringsstrategin och viss finansie- ring kan åstadkommas via energieffektiviserings- stödet. Enligt klimatstrategin ska vidare klimat- påverkan från de byggnadsmaterial som används i nyproduktion uppskattas och redovisas för att i kommande upphandlingar minska. Detta arbete ska bedrivas av TFN i samarbete med KS.
KOMMENTAR: Ansvaret för klimatpåverkan från kommunens fastigheter ligger på TFN. KS roll i detta arbete är att ansvara för den kommungemen- samma klimatstrategin som vägledning för arbetet.
Klimatstrategin kommer att ingå som en del i den övergripande miljöpolicyn. Handlingsplaner kom- mer att finnas i miljöprogram som tas fram 2015.
Enligt TFK:s rapportering kommer livscykelanaly- ser avseende klimatpåverkan att utföras på de ny- byggnationer som för närvarande planeras.
UPPFYLLT Minska mängden koldioxid i luften genom att öka natur- och parkmarkens förmåga att långsiktigt binda kol (KS, TFN).
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 3E i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–2013.
KS och TFN ska i samråd ta fram handlingsplaner som innebär utveckling och implementering av former för att säkerställa att kommunens nettoin- lagring av kol ökar över tiden.
KOMMENTAR: Sollentuna har som en del i detta arbete tagit fram en uppföljningsmodell – ett verk- tyg för att systematiskt dokumentera koldioxidinlag- ringen. I modellen kan vi inte bara följa hur koldi- oxidlagring påverkas när nya områden exploateras utan också räkna ut vilka kompensationsåtgärder som krävs för att uppväga förlusterna vid exploate- ring samt att öka koldioxidinlagringen.
EJ UPPFYLLT Minska klimatpåverkan från avfallshanteringen.
Verksamhetsberättelser
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 2A i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. Under 2013 pågår arbete med uppdate- ring av delmålen till SÖRAB:s avfallsplan. Under höstens verksamhetsplanering ska KS utifrån del- målen och antagen uppdatering av renhållnings- ordningen undersöka behov av eventuella hand- lingsplaner för 2014 utifrån KS ansvarsområde.
KOMMENTAR: Handlingsplan saknas men ett pro- jekt har inletts inom internservice för att förbättra avfallshanteringen i Turebergshuset.
UPPFYLLT Kunskapsuppbyggnad om kom- munens klimatpåverkan i syfte att minska den.
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 3C i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. KS ska ge kommungemensamt stöd ge- nom kartläggning och kunskapsspridning om klimatpåverkan och möjliga strategier för att på sikt minska klimatpåverkan.
KOMMENTAR: Miljögiraffen har gjort en inledan- de studie om kommunens klimatpåverkan från in- köp inom en skola, en förskola och ett äldreboende.
Miljögiraffen presenterade rapporten i april vilket filmades. Filmen ingår i det utbildningspaket som tagits fram under hösten och ska användas för ge- nomförande av utbildning i hela kommunorgani- sationen under 2015 enligt beslut i MU.
UPPFYLLT Villkor vid markanvisning som bidrar till att minska klimatpåverkan.
BESKRIVNING: Detta åtagande utgår från åtag- ande 3D i klimatstrategins åtgärdsplan 2012–
2013. Under 2014 ska nämnden arbeta med en kontinuerlig kunskapsuppbyggnad kring sätt att vid markanvisning ställa villkor kopplat till kli- matpåverkan. Erfarenheterna sammanställs inför fortsatt utvecklingsarbete.
KOMMENTAR: Erfarenheter från tidigare markan- visningar har kommit till stor nytta i arbetet med kommande markanvisningar i tex Väsjön Mellersta.
Nyckeln till framgångsrika markanvisningar är att formulera relevanta krav och utvärderingskriterier i samband med markanvisningstävlingarna. Som komplement, vilket ytterligare ökar ambitionsni- vån, finns ett förslag till KS på en markförsäljnings- strategi vars innehåll kan bidra till att minska kli- matpåverkan (bl a premieras cykelanvändandet).
Kommunövergripande mål:
Arbeta för en god bebyggd miljö som främjar en hälsosam livsmiljö för kommunens invånare.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Integrera dagvattenfrågan i den planerade fördjupningen av översiktsplanen för den urbana grönstrukturen (”blågröna planen”) BESKRIVNING: I ÖP framgår att kommunen vill ha en mer hållbar dagvattenhantering och att dagvatten ska synliggöras i den urbana miljön.
Syftet är att våra sjöar och vattendrag ska bli min- dre belastade med förorenat dagvatten från den urbana miljön. Arbetet med grönstrukturplanen ska pågå under 2014–2015.
KOMMENTAR: Framtagandet av underlag för dag- vattenhantering är en del av arbetet med det tema- tiska tillägget till översiktplanen, Urban grönstruk- tur. En översvämningsanalys har genomförts under hösten. Översvämningsanalysen har visat på om- råden där behov av förbättrad dagvattenhantering är stor. Efter samråd bedöms Urban grönstruktur (där dagvattenhanteringen är ett delprojekt) antas 2016.
Integration och kommunikation
Kommunövergripande mål:
Öka möjligheterna för invånarna att vara delakti- ga i kommunens utveckling.
Nämndens åtaganden
DELVIS UPPFYLLT Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara be- griplig. Det innebär både övergripande informa- tion och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut.
KOMMENTAR: Inom ramen för webbutvecklingen har förvaltningskommunikatörerna utbildats i hur man skriver ”responsivt”, dvs hur man skriver och publicerar text på webben för att den som besöker kommunens webb med en smartphone eller läsplat- ta ska få en bra läsupplevelse. I övrigt har kontoret inte jobbat med särskilda insatser kring ”enkelt och begripligt språk” utan prioriteringen har legat på
nyhetsflödet som under året har ökat och därutöver blivit mer digitalt. Bland annat har kommunen börjat arbeta mer systematiskt med sociala medier som komplement till webbplatsen för att i större ut- sträckning nå invånare på deras villkor.
UPPFYLLT Underlätta för invånarna att kunna jämföra alternativen i valsituationer (BUN, KS, VON).
BESKRIVNING: I takt med att kommunen ut- vecklar och bygger ut valfriheten behöver vi se till att invånarna har goda möjligheter att välja rätt utifrån sina behov och önskemål. Kommu- nen ska erbjuda lättillgänglig information om vilka alternativen är, hur alternativen förhåller sig till varandra, hur man gör för att ändra sitt val samt ge ett stöd för att enkelt genomföra valet.
Även brukarnas egna synpunkter kan ges utrym- me som stöd i valet. Detta kräver en kommun- gemensam strategi samt att ansvar för utveckling och uppdatering tydliggörs.
KOMMENTAR: Det finns sedan början av januari 2014 en jämförelsetjänst på kommunens hemsida för att underlätta för invånarna i valsituationen.
Jämförelsetjänsten, som ursprungligen innehöll 4 områden; förskolor, hemtjänst, familjerådgivning och pedagogisk omsorg, är en integrerad del av kommunens e-tjänsteerbjudande och utvecklas successivt inom ramen för detta. Under 2014 har tjänsten utökats med ytterligare ett område, daglig verksamhet LSS. För grundskolor har dessutom en länkning till nationell jämförelsetjänst lagts till.
Under 2015 kommer jämförelsetjänsten ses över i ett ytterligare steg utifrån nya lagkrav gällande privata utförare.
Kommunövergripande mål:
Utveckla den interna kommunikationen.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kommunikationssys- tem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommuniceras (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Arbetet syftar till att öka effekti- viteten i verksamheten, hålla ordning och reda i
kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande.
KOMMENTAR: God intern kommunikation är något som alla ansvarar för, både chefer och med- arbetare. Detta har under året uppmärksammats i samband med den nya personalpolicyn som just un- derstryker detta delade ansvar. Implementeringen av den nya personalpolicyn i organisationen har i delar samtidigt inneburit implementeringen av den interna kommunikationspolicyn.
Förvaltningskommunikatörerna är viktiga aktö- rer för att stödja den interna kommunikationen på respektive förvaltning. Kommunikatörerna har un- der hösten gemensamt arbetat med denna fråga vid flera tillfällen. Vidare har KLK:s kommunikatörer under året besökt ett stort antal APT-möten för att informera om Solsidan och dess funktioner för att verksamheterna ska kunna använda intranätet på ett optimalt sätt.
Inom KLK har samtliga medarbetare deltagit i ett par workshops under hösten där såväl Solsidan som möteskultur varit centrala diskussionsämnen och som det kommer komma en fortsättning på un- der 2015 i syfte att ytterligare förbättra den interna kommunikationen
UPPFYLLT Med de nya IT-verktyg som står till buds ska stadsbyggnadsprocessen skapa nya arbetsytor för en intern kommunikation av hög kvalitet.
BESKRIVNING: Under 2014 ska stadsbyggnads- verksamheten vidareutveckla sitt nya projektstyr- ningsverktyg genom att skräddarsy rapportering och uppföljning för olika typer av intressenter. I kombination med detta ska verksamheten också ta till vara kommunens nya intranät för att an- vända det på bästa sätt och därigenom effektivi- sera den interna kommunikationen.
KOMMENTAR: Kontaktcenter har sedan i novem- ber en titt-in-funktion i stadsbyggnadsavdelningens verksamhetssystem och kan där se realtidsinforma- tion om pågående detaljplaner. Detta underlättar och höjer kvaliteten i kontaktcenters kommunika- tion med invånarna.
För att öka informationen till politiken distribu- eras sedan i maj en lägesrapport från systemet.
Verksamhetsberättelser Budgetuppdrag
Typ av uppdrag Uppdrag Krav återredovisning Kommentar 2014 – Från prel
budget 2015 Kartläggning och förslag till samordningen av föreningsbidrag, exkl.
kultur- och idrottsför- eningsbidrag.
KS januari
2015. Avslutad
(enligt plan) Beslut i KS 2014-12-17
2014 – Från prel
budget 2015 Plan för offensiv mark-
hantering. KS
2014-11-12 Pågående (med avvi- kelse)
Uppdraget beskrevs i ett tjänste- utlåtande till KSAU i slutet av maj. Arbetsutskottet beslutade att bordlägga ärendet. Återrap- portering kommer inte att ske enligt plan.
2014 – Från prel
budget 2015 Projektplan för effekti- visering/samordnings- vinster.
KS
2014-11-12. Avslutad (enligt plan)
Beslut i KS 2014-11-26
2014 – Från prel
budget 2015 Ta fram förändrad prismodell för IT inför budget 2016 (driftkost- nader).
KS 2014-11-12 Pågående (med avvi- kelse)
En ny prismodell har tagits i bruk redan för 2015. Den nya pris- modellen ska ses som steg ett på en tvåstegsförändring. Inför 2016 kommer modellen justeras ytterligare.
2014 – Från prel
budget 2015 Utreda ungdomsrådets
fortsatta roll. KS januari
2015. Avslutad
(enligt plan) Utredningen är avslutad. Ärendet går upp i KSAU 19/1 och KS 26/1.
2014 – Från prel
budget 2015 Utredning av social
investeringsfond. KS
2014-11-12 Avslutad
(enligt plan) Beslut i KF 2014-10-15 2014 – Från KF
budget 2014 Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda miljöcertifiering av kommunens verksam- het
Återredovis- ning i sam- band med preliminär budget och meddelas fullmäktige
Avslutad
(enligt plan) Beslut i KF 2014-12-31
2014 – Från KF
budget 2014 Kommunstyrelsen får i uppdrag att, inom ramen för IT-planspro- cessen under 2014, och i samråd med arbetet kring energieffektivise- rings- och klimatstra- tegierna, förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksam- heterna (Grön IT).
KF
2014-12-10 Avslutad (enligt plan)
Kommunledningskontoret har genomfört en sk ”grön audit”
med konsultstöd. En separat rapport kommer att skickas till budgetberedningen och ärendet avrapporteras till fullmäktige i mars.
2013 – Från styrprocesser i övrigt
Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda former för kravställan- de på de fordon som används i kommunens verksamheter.
Uppdraget ska redovisas inför budget- processen för 2015
Avslutad
(enligt plan) Beslut i KF 2014-02-05
2013 – Från KF
Budget 2013 Kommunstyrelsen och Överförmyndarnämn- den får i uppdrag att genomföra översyn av förvaltarenhetens verksamhet kopplat till överförmyndarnämn- den
Redovisas till KF i septem- ber
Avslutad (med avvi- kelse)
Beslut i KS 2014-03-12 och KF 2014-03-26. Avvikelsemar- keringen gäller försening p g a försenat remissvar.
Övriga utvecklingsinsatser
Utöver ovan redovisade insatser har Kommun- ledningskontoret (KLK) under 2014 genomfört bl.a. följande:
Stadsbyggnad
Studentbostäderna i kvarteret Tabellen (Malm- parken) har börjat byggas och fastigheten intill har sålts och kommer att upplåtas med bostads- rätter.
Attraktiv mark för industriändamål har sålts i Bredden och i området Kappetorp finns nu en antagen detaljplan vilken öppnar upp för ytterli- gare etableringar.
Väsjöprojektet har gått in i en genomföran- defas efter det att de första detaljplanerna har vunnit laga kraft. Bemanningen har utökats för att möta upp behoven. Exempel på övriga arbe- ten som påbörjats med fortsättning under 2015 är linbana mellan Häggvik och Väsjöområdet, Edsbergs entré, förhandlingar med SL om Tvär- banans anslutning till Helenelund och möjliggö- randet av en blandad stadsbebyggelse i det gamla Mässområdet.
Visionsstudien ”Ett framtidssäkrat Sollentuna”
har genomförts som ett steg på vägen mot en rull- lande översiktsplan. Samtidigt har arbetet kring Urban grönstruktur fortsatt bl.a. med en digital medborgardialog. Kommunikationsinsatser mot invånare har genomförts, t.ex. genom digitala di- aloger samt ”Sollentunaslingan” där markproces- sen och planprocessen har beskrivits i detalj. Sol- lentuna deltog vid MIPIM-mässan och arbetar kontinuerligt i nätverket Stadsbyggnadsbenchen.
Miljö och klimat
En miljö- och klimatstrateg tillträdde 2014. Till- sammans med miljöutskottet har en kartlägg- ning av behoven gjorts och en miljöpolicy har ta- gits fram och beslutats. Kommunen har deltagit i trafikantveckan och Earth Hour City Challenge har initieras.
Kommunikation
Ett nytt koncept för den externa kommunikatio- nen med en större bredd har påbörjats. Månat- liga informationsannonser i lokaltidningarna er- sätter Sollentunajournalen och kommunen finns nu på Twitter och Instagram. Arbetet med att systematisera medborgardialogerna har fortsatt liksom arbetet kring kriskommunikation, vilket bl.a. resulterat i en kriskommunikationsplan.
Trygghetsarbetet
Under hösten genomfördes en trygghetsunder- sökning. Denna utgör ett underlag för det kom- mande arbetet med en handlingsplan för ökad trygghet och säkerhet för alla som bor och verkar i Sollentuna kommun.
Omvärldsbevakning och omvärldsanalys Omvärldsbevakning och omvärldsanalys har varit i fokus under 2014. En mer systematisk, löpande, omvärdsbevakning på kommunöver- gripande nivå har påbörjats.
Upphandling
Mot bakgrund av nya regler för direktupphand- ling har regelverken setts över och utbildning för kommunorganisationen genomförts.
Verksamhetsberättelser
Uppsikt
KLK har under året tagit ett samlat grepp kring uppsikten över nämnderna i syfte att tydligt bredda arbetet för att involvera samtliga avdel- ningar inom KLK. Även formerna för uppsikten över bolagen har setts över.
Nulägesanalys
Under 2013 tog kommunledningsgruppen fram åtta punkter för att skapa ”Sveriges mest attrakti- va kommun”. Eftersom KLK i mycket hög grad ansvarar för att leda och samordna detta arbete är redovisningen av KLK:s nulägesanalys i huvud- sak strukturerad efter de åtta punkterna.
Värderingar och kultur
Arbetet kring värderingar och kultur är i tydligt fokus inom hela KLK. En enkät till kommunens alla chefer visar att det finns en god grund att utgå från. Området är dock en stor utmaning och KLK måste fortsätta att leda och möjlig- göra utvecklingen av en god samarbetskultur i hela kommunorganisationen. Lanseringen av en samlad synpunktshantering våren 2015 är ur kundsynpunkt en viktig kvalitetshöjning för kommunen. Kulturen kring tillgänglighet och återkoppling till kund varierar mellan olika verk- samheter i kommunen och behöver därför upp- märksammas generellt, både utifrån ett kultur- perspektiv och vad gäller administrativt stöd för detta.
Roller och ansvar i en effektiv kommun Genom implementeringen av personalpolicyn, utvecklade chefsmöten och det pågående le- darutvecklingsprogrammet fokuseras både che- fernas och medarbetarnas roller och ansvar, vilket ger en bra grund för det fortsatta arbetet. Många signaler pekar på att KLK behöver arbeta med att tydliggöra olika roller och ansvar både internt och ut mot förvaltningarna. Formerna för verk- samhetsplanering och uppföljning har successivt utvecklats men mycket arbete kvarstår. I detta ar- bete är det viktigt att tydliggöra kopplingar och ge en förståelse för helheten.
Några särskilt viktiga utvecklingsområden när det gäller roller och ansvar är:
• Nya mallar för medarbetarsamtal
• Översyn av styrdokument
• Framtagande av en projektmodell
• Effektivisering av inköpsprocessen
• En ny modell för intern kontroll
• Utvecklingsarbete som är gemensamt, syste- matiskt och långsiktigt
För KLK:s interna systematiska kvalitetsarbe- te finns svårigheter att mäta effektivitet och de nationella jämförelserna är få. Näringslivsarbetet har, bl.a. med stöd av nationella och regionala mätningar, kommit längst. För kontaktcenter- verksamheten kommer det finnas ökat stöd för förbättringsarbete genom effektivare verktyg för uppföljning av kundnöjdhet och svarstider samt statistik och rapportuttag. Inom personalområ- det finns en lång tradition kring att mäta nyck- eltal och att genomföra medarbetarenkäter, men här behöver formerna utvecklas. Även enkäter till chefer behöver vidareutvecklas.
En genomförd breddning av kommunens statistikfunktion ger ett bra underlag för kvali- tetsarbetet men behöver utvecklas vidare liksom omvärldsbevakningen.
Samhällsbyggnadsfrågor
Under 2014 har ca 450 bostäder blivit inflytt- ningsklara. 12 detaljplaner har antagits. Planbe- redskapen är god.
Ett ökat pris vid markförsäljningar av kom- munal mark visar dels att markpriserna för både bostäder och verksamheter ökar generellt men även att Sollentuna ökar sin attraktivitet inom Stockholmsregionen.
Miljö och klimat
Många uppdrag har lagts på KLK under 2014, då miljöutskottet påbörjade sitt egentliga arbete.
Flera av de beslut som fattades handlar om att ta fram strategier för ett antal områden där det i dagsläget inte finns tillräckligt god vägledning för att åstadkomma de förändringar som efter- strävas.
Näringslivsfrågorna
Åtgärderna under 2014 bedöms ha lett till en positiv utveckling för näringslivet men resultatet från aktuella mätningar finns ännu ej tillgängligt.
I Svenskt näringslivs ranking 2014 finns ett antal förbättringsområden för Sollentuna kom- mun, däribland tillgång på arbetskraft med re- levant kompetens, kommunens upphandlingar, dialog mellan företag och kommunledning och kommunens information till företag.
Trygghet och integration
Det finns ett konstaterat behov av att arbeta brett med integrationsfrågor i kommunen. KLK:s kompetens och resurser för samordning av trygg- hets- och säkerhetsfrågor har därför förstärkts med en säkerhets- och trygghetssamordnare.
Starkt arbetsgivarmärke för en god kompetensförsörjning
Tjänstemannaorganisationen upplever att det finns ett stort intresse för Sollentunas annonser generellt och inga större svårigheter att rekry- tera personal. Undantaget är stadsbyggnads- avdelningen. Genom att personalavdelningen förstärkts med en tjänst har möjligheterna att ar- beta mer strategiskt med kompetensförsörjning- en ökat. Exempel på utmaningar framåt, förutom rekryteringsfrågor, är arbetet med psykisk ohälsa hos personal, behovet och former för kompetens- kartläggning samt jämställdhetsfrågor.
Kompletterande bedömningar KLK:s verksamheter
Stöd till fullmäktige och KS
Leveranssäkerheten när det gäller återkoppling av uppdrag, inklusive beredning av andra nämn- ders återkopplingar, behöver förbättras. KLK be- dömer också att det finns ett utvecklingsarbete att göra kring hur tjänsteutlåtande utformas och skrivs, vilket stöds av en politikerenkät. Bemö- tande och service ges däremot ett gott betyg.
Generellt om stöd till förvaltningarna
Stödet till förvaltningarna bedöms vara gott men arbetet med att effektivisera kommunens olika interna nätverk behöver fortsätta.
Kommunikation
Den påbörjade breddningen av kommunika- tionskanalerna ger bättre förutsättningar att nå fler invånare på deras villkor. Den externa web- ben behöver utvecklas i linje med trenden att alltfler använder läsplatta eller smartphone. Även den interna webben behöver ses över liksom övri- ga former för en effektiv intern kommunikation.
De administrativa systemen och processerna
Det kommungemensamma utvecklingsarbetet kring e-förvaltning pågår. Kommunen ligger mycket bra till i arbetet kring bygglov medan de största utmaningar framåt ligger inom området äldreomsorg och funktionshinderområdet. Arki- vering av digital information, e-arkiv, är en nöd-
vändighet eftersom kommunens information idag finns i digitala dokument och databaser. Ett pågående kommungemensamt arbete ger goda förutsättningar att ta nästa steg och upphandla e-arkivsplattformen.
Införandet av läsplattor i kommunen bedöms ha många positiva effekter men har också visat sig vara resurskrävande att administrera, vilket måste analyseras och hanteras.
Planen med strategiska satsningar för att lyf- ta kommunens IT-infrastruktur har gett effekt men stora insatser kvarstår. Exempelvis behöver den nya arbetsplatsen kvalitetssäkras. Avtalet om IT-drift med Tieto löper ut 2016. Bedömningen är att nuvarande avtalspartner inte uppfyller de krav och förväntningar som kommunen har och en ny upphandling ska därför genomföras 2016.
Telefoniavtal löper ut och behöver upphandlas under 2015. Konferenstekniken på plan 13 i Tu- rebergshuset svarar inte mot de behov som finns.
Byte av ekonomisystem vid årsskiftet 2014/2015, inklusive ny kodplan, ger goda möj- ligheter att effektivisera och höja kvaliteten inom ekonomiadministrationen, även om mycket ut- vecklingsarbete återstår.
Det finns ett stort tryck på upphandlingsfunk- tionen även om de nya reglerna för direktupp- handling förbättrat situationen något. Reglerna kommer dock kräva kontinuerlig utbildning, information och uppföljning. Ett nytt upphand- lingssystem behöver upphandlas eftersom avtals- tiden går ut.
Finansförvaltning
Utifrån kommunens framtida behov på finanssi- dan har ett viktigt steg tagits genom framtagan- det av en långsiktig finansanalys. Modellarbetet för en bättre likviditetsuppföljning är klar men implementeringen kvarstår. Nuvarande upplå- ningspolicy är inte aktuell utan behöver förnyas.
Tidigare införda regler kring komponentavskriv- ningar är ännu inte implementerade i kommu- nen och kräver ett jobb på längre sikt.
Kommungemensamma personalnyckeltal
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Ref.- 2012 2013 2014 värde
2014
Sjukfrånvaro i % 3,00 2,52 3,23 5
Verksamhetsberättelser
SENASTE KOMMENTAR: Inom KLK har den to- tala sjukfrånvaron ökat marginellt jämfört med 2013. Det är främst den långa sjukfrånvaron i ål- dern 50 år och äldre som ökat bland båda könen.
Andel deltidsanställningar 6,2 %
SENASTE KOMMENTAR: Andel deltidsanställ- ningar har ökat sedan 2013, men är fortfarande på en låg nivå.
Framåtblick
Kommungemensamt arbete – effektivitet och kvalitet
Balansen mellan det kommunala självstyret och likvärdigheten diskuteras och statens styrning för att säkerställa likvärdigheten ökar. Från SKL:s håll framhålls vikten av att kommunerna stän- digt arbetar med att säkerställa att kommunens verksamheter håller en godtagbar kvalitetsnivå.
Den ökade statliga styrningen och kraven på uppföljning påverkar i första hand nämndernas verksamheter men även KLK, dels utifrån upp- siktsperspektivet och dels utifrån behovet av att utveckla möjligheterna till en effektiv adminis- tration. Ny skrivning i kommunallagen från och med 2015 ställer vidare krav på att fullmäktige ska ha program för uppföljning av privata utfö- rare.
Företag förväntar sig snabba beslut från kom- munen gällande ärendehantering och tillsyn och ökade krav ställs på individuellt anpassade lös- ningar av såväl företag som medborgare. En Till- ståndsguide arbetas fram samtidigt som ”Kon- taktcenter Företag” marknadsförs, utvecklas och följs upp.
Kommunens nya situation med ett kraftigt ökat investeringsbehov ger stora utmaningar på finanssidan. Samtidigt finns utpekat två viktiga kommungemensamma effektivitetsområden;
inköp och lokalförsörjning. Utvecklingsarbetet inom dessa områden får stort fokus framåt.
Kommunkompassen kommer att genomföras 2015. Det är ett utvärderingsverktyg anpassat till kommunal verksamhet som belyser kommunen utifrån ett medborgar- och brukarperspektiv. Re- sultatet kommer att kunna användas som under- lag för framtida prioritering och planering.
Kompetensförsörjning
Företag inom de flesta branscher upplever kom- petensbrist, både bland akademiker och yrkesut- bildade. Tillgång till kompetens kan ha betydelse för såväl infrastruktur, bostäder som kommu- nens arbetsgivarmärke. Utifrån den allmänna konkurrenssituationen inom stadsbyggnadsom- rådet finns farhågor kring den framtida kom- petensförsörjningen och arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare är därför mycket viktigt för verksamheten.
Kommunikation
Inom kommunikationsområdet utvecklas för- väntningarna men även möjligheterna i snabb takt. Den tekniska utvecklingen är viktig att följa och ställer nya och förändrade krav på kommu- nen.
Trygghet och integration
Den sociala oron innebär att en av kommunens utmaningar blir att arbeta med integrationsfrå- gor ur alla dess aspekter, med målet att de som bor i kommunen ska känna sig delaktiga och trygga. Under hösten 2014 gjordes en kom- munövergripande kartläggning och analys. Ut- ifrån detta kommer ett långsiktigt gemensamt styrdokument för ökad trygghet och säkerhet i Sollentuna att tas fram.
E-arkiv
Ett arbete med att gemensamt med ett antal norr ortskommuner upphandla/avropa en e-ar- kivsplattform pågår. Genomförandet av detta förutsätter dock ett beslut om framtida finansie- ring från 2016 och framåt. Initialt avser kostna-
derna uppköp, uppsättning och överföring från enskilda system och därefter måste medel finnas för att finansiera de löpande driftkostnaderna.
Stadsbyggnad
Arbetet med att skapa 300–500 nya bostäder per år utgör ett huvudtema för stadsbyggnadsavdel-
ningens arbete tillsammans med utbyggnad av infrastruktur. Ett stort fokus finns på utveckling av den täta och urbana staden med en mångfald av funktioner. Detta är en förutsättning för ett effektivt nyttjande av mark och en hållbar livsstil med närhet till kollektivtrafik, vilket samtidigt är viktigt för att attrahera dagens unga.
Verksamhetsberättelser
Överförmyndarnämnden
I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning samt efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser.
Överförmyndarnämnden är gemensam mellan kommunerna Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby.
Sammanfattning året som gått
Överförmyndarnämnden har bedrivit verksam- heten enligt plan och av nämnden fastställda mål. Inga större avvikelser kan rapporteras. Över- förmyndarnämnden kan konstatera att antalet ärenden i samtliga ärendeslag ökar något varje år samtidigt som lagändringar 1 januari 2015 med- för att arbetsuppgifter flyttas från domstol till överförmyndarnämnden samt att överförmyn- darnämnden åläggs ett tydligare utbildningsan- svar för gode män och förvaltare.
Ansvarsområde tillsyn över gode män och förvaltare har helt uppfyllts enligt nämndens mål trots en ökning av antalet ärenden främst av antalet äldre–äldre. Tillsynen över gode män och förvaltare sker främst genom granskning av årsredovisningar över huvudmännens ekono- mi. Nämndens mål att alla årsredovisningar ska vara granskade i kompletta ärenden till 1 juli har uppfyllts. Gode män och förvaltare får arvode för sitt arbete vilket skrivs upp varje år då arvodet är basbeloppsgrundat. Höjningen av arvodena kan inte påverkas av överförmyndarnämnden då en medveten sänkning dels skulle medföra att över- förmyndarnämnden inte följer arvodesriktlinjer av Sveriges kommuner och landsting (SKL) dels att gode män och förvaltare inte vill ta uppdrag.
Tillgången på gode män och förvaltare är dock mycket god och under året har sju rekry- teringsmöten genomförts. Den goda tillgången har medfört att handläggningstiderna har kun- nat behållas till 3– 4 veckor i ett normalärende.
Överförmyndarnämnden har arbetat med kva- litets- och kompetenshöjning av gode män och förvaltare. Samarbete har skett med Godmans- föreningarna på området.
Ensamkommande barn är en ökande grupp för överförmyndarnämnden att utöva tillsyn över.
Ett flertal kommuner i Stockholmsområdet och mellansverige placerar barn på boenden främst i Upplands Väsby och Sigtuna kommuner. Antalet ensamkommande barn som anländer till Sveri- ge är bland de högst i Europa och då Sigtuna är mottagningskommun medför det ett ökat antal ärenden. Tillgången på gode män är dock myck- et god för denna grupp av ärenden. Överförmyn- darnämnden har bekostat utbildning för cirka en tredjedel av gode männen via kurser inom SKL samt Kommunförbundet i Stockholms län.
Utbildningssatsningarna har skett inom be- fintlig budgetram men ett ökat anslag för fortsatt utbildning kommer att behövas då antalet nyan- lända barn kommer att öka.
Ekonomi
Ekonomiskt utfall (mkr) Nettokostnader
2013 Intäkter
2014 Kostnader
2014 Nettokostnader
2014 Budget
2014 Avvikelse mot budget 2014
Överförmyndarnämnden – 5,3 9,5 14,8 – 5,3 – 5,3 0,0
Summa
överförmyndarnämnden – 5,3 9,5 14,8 – 5,3 – 5,3 0,0
Investeringar (mkr) Nettoutgifter
2013 Inkomster
2014 Utgifter
2014 Nettoutgifter
2014 Årsbudget
2014 Avvikelse mot budget 2014
0 0 0 0 0 0
Nämndens resultat jämfört med budget
Resultatet för år 2014 blev –136 000 kronor. Re- sultatet har reglerats med de övriga samverkande kommunerna som betalat 75 000 kronor. För Sollentuna kommuns del innebär det att resulta- tet blev –47 000 kronor sämre än budget.
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall 2012 2013 2014
Budgetföljsamhet % – 21,7
Nyckeltal för prognossäkerhet
Resultatet blev –136 000 kronor sämre jämfört med den senaste prognosen. Skillnaden beror på att nämnden inte fått betalt av vissa kommuner för de kostnader nämnden haft för arvoden till gode män för ensamkommande barn.
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall 2012 2013 2014
Prognossäkerhet % 21,5
Bedömning gällande 2015
Utfallet beräknas följa budget.
Tillsyn över barn och föräldrar med hemvist i de tre samarbetskommunerna ligger på en stadig nivå. Barn får främst tillgångar i form av försäk-
ringsmedel, arv eller gåva. Antalet ärenden ökar även här i takt med den generella befolkningsök- ningen.
Verksamhetsberättelser
Överförmyndarnämndens åtaganden utifrån politiska fokusområden
Ansvarsfull ekonomisk politik
Kommunövergripande mål
Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bi- behållen eller förbättrad kvalitet.
Nämndens åtaganden
ÅRETS DELNIVÅ UPPFYLLD Utveckla den systematiska kvalitetsuppföljningen och former- na för ständiga förbättringar (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Vid 2014 års slut ska samtliga nämnder ha etablerat former för kvalitetsuppfölj- ning/redovisning med tydlig koppling till arbe- te med ständiga förbättringar. Handlingsplaner definieras utifrån nämndens utvecklingsbehov inom detta område.
(Bakgrund: Enligt ekonomi- och verksam- hetsstyrningsreglerna ska varje nämnd internt be- handla en fördjupad kvalitetsredovisning minst en gång per år. Nämnden ska också redovisa verksamheternas kvalitet inom ramen för fram- förallt årsredovisning och resultatanalysdagar. ) KOMMENTAR: Överförmyndarnämnden har arbe- tat med att utveckla verksamheten på flera olika sätt, – utveckla och fastställa arbetsrutiner för hand- läggning av ärenden.
– anta riktlinjer för övergripande områden som arvodesbestämmelser.
– etablera samarbetsformer för verksamheten med utomstående aktörer som gode mansföreningar, kommunförbund och överförmyndare i andra kommuner.
– etablera kontakter med samarbetande förvalt- ningar inom kommunerna då främst Social- tjänst och vård- och omsorg.
UPPFYLLT Genomföra utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamhe- ternas kvalitet och effektivitet (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Detta generella åtagande funge- rar som ”paraply” för viktiga effektiviserings- och kvalitetsåtgärder (handlingsplaner) som respekti- ve nämnd/förvaltning identifierar och prioriterar under höstens verksamhetsplanering. Nämnder-
na ska särskilt beakta möjligheterna till effektivi- sering genom att etablera samarbete(n).
KOMMENTAR: Samtlig personal har deltagit i vi- dareutveckling i form av kompetenshöjande kurser och åtgärder som kurs i bouppteckning och arvsskif- te, nämndadministration samt deltagit i Förening- en Sveriges överförmyndares utbildnings- och årsda- gar Umeå 2014. Vidare har handläggarna deltagit i olika utvecklingsprojekt inom Migrationsverket och hos Kommunförbundet i Stockholms län samt nätverksträffar och länsträffar inom Stockholms län.
Kommunövergripande mål
Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Aktivt arbeta för att implemente- ra reviderad personalpolicy (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Under hösten 2013 revideras nuvarande personalpolicy och under 2014 ska den sedan, med metodstöd från KLK, imple- menteras i samtliga verksamheter. I kombination med arbetet kring vision och internkommunika- tion bedöms detta åtagande ge en bra grund för fortsatt arbete kring kommunen som attraktiv arbetsgivare.
KOMMENTAR: Personalfrämjande åtgärder har ge- nomförts i form av planeringsdagar med regelbun- den uppföljning. Arbetsplatsträffar har genomförts.
Vid dessa tillfällen har personalpolicy återkomman- de implementerats.
Kommunövergripande mål
Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter.
Nämndens åtaganden
UPPFYLLT Medarbetares delaktighet och inflytande ska öka (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Enligt samverkansavtalet ska all gemensam kompetens och erfarenhet tas tillvara
inom verksamheterna. Nämnden ska analysera hur det interna arbetet enligt nya samverkansav- talet fungerar med arbetsplatsträffar och möten i samverkansgrupper och vid behov vidta åtgärder så att alla verksamheter tar vara på samverkansav- talets möjligheter.
KOMMENTAR: Arbetsplatsträffar med protokoll har genomförts regelbundet under året där perso- nalen ges möjlighet att ta upp aktuella frågor och ämnen. Verksamheten följs regelbundet upp varje vecka genom handläggarmöten om ärenden och övrig verksamhet. På frivilligt initiativ har en del trivselaktiviteter ordnats för att stärka sammanhåll- ningen i gruppen.
Integration och kommunikation
Kommunövergripande mål
Öka möjligheterna för invånarna att vara delakti- ga i kommunens utveckling.
Nämndens åtaganden
DELVIS UPPFYLLT Eftersträva ett enkelt och begripligt språk i information och texter som är avsedda för invånarna (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: För att stärka demokratin och människors delaktighet behöver kommunens information som riktar sig till invånarna vara be- griplig. Det innebär både övergripande informa- tion och texter som riktar sig till enskild, såsom beslut.
KOMMENTAR: Överförmyndarnämnden har ut- vecklat hemsida för att tillgängliggöra information om verksamheten. Den förbättrade hemsidan har medfört mindre antal telefonsamtal vilket kan konstaters vid samtalsmätningar. Utveckling har skett av brevmallar och informationstexter i avsikt att lättare tillgodogöra information riktad till medborgarna. Nämndsekrete- rare har deltagit i kurs för att skriva protokoll på ett
mer tillgängligt sätt. Handläggare har deltagit i ett flertal träffar med olika intresseorganisationer som an- hörigföreningar med flera.
Överförmyndarnämnden har som ambition att publicera nämndens protokoll på kommunens hem- sida. Vidare vill nämnden översätta skrivelser till allmänheten och informationsmaterial till andra språk, då främst finska vilket är vedertaget i Sigtu- na och Upplands Väsby. Dessa åtaganden har inte kunnat uppfyllas fullt ut och beror på omständig- heter utanför nämndens påverkan.
Kommunövergripande mål Utveckla den interna kommunikationen.
Nämndens åtaganden
ÅRETS DELNIVÅ UPPFYLLD Tydliggöra kommunens och förvaltningarnas interna kom- munikationssystem och tillhandahålla verktyg för att tydliggöra vem, hur och vad som kommu- niceras (samtliga nämnder).
BESKRIVNING: Arbetet syftar till att öka effekti- viteten i verksamheten, hålla ordning och reda i kommunikationen och ge goda förutsättningar för ledning, styrning och lärande.
KOMMENTAR: Överförmyndarnämnden har ar- betat aktivt med att utveckla samarbete med sam- arbetande nämnder inom de tre samarbetskommu- nerna då främst inom socialtjänst och Vård- och omsorgsnämnder. Det har skett genom gemensam- ma träffar med berörda grupper som biståndsbedö- mare, LSS-handläggare, socialsekreterare med flera.
Arbetet har medfört ömsesidig förståelse för varan- dras verksamheter vilket gynnat medborgarna och skapat goda kontakter.
INGEN Full delaktighet i kommunens informa- tionsflöde som är avsett för nämnder och avdel- ning (ej medtaget till KF-beslut).
BESKRIVNING: Att få vara med i kommunens in- formationsflöde ökar verksamhetens effektivitet.
Budgetuppdrag
Typ av uppdrag Uppdrag Krav återredovisning Kommentar
2013 – Från KF Budget 2013
Kommunstyrelsen och Överförmyndarnämnden får i uppdrag att genomföra översyn av förvaltarenhe- tens verksamhet kopplat till överförmyndarnämnden
Redovisas till KF i
september Avslutad (med
avvikelse) Beslut i KS KF 2014-03-26
Verksamhetsberättelser Nulägesanalys
Överförmyndarnämnden har bedrivit verksam- heten enligt plan och av nämnden fastställda mål. Inga större avvikelser kan rapporteras. Över- förmyndarnämnden kan konstatera att antalet ärenden i samtliga ärendeslag ökar något varje år samtidigt som lagändringar 1 januari 2015 med- för att arbetsuppgifter flyttas från domstol till överförmyndarnämnden samt att överförmyn- darnämnden åläggs ett tydligare utbildningsan- svar för gode män och förvaltare.
Kommungemensamma personalnyckeltal
Nyckeltal Utfall Utfall Utfall Ref.- 2012 2013 2014 värde
2014
Sjukfrånvaro i % 5,24 1,27 2,74 5
SENASTE KOMMENTAR: Under 2012 var en medarbetare långtidssjukskriven. Medarbetaren är nu fullt arbetsför och arbetar sin ordinare arbetstid.
Andel deltidsanställningar
Framåtblick
Det ökande antalet ärenden inom samtliga ären- degrupper hos överförmyndarnämnden medför ett ökat behov av resurser för kompetenshöjning av handläggare, insatser för vidareutbildning av gode män och förvaltare, överflyttning av arbets- uppgifter från domstolarna till överförmyndar- nämnden samt handläggning av ärenden med bibehållen handläggningstid.
Resurser för vidareutveckling av verksam- heten har inte avsatts i tidigare budgetar utan har försökt lösas inom befintlig budgetram, men de ökade kraven samt ålagda uppgifter genom lagändringar kommer att medföra behov av för- stärkning av resurserna.
Överflyttning av arbetsuppgifter, som tidigare legat på domstolarna, medför att rutiner ska tas fram för att handlägga ärenden som behöver en mer omfattande utredning.
Utbildningsansvaret för gode män och förval- tare i avsikt att höja kompetensen är ett helt nytt arbetsområde för överförmyndarna och kräver nya kunskaper om pedagogik, kurs- och läro- medel samt allmän stöttning av godemanskåren.
Samarbete inom Stockholms län kommer att på- börjas samt insatser via gode mansföreningarna.
Det ökade antalet ensamkommande barn krä- ver god tillgång på välutbildade gode män i av- sikt att möta det ökade behovet. Det finns inget i nuläget som tyder på att flyktingströmmarna kommer att minska.
Överförmyndarnämnden kommer att ge- nomföra brukarenkäter som är av stor vikt vid dialog med medborgarna.
