4.2.1. Förutsättningar för förändring och förbättring
Processledning eller BPM handlar om aktivt arbete med processerna och deras förbättring genom att processerna identifieras och kartläggs, som sedan tilldelas en processägare samt
förbättringsgrupp som bevakar, underhåller och förbättrar sina processer genom val av lämpliga produktivitetsmått eller indikatorer (Bergman och Klefsjö, 2014, s.462). BPM som arbetssätt kan sammanfattas i de fyra steg, dvs. organisera för förbättring, förstå processens gränssnitt, förbättra processen kontinuerligt med hjälp av observerade avvikelsen och observera processen genom lämpliga indikatorer, där den sist nämnda en förutsättning att kunna mäta och uppnå förbättringar inom processer. Under intervjuerna ställdes frågan vilka processer har verksamheten behov av att övervaka och följa upp med hjälp av lämpliga indikatorer. I ett av svaren anges att arbetsschema inte går ihop med antalet inkomna remisser vilket bekräftas genom enkätmaterial. Anledning till detta hävdas vara allt mer krävande remisser i sin komplexitet och omfattning, vilket leder till att det tar mer tid innan undersökningen genomförs och remissvar ges. Därmed bidrar det till att remisser periodvist ökar i antal. Verksamhetens verkliga kapacitet är en förutsättning för att kunna ta emot patienter enligt planerat tidsschema och ta hand om patienternas behov.
Verksamhetens lönsamhet påverkas också av produktiviteten dvs. hur mycket arbete utförs i förhållande till insatta resurser, vilket på lång sikt påverkar både medarbetare och samhället. Färre resurser leder till ökad produktivitet tillfälligt men ger ingen hållbar lösning på lång sikt eftersom det sliter för hårt på medarbetarna, vilket dessutom bekräftas av anställda på avdelningen
(Petersson et al., 2015). Målet bör vara att skapa ett flöde med små skillnader och variation mellan olika processers verkliga kapacitet. Därmed kan den processen i flödet som har minsta verkliga kapacitet kallas för flaskhals och prioriteras med resurstilldelning eller omorganisation.
Önskemålet och behovet är därmed att kunna mäta verksamhetens verkliga kapacitet, produktivitet och väntetider vilka påverkar röntgenavdelningen med minskad prestanda, kvalitet och ökad påfrestning för anställda. Analysen genom 10M metoden ger indikation vilket x-värde bör
prioriteras och finns det något samband till relevanta mått. Resultat från 10M skall ligga till grund för djupare verksamhetsanalys och var i finns förbättringsmöjligheter. Relevans 1 betyder ingen eller liten relevans och 5 betyder hög relevans, samt mognad 5 betyder låg mognad och 1 hög mognad. Ansatta relevans och mognadsnivåer baseras på antalet synpunkter i genomförd
enkätundersökning där dimension med flesta synpunkter avgör bedömningsnivå. Dimension med flest synpunkter var verksamhetsledning följt av planering som båda relateras till ledningsnivå. Därav ansätts både hög relevans samt låg mognadsgrad för Management i tabellen nedan. För övriga M – parametrar hänvisas till bilaga 4 där det presenteras den genomförda
enkätundersökningen. Parameter i 10M analysen som inte relaterar till enkätundersökningen utan till verksamhetsmål presenterade i verksamhetsplanen har inte analyserats närmare utan basers på att det finns definierat som mål. Resultat av 10M analysen presenteras i tabell 3 nedan.
Tabell 3: 10M analys av röntgenverksamhet, processer och kvalitet (Källor: modell Isaksson, 2021) M – parameter M – relevans Mognads– nivå Prioritet Nr. Kommentar
Mission 5 1 5 Ej analyserad. Presenteras som mål i
verksamhetsplanen med fokus på hög kvalitet, patientsäkerhet och att hela tiden sätta
patienternas bästa i fokus
Management 5 5 25 Delade åsikter om ledningens kompetens och förmåga att planera och leda verksamheten
Metod 5 2 10 Processrutiner finns men i dessa saknas
klarlagda tider för hela behandlingsprocessen
Manpower 5 4 20 Alla intervjuade är överens om att det saknas bemanning under vissa perioder för att
genomföra fler undersökningar, dock finns det vissa luckor i schemaläggning och planering
Mätmetod 4 4 16 Produktivitetsindikatorer saknas i en viss mån och underlag för att styra produktion. Planering av tiden för akuta fall skapar problem.
Avdelningen har avsatta tider för akuta fall och ibland det blir för mycket dötid och ibland räcker det inte till och det blir stressigt för personalen som leder till att patienter får vänta. Samtidigt hanteras inte ordinera remisser under JOUR tider, samt oklar arbetsbelastning under så kallad beredskap. Det saknas underlag för att mäta och balansera processen.
Maskin 3 2 6 Behov av ny eller extra utrustning har hög betydelse för processeffektivitet. Dock finns det tillgänglig utrustning som inte körs under vissa delar av dagen, t.ex. MR och UL-labb
Material 3 1 3 Ej analyserat. Nödvändigt material tillgänglig via region Gotland.
Miljö 5 3 15 Ökad arbetsbelastning i form av beredskap, JOUR och kökortningar gör att många väljer att ta kompledigt under veckan vilket gör
avdelningen ineffektivt vissa dagar i veckan.
Marknad 4 2 8 Större krav på fler och mer komplexa
undersökningar efterfrågas från avdelningen. De flesta synpunkter gäller MR-kamera (Magnet Resonanstomografi)
Medel 2 2 4 Bristande medel för inköp av modernare
apparater som i dags läge inte klarar
bildåtergivning, samt budget för digitalisering.
Ovanstående riskbedömningar baseras på intervjudata, dokumentation, schemaläggning, antal kategoriserade och relevanta svar i enkätundersökningen, samt sjukvårdslagen, Socialstyrelsens föreskrifter om arbete med kvalitet samt avdelningens prestanda med avseende på tabell 4 längre nedan.
Figur 11: Prioriteringsgrader erhållna genom 10M analys
Erhållen resultat visualiserad genom Paretodiagram indikerar enligt Paretoprincipen att 80% av kundvärde skapas inom 20% av identifierade prioriteter, alltså i frågor relaterade till ledarskap och resurser. De båda aspekterna kan relateras till införande av processledning som har bland annat syfte att anpassa processer till strategiska mål och kundbehov, samt förbättra organisationens effektivitet och prestanda (Palmberg, 2010, s.109).
4.2.2. Hur mycket gör verksamheten idag?
För att kunna tillfredsställa kundernas behov behöver varje flöde och process ha rätt verklig kapacitet och tillräcklig resursmängd. Antalet inkomna remisser kan variera beroende på den oplanerade flöde av akuta patienter. Det finns olika prioriteringsnivåer på skalan mellan 1–3, där 1 har prioritet inom en vecka. Prioritet inom 24 timmar är tänkt för inneliggande patienter på
sjukhuset. I övriga fall kan antalet akuta remisser från primärvården också öka eller minska vilket bidrar till varierande inflöde av remisser. Å andra sidan de patienter som planeras inom tidsramen för vårdgaranti kan påverkas av tillgång till vårdpersonal eller aktuell belastning som råder på avdelningen. Ur kundens perspektiv kan tre aspekter anses vara viktiga och dessa är vad ska vårdtjänsten leverera, hur det ska levereras och när ska det levereras enligt samtal med anställda. När det ska levereras beror på ovannämnd förekommande variation av olika remisstyper,
tillgänglig personal på plats samt kompetensnivå och tekniska förutsättningar att genomföra en undersökning utan störningar och lämna ett utlåtande inom rimlig tid. Antalet remisser har inte betydligt ökat genom årens lopp förutom i ett vist mån för CT undersökningar vilket bidrar till den totala ökningen, enligt diagrammet nedan. Förkortningarnas betydelse finns förklarad under avsnitt 4.1.
Figur 12: Antal undersökningar per modalitetsområde från 2009 - 2020
Förhållande mellan inkommande och utgående remisser för år 2019–2020 framgår ur tabell 4 och diagram i figur 12 nedan.
Tabell 4: Antalet in och ut remisser för period 2019–2020 samt kvoter mellan ut/in
Remisser per
modalitet IN-2019 IN-2020 UT-2019 UT-2020
Kvot ut/in 2019 Kvot ut/in 2020 CR 21480 16923 20876 16716 97% 99% CT 10997 10694 10548 10524 96% 98% MR 2859 2469 2767 2581 97% 105% US 5320 4673 5045 4566 95% 98% XA 2222 1870 2174 1857 98% 99% Totalt 42878 36629 41410 36244 97% 99%
Figur 13: Förhållande mellan in och ut remisser för respektive modalitetsområde, 2019–2020
0 5000 10000 15000 20000 25000 CR CT MR US XA